Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes

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1 Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes Versión : 1.0 Preparado por : Subdirección de Innovación Tecnológica Preparado para : Autor : Mauricio Alarcón Fecha creación : Última modificación : Revisado por : Aprobado por : DI

2 DI - Contenido 1. Básicas Qué es carpeta virtual UC? Cómo ingreso al sitio web? Cómo obtengo el cliente de sincronización? Cómo recupero mi contraseña? Sitio Web Cómo navegar por el sitio? Cómo sincronizar carpeta de servicio de archivos externo (fileserver)? Manejo de Archivos Cómo añadir archivos? Cómo eliminar, descargar y mover archivos? Cómo crear un enlace público (que no requiera login) de descarga que pueda ser accedido desde cualquier parte? Cómo crear un repositorio público (que no requiera login) para recibir documentos de forma rápida? Cómo compartir documentos con otro usuario de carpeta virtual UC? Cómo recuperar archivos eliminados? Cómo recuperar versiones anteriores? Cliente Sincronización de Escritorio Qué es el cliente de sincronización de escritorio? Cómo obtengo el cliente de sincronización? Cómo instalo el cliente utilizando mi cuenta? Cómo agregar más de una carpeta para sincronización? Cuántos clientes puedo tener? Cuáles son los estados del cliente de sincronización de escritorio? Cliente móvil Cómo accedo a mis documentos a través de mis dispositivos móviles? Para acceder de forma gratuita Para acceder a través de la aplicación owncloud (pagada) Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 2

3 DI Acceder a través del explorador de su dispositivo Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 3

4 DI - 1. BÁSICAS 1.1 Qué es carpeta virtual UC? Carpeta Virtual UC es un servicio que permite sincronizar documentos entre múltiples equipos y dispositivos personales, permitiendo que sus documentos estén accesibles desde todo lugar. Cuenta con un sitio web desde el cual es posible compartir documentos con otros usuarios y controlar los permisos para cada documento. Esto permite editar documentos de forma colaborativa desde distintos equipos personales, conservando versiones del documento en el tiempo y permitiendo recuperar archivos eliminados. Por otra parte cuenta con una aplicación de escritorio y móvil, lo que le permite acceder a sus documentos desde distintos dispositivos. Los documentos sincronizados y almacenados a través de este servicio se encuentran almacenados en servidores administrados por la, protegiendo documentos sensibles en contraste a almacenamiento en servidores externos. Figura 1. Flujo sincronización automática de documentos a través de carpeta virtual UC. Documentos se almacenan en servidores de la Universidad, protegiendo documentos sensibles Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 4

5 DI Cómo ingreso al sitio web? En la ventana principal del sitio, ingrese sus credenciales UC. Figura 2. Ingreso de credenciales, sitio web Una vez ingresadas, al acceder por primera vez al sitio, se desplegará el siguiente asistente de bienvenida: Figura 3. Ingreso a sitio web Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 5

6 DI - Éste nos permitirá, entre otras cosas, descargar la aplicación de sincronización de escritorio (ver sección Cliente Sincronización de Escritorio). Luego de cerrar el asistente, ingresará a la sección principal del sitio del servicio, en donde podrá añadir y gestionar sus documentos. Figura 4. Sección principal del sitio web 1.3 Cómo obtengo el cliente de sincronización? El enlace de descarga del cliente de sincronización se encuentra en la sección Personal en el sitio web. Descargue el cliente para su versión de sistema operativo (para más información vea sección Cliente Sincronización de Escritorio). 1.4 Cómo recupero mi contraseña? Si ha perdido la contraseña de sus credenciales UC, solicítela vía correo a 5555@uc.cl Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 6

7 DI - 2. SITIO WEB 2.1 Cómo navegar por el sitio? 1) Sección de aplicaciones: En esta sección se irán añadiendo aplicaciones al servicio 2) Área de documentos: Sección principal, en donde un usuario gestiona sus documentos 3) Barra superior: Permite añadir archivos y carpetas, además de eliminar y descargar archivos y por último recuperar archivos eliminados Figura 5. Navegación sitio web 4) Menú desplegable: Permite acceder a configuración personal, acceder a sección de ayuda y salir del sistema. Figura 6. Navegación sitio web. Menú desplegable Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 7

8 DI Cómo sincronizar carpeta de servicio de archivos externo (fileserver)? En la página Personal, en la sección Almacenamiento externo. Ingrese los siguientes parámetros: - Nombre de la carpeta: Nombre con que aparecerá la carpeta - Almacenamiento externo: Tipo de almacenamiento externo (SMB/CIFS para fileserver) - URL: dirección del repositorio (ejemplo: fileserver.ad.uc.cl) - Usuario: Usuario con permisos sobre el repositorio - Contraseña: Contraseña del usuario - Share: Carpeta del repositorio que desee añadir. (/DI/Unidad/Proyecto/Documentacion). Es posible añadir más de una carpeta de almacenamiento externo. El espacio utilizado por las carpetas se descontará de su cuota. Figura 7. Sección Almacenamiento externo Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 8

9 DI Manejo de Archivos Cómo añadir archivos? Para añadir uno o más archivos arrástrelos a la sección principal del sitio Figura 8. Añadir uno o más archivos Cómo eliminar, descargar y mover archivos? Seleccione uno o más archivos como se muestra en la figura. Puede eliminar y descargar los archivos. Figura 9. Eliminar múltiples archivos Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 9

10 DI - Arrastre los archivos seleccionados para moverlos hacia otra ubicación. Figura 10. Arrastrando archivos hacia otra ubicación Cómo crear un enlace público (que no requiera login) de descarga que pueda ser accedido desde cualquier parte? Posiciónese sobre un archivo. Presione compartir y luego Compartir con enlace. Puede proteger el archivo con contraseña, establecer fecha de caducidad y enviar directamente por correo electrónico. Figura 11. Compartiendo enlace público Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 10

