Manual de usuario de UNIFICA Liferay. Oficina de Calidad Subdirección de Tecnologías de la Información

Transcripción

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2 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Fecha Versión Responsable Descripción del cambio 22/02/ OCa Creación del documento OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 2 de 11

3 INDICE 1 INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE UNIFICA COMUNIDADES ACCESO A COMUNIDADES PRIVADAS CONFIGURACIÓN DE LA COMUNIDAD TIPOS DE CONTENIDO BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS CALENDARIO FOROS OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 3 de 11

4 1 Introducción Con la vista puesta en la mejora continua de los procesos de la STI y en la búsqueda del alineamiento y complicidad entre los distintos actores que intervienen en los mismos, ya sean internos o externos a la Organización, se ha desarrollado el portal de contenidos y de trabajo colaborativo UNIFICA. El portal recopila toda la regulación en cuanto a normas y procedimientos de trabajo que ha identificado la STI como imprescindibles para el aseguramiento de la calidad de los servicios prestados a sus clientes. Cualquier profesional, tanto de la organización como externo, está sujeto a estas normas y orientado a las recomendaciones aquí recogidas. Además en el portal se identifican otros contenidos como la estructura de la organización, enlaces de interés, listas de contactos, FAQs, etc. Este manual trata de exponer, de forma clara y concisa, las pautas a seguir para hacer un uso adecuado del portal. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 4 de 11

5 2 Presentación de UNIFICA UNIFICA está basado en la plataforma web corporativa LIFERAY, que se ha configurado y parametrizado para adecuarla en la medida de lo posible a las necesidades de la STI. El sistema de menús de la herramienta es de tipo horizontal y se encuentra en lo alto de la página: Figura 1: Página de inicio de UNIFICA Entre las capacidades que aporta la herramienta, cabe destacar: Biblioteca de Documentos con gestión de versiones incorporada Apertura de Foros privados Gestión de eventos en el Calendario Definición de Comunidades El portal se estructura en comunidades. La comunidad pública, UNIFICA, está accesible en la url: Esta comunidad no obstante dispone de páginas privadas que serán accesibles sólo para usuarios autenticados. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 5 de 11

6 3 Comunidades. Para acceder a UNIFICA basta con introducir en el navegador la url referenciada en el apartado anterior, ya que se trata de una web pública. Para acceder a las páginas privadas de esta comunidad, es necesario disponer de un usuario del portal, atendiendo a las indicaciones detalladas en la sección FAQs del mismo. Todos los usuarios logados en el portal pueden acceder a su perfil, donde podrán actualizar sus datos, modificar su contraseña, etc. Para ello bastará con pinchar en el nombre de usuario que aparece en la parte superior derecha de la pantalla: 3.1 Acceso a Comunidades privadas En la parte superior derecha de la página existe un desplegable llamado Ir a que muestra todas las comunidades a las que el usuario tiene acceso. Si desea disponer de acceso a alguna comunidad que no aparezca en dicho desplegable, deberá contactar con el supervisor de la comunidad o con el equipo administrador de UNIFICA, según se indica en las FAQs colgadas en el portal. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 6 de 11

7 3.2 Configuración de la comunidad Esta funcionalidad sólo está habilitada para el Supervisor de la Comunidad. Gracias a ella, este rol puede realizar las labores propias de la administración del portal, en cuanto a gestión de permisos, moderador de discusiones y juez de contenidos, cambio de títulos de sección, El Supervisor de la Comunidad es definido directamente por el Administrador de UNIFICA. 3.3 Tipos de contenido Todos los contenidos introducidos en el portal pueden ser de tres tipos. Contenido WEB publicado o visionado (exclusivo del administrador de FARO) Noticias publicadas en blogs (habilitado para los Supervisores de las comunidades) Biblioteca de Documentos (posible para todos los miembros de una comunidad) Respecto al contenido web, se puede mostrar desde un portlet de tipo Publicador de Contenido, que habilita la opción al Supervisor de la comunidad de introducir nuevas entradas, o de un Visor de Contenido, que supone básicamente contenido estático fijo. Respecto a los blogs de noticias, tienen por defecto habilitado el servicio RSS para estar al corriente de las mismas. El procedimiento para darse de alta en este servicio consistirá en, una vez se disponga de un cliente RSS instalado en el sistema local, pegar en la sección de suscripción del mismo el link que coincide con la url de la ventana emergente que se despliega al pinchar en el enlace RSS que corresponda. Respecto a los documentos alojados en bibliotecas, es posible acceder a las estructuras de carpetas de las mismas desde el escritorio gracias al estándar WebDAV, que habilita una gestión de archivos sobre la web. El procedimiento para acceder desde el escritorio local a la biblioteca en la web consiste en lo siguiente: 1. Pinchar en Acceder desde el escritorio en la carpeta que deseamos actualizar y captar la url de WebDAV 2. Mapear la unidad de red que se corresponde con la url WebDAV utilizando las mismas credenciales de acceso que se disponen para UNIFICA. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 7 de 11

