El Entorno de Access

Transcripción

1 El Entorno de Access Con Office además de crear y editar documentos de texto y realizar tareas de contabilidad, también se puede administrar base de datos. Cuando se dispone de una gran cantidad de información es importante saber organizarla para poder acceder a ella de una forma mas rápida y eficiente. En esta carpeta aprenderá a crear una base de datos y a utilizar las tablas, índices, consultas, formularios, informes y relaciones componentes propios del programa. Una base de datos es un conjunto de información organizada de forma sistemática; por ejemplo una agenda de direcciones o una agenda telefónica serian bases de datos. La ventana principal es similar a la de Word, donde en la parte superior tiene las barras y los botones de control. La diferencia reside en el área de trabajo ya que tiene la forma de una rejilla dividida en filas y columnas 3-Barra de Herramienta 1-Barra de Títulos 2-Barra de Menú Estándar 4-Botones de Control 7-Objetos 5-Barra de Estado 6-Ventanas de Trabajo 1-Barra de Titulos: Nos muestra el nombre de la aplicación, separado por un guión ( - ) y entre corchetes ( [ ] ) el nombre de la base de datos y separado por dos puntos ( : ) el texto Base de datos. 2-Barra de Menú: Al hacer clic en cualquiera de las opciones se despliega un menú con diversas alternativas. También se pueden activar con combinación de teclas, cada menú tiene una letra subrayada, por ejemplo se puede acceder a ARCHIVO manteniendo presionada la tecla ALT en el teclado y la letra subrayada. Esta es la única que no se puede desactivar. Página Nº1

2 3-Barras de Herramientas: Están compuestas por una serie de iconos y/o botones que permiten utilizar de una forma más rápida, las funciones incluidas en la Barra de Menú. 4-Botones de Control: En el entorno de Windows cumplen siempre la misma función, de izquierda a derecha: Minimizar; Restaurar y Cerrar las ventanas. Los superiores pertenecen a la aplicación, y la inferiores a la base de datos. 5-Barra de Estado: Nos proporciona información respecto del documento en el que estamos trabajando. 6-Ventana de Trabajo: Cada elemento con el que se trabaja aparece dentro de una ventana propia, en el interior de la ventana general de trabajo de Access. Su ubicación y dimensión pueden variarse manualmente. 7-Objetos: Son los elementos con los que va a trabajar, llámese Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos. Tablas: Es el elemento principal de la base de datos ya que en ellas se ingresan los datos. Están compuestos como una planilla de cálculos, en filas por columnas, lo cual en base de datos se conforman en registros y campos respectivamente. Campo: Son las columnas de las tabla. Cada campo se corresponde con un tipo de datos. Por ejemplo: Apellido, Nombre, Dirección, Teléfono, etc. Registro: Se corresponden con las filas. Cada registro agrupa los datos de una unidad. Por ejemplo el Legajo de una persona. Consultas: Permite establecer criterios de búsqueda dentro de una tabla seleccionada. Por ejemplo: todas las personas de sexo femenino. Formularios: Estos hacen que sea más fácil el ingreso de los datos a las tablas. Por ejemplo: dar de Alta Legajo de Personal Página Nº2

3 Informes: Se utilizan para que la información tenga un orden y una buena presentación en el momento de la impresión del documento. Por ejemplo: Listados de datos de Personal, Mercaderías, etc. NOTA: El resto de los objetos como Pagina, Macros y Módulos lo veremos en Access Avanzado. Cómo entrar a Microsoft Access 2000? 1) Haga CLIC en, se desplegará una ventana que contiene distintas opciones. 2) Haga CLIC en la opción desplegándose otro menú con la lista de programas que contiene la computadora. 3) Haga CLIC en Al hacer clic en la opción Microsoft Access, éste ha sido ejecutado. Puede comenzar a trabajar. Página Nº3

4 1) Haga CLIC en Base de datos de Access en blanco. 2) Haga CLIC en Al hacer CLIC en Aceptar aparece un cuadro de diálogo para seleccionar la unidad de disco en dónde guardará la Base de datos. 3) Haga CLIC en : 4) Haga CLIC en Alumnos en PC 109 (X) 5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella 6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO Nº 1 7) Haga CLIC en Página Nº4

