Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez

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1 Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución. Plataforma Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma tecnológica conecta uacj donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo, se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta uacj la forma de una movilidad constante dando así las soluciones a las exigencias de un flujo de información instantánea que el mundo actual ha marcado tanto en la vida cotidiana, laboral y científica.

2 Índice 1. Generalidades de la plataforma. a. Generador de Presentaciones PowerPoint 2013 de escritorio y PowerPoint presentation Online. Índice de Imágenes Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ... 5 Imagen 3: Pantalla en espera... 5 Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office Imagen 5: Encontrar aplicación Imagen 6: Seleccionar aplicación Imagen 7: Inicio de aplicación... 9 Imagen 8: Inicio de documento Imagen 9: Barra de herramientas Imagen 10: Abrir documento Imagen 11: Menú de inicio Imagen 12: Menú insertar Imagen 13: Menú diseño Imagen 14: Menú Transiciones Imagen 15: Menú animaciones Imagen 16: Menú presentación con diapositivas Imagen 17: Menú revisar Imagen 18: Menú vista Imagen 19: Guardar Imagen 20: Acceder a los servicios de Office Imagen 21: Acceder a los servicios de Office Imagen 22: Documentos en One Drive Imagen 23: Crear documentos en aplicaciones en línea Imagen 24: Inicio de documentos en aplicaciones Online Imagen 25: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 26: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 27: Guardar documentos de PowerPoint Online Imagen 28: Verificar el archivo de PowerPoint Online Imagen 29: Seleccionar el archivo de PowerPoint Online Imagen 30: Se muestra contenido de PowerPoint Online Imagen 31: Muestra para compartir Imagen 32: Compartir archivo

3 Imagen 33: Seleccionar personas a compartir Manual de Usuario Office 365 La tecnología está cambiando con el día a día, es así que la forma de comunicación, elaboración y trabajo dentro del proceso de enseñanza-aprendizaje está tomando un camino donde el futuro se torna presente ante la tendencia de trabajar sin limitaciones físicas, con opciones de movilidad en archivos, comunicación, de crear, trabajar, compartir información en forma local, en la llamada nube tanto para estudiantes, docentes como también administrativos de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez es ya una realidad. Generalidades de la Plataforma La plataforma Office 365 la cual se distingue en la Universidad como conecta uacj tiene a disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un solo archivo de trabajo en línea. En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos dispositivos. El acceso a la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: En ese momento se presenta una pantalla como la siguiente:

4 Imagen 1: Pantalla principal del portal UACJ. En la parte central izquierda se encuentra una serie de opciones como lo son: Aspirantes, Alumnos, Egresados, Docentes y Administrativos. Favor de ingresar según sea el caso de su relación con la Institución. Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la plataforma conecta uacj ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de Microsoft. Como ejemplo se tiene la imagen, en ella se despliegan las opciones sugeridas al seleccionar el campo de Alumnos. Al entrar a él se hace referencia al siguiente nivel de pantalla. Por el momento se debe acceder a la selección de Correo Electrónico; sin embargo, cuando sea más común el acceso, se podrá entrar en el ícono o bien opción de conecta uacj.

5 Imagen 2: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ. Al acceder a la nube según el rol de cada usuario, se tiene un tiempo de espera como se observa en la imagen, se autentica y muestra a disposición la información almacenada en la nube. Imagen 3: Pantalla en espera

6 Al momento de acceder, se tiene un panorama general de las opciones que tiene Office 365 al servicio de la comunidad. Se despliega en la imagen la pantalla principal donde tiene en la parte superior los botones con los menús desplegables de cada sección. Imagen 4: Pantalla principal de la nube, Office 365. Como se observa en la figura anterior, la pantalla está divida en: la parte superior una franja azul con el logotipo de Office 365, el menú principal con las opciones de Outlook, Calendario, Personas, Noticias, OneDrive, Sites, puntos suspensivos, identificador de usuario (nombre), engrane general e imagen de signo de interrogación para acceder a preguntas o dudas. En la parte central, se despliega la información de cada uno de las opciones elegidas en la parte superior. Ventajas y Desventajas del Uso de la Plataforma El uso de la plataforma de Office 365 da la oportunidad de utilizar la tecnología de comunicación, se pueden enumerar las siguientes ventajas:

