NuPoint Unified Messaging

Transcripción

1 MITEL NuPoint Unified Messaging Guía del usuario Versión 6.0

2 AVISO La información contenida en este documento se considera correcta en todos sus aspectos, pero no está garantizada por Mitel Networks Corporation (MITEL ). La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso y en ningún caso debe considerarse la existencia de ningún tipo de compromiso por parte de Mitel o de cualquiera de sus compañías asociadas o subsidiarias. Mitel, sus compañías asociadas y subsidiarias no asumen responsabilidad alguna por cualquier error u omisión que pudiera haber en este documento. Se pueden realizar revisiones de este documento o nuevas ediciones para incorporar dichos cambios. Ninguna parte de este documento puede reproducirse o transmitirse en forma alguna o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la autorización escrita de Mitel Networks Corporation. Marcas comerciales Mitel y NuPoint Unified Messaging son marcas comerciales de Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook es marca registrada de Microsoft Corporation. VMware, VMware vmotion, VMware vcloud, VMware vsphere, ESX y ESXi son marcas registradas de VMware Incorporated. Otros nombres de productos mencionados en este documento pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y son reconocidos por medio del presente documento. Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) Guía del usuario Versión 6.0 Abril de 2013 Versión del documento 1.2, Marca registrada de Mitel Networks Corporation Copyright 2013, Mitel Networks Corporation Derechos reservados ii

3 Introducción Introducción Acerca de su correo de voz Acerca de este documento Su teléfono Preparación para acceder al buzón Acceso a su buzón Dentro de la compañía Desde su extensión Desde otra extensión Fuera de la compañía Desde una línea externa Desde una línea externa a la recepcionista automática Configuración del buzón Visión general de los menús Saludos Nombre Código de acceso Reproducción de mensajes Acceso a los menús de correo de voz y correo electrónico Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje Luego de escuchar un mensaje Creación de mensajes Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz Envío de un mensaje al terminar la grabación Opciones de usuario Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Saludos, nombre y código de acceso Listas de distribución Creación y modificación de una lista de distribución Uso de una lista de distribución Opciones de programación de llamadas Despertador de NuPoint Buscapersonas Entrega de mensajes iii

4 Guía de mensajería del usuario Revisión de entrega futura Función opcional Grabar una llamada Grabación durante una llamada bipartita Grabación con teclas variables Grabación con teclas de función fija Colocación de una llamada en espera durante la grabación Para escuchar una grabación Función opcional de fax Opciones de entrega de fax Reproducción e impresión de mensajes de fax Desde un teléfono Desde un teléfono de fax Luego de escuchar un mensaje de fax Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Creación de un mensaje de fax (Con voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Uso de su PC para mensajes de fax Descargar e instalar la impresora del fax Envío de un fax Visualización y reenvío de mensajes de fax Uso de su PC para mensajes de voz Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, y Instalación 1 el Plug-in del cliente Outlook Activación de usuarios adicionales del Plug-in de Outlook en una PC Configuración de reproducción de mensajes Configuración de acceso al Perfil de Unified Messaging Barra de herramientas NuPoint Unified Messaging Barra de herramientas de QuickPlay Navegación por los mensajes de voz Reproducción de un mensaje de voz en Outlook Enviar un nuevo mensaje de voz Responder un mensaje de voz Reenvío de un mensaje de voz Inicio de la Vista web desde Outlook Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook Instalación del complemento de cliente para Outlookl iv

5 Introducción Pestaña NuPoint Unified Messaging Controles de multimedia Establecer las configuraciones de la cuenta NuPoint Navegación de mensajes de voz en Outlook Reproducir un mensaje de voz en el altavoz Reproducción de un mensaje de voz confidencial Enviar un nuevo mensaje Responder un mensaje Reenvío de un mensaje Ver un mensaje de fax Función opcional Texto a voz (TTS) Reproducción de un mensaje texto a voz Función opcional Operadora automática de voz Sugerencias al hablar Comandos de voz universales Realización de llamadas Realización de una llamada con comandos de voz Realización de una llamada con marcación de dígitos Cancelación de una llamada Llamada a la operadora Característica opcional de Navegación por voz Sugerencias al hablar Comandos de voz universales Habilitación de Navegación por voz Ingresar comandos de voz Acceso a su buzón Acceder al Correo de voz y a los Menús del correo electrónico Administrar sus mensajes Acceder a otros menús v

