Directriz DGABCA

Transcripción

1 Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa DE: Patricia Navarro Vargas Directora General PARA: Instituciones usuarias del Sistema Compr@Red FECHA: 4 de Julio 2012 ASUNTO: Directriz de uso: Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar para las instituciones públicas que utilizan Compr@Red. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el literal c) del artículo 103 de la Ley de Contratación Administrativa, el cual establece la potestad de esta Dirección General de evaluar y modificar las políticas y procedimientos de contratación, con la finalidad de que se ajusten constantemente a la satisfacción del interés público; en concordancia con las funciones que la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131 en sus artículos 99 literal c), el artículo 105, y el artículo 125, le asigna, comunica lo siguiente: Esta dependencia ha tramitado la Licitación Pública 2010LN CMBYC LICITACIÓN DE CONVENIO MARCO PARA LA ADQUISICION DE MOBILIARIO DE OFICINA Y ESCOLAR PARA LAS INSTITUCIONES PUBLICAS QUE UTILIZAN COMPR@RED, siendo que las formalizaciones contractuales fueron refrendadas por la Contraloría General de la República, mediante oficio N 04970, DCA-1294, de fecha treinta de mayo de dos mil doce, recibido el 05 de junio del año en curso en esta Dirección, por lo que el presente convenio marco iniciará su ejecución el 4 de julio del 2011, el cual tendrá una vigencia de un año prorrogable por plazos iguales en forma automática, hasta por 3 años adicionales, cumpliendo con 4 años de ejecución total. De acuerdo con lo anterior las empresas adjudicadas han estado realizando la carga de información en el catálogo electrónico disponible en el sistema. Es importante mencionar que en este convenio marco fueron adjudicadas las siguientes empresas, que iniciarán con la ejecución contractual a partir de la fecha antes indicada: 1. Muebles Crometal, S.A. 2. Metálica Imperio S.A. 3. ACOFI Acondicionamiento de oficinas, S.A. 4. Compañía Leogar, S.A.

2 Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las cuales suman en total 80, divididas en mobiliario de oficina con 69 opciones de negocio y en mobiliario escolar con 11 opciones de negocio; el listado detallado se las ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede revisar el catálogo electrónico para obtener la información. Para el éxito de este proceso es necesario considerar las reglas que implican la utilización del mismo, las cuales fueron establecidas en el cartel licitado y se detallan seguidamente: 1. La entidad contratante, cuando utilice el Catálogo Electrónico de Bienes y Servicios, utilizará los siguientes criterios al momento de realizar una compra en orden de preferencia: a. El mejor precio unitario o por volumen, según sea el caso. La entidad podrá escoger a un proveedor distinto al de mejor precio, siempre y cuando acredite en el expediente respectivo la justificación. Esta justificación deberá demostrar de manera fehaciente que esta adquisición representa una mejora, mediante una relación costo beneficio para la entidad. b. Cuando los precios sean iguales, la entidad deberá tomar en cuenta los criterios de desempate para empresas pymes y de persistir el empate considerar a aquellas empresas que hayan vendido menos en el año anterior al momento de la compra. El precio del transporte está establecido como un porcentaje de la orden de compra. Esto no es evaluado, pero si incide en la determinación del mejor precio del bien que se esté adquiriendo. El precio incluye los costos de todo lo solicitado. 2. Durante la vigencia de un Convenio Marco, los oferentes favorecidos podrán mejorar el precio ofrecido al Estado para adquirir sus bienes o servicios, siempre y cuando no caigan en precios ruinosos. El precio o mejores condiciones ofrecidas serán mantenidos por el contratista por el plazo que consideren conveniente, el cual no puede ser inferior a 15 días calendario, a partir de que sea ajustado el precio en el catálogo, los ajustes se realizarán los días 16 y 1 de cada mes, de aquellos cambios realizados por los proveedores en el catálogo durante los anteriores 15 días calendario. El contratista puede bajar su precio y volver a su precio inicial, pero no se le permite que el precio sea superior al ofertado en la licitación, salvo reajuste de precios, en cuyo caso el límite superior será el precio reajustado. Para formalizar la mejora de la oferta ó descuento especial, los contratistas deberán registrar en el catálogo electrónico la variación de precios que entrará a regir en el catálogo el 15 o 30 de cada mes, información que deberá ser ingresada por el ejecutivo de convenio marco de cada empresa. Página 2 de 7

