FONDO DE EMPLEADOS DE PEPSICO. ACUERDO 03 DE 2010 (Mayo 19)

Transcripción

1 FONDO DE EMPLEADOS DE PEPSICO ACUERDO 03 DE 2010 (Mayo 19) Por el cual se adopta el reglamento del Fondo Mutual de Garantías Crediticias y se dictan otras disposiciones. La Junta Directiva del Fondo de Empleados de Pepsico, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias y, CONSIDERANDO: 1. Que con el fin de brindar facilidad a los asociados para el acceso al crédito, así como garantizar una adecuada protección a los recursos de la entidad, se hace necesario establecer las políticas generales para implementar el funcionamiento del Fondo Mutual de Garantías Crediticias. 2. Que la Asamblea General de Delegados celebrada el día 24 de Marzo de 2010 facultó a la JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE PEPSICO para reglamentar el FONDO MUTUAL DE GARANTIAS CREDITICIAS. ACUERDA: ARTICULO 1- NATURALEZA. El Fondo Mutual de Garantías Crediticias se constituye libre y democráticamente por los asociados del Fondo de Empleados de Pepsico con su contribución directa no reembolsable, inspirados en la solidaridad, sin ánimo de lucro, de duración indefinida, se regirá por el derecho privado y los principios rectores de las entidades de la economía solidaria. ARTÍCULO 2- OBJETIVO. Brindar ayuda recíproca frente al acceso al servicio de crédito y garantizar la sanidad de la cartera de crédito del FONDO DE EMPLEADOS DE PEPSICO. ARTÍCULO 3- RECURSOS ECONÓMICOS. El fondo mutual de garantías crediticias podrá tener los siguientes recursos económicos: 1. Las contribuciones realizadas por los asociados. 2. La apropiación de recursos aprobada por la asamblea general. 3. Los intereses generados por la inversión de los recursos del Fondo Mutual en el sector financiero. 4. Cualquier otro recurso obtenido para este Fondo Mutual. Parágrafo: Los recursos del Fondo Mutual de Garantías Crediticias una vez asciendan a $ 116 millones y se efectué el estudio de su comportamiento, podrán ser devueltos a los asociados en beneficios sociales, los cuales en su momento serán presentados por la JUNTA DIRECTIVA a la Asamblea General para su estudio y aprobación. ARTÍCULO 4- DESTINO DE LOS RECURSOS. Con los recursos del Fondo Mutual de Garantías Crediticias, EL FONDO podrá cancelar temporalmente a nombre de los asociados contribuyentes con el Fondo Mutual de Garantías Crediticias, los valores de cartera en mora hasta donde alcancen los recursos, dando prioridad a los de mayor categoría de acuerdo con la calificación de cartera y dentro de ellos los que tengan mayor número de días en mora. Los recursos del Fondo Mutual de Garantías Crediticias se podrán utilizar únicamente para estos fines y siempre que los créditos sean descontados por nómina.

