Grupo Corvi. Caso de Negocio: Corvi optimiza el flujo comercial con proveedores a través del esquema de Factura Electrónica

Transcripción

1 Grupo Corvi Caso de Negocio: Corvi optimiza el flujo comercial con proveedores a través del esquema de Factura Electrónica Elaborado por Eduardo Núñez Acevedo Investigación Empresarial AMECE - GS1 México, Septiembre 2009

2 Antecedentes El proceso de recepción de facturas de parte de los proveedores en Grupo Corvi se realizaba de forma tradicional, con la admisión de los documentos en papel, la captura manual en los sistemas de información, empleando una gran cantidad de personal involucrado en actividades de requisición, digitalización, comprobación y verificación de datos fiscales y comerciales. Este grosor de trabajo en el proceso, dentro de las sucursales y en las oficinas principales del Grupo, ocasionaba errores constantes y diferentes incidencias como la pérdida de documentos, la falta de control de seguimiento de los mismos, almacenamiento de grandes volúmenes de papel, la no detección a tiempo del cumplimiento de las condiciones comerciales así como la ambigüedad en el proceso de pago por parte del área de Contabilidad quien no contaba con elementos para monitorear las cantidades e importes recibidas y facturadas. Por otro lado, no se utilizaban notas de cargo o de crédito electrónicas que facilitaran la conciliación de importes entre los socios comerciales. Los proveedores, muchas veces facturaban productos que no entregaban ocasionando complicaciones logísticas y papeleo administrativo. Implementación de la Factura Electrónica En el mes de Abril de 2006, Grupo Corvi inició un proyecto piloto para la recepción de la Factura Electrónica con uno de sus proveedores, con la finalidad de revisar la factibilidad de este proyecto. Al inicio, el proyecto no contó con la aceptación de otras áreas de la empresa (Contabilidad, Cuentas por Pagar, Tesorería, Logística Comercial) debido a la ignorancia en el tema de Comercio Electrónico, la incertidumbre por la recuperación de la inversión realizada en términos de costo-beneficio así como por la vaguedad en su aplicación práctica en la gestión de información comercial de forma eficiente y eficaz. Por otra parte, el ERP de Grupo Corvi estaba segmentado en distintos tipos de aplicaciones y no había una vinculación e integración de la información dentro del ciclo comercial de los modelos de negocio con los documentos en cuestión. Es entonces cuando el área de TI de Grupo Corvi, decide establecer un Plan de Trabajo que inicia con la documentación de un RFP 1 basado en la metodología PMI 2 para la administración de este proyecto. En este nuevo proyecto, se establecieron las especificaciones para la integración de la información generada en los procesos internos de las áreas de negocio que componen a Grupo Corvi. A partir de este desarrollo, se implementa el mensaje electrónico GENRAL (acrónimo de GENERAL MESSAGE en inglés) para notificar el resultado fiscal de la validación de CFD recibidos de acuerdo a la vigencia de los Certificados de Sellos Digitales (CSD) y de Folios Fiscales autorizados por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). En un principio, se utilizó una VAN (Red de Valor Agregado por sus siglas en inglés) como medio de transmisión segura de los documentos electrónicos. Sin embargo, el costo era excesivamente alto además de que presentaba incompatibilidad para la encriptación e interpretación de caracteres dentro de los datos transferidos entre los proveedores, de tal modo que su uso era limitado. 1 RFP - Request for proposal, o solicitud de propuesta es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. 2 PMI - Project Management Institute, es la asociación profesional para la gestión de proyectos.

