Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y Escolar 1. Propósito

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1 Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y Escolar 1. Propósito Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del nuevo Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar 2010LN CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras Públicas Gubernamentales Compr@RED. 2. Alcance El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar una compra utilizando el convenio marco indicado anteriormente, accediendo a las diferentes pantallas de acuerdo con el detalle que más abajo se explica. Las particularidades del convenio marco se establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso. 3. Documentos Relacionados Nº Nombre del Documento Código 1. No Aplica No Aplica 4. Definiciones Comprared: Sistema de Compras Públicas Gubernamentales. 5. Responsabilidades Proveedor Institucional. [PI]. Analista Contrataciones. [AC]. Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS]. Jefe de Programa. [JP]. Oficial Presupuestal. [OP]. Página 1 de 51

2 De acuerdo a la Directriz DGABCA emitida el 04 de julio del presente año, en la cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar, se resume lo siguiente: 1- Las empresas adjudicadas son: Muebles Crometal S.A. Metalica Imperio S.A. ACOFI Acondicionamiento de oficinas S.A. Compañía Leogar S.A. 2- Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las cuales suman en total 80, divididas en mobiliario de oficina con 69 opciones de negocio y en mobiliario escolar con 11 opciones de negocio; el listado detallado se las ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede revisar el catálogo electrónico en compr@red para obtener la información. 3- El plazo de entrega para mobiliario de Oficina es el siguiente: Modalidad de Entrega en Almacén de la Entidad: Los tiempos de entrega para órdenes de pedido que emita la Administración no podrán ser superiores a los siguientes plazos: REGIONES MONTOS DEL PEDIDO PLAZO DE ENTREGA Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ,00 15 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 o igual ,00 Superior a ,00 o igual ,00 25 días hábiles 35 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ,00 40 días hábiles Modalidad de Retiro en Almacén del Proveedor: Esta modalidad aplicará para todas las órdenes de compra hasta un 30% del monto establecido por el proveedor como tope máximo de compra en su oferta. Página 2 de 51

3 REGIONES MONTOS DEL PEDIDO TIEMPO DE RETIRO Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ,00 5 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ,00 o igual ,00 Superior a ,00 o igual ,00 8 días hábiles 10 días hábiles Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ,00 15 días hábiles 4- El plazo de entrega para mobiliario Escolar es el siguiente: Compañía Leogar S.A. TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA DIAS HABILES De 0 a Juego de preescolar De 501 a De 1001 a De 0 a Juego escolar (pupitres) De 5001 a De a De a De 0 a Mobiliario no Tradicional De 501 a De 1001 a De 1501 a De 2001 a Página 3 de 51

4 Metálica Imperio S.A: TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA DIAS HÁBILES Mobiliario no Tradicional De 0 a 500 De 501 a 1000 De 1001 a 1500 De 1501 a 2000 De 2001 a días hábiles 40 días hábiles 60 días hábiles 80 días hábiles 100 días hábiles 5- Las encargados del convenio marco de las empresas adjudicadas son los siguiente: Marcel Mora Marin Mario Solano Thompson Adriana Campos Lara Encargados del Convenio Marco Muebles Crometal mmora@mueblescrometal.com Tel: Fax: / Metalica Imperio msolano@metalicaimperio.com mobiliario2@metalicaimperio.com Tel: Fax: Acondicionamiento de Oficina (ACOFI) Jimmy Navarro jnavarro@acoficr.com Tel: Fax: Iván Campos Compañía Leogar icampos@leogar.com Tel: Fax: El recargo por flete está incluido en el precio de cada opción de negocio y varía según la región. Como Realizar un proceso de Compra en la versión 2.0 de Compr@RED. Página 4 de 51

5 Todo proceso se inicia con la creación de la solicitud de pedido la cual deberá ser realizada por el jefe de programa o por aquel que este designe para realizar dicha tarea. Antes de iniciar deberá de insertar su Smart Card y autenticarse. Si la institución no utiliza el módulo de solicitud de pedido, debe dirigirse al punto 16 para crear el trámite directamente. 1- Se inicia creando la solicitud de pedido. Se debe dirigir a la página del sistema, en el menú Contrataciones Solicitud de pedido Crear solicitud de pedido Página 5 de 51

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7 2- Vamos al mantenimiento de la Solicitud de pedido creada Página 7 de 51

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9 3- Una vez incluidos los datos requeridos se da clic en el botón de Insertar. Para ingresar una segunda opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los datos requeridos y se da clic en el botón Insertar Página 9 de 51

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11 Para ingresar una tercera opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los datos requeridos y se da clic en el botón Insertar Página 11 de 51