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7 Introducción Introducción Acerca de su correo de voz Mitel NuPoint Unified Messaging (UM) le permite administrar su correo de voz, Grabar una llamada (RAC), fax y mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook desde un teléfono de tonos y desde su PC. Correo de voz, Grabar una llamada, fax y correo electrónico son todos mensajes a los que puede tener acceso a través de su buzón de correo de voz y mediante el uso de un sistema de menú. El menú de correo de voz brinda acceso a la mayoría de las funciones y opciones del buzón de correo de voz, incluidos los mensajes de fax. Cualquier usuario de correo de voz puede tener acceso a este menú. El menú de correo electrónico sólo brinda acceso a los correos electrónicos y está disponible únicamente para usuarios que cuentan con la función Unified Messaging avanzada con la opción de Texto a voz. Además de acceder a sus mensajes por teléfono, ahora puede reproducir y administrar sus mensajes de voz desde su bandeja de entrada de Microsoft Outlook. Puede instalar un reproductor de plug-in que le permite reproducir los mensajes de voz desde su bandeja de entrada de correo electrónico a través del teléfono o de los altavoces de su PC. Para utilizar esta función, debe contar con la función Unified Messaging avanzada. Para obtener más información, consulte Uso de su PC para mensajes de fax en la página 21. También está disponible una Operadora automática de voz (SAA) para realizar llamadas mediante el uso de comandos de voz. La SAA es una aplicación activada por voz que le permite llamar rápida y eficazmente a personas al pronunciar sus nombres. Además de realizar llamadas por nombre, puede decir el nombre de un departamento o un número de teléfono. Un tutorial lo introduce a las funciones del sistema y la ayuda de voz está disponible para responder sus preguntas. Consulte Función opcional Operadora automática de voz en la página 45 para obtener más información. La característica opcional de Navegación por voz le permite al usuario administrar sus buzones mediante comandos de voz. En lugar de molestarse en encontrar y presionar un botón en el marcado de su teléfono, pueden simplemente decir el comando" desde su extensión principal o alterna. Esto es particularmente útil para los conductores que desean utilizar sus teléfonos celulares en modo manos libres. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no posea todas las opciones descritas en esta guía. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información. 1

8 Guía de mensajería del usuario Acerca de este documento Esta guía proporciona instrucciones sobre la funcionalidad de la Interfaz de usuario telefónico (TUI) de Mitel, el Plug-in del cliente Outlook de Mitel y la Operadora automática de voz. Si utiliza otro cliente de correo electrónico compatible, consulte la Ayuda de vista web para obtener más información. También puede consultar la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel para NuPoint Unified Messaging en Su teléfono Antes de utilizar las funciones del correo de voz del sistema, conozca el teléfono. Tecla Mensaje: se utiliza para llamar al sistema NuPoint UM Voice y acceder al buzón. Teclado: se utiliza para seleccionar opciones del menú dentro del sistema de correo de voz. Luz de mensaje: se utiliza para indicar cuando hay mensajes de voz nuevos en el buzón. Teclas variables: se utilizan para seleccionar diversas opciones de menú del correo de voz. Para seleccionar una opción de menú que aparezca en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable según el contexto que aparece en la pantalla digital del teléfono o el dígito del teclado correspondiente a la opción. Nota: Es posible que los nombres de las teclas variables que se usan en esta guía difieran levemente de los que aparecen en su teléfono. Por ejemplo, la tecla variable Bor (borrar) puede aparecer como Eliminar en ciertos modelos. Preparación para acceder al buzón Antes de acceder al buzón, asegúrese de solicitar la información siguiente a su Administrador de sistema: número de Recepcionista NuPoint UM (opcional), extensión del acceso al sistema NuPoint UM Voice, número de su buzón y, su código de acceso predeterminado. Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte a su Administrador de sistema. 2

9 Acceso a su buzón Acceso a su buzón Todos sus mensajes de voz residirán en su buzón personal, el cual está protegido con un código de acceso. Su administrador de sistema le asignará un código de acceso temporal para que lo utilice la primera vez que ingrese al buzón. La manera en que ingrese a su buzón dependerá de si está llamando desde su compañía o desde afuera. Dentro de la compañía Desde su extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde otra extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint UM Voice. 2. Pulse la tecla cuando se le solicite ingresar un código de acceso. 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Fuera de la compañía Desde una línea externa 1. Marque el número de acceso externo a NuPoint UM Voice. 2. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 3. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde una línea externa a la recepcionista automática 1. Marque el número de la Recepcionista NuPoint UM. 2. Pulse la tecla para acceder al sistema NuPoint UM Voice. 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. 3

