MANUAL DE USO PROCEDIMIENTO SISTEMA BIOMETRICO CON CONTROL DE ATRASOS Y CITACIONES APODERADOS

Transcripción

1 MANUAL DE USO PROCEDIMIENTO SISTEMA BIOMETRICO CON CONTROL DE ATRASOS Y CITACIONES APODERADOS El sistema Biométrico y Control de Atrasos, lo componen una serie de aplicaciones que utilizan la tecnología de lectura de huellas dactilares como vía de reconocimiento de los alumnos de un colegio y que se configura utilizando las funcionalidades del sistema de gestión de colegios USE. Establecimiento (1) Establecimiento (2) Establecimiento (3) Establecimiento (4) Establecimiento (5) Servidor Central El objetivo es controlar los atrasos de los alumnos utilizando tecnología biométrica, automatizando el ingreso de información hacia el sistema administrativo SSL, el cual como respuesta a este evento, imprimirá un comprobante y registrará además el evento en el sistema automáticamente. El procedimiento utilizado, considera incorporar puntos de control de ingreso al establecimiento, para los alumnos atrasados, los cuales deberán posicionar su dedo índice en el lector biométrico, permitiendo generar el evento de validación sobre la base de datos de huellas, recuperando, de esta manera, los antecedentes del alumno. Cada punto de control consta de los siguientes componentes: 1 Notebook Conexión a Internet (Punto de red) Software de enrolamiento y autentificación de huellas 1 lector biométrico 1 impresora térmica

2 Incorporando esta nueva tecnología, se activarán en el sistema administrativo Académico, una serie de aplicaciones que permitirán optimizar el proceso, entre las de mayor relevancia se encuentran: Software de enrolamiento y autentificación de huellas Configurador del control de atrasos y citaciones Nuevo ingreso de atrasos, procedimiento manual y automático por lector biométrico Emisión de ticket y registro automática de citaciones a los apoderados por concepto de atrasos Justificación de atrasos, anotaciones, inasistencias y citaciones

3 CONFIGURACION PROCESO DE ENROLAMIENTO Y AUTENTIFICACION DE HUELLA El procedimiento inicial utilizado por el sistema de Control Biométrico, corresponde al de Configuración del ambiente en donde se utilizará el sistema. Para todos los efectos, SSL entregará instalado el software relacionado con este procedimiento por lo que se establece que el equipamiento necesario para realizarlo es el siguiente: Notebook Lector de huella Conexión a Internet Base de Datos de alumnos Al presionar el acceso directo configurado en el escritorio del Notebook, Módulo Enrola, se accede a las aplicaciones del procedimiento tanto de enrolamiento como de configuración del ambiente en el cual los dispositivos se encuentran instalados. CONFIGURACION Esta aplicación en particular, corresponde a la información técnica que al instalar el software y para su posterior acceso a ella, debe ser realizada por usuarios con conocimientos técnicos, por lo que no será materia de este manual.

4 ENROLAMIENTO El procedimiento inicial utilizado por el sistema de Control Biométrico, corresponde al de Enrolamiento, el cual permite registrar las huellas dactilares de todos los alumnos a quienes por sistema se realizarán controles de atrasos.

