Autoservicio GIDA - Guía de Autoservicio de Contraseña

Transcripción

1 CORPORACIÓN RTVE DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN (SEGURIDAD INFORMÁTICA) Autoservicio GIDA - Guía de Autoservicio de Contraseña Procedimiento Código: Área/Unidad: Seguridad Informática Fecha: Abril 2016

2 Autoservicio GAC Guía de Uso Contenido 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO CONEXIÓN AL AUTOSERVICIO (GAC) CONEXIÓN DESDE RED INTERNA CONEXIÓN DESDE INTERNET MODOS DE ACCESO A AUTOSERVICIO (GAC) ACCESO BASICO PRIMER ACCESO DEFINICIÓN DE DESAFÍOS (SÓLO USUARIOS EXTERNOS Y FORMACIÓN) RENOVACIÓN DE LA CONTRASEÑA OLVIDO DE CONTRASEÑA OPCIONES PERMITIDAS DESDE EL AUTOSERVICIO CAMBIO DE CONTRASEÑA Cambio de contraseña sincronizada REVISIÓN DEL ESTADO DEL CAMBIO REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS CUENTAS GESTIÓN DE LOS RETOS PERSONALES Cambiar la respuesta de un desafío Crear un nuevo reto Olvido de retos personales RTVE INTRODUCCIÓN Página 2 de 26

3 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Objetivo El objetivo del presente documento es presentar una Guía de usuarios para la utilización del Portal de autoservicio de contraseñas (GAC en adelante) en relación con la gestión de contraseñas de acceso a los sistemas y aplicaciones corporativas, en el marco de la nueva infraestructura de Gestión de Identidades implantada en RTVE. RTVE Página 3 de 26

4 2 CONEXIÓN AL AUTOSERVICIO (GAC) La funcionalidad de autoservicio de contraseñas (GAC), está disponible para los usuarios de RTVE tanto desde la red interna como desde internet, y cuyo aspecto es el que se muestra en la siguiente figura. Ilustración 1 Login a Autoservicio (GAC) 2.1 CONEXIÓN DESDE RED INTERNA Para acceder al servicio de GAC desde la red interna de RTVE se deberá iniciar desde un navegador web la siguiente dirección: Producción : Se puede acceder a la aplicación poniendo la dirección directamente en la barra de direcciones del navegador o pulsando sobre cualquiera de los enlaces publicado de la aplicación como el que se encuentra en la Intranet (Servicios->Autoservicio de contraseña). 2.2 CONEXIÓN DESDE INTERNET Para acceder al servicio de GAC desde internet se deberá iniciar desde un navegador web la siguiente dirección: RTVE Página 4 de 26

5 3 MODOS DE ACCESO A AUTOSERVICIO (GAC) 3.1 ACCESO BASICO La primera pantalla de Autoservicio (GAC) permite lo que se denomina Acceso Básico, y que se realiza mediante identificador de usuario y contraseña. Los datos que hay que introducir para este tipo de acceso son: Código Universal: el identificador de usuario es el código universal de la persona. Contraseña: la contraseña de acceso es la sincronizada con la de acceso al dominio corporativo o a las aplicaciones corporativas. El acceso permite un número máximo de 5 intentos, y una vez excedidos el usuario queda bloqueado, siendo necesario esperar 15 minutos hasta que se produzca el desbloqueo automático de la cuenta. Aunque las contraseñas están sincronizadas, el bloqueo del usuario de acceso al GAC por intentos fallidos no bloquea el acceso al resto de las aplicaciones, incluido el dominio corporativo, ni viceversa, el bloqueo de los usuarios de cada aplicación no bloquea al acceso al GAC. 3.2 PRIMER ACCESO Definición de Desafíos (Sólo usuarios externos y formación) Para aquellos usuarios que no forman parte de la plantilla de empleados de RTVE, es decir, usuarios externos y de formación, en el proceso de primer acceso se les reenviará a la pantalla de configuración de desafíos/respuesta. Los usuarios deberán rellenar los desafíos con las preguntas y las respuestas adecuadas y que se utilizarán para la recuperación de contraseña en caso de olvido. Esta acción es de obligado cumplimiento para poder acceder a la consola de Autoservicio de Contraseñas de RTVE. RTVE Página 5 de 26

