PROCESO DE GENERACIÓN DE ORDEN DE SERVICIO PLATAFORMA WEB

Transcripción

1 PROCESO DE GENERACIÓN DE ORDEN DE SERVICIO PLATAFORMA WEB Estimado cliente, en este instructivo se encontrarán los procedimientos o pasos a seguir para realizar la generación de orden de servicio, cada uno de los cuales llevará una o varias imágenes para una mejor descripción. Gracias por depositar su confianza en nosotros

2 Contenido Proceso de Login... 3 Acceso a la sección Orden de Servicio... 5 Estado de una Orden de Servicio... 6 Realizar Orden de Servicio... 9 Corregir Orden de Servicio Descargar Orden de Servicio Aprobada Recomendaciones

3 Proceso de Login 1. Ingrese con su usuario y contraseña (previamente comunicados) en la siguiente dirección desde su navegador web: clientes.biolodos.com. En Google Chrome: En Mozilla Firefox: 3

4 En Internet Explorer: 4

5 Acceso a la sección Orden de Servicio 2. Después de iniciar sesión, se podrán visualizar varias secciones, para gestionar sus órdenes de servicio hacer clic sobre la sección Orden de servicio desde el menú principal o en la barra lateral izquierda. 3. Una vez allí, se mostrarán todas las ordenes de servicio realizadas, si no posee ninguna orden aparecerá un mensaje como el que se muestra en la siguiente imagen. Las ordenes de servicio tienen estados y se pueden filtrar según su estado, como se muestra en la siguiente sección: 5

6 Estado de una Orden de Servicio Las ordenes de servicio poseen los siguientes 3 estados: Devuelto (Orden de Servicio > Filtro: Devuelto): Son ordenes que una vez enviadas, no están correctamente diligenciadas, por tanto, servicio al cliente las devolverá con observaciones, que una vez realizadas se pueden reenviar. A continuación, se muestra una imagen cuando no existen ordenes devueltas. Cuando existen ordenes devueltas se mostrarán con una columna con el motivo de la devolución: 6

7 En revisión (Orden de Servicio > Filtro: En revisión): Son ordenes que se han realizado, pero aún no tienen respuesta, pues servicio al cliente las está revisando, a continuación, se muestra una imagen cuando todas las ordenes se han respondido: Si existen ordenes sin respuesta se mostrará de la siguiente forma: Aprobado (Orden de Servicio > Filtro: Aprobado): Son ordenes en las que se está preparando la logística necesaria para recolectar y/o tratar el residuo, o ya se ha prestado el servicio, es necesario descargar e imprimir la orden para continuar con la recolección y transporte del residuo, una vez realizado se guardará el histórico de las ordenes aprobadas en esta misma 7

8 sección, si no existen ordenes aprobadas se mostrará un mensaje de la siguiente forma: Si ya se han aprobado ordenes de servicio, está sección mostrará la siguiente tabla: 8

9 Realizar Orden de Servicio 4. Haga clic sobre el enlace + Realizar Orden de servicio. Si se muestra el siguiente mensaje, recuerde que debe tener al menos una declaración de residuo aprobada para continuar con el trámite, para más información comuníquese con Biolodos S.A. E.S.P Si ya cuenta con declaraciones de residuo aprobadas, entonces observará el siguiente formulario: 9

10 Se solicitará la siguiente información: Información de la cotización o Número de la cotización: Digite el número de la cotización, este número se encuentra al principio de la cotización, entre la palabra BIO y un guion (-), en la siguiente imagen, se muestra un recuadro rojo con el número de la cotización, que para este caso es el

11 o Fecha de la cotización: Ingrese la fecha en que se hizo la cotización, esta se encuentra en el principio de la cotización, en la anterior imagen se muestra dentro de un cuadrado purpura. Información general del solicitante o Sede: Seleccione la sucursal desde la que genera la orden de servicio, si no aparecen todas las sucursales puede actualizar sus datos en el menú superior en la sección MI CUENTA > Crear sucursal o comuníquese con Biolodos S.A. E.S.P. Contacto del solicitante o Nombre: Digite el nombre y apellido del solicitante del servicio. o Teléfono: Digite el teléfono de contacto del solicitante del servicio. o Celular: Digite el número de celular de contacto del solicitante del servicio. Información de Declaración de Residuos o + Agregar Declaración (Botón): Haga clic en este botón para agregar residuos a tratar en la orden de servicio. o Declaración (Primera columna): Esta es una columna que presenta la clasificación, nombre del residuo y la compañía que genera el residuo. o Sede de la generación (Segunda columna): Al realizar una declaración se solicitó que registrara las sucursales que generaban el residuo, aquí seleccione la sucursal exacta donde se genera el residuo que se está declarando. Tenga en cuenta que con esta sucursal se generará el certificado. o Punto de generación (Tercera columna): Especifique una descripción extra del residuo que crea conveniente al obtener el certificado de tratamiento, como por ejemplo Tanque No. 4, de esta forma, cuando se expida el certificado se mostrará Nombre del Residuo (Tanque No. 4). o Tipo embalaje (Cuarta columna): Seleccione el embalaje en que se recogerá el residuo, si no se tiene un embalaje seleccione NO APLICA. o Cantidad embalaje (Quinta columna): Seleccione el número de embalajes que tiene preparados para su recolección, si no aplica digite 0. o Peso total del residuo (Kg) (Sexta columna): Digite el peso total de ese residuo. o Vr. ($/Kg) Tratamiento (Séptima columna): Digite el precio por Kg del tratamiento del residuo, este valor se halla en la cotización. 11

