Captura de datos con escáner. CodexScan. Versión info_scan.doc

Transcripción

1 Captura de datos con escáner. CodexScan Versión 4.17 info_scan.doc

2 Contenido 1. Introducción Objetivo Prestaciones. 2. Descripción de funcionamiento Carga de faltas de asistencias Impresión de hojas para captura de datos. Faltas diarias Faltas mensuales Faltas trimestrales Faltas anuales Lectura de las hojas de datos Carga de calificaciones Impresión de hojas para captura de datos. Calificaciones de Evaluaciones Calificaciones de destrezas Calificaciones Finales Lectura de las hojas de datos. 3. Requerimientos técnicos Sistema operativo 3.2. Formularios e impresoras 3.3. Modelo de escáner 4. Servicios al usuario Instalación Periodo de garantía Descripción del mantenimiento. 5. Modelos de hojas Listas de faltas Listas de calificaciones. 2

3 1. Introducción 1.1. Objetivo. Debido a la gran cantidad de información que se ha de introducir a lo largo del curso escolar en los historiales de los alumnos, se hace cada vez más necesaria la utilización de dispositivos que agilicen estos procesos y que nos garanticen la fiabilidad de los datos procesados. Para solucionar este problema, en DIAL hemos desarrollado un módulo anexo al programa CODEX que facilita estos procesos de introducciones masivas de datos. Mediante la utilización de un escáner y los formularios adecuados podrá introducir de manera automática los datos de faltas de asistencia y calificaciones de los alumnos de su Centro. La mayor ventaja con respecto a otros dispositivos es que el formulario que se utiliza es un folio convencional, evitando de esta manera la dependencia de hojas especiales y eliminando el coste que estas hojas conllevan. Para rellenar las casillas no se requiere ninguna tinta especial, cualquier bolígrafo, lápiz o rotulador puede servir siempre y cuando la casilla se rellene correctamente Prestaciones. El módulo de Codex-Scan permite la introducción de datos de dos tipos: Datos de faltas. La introducción de las faltas puede ser diaria, mensual, trimestral o anual. En función del tipo de carga que se realice se imprimen unos formularios determinados y el proceso es igual para todas las cargas. Datos de calificaciones. La información a procesar puede ser las calificaciones de evaluaciones, destrezas o notas finales. En este caso las hojas se imprimen con casillas para las notas y el profesor deberá rellenar la que corresponda para cada alumno. Posteriormente la hoja se procesa y las calificaciones pasan al historial del alumno. 3

4 2. Descripción de los módulos 2.1. Carga de faltas de asistencia Impresión de hojas para capturar datos. En primer lugar se deberán imprimir las hojas que el profesor utilizará para pasar lista y controlar la asistencia de los alumnos. Este control puede ser de cuatro maneras. Control de faltas diarias. En caso de que el control efectuado sea día a día seleccionamos la primera opción. Aparecerán en la hoja los días que el grupo seleccionado tenga clase asignada, indicando la inicial del día y el número, por ejemplo: el lunes 20 será: L20. 4

5 Cada día que el alumno falta a clase el profesor deberá marcar la casilla correspondiente de tal manera que al finalizar el mes quedarán reflejadas en la hoja todas las faltas cometidas por los alumnos. Control de faltas mensual. En este caso en la hoja aparecen 25 casillas y el profesor deberá marcar el numero total de faltas que el alumno ha faltado en el mes seleccionado. Por ejemplo, si un alumno falta el Lunes día 2, Martes día 3, Jueves día 5 y Lunes día 9, el total serán 4. Por lo cual se deberá marcar la casilla del 4. Control de faltas trimestral / anual. Para estos dos casos el modelo de hoja es el mismo. Para el computo de las faltas aparecen tres columnas distintas. Esas columnas permiten la introducción de hasta 199 faltas, número este más que suficiente para todo un curso escolar. Como en el caso anterior se totaliza el número de faltas trimestralmente o anualmente. El número se introduce especificando centenas, decenas y unidades. Si un alumno falta 45 días, se dejará la columna de las centenas si marcar, en la columna de las decenas (marcadas desde 10 a 90) se marcará la casilla de 40 y en la columna de las unidades (marcadas de 1 a 9) se marcará la casilla del 5. 5

6 Lectura de las hojas. La carga de datos se realiza desde el modulo general de Codex, accediendo al menú de Escáner y en el submenú de Cargas de Faltas de Asistencia. 6

7 El proceso de lectura y carga de datos se realiza de manera igual para todos los modelos de hojas. Una vez se han procesado los datos, estos quedarán incorporados al historial del alumno Carga de calificaciones Impresión de hojas para capturar datos. El paso previo a la impresión es definir en la tabla correspondiente cuales son las calificaciones que aparecerán en la hoja de captura de datos y el orden en que lo harán. Una vez se han configurado las calificaciones ya se pueden sacar las hojas de captura de datos. Igual que en el caso de faltas, la impresión de estas hojas se realiza desde el módulo de listados de Codex, Menú Escáner y submenú Evaluaciones o Calificaciones. 7