5 Aparece el siguiente cuadro de diálogo. En la base de datos TRABAJO PRÁCTICO Nº 1 que creo utilizará Tablas, Consultas, Formularios e Informes. Tablas: Las tablas son los objetos dentro de los cuáles se almacena la información. 1) Dentro de Tablas; haga doble CLIC en En el diseño puede ver una ventana con el nombre Tabla 1 y dentro de ella tres columnas: Nombre del campo Tipo de datos Descripción En Access se llama Campos a los títulos de una columna, los Datos son los que se ingresan en los campos y el conjunto de datos forman un registro. Página Nº5

6 4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: CODIGO. 5) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo CODIGO como lo muestra la siguiente figura 6) Haga CLIC debajo del campo CODIGO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevará la tabla: DETALLE 7) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto. Página Nº6

7 8) Haga CLIC debajo del campo DETALLE en la columna Nombre del campo y escriba el tercer campo que llevará la tabla: COD RUBRO 7) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Numérico 8) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el cuarto campo que llevará la tabla: PRECIO COSTO 9) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Moneda como lo muestra la siguiente figura Página Nº7

8 Guardar la tabla 1) Haga CLIC en y seleccione la opción 2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA DE PRECIOS. 3) Haga CLIC en Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave. 4) Haga CLIC en No. La clave se colocará más adelante. 5) Haga CLIC en y seleccione 6) Haga CLIC en TABLA DE PRECIOS, luego haga CLIC en 7) Al abrir podemos ver la TABLA DE PRECIOS con los campos que acabamos de crear Página Nº8

9 8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA DE PRECIOS cómo lo muestra la siguiente figura. 9) Después de copiar los datos, haga CLIC en 10) Cerrar la TABLA DE PRECIOS haciendo CLIC en el botón (Cerrar) Crear la segunda Tabla Esta será la Tabla auxiliar que tendrá los rubros correspondientes a cada código 1) Haga CLIC en 2) Haga CLIC en Vista de Diseño 3) Haga CLIC en 4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: COD RUBRO. Página Nº9

10 Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita haga CLIC en la misma y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura 5) Haga CLIC debajo del campo COD RUBRO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevará la tabla: RUBRO 6) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto que en este caso es el tipo de dato correcto. 1) Haga CLIC en y seleccione la opción Guardar la tabla 2) En el siguiente cuadro de diálogo escriba TABLA AUXILIAR. 3) Haga CLIC en Página Nº10

11 Aparece un cuadro de diálogo que pregunta si colocará una clave. 4) Haga CLIC en No, la clave la colocaremos más adelante 5) Haga CLIC en y seleccione 6) Haga CLIC en TABLA AUXILIAR, luego haga CLIC en 7) Al abrir podemos ver la TABLA AUXILIAR con los campos que acabamos de cargar 8) Comience a tipear los datos correspondientes a la TABLA AUXILIAR cómo lo muestra la siguiente figura. 9) Después de tipear los datos, haga CLIC en 10) Cerrar la TABLA AUXILIAR haciendo CLIC en el botón (Cerrar) Relaciones Para que las tablas de una Base de datos, puedan trabajar juntas, se define una relación entre ellas. La relación actúa como un nexo entre las tablas y permite vincular un registro de una tabla con uno o varios registros de la otra. Para poder relacionar las tablas, cada una debe tener un campo clave o sea un campo en común, es decir, deben tener el mismo tipo de dato, lo cual no quiere decir que deban tener el mismo nombre, aunque es aconsejable para evitar confusiones. Por ejemplo: COD RUBRO en la TABLA DE PRECIOS y COD RUBRO en la TABLA AUXILIAR. Campo clave: en ACCESS a las bases de datos se las llama relacionales ya que permiten combinar los datos cargados en distintas tablas. Esto se realiza mediante la inclusión de un campo clave que sirve de enlace entre las distintas tablas. Página Nº11