12 4- Vamos a la parte superior de la pantalla y le damos al botón de SOLICITAR para que el sistema nos asigne un número de Solicitud. 5- Cerramos la ventana anterior y verificamos y guardamos el número de solicitud asignado, luego presionamos en el botón de finalizar Página 12 de 51

13 6- Nos aparece el siguiente mensaje en donde se indica la persona encargada de aprobar la solicitud creada. 7- Después de este paso, la solicitud de pedido debe de aprobarla el Jefe de Programa, luego el Proveedor Institucional y por último deberá liberarla el Jefe de financiero, para que la solicitud quede aprobada y pueda ser utilizada para asociarla a un trámite y realizar una compra. En el proceso de aprobación cada uno de los anteriores deberá descargar el documento PDF y firmarlo digitalmente para luego cargarlo al sistema como se ve en los siguientes pasos. Primero la aprueba el Jefe de Programa o el designado por este. Página 13 de 51

14 8- Se da Clic al icono de aprobar Página 14 de 51

15 9- Se descarga el documento y se firma digitalmente Página 15 de 51

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18 10- Se aprueban las opciones de negocio y se carga al sistema el documento firmado y se da clic al icono de finalizar. Página 18 de 51

19 11- Hecho esto, el sistema nos indica que fue procesada la aprobación de forma correcta y señala quién es el siguiente que deberá de aprobar la solicitud. Página 19 de 51

20 El Proveedor Institucional y el Jefe de financiero o Director de Presupuesto deberán seguir los mismos pasos de los anteriores, consultar la solicitud, descargar el documento, firmarlo digitalmente y subirlo de nuevo al sistema para que se pueda continuar con el trámite. 12- Una vez aprobada la solicitud, procedemos a consultarla para verificar su aprobación. Página 20 de 51

21 13- Aparece la siguiente pantalla y seleccionan la pestaña de Aprobaciones donde aparece que las tres aprobaciones fueron realizadas. Página 21 de 51

22 14- Antes de iniciar la creación del trámite se debe ingresar al catalogo electrónico para consultar la opción de negocio, se selecciona el convenio marco que se vaya utilizar. 15- Se selecciona la opción de negocio. Página 22 de 51

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24 CREACION DE TRÁMITE 16- Con la solicitud aprobada y la información de la opción de negocio que se requiere, procedemos a crear el trámite, el sistema nos indicará paso a paso lo que se debe hacer. Si la institución no utiliza el modulo de solicitud de pedido, debe ingresar las líneas que desee comprar al trámite ir al punto 17. Página 24 de 51

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28 17- Para las instituciones que no utilizan solicitud de pedido, seleccionan el acceso directo Incluir líneas Página 28 de 51

29 Se ingresa la información solicitada de la opción de negocio y se selecciona Insertar 18- Una vez en este punto, vamos al catalogo electrónico y seleccionamos el convenio y el trámite correspondiente, luego creamos un nuevo carrito. Página 29 de 51

30 19- Luego se selecciona Ver carrito actual Página 30 de 51

31 20- Luego de modificar el nombre del carrito, regresamos al catálogo electrónico y buscamos las opciones de negocio. Página 31 de 51

32 21- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 2. Página 32 de 51

33 23- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio Después de cargar la opción de negocio, vamos a ver el carrito actual. Página 33 de 51

34 25- Visualizamos el carrito para Editarlo. Página 34 de 51

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39 26- Actualizamos los datos requeridos y asociamos la línea al carrito Página 39 de 51

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42 27- Se envía la notificación de Pre Orden al proveedor comercial y esperamos su aprobación. Página 42 de 51

43 28- Una vez aprobada la pre orden, se genera la Orden de Compra. Página 43 de 51

44 29- Después de Generar la Orden de compra, se le da clic al acceso directo en color celeste que indica continuar orden de compra. Página 44 de 51

45 30- Se despliega la siguiente pantalla, se completan los datos que indica el sistema y damos clic al botón de Finalizar y luego se ingresa al botón de aprobación a la derecha de la pantalla. Se continua con la aprobación del documento que genera el sistema y se finaliza la aprobación, firmando electrónicamente la orden de compra. Página 45 de 51

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51 31- Realizadas todas las aprobaciones de la orden de compra, se concluye con la notificación de la misma, verificando que el sistema la realice automáticamente. Realizado todo lo anterior, se concluye el proceso de compra por convenio marco en el sistema 32- Anexos Este documento no incluye anexos. 33- Control de Cambios Fecha de revisión Persona que realiza el cambio Cambio realizado Página 51 de 51