NATIONAL SOFT HOTELES MANUAL DE OPERACIÓN

Transcripción

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2 SISTEMA DE CONTROL HOTELERO NATIONAL SOFT HOTELES Versión 3.0 MANUAL DE OPERACIÓN National Soft de México

3 COPYRIGHT D.R. NATIONAL SOFT DE MÉXICO S. DE R.L. DE C.V. MÉXICO 2015 CONTRATO DE LICENCIA GENERAL PRODUCTO: NS HOTELES 3.X / NATIONAL SOFT HOTELES 3.X IMPORTANTE: ESTE DOCUMENTO CONTIENE LAS CONDICIONES DEL CONTRATO DE LICENCIA Y UNA GARANTÍA PARA EL SOFTWARE CONTENIDO EN EL PAQUETE ADJUNTO O PARA EL SOFTWARE ADQUIRIDO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL QUE SE CELEBRA POR PARTE DE LA EMPRESA NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R. L. DE C. V. A QUIENES EN LO CONSECUTIVO SE LES DENOMINARÁ EL LICENCIANTE; Y DE OTRA PARTE LA PERSONA FÍSICA O MORAL QUE COMO USUARIO FINAL ADQUIERE EL SOFTWARE O PROGRAMA INFORMÁTICO DE MANERA DIRECTA O A TRAVÉS DE ALGÚN DISTRIBUIDOR AUTORIZADO Y A QUIÉN EN ADELANTE SE LE TRATARÁ COMO EL LICENCIATARIO, CON SUJECIÓN A LAS SIGUIENTES CONDICIONES DE LA LICENCIA, SIN PERJUICIO A LAS DISPOSICIONES QUE SOBRE EL USO Y EXPLOTACIÓN LÍCITA DE LICENCIAS SE ESTABLECE EN LA LEGISLACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL EN MATERIA DE DERECHOS DE AUTOR. 1. ACEPTACIÓN. EL LICENCIATARIO ACEPTA ESTE CONTRATO DE LICENCIA YA SEA CON LA APERTURA DEL PAQUETE QUE CONTIENE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, O CUALQUIER ACTO QUE IMPLIQUE LA INTENCIÓN DE USAR EL MISMO, O AL MOMENTO DE PRESIONAR EL BOTÓN DE ACEPTAR EN LA VENTANA CORRESPONDIENTE DE ACUERDO DE LICENCIAMIENTO DENTRO DEL PROCESO DE INSTALACIÓN DEL PROGRAMA, POR SÍ O A TRAVÉS DE TERCERO, SIGNIFICA LA ACEPTACIÓN INEQUÍVOCA Y SOMETIMIENTO EXPRESO E INCONDICIONADO DE EL LICENCIATARIO PARA LA OBSERVANCIA DE LAS CONDICIONES QUE RIGEN LA PRESENTE LICENCIA. 2. DELIMITACIÓN. ESTE CONTRATO DE LICENCIA SE REFIERE EXCLUSIVAMENTE A LA EXPLOTACIÓN Y USO DE LAS CARACTERÍSTICAS, RECURSOS, REQUISITOS Y APLICACIONES A QUE SE LIMITA EL PROGRAMA INFORMÁTICO ADQUIRIDO, POR LO QUE NO GENERA DERECHOS DE LICENCIA RESPECTO A LOS SERVICIOS OFERTADOS POR EL LICENCIANTE QUE SEAN O PUEDAN SER CONTRATADOS POR EL LICENCIATARIO. 3. CONCESIÓN DE LICENCIA: LA PROPIEDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO NO SE TRANSFIERE A EL LICENCIATARIO, NI ÉSTE ADQUIERE DERECHO DISTINTO DEL QUE TRATA ESTA LICENCIA DE USO. EL LICENCIANTE CONCEDE A EL LICENCIATARIO, POR LA ADQUISICIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, UNA LICENCIA NO EXCLUSIVA Y NO TRANSFERIBLE PARA USAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO AUTORIZADO, EN EL O LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS AUTORIZADOS SEGÚN LAS CONDICIONES Y POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES EN EL MOMENTO DE ADQUIRIR EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ASÍ MISMO SE PERMITIRÁ AL LICENCIATARIO REGISTRAR LA LICENCIA BAJO UN SOLO NOMBRE COMERCIAL, UNA SOLA RAZÓN SOCIAL Y UNA SOLA DIRECCIÓN FISCAL EN UNA SOLA BASE DE DATOS, DATOS QUE UNA VEZ EFECTUADO EL REGISTRO CORRESPONDIENTE NO PODRÁN SER CAMBIADOS, SI SE REQUIRIERA ALGÚN CAMBIO DE DATOS EL LICENCIANTE SE RESERVA EL DERECHO DE COBRAR POR DICHO CAMBIO DE LICENCIAMIENTO Y EL LICENCIATARIO DEBERÁ EROGAR LOS PAGOS RESPECTIVOS SEGÚN LAS POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO, ASÍ COMO LA LICENCIA SE CONCEDE PARA INSTALARSE Y UTILIZARSE EN UN SOLO ESTABLECIMIENTO EN UNA SOLA UBICACIÓN FÍSICA (SUCURSAL) SIN PODER SER TRANSFERIDOS, TRASPASADOS O MODIFICADOS. LOS DEMÁS MÓDULOS COMPLEMENTARIOS DE FUNCIONES, CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DE FUNCIONAMIENTO, TAREAS, O ACTIVIDADES RELACIONADAS A PRODUCTOS O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS INCLUYENDO SOFTWARE POR SERVICIOS POR INTERNET (WEB) QUE NO ESTÁN INCLUIDAS DENTRO DEL IMPORTE DE COMPRA DEL PRODUCTO PRINCIPAL, EL LICENCIATARIO PODRÁ OPTAR EN ADQUIRIR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS COMPLEMENTARIOS YA SEA EN UN SOLO PAGO O POR PAGO RECURRENTE POR PERIODO (RENTA) DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS Y CONDICIONES COMERCIALES VIGENTES POR PARTE DEL LICENCIANTE. LOS ACUERDOS Y POLÍTICAS DE LICENCIAMIENTO DE DICHOS MODULOS COMPLEMENTARIOS PODRÁN TENER SUS PROPIAS POLÍTICAS QUE LO RIGEN, A FALTA DEL ACUERDO DE USO DE LICENCIA SE ESTABLECERÁ LOS ACUERDOS DE LICENCIAMIENTO DEL PRODUCTO PRINCIPAL. i

