MANUAL PARA EL LLENADO Y ENVÍO DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA INTEGRACIÓN Y CAMBIOS DEL COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL A TRAVÉS DE MEDIOS

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1 MANUAL PARA EL LLENADO Y ENVÍO DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA INTEGRACIÓN Y CAMBIOS DEL COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Sectores Tradicionales v 1.0 febrero de 2013

2 Índice Pág Índice Introducción Objetivo Usuarios del Manual Marco jurídico Estructura del documento Descripción del Proceso Descarga del Formato Oficial Llenado del Formato Oficial Características Generales Estructura del Archivo Captura de la Información Envío del Informe a la CNBV Envío del formato oficial Acuse de Recibo Glosario... 9 APENDICE A LAYOUT DEL FORMATO OFICIAL (EXCEL)... 10

3 1. Introducción 1.1 Objetivo El presente documento tiene por objeto agilizar la trasmisión íntegra y oportuna de la información relativa a la integración y cambios del Comité, así como describir las especificaciones para el llenado y envío del formato a que se hace referencia en la Resolución por la que se expide la información y se dan a conocer los medios electrónicos para comunicar la integración y cambios del Comité de Comunicación y Control, se informe del funcionario designado como oficial de cumplimiento, se remita información de la identidad de la persona o grupo de personas que ejercen el control de la sociedad, así como por el que se informe de la transmisión de acciones por más del dos por ciento del capital social pagado, según corresponda, contemplados en las disposiciones de carácter general que se indican, publicada en el Diario Oficial el día 07de febrero de Usuarios del Manual 1.3 Marco jurídico 1.4 Estructura del documento Este documento está dirigido a las instituciones de crédito, sociedades financieras de objeto limitado, casas de cambio, casas de bolsa, sociedades operadoras de sociedades de inversión, sociedades distribuidoras de acciones de sociedades de inversión, organizaciones auxiliares del crédito, sociedades financieras populares, sociedades financieras comunitarias, entidades de ahorro y crédito popular, uniones de crédito y sociedades financieras de objeto múltiple reguladas. Las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT aplicables a los Sujetos Obligados, establecen que estos deberán enviar a la Secretaría, por conducto de la Comisión la información de la integración de su Comité en los siguientes términos: 1. Integración inicial: Dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha en que el consejo de administración haya designado las áreas correspondientes cuyos titulares formarán parte del Comité. 2. Obligación anual: dentro de los primeros quince días hábiles del mes de enero de cada año, deberá comunicar la información relativa a la integración de su Comité, al cierre del año inmediato anterior, así como los cambios de las áreas designadas o las sustituciones de los miembros de dicho Comité que se hubieren realizado durante el año inmediato anterior, o en su caso, precisar que no se hubiesen presentado variaciones en ese periodo. Cabe mencionar que, en caso de que el Sujeto Obligado se encuentre en el supuesto de excepción a que se refieren las disposiciones de carácter general en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, no se encontrarán obligados a constituir o mantener dicho Comité; sin embargo, deberá comunicar esta situación a la Secretaría, por conducto de la Comisión. Los temas cubiertos por este manual son presentados bajo la siguiente organización: Descripción del Proceso. Descarga del Formato Oficial. Llenado Formato Oficial. Envío del formato oficial.

4 2. Descripción del Proceso 3. Descarga del Formato Oficial Debe ingresar al Portal a través de la liga: Iniciar sesión con los datos correspondientes (Usuario, Contraseña). Dentro de la sección de Avisos del portal encontrará la liga para la descarga del archivo del Formato Oficial para presentar su informe, dar click en ella y guardar el archivo en su equipo de cómputo. 4. Llenado del Formato Oficial 4.1 Características Generales El formato para presentar el Informe de los cambios de las áreas designadas o las sustituciones de los miembros del Comité durante el año inmediato anterior, fue desarrollado en un archivo con formato de Microsoft Excel 2007 (XLSX) o posterior. Si usted cuenta con una versión anterior a la señalada puede descargar el paquete de compatibilidad generado por Microsoft desde su sitio de descargas por internet, en la liga: Si usted no cuenta con ninguna de las versiones de Microsoft Office puede realizar el llenado del formato haciendo uso de la suite de herramientas de libre licenciamiento denominada OpenOffice a partir de su versión 3.0 misma que puede descargar desde la liga:

