MENSAJERÍA: GUÍA DEL USUARIO Versión 11.0

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1 MENSAJERÍA: GUÍA DEL USUARIO Versión 11.0

2 AVISO La información contenida en este documento se considera correcta en todos sus aspectos, pero no está garantizada por Mitel Networks Corporation (MITEL ). La información queda sujeta a modificaciones sin previo aviso y en ningún caso debe considerarse la existencia de ningún tipo de compromiso por parte de Mitel o de cualquiera de sus compañías asociadas o subsidiarias. Mitel, sus compañías asociadas y subsidiarias no asumen responsabilidad alguna por cualquier error u omisión que pudiera haber en este documento. Se pueden realizar revisiones de este documento o nuevas ediciones para incorporar dichos cambios. Ninguna parte de este documento se puede reproducir o transmitir en forma alguna o por cualquier medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la autorización por escrito de Mitel Networks Corporation. Marcas comerciales Mitel y NuPoint Messenger son marcas comerciales de Mitel Networks Corporation. Microsoft es marca registrada de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionados en este documento pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y son reconocidos por medio del presente documento. Mitel NuPoint Messenger IP Mensajería: guía del usuario Versión 11.0 Abril de 2007, Marca comercial de Mitel Networks Corporation Copyright 2007, Mitel Networks Corporation Reservados todos los derechos.

3 Contenido Introducción Acerca del sistema de correo de voz Acerca de este documento Su teléfono Preparación para acceder al buzón Acceso a su buzón Dentro de la compañía Desde su extensión Desde otra extensión Fuera de la compañía Desde una línea externa Desde una línea externa a la recepcionista automática Configuración del buzón Visión general de los menús Saludos Nombre Código de acceso Reproducción de mensajes Acceso a los menús Correo de voz y Correo electrónico Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje Luego de escuchar un mensaje Creación de mensajes Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz Envío de un mensaje al terminar la grabación Opciones de usuario Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Saludos, Nombre y Código de acceso Listas de distribución Creación y modificación de una lista de distribución Uso de una lista de distribución Opciones de programación de llamadas Función opcional Grabar una llamada Grabación durante una llamada bipartita Grabación con teclas variables Grabación con teclas de función fija Colocación de una llamada en espera durante la grabación Para escuchar una grabación Función opcional de fax Opciones de entrega de fax Reproducción e impresión de mensajes de fax Desde un teléfono Desde un teléfono de fax Luego de escuchar un mensaje de fax iii

4 Contenido Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Creación de un mensaje de fax (Con voz) Desde el sistema de fax de su compañía Desde su buzón Uso de la computadora para mensajes de voz Instalación del complemento multimedia para Outlook Habilitación de usuarios adicionales del complemento para Outlook en una computadora Configuración de la reproducción de mensajes Configuración del acceso al perfil de mensajería unificada Barra de herramientas de mensajería unificada Barra de herramientas QuickPlay Reproducción de un mensaje de voz en Outlook Respuesta a un mensaje de voz en Outlook Reenvío de un mensaje de voz en Outlook Envío de un mensaje de voz nuevo en Outlook Desplazamiento por los mensajes de voz en Outlook Inicio de la vista Web desde Outlook Función opcional Texto a voz (TTS) Reproducción de un mensaje de texto a voz iv

5 Introducción Introducción Acerca del sistema de correo de voz El sistema Mitel NuPoint Messenger IP le permite administrar su correo de voz, la función de grabación de llamadas (RAC, por sus siglas en inglés), el fax y los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook desde un teléfono de marcación por tonos, además de desde una computadora. El correo de voz, la función de grabación de llamadas, el fax y el correo electrónico se tratan de distintos tipos de mensajes a los que puede acceder desde el buzón de voz mediante un sistema de menús. El menú Correo de voz brinda acceso a la mayoría de las funciones y opciones de voz, incluidos los mensajes de fax. Cualquier usuario del sistema de correo de voz puede acceder a este menú. El menú Correo electrónico sólo brinda acceso a correos electrónicos y sólo está a la disposición de los usuarios que cuenten con la función Mensajería unificada avanzada con la opción de conversión Texto a voz. Además de acceder por teléfono a los mensajes, ahora es posible reproducir y administrar los mensajes de voz desde la bandeja de entrada de Microsoft Outlook. Con la instalación de un complemento (plug-in) de reproducción, podrá reproducir los mensajes de voz del buzón de correo electrónico por los altavoces de la computadora o por teléfono. Para aprovechar esta ventaja, debe contar con la función Mensajería unificada avanzada. Para obtener mayor información, consulte la Uso de la computadora para mensajes de voz en la página 19. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no posea todas las opciones descritas en esta guía. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Acerca de este documento Esta guía contiene instrucciones detalladas acerca del uso de la interfaz de usuario telefónico (TUI, por sus siglas en inglés) de Mitel y del complemento multimedia para Outlook de Mitel. Consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI para NuPoint Messenger en Su teléfono Antes de utilizar las funciones del correo de voz del sistema, conozca el teléfono. Tecla Mensaje: se utiliza para llamar al sistema NuPoint Voice y acceder al buzón. Teclado: se utiliza para seleccionar opciones del menú dentro del sistema de correo de voz. Luz de mensaje: se utiliza para indicar cuando hay mensajes nuevos en el buzón. Teclas variables: se utilizan para seleccionar diversas opciones de menú del correo de voz. Para seleccionar una opción de menú que aparezca en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable según el contexto que aparece en la pantalla digital del teléfono o el dígito del teclado correspondiente a la opción. Nota: Es posible que los nombres de las teclas variables que se usan en esta guía difieran levemente de los que aparecen en su teléfono. Por ejemplo, la tecla variable Bor (borrar) puede aparecer como Eliminar en ciertos modelos. 1