5 Para realizar el enrolamiento de un alumno, el usuario debe presionar la lengüeta Enrolar y se desplegará en pantalla los antecedentes de identificación del alumno. Previo al ingreso del Rut de un alumno, el usuario debe configurar y marcar el dedo que enrolará y si este corresponde a la mano derecha o izquierda, por consiguiente el sistema posibilita el almacenamiento de las huellas de los 10 dedos, pero normalmente se enrola el dedo índice de la mano derecha y si esta no es legible, el dedo índice de la mano izquierda. y realizar el siguiente procedimiento: Ingresar el Rut del alumno (s/guión) en el campo indicado como Rut y presionar la tecla 'Enter' Si el alumno no recordase su Rut, el usuario podrá realizar una consulta de la base de datos ya sea por Rut y por apellidos, para lo cual debe presionar el botón. Si el Rut no existiese en la base de datos previamente cargada, deberá informar al encargado del procedimiento en el colegio para que realice un nuevo proceso de llenado de la base de datos ya que es posible que hayan incorporado un nuevo alumno y este aún no se encuentre registrado. Recordar que la base de datos de alumnos para el proceso de control de atrasos no se encuentra en línea y es necesario actualizarla. Una vez ingresado un Rut válido y existente en la base de datos y marcar a cual dedo corresponde, el usuario debe solicitar al alumno que apoye el dedo a enrolar sobre el lector de huella, indicándole siempre que la posición correcta es apoyar la base del dedo sobre el dispositivo, no la punta del dedo. El escáner de la huella se realiza y se verifica que sea una huella válida de acuerdo a los parámetros configurados del sistema, es decir, coincidencia de un mínimo de puntos, en cualquier caso, dicha huella se desplegará en pantalla.

6 Si la huella es aceptada por el sistema, el usuario posicionará el botón permitirá agregar la huella asociada al Rut del alumno enrolado., lo cual Si la huella no es aceptada por el sistema, el usuario debe volver a enrolar el mismo dedo, si el rechazo persiste, debe optar por enrolar otro dedo y iniciar el procedimiento nuevamente. Para ambos casos, huella aceptada o rechazada, para iniciar un nuevo procedimiento de enrolamiento de un alumno, debe presionar el botón ACCESO AUTENTIFICACION DE HUELLA Esta aplicación corresponde a la utilizada en conjunto con la aplicación que realiza el control de atrasos en el sistema y debe ser ejecutada y permanecer activa durante todo el procedimiento que cada colegio realiza como control de alumnos, sin esta aplicación la autentificación de huellas no es operativa. Para ingresar al módulo de Control de Acceso o autentificación de huella, el usuario debe presionar el botón que se encuentra configurado en el escritorio del Notebook, desplegándose la siguiente pantalla: Este módulo consta de 2 lengüetas:

7 IDENTIFICACION Para iniciar una sesión de autentificación de huellas, el usuario debe conocer la clave de acceso que permite activar el procedimiento. CONFIGURACION Esta aplicación, corresponde a la información técnica que al instalar el software y para su posterior acceso a ella, debe ser realizada por usuarios con conocimientos técnicos, por lo que no será materia de este manual.

8 Configuración control de atrasos y citaciones Esta aplicación, permite configurar el proceso de toma de atrasos de alumnos de acuerdo a la estructura que cada colegio posea en cuanto a su reglamento interno. Estado de la configuración Activa Desactiva : Indica que el proceso de control de atrasos se encuentra activo y disponible para ser utilizado : Indica que el proceso de control de atrasos se encuentra desactivo Configuración de atrasos y citaciones al apoderado Genera citaciones al activarse condiciones de atraso configuradas? Opción Si, indica que el sistema controlará e informará por escrito en los ticket emitidos a los alumnos atrasados, que de acuerdo al reglamento interno, el apoderado deberá ser citado al establecimiento para justificar reiteradas faltas por este concepto. Opción No, indica que el sistema no controlará ni emitirá citaciones a los apoderados cuando un alumno ingrese atrasado al establecimiento. Cantidad de atrasos para emitir citación al apoderado Este campo, indica la cantidad de atrasos que un alumno debe tener registrado en el sistema, para que se emita una citación al apoderado.

