Manual de usuario empresa

Transcripción

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3 Índice Manual de usuario empresa Bienvenida a Microlabora Usuarios de empresa Registro de empresas Acceso al sistema Bloqueo de usuarios Regeneración de contraseñas Caducidad de contraseñas Sección Mis datos Modificar mi perfil Ver mi perfil completo Cambiar mi de contacto Cambiar mi contraseña Sección Mis microtareas Alta de microtareas Asignación de microtareas Volver a estado En proceso Marcar como Revisada Cancelar una microtarea Restablecer como disponible Cuestionario de evaluación del usuario colaborador Sección Histórico de Microtareas Sección Mis evaluaciones Empresas Sección Mis documentos Subir un documento Acceder a mis archivos Eliminar un archivo Enviar un archivo Sistema de mensajería Ver los mensajes recibidos Responder a un mensaje recibido Enviar un mensaje a una empresa Enviar un mensaje a un colaborador...37

4 Mis contactos Eliminar un mensaje Papelera de reciclaje Contactar con el administrador del portal Darse de baja Tareas adicionales del administrador de empresa Gestión de usuarios de empresa Crear un usuario Modificar un usuario Dar de baja un usuario Ciclo de vida de una microtarea...45

5 1. Bienvenida a Microlabora Bienvenidos a Microlabora, plataforma para la realización de microtareas de Fundación Once. Microlabora conecta a personas con discapacidad y empresas para la realización de encargos profesionales a través de Internet. El presente manual pretende facilitar el uso y la comprensión del portal Microlabora a todos sus usuarios.

6 2. Usuarios de empresa Las empresas que lo deseen pueden registrarse en el portal y ofrecer microtareas para ser realizadas por los usuarios colaboradores. Los usuarios de empresa pueden tener dos posibles perfiles: usuario de empresa y usuario administrador de empresa. El usuario de empresa puede dar de alta y gestionar microtareas. El usuario administrador de empresa es el responsable de gestionar al resto de los usuarios de una empresa. El usuario que dé de alta a una empresa en Microlabora será usuario administrador de empresa, y a partir de ese momento podrá dar de alta a otros usuarios de empresa sin necesidad de contactar con el administrador del portal. El usuario administrador de empresa también puede dar de alta y gestionar microtareas como cualquier otro usuario de empresa Registro de empresas Para registrarse en el portal, debe acceder a la página de inicio de la Web, en la que encontrará un enlace a Registro de Empresas.

7 Al hacer clic sobre el enlace, se abrirá el formulario de registro de nueva empresa. Éste deberá ser correctamente cumplimentado para que el alta se realice de forma satisfactoria:

8 El nombre de usuario para acceder al portal ha de ser el número de documento de identificación que se le ha solicitado (su NIF o NIE). Antes de confirmar su solicitud de registro, es muy importante que lea las condiciones legales de participación en el portal Microlabora, que encontrará en el enlace Ver condiciones. Estas Estipulaciones para el encargo profesional de microtareas contienen las reglas de uso, las características del servicio, la política de privacidad del portal y las condiciones generales de contratación del mismo. Al cumplimentar el formulario de registro, debe subir al portal el NIF de su empresa en formato electrónico (con una copia escaneada del documento es suficiente). Una vez verificados los datos, el administrador del portal activará su usuario y le permitirá el acceso a la parte privada del mismo. El usuario creado será el usuario Administrador de empresa. Cuando el administrador del portal comunica al usuario registrado que puede logarse (entrar con su nombre de usuario y contraseña) en la aplicación, el usuario de empresa el denominado Administrador de empresa deberá completar el registro de acceso del portal. Para ello, una vez logado en el portal con el NIF y la contraseña introducidas en el registro, deberá ir a Mis datos y completar el formulario de datos de empresa. Después, haga clic en Guardar.

9 Importante: hasta que no se completan los datos del formulario de datos de empresa no se puede empezar a operar con el portal.