6 Mensajería: guía del usuario Preparación para acceder al buzón Antes de acceder al buzón, asegúrese de solicitar la información siguiente a su Administrador de sistema: número de recepcionista NP (opcional) extensión de acceso al sistema NuPoint Voice número de su buzón su código de acceso predeterminado Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte a su Administrador de sistema. 2

7 Acceso a su buzón Acceso a su buzón Todos sus mensajes de voz residirán en su buzón personal, el cual está protegido con un código de acceso. Su Administrador de sistema le asignará un código de acceso temporal para que lo utilice la primera vez que ingrese al buzón. La manera en que llame a su buzón dependerá de si está llamando desde su compañía o desde afuera. Dentro de la compañía Desde su extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint Voice. 2. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde otra extensión 1. Marque el número de acceso interno a NuPoint Voice. 2. Pulse la tecla cuando se le solicite ingresar un código de acceso. 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Fuera de la compañía Desde una línea externa 1. Marque el número de acceso externo a NuPoint Voice. 2. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 3. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. Desde una línea externa a la recepcionista automática 1. Marque el número de la Recepcionista NP. 2. Pulse la tecla para acceder al sistema NuPoint Voice. 3. Marque el número de su buzón y pulse la tecla. 4. Ingrese el código de acceso cuando se le indique. 3

8 Mensajería: guía del usuario Configuración del buzón La primera vez que accede al buzón, se activa automáticamente un tutorial para el usuario, el cual lo guía a través de la primera sesión en el buzón, le explica cómo grabar un saludo y su nombre y le solicita que cambie su código de acceso temporal. Sugerencia: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema puede llevarlo de vuelta a un menú anterior con opciones diferentes a las del menú que estaba utilizando. Visión general de los menús Saludos Si desea una visión general de los menús, consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI para NuPoint Messenger IP ( Luego de abrir su buzón, se le solicitará que grabe uno o más saludos para que los escuchen las personas que llamen a su buzón. Por ejemplo, puede grabar un saludo para que las personas sepan que su línea está ocupada (como En este momento estoy al teléfono y no puedo responder su llamada ) y otro saludo cuando no esté cerca del teléfono (como En este momento me encuentro fuera de la oficina ). Si el Administrador de sistema ha activado la función de Saludos para ausencias prolongadas de su buzón, también puede grabar un saludo para ausencias prolongadas. Este saludo le permitirá informar a quienes lo llamen que estará ausente por un tiempo prolongado. Las personas que llamen no tendrán la posibilidad de pulsar una tecla para omitir el saludo. Al finalizar el saludo, podrán transferir la llamada a la operadora, o bien dejar un mensaje. Nota: Una vez grabado, el saludo para ausencias prologadas queda debidamente habilitado y toda persona que sea dirigida a su buzón oirá este saludo. Una vez iniciada la sesión en su correo de voz, se le solicitará que pulse 1 para conservar el saludo para ausencias prolongadas o que pulse 2 para deshabilitarlo. Si el Administrador de sistema ha deshabilitado la entrega de mensajes del Saludo para ausencias prolongadas, después del saludo, quienes lo llamen sólo podrán transferir la llamada a la operadora. Consulte Saludos, Nombre y Código de acceso en la página 11. Nombre Se le solicitará que grabe su nombre para que el sistema pueda Dirigirse a usted cuando se comunique con el sistema (por ejemplo: Hola, Ana Sánchez ). Informar a otros usuarios cuando usted les envíe un mensaje (por ejemplo: 4:45 p.m., de Ana Sánchez ). Indicar su nombre a otros usuarios cuando dirigen mensajes a su buzón (por ejemplo: Ana Sánchez ). 4

9 Configuración del buzón Código de acceso El sistema siempre le solicitará su código de acceso antes de acceder al buzón. La primera vez que acceda al buzón, utilizará un código de acceso temporal asignado por el Administrador de sistema. Durante el tutorial, se le solicitará que cambie este código de acceso por un número de entre 4 y 10 dígitos. Defina un código de acceso que pueda recordar fácilmente, pero no seleccione un número obvio como Nota: Los códigos de acceso se utilizan sólo si usted desea proteger su privacidad. Puede elegir la opción de no tener código de acceso pulsando 0000 cuando se le indique durante el tutorial. Una vez que el buzón esté configurado, podrá comenzar a usar las funciones avanzadas de NuPoint Voice. 5

