El centro cuenta con una red Ethernet de 100 Mbps a través de la cual los clientes se comunican con el servidor.

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1 PLIEGO DE CLAUSULAS ECONOMICO-ADMINISTRATIVAS Y DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA LICITACION, MEDIANTE UN PROCEDIMIENTO NEGOCIADO CON PUBLICIDAD, PARA LA ADQUISICIÓN, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTION ERP PARA LA FUNDACION DONOSTIA INTERNATIONAL PHYSICS CENTER 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto de la presente licitación, constituye la adquisición (mediante la obtención de la/s correspondiente/s licencia/s de uso), implantación y mantenimiento de un nuevo sistema de gestión ERP (en adelante, ERP), para la Fundación Donostia International Physics Center (en adelante, DIPC), con arreglo a lo dispuesto en el presente Pliego. En concreto, el objeto del contrato consistirá en: Concesión y/u obtención a favor de DIPC de la/s correspondiente/s licencia/s de uso del ERP. Consultoría de los procesos económico administrativos que permitan definir el Plan de Implantación del ERP. Implantación y parametrización de los módulos objeto de licencia. Migración al nuevo ERP de la información contenida en los actuales sistemas de gestión del DIPC. Formación de los usuarios y generación de documentación de apoyo. Puesta en marcha del nuevo ERP. Mantenimiento correctivo y soporte del ERP. Desarrollos evolutivos. Todo ello de acuerdo al siguiente detalle: a) Sistema ERP Actual DIPC utiliza actualmente un programa de gestión contable y fiscal llamado Diamacon. b) Descripción de las Infraestructuras TIC Redes El centro cuenta con una red Ethernet de 100 Mbps a través de la cual los clientes se comunican con el servidor. Infraestructura de Servidores Será imprescindible que la solución ofertada por los licitadores resida en las dependencias de DIPC, y que haga uso de la infraestructura de servidores que se encuentra en el propio DIPC. La infraestructura de servidores del DIPC tiene las siguientes características: 1

2 - Servidores con Intel Xeon 2,8 Ghz y 4 GB de memoria RAM - Espacio en disco de 2 TB. - Sistema operativo Microsoft Windows 2008 R2 - Sistema gestor de bases de datos Microsoft SQL Server 2008 R2 Edición estándar - IIS Net Framework 3.5 Sp1 y 4.0 Sp1 - Aplicación de virtualización Citrix XenApp 6.0 Advanced Edition - Microsoft Office TrendMicro OfficeScan Suite 1.0 Los licitadores deberán incluir en la oferta todo el software (todas las aplicaciones y licencias necesarias), tanto en lo que se refiere al servidor como a los clientes, que sea necesario para poner en marcha el sistema de gestión ERP en la infraestructura de servidores del DIPC, excepto el software con el que ya cuenta la misma. No se aceptarán soluciones que alojen datos en la nube. La oferta deberá incluir un sistema automático para realizar copias de seguridad diarias, debiéndose proporcionar todo el software necesario para su funcionamiento. Las copias de seguridad deberán residir también en las dependencias de DIPC. Infraestructura de Clientes Clientes Windows 7 que acceden a los datos exportados por el servidor mediante el protocolo SMB. c) Concesión y/u obtención de licencias de uso El adjudicatario deberá conceder u obtener a favor de DIPC una licencia de uso del ERP no exclusiva, intransferible y por todo el plazo de duración de los derechos de Propiedad Intelectual que recaen sobre el mismo, incluyéndose en dicha licencia cuantos módulos o funcionalidades del ERP resulten necesarios para cubrir los criterios funcionales que se especifican más adelante, y en cuya virtud DIPC quede facultada para hacer uso del ERP en el ámbito de su actividad, en formato multiusuario, incluyéndose el uso simultáneo del ERP por cinco usuarios autorizados. Asimismo, el adjudicatario deberá garantizar el acceso de DIPC a las correcciones de errores y/o mejoras ERP y/o sus componentes que, durante la vigencia de la antedicha licencia, sean comercializados en el tráfico económico como producto estándar (generen o no una nueva versión del ERP). Con carácter adicional, el adjudicatario deberá dar cumplimiento a las siguientes previsiones: - En el caso de que la licencia concedida fuese una licencia de código cerrado, deberá garantizar la disponibilidad del código fuente (completo y en formato legible), así como de la, 2

3 documentación técnica referente al ERP y de todos aquellos activos necesarios para garantizar el mantenimiento del mismo. DIPC estará facultada para acceder a dichos elementos cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias y el acceso a éstos sea necesario para garantizar el uso y mantenimiento del ERP: Cuando el adjudicatario cese en su comercialización y mantenimiento. Cuando el adjudicatario cese en su actividad mercantil. Cuando cese la relación entre el adjudicatario y DIPC por causas no imputables a ésta última. - En el caso de tratarse de una licencia de código abierto, el adjudicatario deberá proporcionar a DIPC una copia del código fuente del ERP (completo y en formato legible) y el acceso permanente al repositorio original de dicho código fuente. d) Consultoría e implantación El adjudicatario será responsable de acometer todas las tareas necesarias para una correcta implantación del sistema ERP y deberá contar con un equipo de trabajo definido por parte del ofertante para la implantación. El equipo de implantación contará con un Director de Proyecto que deberá ser mantenido en el proyecto durante la duración de todo el proyecto de implantación. El adjudicatario deberá detallar en su oferta la planificación y extensión de este proceso de consultoría que necesariamente será in-situ en las instalaciones de DIPC. Una de las posibles consecuencias del proceso de consultoría será la definición de personalizaciones que sean necesarias para la correcta adecuación del sistema a las necesidades del centro. e) Criterios funcionales Las prestaciones básicas del nuevo ERP deberían considerar la implantación de los siguientes módulos: 1. Gestión financiera: Contabilidad, gestión presupuestaria, tesorería, cartera y vencimientos, contabilidad analítica. Apertura y cierre de cada ejercicio mediante aplicación automática de resultados, así como la impresión del balance y cuenta de pérdidas y ganancias específico. El sistema deberá garantizar que no existe ninguna partida de gasto, inversión o ingreso sin asignación analítica. El sistema deberá de permitir la no deducibilidad del IVA en la contabilización. A los efectos de generación de ficheros bancarios, el sistema deberá ser compatible con SEPA. El nuevo ERP deberá permitir una gestión diferenciada de la actividad económica y no económica pudiendo generar cuentas de resultado independientes. Gestión de nóminas, individuales por cada empleado del centro. Gestión automática de la prorrata de las pagas extraordinarias. 3