12 Tipos de Relaciones a) De Uno a Varios: esta clase de relación permite vincular un campo de una tabla con diferentes campos de otra tabla. b) De Uno a Uno: esta clase de relación permite que un campo como máximo coincida con otro de otra tabla. c) De Varios a Varios: en este caso un campo de una tabla puede tener muchos campos coincidentes en otra tabla y viceversa. En este caso se debe crear una tabla adicional llamada de Unión cuya clave principal debe constar de 2 (dos) campos como mínimo. IMPORTANTE: si no definimos un campo clave en una tabla, cuando se realiza la relación, esta toma como tipo de relación Indeterminado. Definir Clave 1) Seleccione la TABLA DE PRECIOS y haga un CLIC en 2) Ubíquese en el campo COD RUBRO 3) Haga CLIC sobre el icono (Clave principal) de la Barra de Herramientas 4) Podemos observar la clave definida en el campo COD RUBRO como lo muestra la siguiente figura 5) Guardar y Cerrar la TABLA DE PRECIOS Página Nº12

13 Relacionar las tablas 1) Para relacionar las tablas, active el menú 2) Haga CLIC en. Aparece en pantalla un cuadro de diálogo Mostrar tabla con los nombres de las tablas creadas anteriormente. 3) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo del teclado, las dos tablas, (TABLA DE PRECIOS y TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura. 4) Haga CLIC en Página Nº13

14 Podemos observar las dos tablas detrás del cuadro de diálogo Mostrar Tabla 5) Luego CLIC en Se cierra el cuadro de diálogo Mostrar tabla haciendo CLIC en el botón. 6) Haga CLIC en el campo COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS, con el botón del mouse presionado pase a la TABLA AUXILIAR y ubíquese sobre el campo COD RUBRO, suelte el botón del mouse. 7) Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones con las dos tablas y sus respectivos campos en común. 8) Haga CLIC en Página Nº14

15 Luego de crear la relación podrá observar las dos tablas unidas por el campo COD RUBRO (que es el campo que ambas tienen en común). Observe en la siguiente figura la relación. 9) Haga CLIC en 10) Haga CLIC en Consulta 1) Haga CLIC en 2) Haga CLIC en 3) Haga CLIC en aparece el cuadro de diálogo Mostrar Tabla con las dos tablas, para agregar los campos a la consulta de la Lista de Precio. 4) Con la tecla SHIFT sostenida seleccione con la flechita hacia abajo las dos tablas, (TABLA DE PRECIO y TABLA AUXILIAR) cómo lo muestra la siguiente figura. 5) Haga CLIC en 6) Haga CLIC en Página Nº15

16 Observe que aparecen las dos tablas relacionadas para realizar la Consulta. 7) Haga DOBLE CLIC en CODIGO de la TABLA DE PRECIOS 8) Haga DOBLE CLIC en DETALLE de la TABLA DE PRECIOS 9) Haga DOBLE CLIC en COD RUBRO de la TABLA DE PRECIOS 10) Haga DOBLE CLIC en RUBRO de la TABLA AUXILIAR 11) Haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO de la TABLA DE PRECIOS 12) Podrá ver los campos insertados en sus respectivas columnas como lo muestra la siguiente figura 13) Haga CLIC en 14) En el siguiente cuadro de diálogo deje el nombre Consulta1. 15) Haga CLIC en Página Nº16

17 16) Abra la Consulta1 para poder ver el resultado. 17) Al abrir la Consulta1 podemos ver que en el título que corresponde a la columna DETALLE dice Campo0 como lo muestra la siguiente figura 18) Para cambiar Campo0 por la palabra DETALLE, entre en el diseño de la tabla PRECIOS y haga CLIC en el campo DETALLE 19) En el cuadro Propiedades del campo ubíquese la fila Titulo y tipee DETALLE Página Nº17

18 20) Haga CLIC en de la Barra de herramientas. 21) Haga CLIC en el icono (Cerrar). 22) Para ver el las modificaciones realizadas anteriormente abra la consulta1 Generar los cálculos A partir de ahora comenzará a generar los cálculos necesarios para obtener los resultados que completarán la TABLA DE PRECIOS Ganancia 1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO COSTO, para generar el cálculo correspondiente. Página Nº18

19 3) Haga CLIC en el icono (Generar) de la Barra de herramientas Aparece el cuadro de diálogo Generador de expresiones donde podemos observar que en la segunda columna se encuentran los campos de la Consulta1. Cuadro de expresiones Cuadro de símbolos Cuadro de carpetas Cuadro de campos Utilizará para generar los cálculos los siguientes botones que se encuentran ubicados debajo del Cuadro de expresiones 4) Haga un CLIC sobre el signo, luego haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el signo y tipee 0,23 (este porcentaje será la ganancia sobre el precio de costo) 5) Haga CLIC en Página Nº19