10 Mensajería: guía del usuario Reproducción de mensajes Cuando usted acceda al buzón para recuperar los mensajes, el sistema le indicará cuántos mensajes tiene ( Usted tiene 2 mensajes urgentes y 2 mensajes no escuchados ). A los usuarios que cuenten con la función Mensajería unificada avanzada (UM, por sus siglas en inglés) con la opción Texto a voz (TTS, por sus siglas en inglés), el sistema les informará cuántos mensajes de voz y de correo electrónico tienen ( Usted tiene 2 mensajes no escuchados, 1 mensaje guardado, 3 correos electrónicos no escuchados y 1 correo electrónico guardado ). Se accede a los correos de voz y de correo electrónico mediante menús separados. Después del resumen de mensajes, los usuarios de UM avanzada con TTS pueden acceder al menú de correo de voz, o bien al de correo electrónico. Es posible salir de cualquiera de los dos menús para acceder al otro. Nota: Los usuarios de UM avanzada que no cuenten con la opción TTS no podrán acceder al menú de correo electrónico. Acceso a los menús Correo de voz y Correo electrónico Después de ingresar al buzón Si usted es usuario habitual del correo de voz, ya se encuentra en el menú Correo de voz. Si cuenta con la función UM avanzada con TTS, pulse para acceder al menú Correo de voz o para el menú de Correo Electrónico. Reproducción de mensajes Tras acceder al menú de correo de voz o al de correo electrónico, pulse o la tecla variable Reproducir (o Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. Luego, según la configuración del buzón, puede tener la opción de reproducir primero los mensajes guardados o los no escuchados; de lo contrario, se reproducirán los mensajes no escuchados en primera instancia. Nota: Si su sistema de buzón de voz tiene activada la opción de hora y fecha, reproducirá dicha información al comienzo de cada mensaje. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 6

11 Reproducción de mensajes Mientras escucha un mensaje En cualquier momento durante la reproducción de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla, O Pulsar esta tecla variable Más y luego Pausa Para realizar esta acción Poner en pausa el mensaje durante 30 segundos. Retroceder cinco segundos en el mensaje. Avanzar cinco segundos en el mensaje. Omitir Avanzar al siguiente mensaje. Más y luego Reproducir Volver al comienzo del mensaje anterior. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 7

12 Mensajería: guía del usuario Luego de escuchar un mensaje Al término de un mensaje, usted puede: Pulsar esta tecla, O Pulsar esta tecla variable Reproducir (o Reiniciar) Contestar Entregar Guardar Bor (o Eliminar) Para realizar esta acción Reproducir el mensaje nuevamente. Contestarle a la persona que le envió el mensaje. Cuando termine de grabar el mensaje, pulse o la tecla variable Enviar para enviarlo y continuar con la sesión. Luego pulse para enviar su respuesta a buzones adicionales si lo desea. Entregar el mensaje a otro buzón, lista de distribución o número telefónico fuera del sistema. El sistema también le dará la oportunidad de grabar comentarios adicionales antes de enviar el mensaje a otras personas. Después de agregar sus comentarios, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) y continúe con su sesión. Luego pulse para entregar su respuesta en buzones adicionales si lo desea. Guardar el mensaje. Puede acceder a los mensajes guardados sólo después de omitir los mensajes que no ha escuchado y las colas de recepción de mensajes. Eliminar el mensaje. Nota: Si elimina un mensaje accidentalmente, puede recuperarlo si pulsa de inmediato o la tecla variable Recuperar. Si pulsa cualquier otra tecla que no sea la tecla inmediatamente después de eliminar el mensaje, no podrá recuperarlo. Nota: Dependiendo de la configuración de su buzón, es posible que no tenga acceso a todas las opciones anteriores. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 8

13 Creación de mensajes Creación de mensajes Para crear un mensaje, primero debe llamar al número de acceso al sistema e ingresar su código de acceso para acceder a su buzón. Puede crear un mensaje de voz antes o después de escuchar los mensajes nuevos de su buzón. Recuerde que puede dirigir sus mensajes a otros buzones, listas de distribución y números telefónicos fuera del sistema. Creación de un mensaje de voz Grabación de un mensaje de voz 1. Pulse o la tecla variable Crear mensaje para crear un mensaje. 2. Ingrese el número del destinatario o, si desea marcar por nombre, pulse la tecla asignada a esta característica en su sistema de correo de voz y luego marque el apellido y nombre del destinatario hasta que el sistema lo reconozca. Nota: El sistema anunciará automáticamente la tecla que debe pulsar para marcar por nombre. Ésta es una función configurable, por lo cual la tecla que deba pulsar variará según el sistema de correo de voz. 3. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios (por ejemplo, es posible que desee enviar un mismo mensaje a todos los miembros de cierto comité, indicándoles la hora y lugar de la próxima reunión). 4. Una vez que termine de dirigir el mensaje, pulse o la tecla variable Grabar. 5. Comience a grabar el mensaje después del tono. (Puede pulsar para hacer una pausa durante la grabación y cualquier tecla para reanudar la grabación, o puede utilizar las teclas variables Pausa/Reanudar.) 9

14 Mensajería: guía del usuario Envío de un mensaje al terminar la grabación Una vez que termina de grabar, puede optar por enviar, revisar, modificar, cancelar o especificar entrega especial para su mensaje de voz, al seleccionar las opciones siguientes: Pulsar esta tecla, O Pulsar esta tecla variable Enviar Para realizar esta acción Enviar el mensaje y volver al menú principal. Añadir Añadir algo a la grabación. Bor Borrar la grabación y comenzar nuevamente. Revisar Reproducir nuevamente el mensaje. Finalizar grabación Acceder a las opciones de dirección del mensaje, tales como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse o la tecla variable Enviar (o Salir) para enviar el mensaje y volver al menú principal. Nota: Si envía mensajes a varios usuarios con frecuencia, puede crear listas de distribución personales para dirigir sus mensajes con más facilidad (consulte Listas de distribución en la página 12). 10