4 2. Gestión del inmovilizado: Cuadro de amortización planificado. Amortizaciones históricas realizadas. Facturas de adquisición o certificación a través de las cuales se ha incorporado. El sistema debe permitir la gestión de las bajas de inmovilizado y su correspondiente afección a la(s) fuente(s) de financiación relacionada(s). Vinculo del inmovilizado con las fuentes de financiación para la automatización de los asientos de amortización y periodificación correspondientes a amortizaciones. 3. Gestión de tesorería: Incorporación automática de compromisos de pago y cobro, así como previsiones de cobro y pago. Parametrización de la imputación presupuestaría de nominas, carga y contabilización automáticas. 4. Gestión de compras: Mantenimiento de artículos, proveedores, albaranes y pedidos de compra con asignación presupuestaria previa a uno o varios proyectos. El sistema debe garantizar una vinculación y trazabilidad en todo el ciclo de vida del tratamiento de un pedido de compra, desde su oferta, hasta el apunte contable y el pago. 5. Gestión de ventas: Mantenimiento de artículos, clientes, albaranes y ofertas de venta con asignación presupuestaria previa a uno o varios proyectos. El sistema debe garantizar una vinculación y trazabilidad en todo el ciclo de vida del tratamiento de un pedido de venta, desde su oferta, hasta el apunte contable y el cobro. 6. Gestión de proyectos: Recogen los presupuestos de gastos. Deben permitir la gestión de cualquier tipología de proyecto, con seguimiento presupuestario por anualidades. Modificaciones presupuestarias permitiendo trasvases de crédito entre distintos ejercicios y de remanentes. 7. Gestión de fuentes de financiación Recogen la planificación de ingresos del centro. Deben permitir la gestión de cualquier tipología de subvención, contratos de colaboración, emisión de facturación directa, etc que podrá caracterizarse de acuerdo al sistema actual del DIPC. Deberá permitir registrar todas las convocatorias competitivas y no competitivas a las cuales puede acceder el DIPC, realizando el asiento contable de concesión de forma automática en función del fin de la fuente de financiación (explotación y/o capital). Gestión de justificaciones económicas ante los organismos financiadores mediante los conceptos de importe justificado/importe financiado. 4

5 Establecimiento de calendarios de alarmas para el lanzamiento de alertas de plazos de justificación. Gestión de prórrogas de las fuentes de financiación. Gestión de reintegros por cancelación total o parcial de las fuentes de financiación, realizando los apuntes contables de forma automática. El nuevo ERP deberá dar soporte a la gestión de la financiación proveniente del Programa Etortek del Gobierno Vasco y, en particular, a la gestión de las tarifas preestablecidas para el cálculo de los costes de personal elegibles. Gestión del overhead como concepto de gasto justificable y financiable. 8. Gestión presupuestaria: El sistema de permitir la elaboración y revisión anual de los presupuestos (con visión plurianual para reflejar los compromisos en curso de otros ejercicios) realizar el control y seguimiento posterior del estado de su ejecución a lo largo del tiempo, de acuerdo al actual modelo de DIPC. Se deberá elaborar un informe con la información del presupuesto inicial, la revisión de junio y la de diciembre. Dentro de los presupuestos elaborados se contendrán los compromisos futuros a mantener procedentes de ayudas que tiene carácter plurianual, y otras estimaciones que se deseen incluir como planificación. El presupuesto aprobado se convertirá en la plantilla para su ejecución, pero sobre esta previsión pueden producirse cambios permitiendo el control de las distintas versiones del mismo debiendo quedar registro de las cantidades inicialmente presupuestadas. El presupuesto debe permitir la vinculación entre los ingresos y sus gastos asociados, de forma que se comporten en forma vinculada. Desde el punto de vista de la ejecución del presupuesto, deberá quedar registro histórico de cuál es la cantidad inicial prevista para cada partida al comienzo del ejercicio. El estado de ejecución del presupuesto (gastos e ingresos) debe poder ser accesible en tiempo real sin procesos de actualización con el máximo nivel de detalle, de forma que por cada partida de una determinada actividad se muestren los importes iniciales, actuales y comprometidos y obligados. Los niveles de acceso a través de la web quedarán definidos por la organización jerárquica del centro (grupos, conjunto de grupos, visión general, etc ). Las vistas podrán imprimirse. 9. Informes y gestión documental El ERP deberá permitir el vínculo de documentos escaneados en cualquier apartado del mismo. Todos los informes serán exportables a excel y a pdf y deberán estar personalizados conforme a una hoja de estilo y requerimientos específicos (como por ejemplo idiomas). Los informes mínimos que el sistema deberá facilitar son los siguientes: o Informe de previsión de tesorería vinculado a los orígenes de financiación para las previsiones de ingresos. 5

