Cómo tener una participación efectiva en la Rueda de Negocios de Turismo Rural?

Transcripción

1 Cómo tener una participación efectiva en la Rueda de Negocios de Turismo Rural? Guía para participar en la Rueda Qué es la Rueda de Negocios? La rueda de Negocios de Turismo Rural en Bolivia es el evento que reunirá a empresarios, representantes de instituciones públicas, de cooperación internacional, entidades académicas y emprendimientos comunitarios con el fin de ofertar y demandar productos y establecer acuerdos, transacciones, alianzas y demostraciones. La Rueda de Negocios consta de tres fases: Pre-Rueda. Es la primera etapa, en la cual se realiza la definición para participar en una rueda. En Rueda. Esta etapa corresponde al desarrollo del evento. Post-Rueda. Son las actividades que se llevan a cabo después de la ejecución del evento. Pre-Rueda Para asegurar que su participación en la rueda de negocios sea exitosa, asegúrese de: Elegir las empresas que sean de su interés y si quienes asistirán al seminario (conferencistas y empresas, instituciones) serán los clientes con los que desea hacer negocios o alianzas. Investigar sobre la participación de empresas e instituciones que participaron en el 1er. Seminario Internacional de Turismo Rural en el siguiente link: Investigue sobre las empresas que participarán en el evento, costos de participación: Elaboración de presupuesto Elabore su presupuesto apuntando los materiales, el tiempo y las comunicaciones que realizará para su participación efectiva en la rueda de negocios.

2 Inscripción Cada empresa que desea participar en la rueda, debe llenar una ficha de inscripción y pagar el costo que se ha establecido 75$us. Incluye ingreso al seminario. Sólo Rueda de Negocios 50$us. La ficha de inscripción es el documento que registra e inscribe al empresario al evento. Registro Anexo 1 Nombre de la Empresa Servicios/ Producto País Correo electrónio / Sitio WEB/ Blog Dirección Física teléfono La información de esta ficha importante ya que los datos facilitados por los empresarios relacionados con sus ofertas o demandas, servirán para hacer el matchmaking 1 y por consiguiente la concertación de citas. Todos los datos de la empresa se pueden ver en la lista para que los busquen antes, durante y después del evento. Selección de empresas para entrevistas Una vez usted ha completado el proceso de inscripción: a) Realice su AGENDA asegúrese que las empresas de la lista QUE ESTA PUBLICADA EN EL LINK ANTERIOR son las que a Usted le interesa b) Tome contacto ahora, con ellos vía Mail o teléfono, y si hay alguna empresa que no se encuetra en la lista y es de su interés, puede contactarse con empresas de la ciudad de La Paz y de Bolivia para tener el punto de encuentro en ésta Rueda e incluirla para su organización de citas, no olvide que este es espacio es propicio para hacer buenos negocios aprovéchelo al máximo!!! c) No olvide que los que representarán a esta empresas e instituciones son gerentes, propietarios, gerentes de marketing, encargados que conocen muy bien a su propia organización y tienen sus propios objetivos e la asistencia a esta Rueda Este Link puede ayudarle a elegir empresas para su agenda de reuniones ico Es importante también tener en mente que el propósito principal de la rueda es hacer negocios y que hay que estar abierto a diferentes opciones en la realización de 1 Término en inglés que se refiere a la actividad de mediación que una empresa o institución realiza entre oferentes y demandantes para la identificación, equiparación, selección y enlace entre empresas para la realización de citas de negocios.

3 transacciones. Esto significa que un participante puede estar actuando como oferente pero que para otro participante, podría ser interesante como demandante y viceversa. Material promocional Es importante que la empresa participante cuente con los materiales de promoción de los servicios o productos que ofrece. Dentro de éstos se encuentran: afiches, trípticos, libros, guías y otra información referente a la empresa. Estos deben vender la imagen o marca de la empresa. Folletos, listas de precios y otros materiales Para asistir a la rueda, será necesario preparar con anticipación el material técnico de los productos que estará promocionando, el cual debe brindar una descripción detallada de dichos productos. Deberá contar también con listas de precios, según los diferentes rangos de compras o escenarios de ventas que vaya a manejar. El material técnico de su producto se convierte también en un material promocional que debe despertar interés por la empresa y sus productos, por lo que debe contar con una buena calidad pues en el mismo estará reflejada la imagen de su empresa y que puede contribuir al prestigio de la misma. Llevar sus tarjetas personales. Incluir datos principales, correo electrónico y página web de la empresa Cuaderno de Negocios Material de difusión de la empresa Si es posible contar con una computadora portátil, para breve presentación de la empresa Fichas técnicas Muestras de los productos con sus respectivas listas de precios Elección y capacitación de personal idóneo La selección del personal a asistir a la rueda de negocios deberá ser hecha muy cuidadosamente, pues deberá enviarse representantes de la empresa especializados en participación en ruedas, con poder de decisión y formación técnica necesaria, para contestar cualquier pregunta. Preferiblemente, debiera ser el gerente o propietario de la empresa y conocer el idioma del país que visita para negociar con fluidez. Tome nota.- El material publicitario que lleven las empresas (Banners o paquetes de matrial promocional) ingresará por la puerta posterior del hotel el día 10 u 11 Noviembre a partir de las Hrs. 7:30 u 8:00 a.m. y saldrá por la misma puerta el día 11 de Noviembre a hrs. 23:00 p.m