3 3. Todas las entidades cubiertas por el convenio, tendrán la obligación de consultar primero el Catálogo Electrónico de Convenio Marco. Cuando los bienes y servicios que requieran se encuentren listados en dicho Catálogo, procederán obligatoriamente a adquirirlos de los contratistas adjudicados mediante la emisión del pedido amparada en la licitación de convenio marco, para lo cual deberán contar con la partida presupuestaria pertinente. 4. El o los proveedores adjudicados no podrán rechazar las solicitudes de órdenes de compra o pedidos válidamente emitidas de conformidad a este convenio, salvo: 1-La existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra o pedido, con el proveedor destinatario de la misma, de lo cual deberá informarse a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. 2- Que el valor de la orden de pedido recepcionado, sea inferior al valor mínimo indicado por el oferente en su oferta (monto de compras por renglón). 3- Podrá rechazar la pre-orden enviada si el proveedor verifica que no puede cumplir con la entrega efectiva en los tiempos de entrega comprometidos, pudiendo rechazar la preorden o algún producto específico de la misma, por una única vez cada 60 días, si se da la situación esto aplica para un sólo pedido en específico, siempre y cuando exista otro proveedor que supla el producto o los productos en cuestión. Si el proveedor es el único que ofrece dicha mercancía no podrá rechazar las pre-órdenes recibidas. Si el proveedor rechaza la pre-orden en forma continua dos o más veces dentro del lapso de los 60 días, será sancionado con la baja de la mercancía del catálogo electrónico por un período de 2 meses, y para volver a tener el producto en el catálogo requerirá la autorización de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA). 5. Se admitirán entregas parciales siempre que se encuentren dentro del plazo de entrega, de no entregarse las cantidades solicitadas en la orden de compra o pedido en forma completa se aplicará una multa por incumplimiento en los plazos de entrega de conformidad con el porcentaje descrito en el cartel y el contrato; para ese concepto. 6. Si el producto que requiere adquirir la Institución usuaria del convenio no se encuentra dentro del catálogo electrónico, la misma puede solicitar la inclusión del producto específico dentro del convenio marco, mediante nota formal indicando las especificaciones técnicas y la proyección de consumo de dicho producto a la Dirección General; trámite que en promedio tarda 10 a 15 días hábiles, si no se puede realizar la inclusión le corresponderá realizar una contratación ordinaria para adquirir dichos bienes. 7. Las modificaciones, inclusiones y exclusiones deberán efectuarse en un plazo máximo de 10 días naturales a partir de la fecha en que la Administración lo solicite. Los suministros modificados formarán parte del contrato una vez que sean debidamente aprobados por la Administración y si implican incrementos de costos, Página 3 de 7

4 éstos serán negociados previamente por las partes, por lo que deberá dejarse constancia en el expediente administrativo de dicho acuerdo, sin que ello signifique un addendum al contrato. Si se incluyen nuevos suministros, el precio del nuevo suministro deberá ser sometido a conocimiento y aprobación de la DGABCA, la cual se reserva el derecho de solicitar al adjudicatario el detalle de los costos que componen el precio, así como la presentación de cotizaciones de otros proveedores, para determinar la razonabilidad del mismo. 8. PLAZO DE ENTREGA PARA MOBILIARIO OFICINA Para los plazos de entrega se debe tomar en cuenta que para mobiliario de oficina el plazo de entrega está definido por montos de compra y para el mobiliario escolar el plazo de entrega está definido por cantidad por unidad. Modalidad de Entrega en Almacén de la Entidad: Los tiempos de entrega para órdenes de pedido que emita la Administración no podrán ser superiores a los siguientes plazos: REGIONES MONTOS DEL PEDIDO PLAZO DE ENTREGA Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a 15 días hábiles ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 o 25 días hábiles igual ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 35 días hábiles o igual ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ,00 40 días hábiles Modalidad de Retiro en Almacén del Proveedor: Esta modalidad aplicará para todas las órdenes de compra hasta un 30% del monto establecido por el proveedor como tope máximo de compra en su oferta. REGIONES MONTOS DEL PEDIDO TIEMPO DE RETIRO Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a 5 días hábiles ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 o 8 días hábiles igual ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 o 10 días hábiles igual ,00 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ,00 15 días hábiles Página 4 de 7