6 o Documento de pedido o Documento de factura o Documento de oferta o Documento de albarán o Documentos de gestión presupuestaria: (i) ejecución presupuestaria, (ii) modificaciones presupuestarias, (iii) elaboración de nuevo presupuesto. o Documento resumen de imputaciones anuales de gastos e inversión con identificación de las fuentes de financiación que los cubren, que permita el cuadre de los saldos iniciales y finales de las cuentas del grupo 13 o Informe de amortizaciones y previsiones de amortización. Otros aspectos que podrían ofrecerse adicionalmente en el nuevo ERP deberían versar sobre: Sistemas de Gestión de Recursos Humanos para la gestión de personas y el proceso de contratación. Sistemas online para la gestión de nóminas, calendarios personalizados, incluyendo solicitud y autorización de vacaciones y viajes. Herramientas de gestión de la contratación pública con posibilidad de vínculo a la web. Herramientas para la gestión de la producción científica (publicaciones) y su descargo automático desde un repositorio web. Herramientas para la gestión del CVN f) Migración de la información preexistente El adjudicatario deberá garantizar el traspaso al nuevo sistema y para todos los ejercicios de toda la información relativa a: Plan de Cuentas Relación de razones sociales (terceros) con la información mínima exigible para el correcto funcionamiento del resto de entidades. Libros de impuestos incluyendo, pero no limitándose, a IVA e IRPF. Asientos y sus plantillas, apuntes contables, diarios, mayores, balances de sumas y saldos, hasta la obtención de los balances y cuentas de pérdidas y ganancias anuales. Inventario de inmovilizado y amortizaciones/periodificaciones históricas y futuras. Relaciones de cobros y pagos pendientes. Otra información relevante. El adjudicatario, en la fecha que se determine contractualmente, asumirá la responsabilidad de migrar los datos existentes de forma que el ejercicio 2015 se ejecute íntegramente en el nuevo ERP. En concreto, el adjudicatario estará obligado a llevar a cabo las actuaciones pertinentes para garantizar que la ejecución presupuestaria del mes de junio pueda obtenerse del nuevo ERP. 6

7 Asimismo, el adjudicatario asumirá la responsabilidad de comunicarse directamente con el actual proveedor de sistemas de gestión del DIPC con el objeto de lograr la máxima coordinación en la fase de migración de datos. g) Formación y documentación El adjudicatario deberá realizar las actividades formativas necesarias para todas las personas involucradas. La propuesta deberá indicar de forma detallada la intensidad de la formación así como una planificación detallada. En particular: Al menos 5 días completos deberán ofertarse como formación in-situ antes de la puesta en marcha. Al menos 10 días completos deberán ofertarse como formación in-situ tras la puesta en marcha y en el plazo máximo de 6 meses desde ésta. La documentación a aportar por parte del adjudicatario consistirá en manuales técnicos sencillos, preferentemente disponibles online, sobre todos y cada uno de los módulos funcionales instalados, incluyendo una descripción de cada proceso identificado en el proceso de consultoría. 2. ENTIDAD CONTRATANTE Y ÓRGANO DE CONTRATACIÓN La entidad contratante es DIPC. El Órgano de Contratación es el Presidente del Patronato de la Fundación. 3. PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN El contrato se adjudicará mediante procedimiento negociado con publicidad. El procedimiento tendrá por objeto la selección del empresario que presente la oferta más ventajosa, tras efectuar la correspondiente negociación con los licitadores participantes. Dicha negociación versará sobre los aspectos económicos y técnicos indicados en la Cláusula 14ª del presente Pliego. La oferta final que presenten los licitadores se valorará de acuerdo con los criterios de valoración de las ofertas establecidas en la Cláusula 15ª del presente Pliego. 4. VARIANTES No se admiten variantes. 7

8 5. DOCUMENTACIÓN CONTRACTUAL Tienen carácter contractual, además del correspondiente contrato que se formalice con ocasión de la adjudicación realizada, el presente Pliego de Cláusulas Económico-Administrativas y de Prescripciones Técnicas y la oferta final que presente el adjudicatario del contrato. Dichos documentos habrán de ser firmados por el adjudicatario en prueba de conformidad con los mismos, en el acto de formalización del contrato. 6. DURACIÓN DEL CONTRATO El plazo máximo para la puesta en marcha del ERP será de 4 meses, contados desde el día siguiente al de la fecha de formalización del contrato. Dicho plazo podrá ser reducido por las empresas licitadoras en sus proposiciones económicas. El plazo de los servicios de mantenimiento correctivo y soporte y desarrollos evolutivos, será hasta el 31 de diciembre de 2015, siendo susceptible de prórroga por dos años adicionales, por voluntad unilateral de DIPC. La prórroga se comunicará fehacientemente por DIPC al contratista con una antelación mínima de 2 meses previos a la finalización del contrato y será obligatoria para el contratista. 7. PRESUPUESTO MÁXIMO, PRECIO UNITARIO MÁXIMO Y VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. El licitador deberá indicar en su proposición económica los siguientes precios: a) Licencia de uso, implantación y puesta en marcha Los licitadores deberán indicar en su proposición económica, el coste desglosado de las siguientes tareas, fijándose el presupuesto máximo para todo el desarrollo en , IVA excluido: Coste de la/s licencia/s de uso del ERP en los términos establecidos en la Cláusula 1 del presente pliego. Coste de la consultoría y análisis de procesos económico administrativos, implantación, migración al nuevo ERP, parametrización de los módulos a implantar, puesta en marcha y formación de los usuarios y generación de documentación de apoyo. Coste detallado de los módulos a implantar 8