10 Guía de mensajería del usuario Configuración del buzón La primera vez que accede al buzón, se activa automáticamente un tutorial para el usuario, el cual lo guía a través de la primera sesión en el buzón, le explica cómo grabar un saludo y su nombre y le solicita que cambie su código de acceso temporal. Tip: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema puede llevarlo de vuelta a un menú anterior con opciones diferentes a las del menú que estaba utilizando. Visión general de los menús Para ver la ilustración de la visión general del menú, consulte la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel para NuPoint Unified Messaging ( Saludos Luego de abrir su buzón, se le solicitará que grabe uno o más saludos para que los escuchen las personas que llamen a su buzón. Por ejemplo, puede grabar un saludo para que las personas sepan que su línea está ocupada (como En este momento estoy al teléfono y no puedo responder su llamada ) y otro saludo cuando no esté cerca del teléfono (como En este momento me encuentro fuera de la oficina ). Si su administrador de sistema habilitó la función Saludo de ausencia prolongada para su buzón, también puede grabar un saludo de ausencia prolongada. Este saludo le permite comunicar una ausencia prolongada a las personas que llaman. Las personas que llaman no pueden pulsar una tecla para omitir el saludo. Al final del saludo, las personas que llaman pueden transferir la llamada a la operadora o dejar un mensaje. Nota: Una vez grabado, el Saludo de ausencia prolongada se habilita efectivamente. Esto significa que todas las personas cuyas llamadas se reenvíen a su buzón escucharán el saludo de ausencia prolongado. Una vez que ingrese a su correo de voz, se le indicará que presione 1 para conservar su Saludo de ausencia prolongada o 2 para desactivar dicho saludo. Si su administrador de sistema desactivó la entrega de mensajes para el Saludo de ausencia prolongada, luego del saludo las personas que llaman sólo podrán transferir la llamada a la operadora. Consulte Saludos, nombre y código de acceso en la página 11. Nombre Se le solicitará que grabe su nombre para que el sistema pueda: Dirigirse a usted cuando se comunique con el sistema (por ejemplo: Hola, Ana Sánchez ). Informar a otros usuarios cuando usted les envíe un mensaje (por ejemplo: 4:45 p.m., de Ana Sánchez ). Indicar su nombre a otros usuarios cuando dirigen mensajes a su buzón (por ejemplo: Ana Sánchez ). 4

11 Configuración del buzón Código de acceso El sistema siempre le solicitará su código de acceso antes de acceder al buzón. La primera vez que acceda al buzón, utilizará un código de acceso temporal asignado por el administrador de sistema. Durante el tutorial, se le solicitará que cambie este código de acceso por un número de 4 a 10 dígitos. Defina un código de acceso que pueda recordar fácilmente, pero no seleccione un número obvio como Nota: Los códigos de acceso se utilizan sólo si usted desea proteger su privacidad. Puede elegir la opción de no tener código de acceso pulsando 0000 cuando se le indique durante el tutorial. Una vez que su buzón esté configurado, podrá comenzar a utilizar las funciones de NuPoint UM Voice. Nota: Para obtener seguridad adicional, su administrador puede configurar su código de acceso para que expire en intervalos regulares. 5

12 Guía de mensajería del usuario Reproducción de mensajes Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema le indica cuántos mensajes tiene ( Usted tiene 2 mensajes urgentes y 2 mensajes no escuchados ). Para los usuarios de la Unified Messaging avanzada (UM) con la opción Texto a voz (TTS), el sistema le indica cuántos correos de voz y correos electrónicos tiene ( Usted tiene 2 mensajes no escuchados, 1 mensaje guardado, 3 correos electrónicos no leídos y 1 correo electrónico guardado ). Puede acceder a los correos de voz y los correos electrónicos desde menús separados. Después del resumen de mensajes, los usuarios de UM avanzada con TTS pueden acceder al menú de correo de voz o correo electrónico. Puede salir de cualquiera de los dos menús para acceder al otro. Nota: Los usuarios de UM avanzada que no poseen la opción TTS no pueden acceder al menú de correo electrónico. Acceso a los menús de correo de voz y correo electrónico Después de acceder a su buzón Si es un usuario de correo de voz común, ya se encuentra en el menú de correo de voz. Si posee la función UM avanzada con TTS, presione para acceder al menú de correo de voz o al menú de correo electrónico. Reproducción de mensajes Después de acceder al menú de correo de voz o al menú de correo electrónico, presione o la tecla variable Reproducir (o Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. Luego, según la configuración de su buzón, puede tener la opción de reproducir primero los mensajes no escuchados o los mensajes guardados; de lo contrario, sus mensajes no escuchados se reproducirán primero. Nota: Si su sistema de buzón de voz tiene activada la opción de hora y fecha, reproducirá dicha información al comienzo de cada mensaje. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información. 6