20 6) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, como puede comprobar hay una columna más, que corresponde al campo GANANCIA. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba del teclado hasta visualizar la palabra Expr1. 7) Borre esa palabra y escriba GANANCIA. Como lo muestra la siguiente figura. Aplicar formato moneda Utilizará para aplicar formato moneda la Barra de herramientas 1) Una vez ubicado en la columna GANANCIA vaya al icono Propiedades de la barra de herramientas. Aparece en pantalla un cuadro de diálogo con cuatro opciones. Página Nº20

21 2) Haga CLIC en la opción Formato, luego haga otro CLIC en la flechita y busque la opción Moneda. 3) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades) 4) Haga CLIC en el icono guardar de la Barra de herramientas 5) Haga CLIC en el botón (de la ventana Propiedades) para cerrar la Consulta1 6) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1. 7) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar). Página Nº21

22 Precio de venta 1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a GANANCIA, para generar el cálculo correspondiente. 3) Haga CLIC en el icono (Generar), haga un CLIC sobre el signo, luego haga DOBLE CLIC en PRECIO COSTO, haga un CLIC sobre el signo haga DOBLE CLIC en GANANCIA (la suma de estos campos nos dará el Precio de venta) 4) Haga CLIC en 5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al Campo Precio de Venta. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1 6) Borre esa palabra y escriba PRECIO DE VENTA. El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en Ganancia. 7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Cierre la consulta en el icono Página Nº22

23 9) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1. 10) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar) IVA 21% 1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a PRECIO DE VENTA, para generar el cálculo correspondiente 3) Haga CLIC en el ícono (Generar) haga un CLIC sobre el signo, luego haga DOBLE CLIC en PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo tipee 0,21 4) Haga CLIC en Página Nº23

24 5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al campo IVA 21%. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1. 6) Borre esa palabra y escriba IVA 21%. El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en GANANCIA 7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Cierre la consulta en el icono 9) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1. 10) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar) TOTAL MONOTRIBUTO 1) Haga CLIC en la Consulta1 y luego en 2) Haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, para generar el cálculo correspondiente Página Nº24

25 3) Haga CLIC en el icono (Generar) haga CLIC en la columna siguiente a IVA 21%, haga un CLIC sobre el signo, luego haga DOBLE CLIC en PRECIO DE VENTA, haga un CLIC sobre el signo y tipee 0,21 4) Haga CLIC en 5) Observe que vuelve al cuadro de diálogo anterior, cómo puede comprobar hay una columna más que corresponde al Campo TOTAL MONOTRIBUTO. Dentro de la columna muévase con la flechita hacia arriba hasta visualizar la palabra Expr1 6) Borre esa palabra y escriba TOTAL MONOTRIBUTO. El formato de moneda no será necesario volver a aplicarlo ya que quedó registrado cuando lo hicimos en GANANCIA. 7) Guarde la consulta en el icono guardar de la Barra de herramientas 8) Para ver el resultado del nuevo cálculo generado abra la Consulta1. Página Nº25

26 9) Una vez verificado el resultado cierre la consulta1 en el icono (Cerrar) Formulario 1) Haga CLIC en, luego haga CLIC en como lo muestra la siguiente figura. 2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga CLIC en Vista Diseño, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1 que será de dónde extraerá los datos para la realización del formulario. 3) Haga CLIC en Página Nº26

27 Aparece en pantalla la vista de diseño con una hoja cuadriculada y la lista de los campos que contiene la Consulta1. 4) Ubique el cursor en el vértice inferior derecho de la cuadrícula del Formulario para modificar el tamaño. El cursor toma el siguiente aspecto. Presione y arrastre sin soltar el mouse hasta que el formulario tenga un tamaño adecuado para insertar los campos. Consulte con el Instructor/a 5) Haga CLIC en la cuadrícula del Formulario. 6) Haga CLIC en de la Barra de herramientas y seleccione el color de fondo Rosa Claro. Página Nº27

28 7) Haga CLIC sobre el campo CODIGO y sin soltarlo arrastre hasta la hoja cuadriculada 8) Al soltar el CLIC el campo CODIGO queda insertado en el Formulario como lo muestra la siguiente figura 9) De la misma manera pase todos los campos. Los campos seleccionados deben quedar en la hoja como lo muestra la siguiente figura. Página Nº28