9 Soporte y mantenimiento del ERP hasta el 31 de diciembre de El IVA a soportar por DIPC se indicará como partida independiente. Dicho precio global podrá ser reducido por las empresas licitadoras en sus proposiciones económicas. Se entenderá comprendido en el precio ofertado cualesquiera conceptos inherentes a la prestación del servicio y todos los gastos relativos al personal empleado para la prestación de los mismos (a saber, salarios y Seguridad Social, vacaciones y pagas extraordinarias, sustituciones por baja o enfermedad, seguros de accidentes individuales, etc.) así como todos los tributos (con excepción del IVA); seguros, licencias; autorizaciones; gastos generales y, en su caso, los desplazamientos de la empresa adjudicataria a DIPC. b) Mantenimiento correctivo y soporte anual del ERP El licitador deberá indicar en su proposición económica, el porcentaje anual al que prestará a partir del 1 de enero de 2016, el soporte y mantenimiento anual del ERP implantado, quedando establecido dicho porcentaje máximo anual en el 13% sobre el coste total (IVA no incluido) de los módulos implantados a 1 de enero de cada ejercicio. Dicho porcentaje podrá ser reducido por el licitador en su proposición económica. Dicho porcentaje anual comprenderá cualesquiera conceptos inherentes a la prestación del servicio y todos los gastos relativos al personal empleado para la prestación de los mismos (a saber, salarios y Seguridad Social, vacaciones y pagas extraordinarias, sustituciones por baja o enfermedad, seguros de accidentes individuales, etc.), así como todos los tributos (con excepción del IVA), seguros, licencias, autorizaciones y gastos generales. Asimismo, estará incluido en el porcentaje anual la recuperación de los contenidos, así como los servicios de restablecimiento del sistema en caso de ataque, una vez transcurrido el plazo de garantía. c) Desarrollos evolutivos del ERP Los licitadores deberán indicar en su proposición económica, el precio unitario al que realizarán los nuevos desarrollos evolutivos del ERP a demanda de DIPC, quedando establecido el precio unitario máximo de licitación en 65 euros/hora, IVA excluido. A dichos efectos, se estima una previsión de 100 horas anuales de mantenimiento evolutivo. En todo caso, al tratarse de una estimación máxima el adjudicatario deberá llevar a cabo los nuevos desarrollos evolutivos del ERP que realmente necesite y le requiera DIPC en función de sus concretas necesidades, sin que ello determine derecho a reclamación económica alguna por parte del contratista de no alcanzar la cifra estimada. 9

10 El IVA a soportar por DIPC se indicará como partida independiente. Dicho precio unitario podrá ser reducido por las empresas licitadoras en sus proposiciones económicas. Se entenderán comprendidos en el precio ofertado cualesquiera conceptos inherentes a la prestación del servicio y todos los gastos relativos al personal empleado para la prestación de los mismos (a saber, salarios y Seguridad Social, vacaciones y pagas extraordinarias, sustituciones por baja o enfermedad, seguros de accidentes individuales, etc.), así como todos los tributos (con excepción del IVA); seguros; licencias; autorizaciones; gastos generales y, en su caso, los desplazamientos de la empresa adjudicataria a DIPC. En todo caso, al inicio de cada nuevo desarrollo, el contratista deberá presentar un presupuesto a tal efecto, teniendo en cuenta su precio unitario ofertado, y con indicación de las horas previstas para dicho nuevo desarrollo. d) Valor estimado del contrato A los efectos previstos en el artículo 88 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (en lo sucesivo, TRLCSP), el valor estimado del contrato, para todo el tiempo de vigencia del mismo, es de ,00 euros, IVA excluido. Dicho valor estimado ha sido calculado conforme a lo dispuesto en el artículo 88 del TRLCSP. 8. ABONO DEL PRECIO Los servicios objeto del contrato se abonarán en los siguientes términos: a) Licencia de uso, implantación y puesta en marcha El contratista deberá emitir las correspondientes facturas de acuerdo al siguiente calendario: - el 30% de precio se facturará en la fecha de firma del contrato. - el 30% del precio se facturará a la entrega del Plan de Implantación del ERP - el 40% del precio se facturará tras la puesta en marcha del ERP. El precio de dichos trabajos se abonará dentro de los 60 días naturales siguientes a la emisión de cada una de las facturas, siempre que éstas hayan sido emitidas conforme al calendario fijado y cuenten con el visto bueno de DIPC. 10

11 b) Mantenimiento correctivo y soporte anual del ERP El importe correspondiente (según porcentaje ofertado) de los servicios de mantenimiento correctivo y soporte del ERP implantado se abonará anualmente. El adjudicatario deberá emitir una factura anual, en el plazo de 30 días naturales desde el inicio del año natural en curso en el periodo de prórroga, en su caso. DIPC abonará el precio, en el plazo de 60 días desde la emisión de la correspondiente factura anual o, en su caso, la prevista como excepción en el párrafo anterior, siempre que la factura haya sido emitida en el plazo señalado y cuente con el visto bueno de DIPC. c) Desarrollos evolutivos del ERP El precio de los desarrollos evolutivos será el que resulte del presupuesto presentado por el adjudicatario con carácter previo al inicio de los trabajos y que haya sido aceptado por DIPC. Cada vez que se culmine un nuevo desarrollo el contratista deberá emitir una factura detallada de las horas incurridas dentro de los 30 días siguientes a la finalización del desarrollo. DIPC abonará el precio de los servicios prestados, en el plazo de 60 días desde la emisión de la factura siempre que la factura haya sido emitida en el plazo señalado y DIPC haya comprobado el correcto funcionamiento del desarrollo en cuestión. 9. REVISIÓN DE PRECIOS No procede. 10. GARANTÍA DEFINITIVA El adjudicatario del contrato, a fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones contraídas, vendrá obligado a constituir una garantía definitiva por importe del 5% del valor estimado del contrato, IVA no incluido. El plazo para la constitución de la citada garantía será de diez días hábiles desde el siguiente a aquel en que reciba el requerimiento efectuado por DIPC para aportar la misma. Esta podrá constituirse por cualquiera de los medios establecidos en el artículo 96 del TRLCSP. En el caso de prestarse en forma de aval, el mismo se ajustará al modelo incorporado al presente Pliego como Anexo I. 11