13 Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje En cualquier momento durante la reproducción de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla O pulsar esta tecla variable Más y luego Pausa Para realizar esta acción Poner en pausa el mensaje durante 30 segundos. Retroceder cinco segundos en el mensaje. Avanzar cinco segundos en el mensaje. Omitir Avanzar al siguiente mensaje. Más y luego Reproducir Volver al comienzo del mensaje anterior. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información. Luego de escuchar un mensaje Al término de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla O pulsar esta tecla variable Reproducir (o Reiniciar) Para realizar esta acción Reproducir el mensaje nuevamente. Contestar Contestarle a la persona que le envió el mensaje. Cuando termine de grabar el mensaje, pulse o la tecla variable Enviar para enviarlo y continuar con la sesión. Luego pulse para enviar su respuesta a buzones adicionales si lo desea. 7

14 Guía de mensajería del usuario Pulsar esta tecla O pulsar esta tecla variable Contestar (con la opción de devolución de llamada activa) Para realizar esta acción para contestar por medio del correo de voz (como arriba). para devolver la llamada a quien llamó y después eliminar el mensaje. Entregar Guardar Bor (o Eliminar) para devolver la llamada a quien llamó y conservar el mensaje. Entregar el mensaje a otro buzón, lista de distribución o número telefónico fuera del sistema. El sistema también le dará la oportunidad de grabar comentarios adicionales antes de enviar el mensaje a otras personas. Después de agregar sus comentarios, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) y continúe con su sesión. Luego pulse para entregar su respuesta a buzones adicionales si lo desea. Guardar el mensaje. Puede acceder a los mensajes guardados sólo después de omitir los mensajes que no ha escuchado y las colas de recepción de mensajes. Eliminar el mensaje. Nota: Si elimina un mensaje accidentalmente, puede recuperarlo si pulsa de inmediato o la tecla variable Recuperar. Si pulsa cualquier otra tecla que no sea la tecla inmediatamente después de eliminar el mensaje, no podrá recuperarlo. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información. 8

15 Creación de mensajes Creación de mensajes Para crear un mensaje, primero debe llamar al número de acceso al sistema e ingresar su código de acceso para acceder a su buzón. Puede crear un mensaje de voz antes o después de escuchar los mensajes nuevos de su buzón. Recuerde que puede dirigir sus mensajes a otros buzones, listas de distribución y números telefónicos fuera del sistema. Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz 1. Pulse o la tecla variable Crear mensaje para crear un mensaje. 2. Ingrese el número del destinatario o, si desea marcar por nombre, pulse la tecla asignada a esta característica en su sistema de correo de voz y luego marque el apellido y nombre del destinatario hasta que el sistema lo reconozca. Nota: El sistema anunciará automáticamente la tecla que debe pulsar para marcar por nombre. Ésta es una función configurable, por lo cual la tecla que deba pulsar variará según el sistema de correo de voz. 3. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios (por ejemplo, es posible que desee enviar un mismo mensaje a todos los miembros de cierto comité, indicándoles la hora y lugar de la próxima reunión). 4. Una vez que termine de dirigir el mensaje, pulse o la tecla variable Grabar. 5. Comience a grabar el mensaje después del tono. (Puede pulsar para hacer una pausa durante la grabación y cualquier tecla para reanudar la grabación, o puede utilizar las teclas variables Pausa/Reanudar). 9

16 Guía de mensajería del usuario Envío de un mensaje al terminar la grabación Una vez que termina de grabar, puede optar por enviar, revisar, modificar, cancelar o especificar entrega especial para su mensaje de voz, al seleccionar las opciones siguientes: Pulsar esta tecla O pulsar esta tecla variable Enviar Para realizar esta acción Enviar el mensaje y volver al menú principal. Añadir Añadir algo a la grabación. Bor Borrar la grabación y comenzar nuevamente. Revisar Reproducir el mensaje. Finalizar grabación Acceder a las opciones de dirección del mensaje, tales como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) para enviar el mensaje y volver al menú principal. Nota: Si envía mensajes a varios usuarios con frecuencia, puede crear listas de distribución personales para dirigir sus mensajes con más facilidad (consulte Listas de distribución en la página 12). 10