8 Las posibles listas que se pueden imprimir son: Calificaciones de Evaluaciones Calificaciones de destrezas Calificaciones finales En función de la configuración de calificaciones existente, la información que aparece en los listados variará. Si se tienen configuradas las calificaciones por código aparecerá una lista de las calificaciones seleccionadas para escáner y en el orden indicado en la tabla correspondiente. Si por el contrario la configuración es de notas numéricas, la información que aparecerá serán los números con los que se califica la asignatura. Se pueden introducir notas numéricas enteras o con medios puntos. En el momento de obtener las listas para la captura de datos puede elegir el intervalo deseado. 8

9 Para notas numéricas la lista que obtiene es la que se muestra a continuación. En este caso hemos elegido intervalos de 0,5 puntos desde 0 hasta Lectura de las hojas. Una vez ha sido impresa la hoja de captura de datos y es rellenada por el profesor, ya puede ser procesada por el escáner y las notas del alumno pasan automáticamente al historial del alumno. 9

10 3. Requerimientos técnicos de Codex-Scan 3.1. Sistema operativo. La funcionalidad del módulo de Codex-Scan está comprobada en sistemas operativos Windows en las versiones Windows 98, Windows XP y Windows Debido a que el módulo Codex-Scan funciona integrado en el programa Codex, será necesario contar con dicho programa instalado y correctamente funcionando en la máquina donde se vayan a realizar los procesos de cargas de datos Formularios e Impresora láser. Para obtener las listas de captura de datos debemos tener en cuenta que no es necesario disponer de papel especial y que dichas listas pueden ser impresas en folios o A4 estándar. Recomendamos no utilizar ciertos papeles reciclados ya que no son totalmente de color blanco. En cuanto a la impresora, pude utilizarse una impresora de tecnología Láser. Aunque las impresoras de inyección de tinta pueden servir para este propósito, debido a la menor calidad y rapidez en la impresión, no son las más adecuadas para estos tipos de listados. Es muy importante utilizar siempre hojas originales y en ningún caso fotocopiar dichas hojas ya que el proceso de fotocopiado, aunque mínimamente, se distorsiona el tamaño original, lo que podría generar errores en el proceso de lectura. En el proceso de impresión de las hojas, el programa permite ajustar el grosor de las casillas para obtener unos resultados óptimos en las lecturas de los datos. El usuario podrá cambiar este grosor en función de la impresora utilizada o de la calidad del tóner que se este utilizando en cada momento. El usuario cuenta con otros ajustes de impresión para garantizar la perfecta lectura de las hojas por parte del escáner. 10

11 3.3. Escáner compatible Twain. El requerimiento del escáner es que sea compatible con el estándar TWAIN. Para evitar posibles problemas y garantizar el funcionamiento de Codex-Scan, nuestro departamento de Desarrollo ha testeado y certificado dos modelos de escáneres de la marca Fujitsu. FUJITSU FI-4010CU o Velocidad de escaneo en blanco y negro de 10 pp. o Capacidad del alimentador de 25 hojas de 80 gr/m². o Dispone de bandeja de cristal para escasear todo tipo de documentos o Conexión USB FUJITSU FI-4120C o Velocidad de escaneo en blanco y negro de 25 ppm o Capacidad del alimentador de 50 hojas de 80 gr/m². o Solo escanea hojas sueltas o Conexión SCSI y USB 11

12 4. Servicios al usuario Instalación. El módulo de Codex-Scan esta disponible con la versión del programa Codex. Si el Centro desea utilizar este módulo deberá cursar la debida petición y posteriormente ponerse en contacto con nuestro departamento técnico para activar este módulo en su programa Periodo de garantía. Se establece un periodo de garantía de seis meses a partir de la instalación. El Centro comunicará SIEMPRE por escrito, las posibles anomalías en su funcionamiento Descripción del servicio del mantenimiento. En este mantenimiento general se incluye: El buen funcionamiento de la aplicación objeto de la contratación. Modificaciones necesarias para adaptar sus documentos impresos a las nuevas normativas siempre que sea posible su solución informática. Las modificaciones de la funcionalidad del programa consideradas de interés general se realizarán sin cargo y estarán disponibles en futuras versiones del programa. (Periodo de liberación de versiones: 3 meses) Modificaciones de carácter particular, así como nuevas herramientas, serán presupuestadas al precio de 35 / hora. Asistencia al usuario. para resolución de problemas de forma preferente en la dirección tecnico@dialsl.es Fax para consulta de problemas generales ( ) Telefónicamente y con 10 líneas dedicas en horario de 9:00 a 13:00 y de 16:00 a 19:00. 12