15 Opciones de usuario Opciones de usuario El menú de opciones de usuario le permite escuchar el tutorial para el usuario, cambiar los mensajes, grabar su nombre y definir su contraseña, crear listas de distribución de correo de voz y seleccionar las opciones de programación de llamadas. Acceso a las opciones de usuario y al tutorial para el usuario Pulse o la tecla variable Opciones para acceder a las opciones de usuario desde el menú principal. Puede pulsar en cualquier momento para recorrer el tutorial nuevamente. Saludos, Nombre y Código de acceso Cuando configuró por primera vez su buzón, (consulte Configuración del buzón en la página 4), grabó un saludo y su nombre y seleccionó un código de acceso. El menú Opciones de usuario le permite cambiarlos en cualquier momento. Se recomienda cambiar los saludos con regularidad, por ejemplo, para indicar a las personas que llaman que usted no se encuentra en la oficina. En el menú de opciones de usuario, puede: Pulsar esta tecla, O Pulsar esta tecla variable Saludos Para realizar esta acción Cambiar sus saludos. Puede grabar un saludo principal y uno o más saludos condicionales. Grabe saludos condicionales cuando desee que las personas que llaman sepan que su línea está ocupada (por ejemplo, En este momento estoy al teléfono y no puedo contestar su llamada ), un saludo distinto cuando se encuentre fuera (por ejemplo, En este momento no me encuentro en la oficina ) y otro saludo para ausencias prolongadas ( Volveré el 15 de octubre... ). Ahora puede pulsar para grabar o modificar el saludo personal condicional, para grabar o modificar el saludo personal principal o para habilitar el Saludo para ausencias prolongadas. Después de grabar su saludo, pulse Cambiar nombre Código de acceso o la tecla variable Cambiar para seleccionar cuál saludo (principal o condicional) desea que escuchen las personas que llaman. Volver a grabar su nombre. Cambiar su código de acceso. Nota: Es posible que no tenga acceso a los saludos condicionales, dependiendo de la configuración de su buzón. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. 11

16 Mensajería: guía del usuario Listas de distribución Una lista de distribución le permite grabar un mismo mensaje y enviarlo a varias personas sin tener que dirigirlo a cada una de ellas en forma individual. Puede utilizar listas de distribución cada vez que cree un mensaje o cuando desee entregar un mensaje a alguien más. Creación y modificación de una lista de distribución 1. Pulse o la tecla variable Listas de distribución en el menú de opciones de usuario. 2. Ingrese el número de la lista de distribución, asegurándose de que el primer dígito siempre sea cero (0). 3. Pulse para grabar un nombre para la lista de distribución (por ejemplo, comité de planificación de productos ). El sistema reproducirá este nombre cada vez que dirija mensajes a la lista de distribución. 4. Pulse para agregar miembros a la lista; pulse para eliminar miembros. 5. Ingrese los números o nombres de los usuarios que desea agregar o eliminar. 6. Pulse si desea que el sistema reproduzca la lista de miembros seleccionados. 7. Pulse para volver al menú principal. Nota: Todas las listas de distribución personales deben comenzar con el número 0. Uso de una lista de distribución En lugar de ingresar un número de buzón, ingrese el número de la lista de distribución que desea utilizar. El sistema lee el número de la lista de distribución. Opciones de programación de llamadas NP WakeUp le permite programar NuPoint Voice para que lo llame a un número de teléfono específico a una hora determinada. Puede programar llamadas de despertador de lunes a viernes, los fines de semana, todos los días o según las necesite. La función de Entrega de mensajes permite definir un programa para que si llega un mensaje al buzón, NuPoint Voice lo llame a un número de teléfono específico, a una hora específica, de modo que pueda recuperar el mensaje. La función de Localización permite definir un programa para que cuando llegue un mensaje al buzón, NuPoint Voice le notifique al localizador. La función de Revisión de entrega futura le permite revisar cualquier mensaje programado para entregarse en el futuro. Puede programar la entrega de mensajes hasta 365 días más adelante usando el menú de opciones de direcciones de mensajes (consulte Envío de un mensaje al terminar la grabación en la página 10). 12

17 Función opcional Grabar una llamada Función opcional Grabar una llamada La función Grabar una llamada le permite usar su sistema NuPoint Voice para grabar sus conversaciones por teléfono. Nota: es posible que la ley exija que usted informe a su interlocutor que está grabando la conversación. Para obtener instrucciones específicas, consulte a su Administrador de sistema. Grabación durante una llamada bipartita Su sistema puede programarse para comenzar a grabar automáticamente llamadas externas cuando usted o el interlocutor responda. Comuníquese con el Administrador de sistema para obtener más detalles. Si su sistema no graba las conversaciones de manera automática, debe pulsar una tecla Grabar para comenzar a grabar durante una llamada bipartita. La tecla que debe pulsar depende de si la función de teclas variables está disponible en su teléfono. Los siguientes teléfonos admiten teclas variables: Superset IP 5240 IP Grabación con teclas variables Para comenzar a grabar durante una llamada bipartita, pulse la tecla variable Grabar que aparece en la pantalla digital de su teléfono. Pausa o reanudación de la grabación durante una llamada Para hacer una pausa en la grabación, pulse la tecla variable Pausa. Para reanudar la grabación después de la pausa, pulse la tecla variable Contin. Detención de la grabación Para detener la grabación sin guardar la conversación grabada, pulse las teclas variables Detener y Borrar. Para detener y guardar una grabación, pulse las teclas variables Detener y Guardar. Nota: Su administrador puede configurar sus ajustes de Grabar una llamada para guardar automáticamente una conversación grabada cuando cuelgue el teléfono. Si la función de guardado automático está activada, puede guardar la llamada grabada con sólo colgar el teléfono al finalizar la conversación. 13