4 4. VIGENCIA: SE REGIRÁ DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES DE COMPRA YA SEA EN a) MODALIDAD DE RENTA PERIÓDICA MENSUAL CON VIGENCIA DE OPERACIÓN DURANTE EL MES ADQUIRIDO O b) LA MODALIDAD DE USO PERMANENTE CON CADUCIDAD A LOS 12 MESES DE LA ACTIVACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. UNA VEZ VENCIDO CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES EL LICENCIATARIO PODRÁ OPTAR POR RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA DE ACUERDO A LAS MODALIDADES COMERCIALES VIGENTES AL MOMENTO. EXISTE LA POSIBILIDAD QUE AL RECONTRATAR UNA NUEVA LICENCIA ALGUNAS DE LAS FUNCIONALIDADES, MÓDULOS O ACCESORIOS SE DESCONTINUEN O DEBAN SER REEMPLAZADOS (EN EL CASO DE DISPOSITIVOS DE HARDWARE) O CONTRATADOS, EN TODOS LOS CASOS CON UN COSTO ADICIONAL. ALGUNOS MÓDULOS COMPLEMENTARIOS TENDRÁN CADUCIDAD A LOS 12 MESES Y ESTARÁ INDICADO EN EL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO CORRESPONDIENTE, EN LA SECCIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO O EN ALGÚN APARTADO DE ACUERDO DE LICENCIA EN EL PRODUCTO RESPECTIVO O EN SU CASO LA ESPECIFICACIÓN DENTRO DE LA FACTURA DE COMPRA DEL LICENCIANTE. UNA VEZ CADUCADA LA VIGENCIA EL LICENCIANTE YA NO TENDRÁ RESPONSABILIDAD ALGUNA DE GARANTÍA O SOPORTE TÉCNICO SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS RESPECTIVOS A MENOS QUE SE RENUEVE EL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO Y SE ACATE A LAS CONDICIONES DEL MISMO VIGENTE. EL LICENCIANTE TENDRÁ TODO EL DERECHO DE DESCONTINUAR EN CUALQUIER MOMENTO ALGÚN PRODUCTO O UN COMPLEMENTO DEL MISMO SIN REQUERIR AVISO DE POR MEDIO AL LICENCIATARIO SIN QUE MEDIE INDEMNIZACIÓN DE POR MEDIO DE NINGÚN TIPO. 5. COPIA AUTORIZADA: EL LICENCIATARIO PODRÁ COPIAR EL INSTALADOR Y DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA INFORMÁTICO OBJETO DE LA PRESENTE LICENCIA, EN PARTE O EN SU TOTALIDAD Y ÚNICAMENTE PARA FINES DE SEGURIDAD Y ARCHIVO FÍSICO. EN NINGÚN MOMENTO SE AUTORIZA LA DISTRIBUCIÓN Y/O PUBLICACIÓN DEL INSTALADOR EN INTERNET O POR CUALQUIER OTRO MEDIO FÍSICO O ELECTRÓNICO CONOCIDO O POR CONOCER, EL USO EXTENDIDO DEL SISTEMA EN MÁS COMPUTADORAS O NEGOCIOS QUE NO ESTÉN CONTEMPLADOS DENTRO DEL ACUERDO DE LICENCIAMIENTO DE ESTE DOCUMENTO, DOCUMENTACIÓN U OTROS COMPONENTES DEL PROGRAMA INFORMÁTICO SIN LA AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL FABRICANTE. 6. PROHIBICIONES Y USO NO AUTORIZADO: QUEDA PROHIBIDO PARA EL LICENCIATARIO.- a) LA UTILIZACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO CON LA FINALIDAD DE DESCIFRAR SU CÓDIGO FUENTE; b) USAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO CON FINES NO PERMITIDOS EN ESTA LICENCIA; c) TRADUCIR, EFECTUAR INGENIERÍA INVERSA, DESCOMPILAR O DESMONTAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; d) ALQUILAR, ARRENDAR, CEDER O TRANSFERIR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; e) MODIFICAR EL PROGRAMA INFORMÁTICO; f) FUSIONAR TODAS O ALGUNAS DE LAS PARTES CON OTRO PROGRAMA SIN PREVIA AUTORIZACIÓN POR ESCRITO POR PARTE DE EL LICENCIANTE, YA SEA CON EL LICENCIATARIO O CON EL PROVEEDOR DEL PROGRAMA TERCERO; g) TRANSFERIR O CEDER A UN TERCERO EL PROGRAMA INFORMÁTICO O CUALQUIER COPIA DEL MISMO O SU LICENCIA DE USO; H) PROPORCIONAR EL O LOS INSTALADORES EN SITIOS WEB PARA SU DESCARGA; i) EN GENERAL SE LE RESTRINGE TODA CONDUCTA QUE CAUSE LESIÓN A LOS INTERESES MORALES Y PATRIMONIALES DE EL LICENCIANTE EN SU CARÁCTER DE TITULAR DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ADICIONALMENTE, VIGILARÁ QUE LAS PERSONAS POR ÉL EMPLEADAS, SEAN FACTORES O DEPENDIENTES, BAJO SU DIRECCIÓN O SUPERVISIÓN, O EN GENERAL, CUALESQUIERA OTRA QUE TENGAN ACCESO AL PROGRAMA INFORMÁTICO NO COMETAN ALGUNA DE LAS CONDUCTAS ANTES MENCIONADAS, Y CUMPLAN CON LAS CONDICIONES Y TÉRMINOS DE LA PRESENTE LICENCIA. 7. OPERATIVIDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO Y EXCEPCIONES. EL LICENCIANTE CERTIFICA EL DEBIDO FUNCIONAMIENTO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO TAL COMO ESTA, SIEMPRE Y CUANDO EL LICENCIANTARIO SE ADHIERA A LOS TÉRMINOS TÉCNICOS Y ESPECIFICACIONES QUE PARA DICHO EFECTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN EL PAQUETE. POR LO QUE EL LICENCIANTE NO ASUME RESPONSABILIDAD DE NINGUNA ÍNDOLE PARA CON EL LICENCIATARIO, EN EL SUPUESTO DE INEJECUCIÓN PARCIAL O TOTAL DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. EN LOS CASOS EN QUE EL LICENCIATARIO NO SE AJUSTE ESTRICTAMENTE A LOS REQUISITOS TÉCNICOS O ESPECIFICACIONES QUE PARA SU FUNCIONAMIENTO SE DESCRIBEN EN LA LITERATURA INCLUIDA EN EL PAQUETE, O IMPLEMENTE ADECUACIONES NO AUTORIZADAS, O SI NO CUENTA CON SISTEMAS ORIGINALES INSTALADOS, PROPIETARIOS DEL LICENCIANTE O DE TERCEROS. EL LICENCIANTE NO GARANTIZA QUE EL PROGRAMA CUMPLIRÁ LOS REQUISITOS ESPECÍFICOS DEL CLIENTE O QUE FUNCIONE EN LA COMBINACIÓN ESCOGIDA POR ÉL, ASÍ COMO NO GARANTIZA QUE ESTE LIBRE DE ERRORES INTERNOS NO IDENTIFICADOS POR LAS PRUEBAS DE DEPURACIÓN Y COMPILACIÓN. ii

