Tutorial de la web para: Jefes de Reparto/ Departamento

Transcripción

1 Contrato de Suministro de uniformes para el personal de reparto a pie y motorizado Nº Expte.: VE Tutorial de la web para: Jefes de Reparto/ Departamento 1- INTRODUCCIÓN. 2- FUNCIONALIDADES. 2.1 Gestión Solicitud de Pedidos Ordinarios Como consultar o gestionar solicitudes de un Pedido Ordinario Que significado tiene los ESTADOS o situación de una dotación Cómo validar los datos de las tallas y prendas de un empleado. 2.2 Gestión Solicitud de Pedidos Extraordinarios. 2.3 Consulta de Pedidos Ordinarios y Extraordinarios. 2.4 Gestión de Empleados. 2.5 Solicitar Cambios. 2.6 Solicitar etiqueta L3 para recoger los cambios. 2.7 Registro o consulta de una incidencia. 3- INFORMES Y TUTORIALES 5 de mayo de 2016

2 1- INTRODUCCIÓN En este documento detallamos la funcionalidad que tiene en la web un usuario autorizado con el perfil de: JEFE DE REPARTO, OFICINA O DEPARTAMENTO. En principio, ha de saber que va a tener acceso a los datos de los empleados de la oficina técnica a la que se le haya dado autorización. Para entrar en la web debe introducir la palabra correos. y a continuación junto a la palabra su número Usuario C0,, por ejemplo; correos.c después deberá introducir su contraseña la cual, el propio sistema le obligará a cambiar en su primera entrada para su seguridad. Una vez realice su entrada en la aplicación Ud. podrá iniciarse en la WEB a través de sus diversas funcionalidades: Imagen nº1 [Pág. 2 de 16]

3 2- FUNCIONALIDADES La aplicación le permite realizar las operativas que a continuación iremos describiendo, limitado a su ámbito geográfico y su perfil de autorización en la WEB. 2.1 Gestión Solicitud de Pedidos Ordinarios Un pedido Ordinario se refiere a la entrega general única anual de invierno o verano, según cada año PRENDAS DOTACIÓN DE IVIERNO Camisa 3 3 Pantalón 1 1 Jersey 1 Anorak 1 Cubrepantalón 1 Calzado ( según categoría) 1 1 Corbata o pañuelo 1 1 PRENDAS DOTACIÓN DE VERANO Camisa o polo 3 3 Pantalón o bermuda 1 1 Chaleco multibolsillos 1 1 Calzado ( según categoría) Como consultar o gestionar solicitudes de un Pedido Ordinario Antes de realizar la entrega general única de cada año, la web estará abierta previamente durante un periodo de verificación de dos meses, del cual serán Uds previamente avisados; Invierno: deberán ser validados aproximadamente en los meses de abril y mayo, para que los mismos, empiecen a ser entregados en sus destinos a partir del mes de septiembre. Verano: igualmente estos deberán ser validados durante los meses de enero y febrero aproximadamente, para que los mismos, sean entregados en sus destinos en mayo. [Pág. 3 de 16]

4 Durante estos dos períodos de tiempo deben realizar las siguientes acciones: - Validar o cambiar las tallas u opciones de prendas a elegir de los empleados registrados en su oficina. - Validar, rechazar o cambiar los datos personales de los empleados registrados en su oficina. - Solicitar el alta o dar de baja a un empleado de su oficina. Para realizar esta acción desde la pantalla inicial una vez accedida a la web pulse sobre y entrará en la siguiente pantalla, en la cual podrá o indicar el número de IDENTIFICACIÓN incluyendo el DNI del empleado que busca Imagen nº 2 Una vez filtrada la búsqueda encontraremos en la pantalla siguiente, donde están relacionados todos y cada uno de los empleados adscritos a su oficina y el Estado en el que puede estar la solicitud del pedido del uniforme. [Pág. 4 de 16]

5 Imagen nº Que significado tiene los ESTADOS o situación de una dotación Para que la solicitud de pedido de un empleado llegue a su destino, debe estar en Estado Supervisado o en trámite previo a esta situación antes ha pasado por: No creada: cuando no se dispone de las tallas de un empleado Ud. debe cumplimentar entrando a través de la pestaña Pendiente: que aun no ha sido confirmada, es importante que a los empleados de su oficina los valide sus datos y los puede esto último si tiene la seguridad de que ese empleado al que deniega, no está en su oficina y por consiguiente, confirma que no hay que enviarle el uniforme. Solicitada y/o Denegada en el primer caso, simplemente se ha solicitado y debe ser Confirmada y cuando se ha denegado se debe tener en cuenta que ese empleado no va a recibir su dotación de no volverlo a admitir y Confirmar, por el Jefe de Sector o Delegación. Confirmada: según el perfil de la WEB primero confirma el Jefe de Oficina, después el Jefe de Sector o Delegación a continuación, el Jefe de Zona y por último, el Jefe de Contrato. o [Pág. 5 de 16]

6 No es estrictamente necesario que sea validado por todos y cada uno de los jefes relacionados en el párrafo anterior, pero si es deseable y evitará muchas incidencias, que sean previamente validadas por los Jefes de Oficina y Sector, antes de que sea confirmada las dotaciones por el Jefe de Zona y de Contrato que en estos si, lo tienen que autorizar Cómo validar los datos de las tallas y prendas de un empleado. - De Forma colectiva marcando en el imput se marcan todos lo empleados directamente y puede confirmarlos. - De Forma individual es mucho más aconsejable verificar que todos y cada uno de los empleados asignados son correctos, por este motivo, la WEB le permite cambiar alguna talla o prenda, si su compañero lo solicita. Para ello, debe señalar a la izquierda el empleado sobre el que va a verificar y pulsar en para entrar en la siguiente pantalla. Imagen nº 4 Desde aquí, puede ver todos los datos personales y la dotación general ordinaria correspondiente a la temporada en curso del empleado escogido (en imagen pueden ver la de 2013) y puede cambiar si se lo han solicitado, la elección de prendas opcionales de las prenda que lo permitan. [Pág. 6 de 16]

7 Si desconoce la talla que utilizan y desea calcularla con las medidas antropométricas de la persona, debe señalar las prendas que quiere calcular y pulsar el botón de, saldrá una nueva pantalla, donde deberá incluir sus medidas según las instrucciones que se dan, finalmente pulse el botón de Imagen nº 5 Si necesita o quiere entregarle un formulario de solicitud a su compañero para que lo cumplimente manualmente, debe marcar sobre encontrará Fichas para que puedan imprimirlas y cumplimentar el propio interesado, para posteriormente incluir los datos en la WEB. Por último y muy importante, tanto si son varias personas a la vez o individualmente, no se olvide debe o las dotaciones de esas personas. y [Pág. 7 de 16]

8 Imagen nº Gestión Solicitud de Pedidos Extraordinarios. Una solicitud de pedido extraordinario se puede realizar durante todo el año y se gestionarán por su Dirección, de manera agrupada cada 45 días, estas solicitudes se pueden utilizar para las siguientes situaciones: - Necesidad de reposición de alguna prenda por el deterioro, rotura u otra incidencia que sea justificable ante su Dirección y esta se lo autorice. - Persona de nueva incorporación. En cualquiera de las dos situaciones, El Corte Inglés no las tratará y por tanto no se enviarán hasta que no estén confirmadas por el Jefe de Zona y de Contrato, es decir, que aparte de solicitarlas incorporando los datos en la WEB, deberán siempre justificarlas y comunicar al Jefe de Zona de la manera que proceda internamente por la Dirección de Correos, para que esta las autorice. El procedimiento en la WEB para solicitar un pedido extraordinario es muy similar al las dotaciones ordinarias, debe empezar desde la Imagen nº1 por pulsar en NUEVO PEDIDO e incluir en la siguientes pantallas, el DNI para COMPROBAR si la persona está o no registrada en la base de datos. [Pág. 8 de 16]

9 Imagen nº 7 Imagen nº 8 A continuación se encontrará con esta página donde podrá marcar las prendas, unidades y tallas que va a solicitar y una vez terminada pulsar en [Pág. 9 de 16]

10 Imagen nº 9 La WEB le pedirá que confirme la solicitud realizada con los todos los datos resumidos y en ese momento puede y corregir algún dato, o y que siga el trámite para que le llegue las prendas. Imagen nº 10 [Pág. 10 de 16]

11 2.3 Consulta de Pedidos Ordinarios y Extraordinarios Una vez que la solicitud de pedido ha sido Supervisada y aparece con el estado en Trámite pude empezar a entrar desde la página principal Imagen nº 1 Desde esta acción puede ver en que situación o están los pedidos en firme de su oficina, aquí viene al detalle por persona y prenda, podrá comprobar si esta en trámite, en fabricación, servido, si ha solicitado un cambio/devolución o si se ha tramitado o servido dicho cambio, en cualquiera de las situaciones anteriores, la información ira acompañada con la fecha de la última gestión realizada. Imagen nº 11 [Pág. 11 de 16]