10 2.2. Acceso al sistema Para acceder el sistema debe introducir en el formulario de la página de inicio su nombre de usuario y su contraseña. Su nombre de usuario coincide con el número de documento de identidad que proporcionó en los datos de registro. Bloqueo de usuarios En el caso de introducir su contraseña tres veces de modo incorrecto, el sistema bloqueará automáticamente su usuario. Para desbloquearlo, debe contactar con el administrador del portal a través de la dirección de correo electrónico que figura al pie de las páginas del portal. También podrá hacerlo a través del formulario Contactar, proporcionando una dirección de de respuesta.

11 Regeneración de contraseñas En caso de haber olvidado su contraseña, debe hacer clic sobre el botón Olvidé mi contraseña. Introduzca su nombre de usuario su NIF/NIE y haga clic en Aceptar.

12 El sistema enviará un correo a la dirección vinculada a su usuario para que confirme la solicitud del cambio. Una vez confirmada haciendo clic en el enlace proporcionado por el sistema, éste creará una nueva contraseña que remitirá por correo electrónico. Se recomienda cambiar la contraseña por una que le sea fácil de recordar. Caducidad de contraseñas Importante: Su contraseña dejará de ser válida transcurridos 90 días desde el último cambio. El sistema le obligará a cambiarla por una nueva Sección Mis datos Modificar mi perfil. Puede modificar los datos de su empresa desde la sección Mis datos. Ver mi perfil completo Para ver su perfil de empresa tal cual se muestra a los usuarios que deseen acceder a él (los perfiles de empresa son públicos, no es necesario estar logado en el portal para verlos), haga clic en el enlace Ver mi perfil completo, situado en la parte inferior de la sección Mis datos.

13 Cambiar mi de contacto Para cambiar la dirección de correo electrónico de contacto, vaya a la sección Mis datos y haga clic en el enlace Cambiar situado en la parte inferior del formulario. Introduzca la nueva dirección de correo electrónico y haga clic en Aceptar. El sistema enviará a su nueva dirección un enlace de confirmación del cambio. Haciendo clic sobre este enlace, el sistema confirmará el cambio y modificará la dirección de correo vinculada a su usuario. Una vez transcurridas 24 horas de la solicitud de cambio, la petición caducará y se eliminará del sistema. Cambiar mi contraseña Para cambiar la contraseña de acceso a la aplicación, vaya a la sección Mis datos y haga clic en el enlace Cambiar password, situado en la parte inferior del formulario.

14 Introduzca su antigua contraseña y la nueva en los correspondientes campos del formulario, y haga clic en Aceptar. Recuerde que la contraseña caduca pasados 90 días, y que su usuario se bloqueará si la contraseña se introduce de modo incorrecto hasta tres veces Sección Mis microtareas En esta sección se puede ver un listado de las microtareas que ha dado de alta como usuario de empresa. Además, puede ver en qué estado se encuentran (si están en estado borrador,

15 disponibles, en proceso, finalizadas, etc.). Las tareas dadas de alta por un usuario de empresa, y que ya están Cerradas pasan a estar almacenadas en la sección Histórico de Microtareas. Importante: sólo el administrador de la empresa podrá ver todas las tareas dadas de alta por los demás usuarios de la empresa. Desde esta sección puede dar de alta nuevas microtareas que desee ofertar. Alta de microtareas Desde la sección Mis microtareas, haga clic en el enlace Nueva microtarea. Complete el formulario y haga clic en el icono Guardar, situado en la parte inferior del formulario.

16 Una vez guardados los datos generales de la microtarea, puede añadir requerimientos de perfil de usuario (para la realización de la Microtarea) haciendo clic en el botón Añadir requisitos que aparecerá en la parte inferior del formulario. También puede publicarla directamente desde este formulario, para que aparezca como Disponible en la parte pública del portal. No obstante, es recomendable guardarla primero, por si desea añadir o modificar algo antes de publicarla.

17 Puede añadir requisitos de formación, conocimientos, idiomas o experiencia previa.

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19 Para visualizar la microtarea guardada, vaya a la sección Mis microtareas y haga clic sobre el título de la tarea que acaba de crear. Esta microtarea aparecerá en estado Borrador. Si escoge la opción Publicar, la microtarea se mostrará en estado Disponible en la parte pública del portal. Desde este momento podrá ser solicitada por los usuarios colaboradores. El sistema informará en tiempo real al usuario de empresa de cuántos usuarios colaboradores han solicitado la realización de la microtarea (ver apartado asignación de microtareas ). Si el usuario de empresa desea retirar la microtarea del portal, puede hacerlo mientras ésta se encuentra en estado disponible (ver apartado Ciclo de vida de la microtarea ). Si en vez de crear la microtarea desde cero, quiere reutilizar algunos datos de una microtarea ya existente, diríjase a la sección Histórico de microtareas (ver apartado 2.5) para copiar la que desee. Una vez guardada, se podrá acceder a la microtarea en estado borrador en la sección Mis microtareas, para su edición y posterior publicación.

20 Asignación de microtareas Para asignar una microtarea a un usuario colaborador, debe acceder a la página de detalle de la microtarea. En la parte inferior de la página encontrará el enlace Asignar tarea.

21 Si ha habido solicitudes, aparecerá un listado de los colaboradores que han solicitado la microtarea Desde este listado podrá acceder a la página de detalle de cada usuario y visualizar su perfil (haciendo clic en el nombre del usuario). En el perfil de usuario colaborador aparecen los datos sociodemográficos que la persona desea mostrar, así como su información de contacto, su trayectoria educativa, experiencia profesional y conocimientos principales. Además, cada usuario colaborador tiene la oportunidad de añadir enlaces a sitios externos en los que ofrezca muestras de trabajos suyos previos que puedan servir de referencia a la empresa para seleccionarle para la realización de la microtarea. También puede agregar un fichero con su CV, e incluir un enlace a YouTube donde se pueda visualizar su video-currículum. Además, desde el perfil, podrá ver las evaluaciones que ha recibido el usuario en la realización de otras microtareas o enviarle un mensaje mediante el sistema de mensajería interna del portal. Finalmente, una vez revisados los perfiles de los diferentes solicitantes de la microtarea, podrá asignarla al usuario elegido haciendo clic sobre el botón Asignar microtarea, que aparece junto al nombre de cada usuario solicitante. El sistema enviará un mensaje avisando al usuario de la asignación de la microtarea, y le pedirá que se ponga en contacto con el usuario de empresa para gestionar el comienzo del encargo a la mayor brevedad. Importante: Una vez que la microtarea ha sido asignada a un usuario colaborador, éste deberá marcarla como En proceso dentro de las siguientes 72 horas. Si no lo hace, el sistema cancelará automáticamente la microtarea y avisará al usuario de empresa de esta circunstancia, dándole la oportunidad de reasignar la microtarea a otro usuario colaborador, o bien de

22 cancelarla. Durante ese plazo, el usuario colaborador también puede rechazar la realización de la microtarea que se le ha asignado (ver apartado Ciclo de vida de la microtarea ).

23 Cuando un usuario colaborador marca como Finalizada una microtarea, el sistema avisa al usuario de empresa para que revise el resultado de la misma. Si la empresa no considera que el resultado de la microtarea es satisfactorio, puede volver a marcarla como En proceso para que el colaborador la revise o rehaga, según el caso. Para ello, acceda a la sección Mis microtareas y seleccione la tarea finalizada que desea volver a poner en estado En proceso. Acceda a la página de detalle haciendo clic sobre el título de la tarea. Haga clic en el botón Volver a estado En proceso que se encuentra en la parte inferior de la página de detalle. El sistema avisará al colaborador, pero el usuario de empresa debe además comunicarse con él al margen del portal (de la manera en que se hayan estado comunicando hasta el momento, habitualmente por correo electrónico) para darle las indicaciones pertinentes de cara a la corrección del trabajo realizado. Marcar como Revisada

24 Una vez que la tarea ha sido correctamente finalizada y el usuario colaborador la ha marcado como tal, el usuario de empresa debe acceder al detalle de la misma y marcarla como Revisada. En este momento, el sistema le dará paso a un breve cuestionario de evaluación sobre el usuario colaborador, que el usuario de empresa debe responder para dar por finalizada su gestión de la microtarea. Importante: si un usuario colaborador marca una tarea como Finalizada y no es revisada o puesta de nuevo en proceso por el usuario de empresa en un plazo de 72 horas, el sistema la marcará automáticamente como revisada Manual del usuario de empresa Cancelar una microtarea Un usuario de empresa puede cancelar una tarea que aún no haya sido asignada si no desea que se realice.

25 Para ello, acceda a la sección Mis microtareas y localice la que desea cancelar. Acceda al detalle de la microtarea haciendo clic sobre el título. Haga clic sobre el botón Cancelar microtarea, situado en la parte inferior de la página. Importante: se trata de la única situación en la que el usuario de empresa puede cancelar por sí mismo la tarea. Si la tarea ya ha sido asignada a un usuario colaborador, sólo éste podrá cancelarla, en los estados asignada y en proceso. Adicionalmente, existen dos situaciones en las que el usuario de empresa puede ponerse en contacto con el administrador del portal para que sea éste el que cancele la tarea y su control pase de nuevo a la empresa:

26 1. Si se cumple el plazo establecido para la realización de la microtarea y el usuario colaborador no ha enviado los resultados a la empresa ni ha marcado la microtarea como finalizada (y no ha llegado a un acuerdo con la empresa para modificar el plazo de entrega). 2. Si los resultados de la microtarea no han sido satisfactorios y el usuario de empresa no desea volver a marcar la tarea como En proceso para que la rehaga el mismo usuario colaborador, sino que prefiere ofertarla a otro colaborador o retirar la oferta. Restablecer como disponible Una tarea cancelada puede restablecerse como activa accediendo a su página de detalle y haciendo clic sobre el botón Restablecer como disponible. Cuestionario de evaluación del usuario colaborador

27 Como se dijo anteriormente, cuando en la sección Mis microtareas aparece una tarea marcada como Revisada, el usuario debe completar el cuestionario de evaluación del colaborador. Para ello, acceda al detalle de la microtarea y haga clic sobre el enlace Rellenar cuestionario de evaluación. Complete el pequeño cuestionario que aparece. Su empresa también será evaluada por el colaborador, antes de que éste la marque como cerrada.

28 Una vez completas ambas evaluaciones, la microtarea se dará por cerrada y usted tendrá acceso a la información sobre las evaluaciones de la microtarea Sección Histórico de Microtareas Esta sección contiene el listado de microtareas que han sido dadas de alta por el usuario de empresa (o, en el perfil de un usuario administrador de empresa, las que han sido dadas de alta por todos los usuarios de esa empresa) y que ya se encuentran cerradas.

29 La utilidad de esta sección es la de servir de banco de microtareas para no tener que crear cada nueva microtarea desde cero. Desde esta sección se puede copiar cualquier microtarea creada anteriormente por ese usuario, y ya cerrada. Esta copia pasará a figurar en modo borrador en la sección Mis Microtareas, donde será posible editarla para modificar sólo aquellos datos que sea necesario, de cara a generar una nueva microtarea Sección Mis evaluaciones En esta sección se presentan las evaluaciones que ha recibido la empresa por parte de los usuarios colaboradores que han realizado las microtareas. Para acceder a la evaluación de una microtarea concreta, haga clic sobre el título de la misma.

30 Podrá ver la información e la evaluación por parte de la empresa y por parte del colaborador Empresas Desde esta sección puede acceder a la información de las empresas que participan en Microlabora. El acceso a esta información se puede realizar de varias formas:

31 Pulse en el banner Sección de empresa que aparece en el lado izquierda de la página de inicio del portal. Se mostrador un buscador de empresa, donde puede buscar por sector o si no indica nada el listado de todas las empresas.

32 Otro modo es haciendo clic en el nombre de las empresas que aparece en los listados de tareas. De este modo podrá acceder a la página de detalle de las empresas. Desde la página de detalle de una tarea puede acceder al detalle de la empresa haciendo clic sobre el nombre de la empresa que ha dado de alta la microtarea. Además, el portal dispone de un buscador de empresas. Para acceder al buscador, haga clic en el botón Empresas del menú principal.

33 Desde la página de detalle de las empresas, puede acceder además a la información sobre las evaluaciones que ha recibido una empresa. También puede contactar con la empresa enviando un mensaje a través del sistema de mensajería interna del portal.