17 Opciones de usuario Opciones de usuario El menú de opciones de usuario le permite escuchar el tutorial para el usuario, cambiar los mensajes, grabar su nombre y definir su contraseña, crear listas de distribución de correo de voz y seleccionar las opciones de programación de llamadas. Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Pulse o la tecla variable Opciones para acceder a las opciones de usuario desde el menú principal. Puede pulsar en cualquier momento para recorrer el tutorial nuevamente. Saludos, nombre y código de acceso Cuando configuró por primera vez su buzón (consulte Configuración del buzón en la página 4), grabó un saludo y su nombre y seleccionó un código de acceso. El menú Opciones de usuario le permite cambiarlos en cualquier momento. Se recomienda cambiar los saludos con regularidad, por ejemplo, para indicar a las personas que llaman que usted no se encuentra en la oficina. En el menú de opciones de usuario, puede: Pulsar esta tecla O pulsar esta tecla variable Saludos Para realizar esta acción Cambiar sus saludos. Puede grabar un saludo principal y uno o más saludos condicionales. Grabe saludos condicionales cuando desee que las personas que llaman sepan que su línea está ocupada (por ejemplo, En este momento estoy al teléfono y no puedo contestar su llamada ), cuando no se encuentre en un determinado lugar (por ejemplo, En este momento no me encuentro en la oficina ) o durante ausencias prolongadas ( Me ausentaré hasta el 15 de octubre, ). Ahora puede pulsar para grabar o cambiar su saludo personal condicional, personal principal, o para grabar o cambiar su saludo para activar su saludo de ausencia prolongada. Después de grabar su saludo, pulse o la tecla variable Cambiar para seleccionar qué saludo (principal o condicional) desea que escuchen las personas que llaman. Cambiar nombre Volver a grabar su nombre. Código de acceso Cambiar su código de acceso. 11

18 Guía de mensajería del usuario Nota: Es posible que no tenga acceso a los saludos condicionales, dependiendo de la configuración de su buzón. Consulte con su administrador de sistema para obtener más información. Listas de distribución Una lista de distribución le permite grabar un mismo mensaje y enviarlo a varias personas sin tener que dirigirlo a cada una de ellas en forma individual. Puede utilizar listas de distribución cada vez que cree un mensaje o cuando desee entregar un mensaje a alguien más. Creación y modificación de una lista de distribución 1. Pulse o la tecla variable Listas de distribución en el menú de opciones de usuario. 2. Ingrese el número de la lista de distribución, asegurándose de que el primer dígito siempre sea cero (0). 3. Pulse para grabar un nombre para la lista de distribución (por ejemplo, comité de planificación de productos ). El sistema reproducirá este nombre cada vez que dirija mensajes a la lista de distribución. 4. Pulse para agregar miembros a la lista; pulse para eliminar miembros. 5. Ingrese los números o nombres de los usuarios que desea agregar o eliminar. 6. Pulse si desea que el sistema reproduzca la lista de miembros seleccionados. 7. Pulse para volver al menú principal. Nota: Todas las listas de distribución personales deben comenzar con el número 0. Uso de una lista de distribución En lugar de ingresar un número de buzón, ingrese el número de la lista de distribución que desea utilizar. El sistema lee el número de la lista de distribución. Opciones de programación de llamadas Despertador de NuPoint NuPoint UM WakeUp le permite programar NuPoint UM Voice para que lo llame a un número de teléfono específico a una hora determinada. Puede programar llamadas de despertador de lunes a viernes, los fines de semana, todos los días o según las necesite. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima para acceder al Despertador de NP. 12

19 Opciones de usuario 3. Para programar llamadas de despertador: oprima para ingresar la hora para la llamada de despertador (dos dígitos para la hora, dos dígitos para los minutos) oprima para a.m. o para p.m. oprima para configurar la llamada como llamada diaria de despertador. oprima para cancelar esta llamada de despertador. Oprima para cambiar la hora. 4. Para cancelar todas las llamadas de despertador, oprima. 5. Para salir del menú Opciones del usuario, oprima. Buscapersonas La función de Localización permite definir un programa para que cuando llegue un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice le notifique al localizador. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima para acceder a la Localización. 3. En el menú Localización, seleccione una opción. Oprima para revisar la programación. Oprima para desactivar la localización. Oprima para cambiar el número de teléfono. Oprima para cambiar la hora. Oprima para salir del menú Opciones del usuario. Entrega de mensajes La función de Entrega de mensajes permite definir un programa para que si llega un mensaje al buzón, NuPoint UM Voice lo llame a un número de teléfono específico, a una hora específica, de modo que pueda recuperar el mensaje. 1. Desde el menú de opciones del usuario, oprima para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima para acceder a la Entrega de mensajes. 13

20 Guía de mensajería del usuario 3. En el menú Entrega de mensajes, seleccione una opción. Oprima para revisar la programación. Oprima para desactivar la entrega de mensajes. Oprima para cambiar el número de teléfono. Oprima para cambiar la hora. Oprima para salir del menú Opciones del usuario. Revisión de entrega futura La función de Revisión de entrega futura le permite revisar cualquier mensaje programado para entregarse en el futuro. Puede programar la entrega de mensajes hasta 365 días más adelante usando el menú de opciones de direcciones de mensajes. Consulte Envío de un mensaje al terminar la grabación en la página Desde el menú de opciones del usuario, oprima para acceder a las opciones de programación de llamadas. 2. En el menú Opciones de programación de llamadas, oprima para acceder a la Revisión de entrega futura. 3. En el menú Revisión de entrega futura, seleccione una opción Oprima para revisar el mensaje. Oprima para descartar el mensaje. Oprima para conservar el mensaje. Oprima para reproducir los destinatarios. Oprima para escuchar la hora de entrega. Oprima para salir del menú Opciones del usuario. 14

