DIRECTORIO DE ARCHIVOS MEXICANOS AGN-CONARCH

Transcripción

1 DIRECTORIO DE ARCHIVOS MEXICANOS AGN-CONARCH El Directorio de Archivos Mexicanos (Diarme) tiene como objetivo registrar los datos de contacto de los archivos mexicanos, representados en su mayoría por cada uno de los integrantes del Consejo Nacional de Archivos (Conarch). Este directorio será una herramienta básica que facilite la comunicación y el acercamiento del Archivo General de la Nación (AGN) con los archivos del país. La herramienta ha sido diseñada con base en el área de contacto especificada en la Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, 1 y fue desarrollada por la Secretaría Técnica del Conarch en colaboración con la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI) y la Dirección de Publicaciones y Difusión del AGN. GUÍA PARA LA CAPTURA DE DATOS El Diarme se creará a partir de la información proporcionada en línea por los propios archivos a través del sitio web que se habilitará para la captura de datos. La difusión de la herramienta será una tarea de los representantes de los archivos mexicanos ante el Conarch, los cuales también deberán invitar a los archivos que representan a iniciar su registro. El sitio web para la captura de datos en el directorio estará habilitado durante dos meses contados a partir de la fecha de su publicación. Una vez concluido este periodo, la Secretaría Técnica del Conarch, en coordinación con la DTI del AGN, se encargará de realizar la versión pública de la herramienta para su difusión y consulta en línea, de manera que cualquier usuario pueda localizar los datos de contacto de un archivo a través del Diarme. Se realizarán actualizaciones periódicas de la herramienta, y cada año durante las mismas fechas el AGN convocará a los archivos nacionales para actualizar sus datos o registrarse, según sea el caso. A continuación se presenta una relación ordenada de la información requerida y la explicación de cómo podrá capturarse y grabarse una vez que esté completa. Se pensó en una plantilla sencilla de entender, simple para su operación y cuya captura no requiera más de diez minutos. 1 Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas, Londres (Reino Unido), ICA, pp.

2 Acceso Ingrese en la liga: para acceder a la siguiente pantalla: Imagen 1. Plantilla para la captura de datos en el Directorio de Archivos Nacionales Información requerida 1. DATOS GENERALES Representación ante el Conarch. En este campo el usuario deberá elegir entre las opciones desplegadas por el menú la que considere corresponde a su archivo: Imagen 2. Menú para elegir la representación del archivo ante el Conarch

3 Ejemplo: en el caso del Archivo Histórico Central del Archivo General de la Nación se seleccionará la opción Archivos del Poder Ejecutivo, como se muestra en la siguiente gráfica: Imagen 3. Ejemplo de representación ante el Conarch En el campo Nombre del Archivo el usuario deberá registrar el nombre completo del Archivo Imagen 4. Ejemplo para la captura del nombre del archivo En el campo Institución o dependencia a la que pertenece deberá ingresar el nombre completo de la institución o dependencia de la que forma parte el archivo Imagen 5. Ejemplo para la captura de institución o dependencia a la que pertenece el archivo

4 2. DOMICILIIO DEL ARCHIVO El usuario deberá especificar los siguientes datos: Entidad del país a la que pertenece (podrá elegir una de las opciones del menú). Delegación o municipio al que está integrado (podrá elegir una de las opciones del menú). Calle y número en donde se ubica el archivo (nombre completo sin abreviaturas). Colonia a la que pertenece (nombre completo sin abreviaturas). Código postal (completo incluyendo los ceros a la izquierda). Imagen 6. Ejemplo para la captura del domicilio del archivo 3. DATOS DEL TITULAR En este punto se registrará la información correspondiente al nombre, cargo y datos de contacto del encargado, representante o coordinador del archivo: Nombre y apellidos (completos y sin abreviaturas) Cargo que ocupa en la institución a la que pertenece el archivo (completo y sin abreviaturas) Teléfono de oficina (incluir la clave lada del municipio o entidad), de ser necesario especificar la extensión Fax (no es obligatorio) Correo electrónico institucional (sólo en caso de no contar con un correo institucional se podrá proporcionar una cuenta de correo usada con fines de comunicación exclusiva con el archivo)

5 Imagen 7. Ejemplo para la captura de los datos de contacto del titular del archivo 4. DATOS DE CONTACTO DEL ARCHIVO En este último punto se proporcionarán los datos que permitan establecer contacto con el archivo: Teléfono (incluir la clave lada de la entidad o municipio) y la extensión (en caso de requerirse). Fax (no es obligatorio) Página web, el acceso directo debe incluirse aun cuando sólo haga referencia a información general de servicios. Correo electrónico institucional (sólo en caso de no contar con un correo institucional se podrá proporcionar una cuenta de correo usada con fines de comunicación exclusiva con el archivo). Es indispensable proporcionar esta información, no importa que coincida con los datos de contacto del titular del archivo. Imagen 8. Ejemplo para la captura de los datos de contacto del archivo Atención a dudas En caso de requerir algún apoyo para la captura de la información, o si tiene alguna duda sobre la plantilla, es importante comunicarse al teléfono: (55) , ext o También puede ponerse en contacto a través de los siguientes correos electrónicos: direcciongeneral@agn.gob.mx o conarch@agn.gob.mx.