29 10) Una vez ubicados correctamente los campos, lo que debe hacer es acomodarlos, que tengan los mismos tamaños. Llame a un instructor/a para mejor asesoramiento. Título del Formulario Para colocarle título al Formulario utilizaremos el Cuadro de Herramientas Seleccionar objetos Etiqueta Grupo de opciones Botón de opción Cuadro combinado Botón de comando Marco de objeto independiente Salto de página Subformulario / Subinforme Rectángulo Asistente para controles Cuadro de texto Botón de alternar Casilla de verificación Cuadro de lista Imagen Marco de objeto dependiente Control ficha línea Más controles 1) Haga CLIC en (Etiqueta) del cuadro de controles 2) Haga CLIC en la parte superior del Formulario para agregar el título correspondiente al Formulario. El cursor toma el siguiente aspecto. 3) Haga CLIC en la parte superior del Formulario1 y arrastre para dibujar el rectángulo donde agregaremos el título correspondiente al Formulario. 4) Escriba Formulario1. Página Nº29

30 Formato del Formulario (Fuente, Tipo de Fuente, Alineación) Para modificar la estética del formulario utilice la Barra de herramientas Formato (Formulario, Informes) 1) Haga CLIC en el título para seleccionarlo. 2) Haga CLIC en la flechita para cambiar la Fuente, seleccione Times New Roman. 3) Haga CLIC en la flechita para cambiar el Color de la Fuente, seleccione Azul. 4) Haga CLIC en para cambiar el estilo de la fuente a Negrita 5) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Fuente y Color de Fuente. 6) Vuelva a seleccionar el Título. 7) Haga CLIC en (Centrar) de la Barra de herramientas. 8) Realice lo mismo para el resto de los campos aplicándole a cada uno Alineación Izquierda. 9) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas. 10) Guarde el Formulario con el nombre Formulario1. 11) Vaya al icono (Cerrar) 12) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en 13) Haga CLIC en Página Nº30

31 Observe el resultado del Formulario terminado con sus campos y datos. 14) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del Formulario Formulario por asistentes 1) Haga CLIC en luego, haga CLIC en 2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo formulario haga CLIC en Asistente para formularios, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1. 3) Haga CLIC en Página Nº31

32 Vemos en pantalla el cuadro de diálogo Asistente para formularios. En la opción Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Consulta 1. 4) Haga CLIC en el botón y observe como pasan todos los campos al cuadro Campos Seleccionados 5) Haga CLIC en Siguiente. Página Nº32

33 6) El Asistente para formularios nos permite seleccionar que tipo de distribución aplicará al formulario. Haga CLIC en Columnas, luego haga CLIC en Siguiente. 7) Aparece la opción de aplicar estilo al formulario. Haga CLIC en Papel de arroz, luego haga CLIC en Siguiente. 8) Aparece la opción de colocarle nombre al formulario escriba FORMULARIO EN COLUMNAS, luego haga CLIC en Finalizar. Página Nº33

34 Aparece la ventana Vista de Formulario con el Formulario en columnas. Tendrá que modificar los datos en la Vista de Diseño. 9) Haga CLIC en el icono Diseño que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de herramientas. 10) Observe que aparece la ventana Vista de Diseño con el FORMULARIO EN COLUMNAS, tendrá que modificar el ancho del campo MONOTRIBUTO para que los datos puedan verse correctamente. Llame a un instructor para mejor asesoramiento. 11) Vaya al icono (Guardar) de la Barra de Herramientas 12) Vaya al icono (Cerrar) 13) Para ver el Formulario con sus respectivos campos y datos haga CLIC en 14) Haga CLIC en Página Nº34

35 Observe el resultado del Formulario Tabular terminado con sus campos y datos acomodados correctamente. 15) Haga CLIC en los botones de registro que se encuentran en la parte inferior del formulario para observar todos los registros del Formulario Ejercicio 1: Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la Consulta1 todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO PRECIO DE COSTO GANANCIA PRECIO DE VENTA IVA 21 % MONOTRIBUTO Aplicar distribución Tabular Guardar con el nombre de Formulario Tabular. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a Cerrar el Formulario En caso de no recordar algún paso consulte el ejemplo de Formulario Pág. 30. Página Nº35