7 Uso de la paquetería de Office Online. Uso de la paquetería de Office de escritorio. Uso de herramientas para trabajo colaborativo con archivos. Capacidad mayor para almacenamiento en la nube. Acceso a descarga de paquetería Office hasta con 5 dispositivos ya sea móviles, tabletas, IPad, MAC o PC, sistema Android, IOS, Windows. Se tiene acceso a todos los documentos que se encuentran almacenados sin importar el hardware utilizado, sólo con una computadora que pueda acceder a internet. Recursos y acceso a administración de cursos de tecnología con un autoaprendizaje según las necesidades y tiempos del usuario. Desventajas Cuenta de correo electrónico sólo cuando se tiene la relación con la Institución. Es necesario estar firmado para acceder a sus servicios, aplicaciones y archivos. El menú de herramientas de la paquetería Office es menos basto en línea que la opción de escritorio. Si no se tiene acceso a Internet, no es posible recuperar los archivos almacenados en la plataforma Office 365. PowerPoint 2013, Escritorio Este programa es un miembro de la Suite de Microsoft Office 2013, teniendo un propósito muy definido, el crear materiales para presentación. Se Puede Iniciar PowerPoint 2013 de diferentes maneras, la más común y sencilla es la siguiente: Siga estos pasos: 1.- Seleccionar el Botón Inicio. 2.- Ingresar al Submenú Todos los Programas.

8 3.- Seleccionar la Carpeta Microsoft Office Ingresar en PowerPoint Imagen 5: Encontrar aplicación. Imagen 6: Seleccionar aplicación.

9 El Inicio que se mostrara luego de abrir el Office PowerPoint Se puede encontrar desde los datos del Usuario, Plantillas para comenzar a trabajar con una presentación y las presentaciones recientes. Para que se elabore una presentación nueva en PowerPoint 2013 se debe seleccionar en la pantalla de inicio Presentación en Blanco, o bien, si se desea trabajar con una plantilla que Microsoft PowerPoint 2013 le ofrece, y se selecciona la deseada. Imagen 7: Inicio de aplicación Después de que se selecciona la presentación en blanco, PowerPoint 2013 abrirá la pantalla de trabajo, mostrando la barra de herramientas con las que se podrá comenzar la nueva presentación.

10 Imagen 8: Inicio de documento Imagen 9: Barra de herramientas. La barra de herramientas de office PowerPoint 2013, contiene los submenús que ayudarán a crear, diseñar, ilustrar, revisar, etc. Una mejor Presentación. Menú Archivo. Este despliega una barra lateral izquierda, que muestra una forma más de las cuales puede crear una diapositiva nueva, abrir una diapositiva ya existente, guardar, Imprimir, compartir, salir, etc.

11 Imagen 10: Abrir documento. Menú Inicio. Aquí se puede cambiar el tipo de fuente de la letra que se desea utilizar, tamaño de la letra, entre lo más común. Imagen 11: Menú de inicio. Menú Insertar. Como su nombre lo dice, se puede insertar desde, nuevas diapositivas para la presentación, imágenes, tablas, graficas, formas geométricas, símbolos, audio, video, etc. Imagen 12: Menú insertar.

12 Menú Diseño.- En este menú se puede dar una imagen a la presentación, cambiarle el fondo, ponerle un diseño de acorde a la información de la presentación. Imagen 13: Menú diseño Menú Transiciones. Este menú es una de las herramientas que Office PowerPoint te ofrece para tu Presentación; te ayudará en el momento que se quiera darle un énfasis a una diapositiva. Imagen 14: Menú Transiciones. Menú Animaciones. El menú Animaciones da la opción de animar, como su nombre lo dice, una imagen, frase, etc. Imagen 15: Menú animaciones. Menú Presentación con Diapositivas. Es una de las opciones que Office PowerPoint ofrece para poder dar inicio a una presentación y a si exponer el tema ya elaborado y terminado. Imagen 16: Menú presentación con diapositivas.

13 Menú revisar. Un error común cuando se está tecleando información, es el mantener una ortografía correcta; antes de finalizar una presentación, se puede revisar con esta herramienta y así corregir posibles errores ortográficos. Imagen 17: Menú revisar. Menú Vista. Despliega las opciones que tiene el usuario para ver las diapositivas de su presentación, ya sea de diferentes formas como, esquema, clasificador, páginas de nota, etc. Para Guardar una Presentación se debe seguir los siguientes pasos: Imagen 18: Menú vista. Ingresar en menú Archivo. Luego seleccionar la opción Guardar o Guardar como. Se generan unas opciones de donde se puede guardar, enseguida se debe seleccionar la opción deseada, ya sea guardar en OneDrive, o en el equipo, etc.