5 8. IDONEIDAD. EL LICENCIATARIO ES EL ÚNICO RESPONSABLE DE LA SELECCIÓN EN CUANTO A LA IDONEIDAD DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA OBTENER LOS RESULTADOS POR ÉL PROYECTADOS. SI EL LICENCIATARIO REQUIERE QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO REALICE OPERACIONES ESPECÍFICAS A SUS NECESIDADES, EL LICENCIANTE PODRÁ OFRECER AL LICENCIATARIO LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ADECUACIÓN DE MEJORAS AL MISMO CON COSTO A CARGO DE EL LICENCIATARIO REALIZADOS POR PARTE DE EL LICENCIANTE Y ESAS MEJORAS O PRODUCTO MODIFICADO SEGUIRÁN SIENDO REGIDAS POR ESTE CONTRATO DE LICENCIA Y A SU VEZ LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O ADECUACIONES SERÁ REGIDA POR UN NUEVO CONTRATO ESPECÍFICO PARA EL CASO. 9. SOPORTE Y ASESORIAS. LOS SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO Y ASESORÍAS PODRÁN TENER COSTO A EL LICENCIATARIO YA SEA POR EVENTO O POR CONTRATO, DE ACUERDO A LAS POLÍTICAS COMERCIALES VIGENTES DE EL LICENCIANTE. 10. RECHAZO DEL PRODUCTO. GARANTÍA DE RECAMBIO O REPOSICIÓN DE DINERO Y CONDICIONES PARA HACERLA VÁLIDA. EL LICENCIATARIO ACEPTA CONOCER Y ENTENDER LAS CARACTERÍSTICAS, RECURSOS, REQUISITOS, APLICACIONES Y EN GENERAL EL USO Y DESTINO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO, POR LO QUE EL MERO ERROR DE APRECIACIÓN EN SU ADQUISIÓN O LA NO CONSECUCIÓN DE EXPECTATIVAS PROYECTADAS O ESPERADAS DE EL LICENCIATARIO, NO ES SUPUESTO PARA HACER EFECTIVA GARANTÍA ALGUNA. SIN EMBARGO, EL LICENCIANTE OTORGA UN PLAZO DE TREINTA DÍAS NATURALES COMPUTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA QUE CONSTE EN LA FACTURA, PARA QUE EL LICENCIATARIO COMPRUEBE QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO CUMPLE CON LOS PARÁMETROS TÉCNICOS Y ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS EN EL PAQUETE, Y/O QUE EL PROGRAMA INFORMÁTICO FUNCIONA PARA LO CUÁL FUE DISEÑADO DE ACUERDO A SU OFERTA PUBLICITARIA. DE SER EL CASO, PARA HACER EFECTIVA LA GARANTÍA, SERÁ CONDICIÓN NECESARIA QUE LA COMPRA SE HUBIERE REALIZADO DIRECTAMENTE A NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R.L. DE C.V. O CON DISTRIBUIDOR AUTORIZADO, A QUIÉN SE LE MANIFESTARÁ EL ARGUMENTO TÉCNICO VÁLIDO DEL RECHAZO, Y DEVOLVERÁ EL PROGRAMA INFORMÁTICO COMPLETO (LO QUE APLICARÁ: MANUALES, DISCO DE INSTALACIÓN, EMPAQUE ORIGINAL O LO QUE APLIQUE) EN CASO DE QUE SE HAYA ADQUIRIDO EL PAQUETE FÍSICO, SIN QUE SE EVIDENCIE DAÑO PARCIAL O TOTAL, ALTERACIÓN O CUALQUIER OTRA AFECTACIÓN, EN CASO DE ADQUISICIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS NO APLICARÁ ESTA POLÍTICA DE ENTREGA DE MATERIALES ORIGINALES. LA GARANTÍA SÓLO OBLIGA AL CAMBIO POR UN NUEVO PAQUETE DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO O BIEN AL REEMBOLSO DE LOS DERECHOS DE LICENCIA POR EL IMPORTE ESPECIFICADO EN LA FACTURA DE COMPRA, Y ESTE IMPORTE NO EXCEDERÁ EN NINGÚN CASO EL PRECIO UNITARIO DEL PRODUCTO SEGÚN LA LISTA OFICIAL VIGENTE DEL LICENCIANTE Y NO CONTEMPLARÁ LOS COSTOS EROGADOS DE SERVICIOS CONTRATADOS Y EJECUTADOS ASÍ COMO NINGÚN PRODUCTO O SERVICIO DE TERCEROS O FABRICANTES AJENOS A EL LICENCIANTE. EN CASO DE HABER OBTENIDO COPIAS DE SEGURIDAD AUTORIZADAS ASOCIADA A EL PROGRAMA INFORMÁTICO QUE SE DEVUELVE, DEBERÁ PROCEDERSE A SU INMEDIATA DESTRUCCIÓN A SATISFACCIÓN DE EL LICENCIANTE, EN TODOS LOS CASOS PARA PODER REALIZARSE EL REEMBOLSO EL LICENCIATARIO DEBE GARANTIZAR LA DESINSTALACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE LA LICENCIA DEL PROGRAMA INFORMÁTICO Y EN SU CASO SI FUERA REQUERIDO OFRECER EL ACCESO FÍSICO O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DE PERSONAL TÉCNICO O DEL DISTRIBUIDOR AUTORIZADO QUE DESIGNE EL LICENCIANTE PARA DESACTIVAR O VALIDAR LA DESACTIVACIÓN EFECTIVA DEL PRODUCTO. EN CASO DE QUE APLIQUE ALGUN TIPO DE GARANTÍA POR DEFECTO DE FABRICACIÓN PREVIO ANÁLISIS TÉCNICO SE PODRÁ OPTAR POR EL REEMBOLSO DEL COSTO DEL PRODUCTO VÍA FACTURA ORIGINAL DEL LICENCIANTE DE LA VENTA DE DICHO PROGRAMA PRINCIPAL EXCLUSIVAMENTE DE ACUERDO AL NÚMERO DE CONTROL RESPECTIVO Y SE DESCONTARÁ LA PARTE PROPORCIONAL DEL TIEMPO USADO POR EL MISMO SEGÚN EL ACUERDO DE LICENCIA DESDE LA FECHA DE REGISTRO, EN NINGÚN MOMENTO SE REEMBOLSARÁ ALGÚN SOBREPRECIO DE LA VENTA DEL COSTO ORIGINAL O REALIZADO POR ALGÚN TERCERO, SI LA ADQUISICIÓN FUE POR UN TERCERO (DISTRIBUIDOR AUTORIZADO) AL LICENCIANTE DEBERÁ REALIZAR LA PETICIÓN DE APLICACIÓN DE GARANTÍA O REEMBOLSO SEGÚN APLIQUE DE MANERA DIRECTA A LA EMPRESA COMERCIALIZADORA CON QUE EL LICENCIATARIO LO ADQUIRIÓ Y DICHA EMPRESA AJENA AL LICENCIANTE DEBERÁ EN TODO CASO REALIZAR EL TRÁMITE DE PETICIÓN FORMALIZADO Y AVALADO TÉCNICAMENTE CON EL LICENCIANTE PARA GARANTIZAR LA CERTIDUMBRE DEL TEMA RECLAMADO ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE Y EN LOS MONTOS DE COMPRA ESPECIFICADOS EXCLUSIVAMENTE ENTRE LAS PARTES EN LA FACTURA CORRESPONDIENTE DONDE ESTE ESPECIFICADO EL O LOS NÚMEROS DE CONTROL CORRESPONDIENTES AL O LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS, ES DECIR EL SOFTWARE PROPIETARIO DE EL LICENCIANTE. EN NINGÚN CASO SE TENDRÁ RESPONSABILIDAD DE REEMBOLSO DE HARDWARE, GASTOS REALIZADOS POR INSTALACIONES FÍSICAS COMO INFRAESTRUCTURA DE VOZ Y DATOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR TERCEROS. iii