18 Mensajería: guía del usuario Grabación con teclas de función fija Para comenzar a grabar una llamada usando las teclas de función fija, pulse la tecla Grabar que el Administrador de sistema programó en el teléfono. Nota: Al usar las teclas de función fija con Grabar una llamada, sólo puede iniciar una sesión de grabación. Su Administrador de sistema debe activar la función de guardado automático para que sus conversaciones se guarden automáticamente cuando cuelgue el teléfono. Consulte con su Administrador de sistema para obtener más información. Colocación de una llamada en espera durante la grabación Al colocar una llamada en espera durante la grabación, ésta se guarda y se envía a su buzón. Al recuperar la llamada en espera se inicia una nueva sesión de grabación. Nota: Dependiendo de la programación del sistema, también se puede guardar la grabación al colgar o al pulsar las teclas TRANS/CONF o una tecla de aparición de línea. Consulte a su Administrador de sistema para conocer los detalles. Para escuchar una grabación Para escuchar una conversación grabada al finalizar la llamada 1. Levante el auricular. 2. Acceda al buzón de voz. 3. Siga las indicaciones para recuperar la grabación, como lo haría para recuperar cualquier mensaje de voz normal. 14

19 Función opcional de fax Función opcional de fax La función de Fax le permite administrar los mensajes de fax que se envían al buzón, mediante la interfaz TUI. Puede recuperar mensajes de fax no reproducidos, reproducir un mensaje de voz que acompañe al fax, enviar un fax a una máquina de fax y enviar un fax (con o sin un mensaje de voz) a otro usuario. Opciones de entrega de fax Puede acceder a las Opciones de entrega de fax en el menú Opciones de usuario. En el Menú principal, pulse y luego para acceder a las siguientes Opciones de entrega de fax: Pulse esta tecla Para realizar esta acción Enviar todos los mensajes de fax no reproducidos en el buzón al número de fax predeterminado. Desde un teléfono de fax Definir un número de entrega de fax predeterminado. Todos los faxes se enviarán automáticamente a este número al pulsar cuando esté en el menú Entrega de fax. Enviar por fax a su buzón una portada que se incluirá automáticamente en todos los faxes que imprima desde su buzón. La portada no se incluirá en los faxes que envíe a otros buzones. Alternar entre activar y desactivar la entrega automática de fax al número de fax predeterminado. La entrega automática de fax envía inmediatamente todos los mensajes de fax que llegan a su buzón al número de fax predeterminado. Reproducción e impresión de mensajes de fax En el buzón, los mensajes de fax se consideran como mensajes de voz. Cuando accede al buzón para recuperar sus mensajes, el sistema primero le indicará cuántos mensajes tiene, por ejemplo, Usted tiene 2 mensajes urgentes y 4 mensajes no escuchados con fax. Desde un teléfono Para reproducir un mensaje de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje). Los mensajes urgentes se reproducen automáticamente en primer lugar. 2. Para cualquier mensaje de fax, el sistema le solicitará que pulse para ver las opciones de entrega de fax. En este menú, usted puede: 15

20 Mensajería: guía del usuario Pulsar para marcar el número de la máquina de fax donde desea que se imprima el fax. Marque el número cuando se le indique. El sistema confirmará el número. Pulse para aceptar el número o para marcar un número nuevo. Después de pulsar para aceptar el número, pulse para entregar inmediatamente el fax a ese número, o bien pulse para programar una hora de entrega futura. 3. Si tiene mensajes de fax adicionales, puede enviarlos al mismo número de fax que ingresó para el primer número pulsando y luego. Nota: También puede usar las opciones de entrega de fax del menú Opciones de usuario (consulte la Guía de referencia rápida de Mitel TUI). Con este menú, puede configurar un número predeterminado de entrega de fax. Después de programar el número, pulse para ver las opciones de entrega de fax (después de reproducir el mensaje con fax) y, a continuación, pulse para imprimir el mensaje de fax. Desde un teléfono de fax Para recuperar e imprimir un mensaje de fax desde un teléfono de fax: 1. Después de acceder al buzón, pulse o la tecla variable Reproducir (o bien, Reproducir mensaje) y luego pulse para acceder al menú Opciones de entrega de fax. 2. Pulse para recibir el mensaje de fax que se imprimió desde esa máquina de fax. 3. Cuando se le solicite, pulse el botón Inicio en la máquina de fax. 4. Une vez que reciba el fax impreso, puede mantenerse en línea para reanudar la sesión en el buzón. Luego de escuchar un mensaje de fax Consulte Luego de escuchar un mensaje en la página 8. Creación de un mensaje de fax (Sin voz) Puede enviar un mensaje de fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. 16

21 Función opcional de fax Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, pulse el botón Inicio en la máquina de fax para enviar el fax. 4. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. Acceda a su buzón y cuando escuche su propio saludo, pulse. 2. Ingrese su código de acceso. 3. Pulse para crear un mensaje. 4. Ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 5. Luego de que el sistema confirme el nombre del destinatario, ingrese los nombres o números de otros destinatarios. 6. Una vez que termine de dirigir el mensaje de fax, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien para acceder a más opciones. 7. Después de enviar el fax, puede pulsar para enviar el mensaje o para acceder a las opciones de dirección de mensaje, como entrega urgente, entrega futura, confidencial y solicitar confirmación de recepción. Luego de seleccionar las opciones que desea, pulse para enviar el mensaje y volver al menú principal. 17