2 ARTÍCULO 5- COBERTURA. En el evento que las garantías presentadas para los créditos que excedan el ciento por ciento (100%) y no superen el cuatrocientos por ciento (400%) de los aportes sociales del asociado, no sean suficientes para garantizar el cubrimiento total del crédito solicitado, el asociado podrá garantizar el monto descubierto con el pago de una contribución equivalen al uno por ciento (1%) de este monto, el cual se calculara de la siguiente manera: Monto del crédito > Al 100% y < Al 400% de los aportes sociales del asociado- aportes sociales cesantías vacaciones (Salario Integral)- deudor solidario = Monto Descubierto. El valor de la contribución será descontado directamente del crédito al momento del desembolso del mismo. ARTÍCULO 6- REQUISITOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES. Para debitar del fondo mutual de garantías saldos insolutos de obligaciones, se deberán cumplir los siguientes requisitos: 1. Que el asociado haya cancelado su contribución al Fondo Mutual de Garantías Crediticias, al momento del desembolso del crédito. 2. Que el valor inicial del crédito se encuentre dentro de los rangos de cobertura estipulados en el presente reglamento. 3. Que existan recursos disponibles en el Fondo Mutual de Garantías Crediticias. ARTÍCULO 7- PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Cuando se presente alguna de las situaciones contempladas en el articulo 4 de este acuerdo, la administración del FONDO DE EMPLEADOS DE PEPSICO, verificara el cumplimento de los requisitos establecidos en este reglamento, así mismo solicitará al Consejo de Administración la aprobación para la utilización de los recursos del Fondo Mutual de Garantías Crediticias. Para dar aprobación a la solicitud de utilización de recursos por parte de la administración, la Junta Directiva evaluará si se ha dado cumplimiento al procedimiento para la recuperación de cartera morosa el cual se describe en el anexo Nº 1 el cual es parte integral del presente reglamento. Una vez aprobada la utilización de los recursos, la Administración realizara las operaciones y contabilizaciones correspondientes, tomando inmediatamente las previsiones necesarias para la recuperación de la obligación. ARTÍCULO 8- COMPETENCIA. La Junta Directiva será el órgano competente para estudiar, aprobar o improbar y autorizar la utilización de los recursos del fondo mutual de garantías crediticias. ARTÍCULO 9- RECUPERACIÓN DE CARTERA. El pago de la obligación con recursos del Fondo Mutual no exime al asociado de su responsabilidad con EL FONDO DE EMPLEADOS. Los órganos de administración deberán realizar todas las gestiones conducentes para la recuperación de los valores pagados por el Fondo Mutual de Garantías Crediticias, agotando todas las vías y recursos legales para el cobro y recuperación de la obligación. En ningún caso y para ningún efecto el Fondo Mutual de Garantías Crediticias será considerado como un seguro de deuda de cartera. ARTÍCULO 10- PRESUPUESTO. La administración del FONDO DE EMPLEADOS deberá elaborar técnicamente el presupuesto del Fondo Mutual de Garantías Crediticias y la Junta Directiva deberá realizar mensualmente seguimiento al comportamiento del mismo, de tal forma que se garantice la toma oportuna de las decisiones necesarias para el cumplimiento del objeto del Fondo Mutual de Garantías Crediticias, así como su consolidación y fortalecimiento permanente.

3 ARTÍCULO 11- RESPONSABILIDADES. Los miembros de la JUNTA DIRECTIVA serán responsables del adecuado manejo de los recursos, y responderán por los perjuicios que ocasionen al FONDO DE EMPLEADOS o a los asociados por negligencia en el cumplimiento de sus funciones e incurrirán en las sanciones previstas en la ley, el Estatuto y en los reglamentos. ARTÍCULO. 12- INTERPRETACIÓN DEL REGLAMENTO. Los vacíos que se presenten en este reglamento, así como las dudas en su interpretación, serán resueltos por la JUNTA DIRECTIVA. ARTICULO. 13- REFORMA DEL REGLAMENTO. Este reglamento solo podrá ser modificado en sesiones ordinarias o extraordinarias de la JUNTA DIRECTIVA, convocadas para tal efecto. ARTICULO. 14- VIGENCIA. El presente Acuerdo entra a regir a partir del veinte (20) de Mayo de El presente Acuerdo fue aprobado en sesión de la JUNTA DIRECTIVA celebrada el día 19 de Mayo de 2010, según consta en Acta No.63 Dado en Bogotá D.C., a los diecinueve (19) días del mes de Mayo de Publíquese y cúmplase, Carlos Cubillos. C. Presidente Nohora Ruíz Secretario ANEXO N 1 PROCEDIMIENTO I. RECUPERACION DE CARTERA MOROSA OBJETIVO: Analizar, definir estrategias e implementar acciones que contribuyan a la disminución de la cartera morosa. DEFINICIÒN DE TÈRMINOS: Asociado: Persona natural con contrato de trabajo vigente en cualquiera de las empresas que originan el vinculo de asociación, y que voluntariamente hallan solicitado su afiliación. Ex asociado: Pérdida del carácter de asociado por las siguientes causas: 1. Renuncia Voluntaria. 2. Desvinculación laboral de las empresas que determinan el vínculo de asociación. 3. Exclusión debidamente adoptada. 4. Fallecimiento del asociado.