12 2.4 Gestión de Empleados Para entrar en esta opción de menú debe partir desde la página principal y marcar sobre Imagen nº 12 Las acciones que puede realizar aquí son básicamente: Informar si el empleado tiene alguna ALERGIA sobre alguna prenda que este en contacto directo con la piel. CAMBIAR ESTADO: o situación laboral - Activo implica que en el momento actual esta trabajando y hay que enviarle cuando corresponda su uniforme - Baja esta situación esta reservada para personas que ya no trabajan ni van a reincorporarse en la plantilla, por lo que no corresponde enviarle ningún uniforme. - Baja Temporal todas aquellas personas que puede que causen baja de manera prolongada pero temporalmente y no proceda enviar uniforme hasta su reingreso y cambio de estado a Activo. EDITAR: sobre esta acción puede corregir porque vea algún error en lo datos personales, como el nombre y apellidos, o para cambiar el CARGO de personal de A PIE a MOTORISTA. [Pág. 12 de 16]

13 Si lo que necesita es cambiar los datos del Destino le informamos que como su perfil, esta limitado por la zona geográfica, debe pedírselo a su Jefe de Sector o Provincial o de Zona. Imagen nº Solicitar Cambios Sobre la funcionalidad de este menú, debemos indicarle que en la WEB hemos incluido un TUTORIAL especifico y común para todos los perfiles de usuario. De manera general decir que los requisitos básicos para solicitar cambios son: - Solo se admiten devolución de prendas iguales para cambiar de talla y del contrato actual con el Corte Inglés. - Solo se realizan los cambios que se soliciten a través de la WEB y cuyo proceso se explica en el TUTORIAL CAMBIOS - No se admiten devoluciones de prendas usadas y hay un plazo máximo para solicitarlas de 45 días, desde que se entregan las prendas en la oficina de destino. [Pág. 13 de 16]

14 - Solo el jefe de la oficina puede solicitar los cambios y debe ser por empleado, acompañados de toda la documentación que se requiere e indica en el mencionado TUTORIAL. 2.6 Solicitar etiqueta L3 para recoger los cambios Les informamos que fruto del acuerdo comercial subscrito entre Correos y El Corte Inglés, todas las entregas y recogidas de paquetería se va a realizar con los medios de Correos Logística Ventas Paquetería. El Jefe de Oficina, solicitará a través de la web la etiqueta L3 enviar a El Corte Inglés las prendas ; para Es muy importante que cumplimente el formulario de la web, e indiquen; la dirección de correo electrónico de su unidad o del responsable el Nº de bultos, y el Nº total de Cambios. El Corte Ingles, cuando reciba este , responderá al mismo correo que Uds. nos hayan indicado con el Numero de L3. Una vez recibida la mercancía y comprobado que el contenido del paquete es correcto se procederá al envío de los cambios solicitados. 2.7 Registro o consulta de una incidencia. Si ha recibido una dotación incompleta o alguna prenda esta defectuosa debe indicárnoslo a través de esta función indicando. y siguiendo los pasos que la WEB le ira registrando una Imagen nº 14 [Pág. 14 de 16]

15 Para registrar la incidencia debe cumplimentar con los siguiente datos: Número: indicar el DNI del empleado afectado. Titulo: una breve descripción de lo sucedido por ejemplo falta camisa. Tipo: la aplicación le obliga a elegir entre varias opciones. Descripción: de forma breve un detalle de los sucedido. Artículos relacionados: Indíquenos en este espacio sobre que prendas tiene la incidencia. El resto de campos, en El Corte Ingles los iremos cumplimentando según se vaya avanzando en la solución y desde la misma pantalla de inicio de INCIDENCIAS, podrá consultar la situación de su reclamación, la puede encontrar cumplimentando los diferentes campos habilitados para su filtro. [Pág. 15 de 16]

16 3- INFORMES Y TUTORIALES En este campo de la WEB Ud. puede realizar consultas en INFORMES para conocer la red de oficinas técnicas registradas o consultas de CALENDARIO, para ver las fechas y plazos tipificados de las entregas anuales o para solicitar cambios, y por último, pude consultar y bajarse e imprimir los TUTORIALES y conocer los procesos de cada una de las gestiones que correos.uniforeci.es le permite hacer. Ponemos también a su servicio el servicio de call-center y una dirección de correo electrónico; Tl: division_empresasl@elcorteingles.es Madrid 5 de mayo de 2016 [Pág. 16 de 16]