5 SI 4.2 Estructura del Archivo El Formato Oficial está conformado por 2 secciones, el Encabezado (1), y la sección de captura de información (2). No. Reg DATOS DE CONTACTO DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NOMBRE (S) APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO TELEFONO CORREO ELECTRONIO 1 INFORME DE COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL EL SUJETO OBLIGADO INTEGRA COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL: FAVOR DE CAPTURAR LOS DATOS DEL SUJETO OBLIGADO (SECTOR, CLAVE Y DENOMINACION) SECTOR: CLAVE DEL SUJETO OBLIGADO: DENOMINACION: DATOS DEL AREA DESIGNADA DATOS DE LA PERSONA FECHAS DE DESIGNACION 12. EL INTEGRANTE 13. FECHA EN QUE SE 2. CARGO 11. FECHA DE 10. EL SE ENCUENTRA REALIZO LA DENTRO DEL DESIGNACION COMO 1. AREA DESIGNADA PARA FORMAR PARTE DEL 3. TITULAR O INTEGRANTE ES EL VIGENTE AL 31 DE SUSTITUCION COMO COMITE DE 4. NOMBRE (S) 5. APELLIDO PATERNO 6. APELLIDO MATERNO 7. RFC 8. CURP 9. CARGO DENTRO DEL SUJETO OBLIGADO MIEMBRO DEL COMITE COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL SUPLENTE OFICIAL DE DICIEMBRE DEL AÑO MIEMBRO DEL COMITE COMUNICACION DE COMUNICACION Y CUMPLIMIENTO? INMEDIATO DE COMUNICACION Y Y CONTROL CONTROL ANTERIOR? CONTROL 2 Dentro del encabezado el Sujeto Obligado deberá capturar la información que se solicita de su entidad, tal como Sector, Clave, Denominación, y los datos de su Oficial de Cumplimiento (Nombre completo, teléfono y correo electrónico). DATOS DE CONTACTO DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NOMBRE (S) APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO TELEFONO CORREO ELECTRONIO INFORME DE COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y CONTROL EL SUJETO OBLIGADO INTEGRA COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL: FAVOR DE CAPTURAR LOS DATOS DEL SUJETO OBLIGADO (SECTOR, CLAVE Y DENOMINACION) SECTOR: CLAVE DEL SUJETO OBLIGADO: DENOMINACION: SI En caso de que el Sujeto Obligado no integre Comité porque se encuentra en el supuesto de excepción a que se refieren las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/FT, deberá comunicar esta situación a la Comisión, seleccionando la opción No. El sujeto obligado no cuenta con el Comité, en virtud de que se encuentra en el supuesto de excepción a que se refieren las Disposiciones de carácter general en materia de PLD/ FT, como se describe a continuación: DATOS DE CONTACTO DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NOMBRE (S) APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO TELEFONO CORREO ELECTRONIO CION) EL SUJETO OBLIGADO INTEGRA COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL: DENOMINACION: NO. EL SUJETO OBLIGADO NO CUENTA CON EL COM ITE DE COM UNICACION Y CONTROL, EN VIRTUD DE QUE SE ENCUENTRA EN EL SUPUESTO DE EXCEPCION A QUE SE REFIEREN LAS DISPOSICIONES DE CARÁCTER GENERAL EN M ATERIA DE PLD/ FT En este supuesto se mostrará como deshabilitada la sección de captura de información del formato de informe. Si el Sujeto Obligado selecciona que SI integra Comité deberá registrar la información del periodo correspondiente dentro de la sección de captura de información contenida dentro del formato de informe para ese propósito.

6 4.3 Captura de la Información Cada celda contiene un recuadro emergente con características específicas con las que debe de contar la información que se debe capturar en cada una de ellas: La información registrada en el Informe debe ser capturada de acuerdo a las siguiente descripción: Los campos 1, 4, 5, 6 y 9 deben ser capturados en letras mayúsculas, sin acentos y sin abreviaturas. La información de los campos 2, 3, 10 y 12 deben corresponder a los catálogos definidos dentro del mismo formato: Es necesario que los campos 7 y 8 sean llenados de acuerdo a los estándares definidos a nivel nacional, el formato XLSX validará que por lo menos cuenten con la longitud de caracteres estándar con los que está conformados cada uno de ellos. Se mostrará el siguiente mensaje sí la información registrada no cuenta con las características definidas: NOTA: Se tendrá la opción de volver a validar la información ingresada, o cancelar la captura de la información correspondiente al campo.