12 La acreditación de la constitución de la garantía no podrá hacerse por medios electrónicos. La devolución de la garantía se realizará de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 102 del TRLCSP, una vez transcurrido el plazo de garantía y cumplidas por el contratista todas sus obligaciones contractuales. En el caso de que se hagan efectivas sobre la garantía las penalidades o indemnizaciones exigibles al adjudicatario, éste deberá reponer o ampliar aquélla, en la cuantía que corresponda, en el plazo de quince días naturales desde la ejecución, incurriendo en caso contrario en causa de resolución. Si, como consecuencia de una modificación del contrato, experimentase variación el precio del mismo, deberá reajustarse la garantía para que guarde la debida proporción con el nuevo precio modificado, en el plazo de quince días naturales contados desde la fecha en que se notifique al empresario el acuerdo de modificación. En lo no previsto en el presente Pliego, será de aplicación lo establecido en los artículos 95 y siguientes del TRLCSP. 11. CONDICIONES DE APTITUD Podrán contratar con DIPC las personas naturales o jurídicas, españolas o extranjeras, que tengan plena capacidad de obrar, no estén incursas en prohibición de contratar y acrediten su solvencia económica y financiera y técnica o profesional. Los empresarios deberán contar asimismo con la habilitación profesional o empresarial que, en su caso, sea exigible para la realización de la actividad o prestación que constituya el objeto del contrato. Las personas jurídicas sólo podrán ser adjudicatarias del contrato cuando las prestaciones de éste estén comprendidas dentro de los fines, objeto o ámbito de actividad que, a tenor de sus Estatutos o reglas fundacionales, les sean propios. Tendrán capacidad para contratar con DIPC, en todo caso, las empresas no españolas de Estados miembros de la Unión Europea que, con arreglo a la legislación del Estado en el que estén establecidas, se encuentren habilitadas para realizar la prestación de que se trate, siendo de aplicación lo previsto en el artículo 58 del TRLCSP. Cuando la legislación del Estado en que se encuentren establecidas estas empresas exija una autorización especial o la pertenencia a una determinada organización para poder prestar en él el servicio de que se trate, deberán acreditar que cumplen dicho requisito. 12

13 Las personas físicas o jurídicas de Estados no pertenecientes a la Unión Europea deberán acreditar su capacidad de obrar mediante informe de la Misión Diplomática Permanente de España en el Estado correspondiente o de la Oficina Consular en cuyo ámbito territorial radique el domicilio de la empresa. Mediante dicho informe deberán justificar que el Estado de procedencia de la empresa extranjera admite a su vez la participación de empresas españolas en la contratación con la Administración y con los entes, organismos o entidades del sector público asimilables a los enumerados en el artículo 3 del TRLCSP, en forma sustancialmente análoga. Podrán contratar con DIPC las uniones de empresarios que se constituyan temporalmente al efecto, sin que sea necesaria la formalización de las mismas en escritura pública hasta que se haya efectuado la adjudicación del contrato a su favor, siendo de aplicación lo previsto en el artículo 59 del TRLCSP. Requisitos mínimos de solvencia económica y financiera y técnica o profesional: - Tener un volumen global de negocio en el ámbito del objeto del contrato de, al menos, el valor estimado en el conjunto de los tres últimos años (2012, 2013 y 2014). Adicionalmente, se exigirá a los licitadores el compromiso de adscribir a la ejecución del contrato, como mínimo, los medios humanos siguientes: 1 consultor Director de Proyecto con experiencia mínima de 5 años en gestión de implantación de ERP. 2 analistas programadores, expertos en programación y mantenimiento de ERP. Este compromiso tendrá el carácter de obligación contractual esencial a los efectos previstos en el artículo 223.f) del TRLCSP, siendo por tanto el incumplimiento de la misma causa de resolución del contrato, a voluntad de DIPC. Para acreditar la solvencia antedicha necesaria para celebrar el contrato o el compromiso de adscripción de determinados medios humanos mínimos, asimismo antedichos, los licitadores que pretendan basarse en la solvencia y medios de otras entidades, independientemente de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con ellas, deberán aportar (según modelo contenido en el Anexo V) declaración, en el que la/s empresa/s implicada/s manifieste/n: que conoce/n en todo su alcance las condiciones de la licitación a la que concurre el licitador; que ostentan la referida solvencia, aportando documento acreditativo de ello (en la forma prevista en la Cláusula 13ª); y manifieste/n su voluntad irrevocable de poner a disposición de dicho licitador, caso de que resulte adjudicatario, los medios necesarios para la ejecución del contrato (con aceptación expresa de lo dispuesto en el artículo del Código Civil, debiendo autorizarse expresamente por la Administración su sustitución o modificación). La presentación de dicho escrito tendrá los efectos de aceptación de dicho compromiso por DIPC, para el supuesto de que el licitador en cuestión resulte adjudicatario. 13

14 El licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa, deberá acreditar ante el Órgano de Contratación, previamente a la adjudicación del contrato, la posesión y validez de los documentos exigidos en la Cláusula 16ª, que acrediten la concurrencia de las condiciones establecidas legalmente para contratar con DIPC, y la concurrencia de los requisitos de capacidad y solvencia exigidos en la presente Cláusula, a fecha de finalización del plazo de presentación de las proposiciones. Tal acreditación se verificará en la forma establecida en la referida Cláusula 16ª. En todo caso, el Órgano de Contratación podrá recabar, en cualquier momento anterior a la adopción de la propuesta de adjudicación, que los licitadores aporten la documentación señalada en la referida Cláusula 16ª. 12. PUBLICIDAD La presente licitación se publicará en el perfil de contratante de DIPC. Asimismo, la adjudicación del contrato se publicará en el perfil de contratante de DIPC. El acceso a dicho perfil se realizará a través de la página web: PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y DOCUMENTACIÓN La presentación de proposiciones presupone la aceptación incondicional por el licitador de la totalidad del presente Pliego, sin salvedad alguna. El Pliego estará accesible desde la referida fecha y en el mismo plazo en el perfil de contratante de DIPC ( Para participar en la licitación, los licitadores deberán presentar en mano, en las oficinas de DIPC (sitas en Paseo Manuel de Lardizabal, 4 de Donostia/San Sebastián), de lunes a viernes de 8:00 horas a 17:00 horas, en el plazo de quince días naturales desde la publicación del anuncio en el perfil de contratante, tres sobres cerrados, con la documentación que luego se indicará, indicando en los mismos la denominación de la empresa, nombre y apellidos de quien firme la proposición y el carácter con que lo hace, números de teléfono y de fax, y dirección de correo electrónico. Todo ello de forma legible. En el sobre figurará la inscripción: Oferta para tomar parte en la licitación, mediante procedimiento negociado con publicidad, para la adquisición, implantación y mantenimiento de un nuevo sistema de gestión ERP por parte de la Fundación Donostia International Physics Center. Cada uno de los sobres constará de los documentos que se indican a continuación: 14