6 3.3 RENOVACIÓN DE LA CONTRASEÑA La contraseña de acceso al GAC cumple con la política corporativa, por lo que tiene una caducidad de 30 días desde el último cambio. Pasado este tiempo, al acceder al GAC se solicitará que se renueve la contraseña de acceso, sincronizándose con esta las contraseñas del resto de identidades asociadas al usuario para acceso a los sistemas y aplicaciones corporativos, incluido el dominio corporativo. Política Corporativa: Histórico de contraseñas: 13 (no se permite utilizar ninguna de las 13 contraseñas anteriores) Longitud de contraseñas: 8 caracteres No se permiten contraseñas igual al login No se permiten contraseñas igual ni que contenga el nombre del usuario No se permiten contraseñas igual Apellido Caducidad de contraseña: 30 días Número de intentos con contraseña errónea antes de bloqueo: 5 En ese caso, al acceder a GAC e introducir el usuario y la contraseña se presenta una pantalla como la de la imagen: RTVE Página 6 de 26

7 Ilustración 2 Cambio de contraseña Ilustración 3 Campos del cambio de contraseñas Para renovar la contraseña se debe introducir: Código Universal Contraseña Actual Nueva Contraseña Confirmar nueva contraseña RTVE Página 7 de 26

8 Para facilitar la labor de introducir las contraseñas y verificar que cumple con los criterios establecidos en la Política de Contraseñas Corporativo, la aplicación proporciona una ayuda interactiva con mensajes que indican visualmente si el criterio ha sido satisfecho. Ilustración 4 Política de contraseñas Dinámicamente los criterios cambian de color según se ha satisfecho cada uno de los criterios. Cuando todos los criterios son verdes indica que la contraseña es válida. Ilustración 5 Contraseña Válida Una vez incluidas las contraseñas, pulsar sobre el botón Cambiar contraseña. Conviene advertir que el cambio de contraseña desde un equipo Windows corporativo sincroniza con ella la contraseña de GAC, tomándose ese momento como fecha del último cambio para la renovación Tras cambiar la contraseña, se mostrará al usuario una barra con el progreso de sincronización. Ilustración 6 Progreso de sincronización RTVE Página 8 de 26

9 Pasados los 5 minutos que reza el mensaje, el usuario deberá acceder a la consola con su nueva contraseña. Ilustración 7 Confirmación de cambio de contraseña Si el usuario accede al apartado Último Cambio Contraseña podrá comprobar si se han realizado correctamente los cambios de contraseña en sus diferentes sistemas. Ilustración 8 Vista de últimos cambios de contraseña 3.4 OLVIDO DE CONTRASEÑA En caso de producirse olvido de la contraseña, la funcionalidad de Autoservicio (GAC) permite el acceso por un mecanismo de preguntas (desafíos) y respuestas para cambiar la contraseña. Para poder hacer uso de esta funcionalidad el usuario debe tener definidos en GAC tanto las preguntas como las respuestas a las mismas. A los usuarios de GAC correspondientes a personal interno de RTVE se les crean unas preguntas (desafíos) y respuestas en el alta de su usuario en base a información organizativa que la empresa tiene de él como empleado. Se asignarán 3 retos aleatoriamente de cuatro posibles predefinidos en el sistema. Estas preguntas y respuestas iniciales podrán ser RTVE Página 9 de 26

10 cambiadas por el usuario según se indica en el apartado 4.4 de esta guía, y se recomienda encarecidamente que lo haga para aumentar la privacidad de sus credenciales de acceso. Los usuarios de GAC correspondientes a personal perteneciente a empresas externas no se les definen desafíos en el alta del usuario, teniendo que definirlos el propio usuario. De no hacerlo no podrá acceder mediante este procedimiento en caso de olvido de contraseña y requerirá de la intervención de su responsable para que CAU le cambie la contraseña. Los usuarios genéricos no pueden utilizar este autoservicio de contraseñas y, por tanto, tampoco tienen definidos desafíos. Con la actualización del nuevo sistema de autoservicio todos los retos van a ser reiniciados, por lo que se insta la recomendación de que el personal interno cambie sus retos para aumentar la privacidad de las credenciales. Para el acceso por este método se debe proceder de la siguiente manera: Desde la pantalla principal de GAC, pulsar en el enlace Ha olvidado su contraseña?. Ilustración 9 Confirmación de cambio de contraseña RTVE Página 10 de 26

11 Introducir el Código Universal del usuario. Ilustración 10 Proceso de reseteo Pulsar en Continuar. Aparecen tres preguntas a responder: Ilustración 11 Preguntas desafío (retos) RTVE Página 11 de 26

12 Se deben introducir las respuestas a las 3 preguntas que se presentan, y pulsar Aceptar. Se debe responder correctamente a las 3 preguntas. En caso de que la respuesta de alguna de las preguntas no sea correcta, se vuelven a presentar un conjunto de tres desafíos, y en ningún caso se indica cuál de las respuestas ha sido incorrecta. Una vez se ha accedido a la aplicación mediante este medio, el usuario sólo tiene acceso a la opción de ingresar la nueva contraseña. Ilustración 12 Inserción de nueva contraseña Cuando se haya modificado la contraseña se debe pulsar Desbloquear cuenta. RTVE Página 12 de 26