5 8.1 PLAZO DE ENTREGA PARA MOBILIARIO ESCOLAR Compañía Leogar S.A. TIPO DE MOBILIARIO Juego de preescolar Juego escolar (pupitres) Mobiliario no Tradicional CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA DIAS HABILES De 0 a De 501 a De 1001 a De 0 a De 5001 a De a De a De 0 a De 501 a De 1001 a De 1501 a De 2001 a Metálica Imperio S.A: TIPO DE MOBILIARIO Mobiliario no Tradicional CANTIDAD POR UNIDAD De 0 a 500 De 501 a 1000 De 1001 a 1500 De 1501 a 2000 De 2001 a 2500 PLAZO DE ENTREGA DIAS HÁBILES 30 días hábiles 40 días hábiles 60 días hábiles 80 días hábiles 100 días hábiles 9. CLAUSULA PENAL (Incumplimiento en el plazo de entrega: Si el adjudicatario se atrasa en la entrega de los artículos según la fecha establecida, éste deberá pagar a la Administración, como cláusula penal, un porcentaje del 0.5 % del valor de los bienes entregados en forma tardía, por cada día hábil posterior al día de entrega ofrecida, hasta un máximo del 25 % del valor total del pedido u orden de compra de los bienes entregados en forma tardía. Página 5 de 7

6 El perjuicio que se le ocasiona a la Administración al atrasarse en la entrega de lo solicitado se limita a todo el conjunto de bienes, no solamente a los productos que se pudieran entregar tardíamente. Debido a lo expuesto anteriormente, se les solicita atentamente, dar divulgación a los Jefes de Programa de las directrices emitidas por esta Dirección; anexando la lista de los artículos adjudicados con los códigos, descripción y el precio (ANEXO Nº 1). Con la implementación de esta modalidad de contratación las Instituciones logran simplificar la gestión del trámite, pues no tienen que realizar todas las etapas de la contratación, desde la invitación, plazos para presentación de ofertas, análisis, adjudicación, firmeza y en caso de que corresponda aprobación interna o refrendo, para poder llegar a satisfacer sus necesidades. Igualmente se considera pertinente recordar que cuando se concreten compras de productos del catálogo electrónico, los funcionarios responsables, deben revisar las opciones de negocio existentes en forma completa, para así tomar la decisión de compra que más le favorece a la Administración. Por otra parte para todas las instituciones que lo deseen la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, estará coordinando actividades de capacitación en el uso práctico de este nuevo convenio marco; en los próximos días les estaremos brindando los horarios y días de capacitación para las personas que se encargan de comprar vía convenio marco. Por lo anterior, en aplicación de lo establecido en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y las regulaciones del cartel, se les recuerda la obligatoriedad del uso de dicho convenio para todas la Proveedurías Institucionales que utilizan el Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales Compr@Red, administrado por esta Dirección General. Únicamente las instituciones que tengan contratos en ejecución, adjudicados antes de la adjudicación del convenio marco de los bienes o servicios que se contratan a través de convenio marco y hasta su vencimiento pondrán continuar con los mismos, en virtud de los derechos adquiridos que tienen los proveedores comerciales. Este lineamiento es de acatamiento obligatorio, de acuerdo con el Principio de Legalidad que rige el funcionamiento de la Administración Pública; así como las potestades que otorga la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N 8131 y su Reglamento, la Ley de Contratación Administrativa y demás normativa conexa. Página 6 de 7

7 Se Adjunta información de los contactos para las empresas adjudicadas: Marcela Mora Marin Mario Solano Thompson Adriana Campos Lara Jimmy Navarro Encargados del Convenio Marco Muebles Crometal Tel: Fax: / Metalica Imperio Tel: Fax: Acondicionamiento de Oficina (ACOFI) Tel: Fax: Iván Campos Compañía Leogar Tel: Fax: Cualquier información adicional, la Dirección General, está en la mayor disposición de brindarla. Suscribe atentamente, Patricia Navarro Vargas Directora General Página 7 de 7