15 Sobre 1: "Aptitud para contratar y solvencia" a) Relación numerada, en hoja independiente, de la documentación aportada en el sobre, y el medio preferente para la recepción de notificaciones, que se ajustará al modelo incorporado al presente Pliego como Anexo II. Todo ello de forma legible. b) Declaración responsable del licitador, ajustada al modelo del Anexo III, indicando que cumple con todas las condiciones establecidas legalmente para contratar con DIPC, y con todos los requisitos de capacidad y solvencia exigidos en la Cláusula 11ª del presente Pliego. Dicha declaración incluirá el compromiso de adscribir a la ejecución del contrato como mínimo los medios humanos referidos en la Cláusula 11ª del presente Pliego. c) En el caso de las empresas extranjeras, se incluirá en la referida declaración responsable, en la forma prevista en el referido Anexo III, la mención expresa de someterse a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales españoles de cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato, con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponder al licitador. d) En el caso de que varios empresarios deseen concurrir a la licitación integrados en una unión temporal, la declaración a que se refiere el apartado 2 anterior deberá ser presentada por todos y cada uno de los que vayan a integrarla. Adicionalmente, deberán presentar un documento privado, firmado por todos ellos, indicando los nombres y circunstancias de los que la constituyan y la participación de cada uno, así como que asumen el compromiso de constituirse formalmente en unión temporal en caso de resultar adjudicatarios y de designar un representante o apoderado único de la unión con poderes bastantes para ejercitar los derechos y cumplir las obligaciones que del contrato se deriven hasta la extinción del mismo. Nota 1: DIPC se reserva el derecho a realizar las labores de comprobación que considere oportunas o de exigir cuanta documentación adicional entienda necesaria con la finalidad de comprobar la veracidad de la información aportada por los licitadores en los apartados anteriores. Nota 2: La documentación que presenten estas empresas estará traducida de forma oficial al castellano o al euskera, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (en lo sucesivo, RD 1098/2001). Sobre 2: "Propuesta técnica" La propuesta técnica contendrá como mínimo los siguientes aspectos que se indican a continuación: 15

16 Propuesta metodológica para el proceso de consultoría de los procesos económico administrativos que permitan definir el Plan de Implantación del ERP. Memoria técnica descriptiva de trabajos a realizar, procedimientos y metodología a emplear, que podrá incluir a modo de ejemplo: a) Módulos a implantar para dar cobertura a los requerimientos establecidos. b) Descripción de los posibles desarrollos específicos que pudieran requerirse. c) Esquema simplificado de la solución planteada. d) Valoración nivel de cobertura requerimientos del pliego. e) Planteamiento para abordar los requisitos técnicos y el proceso de migración y carga del contenido al sitio web. f) Otros aspectos relevantes. g) Mejoras orientadas a la optimización de procesos Planificación detallada de la implantación incluyendo las fases de consultoría, parametrización, migración, formación, generación de documentación y puesta en marcha del nuevo ERP. a) Planificación de los trabajos a desarrollar con indicación de plazos, hitos intermedios, inicio y terminación de los diferentes trabajos parciales. Descripción y relación del personal que se adscribirá a la ejecución del contrato con carácter adicional a mínimo exigido en la Cláusula 11ª. Propuesta para la gestión del mantenimiento correctivo y soporte del ERP. Sobre 3: "Proposición económica" El licitador deberá presentar una Proposición económica ajustada al modelo incorporado al presente Pliego como Anexo IV. En el sobre se incluirá asimismo, el plazo para la puesta en marcha del ERP, que no podrá exceder de 4 meses. 14. FASE DE NEGOCIACIÓN El personal técnico de DIPC calificará los documentos presentados en tiempo y forma y, si observare defectos u omisiones subsanables, concederá un plazo no superior a tres días hábiles para que el licitador subsane dichos defectos u omisiones. Subsanados, en su caso, los defectos u omisiones observados en la documentación presentada, y comprobada la personalidad de los licitadores, se abrirá la fase de negociación, que versará sobre los siguientes aspectos económicos y técnicos: a) Características generales de la propuesta técnica. 16

17 b) El precio ofertado para la puesta en marcha del ERP. c) El porcentaje anual ofertado por los servicios de mantenimiento correctivo y soporte. d) El precio unitario ofertado por hora por los desarrollos evolutivos. e) Características generales de la propuesta de mantenimiento correctivo y soporte, y desarrollos evolutivos. f) Plazo de ejecución ofertado. g) Los medios humanos que se adscribirán a la ejecución del contrato con carácter adicional al mínimo exigido. Durante la negociación, el Órgano de Contratación velará para que todos los participantes en el procedimiento reciban igual trato. En particular, no facilitará, de forma discriminatoria, información que pueda dar ventajas a determinados licitadores con respecto al resto. Terminada la negociación, los participantes que hubieran cambiado de postura como consecuencia de aquélla, deberán remitir a DIPC su oferta final para que se proceda a la identificación y selección de la oferta económicamente más ventajosa. 15. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Los criterios de valoración, indicados con su ponderación correspondiente, serán los siguientes: 1. Propuesta técnica: Hasta un máximo de 60 puntos. - Características generales de la propuesta para la puesta en marcha del ERP: hasta un máximo de 45 puntos. - Características generales del mantenimiento correctivo y soporte y desarrollos evolutivos hasta un máximo de 5 puntos. - Mejoras orientadas a la optimización de procesos hasta un máximo de 10 puntos. 2. Proposición económica: Hasta un máximo de 40 puntos. Oferta económica hasta un máximo de 36 puntos. El precio ofertado por puesta en marcha del ERP hasta un máximo de 26 puntos 17