9 Hora máxima para el control de atrasos La hora indicada en este campo, permite configurar la hora en la cual el control automático o manual de atrasos, se desactiva. Cantidad de atrasos desde la última citación, se debe emitir una nueva (fecha de citación menor o igual a la fecha de atraso) Esta configuración, permite indicar la cantidad de atrasos que deben transcurrir luego de que se haya emitido la última citación al apoderado. Con corte mensual? (Inicializa contador de atrasos) Opción Si, indica que el sistema iniciará cada mes, la contabilización de atrasos desde '0', esto para todos los alumnos. Opción No, indica que el sistema no borrará la acumulación de atrasos que cada alumno tenga registrado en cada inicio de mes. Emite citación? Opción Si, indica que el sistema incorporará en el ticket de ingreso al establecimiento del alumno, la citación al apoderado, si cumple con los parámetros configurados para tales efectos. Opción No, indica que el sistema no emitirá en el ticket de atrasos, citaciones al apoderado, si el alumno cumple con los parámetros configurados para tales efectos, pero si se generará el registro de la citación al apoderado, quedando en estado pendiente. Días a agregar a la fecha del atraso para calcular la fecha de citación Este parámetro, indica la cantidad de días que a partir de la fecha en que el alumno registra el atraso, mediante el proceso automático o manual, se calculará la fecha en la cual se citará al apoderado para justificar los respectivos atrasos. La fecha calculada, es impresa en el ticket de citación de apoderados que se entrega al alumno, citación que queda registrada en el sistema automáticamente. Avisa al usuario citaciones pendientes cuando se activa un nuevo atraso? Opción Si, indica que si al alumno se le registra un nuevo atraso y tiene citaciones al apoderado pendientes de justificar, estas independiente de su naturaleza, se informará en pantalla en la aplicación que realiza el registro de control de atrasos, de tal manera que el usuario que se encuentra realizando el procedimiento, tendrá a su disposición tal antecedente. Opción No, indica que el sistema no alertará mediante mensaje al usuario, que el alumno al cual está registrando un atraso, posee citaciones pendientes de justificar. La configuración siguiente, se encuentra relacionada con la anteriormente enunciada en cuanto a que se indica e informa al usuario que se encuentra realizando el proceso de toma de atrasos, un procedimiento a aplicar si el alumno posee citaciones pendientes, siempre y cuando la opción marcada sea Si. Procedimiento a aplicar Opción (1), Alumno puede ingresar al establecimiento Opción (2), Alumno no puede ingresar al establecimiento

10 Antecedentes de la citación Hora en la que el apoderado debe presentarse en el establecimiento Para las citaciones emitidas mediante proceso de control de atrasos automático, esta hora es la que se informará en el ticket y que indica la hora en la cual el apoderado debe presentarse a justificar en la fecha informada. Nombre de quién atenderá al apoderado Para las citaciones emitidas mediante proceso de control de atrasos automático, este campo corresponde al nombre de quién atenderá al apoderado que justificará al alumno. Configuración general Emite ticket de atraso? Opción Si, indica que se encuentra activa la emisión del ticket mediante la impresora térmica. Opción No, indica que el sistema no emitirá ticket de atrasos pero si registrará a todos los alumnos que se controlen incluyendo las citaciones a los apoderados, las cuales quedarán en estado de pendiente de justificación. Esta opción es utilizada en las ocasiones en que la impresora presente fallas o bien por falta de rollos de papel térmico. Fecha activación control de atrasos Esta fecha, corresponde a aquella en la cual se activa el proceso de control de atrasos automático mediante el sistema biométrico.

11 Ingreso de Atrasos Esta aplicación, permite realizar el proceso de registro de atrasos de alumnos, tanto para el procedimiento automático como manual. La opción de ingreso de atrasos original del sistema, corresponde a la que se encuentra en el ingreso de asistencia, aplicación que también permite ingresar alumnos con atraso, por lo que la diferencia entre ambas aplicaciones, está indicada en la columna "Hora", si dicha columna tiene información, corresponde a un registro de atraso tomado mediante lector de huella, en caso contrario, es decir, no existe información del registro en la columna señalada, significa que la toma es manual. Para el ingreso manual y automático mediante esta aplicación, se utiliza como referencia la configuración realizada para el sistema biométrico, no así la que se encuentra en el ingreso de inasistencias. Otra característica qu posee esta aplicación, es la posibilidad de desplegar en pantalla, la foto del alumno al cual se le está registrando el atraso, esto siempre y cuando el colegio realice el procedimiento de incorporar las fotos de cada alumno.

