GUÍA DE USUARIO DE LA MESA CENTRAL

Transcripción

1 GUÍA DE USUARIO DE LA MESA CENTRAL

2 Solicite ayuda al Administrador del sistema para completar la siguiente información. Anote los siguientes números importantes y téngalos a mano mientras utiliza el sistema de correo de voz SX-200 ICP. Extensión del Centro de mensajes: Número de buzón de la mesa central: Código de acceso predeterminado: Anote el nombre del Administrador del sistema y el número de su extensión en caso de que necesite ayuda para utilizar sistema de correo de voz. Nombre: Extensión: Revisión Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados. Mitel es marca comercial registrada de Mitel Networks Corporation. Las demás marcas son propiedad de sus respectivos dueños. Mitel Networks Corporation, sus afiliados y/o sucursales se reservan el derecho de modificar sin aviso la información contenida en este documento.

3 Contenido A quién está dirigida esta guía 4 Inicio 4 Acerca de los buzones de huéspedes 4 Acerca del buzón de la mesa central 4 Preparación 5 Configuración del código de acceso y el saludo del buzón de la mesa central 5 Acceso al menú del buzón de la mesa central 7 Configuración del estado del buzón de huésped 8 Ingreso de huéspedes 8 Salida de huéspedes 8 Traslado del buzón de un huésped 9 Acceso al buzón de un huésped 10 Acceso a las opciones del buzón de la mesa central 10

4 A quién está dirigida esta guía Esta guía está dirigida a la operadora de la mesa central de un hotel o de un motel. En ella encontrará instrucciones acerca de cómo usar las funciones de buzón de la mesa central del sistema de correo de voz SX-200 ICP. Inicio La plataforma SX-200 ICP presenta un sistema de correo de voz automático para manejar las llamadas y los mensajes, además de buzones de mesa central y buzones de huéspedes para aplicaciones de hotel o motel. Acerca de los buzones de huéspedes Los buzones de huéspedes están asignados a las extensiones de teléfono de cada habitación de huéspedes. Los buzones ofrecen funcionalidades básicas de correo de voz a los huéspedes, quienes pueden: reproducir los mensajes que han recibido crear sus propios saludos configurar sus propias llamadas de despertador Cuando usted transfiere una llamada al teléfono del huésped, la persona que llama puede dejar un mensaje de correo de voz si éste no responde. Acerca del buzón de la mesa central Como operadora de la mesa central, puede utilizar el buzón de la mesa central para administrar los buzones de los huéspedes. Desde el buzón de la mesa central, usted puede: ayudar a los huéspedes a acceder a sus mensajes establecer el estado del buzón de un huésped a Registrado establecer el estado del buzón de un huésped a Libre establecer el idioma de las instrucciones de voz del buzón (la selección de idioma es una función opcional y es posible que no esté disponible en su sistema). trasladar los mensajes de un huésped a otro buzón acceder al buzón de un huésped acceder a las funciones de correo de voz normales (el buzón de la mesa central brinda acceso a las opciones del Menú principal para el buzón de la extensión de la mesa central).

5 Preparación Antes de acceder al buzón de la mesa central, necesita: El número del centro de mensajes. El Administrador del sistema le proporcionará este número, regístrelo al comienzo de esta guía. El número del buzón de la mesa central. El Administrador del sistema le proporcionará este número, regístrelo al comienzo de esta guía. Suele ser el mismo número de la extensión de la mesa central. Un código de acceso para el buzón de la mesa central. El Administrador del sistema le indicará la longitud del código de acceso que debe utilizar (entre 3 y 6 dígitos). El código de acceso predeterminado está compuesto sólo por números 9. Cambie el código de acceso predeterminado por una serie de dígitos (con la misma cantidad de dígitos que el código de acceso predeterminado). Un saludo. Éste es el saludo que escucharán las personas que llamen a la mesa central cuando usted no esté disponible para contestar las llamadas. Configuración del código de acceso y el saludo del buzón de la mesa central 1. En el teléfono de la mesa central, levante el auricular y obtenga tono de marcar (o utilice la marcación con manos libres). 2. Marque el número del centro de mensajes. El sistema le solicita su código de acceso. 3. Ingrese el código de acceso predeterminado:... La primera vez que llama, el código de acceso predeterminado está compuesto sólo por números Pulse para continuar. 5. El sistema le solicita un nuevo código de acceso (debe cambiar el código de acceso predeterminado). Su nuevo código de acceso debe tener la misma cantidad de dígitos que el código de acceso predeterminado. No vuelva a utilizar sólo números 9 ni utilice los caracteres [*] o [#]. Ingrese su nuevo código de acceso. 6. El sistema le solicita que vuelva a ingresar el nuevo código de acceso para confirmarlo. Vuelva a ingresar su nuevo código de acceso. 7. El sistema le solicita que grabe su nombre. Diga el nombre del hotel o motel, por ejemplo: "Mesa central del Hotel ABC" Hable inmediatamente después de oír el tono y pulse cualquier tecla cuando termine.

6 8. Pulse para aceptar, para revisar o para borrar el nombre y volver a grabarlo. 9. El sistema le solicita un saludo. Grabe un saludo breve y formal. El siguiente es un saludo de muestra: Se ha comunicado con la mesa central del Hotel ABC. No podemos contestar el teléfono en este momento, así es que deje su nombre, su número y un breve mensaje. Nos comunicaremos con usted lo más pronto posible. 10. Pulse para aceptar, para revisar o para borrar el saludo y volver a grabarlo. Ha configurado de manera exitosa el buzón de la mesa central.

