Microsoft Project Índice del curso

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1 Cómo utilizar este curso. 1. Empezar a trabajar con Project. 2. Tareas 3. Recursos Índice detallado Microsoft Project Índice del curso Unidad 1. Empezar a trabajar con Project Introducción 1.2. Microsoft Office Project Acceder al programa 1.4. Entorno de trabajo 1.5. Algunas funciones que deberíamos saber antes de comenzar Visualizar cambios 1.7. Vistas y tablas Mostrar y/u ocultar columnas 1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto Comencemos... Unidad 2. Tareas 2.1. Ingresar tareas 2.2. Duración estimada y duración real Duración transcurrida 2.4. Hitos 2.5. Tareas repetitivas 2.6. Modificar datos de tareas 2.7. Eliminar una tarea Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas Tareas de resumen y subtareas Tarea de resumen del proyecto Vincular tareas Tiempo de posposición y tiempo de adelanto Dividir tareas Tareas críticas

2 2.15. Ruta crítica Tipos de tareas Cambiar el tipo de tarea Tareas condicionadas por el esfuerzo Delimitaciones de tarea Tipos de delimitación Prioridad. Unidad 3. Recursos 3.1. Tipos de recursos 3.2. Hoja de recursos 3.3. Ingresar recursos Tipo de reserva Disponibilidad de recursos 3.6. Calendario de recursos.

3 1.1. Introducción Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto. OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN. Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto. Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres ). Duración: Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto Microsoft Office Project 2007 Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotábamos en un papel. Podemos introducir toda la información en tablas y tener una visión general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificación en los datos ingresados todo se recalculará de forma automática. En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botón MO (Microsoft Office Boton, el botón redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los menús característicos de las versiones anteriores. Unidad 1. Empezar a trabajar con Project. (II) 1.3. Acceder al programa Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2007

4 1.4. Entorno de trabajo 1.5. Algunas funciones que deberíamos saber antes de comenzar Visualizar cambios Cuando modificamos algún dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta función está activa pero podemos activarla/desactivarla desde es menú Ver Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado.

5 1.7. Vistas y tablas. Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizando a lo largo del curso. Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tabla predeterminada es Entrada. Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el menú Ver. La opción Más vistas abre un cuadro de diálogo en el cuál tenemos mayor cantidad de vistas. El botón Nueva nos da la opción de crear una Vista única o una Vista combinada. La vista única nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

6 La vista combinada es muy útil por que nos permite ver de una vez información que tendríamos cambiado de vistas. Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumará a las ya existentes en el cuadro de diálogo Más vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada Mostrar y/u ocultar columnas En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos. Mostrar columnas. 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.

7 O 1. En el menú Insertar hacer clic en Columna. En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo Definición de columna.

8 1. Campo Nombre de campo: Al desplegar las opciones aparecerán todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos. 2. Campo título: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo. 3. Campos Alinear títulos y Alinear datos: En el menú desplegable aparecen las opciones de alineación izquierda, centro y derecha. 4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto establece el ancho de acuerdo con la columna más ancha. Si está tildada la opción Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la línea siguiente. Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna. O 1. Seleccionar la columna a ocultar. 2.En el menú Edición hacer clic en Ocultar columna.

9 En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algún dato éstos no se perderán, lo que si se perderá es el título si es que lo hemos puesto Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Para ello, antes de comenzar: 1. Ir al menú Proyecto Información del proyecto 2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

10 1.10. Comencemos... Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo a través de las funciones que se encuentran dentro de los menús. En este curso utilizaremos la guía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada. Definir la fecha de comienzo del proyecto. Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

11 *1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrirá un calendario donde marcaremos el día en que comenzará el proyecto, nótese que encerrada en un círculo rojo se encuentra la fecha en la cuál estamos al momento de empezar la programacón del proyecto. Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No y seguiremos adelante con el asistente.

12 En el último paso guardamos y finalizamos. Definir períodos laborables. Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto. Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo definir un calendario para un recurso ó una tarea en particular.

13 Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: (Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará; en azul se marcan los días y horas laborables y en amarillo las de descanso). Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso. 24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso. Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso. Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.

14 En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días laborables. También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada día. Vayamos ahora al paso 3.

15 En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del calendario estándar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente. Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

16 Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción.

17 Ahora pasemos al paso 4. En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos. En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar. Unidad 2. Tareas (I) Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración.

18 La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cuál veremos más adelante Duración estimada y duración real. Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo Duración transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

19 2.4. Hitos Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito Tareas repetitivas A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Ingresar una tarea repetitiva. 1.Ir al menú Insertar Tarea repetitiva. 2.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición.

20 En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma se repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cuál quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes) Modificar datos de tareas Para modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de función modificar lo que deseemos. Para modificar la duración podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogoinformación de la tarea. Podemos acceder a el desde: Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto Información de la tarea.

21 Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea. Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro Eliminar una tarea. Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

22 2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón derecho y luego Nueva tarea ó ir al menú Insertar Nueva tarea. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma Tareas de resumen y subtareas. Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas. En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles: Aplicar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.

23 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría. Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la barra de herramientas Tarea de resumen del proyecto La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas Opciones en la pestaña Vista tildar la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto. Nuestro proyecto se verá así:

24 Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris.tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos: Fin Comienzo Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora. Comienzo Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora. Comienzo Comienzo Ambas tareas deben comienzan juntas. Fin Fin Ambas tareas finalizan juntas.

25 Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas. 4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar. Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.

26 Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 2.En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración Dividir tareas Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea. 2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma.

27 2.14. Tareas críticas Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas Ruta crítica La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver. En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo Tipos de tareas Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.

28 Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES Cambiar el tipo de tarea. 1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.

29 2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opción esta activa de manera predeterminada. Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo Delimitaciones de tarea. Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.

30 Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampoco es una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos avisará Tipos de delimitación Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el : Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada. No comenzar después del : Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios.

31 Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles Prioridad. Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la más importante. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta función es muy útil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante. Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Información de la tarea. 2. En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

32 Unidad 3. Recursos (I) En este capítulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales Tipos de recursos Project 2007 divide los recursos en tres categorías: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas. Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.

33 3.2. Hoja de recursos La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. La podemos activar desde el menú Ver Hoja de recursos o desde la barra de vistas Ingresar recursos. 1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.

34 3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles, torneros. 6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidad máxima de dicho recurso. Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Podemos acceder a ella desde: Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto Información del recurso. Haciendo doble clic sobre el recurso. Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.

35 Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro de diálogo. Eliminar un recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

36 Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar Nuevo recurso. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo Tipo de reserva. Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. Para ello: 1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. 2. En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva: Disponibilidad de recursos

37 Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que esté disponible a partir de una fecha determinada ó hasta una fecha, también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor ó cualquier combinación (de este tipo) posible. Para ingresar estos datos, debemos: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que está disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final del proyecto y también en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas líneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades. En la imagen, el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volverá a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalización del proyecto, pero al 50% de su capacidad máxima. Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.

38 3.6. Calendario de recursos. De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc). Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral. 3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche.

39 Unidad 4. Asignación (I) En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas Asignar recursos a una tarea Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

40 3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos. Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante.

41 Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos. En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos: 4.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

42 4.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo: NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada.