Manual de Usuario. Central de Información. Usuarios CI

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1 de Usuario Central de Información Usuarios CI

2 Identificación del documento Código del documento Nombre del documento Tipo documento: Finalidad: FOR030-MUS-CI Usuarios CI v1.1.docx Manual para usuarios Externo Manual de Usuario Central de Información Información del documento Preparado por: Consultores UTE Central de Información Fecha de entrega: Validado por I.G. Fecha de revisión: Firma: Fecha de validación: Control de Cambios Versión Fecha Descripción del Cambio /04/2017 Se añade el punto 1.1 Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias /05/2017 Se actualiza el punto 3 con motivo del mantis Página 2 de 23

3 Índice 1. Acceso y presentación de la Plataforma Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias URL de Acceso Único a Central de Información Acceso Inicial: Usuario Panel de Acciones usuario Detalles del ente Documentación Subir un fichero de documentación Tareas y Avisos Flujo de tareas Carga de datos de fichas por fichero o formulario Carga de datos con fichero plano Carga de datos con formulario de entrada de datos Validación de datos Envío de datos Filtrado de tareas de la bandeja de entrada Rechazo de datos Estado de la Información Visualización de informes Página 3 de 23

4 1. Acceso y presentación de la Plataforma 1.1. Acceso a través de la VPN del Gobierno de Canarias Para poder acceder a la plataforma de la Central de Información, se necesario estar conectado a la red del Gobierno de Canarias previamente. Para ello, es necesario haber tramitado el Certificado correspondiente a través de Cibercentro. En caso de problemas o dudas con el certificado, los datos de contacto son cibercentro@gobiernodecanarias.org ó teléfono Seguiremos los siguientes pasos para conectarnos a la red: 1. Abrimos la aplicación de VPN que tengamos instalada en nuestro ordenador. En este caso, utilizaremos la Cisco Annyconnect Secure Mobility Client. La ruta para conectarse es vpn.gobiernodecanarias.org y pulsamos Connect. 2. Seleccionamos el certificado correspondiente y pulsamos Aceptar. En caso de que no aparezca el certificado con su nombre de usuario, contacte con su informático para que revise la configuración de los certificados instalados. Página 4 de 23

5 3. Introducimos usuario y contraseña. 4. Finalmente, el cliente de vpn se conectará a la red de gobierno de canarias URL de Acceso Único a Central de Información El acceso a la plataforma Central de Información se realiza desde cualquier navegador a través de la siguiente URL: Se recomienda el uso de Internet Explorer o Mozilla Firefox. Una vez alcanzada esta dirección el sistema exige el acceso a través de un usuario nominal Acceso Inicial: Usuario. El acceso inicial se lleva a cabo a través del usuario asignado por los administradores. Página 5 de 23

6 Panel de Acciones usuario. Una vez superada la entrada, se encuentra el panel general de acciones para el usuario: Está compuesto por las siguientes funcionalidades: 1. Detalles del ente: información sobre el ente del usuario. Solo visible para usuarios de tipo Responsable 2. Documentación: acceso a la documentación no estructurada dispuesta en la plataforma por los entes. 3. Tareas y Avisos: bandeja de tareas sobre información estructurada externa que recae sobre el usuario. 4. Estado de la Información: consulta de histórico de información estructurada externa rendida en la Central de Información. A cada una de estas opciones se puede llegar desde los hipervínculos mostrados en este panel de acciones o desde la barra superior de botones. Página 6 de 23

7 2. Detalles del ente. Este apartado solo es accesible a usuarios con permisos de Responsable y permite ver y editar la información de entes vinculados con el usuario. Para modificar algún dato, es necesario pulsar sobre el botón Página 7 de 23

8 3. Documentación Al acceder a esta opción aparece un listado de carpetas autorizadas de entes de la Central de Información. A la derecha hay un panel de navegación de carpetas. Por debajo de cada ente hay una estructura de carpetas predefinida según el tipo de ente. Y en ellas se encontrarán ubicados los ficheros de documentación correspondiente. Los permisos para usuarios Responsables y Colaboradores son de Lectura y Escritura, por lo que podrán ver todos los documentos existentes en la Documentación del ente al que pertenezca y subir nuevos ficheros Subir un fichero de documentación. Una vez colocados en la carpeta correspondiente la subida de un fichero a la plataforma se realiza pulsando la opción de la barra Carpeta y a continuación Nuevo y Upload : Página 8 de 23

9 Aparece la posibilidad de selección de un fichero local en el ordenador que se activa a través del botón Examinar : Una vez indicado el documento a subir a la carpeta, se pulsa el botón Cargar. Cuando queramos finalizar se pulsa el botón Concluido y el sistema vuelve a la carpeta con los contenidos cargados. Página 9 de 23

10 4. Tareas y Avisos 4.1. Flujo de tareas INTERVENCIÓN GENERAL USUARIO CI Fichas CIMCA Rechazo Fichas PLANIFICACIÓN REENVÍO Cumplimentación de Fichas CIMCA (usuario responsable y colaborador) Validación Fichas Envío a IGAE ENVÍO Envío de Fichas CIMCA (usuario responsable) 4.2. Carga de datos de fichas por fichero o formulario Para poder rellenar las fichas, desde Intervención General deben haber realizado la planificación de fichas CIMCA correspondientes. Página 10 de 23

11 Accedemos al panel de Tareas y Avisos En esta pantalla se presenta un bloque de acción: Tareas: sirve para completar las fichas cimca que dependan del usuario y enviarlas. En esta pantalla, podemos observar si tenemos o no, tareas asignadas. En el cuadro de Tareas aparece en color rojo el número de tareas incompletas. Esto corresponde con el número de fichas que hay pendientes de completar y enviar. Para acceder a las mismas, es necesario pulsar sobre la opción apartado de Tareas. Entrar en el Página 11 de 23

12 Al acceder, se nos muestra un listado con las fichas planificadas y el estado actual de las mismas. A continuación explicamos el significado de cada columna: Tarea/Actividad: indica el estado de los datos. Puede ser uno de los siguientes valores: : Es el 1 er paso para completar una ficha. Significa que aún no se ha avanzado la ficha y está pendiente de seleccionar la forma de introducir los datos, si por formulario en pantalla o por un fichero externo. : Esta es una opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con la carga de un fichero externo pero que aún no se ha realizado dicha tarea. : Esta es otra opción del 2º paso. Significa que la ficha va a ser completada con el formulario por pantalla de la central pero los datos introducidos aún no han sido grabados : Es el tercer y último paso. Significa que la ficha ha sido completada (con fichero o formulario) y grabada en la central correctamente. Este es el estado en el que deben estar todas las fichas para poder enviarlas a Intervención General. Fecha de inicio: indica el día que se realizó la planificación. Nombre del proceso: código y nombre de la ficha CIMCA a rellenar. Nombre del ente: es el nombre del ente al que pertenece la ficha. Fecha de los datos: es el MES de referencia para los datos de la ficha. Aunque se muestre en formato dd/mm/aaaa, lo que interesa como referencia Página 12 de 23

13 es solo el mes que corresponde con el periodo de los datos que debemos rellenar. Fecha límite: último día para remitir la información. Para continuar con el proceso de completado de la ficha CIMCA, tenemos que pulsar sobre la Tarea/Actividad de la ficha que queramos abrir. Se abrirá una ventana totalmente nueva para realizar el proceso. En el cuadro de la izquierda, vemos el estado actual del proceso de la ficha. Conforme vayamos avanzando los diferentes pasos, éstos se marcarán con un icono en verde, tal y como se ve en la imagen contigua. La carga de datos se puede realizar de dos formas distintas: Carga de datos con fichero plano Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción Fichero plano siguiendo el formato definido por la Central de Información y pulsamos Página 13 de 23

14 Para poder realizar la carga de un fichero en el portal de la Central se recomienda seguir los siguientes pasos. 1. Completar la ficha que queramos cargar en el excel con formato oficial de IGAE de forma externa a la Central. 2. Seleccionar la opción de Guardar Como y elegir CSV. (delimitado por comas) (*.csv) Página 14 de 23

15 Este fichero será el que carguemos en la Central. Es posible que el excel muestre una ventana de advertencia si tiene varias pestaña, es necesario Aceptar. 3. Seleccionamos la 1ª opción y pulsamos 4. Seleccionamos el fichero CSV generado pulsando en Seleccionar archivo y lo cargamos pulsando. 5. Una vez se muestre el mensaje de éxito al cargar, para finalizar pulsamos en el botón Página 15 de 23

16 Antes de la carga, se ejecutarán las validaciones intraformularios. Si se superan las validaciones, se habrán cargado los datos del fichero CSV en la central. No es necesaria ninguna tarea adicional. Tras la carga de un fichero, es posible modificar los datos en pantalla pulsando el botón. No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana con la X de la ventana de windows Carga de datos con formulario de entrada de datos Para seleccionar esta opción, pulsamos sobre la opción Formulario de entrada de datos y pulsamos De esta forma se abre la ficha CIMCA con los campos a rellenar. En blanco se muestran los campos editables; los sombreados en azul claro son totales y subtotales que se calculan automáticamente con los datos introducidos en la ficha. Página 16 de 23

17 Existen varios botones en esta ventana que tienen distintas funcionalidades. Tal y como dice su nombre, volveríamos un paso atrás en el proceso actual. Si se ha precargado la ficha y se vuelve a acceder con la opción de Formulario de entrada de datos el sistema mostrará los mismos importes precargados previamente. Este botón graba la información por pantalla en caso de modificar algún dato de la precarga o de los campos vacíos. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios. las filas. Este botón sirve para actualizar las filas de totales con los importes de Este botón graba y cierra los campos modificables. Se entiende que es el último paso y que todos los datos en pantalla son los correctos según el usuario. En este momento se ejecutarán las validaciones intraformularios. Para finalizar, pulsamos el botón y el formulario resultaría asi. No existe un botón de salir o cerrar en la Central, directamente cerramos la ventana con la X de la ventana de windows. Página 17 de 23

18 Tras cerrar la ventana, volvemos al bloque de Tareas. Los procesos no se actualizan automáticamente y es necesario pulsar el botón de Estado antes de actualizar: Estado después de actualizar: 4.3. Validación de datos. Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea, podremos verificar la coherencia de los datos ejecutando las validaciones interformularios existentes. Para eso abrá que pulsar el botón situado en la parte inferior derecha. Esta acción provoca la ejecución de la validaciones que se mostrarán en una ventana en caso de éxito o de error. Página 18 de 23

19 4.4. Envío de datos. Una vez completadas todas las tareas y que el estado de todos los procesos sea, podremos remitir la información a Intevención general pulsando en el bóton El envío está permitido solo para usuarios de tipo RESPONSABLE. No es necesario marcar las fichas ya que el envío se realiza en bloque, es decir, se envían todas las fichas que se encuentran en ese momento visualizadas en la bandeja de entrada: Si tenemos que completar fichas de varios entes, es posible enviar las fichas por ente. Para ello será necesario agregar un filtro en el campo Nombre del ente. Aceptamos en la ventana de confirmación. Finalmente, el portal nos muestra una ventana con los mensajes de error, de advertencia o de éxito según corresponda. Página 19 de 23

20 Filtrado de tareas de la bandeja de entrada Se dispone únicamente de 3 ámbitos sobre los que se puede realizar filtrado de tareas en la bandeja de entrada. El filtrado es útil para reducir el número de tareas a mostrar en la tabla y para seleccionar el bloque de tareas a enviar a la Comunidad Autónoma. Los ámbitos de filtro son: Área: elemento que agrupa los formularios de la CI. Actualmente todos pertenecen al área CIMCA. Tiene un desplegable. Fecha de dato: se indicará fechas desde y hasta, si sólo se indica hasta, se seleccionarán las peticiones iguales o anteriores a esa fecha y a la inversa, si sólo se indica desde, se seleccionarán las áreas iguales o posteriores a esa fecha. Nombre del ente: para usuarios con acceso a más de un ente, pueden filtrar por los caracteres de su nombre. Una vez seleccionadas las opciones de filtro, se pulsa el botón Buscar. Para borrar todas las opciones de filtrado se selecciona el botón Limpiar. Para volver al listado inicial se pulsa el botón Reinicializar después de Limpiar Rechazo de datos Tras realizar el envío a la Intervención General, existe un proceso de Rechazo de las fichas. El motivo de dicho rechazo, se puede visualizar en el apartado Estado de la información (véase el punto 5 de este documento). Esto provoca que las fichas aparezcan nuevamente en el apartado de Tareas y avisos. Estas fichas vuelven con el estado Datos cargados Resumen Para modificar los datos, será necesario pulsar sobre la tarea y tras abrirse el formulario en una nueva ventana pulsar el botón para activar los campos. Página 20 de 23

21 5. Estado de la Información En esta sección se encuentran las peticiones solicitadas al Ente correspondiente, así como visualizar los datos enviados o autorizados en cada una de las peticiones Visualización de informes Una vez se accede al Estado de la información aparecerán todas las peticiones de información realizadas en los últimos dos meses y el estado en que se encuentran. Se podrá reducir el número de fichas que se muestran haciendo uso del siguiente filtro. En el encabezamiento se puede observar que se dispone nuevamente de los campos Buscar y En estos están disponibles para que de la misma manera que se utilizaron Página 21 de 23

22 anteriormente se puedan utilizar ahora para visualizar una petición de información en concreto. En el lado derecho del cuadro se muestra el estado en que está la petición que se desea consultar. Los Estados que pueden tener los formularios de un Ente son: Parametrizado: Si el usuario Administrador ha solicitado la información al Ente pero aún no le ha llegado la tarea al Ente con la petición (no se ha hecho aún la planificación) Planificado: Se ha solicitado la información por el Administrador y al Ente ya le ha llegado la tarea con la petición (se ha hecho la planificación) Consolidado: El Ente ha grabado y Enviado los datos del formulario. Rechazado: El usuario Administrador ha rechazado los datos del formulario enviado por el Ente, por tanto el Ente deberá de modificar los datos para volver a enviarlo. Los colores de los semáforos: Rojo: Si la tarea se realiza cuando se ha sobrepasado la fecha límite Verde: Cuando la tarea se ha realizado bastantes días antes de la fecha límite. Ámbar: Cuando la tarea se ha completado próxima la fecha límite. El último campo es un icono de texto amarillo que indica que la solicitud se ha rechazado en alguna ocasión. Si se pulsa en la solicitud, en la parte inferior de la pantalla aparecen los motivos de rechazo que ha habido sobre la misma: Para visualizar un informe, se selecciona el formulario a consultar se visualiza directamente: Página 22 de 23

23 O descargarlo a Excel seleccionado Página 23 de 23