34 2.8. Sección Mis documentos El portal Microlabora le ofrece la posibilidad de almacenar hasta 10 MB de documentos que además puede enviar a otras empresas del portal o a los usuarios colaboradores que se hayan inscrito en alguna de las microtareas dadas de alta por su empresa. Subir un documento Para subir un documento, haga clic en el enlace Mis documentos del menú izquierdo. En la página dispone de un formulario que le permite subir archivos al sistema. Acceder a mis archivos En la sección Mis documentos se le presenta un listado de los documentos disponibles que pueden ser descargados haciendo clic sobre su título.

35 Eliminar un archivo Para eliminar un archivo, haga clic sobre el botón Eliminar, que aparece junto al nombre del archivo. Debe confirmar la eliminación del documento. Enviar un archivo Para enviar un archivo a otro usuario, debe hacer clic sobre el enlace Enviar archivo, que aparece junto al nombre del mismo. En la página que se abrirá seleccione un destinatario y si lo desea incluya un texto en el mensaje. Haga clic en Enviar Sistema de mensajería El portal Microlabora dispone de un sistema de mensajería interna que le permite enviar mensajes a otros usuarios del portal. Mediante este sistema, cualquier usuario de empresa puede enviar mensajes a otros usuarios de empresa y también a aquellos usuarios colaboradores que hayan solicitado la asignación de una microtarea de su empresa. Ver los mensajes recibidos Para ver los mensajes recibidos, debe hacer clic en el enlace Buzón de entrada, situado en el menú izquierdo. La página le mostrará un listado de los mensajes recibidos.

36 Para acceder al contenido, haga clic sobre el asunto del mensaje. Responder a un mensaje recibido Para responder a un mensaje recibido acceda al detalle y haga clic en el enlace Responder que aparece debajo del mensaje. Escriba el texto del mensaje y haga clic en Enviar.

37 Enviar un mensaje a una empresa Para enviar un mensaje a una empresa debe acceder a la página de detalle de la misma, tal y como se explica en el apartado de empresas. Localice el enlace Envíanos un mensaje, situado al final de los datos de la empresa, y haga clic. Escriba el asunto y el texto del mensaje y haga clic en Enviar. Enviar un mensaje a un colaborador Sólo las empresas a las que el colaborador haya solicitado microtareas pueden acceder a los datos del colaborador y contactar con él a través de su página de detalle.

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39 Usted puede responder a los mensajes que le haya enviado un colaborador a través de la página de detalle de su empresa. Mis contactos El sistema genera automáticamente un listado de contactos en función de los usuarios que ya se han enviado mensajes. Haga clic en Buzón de entrada. Para enviar un mensaje a unos de sus contactos, haga clic en el enlace Enviar mensaje que aparece en la parte inferior de la página. Aparecerá un listado de usuarios con los que ya ha contactado. Haga clic sobre el contacto al que desea enviar un mensaje. Si un usuario se da de baja, desaparecerá de su lista de contactos. Eliminar un mensaje Para eliminar un mensaje, haga clic sobre el botón Eliminar que aparece junto a los datos del mensaje en la bandeja de entrada, o en la página de detalle del mensaje.

40 Papelera de reciclaje El sistema dispone de una papelera de reciclaje que almacena los mensajes eliminados antes de borrarlos definitivamente. Para acceder a ella, haga clic en el enlace Papelera de reciclaje situado en la parte inferior de la página Buzón de entrada. Para eliminar definitivamente los mensajes de la papelera, haga clic en el botón Eliminar que aparece junto a los datos del mensaje. Confirme la eliminación del mensaje. Los mensajes de la papelera no se eliminan automáticamente. Si ha borrado definitivamente un mensaje y desea recuperarlo, haga clic en el botón Restablecer mensaje. Contactar con el administrador del portal Para contactar con el administrador del portal a través de la mensajería interna, haga clic sobre el botón Contactar con el administrador, situado en la parte inferior del Buzón de entrada. Complete los campos del formulario y haga clic en Enviar Darse de baja. Para darse de baja del portal, el usuario de empresa debe hacer clic en el enlace Darme de baja del menú izquierdo.