22 Mensajería: guía del usuario Creación de un mensaje de fax (Con voz) Puede enviar un mensaje combinado de voz y fax al buzón de un destinatario utilizando un teléfono de fax. Puede enviar el mensaje directamente desde el sistema de fax de su compañía o desde su propio buzón. Si envía un fax desde el sistema de fax de su compañía, su nombre no se incluirá en el encabezado del mensaje, pero sí se incluirá cuando el fax lo envíe desde su buzón. Desde el sistema de fax de su compañía Nota: Su nombre no estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de buzón del destinatario o marque por nombre, pulse las teclas correspondientes para marcar el apellido del destinatario seguido del nombre, hasta que el sistema lo reconozca. 3. Escuchará el saludo personal del destinatario. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 4. Cuando termine de grabar el mensaje de voz, pulse el botón Inicio de la máquina de fax para enviar el fax. 5. Después de enviar el fax, puede pulsar para marcar el mensaje como urgente o para dejar un mensaje en otro buzón. Desde su buzón Nota: Su nombre estará incluido en el encabezado del mensaje del destinatario. 1. En un teléfono de fax, marque el número de acceso del sistema de fax de su compañía. 2. Cuando escuche el saludo del sistema, ingrese el número de su buzón. 3. Cuando escuche su saludo, pulse. 4. Ingrese su código de acceso. 5. Pulse para crear un mensaje y luego siga las instrucciones para enviar un mensaje sólo de voz desde el buzón (incluyendo el direccionamiento). 6. Después del tono, grabe un mensaje de voz. 7. Una vez que termine de grabar el mensaje, pulse para dejar un fax y luego pulse el botón Inicio en su máquina de fax para enviarlo, o bien para acceder a más opciones. 18

23 Uso de la computadora para mensajes de voz Uso de la computadora para mensajes de voz Es posible instalar el complemento multimedia para Outlook de Mitel, de modo que Microsoft Outlook 2003 administre sus mensajes de voz. El complemento instala el reproductor Mitel Networks QuickPlay y la barra de herramientas de mensajería unificada en su aplicación cliente de correo electrónico Microsoft Outlook (consulte la explicación a continuación). El reproductor QuickPlay le permite usar el teléfono o los altavoces de la computadora para escuchar los mensajes de voz, y la barra de herramientas le permite responder, reenviar y administrar los mensajes de voz, además de crear y enviar nuevos mensajes de voz con el correo de voz o el correo electrónico. La barra de herramientas también le permite iniciar la vista Web desde Outlook. Nota: Microsoft Outlook cuenta con una ventana de exploración y una ventana de inspección. La ventana de exploración es la ventana principal donde se ve la lista de mensajes del usuario, mientras que la ventana de inspección es la que muestra un mensaje una vez abierto. El complemento multimedia para Outlook de Mitel es compatible con cuatro tipos de mensajes de NuPoint: mensajes de voz, mensajes de voz confidenciales, mensajes de grabación de llamadas y mensajes de fax. Cada uno de esos mensajes tiene iconos únicos que identifican el tipo de mensaje en particular. Nota: Si un mensaje de voz se mueve de la bandeja de entrada a una carpeta personal, el mensaje se elimina de la interfaz de usuario telefónico (TUI). Si luego el mensaje vuelve a moverse a la bandeja de entrada, se elimina ya que se ha eliminado el mensaje asociado de la interfaz TUI. Si el parámetro de eliminación permanente está deshabilitado, el mensaje puede encontrarse en la carpeta de mensajes borrados. Comuníquese con el Administrador de sistema para obtener más información. Para instalar el complemento multimedia para Outlook, usted debe ser usuario de mensajería unificada avanzada de NuPoint Messenger IP. Notas: 1. Puede responder a correos electrónicos sólo mediante mensajes de correo electrónico. 2. El complemento multimedia para Outlook requiere Microsoft Outlook 2000, XP o El complemento funciona con sistemas operativos Microsoft Windows 2000, XP o Las tarjetas de sonido y los altavoces de la computadora son opcionales, ya que se puede usar la función Llamarme/Buscarme para escuchar los mensajes. 19