6 11. HARDWARE COMPLEMENTARIO: SI EL PROGRAMA INFORMÁTICO VIENE ACOMPAÑADO DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, LA GARANTÍA DEL MISMO ESTARÁ REGIDA POR SU PROPIA PÓLIZA DE GARANTÍA INCLUIDA EN EL PAQUETE O ESPECIFICADO EN LA FACTURA ORIGINAL DEL LICENCIANTE. 12. ACTUALIZACIONES DEL SOFTWARE AUTORIZADO: EL LICENCIANTE PODRÁ OFRECER A EL LICENCIATARIO ACTUALIZACIONES PERIÓDICAS DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO AUTORIZADO, Y ÉSTE CUBRIRÁ EL PAGO DE UN PRECIO ADICIONAL QUE POR DICHAS ACTUALIZACIONES ESTABLECERÁ EL LICENCIANTE. EL LICENCIATARIO PODRÁ, POR SUPUESTO, RECHAZAR DICHAS ACTUALIZACIONES, SIN QUE SEA RESPOSABILIDAD DE EL LICENCIANTE LAS CONSECUENCIAS QUE DERIVEN DE LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. LAS CONDICIONES Y TÉRMINOS DE LA LICENCIA APLICAN EN LO CONDUCENTE A LAS ACTUALIZACIONES QUE SE ADQUIERAN POR EL LICENCIATARIO. 13. LÍMITES DE RESPONSABILIDAD PARA EL LICENCIANTE: EN NINGÚN CASO EL LICENCIANTE SERÁ RESPONSABLE POR DAÑOS DIRECTOS, INDIRECTOS, INCIDENTALES, CONSECUENTALES, AMBIENTALES O ESPECIALES PRODUCIDOS, INCLUYENDO, DE MODO ENUNCIATIVO MÁS NO LIMITATIVO, LA PÉRDIDA DE GANANCIAS O INGRESOS, PÉRDIDA DE PRIVACIDAD, PÉRDIDA DEL USO DE CUALQUIER COMPUTADORA O SOFTWARE, INCLUYENDO EL PROGRAMA INFORMÁTICO, LA INTERRUPCIÓN COMERCIAL O DE COMUNICACIÓN POR REDES O INTERNET, POR MAL FUNCIONAMIENTO O INCOMPATIBILIDAD DE UN DISPOSITIVO DE HARDWARE, COMUNICACIONES O SOFTWARE DE TERCEROS O EN GENERAL DE TODA LA INFRAESTRUCTURA DE TECNOLOGÍA Y ENERGÍA O AFECTACIONES A LAS COMUNICACIONES POR MOTIVO DE CAMPOS MAGNÉTICOS, PÉRDIDA DE INFORMACIÓN DE PLUSVALÍA, USO, DATOS U OTROS DAÑOS INTANGIBLES O PECUNIARIOS, DERIVADOS POR EL USO O LA INCAPACIDAD DE USO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO O POR EL ACCESO NO AUTORIZADO O LA ALTERACIÓN DE SU INFORMACIÓN O DATOS, LA INFECCIÓN EN SU EQUIPO POR VIRUS U OTRO SOFTWARE MALICIOSO; LA CONDUCTA NEGLIGENTE O DE MALA FÉ DE UN TERCERO AL USAR EL PROGRAMA; O CUALQUIER OTRO ASUNTO RELACIONADO CON EL USO DESVIADO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO. ES RESPONSABILIDAD DEL LICENCIATARIO ESTAR AL CORRIENTE DE EL CONOCIMIENTO DE LAS LEYES DE PROTECCIÓN DEL MANEJO DE DATOS, O CUALQUIER OTRA LEY APLICABLE AL COMERCIO EXCLUYENDO DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD O EXTENSIÓN DE RESPONSABILIDAD LEGAL, CIVIL, FISCAL O PENAL AL LICENCIANTE POR LA FALTA DE ATENCIÓN A LAS LEYES APLICABLES EN EL TERRITORIO DONDE SE USE EL PRODUCTO. 14. DERECHOS RESERVADOS: EL PROGRAMA INFORMÁTICO Y CUALQUIER COPIA AUTORIZADA O NO AUTORIZADA SON DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y PATRIMONIAL DE NATIONAL SOFT DE MÉXICO, S. DE R.L. DE C.V. LA ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN Y CÓDIGO DE EL PROGRAMA INFORMÁTICO SON SECRETOS INDUSTRIALES Y COMERCIALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL VALIOSA DE NATIONAL SOFT DE MEXICO, S. DE R. L. DE C.V. POR LO QUE SIN PERJUICIO A LAS PROHIBICIONES DE QUE TRATA ESTA LICENCIA, ESTÁ PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN O COPIA NO AUTORIZADA, LA CREACION Y/O GENERACIÓN LICENCIAS Y/O CLAVES DE ACTIVACIÓN, LA MODIFICACIÓN O DISTRIBUCIÓN DEL SOFTWARE O SU MANUAL O DOCUMENTOS SIN LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR, PUESTO QUE CUALQUIERA DE TALES CONDUCTAS CONSTITUYE UN DELITO CONTRA LA PROPIEDAD INTELECTUAL, PREVISTO Y SANCIONADO EN EL ARTÍCULO CORRESPONDIENTE EL CÓDIGO PENAL FEDERAL, ASÍ COMO EL MANEJO SIN LA AUTORIZACION DE LAS MARCAS QUE SON PROPIEDAD DE NATIONAL SOFT DE MEXICO S. DE R.L. DE C.V. 15. NOMBRES DE PRODUCTOS Y MARCAS DE TERCEROS: LOS NOMBRES DE PRODUCTOS Y/O APLICACIONES, SE UTILIZAN CON FINES DESCRIPTIVOS. DICHOS NOMBRES SON MARCAS REGISTRADAS DE TERCERAS EMPRESAS, DE LAS QUE LA EMPRESA NATIONAL SOFT S. DE R.L. DE C.V. ESTÁ TOTALMENTE SEPARADO E INDEPENDIENTE. LA COMPAÑÍA TAMBIÉN UTILIZA DIFERENTE SOFTWARE DE TERCEROS COMO PARTE DE SUS SERVICIOS. DICHOS NOMBRES SON MARCAS COMERCIALES REGISTRADAS DE SUS RESPECTIVOS PROPIETARIOS, QUE HAN CONCEDIDO EL DERECHO PARA EL USO DEL SOFTWARE, YA SEA PÚBLICA O DIRECTAMENTE A LA EMPRESA. DICHO SOFTWARES DE TERCEROS CUENTAN CON SUS PROPIOS ACUERDOS DE LICENCIA LOS CUALES DEBERÁN SER ACEPTADOS ANTES DE INSTALAR. iv

7 16. VALIDACIÓN DE REGISTRO DE LICENCIA: ANTE ALGUNA DUDA RAZONABLE DE UNA INSTALACIÓN Y/O USO INDEBIDO DE ESTE ACUERDO DE LICENCIA, EL LICENCIATARIO DEBERÁ DEMOSTRAR LA LEGÍTIMA ADQUISICIÓN DE LA LICENCIA CORRESPONDIENTE AL PRODUCTO INSTALADO, POR LO QUE DARÁ LAS FACILIDADES PARA QUE SE PUEDA REALIZAR UNA INSPECCIÓN FÍSICA O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS POR PARTE DEL LICENCIANTE O LA(S) PERSONA(S) AUTORIZADAS POR ÉSTE PARA SU REVISIÓN Y VALIDACIÓN A LA BASE DE DATOS DENTRO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO INSTALADOS EN LAS OFICINAS DEL LICENCIATARIO, TAMBIÉN PUEDE EL LICENCIATARIO VERIFICAR QUE SU LICENCIA INSTALADA Y FUNCIONAL CUMPLA CON LOS LINEAMIENTOS DEL ACUERDO DE LICENCIA Y/O QUE ESTE VALIDADO Y REGISTRADO DENTRO DE NUESTROS SISTEMAS DE REGISTROS AUTORIZADOS, ESTO DE MANERA VOLUNTARIA Y DIRECTA PARA TENER LA AFIRMACIÓN QUE ESTE CUMPLIENDO CON LOS ACUERDOS DEL PRESENTE DOCUMENTO CONTRATO DE LICENCIA, EL ACCESO PARA SU VERIFICACIÓN DIRECTA SE ENCUENTRA DISPONIBLE EN LA SECCIÓN DESIGNADA PARA LOS REGISTROS DE LICENCIA EN LA PÁGINA WEB DE NATIONAL SOFT SI POR ALGUNA RAZÓN NO APARECE SU LICENCIA REGISTRADA EN NUESTROS SISTEMAS DE CONTROL DE REGISTROS DEBERÁ CONTACTAR AL CORREO CORRESPONDIENTE PARA REGULARIZAR SU SITUACIÓN Y EVITAR SANCIONES CONTEMPLADAS EN LA LEY DE PROTECCIÓN DE DERECHOS DE MARCA, DE DERECHOS DE AUTOR O LOS QUE SEAN PERTINENTES QUE LA LEY LE OTORGA AL LICENCIATARIO. v