7 La fecha de designación del integrante que sea capturada en el campo 11 deberá ser capturada con el formato DD/MM/AAAA, de acuerdo a lo descrito en el recuadro de características correspondiente al campo: Cuando un integrante del Comité termina el periodo a reportar como titular del cargo este será considerado como un integrante vigente del Comité, por otra parte si el integrante fue remplazado durante el periodo a reportar, será considerado como no vigente. Esta situación deberá de ser registrada en el informe mediante el uso del campo 12, seleccionando uno de los valores definidos en el catálogo correspondiente: Cuando se registre un integrante que ya no es vigente dentro del Comité, seleccionando la opción NO del catálogo correspondiente al campo 12, se habilitará la captura del campo 13 donde deberá indicarse la fecha en que se sustituyó el integrante registrado. La fecha registrada en este campo deberá ser posterior a la fecha registrada en el campo 11, y deberá ser capturada en el formato DD/MM/AAAA, de acuerdo a lo descrito en el recuadro de características correspondiente. Si la fecha registrada no cumple con las características definidas, se mostrará el siguiente mensaje de error:

8 NOTA: Se tendrá la opción de volver a validar la información ingresada, o cancelar la captura de la información correspondiente al campo. Para más referencias sobre la información que debe de contener el Formato Oficial, revisar el Apéndice A contenido en este documento. NOTA. Se le solicita al Sujeto Obligado que adicionalmente a los cambios realizados a su Comité durante el transcurso del año inmediato anterior, también capture la información de cómo queda conformado su Comité al final del periodo. 5. Envío del Informe a la CNBV 5.1 Envío del formato oficial Una vez que el Formato Oficial fue llenado correctamente deberá ser enviado a la Comisión por el Oficial de Cumplimiento, por medio de su cuenta de correo electrónico institucional. El Formato Oficial debe ser enviado a la siguiente dirección de correo electrónico: cumplimiento.pldft@cnbv.gob.mx. La Comisión recibirá dicho formato y lo verificará. Sí el Formato Oficial cumple con las características y la información solicitada será aceptado. En caso de que el Formato Oficial no cumpla con las especificaciones, características y la información correspondiente, la Comisión enviará al oficial de cumplimiento un correo electrónico notificando el motivo de rechazo para que sea subsanado y sea enviado nuevamente. 5.2 Acuse de Recibo Cuando se valide que el Formato Oficial cumple con toda la información y características anteriormente señaladas, el oficial de cumplimiento recibirá en su correo institucional un Acuse de Recibo en el que se hará constar la denominación del Sujeto Obligado, número de folio, información enviada, periodo que se informa, así como fecha y hora de recepción.

9 6. Glosario Para efectos de este Manual, se entenderá, en forma singular o plural, por: I. Comité, Comité de Comunicación y Control a que se refiere las Disposiciones de carácter general en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo. II. Comisión, a la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. III. PLDF/FT, prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita (lavado de dinero) y financiamiento al terrorismo. IV. Secretaría, a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. V. SITI, al Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información. VI. Sujetos Obligados, en singular o plural, instituciones de crédito, sociedades financieras de objeto limitado, casas de cambio, casas de bolsa, sociedades operadoras de sociedades inversión, organizaciones auxiliares del crédito, sociedades financieras populares, sociedades financieras comunitarias, entidades de ahorro y crédito popular, uniones de crédito y sociedades financieras de objeto múltiple reguladas.

10 Página10 APENDICE A LAYOUT DEL FORMATO OFICIAL (EXCEL) COLUMNA 1 2 DESCRIPCIÓN AREA DESIGNADA PARA FORMAR PARTE DEL COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL CARGO DENTRO DEL COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION REGISTRADA El campo es obligatorio. El campo es alfanumérico. En este campo deberá ingresar las áreas de los miembros del Comité. El campo es obligatorio. El campo es un catálogo conformado por: PRESIDENTE, SECRETARIO E INTEGRANTE. CONSIDERACIONES Este campo deberá ser ingresado completo, sin abreviaturas, ni acentos y deberá capturarse en mayúsculas. La información debe contener por lo menos 3 registros capturados, correspondientes a cada uno de los valores definidos en el catálogo que se encuentren vigentes. Dentro de los integrantes registrados debe existir siempre solo un PRESIDENTE y sólo un SECRETARIO que se encuentren vigentes y que sean TITULARES. No existe limitación en el numero de INTEGRANTE Solo puede haber un Presidente y un solo Secretario titular, los cuales podrán contar solamente con un suplente, todos ellos vigentes 3 TITULAR SUPLENTE O El campo es un catálogo conformado por: TITULAR y SUPLENTE El Comité estará integrado por al menos tres miembros titulares, los cuales podrán contar con un suplente. 4 NOMBRE (S) El campo es alfanumérico. No puede registrarse un SUPLENTE si no se ha designado un TITULAR. Sólo puede registrarse un SUPLENTE por cada TITULAR del Comité. Este campo deberá ser ingresado completo, sin abreviaturas, ni acentos y deberá capturarse en

