Informe Cuatrimestral de Cumplimiento del

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1 Informe Cuatrimestral de Cumplimiento del Programa de Trabajo Anual de la Contraloría Interna Enero Abril Mayo 2010

2 Presentación A. Programa de Auditoría, Evaluación y Control El propósito del presente Informe es comunicar acerca del avance de cumplimiento de las acciones contenidas en el Programa de Trabajo Anual 2010 de la (CI), al primer cuatrimestre del año, con estricto apego al ámbito de competencia que le atribuye la Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos (LOCGEUM) y el Manual de Organización Administrativa de este Órgano de Control Interno. Es importante señalar que con fecha 5 de marzo de 2009, fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) las modificaciones a la LOCGEUM, en sus artículos 112 y 113, los cuales conllevan precisiones que fortalecen la función fiscalizadora de la CI del Senado de la República. El presente documento se ha estructurado de acuerdo al índice temático del programa, como sigue : A. Programa de Auditoría, Evaluación y Control. A.1. Subprograma de Auditoría. A.2. Subprograma de Auditoría a Grupos Parlamentarios. A.3. Subprograma de Evaluación de la Gestión Parlamentaria. A.4. Subprograma de Evaluación de la Gestión Administrativa. A.5. Subprograma de Responsabilidades, Quejas y Denuncias. B. Dirección por Calidad. B.1. Sistema de Gestión de Calidad. A.1. Subprograma de Auditoría Para el ejercicio 2010, se programó la realización de 17 auditorías, mismas que serán realizadas en dos etapas, a fin de dar cumplimiento a la LOCGEUM que establece en los artículos 112 y 113 inciso b, lo siguiente: Presentar al Pleno por conducto de la un informe semestral sobre el resultado de la auditoría al ejercicio del presupuesto de egresos de la Cámara, el cual, una vez aprobado, será remitido por el Presidente de la misma a la Auditoría Superior de la Federación para los efectos legales conducentes. Por el período que se informa (enero abril de 2010), se efectuaron 8 auditorías, las cuales fueron concluidas como se detalla a continuación: PROG. TRAZABILIDAD RUBRO AUDITADO % AVANCE 1 AU-01/2010 Impuestos retenidos derivados de Servicios Personales AU-02/2010 Proceso contable al 31 de diciembre de AU-03/2010 Cuotas y Retenciones AU-04/2010 Inversiones temporales AU-05/2010 Especial de Prestaciones de fin de año AU-06/2010 Integral al Seguro de Separación o Retiro AU-07/2010 Especial de Deudores Diversos AU-08/2010 Especial de Servicios de Mantenimiento y Conservación. 100 Dando continuidad a las directrices de privilegiar el aspecto preventivo antes que el correctivo, durante el desarrollo de las revisiones efectuadas al mes de abril, se determinaron 31 hallazgos, de los cuales 20 (65%) fueron notificados a las áreas auditadas: 1

3 1) Se lograron atender 14 antes del cierre formal de las mismas, y 2) Se formalizaron 17 sugerencias, otorgándose un plazo razonable de 25 a 45 días naturales para su implementación, las cuales tienen como finalidad robustecer el control interno, actualizar el marco jurídico administrativo, aplicable a las Unidades Administrativas auditadas. Los tiempos programados y utilizados por auditoría, se detallan a continuación: AUDITORÍA PROG. TRAZABILIDAD RUBRO AUDITADO ACUMULADO HORAS/HOMBRE PROGRAMADAS REAL VARIACIÓN 1 AU-01/2010 Impuestos retenidos derivados de Servicios Personales AU-02/2010 Proceso contable al 31 de diciembre de AU-03/2010 Cuotas y Retenciones AU-04/2010 Inversiones temporales AU-05/2010 Especial de Prestaciones de fin de año AU-06/2010 Integral al Seguro de Separación o Retiro AU-07/2010 Especial de Deudores Diversos AU-08/2010 Especial de Servicios de Mantenimiento y Conservación Subtotal horas/hombre CLAVE PRODUCTOS E INFORMES PROGRAMADAS REALES VARIACIÓN Informe Ejecutivo de auditoría del ejercicio presupuestal de la IE-1 y 2/2010 Cámara de Senadores, julio-diciembre de 2009 y enero - junio de Informe Detallado de auditoría del ejercicio presupuestal de la ID-1 y 2/2010 Cámara de Senadores, julio-diciembre de 2009 y enero - junio de SO-1 a 3/2010 Reporte cuatrimestral de observaciones y de sugerencias Subtotal horas/hombre OTRAS ACTIVIDADES Planeación y análisis general Seguimiento de observaciones y de sugerencias Trabajo especiales Sistema de gestión de calidad Capacitación y entrenamiento Informes internos PAA, POA Asuntos administrativos Reporte de tiempos Asuntos personales Vacaciones Días no hábiles y festivos 2 PROGRAMADAS REALES VARIACIÓN Subtotal horas/hombre Total horas hombre Como se puede apreciar, existen variaciones no significativas entre los tiempos programados con los reales, obedeciendo principalmente a los trabajos de planeación de las auditorías, actividades relacionadas con el Fideicomiso 1705 para la Construcción y Equipamiento de la Nueva Sede de la Cámara de Senadores, actividadesidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), el seguimiento de observaciones y sugerencias, vacaciones y asuntos personales, entre otras. Respecto al estado que presentan los Seguimientos de Observaciones y de Sugerencias, las Unidades Administrativas responsables de la solventación e implementación de éstas, han participado activamente en su solución; por lo que el estatus al 30 de abril de 2010, es como sigue: OBSERVACIONES SUGERENCIAS 1) Atendidas por el área 2 1) Atendidas por el área 1 2) En proceso 2 2) En proceso 36 3) En Tiempo 0 3) En Tiempo 17 Suma 4 Suma 54 Definiciones: 1) Con algún pendiente, que corresponde a realizar a otra área. 2) Con algunos pendientes a resolver. 3) No ha vencido la fecha compromiso para la atención.

4 A.2. Subprograma de Auditoría a Grupos Parlamentarios A.3. Subprograma de Evaluación de la Gestión Parlamentaria Conforme a lo establecido en el marco jurídico del Congreso, se dio inicio a las auditorías al ejercicio presupuestal del período julio-diciembre de En los primeros cuatro meses han sido auditados tres de los seis grupos parlamentarios, en los cuales se ha verificado que los recursos tienen aplicación al trabajo legislativo y a los objetivos institucionales del Senado de la República. Los trabajos de revisión de los tres grupos parlamentarios restantes se encuentran en proceso, éstos se reportarán conforme al Programa de Trabajo en el siguiente informe de cumplimiento. Estatus por Grupo Parlamentario Auditoría al Ejercicio Presupuestal Julio-Diciembre 2009 Grupo Parlamentario* Estatus de la auditoría En proceso De conformidad con lo registrado en la programación de labores correspondiente a 2010 de la CI, la Subcontraloría de Evaluación de la Gestión Parlamentaria, elaboró el Informe de Seguimiento al Sistema de Indicadores del Desempeño (SID), así como el Reporte Trimestral de Atención de Asesorías Técnicas a las Unidades de Apoyo Parlamentario y Técnico (UAPT), mismos que describen las acciones realizadas durante este cuatrimestre, de acuerdo con lo siguiente: En cuanto al SID, como parte de la reactivación de esta base de datos electrónica y con el propósito de iniciar el proceso de validación y registro formal de los indicadores del desempeño de las UAPT, se revisó la funcionalidad de este sistema y juntamente con el Centro de Informática y Telecomunicaciones (CIT) se han realizado las adecuaciones necesarias para su apropiado funcionamiento. Concluida En proceso En proceso Concluida Concluida Asimismo, se ha capturado en la base de datos del SID el 33% de la información de las UAPT que precisaron en los Talleres para la Definición de Indicadores. Por otra parte, se envió un proyecto de diseño de Tablero de Control al CIT para su análisis, desarrollo e integración en línea al sistema. *Orden en función de la representación cuantitativa. 3

5 Con el propósito de reforzar los conocimientos en la definición de indicadores de desempeño que faciliten a las áreas el proceso de implementación del SID, se llevó a cabo la realizaciónación del Curso-Taller Metodología del Marco Lógico, al cual asistieron De manera inicial es importante mencionar que en este período se concretó la firma de las Actas de Acuerdos de Mejora con la totalidad de Unidades de Apoyoo Administrativo (UAA), el balance de dichos acuerdos es el siguiente: prácticamente todos los representantes de las UAPT, los días 12, 13 y 14 de abril del actual. En dichas reuniones de trabajo, se abordaron los temas referentes al avance del desarrollo de áreas de oportunidad que comprometieron y registraron las unidades responsables ante la CI; al proceso de reactivación de los indicadores de desempeño que en Unidad Administrativa Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General de Recursos Humanos Centro de Informática y Telecomunicaciones Dirección General de Asuntos Jurídicos Administrativos Dirección General de Programación, Presupuesto y Finanzas Acta de Acuerdos de Mejora Número de Acuerdos de mejora Firmada 8 Firmada 10 Firmada 10 Firmada 9 Firmada 8 su momento definieron, así como para la revisión, validación y captura de la información. Unidad de Pagos a Senadores Firmada 8 Tesorería Firmada 9 Finalmente, esta Subcontraloría brindó apoyo técnico al Instituto Belisario Domínguez, a la Coordinación Unidad de Eventos Firmada 10 Unidad de Atención a Firmada 7 Senadores General de Asuntos Internacionales y Relaciones Parlamentarias y a la Biblioteca Melchor Ocampo para la integración de manuales de organización, Unidad de Resguardo Parlamentario Dirección General de Contabilidad Firmada 9 Firmada 8 procedimientos y lineamientos, que en su momento, cada una de ellas envió para su revisión. Asimismo, se participó en el curso impartido por el Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social (CONEVAL) denominado A.4. Subprograma de Evaluación de la Gestión Administrativa i ti Durante el primer cuatrimestre de 2010 esta Subcontraloría tuvo el siguiente avance en el cumplimiento a su programa de trabajo. Metodología de Marco Lógico para la Construcción de las Matrices de Indicadores de los Programas Federales, el cual se llevó a cabo los días 12, 13 Y 14 de abril del presente, esta Subcontraloría convocó a cada Unidad Administrativa (UA) para que enviaran como mínimo un integrante, obteniéndose la participación de nueve de las once áreas. 4