4 Deudor Solidario: Persona que se compromete personalmente y por su propia voluntad a cumplir una obligación de un tercero si éste siendo el deudor principal no la cumple. Gestión de Cobro: Utilización de herramientas o mecanismos de cobro tales como llamadas telefónicas, comunicaciones escritas, mensajes a través de correo electrónico etc.; con el fin de contactar al Deudor Moroso, comunicarle su estado de cuenta y concertar el pago de su obligación en mora. Aplicación Preliminar de Nómina: Actualización temporal del estado de cuenta del Asociado, hasta que las empresas reporten el descuento efectivo que efectuó a cada asociado. Aplicación Definitiva de Nómina: Actualización del estado de cuenta del Asociado con el descuento efectivamente aplicado por las empresas. Servicios: Ahorro y Crédito para los asociados, los cuales son ofrecidos de acuerdo a la reglamentación interna del Fondo de Empleados. Productos: Son aquellos ofrecidos por el Fondo de Empleados a través de un convenio comercial, en el cual empresas determinadas ofrecen sus productos a los asociados con precios o beneficios competitivos. 1. ANÀLISIS MENSUAL Con el propósito de dar cumplimiento al objetivo principal de este procedimiento, mensualmente se gestionará el recaudo de la cartera morosa una vez efectuada la Aplicación Definitiva de Nómina y mediante el análisis detallado del reporte generado a través del sistema de información denominado CARTERA MOROSA debidamente detallado por tercero y empresa, sobre el cual se efectuará la siguiente gestión: 1. Tiempo de Morosidad: Se debe dar prioridad en la Gestión de Cobro a los asociados que presenten el mayor tiempo de morosidad independientemente de la modalidad y monto del crédito. 2. Clase de Descuento: Teniendo en cuenta que el Fondo de Empleados aplica el pago correspondiente a cada crédito mediante descuento por nómina directamente, se debe dar prioridad a aquellos saldos en mora de asociados a quienes la Gerencia les haya otorgado este beneficio. 3. Montos: Una vez efectuada la gestión teniendo en cuenta los parámetros establecidos en los ítems anteriores, se debe efectuar la gestión de cobro a los montos superiores a $ independientemente de la modalidad de crédito. 2. PROCEDIMIENTOS GENERALES: Para efectuar una adecuada gestión de cobro se debe tener en cuenta: Antes de comunicarse con el asociado se debe consultar su estado de cuenta y verificar que corresponda al reporte de morosidad que se pretende gestionar. Analizar las posibles alternativas de pago que se le pueda ofrecer al asociado con el fin de que regularice su estado. Elaborar la solicitud de crédito. Comunicarse con el Asociado. Actualizar la información del asociado verificando dirección, teléfono y correo electrónico y cualquier cambio regístrelo en el sistema. Cuantificar la gestión diariamente. II. COBRO PERSUASIVO Y JURIDICO