18 Los puntos se valorarán a través de la siguiente fórmula: P = 26* Oferta mínima /Oferta N Donde: P= Puntuación obtenida por el licitador que se valora. Oferta mínima = importe de la oferta más baja. Oferta N = importe de la oferta económica que se valora. Cuando se identifique una proposición que pueda ser considerada desproporcionada o anormal, deberá darse audiencia al/a los licitador/es que la haya/n presentado para que justifique/n la valoración de la oferta y precise/n las condiciones de la misma. A dichos efectos, podrá ser considerada desproporcionada o anormal aquella oferta que sea inferior en 15 unidades porcentuales o más a la medida aritmética de la totalidad de las proposiciones. El porcentaje anual por los servicios de mantenimiento correctivo y soporte hasta un máximo de 4 puntos Los puntos se asignarán del siguiente modo: % menor de los ofertados Puntos licitador = x 4 puntos % ofertado por licitador El precio unitario ofertado por hora por los desarrollos evolutivo hasta un máximo de 6 puntos Los puntos se valorarán a través de la siguiente fórmula: P = 6* Oferta mínima /Oferta N Donde: P= Puntuación obtenida por el licitador que se valora. Oferta mínima = importe de la oferta más baja. Oferta N = importe de la oferta económica que se valora. Plazo de ejecución semana de reducción de plazo ofertada. hasta un máximo de 4 puntos a razón de 0,25 puntos adicionales por cada 18

19 16. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO A la vista de las ofertas presentadas y realizadas y concluidas, en su caso, las oportunas negociaciones con los participantes, las ofertas finales serán estudiadas y valoradas por el personal técnico de DIPC de conformidad con los criterios de valoración señalados en la Cláusula 15ª del presente Pliego, que elevará al Órgano de Contratación la relación de las proposiciones presentadas, clasificadas por orden decreciente e identificará la oferta económicamente más ventajosa. Podrá solicitar, antes de formular su propuesta, cuantos informe técnicos considere precisos en orden a la ejecución. La identificación por parte del personal técnico de la proposición económicamente más ventajosa no genera derecho alguno a favor del licitador frente a DIPC. El Órgano de Contratación, como regla general, deberá ajustarse a la propuesta realizada por el personal técnico. En caso contrario, deberá motivar su decisión de separarse de la propuesta, procediendo a realizar, en su caso, la clasificación definitiva de las ofertas. Seguidamente, el Órgano de Contratación requerirá al licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa para que aporte, en el plazo de diez días hábiles contados desde el siguiente a aquél en que reciba dicho requerimiento, la siguiente documentación: Documentación justificativa de cumplir, a fecha de finalización del plazo de presentación de las proposiciones, todas las condiciones establecidas legalmente para contratar con DIPC, y todos los requisitos de capacidad y solvencia exigidos en la Cláusula 11ª del presente Pliego, en la forma indicada a continuación. En el supuesto de que la propuesta se hubiera formulado por empresarios que pretenden concurrir integrados en una unión temporal, la referida documentación debe referirse a la totalidad de las empresas que la han de integrar: 1. Documentos acreditativos de la personalidad y capacidad de obrar del empresario y, en su caso, la de su representante: - La capacidad de obrar de los empresarios que fuesen personas jurídicas se acreditará mediante la escritura o documento de constitución, los Estatutos o el acto fundacional, en los que consten las normas por las que se regula su actividad, debidamente inscritos, en su caso, en el Registro público que corresponda, según el tipo de persona jurídica de que se trate. - La capacidad de obrar de los empresarios no españoles que sean nacionales de Estados miembros de la Unión Europea se acreditará por su inscripción en el Registro procedente de acuerdo con la 19

20 legislación del Estado donde estén establecidos, o mediante la presentación de una declaración jurada o un certificado, de acuerdo con las disposiciones comunitarias de aplicación. - La capacidad de obrar de los restantes empresarios extranjeros se acreditará mediante informe de la Misión Diplomática Permanente de España en el Estado correspondiente o de la Oficina Consular en cuyo ámbito territorial radique el domicilio de la empresa. Mediante dicho informe deberán justificar que el Estado de procedencia de la empresa extranjera admite a su vez la participación de empresas españolas en la contratación con la Administración y con los entes, organismos o entidades del sector público asimilables a los enumerados en el artículo 3, en forma sustancialmente análoga. - La capacidad de obrar de los empresarios que fuesen personas físicas se acreditará mediante la presentación del Documento Nacional de Identidad. - Los que comparezcan o firmen proposiciones en nombre de otro, presentarán copia del Documento Nacional de Identidad, así como poder bastante al efecto. Si la empresa fuere persona jurídica, el poder deberá figurar inscrito en el Registro Mercantil, cuando así se exija conforme a lo previsto en el artículo 94 del Reglamento del Registro Mercantil, o en su caso, en el Registro Público que corresponda, según el tipo de persona jurídica de que se trate. Toda esta documentación se presentará en original, o copia debidamente compulsada o autenticada. Nota: Aquellos licitadores que se encuentren inscritos en el Registro Oficial de Contratistas de la Comunidad Autónoma de Euskadi o en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado, podrán presentar copia compulsada del certificado expedido por el letrado responsable del Registro en sustitución de la documentación requerida en el apartado 1) de la presente Cláusula. El certificado de inscripción deberá acompañarse de una declaración responsable firmada por el licitador en virtud de la cual manifieste que las circunstancias reflejadas en el documento no han variado. 2. Declaración responsable ajustada al modelo del Anexo V de no estar incurso el licitador en ninguna de las prohibiciones de contratar establecidas en el artículo 60.1 del TRLCSP. 3. Justificante acreditativo de hallarse al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. 4. Justificantes acreditativos de estar en posesión de la solvencia económica financiera y técnica o profesional: La solvencia se acreditará a través de los siguientes medios: - Declaración sobre un volumen global de negocio en el ámbito del objeto del contrato, de al menos, el valor estimado del contrato en el conjunto de los últimos tres años (2012, 2013 y 2014). 20