4 En Rueda Comprende el arranque de la rueda y la jornada de negociaciones. Asistencia al acto inaugural La rueda de negocios cubre una jornada completa de actividades el día 11 de Noviembre, se sugiere asistir al acto de inauguración que será el mismo del Seminario Internacional el día 10 de Noviembre a Hrs 18:00. se realizarán las acreditaciones desde las 16:30 hrs. Mesa de recepción Para el día 10 de Noviembre esta mesa estará ubicada en el ingreso del Salón Germania en un sector especial de inscripción para participantes en la Rueda, el registro de los participantes es de 16:30 a 18:00. Tome nota.- a Hrs 15:30 del día 10 se hará un ensayo de ubicación de mesas en el Salón Germania en la que Ud. Puede participar para localizar su espacio en la rueda y otros detalles para la participación. Ubicación en mesa asignada La mesa asignada puede verse en el siguiente sitio: y la ubicación de cada uno de los participantes. En caso necesario se contara con personal que lo conducirá a su mesa de negociación. Puede colocar sobre la mesa, de forma ordenada, toda la información que lleva. Recuerde que a través de los materiales de promoción usted venderá su empresa y convencerá a su futuro cliente. Desarrollo de la agenda de citas y realización de negociaciones La rueda se inicia a Hrs. 9:00 am., durante la jornada de encuentros debe velarse por mantenerse dentro del horario y orden establecido para citas, que deberá ser idealmente de 15 minutos y como máximo 30 minutos. Para que los empresarios puedan concretar negocios en ese espacio breve de tiempo deben ir muy bien preparados con su agenda de negociaciones. Si por alguna razón el empresario no tiene contraparte el facilitador asignado a su mesa le asistirá para buscarle citas, para que no se quede sin negociar. Con relación a los descansos y el tiempo que se programa para el almuerzo, es aconsejable que el empresario esté muy atento al reloj y no se exceda en los tiempos asignados, el hotel Europa cuenta con un comedor y servicio de gran calidad que le permitirá ahorrar el tiempo en la hora del almuerzo

5 Como una actividad de monitoreo, terminada la rueda de Negocios a Hrs. 17:30 de del mismo día 11 de Noviembre se pasará un formulario para la evaluación de sus actividades. El poder negociar hábilmente y llegar a acuerdos que sean beneficiosos para ambas partes requieren del conocimiento de fundamentos básicos de negociación y la experiencia adquirida a través de la práctica. Entre los errores comunes que se cometen durante el proceso de negociación es el ir a la misma con objetivos poco claros y sin una estrategia para manejar los diferentes escenarios que se puedan presentar. Está también el desconocimiento de los objetivos de la contraparte e inclusive, una visión errónea de la contraparte. Hay poco interés por las preocupaciones de la contraparte o incomprensión por el modo como adopta sus decisiones. Entonces Cómo prepararse? A continuación se brindan algunos consejos que pueden serle útiles: 1. Conocer la posición propia. Capacidad de producción, recursos financieros y de personal, capacidad de adaptación. 2. Conocer la posición de la contraparte. Empatía, conseguir información sobre la empresa, sus objetivos, fortalezas, debilidades, poder de negociación. 3. Conocer a los competidores. Recuerde que usted no es el único que busca establecer relaciones comerciales con la contraparte, por lo tanto investigue y conozca a sus competidores. 4. Conocer los límites de negociación propios. Hasta dónde puedo negociar?, cuándo es el momento de postergar o retirarse de la negociación? 5. Preparar una estrategia. Que puede ser una posición dominante, posición débil y la idea, la posición gana-gana. Registro de contactos Durante la jornada de negociaciones deberá haberse llevado, como se indicó anteriormente, un registro de los contactos con el objetivo de no perder ninguna información de futuros clientes potenciales. Contacto con clientes potenciales fuera del evento marco Aprovechar la estadía del personal de la empresa en la ciudad de La Paz para hacer contactos con posibles clientes que no participarán en el evento. Tenga en mente que estas reuniones no deben interrumpir las citas de negocios y que debe cumplir con la agenda establecida. %C3%B3gico

6 Participación en actividades paralelas El seminario Internacional de Turismo rural es una actividad que se realiza por segunda vez, por ello, aproveche su estadía en el hotel Europa para asistir a éste evento de carácter internacional. Si abre el siguiente link podrá saber quienes son los expositores nacionales e internacionales que se harán cita en este evento Clausura Se entregan los certificados de participación y para concluir se mostrarán los resultados generales de la rueda. Post-Rueda Seguimiento a los contactos realizados Recuerde que su imagen y la de su empresa se verán afectadas positiva o negativamente, dependiendo del cumplimiento que dé a los compromisos que haya adquirido durante la rueda de negocios. Asegúrese de enviar las informaciones solicitadas, cumplir con el despacho en tiempo de las órdenes tomadas y cerradas y hacer las llamadas telefónicas de seguimiento que haya planificado. Evaluación de la rueda por parte del participante Al igual que en la participación en ferias, existen indicadores de éxito para medir los resultados de la participación en ruedas de negocios y que son: 1. Número y calidad de contactos 2. Número de negocios realizados 3. Número de negocios esperados Una vez tenga el informe, realice charlas en su empresa o envíe a través de un boletín a sus colaboradores, una información general de los resultados de la rueda. Más información sobre inscripciones a la rueda: info@turismoruralbolivia.com ruedanegocios@turismoruralbolivia.com Presentación del Seminario y Rueda de negocios: Ref Bibliográficas. Esta guía se basó en: Red de Cajas de herramientas Como Participar en Ruedas de Negocios