24 Mensajería: guía del usuario Instalación del complemento multimedia para Outlook Nota: Una vez instalado el complemento, Outlook tardará un poco más en abrir y cerrar. Evite reiniciar Outlook inmediatamente después de cerrarlo. Antes de comenzar Antes de iniciar este procedimiento, solicite al Administrador de sistema la siguiente información: La ubicación del archivo setup.exe. El nombre de dominio totalmente calificado (FQDN, por sus siglas en inglés) de la plataforma NuPoint Messenger IP. Nota: Para instalar el complemento multimedia para Outlook, usted debe contar con derechos de administrador local en la computadora. Para instalar el complemento multimedia para Outlook: 1. Si Microsoft Outlook está abierto, ciérrelo. 2. Si el complemento multimedia para Outlook ya está instalado, desinstale la aplicación con la función Agregar o quitar programas del Panel de control: - Haga clic en Inicio > Panel de control y luego abra Agregar o quitar programas. - Seleccione Complemento multimedia para Outlook y, a continuación, haga clic en Cambiar o quitar. 3. Desplácese hasta el archivo setup.exe del complemento multimedia para Outlook, haga doble clic en el archivo y luego, en Ejecutar (Run). Si aparece una advertencia de seguridad, es posible que tenga que hacer clic en Ejecutar una segunda vez. Se abrirá la ventana Configuración del complemento multimedia para Outlook (Multimedia Outlook Plug-in Setup). Nota: El archivo setup.exe puede instalarse desde el CD o la ficha de descarga de complementos en la interfaz de vista Web. Esta ficha quizá no esté disponible para todos los usuarios, ya que el buzón necesita tener habilitada la descarga del complemento multimedia para Outlook. Comuníquese con el Administrador de sistema para obtener más información. 4. Si se le solicita que quite la aplicación existente, haga clic en Aceptar (OK). 5. Haga clic en Siguiente (Next).Se abrirá la ventana de selección de idioma de la instalación. 6. Seleccione el idioma (inglés o francés) en el que se verán las instrucciones de instalación y el complemento multimedia para Outlook; luego haga clic en Siguiente (Next). Se abrirá la ventana de configuración de usuario. 7. Ingrese el nombre de dominio totalmente calificado (FQDN) de la plataforma NuPoint Messenger y haga clic en Siguiente (Next). Se abrirá la ventana Elegir ubicación de destino (Choose Destination Location). 8. Haga clic en Siguiente (Next) para aceptar la ubicación predeterminada o haga clic en Examinar (Browse) para que los archivos se guarden en otra ubicación. 9. Cuando el sistema le pregunte si debe crear una carpeta, haga clic en Sí. Se abrirá la ventana de inicio de copia de archivos. 10. Haga clic en Siguiente (Next).El software se instala y luego se abre la ventana de datos de perfiles de usuarios. 20

25 Uso de la computadora para mensajes de voz 11. Seleccione los nombres de usuario para inicio de sesión que se asignarán a las personas que utilicen la computadora y que requieran la configuración de seguridad personalizada de Outlook para el complemento multimedia para Outlook. La habilitación de un nombre de usuario evitará que a ese usuario le aparezcan advertencias de seguridad al abrirse el complemento para Outlook. 12. Haga clic en Habilitar (Enable) y luego en Cerrar (Close). Se abrirá la ventana que indica que se completó la acción del asistente de instalación InstallShield. 13. Haga clic en Terminar (Finish). 14. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas > Opciones y luego, en la ficha Mensajería unificada (Unified Messaging). 15. En la sección de reproducción automática, seleccione el tipo de reproducción automática para los mensajes de voz. Estos parámetros son opcionales. - Si desea escuchar el mensaje de voz automáticamente al abrir el archivo del mensaje de voz (es decir, al hacer doble clic en el mensaje de voz de la bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática al abrir (Auto-play when opening). - Si desea escuchar el mensaje de voz automáticamente al destacar el mensaje de voz (es decir, cuando aparece la vista previa del mensaje de voz en la bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática durante la vista previa (Auto-play when previewing). 16. En la sección de teléfono, ingrese el número de teléfono o extensión en el campo Número de teléfono o extensión (Phone number or extension). Nota: El número de teléfono o la extensión que ingrese en ese campo será el que utilice la función Llamarme (Call Me) para escuchar los mensajes del correo de voz, y grabar saludos y nombres de listas de distribución. 17. En la sección de perfil de mensajería unificada (Unified Messaging Profile), haga clic en Perfil de mensajería (Messaging Profile) para ingresar los números de Buzón y Código de acceso (Mailbox y Passcode). Esos números le permiten acceder a su página Web personal desde el botón Perfil (Profile) de la barra de herramientas del complemento para Outlook y también proporcionar identificación para la reproducción de los mensajes de voz. 18. Haga clic en Aceptar. 19. Haga clic en Aceptar. 20. Configuración de la reproducción de mensajes en la página 22. Habilitación de usuarios adicionales del complemento para Outlook en una computadora Es posible habilitar usuarios adicionales del complemento para Outlook en una computadora en la que esté instalado el complemento y que tenga una cuenta con privilegios de administrador. Para habilitar usuarios adicionales: 1. Inicie sesión en la computadora cliente, mediante una cuenta con privilegios de administrador que tenga esa PC. 2. Desplácese hasta el siguiente archivo: C:\Program Files\Mitel Networks\Multimedia Outlook Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Abra el archivo EnableMOPonOutlookXP.exe, seleccione los nuevos usuarios en la lista de datos de perfiles de usuarios (User Profiles Information) y luego haga clic en Habilitado (Enabled). 21