6 Con esta actividad se pretende que todas las UA cuenten con mayores elementos para la definición de sus indicadores, tarea que resulta más fructífera si consideramos que el CONEVAL y el Senado de la República obtuvieron el apoyo de un consultor proveniente de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) para impartirlo. Por otra parte, a fin de propiciar la consolidación del Sistema de Indicadores de Desempeño y que exista una mayor comunicación de esta Subcontraloría con dichas unidades, se solicitó a cada Jefe de Unidad, la programación de reuniones de trabajo con la finalidad de presentarles la Carpeta Integral que contiene la información necesaria para la integración de su Sistema, en dicha carpeta se hace hincapié en la mejor disposición de la CI de asesorarles en esta materia. Asimismo, se les anexa una matriz en donde se pide complementar la información requerida, adjuntando también un instructivo para facilitar su llenado, por lo anterior se tiene programado que en el primer semestre de este año se concentre la información de cada área. Por ultimo, en estas reuniones se tiene previsto solicitar el avance del seguimiento a las áreas de oportunidad detectadas en el Diagnóstico Administrativo, con la finalidad de conocer el nivel de avance de cada área diagnosticada. A.5. Subprograma de Responsabilidades, Quejas y Denuncias A.5.1. Procedimiento Administrativo de Investigación En este cuatrimestre se recibieron dos quejas, mismas que se resolvieron, y tres denuncias, de las cuales se resolvió una, quedando dos pendientes. Respecto a los Procedimientos Administrativos de Investigación de períodos anteriores, en la etapa que nos ocupa se atendió un procedimiento correspondiente al primer cuatrimestre de 2008, quedando pendiente uno del segundo cuatrimestre de A.5.2. Procedimiento de Inconformidad Al respecto cabe señalar, que en este período se concluyó la integración de cuatro carpetas correspondientes a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección General de Recursos Humanos, Centro de Informática y Telecomunicaciones y la Dirección General de Asuntos Jurídicos Administrativos. En este período, se resolvió un procedimiento correspondiente al tercer cuatrimestre de

7 A.5.3. Declaraciones de Situación Patrimonial Se recibieron durante la fase que se informa las siguientes Declaraciones Patrimoniales: 14 Declaraciones Iniciales. 7 Declaraciones de Conclusión. 2 Declaraciones de Conclusión/Inicio. 23 Total. A.5.4. Actos Administrativos Durante este cuatrimestre se participó en los siguientes actos: 19 Actas de Entrega-Recepción 20 Procesos Licitatorios. B. Dirección por Calidad B.1. Sistema de Gestión de Calidad En el primer cuatrimestre del año, se llevaron a cabo las siguientes actividades como parte del mantenimiento al SGC: Se elaboró el Plan para incrementar la Satisfacción de los Órganos de Gobierno del Senado de la República, documento en el que se determinan diversas acciones a implementar para incrementar el nivel de satisfacción de los destinatarios. Con base en el Programa Anual de Auditorías Internas al SGC, en el mes de febrero de 2010, se realizó la 4ª. Auditoría Interna al SGC, la cual permitió detectar áreas de oportunidad que fueron atendidas mediante la ejecución de acciones inmediatas, correctivas y preventivas. En el mes de marzo, se llevó a cabo por parte del Organismo Certificador Bureau Veritas Quality International, la 1ª. de 5 visitas de seguimiento al SGC, mediante la realización de una auditoría de tercera parte, obteniéndose la constancia que acredita el mantenimiento en la certificación bajo los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008. Se integró el documento Revisión por la Dirección del período septiembre-diciembre 2009, cuyos resultados proporcionan elementos de importancia para mejorar continuamente los procesos internos de la Contraloría, además de apoyar la toma de decisiones de la Alta Dirección. Se elaboró el Informe semestral de acciones Con base en el Procedimiento de Consulta para la correctivas, preventivas y de mejora 2009, el cual Satisfacción de Destinatarios y Usuarios, se elaboró tiene como finalidad dar seguimiento a la el Análisis de Datos de la Consulta de Satisfacción a documentación de acciones y de mejoras generadas los Órganos de Gobierno del período julio-diciembre por las áreas que integran la CI

8 En materia de capacitación, el personal de la CI (mando medio y superior), se inscribió al curso Herramientas para la Mejora Continua y Solución de Problemas, el cual será impartido durante el 2º. semestre del año. 7