3 Los cambios surgidos de la actualización a la versión publicada para el estándar del documento comercial INVOIC modifican el esquema de transacciones electrónicas implementadas de tal suerte que, como parte de los compromisos acordados como miembro de la AMECE, el área de TI inicia una etapa de alineación y sincronización de la información que integran los esquema XML y EDI del CFD de acuerdo al estándar EDIFACT 01B, versión 7.1 de AMECE GS1 México para garantizar la calidad de los datos obtenidos de los procesos de interpretación e inscripción de datos. La falta de un mecanismo de seguimiento y monitoreo del intercambio electrónico acarreó la degeneración del proceso de emisión de CFD de aquellos proveedores que ya estaban integrados al proyecto de Facturación Electrónica. Esto se debió, en gran medida, a que, si bien, el proceso de revisión certificaba la validez fiscal de los CFD enviados, no reportaba las desviaciones en el contenido de la información fiscal referida en los atributos XML que integran el CFD así como los segmentos EDI que componen la Addenda correspondiente. Los proveedores justificaban el uso de una Addenda única para todos sus clientes comerciales con el beneficio del ahorro invertido en desarrollo pero en detrimento de la autenticidad de los valores contenidos en el CFD. Se decide entonces establecer un mapa de acuses funcionales para agilizar el intercambio entre proveedores y el corporativo de Corvi, coadyuvando en la centralización del pago, la claridad en el proceso contable de la facturación y certificar la calidad de los datos enviados. Otra aplicación básica del proyecto es que permite una programación más práctica y eficiente de la entrega de mercancía de parte de los proveedores en las sucursales de Organización Sahuayo (OSA), sobre las cantidades, importes y precios pactados así como el seguimiento de devoluciones y rechazos de mercancía dañada, así como de descuentos por ofertas y bonificaciones por convenios comerciales. Integración de un nuevo proveedor El área de TI de Grupo Corvi envía un conjunto de archivos electrónicos que contienen información detallada que indican el flujo de las etapas que conforman la planeación, implementación y puesta en productivo del intercambio de CFD, destacando: Un checklist de Comercio Electrónico, el cual debe responder y devolver Plan de trabajo prototipo de la forma para integrar en sus áreas la Factura Electrónica Diagrama con el flujo de implementación del proyecto La guía del mensaje CONTRL par el Reporte de Aviso y Sintaxis La guía del mensaje APERAK como Acuse de Recibo y Errores (Fiscales y Comerciales) En un principio, la cadena comercial identificaba 5 errores comerciales y 20 fiscales, hoy en día precisa el tipo de error, brinda información detallada y da soporte a los proveedores en 51 errores comerciales y 41 de tipo fiscal. Entre los principales errores comerciales destacan: Sucursal no encontrada en la base de datos de Grupo Corvo Importe calculado diferente en la addenda respecto al incluido en concepto XML Código de barras de partida EDI no encontrado en la base de artículos de Corvi El precio neto bruto no es numérico en la addenda Orden de compra inválido

4 Entre los principales errores fiscales destacan: Razón social emisor y/o receptor incorrecto Domicilio fiscal emisor y/o receptor incorrecto Certificado del emisor revocado o cancelado en las listas del SAT Folio del CFD no válido en listas del SAT Impuesto total calculado diferente del impuesto en la factura Primero reciben de los proveedores los archivos XML de prueba para revisar que la estructura sintáctica del archivo cumple con la estructura XML de acuerdo a lo dispuesto en el Anexo 20 del SAT así como la estructura EDI de acuerdo a lo señalado en las Guías de Implementación publicadas por la AMECE - GS1 México. El proveedor recibe por correo electrónico el resultado de la revisión y validación del CFD de prueba así como el soporte técnico para realizar las modificaciones señaladas tanto en CFD de Ingreso (Factura Electrónica) como de Egreso (Nota de Crédito y Nota de Débito). Grupo Corvi contrata a un Buró de Servicios para la recepción de los CFDs de las pruebas de volumen y stress, así como los documentos electrónicos en productivo. Se les asigna clave de identificación del proveedor. A través de un programador de tareas ajustado a un calendario de ejecución de aplicaciones desarrollado por Grupo Corvi, se ejecuta la aplicación de carga facturas quien se encarga de los procesos de recepción, revisión y validación de los CFD enviados por sus socios de negocios así como de la generación y transmisión de acuses funcionales EDI. Este proceso se realiza a través de un canal de comunicación con protocolo FTP con el apoyo de un Buro de Servicios quien realiza las tareas de gestión y control de documentos electrónicos. Posteriormente, se realiza la comprobación de los datos fiscales y comerciales contenidos dentro del archivo XML para la discriminación de CFD con errores. Una vez que la información ha sido validada, los datos extraídos de los CFD son almacenados en forma automática dentro del ERP Corporativo para su uso dentro de las aplicaciones contables y financieras de la empresa. Finalmente, el proceso genera los archivos electrónicos correspondientes a los acuses funcionales implementados, a saber, el Reporte de Aviso y Sintaxis (CONTRL), el Acuse de Recibo y Errores (APERAK FISCAL) y el Acuse de Recibo y Errores Comerciales (APERAK COMERCIAL). Esta información facilita los procesos administrativos de conciliación de importes para la liberación del pago de pasivos a nuestros socios comerciales. De esta forma, el sistema de Factura Electrónica ha alcanzado un alto nivel de automatización e integración en los sistemas de información (solución end2end). La ventana de servicio establecido para la recepción, validación e integración de CFD es de las 10 a las 22 horas en forma diaria. Por ejemplo, si un proveedor envía su Factura Electrónica a las 9:00 AM, el proceso de revisión y validación de Corvi establece una conexión FTP para la descarga a las 10:00 AM de este comprobante digital. En 30 minutos se realiza el proceso de validación de contenido del CFD. Este proyecto requirió de 18 meses para la completar la implementación de la Factura Electrónica validada y la integración en sus sistemas de información