21 Función opcional Grabar una llamada Función opcional Grabar una llamada La función Grabar una llamada le permite usar su sistema NuPoint UM Voice para grabar sus conversaciones telefónicas. Nota: Es posible que la ley exija que usted informe a su interlocutor que está grabando la conversación. Para obtener instrucciones específicas, consulte a su administrador de sistema. Grabación durante una llamada bipartita Su sistema puede programarse para comenzar a grabar automáticamente llamadas externas cuando usted o el interlocutor responda. Comuníquese con su administrador de sistema para obtener más detalles. Si su sistema no graba las conversaciones de manera automática, debe pulsar una tecla Grabar para comenzar a grabar durante una llamada bipartita. La tecla que debe pulsar depende de si la función de teclas variables está disponible en su teléfono. Los siguientes teléfonos admiten teclas variables: Superset IP 5240 IP Grabación con teclas variables Para comenzar a grabar durante una llamada bipartita, pulse la tecla variable Grabar que aparece en la pantalla digital de su teléfono. Pausa o reanudación de la grabación durante una llamada Para hacer una pausa en la grabación, pulse la tecla variable Pausa. Para reanudar la grabación después de la pausa, pulse la tecla variable Contin. Detención de la grabación Para detener la grabación sin guardar la conversación grabada, pulse las teclas variables Detener y Borrar. Para detener y guardar una grabación, pulse las teclas variables Detener y Guardar. Nota: Su administrador puede configurar sus ajustes de Grabar una llamada para guardar automáticamente una conversación grabada cuando cuelgue el teléfono. Si la función de guardado automático está activada, puede guardar la llamada grabada con sólo colgar el teléfono al finalizar la conversación. 15

22 Guía de mensajería del usuario Grabación con teclas de función fija Para comenzar a grabar una llamada usando las teclas de función fija, pulse la tecla Grabar que su administrador de sistema programó en el teléfono. Nota: Al usar las teclas de función fija con Grabar una llamada, sólo puede iniciar una sesión de grabación. Su administrador de sistema debe activar la función de guardado automático para que sus conversaciones se guarden automáticamente cuando cuelgue el teléfono. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Colocación de una llamada en espera durante la grabación Al colocar una llamada en espera durante la grabación, ésta se guarda y se envía a su buzón. Al recuperar la llamada en espera se inicia una nueva sesión de grabación. Nota: Dependiendo de la programación del sistema, también se puede guardar la grabación al colgar o al pulsar la tecla TRANS/CONF o una tecla de aparición de línea. Consulte a su Administrador de sistema para conocer los detalles. Para escuchar una grabación Para escuchar una conversación grabada al finalizar la llamada 1. Levante el auricular. 2. Acceda al buzón de voz. 3. Siga las indicaciones para recuperar la grabación, como lo haría para recuperar cualquier mensaje de voz normal. 16

23 Función opcional de fax Función opcional de fax La función de Fax le permite administrar los mensajes de fax que se envían al buzón mediante la interfaz TUI. Puede recuperar mensajes de fax no reproducidos, reproducir un mensaje de voz que acompañe al fax, enviar un fax a una máquina de fax y enviar un fax (con o sin un mensaje de voz) a otro usuario. Opciones de entrega de fax Puede acceder a las opciones de entrega de Fax en el menú Opciones de usuario. En el menú principal, pulse y luego para acceder a las siguientes opciones de entrega de Fax: Presione esta tecla Para realizar esta acción Enviar todos los mensajes de fax no reproducidos en el buzón al número de fax predeterminado. Desde un teléfono de fax Definir un número de entrega de fax predeterminado. Todos los faxes se enviarán automáticamente a este número al pulsar cuando esté en el menú entrega de Fax. Enviar por fax a su buzón una portada que se convertirá en su Portada personal. Esta página se incluirá automáticamente con todos los faxes que envíe desde su buzón. Alternar entre activar y desactivar la entrega automática de fax al número de fax predeterminado. La entrega automática de fax envía inmediatamente todos los mensajes de fax que llegan a su buzón al número de fax predeterminado. Reproducción e impresión de mensajes de fax En el buzón, los mensajes de fax se consideran como mensajes de voz. Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema primero le indicará cuántos mensajes tiene, por ejemplo, Usted tiene 2 mensajes urgentes y 4 mensajes no escuchados con fax. Desde un teléfono Para reproducir un mensaje de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. 17