11 Página11 5 APELLIDO PATERNO 6 APELLIDO MATERNO 7 RFC 8 CURP El campo es alfanumérico. El campo es alfanumérico. El campo es alfanumérico..el campo debe seguir los lineamiento establecidos por el SAT de la siguiente manera: LLLLAAMMDDXXX que representa: - LLLL Que corresponden a las primeras dos letras del apellido paterno, la primera letra del apellido materno y la primera letra del nombre. Se pueden incluir los caracteres & o Ñ. - AA corresponde al año de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - MM corresponde al mes de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - DD corresponde al día de nacimiento, validar que sean dos dígitos numéricos. - XXX Caracteres que representan la homoclave, pueden ser letras de A-Z (mayúsculas, sin acentos y sin diéresis) o números. El campo es alfanumérico.. El campo debe seguir los lineamientos establecidos por el Registro Nacional de Población, de la siguiente manera: LLLLAAMMDDGEFCCC99 que representa: mayúsculas. Este campo deberá ser ingresado completo, sin abreviaturas, ni acentos y deberá capturarse en mayúsculas. Este campo deberá ser ingresado completo, sin abreviaturas, ni acentos y deberá capturarse en mayúsculas. El campo es obligatorio cuando no se cuente con la CURP. El campo es opcional siempre y cuando se cuente con CURP, pudiendo proporcionar los 2 si se cuenta con los mismos. El campo es obligatorio cuando no se cuente con el RFC. El campo es opcional siempre y cuando se cuente con el RFC, pudiendo proporcionar los 2 si se cuenta con los mismos.

12 Página CARGO DENTRO DEL SUJETO OBLIGADO EL INTEGRANTE ES EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO? El campo debe seguir el patrón LLLLAAMMDDGEFCCC99 establecido por el Registro Nacional de Población que representa: - LLLL Que corresponde a las primeras dos letras del apellido paterno, la primera letra del apellido materno y la primera letra del nombre. - AA corresponde al año de nacimiento en 2 dígitos. - MM mes de nacimiento a dos dígitos. - DD día de nacimiento a dos dígitos - G Género (H=hombre, M=mujer) - EF Entidad Federativa a dos caracteres. Caracteres permitidos de A-Z - CCC que corresponden a la segunda consonante del apellido paterno, la segunda consonante del apellido materno y la segunda consonante del nombre. Caracteres permitidos de A-Z - 99 números asignados por la autoridad como consecutivo. El campo es alfanumérico. El campo es un catálogo conformado por SI y NO. En este campo sólo uno de los registros debe de tener como valor del campo SI, indicando que ese integrante es el Oficial de Cumplimiento. Es obligatorio ingresar al menos CURP o RFC válido. Este campo deberá ser ingresado completo, sin abreviaturas, ni acentos y deberá capturarse en mayúsculas. Siempre deberá señalar un Oficial de Cumplimiento, en virtud de que forma parte del Comité. No deberá contar con menos de un oficial, ni más de uno. IMPORTANTE: La información presentada por esta vía respecto del Oficial de Cumplimiento, no exime de la obligación de notificar la designación del mismo por parte del Sujeto Obligado dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha en que se haya

13 Página FECHA DE DESIGNACION COMO MIEMBRO DEL COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL EL INTEGRANTE SE ENCUENTRA VIGENTE AL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO INMEDIATO ANTERIOR? FECHA EN QUE SE REALIZO LA SUSTITUCION El campo es fecha. Formato DD/MM/AAAA. El campo es un catálogo conformado por SI y NO. En virtud de que el Sujeto Obligado comunica los cambios o las sustituciones de los miembros del Comité que se hubieren realizado durante el año inmediato anterior, deberá especificar si son vigentes o no. Formato DD/MM/AAAA. El campo es obligatorio sólo si el integrante no está vigente al 31 de diciembre del año inmediato anterior. El campo debe ser nulo si el integrante está vigente al 31 de diciembre del año inmediato anterior. efectuado el nombramiento correspondiente. Dicha notificación deberá realizarse mediante escrito libre a la oficialía de partes de esta Comisión. Cuando el integrante se encuentra vigente no se debe ingresar una fecha de sustitución. Si el integrante ya no es vigente, se deberá ingresar la fecha de sustitución. La fecha de sustitución de un integrante forzosamente debe ser posterior a la fecha en que fue designado el integrante. Es muy importante que informe TODOS los cambios que se hayan realizado en el año inmediato anterior, considerando que deberá integrar la información de los integrantes del Comité que hayan sido sustituidos durante el periodo que corresponde al periodo que va a informar. La fecha debe ser mayor a la registrada en el campo FECHA DE DESIGNACION COMO MIEMBRO DEL COMITE DE COMUNICACION Y CONTROL.