7 Acceso al menú del buzón de la mesa central Para acceder al menú del buzón de la mesa central 1. Levante el auricular. 2. Marque el número del centro de mensajes. 3. Cuando se le solicite un código de seguridad, ingrese el código de seguridad del buzón de la mesa central. 4. Seleccione alguna de las siguientes opciones del menú: Iniciar sesión para el huésped Ayudar a los huéspedes a acceder a sus mensajes de correo de voz. Registrar teléfonos Establecer el estado del buzón de un huésped a Registrado. Liberar teléfono Establecer el estado del buzón de un huésped a Libre. Mover Transferir los mensajes y el saludo de un huésped a otro buzón de voz. Iniciar sesión para obtener acceso Acceder al buzón de un huésped. Acceder al buzón de la mesa central Acceder a las funciones de correo de voz estándar disponibles en la extensión de la mesa central. Observe que después de ingresar a las opciones del buzón de la mesa central, ya no puede regresar al menú de la mesa central desde el menú principal. Para regresar, debe salir y volver a iniciar sesión. Operadora automática Regresar a la operadora automática: el sistema responderá y reproducirá el saludo del hotel o motel. Esta tecla sólo funciona mientras está en un menú. Si está ingresando números, 0 es una entrada numérica. Cómo ayudar a los huéspedes a acceder a sus mensajes Si un huésped llama a la mesa central y desea revisar sus mensajes de voz: 1. Pulse la tecla Trans/Conf para retener la llamada del huésped. 2. Marque el número del centro de mensajes. 3. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 4. Pulse.. El sistema le solicita que ingrese el número de buzón de voz del huésped. 5. Ingrese el número de buzón del huésped y cuelgue. 6. Espere la instrucción Ahora puede completar el inicio de sesión

8 asistido. El huésped es transferido a su buzón. 7. Cuelgue. El huésped es transferido a su buzón.

9 Configuración del estado del buzón de huésped Ingreso de huéspedes Cuando le dé una habitación a un huésped, cambie el estado del buzón del huésped a registrado. Un buzón cuyo estado sea registrado puede recibir nuevos mensajes. 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 3. Pulse para cambiar el estado a registrado. El sistema solicita el número de buzón de voz del huésped. 4. Ingrese el número del buzón de huésped de la habitación correspondiente. 5. Si se le solicita, seleccione el idioma de las instrucciones de voz que el huésped oirá cuando utilice el sistema de correo de voz. Si el número de buzón es válido y el estado del buzón de huésped actualmente es libre, el sistema cambiará el estado a registrado. De lo contrario, recibirá el siguiente mensaje: El buzón ya está registrado. Si no es así, recibirá el siguiente mensaje: El número no es válido, vuelva a intentar. Observe que los mensajes del huésped anterior se borran cuando el estado cambia de libre a registrado. Salida de huéspedes Cuando un huésped abandone una habitación, cambie el estado del buzón a libre. Un buzón de huésped cuyo estado es libre no puede recibir nuevos mensajes. 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 3. Pulse para cambiar el estado a libre. El sistema le solicita que ingrese el número de buzón de voz del huésped. 4. Ingrese el número del buzón de huésped de la habitación correspondiente. Si el número de buzón es válido y el estado es registrado, el sistema cambiará el estado a libre. De lo contrario, recibirá el mensaje: El buzón ya está libre. Si no es así, recibirá el mensaje: Número no válido. Vuelva a intentarlo. Observe que los mensajes de un buzón libre no se borran hasta que el estado cambie a registrado.

10 Traslado del buzón de un huésped Si traslada a un huésped a otra habitación, debe trasladar también el saludo y los mensajes del buzón del huésped. Antes de hacerlo: el buzón actual del huésped debe estar configurado como registrado el buzón de destino debe estar configurado como libre Para trasladar el buzón de un huésped: 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 3. Pulse.. El sistema le solicita que ingrese el número del buzón actual del huésped. 4. Ingrese el número de buzón actual del huésped. El sistema solicita el número de buzón de la habitación a la que desea trasladar los mensajes y el saludo del huésped. 5. Ingrese el número de buzón de la habitación a la que se trasladará el huésped. 6. Si el número del buzón de destino es válido y el estado del buzón actualmente es libre, los mensajes y el saludo del huésped se copiarán en el buzón.

11 Acceso al buzón de un huésped Puede acceder al buzón de un huésped y: revisar los mensajes del huésped establecer un saludo para el buzón del huésped establecer una llamada de despertador para el huésped Para acceder al buzón de un huésped: 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 3. Pulse. El sistema le solicita que ingrese el número del buzón del huésped. 4. Ingrese el número de buzón del huésped. El sistema indica el número de mensajes en el estado del buzón (registrado o libre) y enumera los siguientes datos: 5. Seleccione una opción del Menú principal de huésped y siga las instrucciones. Acceso a las opciones del buzón de la mesa central Desde el menú de la mesa central, usted puede acceder a las opciones del buzón de la mesa central. Después de acceder a las opciones de este buzón, puede revisar si hay mensajes en el buzón de la mesa central, enviar mensajes a otros buzones, cambiar el saludo del buzón de la mesa central, cambiar el código de acceso al buzón de la mesa central, etc. Para acceder a las opciones del buzón de la mesa central: 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando el sistema responda, ingrese el código de acceso al buzón de la mesa central. 3. Pulse. 4. Seleccione una opción. Consulte la Guía del correo de voz de SX-200 ICP para obtener más información. Observe que después de ingresar a las opciones del buzón de la mesa central, ya no puede regresar al menú

12 de la mesa central. Para regresar al menú de la mesa central, debe salir y volver a iniciar la sesión.