11 DI - Figura 12. Enlace de archivo compartido Cómo crear un repositorio público (que no requiera login) para recibir documentos de forma rápida? Posiciónese sobre una carpeta. Presione compartir y luego habilite Compartir con enlace y Allow Public Upload (esta opción sólo está disponible para carpetas). Figura 13. Compartir carpeta como repositorio Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 11

12 DI - Ilustración 14. Carpeta pública compartida Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 12

13 DI Cómo compartir documentos con otro usuario de carpeta virtual UC? Comparta archivos sólo con miembros de su grupo. Figura 15. Compartiendo con miembro de su grupo Edite los permisos que tendrá el usuario. Presione x para dejar de compartir archivo con ese grupo o usuario. Figura 16. Permisos de archivo Archivos compartidos a usuarios se almacenan en carpeta Shared. Figura 17. Vista de archivos compartidos a un usuario Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 13

14 DI Cómo recuperar archivos eliminados? Ingrese a Archivos eliminados Ilustración 18. Ingreso a archivos eliminados Presione Restore sobre el archivo que desee recuperar Ilustración 19. Recuperar archivo eliminado Nota: El sistema se encarga de que los archivos eliminados no excedan un límite equivalente al 50% del espacio no utilizado por documentos. Luego de este límite, el servicio eliminará archivos antiguos. Se recomienda limpiar su papelera. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 14

15 DI Cómo recuperar versiones anteriores? Sobre un archivo, presione Revisiones En el menú desplegable haga click sobre la versión que desee restaurar Nota: El sistema se encarga de que las versiones no excedan un límite equivalente al 50% del espacio no utilizado por documentos. Luego de este límite, el servicio eliminará versiones antiguas. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 15

16 DI - 3. CLIENTE SINCRONIZACIÓN DE ESCRITORIO 3.1 Qué es el cliente de sincronización de escritorio? El cliente de sincronización permite mantener sincronizadas un conjunto de carpetas ubicadas en nuestros equipos locales con un conjunto de carpetas ubicadas en nuestra cuenta de carpeta virtual UC. Ilustración 20. Sincronización entre carpetas. Usuario sincroniza un conjunto de carpetas en su equipo con un conjunto de carpetas en su cuenta. Esto lo realiza sincronizando cada carpeta en su equipo con una carpeta en su cuenta de usuario. 3.2 Cómo obtengo el cliente de sincronización? El enlace de descarga del cliente de sincronización se encuentra en la sección Personal en el sitio web. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 16

17 DI Cómo instalo el cliente utilizando mi cuenta? Al iniciar la aplicación, ingrese url del servidor y presione Siguiente. Figura 21. Aplicación de escritorio, ingresando url servidor Ingrese sus credenciales del servicio Figura 22. Aplicación de escritorio, ingresando credenciales Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 17

18 DI - Una vez ingresadas las credenciales, el servicio iniciará una sincronización de todo el contenido en el servidor con una carpeta ubicada en su equipo. Ingrese la carpeta que desee sincronizar. Se sincronizará todo lo que la carpeta contenga (incluyendo carpetas al interior de ésta) y todo lo que ya se encuentre en el servidor. Figura 23. Aplicación de escritorio. Ingresando carpeta a sincronizar Figura 24. Aplicación de escritorio, carpeta sincronizada Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 18

19 DI Cómo agregar más de una carpeta para sincronización? Para agregar carpetas de forma individual. Elimine la sincronización por defecto. Esto no elimina sus datos tanto en su equipo como en su cuenta, sólo elimina la sincronización. Presione Agregar carpeta para añadir una carpeta individual. Escoja una carpeta ubicada en su equipo. Ingrese un nombre para desplegar en su cliente y así identificar esta sincronización. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 19

20 DI - Añada carpetas destino que mantendrán sincronización con su carpeta local La carpeta se encuentra sincronizada. Repita el proceso seleccionando una carpeta de origen (local) y destino distinta. La siguiente figura muestra 3 carpetas sincronizadas. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 20

21 DI - Ilustración 25. Añadiendo archivos a carpeta local sincronizada Al añadir un conjunto de archivos, éstos se sincronizan con su cuenta. Ilustración 26. Carpeta sincronizada con cuenta Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 21

22 DI Cuántos clientes puedo tener? No existe límite para el número de clientes que puede tener. Esto incluye clientes móviles 3.6 Cuáles son los estados del cliente de sincronización de escritorio? El cliente de escritorio cuenta con distintos estados identificados por un ícono distinto: : El cliente ha sincronizado correctamente : Ha ocurrido un error. Presionar Info para mayor información o pedir ayuda a soporte directamente. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 22

23 DI - 4. CLIENTE MÓVIL 4.1 Cómo accedo a mis documentos a través de mis dispositivos móviles? Es posible acceder a través de distintas maneras: - Aplicación móvil webdav (gratuita) - Aplicación móvil owncloud (pagada). - Navegador web de su dispositivo Para acceder de forma gratuita Descargue de forma gratuita la aplicación WebDAV Navigator en su dispositivo (disponible para ios y Android). Figura 27. Aplicación WebDAV Navigator en ios Para acceder a través de la aplicación owncloud (pagada) Esta aplicación se encuentra disponible ios y Android. Descargue la aplicación para acceder a sus documentos Acceder a través del explorador de su dispositivo Además de estas alternativas es posible acceder a sus documentos a través del explorador de su dispositivo, utilizando las funcionalidades del sitio web. Carpeta Virtual UC: Preguntas Frecuentes 23