8 INDICE GENERAL 1. BIENVENIDO A NATIONAL SOFT HOTELES REQUISITOS DEL SISTEMA RECOMENDACIONES INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA INSTALACIÓN DEL SERVIDOR INSTALACIÓN DE LAS ESTACIONES ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN INICIAL REGISTRAR EL SISTEMA CONFIGURACIONES INICIALES CONFIGURACIÓN DE HABITACIONES CATÁLOGOS PRINCIPALES REGISTRO Y ACTIVACIÓN DEL SISTEMA REGISTRO DE USUARIO REGISTRO DE LICENCIA RENOVACIÓN DE LICENCIA ACTIVACIÓN DEL LECTOR DE HUELLAS HABILITACIÓN DE ESTACIONES INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA VERIFICACIÓN Y ACCESO USUARIOS Y PERFILES PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ALTA DE CATÁLOGOS MANTENIMIENTO RESPALDAR BASE DE DATOS RECUPERAR BASE DE DATOS INICIALIZAR BASE DE DATOS UBICACIÓN DE DATOS... 36

9 1. BIENVENIDO A NATIONAL SOFT HOTELES Gracias por adquirir National Soft Hoteles. National Soft Hoteles es un software diseñado para administrar los procesos de reservación de habitaciones y registro de ocupación de los huéspedes, para registrar y consultar información de los clientes, servicios, tarifas, habitaciones, proveedores, almacenes y administrar los movimientos financieros y contables como cargos y abonos. Toda la información generada en el sistema es almacenada en una base de datos compartida desde una computadora principal denominada Servidor. Las principales funciones de este sistema son: Almacenar información de los huéspedes, las habitaciones y otros catálogos para que sean utilizados en las operaciones principales. Permite gestionar las tarifas por servicio y por temporadas. Registrar reservaciones por persona o sociedades. Llevar un control de los cobros por servicio y los abonos a las cuentas. Administrar los estatus de las habitaciones y consultar la disponibilidad. Registrar movimientos en reservaciones, cuentas por ocupación, almacenes Cancelar reservaciones, cuentas, cargos, abonos y otros movimientos como entradas, salidas y traspasos de productos en almacenes. Dar seguimiento a la ocupación de los huéspedes. Programar cargos automáticos por renta de hospedaje. Emitir y registrar facturas por cargos de ocupación y otros servicios. Administrar los movimientos y eventos generados en el sistema con registro de fecha y usuario responsable. Generar reportes y comprobantes de los registros y las operaciones realizadas. LAS MARCAS MENCIONADAS Y LOS LOGOTIPOS MOSTRADOS EN ESTE DOCUMENTO SON PROPIEDAD DE SUS RESPECTIVAS COMPAÑÍAS. 2

10 2. REQUISITOS DEL SISTEMA Para un óptimo funcionamiento del sistema se recomienda tener computadoras con las siguientes características técnicas. Para el servidor central: Mínimo Recomendado Espacio disponible en 8 GB 20 GB disco duro Memoria RAM 2 GB 4 GB Resolución de monitor 1024 x x 900 Procesador Intel/AMD de 32 bits con 2 núcleos a 1.6 GHz Intel/AMD de 64 bits con 4 núcleos a 2.4 GHz o superior Sistema operativo Windows 7 Professional SP1 Windows 7 Professional SP1, Windows 8.1 Pro, Windows Server 2008 El sistema no es compatible con versiones Home o Starter de Windows. Para Windows 7 se requiere el Service Pack 1. Conexión a internet Para las estaciones: Mínimo Recomendado Espacio disponible en 5 GB 10 GB disco duro Memoria RAM 1 GB 4 GB Resolución de monitor 1024 x x 900 Procesador Intel/AMD de 32 bits con un núcleo a 1.6 GHz Intel/AMD de 32 o 64 bits con 2 núcleos a 2.2 GHz o superior Sistema operativo Windows 7 Professional SP1 Windows 7 Professional SP1, Windows 8.1 Pro El sistema no es compatible con versiones Home o Starter de Windows. Para Windows 7 se requiere el Service Pack 1. Deberá contar con una IP fija para el enlace entre estaciones y el servidor central RECOMENDACIONES Si sus requerimientos operativos superan los 10 GB de almacenamiento para la base de datos debe contemplar la compra de una licencia de Microsoft SQL Server completa. Desactive el ahorro de energía de los equipos con los cuales trabaje para evitar problemas derivados de una falla en la conexión. Ajuste correctamente la fecha y la hora del sistema operativo en todas las computadoras donde instalará el sistema para la correcta sincronización de las operaciones que efectuará el mismo. 3

11 Asegúrese de configurar y conectar correctamente las impresoras, codificadores de tarjetas, lectores y otro hardware con el cual trabajará para la correcta configuración del sistema. Considere en la medida de lo posible usar una red alámbrica en lugar de una red inalámbrica para evitar fallas de conexión por interrupciones o inestabilidad en la red. 3. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA 3.1. INSTALACIÓN DEL SERVIDOR Para instalar el sistema por primera vez en el servidor central introduzca el CD-ROM el cual deberá iniciar automáticamente el programa de instalación. Siga las instrucciones en pantalla para copiar los archivos en el sistema. Para instalar el sistema es necesario que acepte los términos del acuerdo de licencia. Lea el acuerdo de licencia y confirme que está de acuerdo para continuar con la instalación. Antes de instalar National Soft Hoteles se verificará que cuente con los siguientes prerrequisitos necesarios para el correcto funcionamiento de los componentes del sistema. Windows Installer 3.1 SOAP SDK.NET Framework 3.5 SP1 y.net Framework 4.0 Adobe Shockwave Player 4

12 Algunos prerrequisitos, como Windows Installer, pueden requerir su autorización para instalarse. En Windows Server deberá instalar algunos componentes de forma manual. También se requerirá la instalación de Visual C SP1 Redistributable. El cual se instalará durante el proceso de instalación de National Soft Hoteles. Se recomienda conservar la configuración por defecto de la instalación de National Soft Hoteles. Al intentar iniciar el sistema por primera vez después de la instalación se iniciará el programa de configuración del sistema que permitirá instalar el servidor de SQL Server y la base de datos. En la pantalla inicial seleccione Instalar Servidor para crear la base de datos en el servidor. Nota: SQL Server 2008 R2 que viene incluido en el instalador requiere que tenga seleccionada la configuración regional de España en su sistema operativo. El instalador de la base de datos intentará cambiar momentáneamente su configuración regional en caso de necesitar instalar SQL Server y posteriormente recuperará su configuración original. En Windows XP SP3 es necesario hacer este cambio de forma manual (el instalador le indicará en qué momento realizar este cambio). Después de que el instalador verifique los requisitos mínimos para la instalación de la base de datos presione el botón Siguiente y espere a que la instalación de SQL Server y la base de datos finalice. En caso que tenga instalado SQL Server 2008 R2 o superior el asistente saltará el proceso de instalación del motor de base de datos. Si ya ha instalado anteriormente la base de datos en el servidor se mostrará un mensaje solicitando su confirmación para sobre-escribir la base de datos (no se recomienda sobre-escribir una base de datos existente, al menos que requiera reinstalar desde cero el sistema). 5

13 En algunos casos puede ser necesario instalar el servidor de base de datos de forma manual. Si lo requiere, encontrará el instalador en la carpeta SqlExpress en la ruta de instalación del sistema. Después de instalar la base de datos en el asistente presione el botón Siguiente y en la pantalla de configuración de la conexión presione Probar Conexión para verificar el acceso a la base de datos. Desde ésta pantalla puede seleccionar otra base de datos existente o especificar un usuario distinto. Para terminar presione el botón Finalizar. Es importante que la computadora donde inicie por primera vez el sistema sea la computadora designada para el servidor, aquella donde se instale la base de datos. En algún punto el sistema le solicitará que asigne el equipo como servidor del sistema para ello asegúrese que sea la computadora que eligió y confirme la asignación. 6