12 o Acciones (Octava columna): Esta columna sirve para quitar de la lista residuos que por equivocación se colocaron. Observaciones: En este campo se puede realizar observaciones como la hora en que se está disponible para realizar la entrega del residuo, condiciones de pago y otra información que sea pertinente. Información de la carga y transporte o Embalajes (Primera sección) Devolución de embalajes (Primera fila): Si marca devolución de embalajes como Si, a la derecha se habilitaran dinámicamente dos campos, siendo necesario digitar la cantidad de viajes y el valor por viaje. Incineración de embalajes (Segunda fila): Si marca incineración de embalajes como Si, a la derecha se habilitaran dinámicamente dos campos, siendo necesario digitar el peso aproximado en Kg a incinerar y el valor por Kg a incinerar. Concesión de embalajes (Tercera fila): Sólo está disponible para algunos tipos de embalaje, si desea realizar una concesión se solicitará la cantidad de embalajes a conceder a Biolodos S.A. E.S.P. o Servicio de Transporte (Segunda sección) + Agregar Transporte (Botón): Haga clic en este botón para agregar un servicio de transporte. Vehículo (Primera fila): Seleccione el vehículo donde desea realizar la entrega del residuo, se mostrará el nombre del vehículo y su capacidad máxima. Cantidad a transportar (Kg) (Segunda fila): Digite la cantidad de residuos a transportar en ese vehículo. Precio / viaje (Tercera fila): Digite el precio acordado en la cotización del viaje. 12

13 No. de viajes (Cuarta fila): Esta columna se auto calcula con base en la capacidad máxima del vehículo y la cantidad a transportar. o Servicio especial (Tercera sección) + Agregar Servicio Especial (Botón): Haga clic en este botón para agregar un servicio especial. Servicio especial (Primera fila): Seleccione el tipo de servicio especial que necesita. Precio / Servicio (Segunda fila): Digite el precio acordado por el servicio especial. Cantidad de servicio (Tercera fila): Digite la cantidad de servicios especiales que desea obtener (normalmente es 1, sin embargo, en caso de duda, comuníquese con Biolodos S.A. E.S.P.). Nota: Si tiene contrato con Biolodos S.A. E.S.P., ingrese los datos según el acuerdo y en los valores que no aplique digite 0. 13

14 Requerimientos y normatividad: Se muestran las condiciones técnicas y legales a las que se está sujeto como cliente de Biolodos S.A. E.S.P. Información de registro y control del residuo o Encargado de entregar el residuo Nombre: Digite el nombre y apellido del encargado de entregar el residuo. Cargo: Digite el cargo del encargado de entregar el residuo. Teléfono: Digite el número telefónico del encargado de entregar el residuo. o Encargado Transportar el residuo Empresa de Transporte: Digite el nombre de la empresa que realiza el transporte del (de los) residuo(s), sí no se presta mediante un gestor, por favor digite así: Biolodos S.A. E.S.P.. Teléfono: Digite el número de teléfono de la empresa que realiza el transporte del (de los) residuo(s), si es generador por favor digite Una vez terminado el trámite, podrá ver que ya se generó la orden de servicio, para descargar su archivo por favor hacer clic en el botón DESCARGAR en la columna Acciones. 14

15 15

16 Corregir Orden de Servicio 6. En la sección Ver ordenes devueltas, observará las ordenes que han sido devueltas por servicio al cliente, tal como se muestra en la siguiente imagen: En la tabla aparece una columna denominada Motivo devolución, donde se muestra el motivo de la devolución, para corregir una orden de servicio, ubique la columna Acciones e ingrese en el enlace CORREGIR. 7. Allí se muestra un formulario similar al realizar una orden de servicio por primera vez pero esta vez con la información previamente diligenciada, si tiene dudas sobre cómo llenar los campos, vaya a la sección de este documento: Realizar Orden de Servicio. Al abrir se indica el motivo de la devolución (ver la siguiente imagen); para enviar la orden de servicio corregida, acepte los términos y condiciones y haga clic en el botón Generar orden de servicio. 16

17 Descargar Orden de Servicio Aprobada 8. Vaya a la sección Orden de Servicio >Ver ordenes aprobadas y en la tabla que se visualiza a continuación, busque la fila que contiene la orden de servicio a descargar y ubique la columna Acciones, haga clic en el botón DESCARGAR. 9. En la columna Acciones por cada orden de servicio se generará un link llamado VER, al hacer clic podrá visualizar la información relacionada con esa orden y si lo prefiere al final encontrará un botón para descargar una copia de su orden. 17

18 18

19 19

20 Recomendaciones Para una óptima visualización de la plataforma, se recomiendan las siguientes versiones de navegadores web: Google Chrome 49.0 o superior. Mozilla Firefox: 45.0 o superior. Internet Explorer 11.0 o Microsoft Edge. La plataforma web está diseñada para pantallas con una resolución de 1280x768 pixeles o superior. El acceso es multiplataforma (desde entornos Windows, Linux y Mac). Se recomienda una conexión a internet estable. Cualquier inconsistencia en el funcionamiento de la plataforma, enviar un correo electrónico a la dirección plataformaweb@biolodos.com, siendo lo más específico posible (versión del Sistema Operativo, navegador utilizado, versión del navegador, mensajes de error, entre otros). 20