GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

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1 ASUNTOS CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA ASUNTOS CON EL CONSEJO NACIONAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES EVALUACIÓN SEXENAL DE LA GESTIÓN RECONOCIMIENTOS Y DIPLOMAS SEGUIMIENTO DE ACUERDOS ANIVERSARIOS DEL FCE IMAGEN INSTITUCIONAL DISCURSOS FILIALES ASUNTOS CON LAS GERENCIAS Y UNIDADES ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL ACTAS ADMINISTRATIVAS ASUNTOS LEGALES EN MATERIA CORPORATIVA CONTRATOS, CONVENIOS Y ACUERDOS DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL DISPOSICIONES LEGALES SECCIÓN:100 OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL EXPEDIENTES QUE INTEGRAN ASUNTOS NORMATIVOS PRESUPUESTALES Y OPERATIVOS DE LA INSTITUCION CON LA CABEZA DE SECTOR. INCLUYE ACUERDOS CON EL SECRETARIO INTEGRADO POR DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DE LOS ASUNTOS ATENDIDOS POR INSTRUCCIONES DEL CONACULTA INCLUYE REPORTES E INFORMES DOCUMENTACIÓN RELATIVA A REPORTES E INFORMES ELABORADOS CON MOTIVO DE LA CONCLUSIÓN DEL SEXENIO ESTÍMULOS Y RECONOCIMIENTOS OTORGADOS POR INSTITUCIONES NACIONALES O EXTRANJERAS POR DIVERSAS CAUSAS. SEGUIMIENTO DE DIVERSOS ASUNTOS QUE INSTRUYÓ LA DIRECCIÓN GENERAL A LAS GERENCIAS QUE POR EL CARÁCTER DE SUS FUNICIONES DEBEN ATENDERLOS DOCUMENTACIÓN QUE ABARCA DESDE LOS PREPARATIVOS HASTA LA REALIZACIÓN DE LOS FESTEJOS CON MOTIVOS DEL ANIVERSARIO DE LA INSTITUCIÓN INCLUYE IMÁGENES EN CUALQUIER SOPORTE REGULACIÓN DEL USO DEL LOGOTIPO, PAPELERÍA, COLORES, ETC. TANTO EN ARTÍCULOS COMO EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVA PALABRAS DIRIGIDAS A DIVERSAS AUDIENCIAS CON MOTIVO DE TODO TIPO DE CONMEMORACIONES Y EVENTOS. SECCIÓN:200 OFICINA DE LA GERENCIA GENERAL EXPEDIENTES QUE INTEGRAN CUESTIONES COMERCIALES, FINANCIERAS Y EDITORIALES DE CADA UNA DE LAS NUEVE FILIALES EN EL EXTRANJERO SEGUIMIENTO DE DIVERSOS ASUNTOS EN LOS CUALES LA GERENCIA GENERAL SUPERVISA SU ATENCIÓN DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DE LOS ACUERDOS CELEBRADOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL HASTA SU SEGUIMIENTO E INFORME FINAL SECCIÓN:300 ASUNTOS JURIDICOS ACTAS QUE SE GENERAN COMO RESPUESTA A DIVERSOS ASUNTOS JURÍDICOS Y LEGALES EXPEDIENTES QUE SE GENERAN POR MOTIVO DE LAS FUNCIONES COMERCIALES, DE CRÉDITO Y COBRANZA Y EDITORIALES. INSTRUMENTOS JURÍDICOS QUE ESTABLECEN CUALQUIER TIPO DE RELACIÓN CON DIFERENTES INSTITUCIONES O PERSONAS FÍSICAS Y MORALES CERTIFICADOS EXPEDIDOS POR EL INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR Y QUE AVALAN LA PROPIEDAD DE LOS DERECHOS AUTORALES DE LAS DIVERSAS PUBLICACIONES QUE EDITA EL FCE ARTÍCULOS, REGLAMENTOS Y DECRETOS CUYA MATERIA AFECHA A CUALQUIERA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA INSTITUCIÓN. 1 de 6

2 NOMBRAMIENTOS, FIRMAS Y RÚBRICAS DE FUNCIONARIOS REGISTRO DE MARCAS, OBRAS Y REVISTAS TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA COMITÉS EDITORIALES EXPEDIENTES DE OBRA OBRAS RECHAZADAS PROGRAMA EDITORIAL OTORGAMIENTO Y REVOCACIÓN DE PODERES NOTARIALES A FUNCIONARIOS DE CASA MATRIZ, MONTERREY, GUADALAJARA. Y FILIALES EN EL EXTRANJERO. INCLUYE EL CATÁLOGO DE FIRMAS AUTORIZADAS. CERTIFICADOS DE REGISTRO DE OBRAS Y RESERVAS DE LAS REVISTAS Y MARCAS DE LAS DIFERENTES COLECCIONES QUE INTEGRAN EL CATÁLOGO EDITORIAL. DOCUMENTACIÓN RELATIVA AL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES QUE ESTABLECE LA LFTAIPG Y CARPETAS DE LAS SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN. INCLUYE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN RECIBIDAS EN EL SISI. SECCIÓN:400 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DOCUMENTACIÓN REFERENTE A LA CONTABILIDAD DEL FCE: PRESUPUESTO, TESORERÍA, COBRANZA, LIBROS DE CONTABILIDAD, FACTURAS, PÓLIZAS, CUMPLIMIENTO FISCAL Y DICTÁMENES DE AUDITORIA. DOCUMENTACIÓN DERIVADA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL DEL FCE A TRAVÉS DEL DESARROLLO Y APLICACIÓN DE POLÍTICAS, PLANES Y PROGRAMAS ORIENTADOS AL CUMPLIMIENTO MUTUO DE LAS OBLIGACIONES LABORALES. DOCUMENTACIÓN REFERENTE A COMITÉS DE ADQUISICIONES, AHORRO DE ENERGÍA Y OBRA PÚBLICA; PEDIDOS, LICITACIONES, CONTROL DE VEHÍCULOS, INVENTARIO DE ACTIVO FIJO, PROTECCIÓN CIVIL Y DESINCORPORACIÓN DE BIENES. DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LA INFORMACIÓN CON LA QUE OPERA EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN, EL SISTEMA DE EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA Y LA QUE SE ENTREGA AL INEGI. SECCIÓN:500 EDITORIAL PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL CARPETAS DE LAS REUNIONES DE LOS COMITÉS DE FILOSOFÍA, ARTE, LITERATURA, DERECHO Y SOCIOLOGÍA, HISTORIA Y ANTROPOLOGÍA, PEDAGOGÍA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA, PSICOLOGÍA Y PSIQUIATRÍA, ECONOMÍA Y FINANZAS. INCLUYE CONVOCATORIA, MINUTAS Y PROPUESTAS. DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DEL PROCESO EDITORIAL Y DE CONTRATACIÓN DE PRIMERAS EDICIONES Y SUCESIVAS REIMPRESIONES. INCLUYE CONTRATOS, CORRESPONDENCIA Y CONSTANCIA DE ENTREGA DE EJEMPLARES JUSTIFICATIVOS. DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LAS OBRAS CON DICTAMEN NEGATIVO Y CARTAS DE RECHAZO. INCLUYE MANUSCRITOS DE DICHAS OBRAS DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DE LAS OBRAS A PUBLICAR Y SUS RESPECTIVOS AVANCES EDITORIALES 2 de 6

3 090 PUBLICACIONES PERIÓDICAS REGALÍAS POR DERECHOS DE AUTOR SESIONES DEL COMITÉ INTERNO DE SELECCIÓN DE OBRAS (CISO) TRADUCCIÓN DE OBRAS DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DEL PROCESO EDITORIAL, Y DEL CONTROL DE SUSCRIPTORES Y ENVÍOS DE: "LA GACETA" Y "EL TRIMESTRE ECONÓMICO" DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LOS PAGOS POR LOS DERECHOS DE AUTOR EFECTUADOS A LOS AUTORES, ILUSTRADORES Y COEDITORES CARPETAS DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ INTERNO DE SELECCIÓN DE OBRAS. INCLUYE: CONVOCATORIAS, MINUTAS, ACTAS Y PROPUESTAS EXPEDIENTES INTEGRADOS CON EL SEGUIMIENTO DE LA ENTREGA Y REVISIÓN DE LOS TEXTOS TRADUCIDOS. INCLUYE TRÁMITE DE PAGO. SECCIÓN:600 PRODUCCIÓN EDITORIAL ARCHIVO DIGITAL DE ILUSTRACIONES ARCHIVO DIGITAL DE ILUSTRACIONES DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PORTADAS, FORROS E INTERIORES EXPEDIENTES DE PRODUCCIÓN NEGATIVOS DE OBRAS NORMAS, LINEAMIENTOS Y CRITERIOS DE OPERACIÓN ÓRDENES DE TRABAJO (IMPRESIÓN Y ENCUADERNACIÓN) ORIGINALES DIGITALES DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PORTADAS, FORROS E INTERIORES PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL 090 PROYECTO DE PRESUPUESTO POR OBRA PROYECTO DE PRESUPUESTO POR OBRA 100 REGISTRO DE PRODUCTO TERMINADO VENTAS NACIONALES SE INTEGRA CON LOS DATOS CONTABLES DE LA PRODUCCIÓN DE CADA OBRA. DESDE EL PRESUPUESTO Y COSTOS HASTA LA FACTURA DE LA IMPRENTA. COLECCION DE NEGATIVOS CON TEXTO E ILUSTRACIONES DE LAS OBRAS EDITADAS. INSTRUMENTO NECESARIO PARA LA IMPRESIÓN DE PRIMERAS EDICIONES Y SUCESIVAS REIMPRESIONES PRONTUARIO DE REGLAS PARA LA REVISIÓN, COTEJO Y MARCAJE DE LOS