14 3.2. INSTALACIÓN DE LAS ESTACIONES Para instalar el sistema en cada estación introduzca el CD-ROM en cada computadora y siga las instrucciones en pantalla para copiar los archivos en el sistema. Antes de iniciar la aplicación por primera vez ejecute el asistente de configuración de la base de datos ubicado en la carpeta de acceso rápido de instalación de National Soft Hoteles. En la pantalla inicial seleccione la opción Configurar Estación y presione el botón Siguiente. Para que la estación pueda reconocer el servidor es necesario que la estación se encuentre en el mismo dominio de red del servidor. Asegúrese de tener configurado SQL Server en el servidor para permitir conexiones remotas. En caso que lo requiera, habilite un puerto TCP en el servidor y configure los permisos necesarios para compartir archivos de datos del servidor. 7

15 En la pantalla siguiente seleccione el nombre del servidor de la lista que se muestra y presión el botón Siguiente. Nota: cada estación debe estar correctamente configurada para poder comunicarse con el servidor a través de una red de computadoras. Es necesario que el servidor de SQL Server permita conexiones remotas, de modo que si tiene un firewall activo, debe habilitar el puerto TCP de SQL Server (el puerto predeterminado de SQL Server es el 1433). Si el nombre del servidor no aparece en la lista puede configurar las opciones de conexión de forma manual presionando el botón Avanzado. En la pantalla de configuración de la conexión presione el botón Probar Conexión para verificar que pueda tener acceso a la base de datos. Para terminar presione el botón Finalizar. Al momento de iniciar el sistema por primera vez en las estaciones el sistema deberá enviar una petición al servidor para que éste pueda habilitarla. Para que el sistema puede usarse en la estación es necesario habilitar la estación en el servidor. 8

16 3.3. ASISTENTE DE CONFIGURACIÓN INICIAL Después de que instala la base de datos por primera vez, al intentar iniciar el sistema se ejecutará el Asistente de Configuración de Inicio Rápido. Este asistente le permitirá configurar los datos principales para poder operar el sistema y debe ejecutarse en el servidor. La primera pantalla del asistente muestra un pequeño diagrama con todas las opciones de configuración del sistema. Puede seleccionar cualquier opción de configuración, aunque se recomienda seguir el flujo lógico para evitar cualquier inconveniente. Si en algún paso de la configuración requiere regresar al diagrama inicial presione el botón Diagrama. Si desea saltar este asistente y continuar directamente desde el sistema presione el botón Cancelar y responda No en el cuadro de diálogo que se muestra. 9

17 REGISTRAR EL SISTEMA En la pantalla de registro del sistema del Asistente de Configuración de Inicio Rápido presione el botón Registrar Sistema para registrar y activar National Soft Hoteles. Si lo desea puede efectuar el registro más adelante desde el menú Configuración del sistema. Se ejecutará el asistente de registros donde deberá ingresar los datos de su cuenta o crear una cuenta de National Soft. Si aún no tiene una cuenta, seleccione la primera opción y presione Siguiente. En la página Información de usuario deberá ingresar los datos de la cuenta y presionar el botón Guardar. 10

18 Si ya está registrado ingrese su correo electrónico y su contraseña. Seguidamente deberá confirmar su número de control y la contraseña. Presione el botón Siguiente para continuar con el registro de sus datos fiscales. Capture los datos de su empresa. Asegúrese que estos datos sean correctos y presione el botón Guardar. Presione Continuar cuando se le solicite la confirmación de sus datos. 11

19 Para continuar presione el botón Activar. Espere a que su licencia se validada. Al finalizar el proceso se mostrará un mensaje de confirmación y se bloqueará el botón para registrar el sistema en el Asistente de Configuración de Inicio Rápido CONFIGURACIONES INICIALES En las secciones Configurar moneda, Detalles de facturas, Configurar renta, Configurar formatos y Otras configuraciones del Asistente de configuración de Inicio Rápido se muestra una descripción de las diferentes opciones de configuración disponibles para cada sección. Algunas descripciones tienen más de una página, puede usar los botones de navegación en forma de flechas o puede hacer clic sobre la descripción y presionar las teclas de dirección para cambiar de página. Debajo de la descripción podrá observar uno o varios botones para abrir las ventanas de configuración correspondientes. 12

20 Presione el botón debajo de la descripción para elegir los parámetros de configuración adecuados. Para continuar con la configuración por las diferentes secciones del asistente presione el botón Siguiente CONFIGURACIÓN DE HABITACIONES Al seleccionar la sección Tipos de habitación una ventana emergente le preguntará si desea eliminar los tipos de habitación predefinidos para iniciar la configuración. Si es la primera vez que configura el sistema se recomienda eliminar los tipos predefinidos. Seguidamente el asistente preguntará si desea eliminar el tipo de habitación Folio extra. Las habitaciones extra no son habitaciones físicas, sino habitaciones del sistema que pueden usarse para manejo de cuentas y movimientos especiales como eventos, cambios temporales de habitación, pruebas del sistema, etc. Se recomienda conservar las habitaciones de tipo extra en el sistema. En la pantalla de tipos de habitación observará una tabla con los tipos de habitación que manejará el sistema. En primer lugar debe definir el número total de los diferentes tipos de habitación de su hotel. Al actualizarse la tabla, el asistente permitirá capturar las características de cada tipo de habitación. 13

21 Capture el nombre del tipo de habitación en la primera columna. En clave escriba un identificador único para el tipo de habitación (de manera predeterminada el asistente elige una clave según el tipo de habitación capturada). Indique de igual manera el número de adultos y niños por tipo de habitación, así como la ocupación máxima permitida para adultos y niños que permitirá el cargo de PAX extras, la tarifa y el número de habitaciones existentes por cada tipo de habitación. Al presionar el botón Editar habitaciones el asistente muestra una pantalla para capturar los números de habitación del tipo de habitación correspondiente. Escriba el prefijo y el número inicial de la lista de habitaciones y presione el botón Aplicar. El prefijo es opcional y puede contener letras, dígitos y símbolos. También puede capturar manualmente el número de las diferentes habitaciones. 14

22 Al presionar Borrar lista se eliminará la información capturada de la lista de habitaciones. Al finalizar presione Tipos de Habitación para regresar a la pantalla principal de tipos de habitación. Cuando finalice de editar todas las habitaciones presione el botón Guardar para conservar los cambios. En caso de querer eliminar toda la información de los tipos de habitación presione el botón Reiniciar. Tenga cuidado al reiniciar las habitaciones, ya que se eliminará toda la información relaciona con los tipos de habitación, incluidos los servicios y las tarifas. Puede editar la información de los tipos de habitación, así como las tarifas, más adelante desde la pantalla de configuración del sistema CATÁLOGOS PRINCIPALES En esta sección podrá consultar cada uno de los catálogos de la configuración principal del sistema. Presione el botón junto al nombre de cada uno de estos catálogos para abrir la ventana de configuración de catálogos del sistema. Todos estos catálogos pueden ser consultados y modificados más adelante desde el sistema. La opción Actualizar permite mostrar el número actual de registros para todos los catálogos de esta lista. Restablecer base de datos eliminará toda la información correspondiente a las habitaciones del sistema e intentará reiniciar los catálogos al estado inicial de la instalación del sistema. Tras presionar el botón Siguiente habrá finalizado con la configuración inicial del sistema. Presione el botón Finalizar para cerrar el asistente e iniciar el sistema por primera vez. 15

23 3.4. REGISTRO Y ACTIVACIÓN DEL SISTEMA Es necesario tener activado el sistema para poder utilizar todas las opciones. Para ello debe contar con un número de control de acuerdo al número de habitaciones que requiera configurar y una contraseña para registrar el número de control. Para registrar el sistema seleccione la opción Registrar National Soft Hoteles en el submenú Licencia del menú Configuración. En la página de bienvenida del asistente de registros elija No, aún no tengo mi cuenta para registrar su cuenta o Si, ya tengo mi cuenta para acceder con sus datos de registro. 16