12 : Permite consultar y seleccionar un alumno : Permite seleccionar una fecha histórica a consultar los registros de alumnos atrasados : Retorna al selector general del módulo Académico : Permite actualizar los registros de atrasos generados, esto es debido a que el proceso de control de atrasos se puede realizar utilizando otros equipos y en diferentes lugares físicos de acuerdo a la distribución de ingresos que cada colegio tenga. : Permite exportar a planilla el detalle de los alumnos registrados con atrasos, sean estos mediante proceso automático como manual : Marcando esta opción, permite al terminal que se encuentra registrando atrasos de alumnos, no emitir ticket por la impresora térmica, opción que si es marcada, omite la configuración del establecimiento. : Esta lista de opciones, permite ordenar los registros de alumnos atrasados, de acuerdo a la selección que realice el usuario. EL usuario podrá eliminar un registro de un alumno con atraso de la lista, realizando un doble click en la línea y aceptando la opción que se informa en pantalla. Procedimiento automático de control de atrasos (c/lector biométrico) Para realizar el proceso automático de control de atrasos, se debe tener activo en la memoria del Notebook, la aplicación que realiza la autentificación de la huella dactilar y recuperación del Rut del alumno asociada a dicha huella, sin esta aplicación no es posible de utilizar el lector biométrico. Para realizar el procedimiento de toma de atrasos, se deben considerar los siguientes pasos: 1. Posicione el cursor utilizando el mouse, en el campo "Alumno" 2. Indicar al alumno que posicione el dedo índice o cualquier otro enrolado, en el lector de huella 3. Esperar hasta que el sistema entregue una respuesta, esto luego de uno segundos. 4. Si la respuesta del sistema es negativa, es decir, no entrega un Rut válido, indicar al alumno que repita el procedimiento, levantar y posicionar el dedo enrolado sobre el lector (punto 2). 5. Si la respuesta es nuevamente negativa, es decir, la huella no es reconocida por el sistema, se debe seguir los siguientes pasos: Verificar que el alumno posicione adecuadamente el dedo enrolado sobre el lector de huellas, en cuyo caso, iniciar a partir del punto (2). Si aún no es posible el reconocimiento de la huella dactilar del alumno, debe cerciorarse de que efectivamente dicho alumno no haya sido enrolado, en cuyo caso solicite el Rut al alumno e ingréselo manualmente o bien selecciónelo presionando el botón "Alumno".

13 La manera de verificar si un alumno ha sido o no enrolado, es utilizando la aplicación del software de enrolamiento ya sea digitando el Rut o buscarlo mediante la ayuda que dicha aplicación posee. 6. Si la respuesta del sistema es positiva, se desplegará el Rut y nombre del alumno asociado a su huella dactilar y simultáneamente genera el registro del atraso. Si se encuentra activa la impresora térmica y la configuración del colegio permite emitir el ticket, este se imprimirá. Procedimiento manual de control de atrasos Para realizar el proceso manual de control de atrasos, se debe tener configurada las normativas internas del colegio mediante la aplicación de configuración respectiva y luego seguir los siguientes pasos: 1. Ingresar un Rut válido o bien seleccionarlo de la consulta presionando el botón "Alumno" 2. Si ingresa un Rut manualmente y este existe, al presionar 'Enter' permite registrarlo en forma inmediata, procedimiento que se replica cuando el usuario selecciona un alumno desde la consulta. 3. Si se encuentra activa la impresora térmica y la configuración del colegio permite emitir el ticket, este se imprimirá.