36 Ejercicio 2: Crear un Formulario con Asistente para formularios tomando de la TABLA DE PRECIOS todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO PRECIO DE COSTO Aplicar distribución Justificado Guardar con el nombre de Formulario Justificado. Verifique la consulta con el asesoramiento de un instructor/a Cerrar el Formulario INFORMES Un informe es la manera más efectiva de presentar y analizar la información que reside en una base de datos. Ejemplo: Si quiere ver la lista de empleados de un doctor el informe lo mostrará impreso o por pantalla. 1) Haga CLIC en luego, haga CLIC en 2) Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo Informe haga CLIC en Asistente para Informe, luego en el recuadro inferior haga CLIC en la flechita y busque Consulta1. 3) Haga CLIC en 4) Aparece el cuadro de diálogo del Asistente para Informes. En la opción Campos disponibles aparecen los campos que contiene la Tabla Personal Página Nº36

37 5) Haga CLIC en para pasar todos los campos. 6) Haga CLIC en Siguiente. 7) En el cuadro de diálogo que aparece para seleccionar el nivel de agrupamiento seleccione el campo COD RUBRO y haga CLIC en 8) Observe como el campo COD RUBRO se ubicó por sobre el resto de los campos como lo muestra la siguiente figura y haga CLIC en Siguiente Página Nº37

38 9) En el cuadro de diálogo para ordenar los registros del informe despliegue la lista de campos y seleccione DETALLE y haga CLIC en Siguiente. 10) En este cuadro de diálogo seleccionará la distribución y orientación que aplicará al Informe. En Distribución haga CLIC en Bloque, en Orientación haga CLIC en Vertical, luego haga CLIC en Siguiente. 11) En el cuadro de diálogo de estilos haga CLIC en Casual, luego haga CLIC en Siguiente. Página Nº38

39 12) Colóquele al Informe el nombre INFORME TABULAR, luego haga CLIC en Finalizar. Aparece la ventana Vista Previa (Vista Preliminar) con el INFORME TABULAR, como podrá observar el Asistente para Informes ha agrupado la información por COD RUBRO y ordenado el campo alfabéticamente el campo DETALLE para facilitar la búsqueda de información. Tendrá que modificar los datos en la Vista de Diseño para que puedan verse correctamente. 13) Haga CLIC en que se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de Herramientas. Página Nº39

40 14) Cómo podrá observar en la Vista de Diseño aparece el Informe con los campos y los datos comprimidos lo que debe hacer es acomodarlos, reducirlos o agrandarlos según los tamaños que éstos requieran. Llame a un Instructor/a para mejor asesoramiento. 15) Guardar y cerrar el informe Observe el resultado del Informe Justificado en la Vista Previa con sus campos y datos acomodados correctamente listo para imprimir!!. Configurar Página En Microsoft Access la configuración de página de los Informes debe realizarse siempre al finalizar éstos. 1) Mantenga el Informe 1 abierto 2) Active el menú y seleccione 3) Vemos en pantalla el cuadro Configurar Página Página Nº40

41 4) Verifique que cada margen tenga las siguientes medidas: Margen Superior: 30mm Margen Inferior: 30mm Margen Izquierdo: 20,5mm Margen Derecho: 20,5mm Como lo muestra la siguiente figura 5) Activar la solapa Página y seleccione en la opción Orientación: Vertical y en Tamaño de papel Legal 8 1/2 x 14 pulg 6) CLIC en como lo muestra la siguiente figura 7) Cerrar el Informe Página Nº41

42 Ejercicio 3: Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 todos los campos: CODIGO DETALLE COD RUBRO RUBRO PRECIO DE COSTO GANANCIA PRECIO DE VENTA IVA 21% TOTAL MONOTRIBUTO Aplicar distribución En columnas Guardar con el nombre de Informe en Columnas. Cerrar el Informe. En caso de no recordar algún paso consulte el ejemplo de Informe Pág. 35. Ejercicio 4: Crear un Informe con Asistente para Informes tomando de la Consulta 1 los campos: CODIGO DETALLE RUBRO PRECIO DE COSTO PRECIO DE VENTA Aplicar distribución Justificado Guardar con el nombre de Informe Justificado. Cerrar el Informe. Página Nº42