26 Mensajería: guía del usuario Configuración de la reproducción de mensajes Puede configurar que los mensajes se reproduzcan al abrirlos (con doble clic) o al destacarlos (con un solo clic) en la bandeja de entrada. El siguiente procedimiento le permite establecer ambos tipos de reproducción, además de configurar la reproducción de mensajes por teléfono o por los altavoces de la PC. 1. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas > Opciones y luego, en la ficha Mensajería unificada (Unified Messaging). 2. En la sección de reproducción automática (Automatic Play), seleccione el tipo de reproducción automática para los mensajes de voz. - Si desea que el mensaje de voz se reproduzca por los altavoces de la computadora o por teléfono al abrir el archivo del mensaje de voz (es decir, al hacer doble clic en el mensaje de voz de la bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática al abrir (Auto-play when opening). - Si desea escuchar el mensaje de voz automáticamente por los altavoces de la computadora al destacar el mensaje de voz (es decir, cuando hace un solo clic en el mensaje de voz en la bandeja de entrada), haga clic en Reproducción automática durante la vista previa (Auto-play when previewing). 3. Constate que el número de teléfono o extensión esté ingresado en la sección de teléfono (Phone). De lo contrario, sólo podrá escuchar los mensajes de voz por los altavoces de la computadora. 4. Haga clic en Aceptar. Notas: 1. La barra de herramientas Mitel QuickPlay está a su disposición para que detenga, reproduzca, pause, adelante o retroceda los mensajes de voz. Puede alternar el medio con el botón Dispositivo de reproducción (Playback Device) y cambiar las opciones de reproducción automática con la casilla de verificación Reproducción automática durante la vista previa (Auto-play when previewing). Si tiene que iniciar la barra de herramientas Mitel QuickPlay, haga clic en el botón QuickPlay en la barra de herramientas de Microsoft Outlook. Una vez abierta la barra de herramientas Mitel QuickPlay, el botón QuickPlay aparecerá atenuado. 2. Si tiene Microsoft Outlook abierto en una computadora y luego lo abre con la misma cuenta en otra PC, deberá reiniciar Microsoft Outlook en la computadora original para poder disfrutar de todas las funcionalidades del complemento multimedia para Outlook. 3. La barra de herramientas Mitel QuickPlay presenta una casilla de verificación Reproducción automática durante la vista previa (Auto-play when previewing), de modo que también pueda cambiarse la preferencia de reproducción automática. Esta casilla también cambiará la opción de reproducción automática en Herramientas > Opciones. 4. La barra de herramientas Mitel QuickPlay dispone de un botón Dispositivo de reproducción que activa o desactiva la reproducción por teléfono en forma temporal. Configuración del acceso al perfil de mensajería unificada Para iniciar sesión y configurar otros parámetros del buzón, tiene que configurar el acceso al perfil de mensajería unificada (Unified Messaging profile). 1. Abra Microsoft Outlook y haga clic en Herramientas > Opciones y luego, en la ficha Mensajería unificada (Unified Messaging). 2. Haga clic en el botón Perfil de mensajería (Messaging Profile). Se abrirá la ventana de perfil de mensajería unificada. 3. En el campo FQDN servidor de NuPoint (NuPoint Server FQDN), ingrese el nombre de dominio totalmente calificado del servidor de NuPoint Messenger. 22

27 Uso de la computadora para mensajes de voz Nota: Si usted ya proporcionó el nombre o la dirección IP del servidor de NuPoint Messenger durante la instalación del complemento multimedia para Outlook de Mitel, el campo reflejará ese valor. Si el campo se encuentra en blanco, solicítele la información al Administrador de sistema. 4. En el campo Buzón (Mailbox), ingrese el número de su buzón. 5. En el campo Código de acceso (Passcode) ingrese su código de acceso para mensajería unificada. 6. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar la configuración. Barra de herramientas de mensajería unificada Una vez instalado el complemento multimedia para Outlook de Mitel, la barra de herramientas de mensajería unificada aparece en la ventana de exploración de Microsoft Outlook. Los elementos de menú de algunas de estas tareas también se agregan a los menús Archivo, Ver, Herramientas y Acciones de Microsoft Outlook. Figura 1: Barra de herramientas de mensajería unificada (en Outlook) Nota: Esta barra de herramientas también aparece en la ventana de inspección de Microsoft Outlook. Sin embargo, los botones QuickPlay y Perfil (Profile) no aparecen en esta ventana. La barra de herramientas dispone de los siguientes botones: Nuevo (New): crea un nuevo mensaje de voz. Esta opción también está disponible en los menús Archivo y Acciones de Microsoft Outlook, además de en la barra de herramientas estándar. Responder (con voz) (Reply (with Voice)): Envía una respuesta, mediante un mensaje de voz, al remitente de un mensaje de NuPoint. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook. Responder a todos (con voz) (Reply to All (with Voice)): Envía una respuesta, mediante un mensaje de voz, al emisor de un mensaje de NuPoint y a todos los destinatarios. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook. Reenviar (con voz) (Forward (with Voice)): Reenvía, mediante un mensaje de voz, un mensaje de NuPoint a otro usuario. Esta opción también está disponible en el menú Acciones de Microsoft Outlook. Anterior (mensaje de NuPoint) (Previous (NuPoint message)): Ubica el mensaje de NuPoint que aparece antes del mensaje de NuPoint seleccionado en ese momento. Siguiente (mensaje de NuPoint) (Next (NuPoint message)): Ubica el mensaje de NuPoint que aparece después del mensaje de NuPoint seleccionado en ese momento. QuickPlay: Permite que el usuario abra y cierre la barra de herramientas en la ventana de exploración de Microsoft Outlook. Perfil (Profile): Permite que el usuario inicie una sesión en el perfil de mensajería unificada para configurar otros parámetros del buzón. Esta opción también está disponible en el menú Herramientas de Microsoft Outlook. Nota: Este botón sólo estará disponible cuando el perfil de mensajería unificada esté configurado en las opciones de Microsoft Outlook. Consulte las instrucciones en la sección Configuración del acceso al perfil de mensajería unificada en la página