24 REGISTRO DE USUARIO Para registrar una cuenta de National Soft seleccione la primera opción y presione el botón Siguiente. La página de inicio indica los datos con los que debe contar para el registro. Presione el botón Continuar e ingrese la información para la cuenta. Asegúrese de capturar correctamente su número de control y contraseña y presione Validar. Si compró el CD del sistema podrá encontrar estos datos dentro del empaque. 17

25 Capture su correo electrónico, una contraseña personal para acceso, su nombre y su teléfono. Al finalizar presione el botón Guardar para registrar su cuenta. Se cargará la página de registro de licencia REGISTRO DE LICENCIA Inicie su sesión desde el asistente de registros. 18

26 En la página de registro de licencia se mostrará el número de control y la contraseña que ha registrado, presione el botón Siguiente para continuar. En la siguiente página ingrese los datos fiscales y de contacto de la empresa. Verifique que los datos estén correctos y presione Guardar para registrar los mismos. 19

27 Verifique los datos ingresados y presione Continuar. En la siguiente página, de licencias, presione el botón Activar para vincular el servidor con la clave de licencia y completar el proceso de registros. 20

28 Se mostrará un mensaje de aviso para la activación de la licencia. Para confirmar la activación presione el botón Aceptar. El sistema registrará sus datos en nuestra base de datos y generará un número único de activación. Automáticamente se descargará su licencia y el sistema quedará registrado. 21

29 Si el proceso se realiza correctamente se mostrará un mensaje de confirmación. Al final se mostrará la página indicando que el proceso de registro ha terminado. Después de registrar es necesario reiniciar el sistema para que los cambios tengan efecto RENOVACIÓN DE LICENCIA Puede consultar el estatus actual de su licencia desde la opción Consultar licencias en el submenú Licencia del menú Configuración. 22

30 Si requiere renovar su licencia en modo Renta presione el botón Renovar / Registrar. Si desea consultar los meses de renta que tiene activos presione el botón Consultar licencia de la columna Mes - Año correspondiente al número de control activo. Al presionar Renovar / Registrar se actualizarán sus datos de registro con las rentas que tenga habilitadas ACTIVACIÓN DEL LECTOR DE HUELLAS Si cuenta con un lector de huella digital compatible con el sistema debe registrarlo para poder hacer uso de él. Para registrar un lector biométrico seleccione la opción Registrar lector en el submenú Licencia del menú Configuración. Ingrese el número de serie de fábrica y la clave de registro que se deberá encontrar en la parte inferior del lector. Cuando ingrese los datos presione el botón Registrar para finalizar con el registro. Para activar el lector consulte la sección Seguridad de la pantalla de configuración del sistema HABILITACIÓN DE ESTACIONES Para que las estaciones puedan acceder al sistema es necesario habilitarlas desde el servidor. 23

31 Antes de ello debe enviar una petición al administrador desde cada estación al intentar iniciar el sistema por primera vez. Para habilitar las estaciones seleccione la opción Habilitar Estaciones en el submenú Licencia del menú Configuración en el servidor. En la pantalla Habilitar Estaciones seleccione la estación con el nombre y la dirección IP que desee activar y presione el botón Editar. Seleccione la opción Habilitados en el campo Estado y presione el botón Guardar. 4. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA 4.1. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA El sistema está integrado por los siguientes módulos: Módulo de administración o módulo principal. Es la columna vertebral del sistema y agrupa las funciones principales para la administración de operaciones (reservaciones, Check In, entradas y salidas de dinero, configuración y mantenimiento). Módulo de facturación. Módulo o sección del sistema que permite generar y registrar facturas y los procesos relacionados con ellas como envío de facturas por correo, cancelaciones, reprocesos, etc. 24

32 Módulo de Back Office. Módulo o sección del sistema para la administración de inventarios y los movimientos de los almacenes (entradas, salidas, ajustes y traspasos). Módulo de Tarificador. Módulo o sección del sistema para automatizar el cobro de llamadas desde las habitaciones a través de un enlace con el conmutador de llamadas. Este módulo requiere que esté habilitado el monitor tarificador. Enlace con Cerraduras electrónicas. Interfaz con codificadores de tarjetas compatibles para codificar tarjetas de cerraduras electrónicas desde el sistema al realizar un Check In o después de realizarlo. Módulo de Reservaciones Online. Módulo o sección del sistema para administrar reservas de habitaciones efectuadas desde una página web VERIFICACIÓN Y ACCESO Esta pantalla permite el acceso al sistema si ha registrado al menos un usuario en la base de datos. Si es la primera vez que inicia el sistema no observará está pantalla. Ingrese su nombre de usuario, su contraseña y presione Aceptar para acceder al sistema. Si cuenta con un lector de huella y lo ha configurado desde el sistema, coloque su dedo en el lector para acceder al sistema. Nota: Al introducir su nombre de usuario o contraseña de forma incorrecta más de tres veces, el sistema se cerrará automáticamente. Es importante que cree al menos un usuario la primera vez que inicie el sistema como medida de seguridad para evitar que cualquier persona pueda ingresar y obtener sus datos o alterar la configuración USUARIOS Y PERFILES Para que las personas autorizadas puedan ingresar al sistema será necesario registrar los usuarios del sistema. Es necesario que registre al menos un usuario, de lo contrario cualquier persona podrá acceder 25

33 al sistema. Para abrir el catálogo de usuarios ingrese al menú Seguridad y seleccione la opción Usuarios. Para registrar un nuevo usuario presione el botón Nuevo y capture los datos del usuario: clave y nombre del usuario, un alias único para ingresar al sistema, contraseña y perfil asignado. Al final presione el botón Guardar. Si requiere editar los datos de algún usuario, seleccione el usuario y presione el botón Editar. Para conservar los cambios presione el botón Guardar. Nota: el primer usuario en registrarse tendrá asignado el perfil de administrador del sistema. Para eliminar un usuario, seleccione uno de la lista y presione el botón Eliminar. Nota: no podrá eliminar un usuario si existen registros asignados a su nombre. Para otorgar permisos a los usuarios debe indicar el perfil al que corresponde cada uno. Los perfiles especifican las opciones que estarán disponibles para los usuarios. Para editar y agregar perfiles ingrese al menú Seguridad y seleccione la opción Perfiles de usuarios. 26

34 La base de datos inicial del sistema incorpora tres perfiles iniciales: Administrador, Recepción y Auditor. El perfil de administrador tiene todos los privilegios. El perfil de administrador no puede ser modificado ni eliminado del sistema. Para agregar un nuevo perfil presione el botón Nuevo y edite los permisos correspondientes. Si desea editar un perfil existente seleccione el perfil de la lista izquierda y presione Editar. Para habilitar las opciones del sistema seleccione una categoría y active la casilla de selección que corresponda. Las opciones que se muestran por perfil corresponden a la lista de opciones en los diferentes menús del sistema, con excepción de la ficha Seguridad donde además podrá controlar las operaciones que requieran contraseña. En la ficha Seguridad seleccione los eventos habilitados que podrá realizar el usuario si ingresa su huella digital o su contraseña. Los eventos que no sean seleccionados estarán deshabilitados para los usuarios con este perfil. La lista de eventos de la ficha Seguridad que requieren contraseña se habilitan desde la sección Seguridad en la pantalla de configuración. Además de habilitar las opciones de menú, en la ficha Configuración se cuenta con la opción de permitir realizar el precorte de caja al cierre de turno. Solamente los usuarios con este permiso podrán obtener una vista previa del corte de caja antes de efectuar el cierre. 27