41 Debe confirmar que desea darse de baja a través del botón Darme de baja. Todas las tareas que queden pendientes pasarán a ser propiedad del administrador de empresa. Importante: si su perfil es el de administrador de empresa, para darse de baja debe contactar con el administrador del portal, ya que cada empresa debe tener un usuario administrador de como mínimo. Así, deberá gestionar con el administrador del portal qué otro usuario de su empresa se hará cargo del perfil de administrador. Si lo que desea es dar de baja a la empresa, debe así mismo ponerse en contacto con el administrador del portal.

42 2.11. Tareas adicionales del administrador de empresa Gestión de usuarios de empresa El administrador de la empresa es el encargado de gestionar los demás usuarios que pertenecen a su empresa. Para acceder a las diferentes tareas relacionadas con dicha gestión, haga clic en el enlace Gestión de usuarios de empresa que aparece en el menú izquierdo de su página privada. Desde la página de gestión de usuarios de empresa, el administrador de empresa puede realizar diferentes acciones: Crear un usuario Para ello, haga clic en el botón Añadir usuario que aparece en la parte inferior de la página y complete el formulario. No es necesario contactar con el administrador del portal para que el usuario pueda comenzar a hacer uso del portal dando de alta microtareas.

43 Modificar un usuario Para modificar un usuario, haga clic en el botón editar que aparece junto a los datos del usuario y modifique los datos en el formulario Dar de baja un usuario Para dar de baja un usuario, haga clic en el botón Eliminar, que aparece junto a los datos del usuario.

44 Debe confirmar la eliminación del usuario haciendo clic en el botón Confirmar eliminación.

45 3. Ciclo de vida de una microtarea Descripción del funcionamiento de una microtarea y sus estados desde el momento en que se crea hasta que queda cerrada. Una tarea puede estar en diferentes estados: Borrador: Solo es visible por la empresa que la ha creado, aún no está publicada, no es visible por los colaboradores. Disponible: Una vez dada de alta y publicada en el sistema, la microtarea puede ser solicitada por los colaboradores. Disponible > Cancelada -La empresa puede cancelar una tarea que no haya asignado a ningún colaborador. Disponible > Asignada -La tarea pasa de disponible a asignada cuando la empresa le asigna la tarea a un usuario colaborador para su realización. Asignada > Cancelada -Una vez asignada a un usuario la microtarea, éste puede decidir rechazarla y, por tanto, cancelarla. Si no la pone en proceso, el sistema cancelará la tarea pasadas 72 horas, devolviendo así el control a la empresa, que puede reactivarla como disponible, editarla y reasignarla de nuevo si lo desea. La cancelación de tareas queda registrada en el sistema y la cancelación sucesiva puede ser penalizada por el administrador.

46 Asignada > En proceso -El usuario marca la tarea como En proceso cuando comienza a realizarla. En proceso > Cancelada El usuario también puede decidir cancelar la microtarea cuando está realizándola. Esta acción quedará registrada en el sistema. El usuario de empresa también puede solicitar al administrador del portal que cancele una microtarea que continúa en proceso una vez finalizado el plazo límite para su realización. En proceso > Finalizada Cuando el usuario da por finalizada la tarea, la marca como tal. Finalizada > Revisada La empresa valida la realización de la tarea y la marca como validada. Si una tarea se da por finalizada y no es revisada en 72 horas, el sistema la marcará como revisada automáticamente. Finalizada > Cancelada Este cambio no lo puede realizar directamente el usuario de empresa. Debe solicitarlo al administrador del portal, que será quien cancele la tarea que un usuario colaborador ha marcado como Finalizada pero que el usuario de empresa no considera que se haya realizado correctamente ni desea que la rehaga ese usuario colaborador. Finalizada > En proceso Si la empresa no da por válida la tarea, la puede volver a marcar como En proceso para que el usuario la retome. Revisada -> Cerrada Una vez revisada la tarea, usuario y empresa deben cumplimentar los cuestionarios de evaluación. Cuando se hayan rellenado ambos cuestionarios la tarea queda marcada como Cerrada. Una vez cerrada la microtarea, se pueden ver las evaluaciones de la misma por ambas partes. En este momento la empresa y el usuario tramitarán de la manera acordada el pago por la realización de la microtarea.