5 Beneficios para Grupo Corvi. Ahorro en papelería e impresión de documentos Eliminación de áreas de almacenamiento físico Eliminación de revisión, validación y requisición de la información de los CFD por personal (sin intervenir factor humano) Eliminación de tiempos de revisión por personal integración de la nota de crédito y débito para la compulsa de cantidades, precios e importes Centralización de pagos Agilización de proceso de Cadenas Productiva en el área de Tesorería Transparencia en el proceso y flujo comercial entre socios y cadenas Alineación del catálogo electrónico de productos Incremento de la productividad en las áreas involucradas con información oportuna para la toma de decisiones Beneficios para los proveedores. Conciliación en automático de la Factura para el pago, reduciendo los días de pago Reducción del número de aclaraciones presentadas por diferencias por parte de socios comerciales Siguientes pasos y conclusiones Grupo Corvi está trabajando para integrar otros mensajes electrónicos como ORDER RESPONSE y DESADV que faciliten el intercambio electrónico de datos, así como utilizar minería de datos para generar información de alto valor y entregar a otras áreas con requerimientos para la planeación estratégica del negocio. La empresa desea utilizar la información del catálogo electrónico de SYNCFONIA para hacer más eficiente el cubi cuadre y planogramación. Desea también impulsar la masificación de la Factura Electrónica para hacer más eficiente el proceso de liberación de pago a proveedores. Con estas acciones, Grupo Corvi da un paso adelante en el aprovechamiento efectivo de la tecnología para la integración óptima de todos sus procesos de negocio.

6 Testimonial del proveedor SALES DEL ISTMO, S. A. DE C. V. Antecedentes Sales del Istmo, vendía directamente a las sucursales de Grupo Corvi a través de su red de distribuidores, realizando un proceso tradicional de entrega de facturas. En 2007, Grupo Corvi inicia un proceso de centralización de pedidos y entrega directa de mercancía a su corporativo, a partir de ese momento impulsan su proyecto de Factura Electrónica. Ese año, Sales del Istmo enviaba 35 facturas mensuales en promedio; en lo que va de 2009, el fabricante ha incrementado a 55 facturas mensuales en promedio. Implementación Sales del Istmo dispone desde el 2000 de un sistema vía Internet donde sus clientes capturan sus pedidos y requerimientos. Iniciaron el proyecto de Factura Electrónica por el requerimiento de las cadenas de autoservicio así como de grandes mayoristas, en 2006, con el apoyo de un proveedor de tecnología, adquieren el software de factura electrónica, canalizando todas las especificaciones técnicas para la implementación del comprobante digital, además de las adecuaciones, correcciones y actualizaciones para la validación correcta del documento electrónico y su integración en los sistemas de información de la empresa. Desde su ERP, con el que tienen una amplia experiencia; el equipo de TI de Sales del Istmo elaboró una serie de interfaces para elaborar la addenda y otros ajustes en la generación de la Factura Electrónica. Para la generación del comprobante fiscal digital se apoyan del software del proveedor de tecnología, cabe señalar que el resto de los mensajes electrónicos han sido desarrollados por su área de TI. La empresa utiliza un Buró de Servicios para el envío seguro del comprobante digital, además de que aprovechan el canal para la recepción de otros mensajes como la orden de compra y el RECADV (aviso de recepción de mercancía). La generación y envío de la factura electrónica por parte de Sales del Istmo está basada en la recepción del RECADV de Grupo Corvi, lo cual ocurre en un plazo menor a 24 horas. Beneficios para Sales del Istmo Ahorro de papelería, impresión de documentos y espacio de resguardo de documentos Eliminación del 99% de errores por captura de datos manuales Sistema automatizado al 100% Ahorro en tiempo del manejo administrativo de documentos Impulso para el desarrollo de otros mensajes electrónico de intercambio con socios comerciales Con Grupo Corvi además han alcanzado un cumplimiento de cartera en tiempo y forma y una reducción del número de aclaraciones, al trabajar de la mano con la puesta en marcha del RECADV y la Factura Electrónica. Factores de éxito El uso eficiente de los estándares de AMECE GS1 México simplifica la implementación de los mensajes electrónicos con los distintos clientes, reduciendo los tiempos invertidos. La concientización de parte de los negocios y personal de las empresas para visualizar los beneficios de estos proyectos.