35 4.4. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA Esta es la pantalla principal del sistema National Soft Hoteles. En ella se puede acceder a las principales funcionalidades desde la barra de botones de acceso rápido, a las pantallas de Check In, Reservaciones, Recepción, la apertura de turno, el cierre de turno y cerrar el sistema. El logo de la empresa (en caso de haber seleccionado una imagen en la pantalla de configuración) se visualiza en la esquina superior derecha de la pantalla. En la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se muestran datos como la versión del sistema, el usuario activo, la fecha y la hora. Si configuró la cuenta contable para el manejo de dólares desde la pantalla de configuración, observará la información del tipo de cambio. En esta sección existen dos botones para modificar el tipo de cambio del dólar. El primer botón permite editar manualmente el tipo de cambio, y el segundo permite consultar el tipo de cambio para pesos mexicanos desde la página del banco de México. La pantalla de Timbres CFDI se visualiza en caso de haber configurado la facturación electrónica para México en la pantalla de configuración y tras haber activado el monitor de timbres CFDI. 28

36 Esta sección muestra el número total de timbres que se han adquirido y el total de timbres disponibles para facturar. Desde esta sección puede visitar la página de compra en línea para adquirir más códigos de servicio para timbres CFDI. Un reloj (si está habilitado en la pantalla de configuración) se muestra en la esquina inferior izquierda. Puede intercambiar entre reloj en formato digital o analógico presionando el icono del reloj en la parte izquierda. La gráfica de ocupación actual y esperada (en la noche) del hotel se muestra del lado derecho. Si desea obtener información adicional sobre el uso del sistema National Soft Hoteles presione el botón Aprenda National Soft Hoteles en la parte lateral izquierda de la pantalla principal ALTA DE CATÁLOGOS La primera tarea que debe realizar como administrador es ingresar los registros para los catálogos importantes del sistema. El sistema viene precargado con datos iniciales en algunos catálogos, sin embargo puede editar o eliminar los registros antes que el sistema haga referencia a estos registros. En la tabla siguiente puede observar el conjunto de botones comunes en el sistema que se utilizan en los diferentes catálogos y las pantallas de configuración. Nuevo registro. Este botón se usa para ingresar los datos de un nuevo registro para un catálogo. Al oprimir este botón se habilitan (algunos o todos) los campos para permitir la captura de datos. Guardar registro. Este botón se usa para guardar el registro capturado, o para guardar un registro que ya fue capturado y acaba de ser editado. Deshacer registro. Este botón se usa para cancelar la captura de un nuevo registro o para cancelar la edición de un registro existente. Editar registro. Este botón se usa para modificar un registro que ya se ha sido ingresado en el sistema. Buscar registro. Este botón se usa para buscar un registro en la base de datos. Se puede realizar la búsqueda por clave o por nombre (descripción). 29

37 Eliminar registro. Este botón se usa para eliminar de la base de datos el registro que haya sido seleccionado. Ayuda. Este botón se usa para acceder a los temas de ayuda del sistema. Cerrar pantalla. Este botón sirve para cerrar la pantalla en la cual se está trabajando. Aceptar. Este botón sirve para confirmar una acción. Cancelar. Este botón sirve para cancelar una acción. Los catálogos del sistema son muy similares entre sí. Para dar de alta un nuevo registro presione el botón Nuevo, capture los datos requeridos y al final presione el botón Guardar. Para editar un registro del catálogo haga doble clic sobre el registro en la lista de la pantalla, presione el botón Editar, modifique los datos y presione el botón Guardar. Para localizar un registro presione el botón Buscar. Para eliminar un registro haga doble clic sobre el registro en la lista y presione el botón Eliminar. Nota: algunos catálogos requieren confirmación mediante huella digital o contraseña para poder eliminar registros. 5. MANTENIMIENTO 5.1. RESPALDAR BASE DE DATOS Seleccione Respaldar base de datos en el menú Herramientas. 30

38 Para garantizar la integridad de los datos se recomienda realizar respaldos frecuentemente. Para realizar una copia de la base de datos seleccione el archivo destino y presione el botón Respaldar. El nombre del archivo se crea con la fecha actual por defecto. El archivo de respaldo se crea en formato comprimido. Active la opción Generar respaldo para recuperar en otra computadora para poder exportar una copia de la base de datos que puede ser recuperada en una computadora diferente. Se recomienda utilizar esta opción únicamente cuando requiera migrar el servidor o si necesita compartir la base de datos con un ejecutivo de soporte técnico de National Soft. Nota: si requiere generar un respaldo desde una estación que no es el servidor de National Soft Hoteles debe seleccionar la opción Generar respaldo para recuperar en otra computadora. Espere a que el sistema complete el proceso. El tiempo de recuperación depende de la cantidad de registros en la base de datos y las características técnicas de la computadora. Al final, el sistema mostrará un mensaje indicando que el respaldo fue creado exitosamente. 31

39 5.2. RECUPERAR BASE DE DATOS Seleccione Recuperar respaldo en el menú Herramientas. Si cuenta con un archivo de respaldo en formato comprimido puede recuperar los datos desde esta pantalla. Seleccione el archivo fuente presionando el botón Examinar. Para recuperar el respaldo presione el botón Recuperar. Nota: al recuperar un respaldo se perderá toda la información actual del sistema. Si está actualizando a una versión reciente de National Soft Hoteles deberá migrar la base de datos de una versión anterior (2.0, 2.5, 2.6). Para ello presione el botón Migrar. El sistema intentará localizar la base de datos de la versión anterior instalada. Si encuentra una versión anterior podrá presionar el botón Aceptar para recuperar un respaldo de la base de datos de la versión anterior y crear un archivo de recuperación para la versión actual. 32

40 Espere a que el proceso termine y al finalizar presione el botón Aceptar para continuar con la recuperación de la base de datos. Una vez creado el archivo de respaldo de migración podrá observar la ruta del archivo en la pantalla de recuperación de información. Para recuperar el archivo presione el botón Recuperar. Para que pueda continuar trabajando con el sistema será necesario reiniciarlo INICIALIZAR BASE DE DATOS Seleccione Inicializar base de datos en el menú Herramientas. Acceda a esta opción en caso que quiera eliminar por completo la información de alguna sección de datos del sistema. Se recomienda realizar un respaldo del sistema antes de continuar con este proceso. 33

41 La pantalla de reinicio de datos se divide en cuatro secciones: operaciones, catálogos, datos de configuración y otros. Seleccione una pestaña para seleccionar los registros que desee eliminar de forma permanente. En Operaciones puede eliminar los registros de Check In, Check Out, facturas, cuentas por cobrar, turnos, cargos, abonos, cancelaciones y reservaciones. Puede seleccionar el apartado Reservaciones para eliminar únicamente las reservaciones del sistema. En la sección Catálogos puede seleccionar los catálogos disponibles para eliminar los registros de cada uno. En la opción Almacenes además de eliminar los registros de almacenes, se eliminan los artículos y servicios de almacén y sus categorías. 34

42 En la sección Datos de configuración puede eliminar: Temporadas. La información correspondiente con las temporadas y los días por temporada. Habitaciones. Todos los registros y movimientos relacionados con las habitaciones como reservaciones, bloqueos, artículos de entrega y movimientos de cargos y abonos. Folios y series. Los folios y series de notas de consumo y facturas. En la sección Otros puede eliminar: BackOffice. Los movimientos de almacenes (entradas, salidas, traspasos, inventarios físicos) y los registros de compras y órdenes de compra. Registro de llamadas. Todos los registros de llamadas registradas en el sistema. Usuarios. La lista de usuarios del sistema. Tarjetas codificadas. Los registros de tarjetas de cerradura electrónica codificadas en el sistema al momento de registrar Check In y de tarjetas recodificadas. 35

43 5.4. UBICACIÓN DE DATOS Seleccione Ubicación de datos en el menú Herramientas. Esta opción abre el configurador de base de datos, desde el cual puede configurar la conexión de estaciones y reinstalar la base de datos. Al abrir este asistente será necesario cerrar el sistema. 36