13 Se le mostrará al usuario el estado de la sincronización de la contraseña en sus diferentes sistemas Ilustración 13 Fin de cambio de contraseña El usuario podrá ingresar en la aplicación (GAC) de manera normal. RTVE Página 13 de 26

14 4 OPCIONES PERMITIDAS DESDE EL AUTOSERVICIO 4.1 CAMBIO DE CONTRASEÑA Cambio de contraseña sincronizada Para cambiar la contraseña de acceso a GAC y propagarla a todas las cuentas en sincronización se debe: 1. En la pestaña Centro de Autoservicio entrar en la opción Cambiar Contraseña. Ilustración 14 Cambio de contraseña (Autoservicio) 2. Introducir los datos que se solicitan. a. La contraseña actual en el cuadro de texto Ingrese su contraseña actual. b. La nueva contraseña en el cuadro de texto Ingrese su nueva contraseña RTVE Página 14 de 26

15 c. La nueva contraseña en el cuadro de texto Confirmar nueva contraseña. Ilustración 15 Cambio de contraseña (autoservicio) 3. Pulsar en el botón Cambiar contraseña. 4. Si no se ha producido ningún error, aparece un mensaje indicativo de que el cambio se ha realizado correctamente. Se debe esperar hasta que aparezca el mensaje indicativo de que el cambio se ha ejecutado correctamente, antes de lanzar un nuevo cambio de contraseña. RTVE Página 15 de 26

16 Ilustración 16 Confirmación de cambio de contraseñas A partir de este momento la contraseña introducida es la misma para acceder a GAC y todos los sistemas y aplicaciones Corporativas en las que el Usuario esté dado de alta. Tras cambiar la contraseña, se mostrará al usuario una barra con el progreso de sincronización. Ilustración 17 Progreso de sincronización Pasados los 5 minutos que reza el mensaje, el usuario deberá acceder a la consola con su nueva contraseña. RTVE Página 16 de 26

17 Ilustración 18 Confirmación de cambio de contraseña Si el usuario accede al apartado Último Cambio Contraseña podrá comprobar si se han realizado correctamente los cambios de contraseña en sus diferentes sistemas. Ilustración 19 Vista de últimos cambios de contraseña RTVE Página 17 de 26

18 4.2 REVISIÓN DEL ESTADO DEL CAMBIO Una vez ejecutado un cambio de contraseña se puede comprobar en qué estado se encuentra el mismo en los sistemas y aplicaciones implicados. Para ello: 1. En la Pestaña Centro de Autoservicio en la opción Último Cambio Contraseñas. Ilustración 20 Acceso a revisión de cambio de contraseña 2. En la zona derecha de la aplicación aparece una lista, como la de la imagen, en la que se muestra el estado del cambio en los sistemas y aplicaciones a los que se ha enviado el cambio. Ilustración 21 Pantalla de revisión de estados RTVE Página 18 de 26

19 3. Los cambios de contraseñas en los diferentes sistemas o aplicaciones a los que se envía desde el GAC pueden estar: SUCCESS: lo cual quiere decir que la transacción de cambio de contraseña ha sido enviada al sistema o aplicación y terminada con éxito. FAILURE: el sistema o aplicación, pero no se ha producido el cambio al haber habido algún tipo de error 4. Siempre se muestra el estado del último evento de cambio de contraseña que ha finalizado, es decir, si el evento de cambio de contraseña aún está en proceso la información que se muestra es la del evento anterior. 4.3 REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS CUENTAS Otra de las funcionalidades que aporta el GAC Autoservicio de Contraseñas es la posibilidad de revisar el estado de las cuentas de acceso a los sistemas y aplicaciones del usuario. Si el usuario se encuentra que no puede acceder a alguna de sus aplicaciones o sistemas y no obtiene de ellos información que le indique cual es la causa que le impide el acceso, entrando en GAC con la contraseña sincronizada puede consultar el estado de dicha cuenta. Para consultar dicho estado debe: 1. En la pestaña Mi Información entrar en la consola de Autoservicio. 2. En la zona central del formulario aparecerán el estado de la cuentas en los sistemas y aplicaciones a los que tiene acceso. RTVE Página 19 de 26