14 Imagen 19: Guardar. PowerPoint presentation, Online Se tiene una herramienta que Microsoft brinda el Office 365. Sin necesidad de que tenga que estar instalado el Software, se puede dar uso a esta herramienta siempre y cuando se tenga acceso a Internet así como acceso a una cuenta de Office 365. Uno de los pequeños inconvenientes que existe en este sitio a comparación con el paquete de escritorio es que carece de algunas herramientas. El PowerPoint Presentation, la herramienta Online, es muy fácil de utilizar ya que no cambia en nada, tiene la forma común a la que ya se está acostumbrado. Para iniciar se debe primero ingresar a una cuenta de correo en office 365. Ingresar con el nombre de usuario o correo y la clave.

15 Imagen 20: Acceder a los servicios de Office 365. Después de ingresar se mostrará la bandeja de entrada del correo. Se selecciona directamente a la casilla de OneDrive, ubicada en la parte superior derecha del correo. Al seleccionarlo, re-direcciona a la plataforma de OneDrive en Documents. Imagen 21: Acceder a los servicios de Office 365.

16 Imagen 22: Documentos en One Drive. A continuación, se tiene que ingresar en Nuevo y posteriormente a Presentación de PowerPoint. Imagen 23: Crear documentos en aplicaciones en línea. Se abrirá automáticamente Office PowerPoint 2013 Online.

17 Imagen 24: Inicio de documentos en aplicaciones Online. Se puede percatar que Office PowerPoint 2013 Online y Office PowerPoint 2013 tienen la misma interacción, únicamente como se menciona al principio Office PowerPoint 2013 Online carece de algunas herramientas ya que es una Aplicación y no el paquete completo de instalación. Guardar una Presentación en PowerPoint 2013 Online es mucho más innovador, ya que la presentación creada se guarda automáticamente, esta es una ventaja muy factible, caso contrario al paquete de Instalación PowerPoint Continuar los siguientes pasos: -Seleccionar en la parte superior izquierda donde dice Archivo. Imagen 25: Guardar documentos de PowerPoint Online.

18 Se desplegará un menú en la parte izquierda de nuestra pantalla. Enseguida Procedemos a dar clic en la opción de Guardar Como. Imagen 26: Guardar documentos de PowerPoint Online. Después de dar clic en Guardar Como, aparecerá una ventana que dirá que el documento se guarda en la nube, pero también en el equipo personal se puede guardar una copia (Es recomendable).

19 Imagen 27: Guardar documentos de PowerPoint Online. Para verificar que la presentación ya ha sido guardada en la Nube, se debe dirigir hacia la página principal de la Nube y allí observara que la presentación nueva aparecerá con un asterisco color verde, indicando que la presentación más recientemente creada.

20 Imagen 28: Verificar el archivo de PowerPoint Online. Abrir una Presentación es muy sencillo. Se debe continuar los siguientes pasos: 1.- Seleccionar la presentación que se desea abrir. Imagen 29: Seleccionar el archivo de PowerPoint Online.

21 2.- Enseguida automáticamente se muestra la presentación seleccionada. 3.- Compartir Imagen 30: Se muestra contenido de PowerPoint Online. Otra Ventaja que tiene el Office Online es el poder compartir un documento a una o varias personas a través de OneDrive (nuestro Disco duro Virtual). Hay diferentes maneras de hacerlo una de ellas es la siguiente. Para poder compartir un documento se realiza lo siguiente. 1.- Seleccionar la carpeta o documento que desea compartir. 2.- Al seleccionar la carpeta; la casilla Compartir se activará.

22 Imagen 31: Muestra para compartir. 3.- Seleccionar en compartir, se abrirá una ventana en la que muestra diferentes maneras de compartir el documento. Ya sea Invitando a una o varias personas, creando un enlace Link. Imagen 32: Compartir archivo.

23 4.- Para compartir el documento se debe ingresar el correo de la persona o personas a quien desea compartir. Imagen 33: Seleccionar personas a compartir 5.- Una vez que esté terminado, se debe cerciorar que privilegios se desea darle a la(s) persona(s) sobre el documento que comparte. Estos pueden ser dos. Poder editar.- Permite que puede editar el documento Poder Ver.- Solamente se puede ver el contenido del documento.

24 Créditos: Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Coordinación General de Tecnologías de Información Ciudad Juárez Chihuahua, México Agosto de 2014

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