21 - Relación de los principales servicios realizados de características similares al objeto del contrato en los últimos tres años (2012, 2013 y 2014), que incluya una breve explicación y alcance del mismo, plazos de ejecución, el destinatario, público o privado, e importe de los mismos. 5. En su caso, declaración de manifestaciones para el supuesto de que el licitador, para acreditar la solvencia exigida o el compromiso de adscripción de determinados medios humanos mínimos, pretenda basarse en la solvencia y medios de otras entidades, según modelo contenido en el Anexo VI. 6. Las empresas extranjeras deberán presentar declaración expresa de someterse a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato, con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponder al licitador. 7. Justificante que acredite haber constituido la garantía definitiva prevista en la Cláusula 10ª del presente Pliego. 8. Documentación acreditativa de la efectiva disposición de los medios humanos y materiales comprometidos para la ejecución del contrato. Se acompañará respecto de los medios humanos adscritos, la identificación, el curriculum vitae debiendo acreditar que cumplen con los requisitos señalados en la Cláusula 11ª del presente Pliego. 9. En su caso, acreditación de su constitución legal como unión temporal de empresas, debiendo designar un representante o apoderado único de la unión temporal, con poderes bastantes para ejercitar los derechos y cumplir las obligaciones que del contrato se deriven hasta la extinción del mismo. 10. Justificante acreditativo de haber abonado los gastos de los anuncios de licitación. Nota: DIPC se reserva el derecho a realizar las labores de comprobación que considere oportunas o de exigir cuanta documentación adicional entienda necesaria con la finalidad de comprobar la veracidad de la información aportada por los licitadores. Nota: Si DIPC observara defectos u omisiones subsanables en la documentación presentada, se concederá un plazo máximo de tres días hábiles para dicha subsanación. Nota: La documentación que presenten estas empresas estará traducida de forma oficial al castellano o al euskara, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 del RD 1098/

22 De no cumplimentarse adecuadamente el requerimiento en el plazo señalado, se entenderá que el licitador ha retirado su oferta, procediéndose en ese caso a recabar la misma documentación al licitador siguiente, por el orden en que hayan quedado clasificadas las ofertas. El Órgano de Contratación acordará la adjudicación del contrato dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de la referida documentación, debidamente subsanada en su caso, y en el plazo máximo de dos meses a contar desde el día de la apertura de las proposiciones. La adjudicación se acordará por el Órgano de Contratación en resolución motivada, será notificada a los licitadores, mediante el medio preferente indicado por ellos en su propuesta, y, simultáneamente, se publicará en el perfil de contratante. La adjudicación concretará y fijará los términos definitivos del contrato. 17. PERFECCIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO El contrato se perfeccionará mediante su formalización. El contrato se formalizará en documento privado dentro del plazo máximo de quince días hábiles siguientes a aquél en que se reciba la notificación de la adjudicación por los licitadores y el adjudicatario. El adjudicatario podrá solicitar, no obstante, la elevación del contrato a escritura pública. En este caso, los gastos de formalización serán de su cuenta. Cuando, por causas imputables al contratista, no se hubiese formalizado el contrato dentro del plazo indicado, DIPC podrá requerir al siguiente licitador la documentación exigida en la Cláusula 16ª del presente Pliego, concediéndosele un plazo de diez días hábiles para presentar la misma. 18. EJECUCIÓN DEL CONTRATO El contrato se ejecutará con arreglo a las siguientes condiciones: - El contrato se ejecutará a riesgo y ventura del contratista. - El contrato se ejecutará según sus términos y condiciones, según el Pliego de Cláusulas Económico- Administrativas, el Pliego de Prescripciones Técnicas y la oferta presentada por el contratista y conforme a las instrucciones que imparta DIPC o, en su caso, el responsable del contrato. 22

23 - DIPC podrá controlar, verificar y supervisar, en cualquier momento y por cualesquiera medios, el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales y la adecuada ejecución de las prestaciones contractuales. El contratista no podrá obstaculizar las labores de inspección y control ejercidas desde DIPC. - El contratista deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral y de Seguridad Social en relación con el personal que emplee en la prestación de los servicios contratados. El contratista será asimismo responsable de que el personal cumpla la normativa en vigor en materia de seguridad, higiene y salud laboral, y la normativa de funcionamiento general que pudiera emanar del Órgano de Contratación. La totalidad del personal dependerá exclusivamente del contratista, ostentando el mismo los derechos y deberes inherentes a su condición de empresario, sin que pueda realizarse reclamación alguna a DIPC derivada de tales relaciones laborales o restantes obligaciones. El contratista será el único responsable ante cualquier siniestro o reclamación (judicial o extrajudicial) relacionada con el personal que trabaje en la ejecución de la prestación, propio o de las eventuales subcontrataciones, no asumiendo DIPC ningún tipo de responsabilidad laboral (incluida la referente a la seguridad, higiene y salud laboral), de Seguridad Social o fiscal que el contratista contraiga directa o indirectamente. Igualmente, el contratista asumirá exclusivamente las responsabilidades que pudieran derivarse de siniestros originados por la ejecución de la prestación. - El contratista asumirá, en todo caso, el cumplimiento de las obligaciones que para él se deriven de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, LOPD) y su normativa de desarrollo, como consecuencia de cualquier tratamiento de datos de carácter personal que, durante la vigencia del contrato, lleve a cabo en el marco de sus actividades y por su propia cuenta y decisión, como Responsable de dicho tratamiento, todo ello con independencia de lo expresamente establecido en la Cláusula 20ª del presente Pliego. 19. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Serán obligaciones del contratista las siguientes: - La ejecución del contrato con arreglo al contenido determinado en el mismo, así como en este Pliego y en su oferta. - La adscripción a la ejecución del contrato de los medios humanos y materiales comprometidos en su oferta. 23