24 Guía de mensajería del usuario 2. Para cualquier mensaje de fax, el sistema le solicitará que pulse para ver las opciones de entrega de fax. En este menú, usted puede: Pulsar para marcar el número de la máquina de fax donde desea que se imprima el fax. Marque el número cuando se le indique. El sistema confirmará el número. Pulse para aceptar el número o para marcar un número nuevo. Después de pulsar para aceptar el número, pulse para entregar inmediatamente el fax a ese número, o bien pulse para programar una hora de entrega futura. 3. Si tiene mensajes de fax adicionales, puede enviarlos al mismo número de fax que ingresó para el primer número pulsando y luego. Nota: También puede utilizar las opciones de entrega de fax que se encuentran en el menú Opciones de usuario (consulte la Guía de referencia rápida de TUI de Mitel). Con este menú, puede configurar un número predeterminado de entrega de fax. Después de programar el número, pulse para ver las opciones de entrega de fax (después de reproducir el mensaje con fax) y, a continuación, pulse para imprimir el mensaje de fax. Desde un teléfono de fax Para recuperar e imprimir un mensaje de fax desde un teléfono de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje) y luego pulse para acceder al menú Opciones de entrega de fax. 2. Pulse para recibir el mensaje de fax que se imprimió desde esa máquina de fax. 3. Cuando se le solicite, pulse el botón Inicio en la máquina de fax. 4. Une vez que reciba el fax impreso, puede mantenerse en línea para reanudar la sesión en el buzón. Luego de escuchar un mensaje de fax Consulte Luego de escuchar un mensaje en la página 7. 18

25 Función opcional de fax Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Puede enviar un mensaje de fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de Fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, pulse el botón Inicio en la máquina de fax para enviar el fax. 4. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. Acceda a su buzón y cuando escuche su propio saludo, pulse. 2. Ingrese su código de acceso. 3. Pulse para crear un mensaje. 4. Ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 5. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios. 6. Una vez que termine de dirigir el mensaje de fax, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien para acceder a más opciones. 7. Después de enviar el fax, puede pulsar para enviar el mensaje o para acceder a las opciones de dirección de mensaje, como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse para enviar el mensaje y volver al menú principal. 19

26 Guía de mensajería del usuario Creación de un mensaje de fax (Con voz) Puede enviar un mensaje combinado de voz y fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o, para marcar por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 4. Cuando termine de grabar el mensaje de voz, pulse el botón Inicio de la máquina de fax para enviar el fax. 5. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de Fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de su buzón. 3. Cuando escuche su saludo, pulse. 4. Ingrese su código de acceso. 5. Pulse para crear un mensaje y luego siga las instrucciones para enviar un mensaje sólo de voz desde el buzón (incluyendo el direccionamiento). 6. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 7. Una vez que termine de grabar el mensaje, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien para acceder a más opciones. 20

27 Uso de su PC para mensajes de fax Uso de su PC para mensajes de fax También puede usar su PC para administrar mensajes de fax. La función de Fax le permite agregar el controlador de la Impresora de fax a su carpeta de Impresoras. Con la Impresora de fax, usted puede enviar faxes desde cualquier aplicación con una función Imprimir. Los faxes también pueden enviarse desde la interfaz de Vista web. Para obtener información sobre el envío de fax desde la interfaz de Vista web, consulte la Ayuda de Vista web. Nota: Las hojas de la portada deben estar en formato TIFF. Descargar e instalar la impresora del fax Para utilizar la Impresora de fax para mensajes de fax, primero debe descargarla e instalarla desde la interfaz de Vista web. Para descargar e instalar el controlador de la Impresora de fax: Nota: Para instalar el controlador de la Impresora de fax, debe contar con derechos de administrador local en la PC. 1. Inicie sesión en la interfaz de Vista web y haga clic en la ficha Descargas. 2. Haga clic en Descargar Impresora de fax. 3. En la ventana Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar para ejecutar FaxPrinter.exe. La instalación comenzará automáticamente. 4. Haga clic en Siguiente en cada cuadro de diálogo. Cuando se le solicite, acepte los Términos de uso. El controlador de la Impresora de fax ahora está instalado. Envío de un fax Los faxes se pueden enviar usando la Impresora de fax NuPoint con cualquier software que tenga la función Imprimir. Si lo desea, puede configurar una Portada personal (consulte las Opciones de entrega de fax) o crear Portadas personalizadas. Si tiene una Portada personal, ésta será la portada predeterminada para los faxes que envíe. Cualquier archivo en formato TIFF puede utilizarse como Portada personalizada. Puede guardar varias Portadas personalizadas a fin de personalizar sus faxes para los destinatarios. Para enviar un fax utilizando la Impresora de fax NuPoint: Nota: Antes de enviar un fax por primera vez, obtenga el nombre del dominio totalmente calificado o la dirección IP del servidor NuPoint UM de su administrador de sistema. 21