14 Justificación de atrasos / anotaciones / inasistencias y citaciones Esta aplicación, permite realizar el procedimiento de justificación de todos los eventos informados a un alumno, además de emitir una carta informando tanto las justificaciones como de los compromisos adquiridos con el colegio. Procedimiento de justificación Para consultar los registros pendientes de justificación de un alumno, debe ingresar un Rut válido o bien seleccionar uno desde la consulta existente,, si el alumno posee movimientos pendientes de justificar se desplegarán en pantalla, caso contrario se informa mediante mensaje, que no tiene. Los registros a justificar de un alumno, se encuentran informados en 4 listas: Citaciones : Estas pueden ser creadas en forma automática, mediante el control de atrasos y manuales utilizando la aplicación existente en el sistema para tales efectos. Anotaciones : Procedimiento manual Atrasos : Estos registros son creados automáticamente o manualmente mediante el control de atrasos y también mediante la aplicación que registra las inasistencias de los alumno. Inasistencias : Procedimiento manual Para justificar cada registro, el usuario debe marcar la columna "Just.", ello en cada una de las listas. Una vez marcados los registros s de las diferentes listas, el usuario debe completar los antecedentes del cuadro "Antecedentes de quién justifica", que se compone de los siguientes campos:

15 Rut Apoderado: Nombre : Ingresar un Rut válido. Si el Rut ingresado ya se encuentra registrado, el nombre del apoderado se desplegará en forma automática, pudiendo el usuario modificarlo en caso que fuese necesario. En caso de que no existiese el Rut, debe ingresar el nombre del apoderado. Tipo Justificación: Seleccionar de la lista el tipo de justificación justificación. Tipo Sanción: Seleccionar el tipo de sanción Observación: Ingresar una observación os los antecedentes de quién justifica, se habilita el botón Una vez ingresados una vez presionado, permitirá realizar la justificación de los movimientos seleccionados., el cual Al grabar la justificación, se desplegará la opción de emitir un comprobante de justificación, justificación el cual se encuentra asociado a un correlativo que agrupará la totalidad de los eventos justificados por el apoderado.

16 El formato del comprobante de justificación es el siguiente: Si el usuario necesita consultar un comprobante de justificación, este lo podrá realizar marcando la opción de consulta siguiente: Una vez ingresado el correlativo a consultar, se desplegarán los antecedentes de la justificación realizada por el apoderado.

17 Sii no recuerda el folio a consultar, puede utilizar el botón de ayuda,, cuya consulta permite buscar y seleccionar una justificación, para lo cual dis dispone pone de las siguientes opciones: Rut : Número Fecha : : Permite ingresar un Rut válido de un alumno del cual se desea buscar las justificaciones aciones realizadas por el apoderado. Si no conoce el Rut de alumno, presionando el botón, permitirá buscarlo. Permite consultar los registros a partir de un folio determinado. Permite consultar los folios a partir de una fecha determinada.. La selección de una fecha, puede realizarla presionando el botón Una vez seleccionada la opción ción de consulta, debe presionar el botón..

18 Además, esta consulta tiene opciones que actúan sobre la información desplegada en la grilla respectiva, las cuales son: Ordenamiento : Permite realizar distinto ordenamientos de la información consultada. Cant.Regs.a Despl.: Permite restringir la cantidad de folios a desplegar, lo cual puede agilizar la entrega de la misma si es que el colegio tiene demasiadas justificaciones. El usuario puede ampliar está cantidad de registros a desplegar hasta folio. Por omisión, la consulta se realiza inicialmente en 200 registros. : Presionando este botón, permite exportar las justificaciones desplegadas en la grilla.

19 Opciones generales de la aplicación Estas opciones corresponden a las que el usuario dispone cuando ingresa un Rut válido. : Permite imprimir una copia del comprobante de justificación. : Permite consultar la cuenta corriente del alumno : Permite consultar la hoja de vida del alumno. : Permite limpiar la información en pantalla para consultar un nuevo Rut o folio. ; Permite salir del programa de justificaciones hacia el menú del módulo.