TEXTOS DOCUMENTOS CON DATOS Y CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA IMPRESIÓN Y ENCUADERNACIÓN DE LAS DIVERSAS OBRAS QUE PUBLICA LA INSTITUCIÓN DOCUMENTOS DIGITALES QUE CONTIENEN TEXTO, ILUSTRACIONES E IMÁGENES NECESARIOS PARA LA IMPRESIÓN DE LOS LIBROS REGISTRO Y CONTROL DE LOS EJEMPLARES PRODUCIDOS Y ENTREGADOS EN EL ALMACÉN CENTRAL SECCIÓN:700 COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA RELACIÓN COMERCIAL CON LOS CLIENTES (LIBRERÍAS); POLÍTICAS DE VENTAS Y PRECIOS Y ADQUISICIÓN DE OTROS FONDOS EDITORIALES. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN COMERCIAL DE LAS FILIALES. INCLUYE VENTAS INTERNACIONALES FERIAS Y EXPOSICIONES EN EL EXTRANJERO. OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN CENTRAL, CON BASE EN LAS ENTRADAS Y CONTROL DE DISTRIBUCIÓN SALIDAS DE LOS EJEMPLARES RESGUARDADOS. VENTAS INSTITUCIONALES REGISTRO Y GESTIÓN DE VENTAS A LA SEP, UNAM, DGETI, ETC. 3 de 6

4 VENTAS POR INTERNET DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA VENTA Y ENVÍO DE LIBROS SOLICITADOS MEDIANTE EL PORTAL DE INTERNET. SECCIÓN:800 DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN CATÁLOGOS CONCURSO "LA CIENCIA DESDE MÉXICO" DIRECTORIOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN DOCUMENTACIÓN RELATIVA A LA ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN, COMPILACIÓN Y SELECCIÓN DE TÍTULOS Y SUS FICHAS BIBLIOGRÁFICAS PARA SU INTEGRACIÓN A LOS DIVERSOS CATÁLOGOS: BIBLIOGRÁFICOS, HISTÓRICOS, TEMÁTICOS Y/O COMERCIALES, EN CUALQUIER SOPORTE, PAPEL O E EXPEDIENTES QUE DAN CUENTA DE LA PREPARACIÓN, CONVOCATORIA, RECEPCIÓN, EVALUACIÓN Y PREMIACIÓN DE LOS TRABAJOS RECIBIDOS EN CADA VERSIÓN DEL CERTAMEN. DATOS ACTUALIZADOS DE PERIODICOS, REVISTAS, TELEVISIÓN Y RADIO CON LOS QUE SE FIRMARON CONVENIOS PARA CUBRIR LOS DIFERENTES EVENTOS DEL FCE. DOCUMENTACIÓN QUE DA CUENTA DE LA ENTREGA DE LIBROS A LAS DIVERSAS INSTITUCIONES DOTACIONES DE LIBROS SIN CARGO AL BENEFICIARIO O BILBIOTECAS QUE LOS SOLICITAN, PREVIA AUTORIZACIÓN. INCLUYE LAS SOLICITUDES RECHAZADAS. DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA PRESENCIA DEL FCE EN LOS EVENTOS COMERCIALES FERIAS Y EXPOSICIONES QUE SE REALIZAN FUERA Y DENTRO DEL PAÍS. PROGRAMA "CHICOS Y ESCRITORES" ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN A LA LECTURA DIRIGIDO A NIÑOS Y JÓVENES PROGRAMA ANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL PROGRAMA ANUAL DE MEDIOS PROGRAMA DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD PROGRAMA DE PROMOCIÓN A LA LECTURA PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS CONCURSO A LA ORILLA DEL VIENTO DICTAMEN TÉCNICO-FUNCIONAL DE MODIFICACIONES A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA ESTRATEGIAS, ACCIONES Y POLÍTICAS EN MATERIA DE COMUNICACIÓN, MERCADOTECNIA, DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD. INCLUYE REPORTES DE EVALUACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SEP Y SEGOB. PRESUPUESTOS, TARIFAS, CARTAS CONVENIO Y CONTRATOS CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN PARA ANUNCIOS Y ÓRDENES DE INSERCIÓN PUBLICITARIA INCLUYE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS DE LAS PRESENTACIONES DE LIBROS. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE CAMPAÑAS DE ANUNCIOS PUBLICITARIOS, TEXTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS, ENTREGA DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES, RESULTADOS DE ESTUDIOS DE MERCADO, Y DE POSICIONAMIENTO DEL FCE FRENTE A OTRAS EDITORIALES. PROGRAMAS GUBERNAMENTALES ENFOCADOS AL INCREMENTO EN EL HÁBITO Y GUSTO POR LA LECTURA DE LA POBLACIÓN EN GENERAL DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LAS ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE LAS ACCIONES DEL FCE EXPEDIENTES QUE DAN CUENTA DE LA PREPARACIÓN, CONVOCATORIA, RECEPCIÓN, EVALUACIÓN Y PREMIACIÓN DE LOS TRABAJOS RECIBIDOS EN CADA VERSIÓN DEL CERTAMEN. SECCIÓN:900 PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DOCUMENTOS DERIVADOS DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA INSTITUCIÓN Y AUTORIZADOS POR LA SEP Y SHCP 4 de 6

5 INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓN Y DE DESEMPEÑO INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTIENE EL INFORME DE LAS ACTIVIDADES TRIMESTRALES DESARROLLADAS POR CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL FCE. SE PRESENTA A LA JUNTA DIRECTIVA DEL FCE. SE TRATA DEL DOCUMENTO NORMATIVO QUE REGULA Y ESTABLECE LAS FUNCIONES DE LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINSTRATIVAS ELABORACIÓN DE MANUALES GENERALES, DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS METAS INSTITUCIONALES EN DESARROLLO PROCESO CRÍTICO EN DESARROLLO PROGRAMA INSTITUCIONAL DE CASA MATRIZ EN DESARROLLO 090 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE FILIALES EN DESARROLLO 100 PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (PROMAP) PROMAP (VIGENTE DE 1995 A 2000) 110 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL EN DESARROLLO 120 PROGRAMAS GERENCIALES ANUALES EN DESARROLLO SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA SESIONES DE LA COMISIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y PROGRAMACIÓN (CIDAP) SESIONES DE ÓRGANOS COLEGIADOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CARPETAS QUE CONTIENEN LOS ACUERDOS CELEBRADOS DURANTE LA SESIÓN TRIMESTRAL DE LA JUNTA DIRECTIVA. LOS EXPEDIENTES CONTIENEN INFORMES TRIMESTRALES ACERCA DE LA OPERACIÓN DE LAS DISTINTAS UNIDADES ADMINSTRATIVAS CON AVANCES Y COMPARATIVOS DE AÑOS ANTERIORES EXPEDIENTES QUE INTEGRAN LA CONVOCATORIA, ORDEN DEL DIA Y ASUNTOS QUE SE DISCUTIERON EN CADA SESIÓN DE LOS DIVERSOS COMITÉS. DOCUMENTOS RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS, AUDITORÍAS Y EVIDENCIAS REQUERIDOS PARA LA CERTIFICACIÓN DE LAS NORMAS ISO PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO DE PROGRAMAS COMO INTRAGOB, PMG, ETC. DESARROLLO INFORMÁTICO DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS SECCIÓN:1000 INFORMÁTICA Y SISTEMAS PAGOS ANUALES DE DOMINIOS EN DESARROLLO TODAS AQUELLAS APLICACIONES QUE SE DESARROLLAN PARA USO EXCLUSIVO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA, COMO SON INTRANET, PÁGINA WEB, ETC. INVENTARIO DE EQUIPOS, LICENCIAS, MANUALES TÉCNICOS, DIAGRAMAS DE RED Y DE TELECOMUNICACIONES PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y COMUNICACIONES DOCUMENTACIÓN RELACIONADA CON LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA DEL FCE, INCLUYE REPORTES, SOLICITUDES DE SERVICIO, PÓLIZAS DE MANTENIMIENTO Y DE GARANTÍA 5 de 6

6 PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA (ATENCIÓN A LOS USUARIOS) PROGRAMA DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS REPORTES E INFORMES REPORTES ESCRITOS CON LOS CUALES SE ATIENDEN LAS PETICIONES DE LOS USUARIOS EN CUESTIONES DE SERVICIOS INFORMÁTICOS Y APOYO TÉCNICO. PROCESOS DE SELECCIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS QUE SATISFAGAN LOS REQUERIMIENTOS DE LA INSTITUCIÓN DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN MATERIA DE INFORMÁTICA. 6 de 6