28 Guía de mensajería del usuario Abra el documento y seleccione Imprimir. En el menú Imprimir, seleccione Impresora de fax NuPoint de la lista de impresoras disponibles. O BIEN Si la Impresora de fax NuPoint ha sido configurada como su impresora predeterminada, haga clic con el botón derecho del mouse en el documento en Windows Explorer y seleccione Imprimir. Cuando el documento esté listo para enviarse al servidor, aparecerá la ventana Cliente de fax NuPoint. Si nunca antes envió un fax o el cliente no pudo conectarse al servidor, aparecerá la ficha Configuración del servidor. Figure 1: Ficha Configuración del servidor Nota: Si cambia la contraseña de su buzón, deberá actualizar la ficha Configuración del servidor con la nueva contraseña la próxima vez que envíe un fax. 5. Ingrese sus credenciales para conectarse al servidor. a. En el campo Servidor NuPoint, ingrese el nombre del dominio totalmente calificado (FQDN) del servidor. b. En el campo Buzón, ingrese su número de buzón de NuPoint UM. c. En el campo Código de acceso, ingrese su código de acceso al buzón de NuPoint UM. d. Haga clic en Conectar. El estado se actualizará a Conectado. 6. Haga clic en la ficha Opciones de entrega. Figure 2: Ficha Opciones de entrega 22

29 Uso de su PC para mensajes de fax a. En el campo Destinatarios, ingrese la lista de destinatarios (números de buzón o números de fax de NuPoint UM) separados por comas. Nota: Para números de fax externos, incluya cualquier dígito que deba marcarse desde su sistema para acceder a una línea externa. b. Si desea usar una Portada personalizada, seleccione la casilla de verificación Usar una portada personalizada. c. Ingrese el nombre completo de la portada, O BIEN haga clic en el botón Explorar... para seleccionarlo. Nota: Si no usa una Portada personalizada, el servidor usará su Portada personal o, si no tiene una, la Portada del sistema. d. Haga clic en el botón Enviar fax. Cuando el servidor reciba el fax, aparecerá un mensaje emergente junto con el mensaje El fax ha entrado en cola para su entrega satisfactoriamente. Si no se puede enviar el fax, recibirá un mensaje en su correo de voz para notificarle sobre la falla. Cuando envíe su próximo fax, la ficha Configuración del servidor no aparecerá a menos que la impresora de fax no pueda conectarse al servidor, por ejemplo, si su contraseña ha cambiado. Visualización y reenvío de mensajes de fax Para ver un mensaje de fax: Abra el mensaje desde su bandeja de entrada de correo electrónico y vea el documento adjunto. Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reproducir. El fax se abrirá en un visor TIFF. Desde su teléfono envíe el fax a una máquina de fax. Para reenviar un mensaje de fax: Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reenviar fax para reenviar el mensaje como fax. O BIEN Desde la ficha Mensajes en la interfaz de Vista web, haga clic en el botón Reenviar para reenviar el mensaje como un dato adjunto a un correo electrónico. 23

30 Guía de mensajería del usuario Uso de su PC para mensajes de voz Puede utilizar su PC para administrar sus mensajes de voz con las siguientes aplicaciones: Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, y 2007 Este plug-in instala el reproductor QuickPlay de Mitel Networks y la barra de herramientas de Unified Messaging en su cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook. El reproductor QuickPlay le permite utilizar los altavoces del teléfono o de su PC para escuchar sus mensajes de voz, mientras que la barra de herramientas le permite responder, reenviar y administrar sus mensajes, así como crear y enviar nuevos mensajes con el correo de voz o el correo electrónico. La barra de herramientas también le permite iniciar la Vista Web desde Outlook. El plug-in está disponible para la variante de 32 bits de Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 y Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2010 Este complemento instala la ficha Mitel NuPoint UM en su cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook. Puede usar los botones en la ficha para administrar sus mensajes (responder, reenviar, crear nuevo mensaje, etc.), y para especificar si sus mensajes se deben reproducir de forma automática. Asimismo, el OCP contiene controles multimedia que le permiten administrar la reproducción de mensajes. El complemento está disponible para las versiones de 32 y 64 bits de Microsoft Outlook Texto a voz Utilice esta función para escuchar los mensajes de correos electrónicos de Microsoft Outlook desde el buzón de correo de voz NuPoint UM. El texto del mensaje de correo electrónico se convierte a voz y se reproduce por el teléfono. Plug-in del cliente de Outlook para Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, y 2007 Si usted es un usuario NuPoint Unified Messaging Advanced con Outlook 2000, XP, 2003 o 2007, utilice los siguientes procedimiento para instalar el Plug-in de Mitel para el cliente de Outlook y administre sus mensajes. 24