5 Una vez efectuada la gestión de cobro descrita anteriormente el resultado de la misma debe ser una normalización en el crédito del asociado, la refinanciación del mismo ó un acuerdo de pago celebrado entre las partes; caso contrario se debe proceder a iniciar el respectivo cobro persuasivo ò jurídico según sea procedente, para esto se debe tener en cuenta: 1. Cobro Persuasivo: Una vez evaluado el resultado de la gestión de cobro realizada en el mes, éste debe ser clasificado por niveles de riesgo así: Entre 31 y 60 días Entre 90 y 120 días Entre 120 y 180 días Más de 180 días Riesgo aceptable Riesgo apreciable Riesgo Significativo Riesgo de Incobrabilidad Una vez efectuada esta clasificación se debe iniciar el cobro persuasivo a todos aquellos asociados que presenten créditos en mora cuyo rango sea mayor a Aceptable, efectuando la siguiente gestión: Inicialmente enviar por correo electrónico una comunicación al asociado con copia a los deudores solidarios, en la cual se informe que su estado de cuenta presenta mora superior a 30 días, razón por la cual el Fondo de Empleados lo invita a solucionar esta situación a la mayor brevedad posible so pena de iniciar cobro prejurídico cuyos costos estarán a su cargo. Si transcurridos ocho (8) días hábiles el asociado no ha atendido este llamado se procederá a enviar la misma comunicación por correo electrónico, informando que se cobrará a los deudores solidarios e informar que se reportarán a las Centrales de Riesgo. En caso de que no se disponga de la dirección electrónica del asociado se enviará la comunicación por correo certificado. 2. Cobro Jurídico: Como última instancia en la gestión de cobro persuasivo realizado con anterioridad, todos aquellos créditos que superen los 30 días en mora y cuyo nivel de riesgo sea Significativo o de incobrabilidad será comunicado al Consejo de Administración con el fin de que a su criterio determine el inicio del proceso correspondiente a través del Asesor Jurídico. Para los créditos sobre los cuales se halla autorizado el correspondiente cobro Jurídico; una vez efectuado por parte del asesor la gestión correspondiente y ésta no arroje como resultado la recuperación del monto del crédito otorgado al asociado, éste debe informarlo a la Gerencia del Fondo y proceder a efectuar el cobro correspondiente a los deudores solidarios. 3. Reporte a Centrales de Riesgo: La Gerencia del Fondo de Empleados, considerando que los mecanismos de cobro utilizados con el asociado moroso han llegado definitivamente a última instancia (Cobro Jurídico) y de acuerdo a la evaluación reportado por el asesor jurídico de cada caso en particular, el Fondo de Empleados procederá a reportar a la centrales de riesgo el incumplimiento de las obligaciones por parte del asociado que presente una mora mayor a 30 días. III. COBRO DE PRODUCTOS EN MORA Adicionalmente a la gestión de cobro realizada a la cartera morosa, se debe gestionar igualmente los productos ofrecidos por el Fondo de Empleados a sus asociados tales como medicina prepagada, seguros de vida, automóviles, hogar y telefonía celular que presenten mora de más de 30 días teniendo en cuenta el siguiente procedimiento: 1. Mensualmente se debe identificar a todos los asociados usuarios de servicios, cuya aplicación definitiva de nómina no haya incluido el pago por este concepto. 2. Comunicar por correo electrónico o llamada telefónica al asociado, que el pago de este servicio no fue aplicado por la nómina, razón por la cual debe efectuar la consignación correspondiente.

6 3. Si transcurridos 60 días y el asociado sigue presentando mora por este concepto, se le debe comunicar tanto telefónicamente como por correo certificado que de no cancelar inmediatamente el servicio será suspendido en el mes siguiente. Adicionalmente se aplicarán los intereses de mora correspondientes, los cuales serán liquidados a la máxima tasa permitida por la Superintendencia Financiera. V. COBRO A EX - ASOCIADOS Al momento de presentarse la pérdida de carácter de asociado por cualquiera de las causales establecidas en el Estatuto Vigente del Fondo de Empleados, se debe tener en cuenta: Si el asociado presenta su renuncia voluntaria al Fondo de Empleados y continúa vinculado a cualquiera de las empresas que originan el vínculo de asociación, y al efectuar la respectiva liquidación de aportes sociales, créditos y servicios no cubren la deuda que pudiera tener, se efectuará el retiro correspondiente y se comunicará al asociado el saldo con el fin de que este realice el pago correspondiente. Si se llagara a presenta morosidad en estos créditos se aplicará el procedimiento correspondiente para la gestión de cartera morosa descrito anteriormente. Si el asociado pierde tal calidad por desvinculación laboral de las empresas que determinan el vínculo de asociación, o por fallecimiento del mismo y en la liquidación respectiva de los aportes sociales, créditos y servicios se presente un saldo a favor del Fondo de Empleados se efectuará el respectivo retiro. Si en el momento no puede ser cancelado se evaluará la situación financiera del ex asociado con el fin de considerar un acuerdo de pago. Si llegado un acuerdo de pago se presente incumplimiento en el mismo se aplicará el procedimiento correspondiente para la gestión de cartera morosa descrito anteriormente. Si la causal de pérdida de calidad de asociado es originada por el fallecimiento del mismo, los aportes sociales auxilios y beneficios estarán afectados desde su origen a favor del Fondo de Empleados y se efectuará el respectivo cruce de cuentas en el caso de presentarse saldo a favor del Fondo de Empleados. 5. Estudio de la propuesta de modificación al Reglamento de Crédito Teniendo en cuenta que el Reglamento de Crédito vigente amerita una modificación con el fin de ajustarlo a la Circular Básica Contable y Financiera N 004 de agosto de 2008 emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, la gerente del Fondo de Empleados Sra. Juana Perilla presenta a consideración la propuesta elaborada para tal efecto con el propósito de que sea analizada por cada uno de los directores, y sea analizado, discutido y aprobado en la próxima reunión.