8 El servicio WebDAV se encuentra disponible sólo para los documentos publicados, no para los que se muestren en un Visor de Biblioteca, y será sólo accesible para los miembros de la comunidad que dispongan de permisos de actualización de la biblioteca, y siempre desde la red corporativa, es decir, la utlización del servicios está sólo disponible para los usuarios cuyo puesto de trabajo se encuentra dentro de la Intranet de la Organización, siendo necesario entrar en la aplicación a través de la IP interna para acceder al servicio webdav, en lugar de a través de la url pública: Ejemplo de biblioteca de documentos publicada Ejemplo de Contenido Web Ejemplo de blog de noticias OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 8 de 11

9 4 Biblioteca de documentos Ya se ha comentado que existen dos formas de mostrar este tipo de información, directamente en una biblioteca de documentos o mediante un visor de una biblioteca. En el primer caso, la gestión de los archivos en ella recogidos está habilitada para el Supervisor de la comunidad y es posible para el resto de miembros de la misma. No obstante, en el segundo caso, no es posibles gestión alguna de la información registrada, ya que la misma no es accesible. Como también se ha indicado ya, el servicio WebDAV permite trasladar la gestión de la biblioteca directamente al escritorio local del usuario, pero sólo en el caso de que se esté trabajando directamente con la biblioteca. Las operaciones que se pueden hacer en la gestión de archivos son: 1. Añadir una carpeta 2. Añadir una subcarpeta 3. Añadir un acceso directo 4. Añadir un documento 5. Eliminar un documento (sólo el propietario del documento) 6. Bloquear un documento (sólo el propietario del documento) 7. Gestionar los permisos de acceso a un documento (sólo el propietario del documento) 8. Mover un documento (sólo el propietario del documento) 9. Editar un documento (sólo el propietario del documento) 10. Descargar un documento NOTA: los permisos por defecto pueden ser modificado por el propietario del documento o por el supervisor de la comunidad OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 9 de 11

10 5 Calendario Mediante esta funcionalidad, se dispone de un pequeño planificador de eventos que permite a todos los miembros de la comunidad programar un evento para un día/hora determinado, así como estar permanentemente informado del resto de eventos que su comunidad programe. Para añadir un evento basta con seleccionar primero el día que nos interese, para posteriormente pinchar en Añadir evento. Se puede programar la repetición de un evento diaria, semanal, mensual u anualmente hasta una determinada fecha. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 10 de 11

11 6 Foros Los foros permiten mantener diálogos en tiempo real entre todos los miembros de la comunidad. Los supervisores pueden añadir Categorías y dentro de éstas, distintos hilos de discusión. Los miembros de la comunidad pueden tanto crear nuevos hilos como responder a los hilos existentes. No obstante, el supervisor tiene la potestad de modificar los permisos por defecto, bloquear un hilo e incluso mover un hilo entre categorías. Los miembros de la comunidad interesados en un determinado hilo pueden suscribirse al mismo con lo que les llegará una notificación a su dirección de correo electrónico cada vez que alguien intervenga en el foro. Para esto será necesario que el supervisor de la comunidad configure el envío de dicha notificación en la barra de encabezado del portlet, en el extremo derecho de la misma. Por otro lado, existe la posibilidad de suscribirse al servicio RSS de los foros en el botón correspondiente. OCa_Manual de usuario de UNIFICA.doc Página 11 de 11