20 Los estados de las cuentas pueden ser: Ilustración 22 Pantalla de estado de Cuentas ACTIVE: lo cual quiere decir que la cuenta se encuentra activa. Si no se puede acceder con la contraseña de acceso al GAC es porque los usuarios de acceso al GAC y del sistema o aplicación no se encuentran sincronizados. Esta situación se resuelven ejecutando un cambio de contraseña desde GAC sobre todas las aplicaciones y sistemas, incluida la que está produciendo el problema. INACTIVE: por algún motivo el acceso a la aplicación o sistema se encuentra revocado. Para resolver esta situación hay que consultar con gestión de accesos para que indique los motivos. LOCKED: este estado indica que se han producido demasiados intentos de acceso con una contraseña equivocada y el sistema o aplicación han bloqueado el acceso. En el Directorio Corporativos y en las aplicaciones que se validan en él, pasados 15 minutos se desbloquea automáticamente. En otras aplicaciones tendrá que intervenir el CAU para desbloquearla. 4.4 GESTIÓN DE LOS RETOS PERSONALES Como se ha indicado en el apartado 3.3 Olvido de contraseña, en caso de producirse olvido de la contraseña, la consola de Autoservicio (GAC) permite el acceso por un mecanismo de preguntas y respuestas (desafíos/respuestas) para cambiar la contraseña. El personal interno tiene cargados en su incorporación al GAC de un conjunto de preguntas y respuestas basados en datos del usuario que le permitan el acceso en caso de olvido. Los usuarios pueden modificar sus retos personales en GAC, borrando las preguntas existentes, cambiando las respuestas de los mismos. RTVE Página 20 de 26

21 4.4.1 Cambiar la respuesta de un desafío El usuario podrá modificar las respuestas de sus desafíos desde la consola de Autoservicio (GAP). Para ello deberá seguir el siguiente proceso: 1. En la pestaña Centro de Autoservicio entrar en la opción Pregunta de seguridad. Ilustración 23 Preguntas de seguridad (retos) 2. En la pantalla de edición de las preguntas de seguridad del usuario seleccionar la respuesta del reto que se quiere modificar y editarlo. Por defecto, las respuestas están ocultas pero si se pulsa en el botón MOSTRAR visualizar. la respuesta se puede RTVE Página 21 de 26

22 Ilustración 24 Preguntas desafío de usuario (retos) 3. La caja de texto es editable por lo que con escribir la nueva respuesta y pulsar en el botón Guardar el desafío se guarda con la nueva información. 4. Para comprobar el cambio se puede volver a editar las preguntas desafíos como se ha descrito anteriormente y visualizar que la nueva respuesta está guardada correctamente. Ilustración 25 Edición de respuestas (retos) RTVE Página 22 de 26

23 4.4.2 Crear un nuevo reto El usuario podrá modificar las respuestas de sus desafíos desde la consola de Autoservicio (GAC). Para ello deberá seguir el siguiente proceso: 1. En la pestaña Centro de Autoservicio entrar en la opción Pregunta de seguridad. Ilustración 26 Acceso a Preguntas de seguridad 2. En la pantalla de edición de las preguntas de seguridad del usuario seleccionar el reto que se quiere modificar y editarlo. RTVE Página 23 de 26

24 Ilustración 27 Edición de preguntas (retos) Ilustración 28 Reto antiguo 3. Modificar la pregunta Ilustración 29 Nuevo reto 4. En la pantalla de edición de las preguntas de seguridad del usuario seleccionar la respuesta del reto que se quiere modificar y editarlo. Por defecto, las respuestas están ocultas pero si se pulsa en el botón MOSTRAR visualizar. la respuesta se puede RTVE Página 24 de 26

25 Ilustración 30 Edición de respuesta (reto) Al estar sobreescribiendo los retos las respuestas se mantienen por lo que será necesario modificar la respuesta. Ilustración 31 Respuesta antigua 5. La caja de texto es editable por lo que con escribir la nueva respuesta y pulsar en el botón Guardar el desafío se guarda con la nueva información. Ilustración 32 Nueva respuesta (reto) 6. Para comprobar el cambio se puede volver a editar las preguntas desafíos como se ha descrito anteriormente y visualizar que la nueva respuesta está guardada correctamente. RTVE Página 25 de 26

26 Ilustración 33 Edición de preguntas desafío Olvido de retos personales Es posible que un usuario, además de olvidar su contraseña, haya olvidado las respuestas a sus retos personales. Estas circunstancias, si es un usuario interno de RTVE, para poder acceder al GAC el usuario deberá llamar al personal del CAU para que éstos procedan a reiniciarle sus retos y dejárselos como estaban inicialmente cuando se le incorporó al GAC, es decir, con unos retos basado en datos personales. El usuario que no pertenezca al grupo de personal interno de RTVE, en caso de olvido de sus retos deberá acudir a su Responsable y/o Supervisor para que solicite al CAU un reinicio de su Contraseña. Es recomendable que, justo después de hacer login, se cambie los retos que ha olvidado. RTVE Página 26 de 26