7 La oferta comercial importante de soluciones que existe actualmente en el mercado, más experimentadas y apegadas a los estándares. Un mejor acercamiento con Grupo Corvi y definición clara de los acuerdos comerciales. Siguientes pasos y recomendaciones Sales del Istmo seguirá desarrollando proyectos de comercio electrónico para lograr un nivel del 100% de intercambio de mensajes con el 25% de sus principales socios comerciales. La empresa considera que debe existir mayor promoción del uso de los estándares de mensajes electrónicos en otros sectores del comercio, como abarroteros, para impulsar este tipo de proyectos y mejorar los procesos comerciales entre los participantes de la cadena de suministro. Testimonial del proveedor KRAFT FOODS. Antecedentes En Febrero 2008, Kraft empezó la generación y entrega de los Comprobantes Fiscales Digitales impresos para todos sus clientes y a la fecha tiene envío electrónico con 3 de ellos, entre estos con Grupo Corvi Con Grupo Corvi inició el envío de la factura electrónica en Mayo de Actualmente Kraft envía 210 facturas mensuales en promedio a Grupo Corvi. Implementación Kraft adquiere una aplicación para preparar la Factura Electrónica con un proveedor de tecnología, generar la addenda y el archivo XML. Se le envió el mapa de la Factura Electrónica de Grupo Corvi al proveedor de tecnología para que elaborara las correcciones necesarias en la aplicación. Internamente, en Kraft integraron esta aplicación a su ERP para recibir los datos de la nueva factura y entonces generar el documento electrónico con las especificaciones técnicas y el formato requerido por el estándar. La empresa se encontraba en una etapa madura en este tipo proyectos, cuando entra en comunicación con Grupo Corvi para la especificación de los datos fiscales y comerciales. Uno de los requisitos fue agregar el código GTIN-14 dentro de la factura cuando se solicitan cajas de mercancía, anteriormente Kraft manejaba el código individual del producto GTIN-13 en sus facturas, por lo que el área de TI desarrolló las modificaciones para aceptar este nuevo código en el módulo correspondiente de su ERP. Fueron 3 meses dedicados por el área de TI de Kraft para el desarrollo, implementación, pruebas y puesta en productivo de la factura electrónica con Grupo Corvi. Para el envío del comprobante digital a Grupo Corvi, la empresa utiliza un Buró de Servicios, con el cual ya trabajaban y envían/reciben otros mensajes electrónicos EDI de forma ágil con otros socios comerciales. Desde que se crea la factura en el ERP no tarda más de un minuto en llegar al Buró de Servicios y de ahí enviarse al cliente.

8 Beneficios Identificar oportunamente los problemas con las facturas emitidas, para tomar medidas rápidamente Respaldar electrónicamente los documentos y reducir las impresiones en notas de cargo y crédito Simplificar y generar ahorros en el proceso de auditoría, agilizando la localización de comprobantes fiscales Facilitar la búsqueda de la facturas para el personal interesado de otras áreas Agilizar el proceso de pago de facturas en áreas internas e identificar roles y responsabilidades Adquirir la madurez en proyectos de comercio electrónico para agilizar la puesta en marcha de otros mensajes electrónicos con sus socios comerciales Kraft ha desarrollado un sistema completamente automatizado desde la recepción de la orden de compra electrónica hasta el envío al cliente del comprobante fiscal digital; sin que intervenga el personal de la empresa en alguna manipulación de datos de los documentos intercambiados entre socios de negocio. Factores de éxito Kraft inició la implementación de la Factura Electrónica con unos de sus clientes más grandes, con la finalidad de solucionar y atender las distintas situaciones comerciales que se presentaban; de esta forma la empresa adquirió la madurez y experiencia para afrontar otro tipo de situaciones que pudieran presentarse en proyectos similares con otros clientes. La muy buena disposición del personal de TI de Grupo Corvi en la comunicación, retroalimentación detallada, soporte y seguimiento oportuno en todo el proyecto. Recomendaciones y siguientes pasos Kraft considera la necesidad de involucrar a otras áreas de la empresa en este tipo de proyectos desde un inicio y durante todo el desarrollo, de esta forma los beneficios del uso de esta tecnología tendrían un mayor impacto en todo el flujo comercial. Kraft implementará factura electrónica con otras cadenas de autoservicio este año. Información obtenida por entrevistas y comunicaciones con Gabriel Hernández Pérez, Coordinador de Comercio Electrónico de GRUPO CORVI; Ricardo Ramírez B., Sistemas de SALES DEL ISTMO, S. A. DE C. V. y Zoar Fuentes Minués, Sistemas de Información de KRAFT FOODS.

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