PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO Y MATRICULACIÓN DE ESTUDIANTES DE LOS CENTROS

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO Y MATRICULACIÓN DE ESTUDIANTES DE LOS CONTROL DE MODIFICACIONES Edición Fecha Aptdo. Descripción de la Modificación 1 Nov-2011 Todos Edición inicial. Diseño certificado. 2 Dic-2015 Todos Edición revisada y actualizada. 3 Mar A Modificación de PAU por EvAU Revisado por: Aprobado por: Servicio de Calidad Docente Rector/ -a Universidad Rey Juan Carlos Página 1 de 12

2 OBJETO El objeto del presente procedimiento es establecer la sistemática a aplicar en el acceso y matriculación de estudiantes, de forma general para todos los Centros de la Universidad Rey Juan Carlos. En el caso de que las titulaciones tengan una prueba de acceso especial, se elaborará un procedimiento específico. Máximo - Vicerrectorado competente en materia de Estudiantes - Vicerrectorado competente en materia de estudios de Postgrado FICHA DE PROCESO ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para el acceso y matriculación de estudiantes, de forma general para todos los centros y titulaciones de la Universidad Rey Juan Carlos. RESPONSABILIDADES Puntuales - Comisión Organizadora de las pruebas de acceso de la Universidad - Centros - Responsables del Título. - Comisiones Evaluadoras / Tribunales para las Pruebas de mayores de 25, 40 y 45 años - Servicio de Gestión Académica de Estudiantes - Servicio de pruebas de acceso, títulos y becas - Comisiones Académicas de los programas de Doctorado. - Universidad Complutense SALIDAS/ RESULTADO DEL PROCESO DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 1. Manual y Procedimientos del SIGC 2. Relación de anexos del SIGC 3. Legislación vigente identificada en el Espacio Madrileño de Educación Superior en la CAM ( 4. Normativa interna presente en la web de la Universidad Rey Juan Carlos (Sección Universidad/Subapartado Organización). - Actas de constitución de Tribunal organizador 5. Programa AUDIT - Listado de estudiantes con firma de responsable 6. Criterios y directrices para la Garantía de - Exámenes de acceso Calidad en el Espacio Europeo de Educación - Preinscripciones Superior. - Informes anuales de resultado de matriculación 7. Libros Blancos de las titulaciones 8. Manual organizativo de las pruebas para ponentes y vocales correctores 9. Protocolos de actuación 10. Documento informativo de las actuaciones correspondientes a cada prueba 11. Plan de comunicación interna y externa PROVEEDORES GRUPOS DE INTERÉS 1. Estudiantes. 2. Personal Docente e Investigador (PDI) Personal de Administración y Servicios (PAS). 4. Sociedad en general (empresas, administraciones e instituciones) INDICADORES Anexo A01: Relación de Indicadores del SIGC Universidad Rey Juan Carlos Página 2 de 12

3 DEFINICIONES Términos: Selección, Admisión, Matrícula, Pruebas de Acceso a la Universidad Definidos en el AnexoA02: Glosario de términos del SIGC. REGISTROS Actas de constitución de Tribunal organizador Responsable Lugar archivo Papel / Informático Tiempo archivo 5 años DESARROLLO PROGRAMAS DE GRADO 1 1. A Realización de Pruebas de Acceso: Realización de las pruebas de acceso: EvAU y pruebas de acceso para mayores de 25, 40 y 45 años El Vicerrectorado competente en materia de Estudiantes, a través del Servicio de Pruebas de Acceso, Títulos y Becas, informa a los Centros de Educación Secundaria adscritos a la Universidad sobre la estructura y organización de las pruebas de acceso. Esta información procede de las Comisiones Organizadoras, de las que la Universidad Rey Juan Carlos forma parte, y propone especialistas para las materias objeto de las pruebas. Elaboración de las pruebas EvAU (Para Bachillerato y FP) Para la preparación de los ejercicios con las mayores garantías, se cuenta con las comisiones de materia, formadas por ocho especialistas por cada una de las materias (un especialista por cada Universidad pública de Madrid y dos especialistas de enseñanza secundaria). La comisión organizadora designa, para las respectivas materias, a quiénes deben ostentar el cargo de presidente de la comisión de materia durante cada curso. Asimismo, se establecen las instrucciones orientadas a que puedan definirse los ámbitos sobre los que versará la prueba, que se realice una prueba ajustada al currículo del Bachillerato, que se garantice una corrección homogénea, que sea real el principio de igualdad de oportunidades y, especialmente, que se eviten errores en los enunciados de la prueba. La Comisión Organizadora de las pruebas fija los días de matrícula, establece las fechas de celebración de las pruebas, los criterios de selección que aplicarán los tribunales y las fechas y condiciones para la reclamación de las calificaciones. El Vicerrectorado competente en materia de Estudiantes aprueba la planificación sobre la información, organización y gestión de las pruebas de acceso a la Universidad elaboradas por el Servicio de Pruebas de Acceso, Títulos y Becas. El Servicio de Pruebas de Acceso, Títulos y Becas se encarga de enviar al Vicerrectorado competente en materia de Ordenación Académica, la publicación de las convocatorias de selectividad y pruebas de acceso en la página web de la Universidad Rey Juan Carlos. Desde el Vicerrectorado competente en materia de Estudiantes se facilita a través de la web el calendario, la estructura, impresos de solicitud y reclamaciones, modelos de exámenes de años anteriores, así como toda la información que considere de interés sobre el desarrollo de las pruebas. Universidad Rey Juan Carlos Página 3 de 12

4 La organización para presentarse a las pruebas de acceso a la Universidad se realiza en el Servicio de Pruebas de Acceso, Títulos y Becas. Este mismo servicio organiza la matrícula y sirve de apoyo a los Tribunales de Selección en todo el proceso. Tribunales de Evaluación En colaboración con el Servicio de Pruebas de Acceso, Títulos y Becas, los profesores pertenecientes a los cuerpos docentes de la URJC participan en el proceso, presentando las solicitudes para intervenir como miembros en los Tribunales calificadores que juzgarán las pruebas. Se constituye el tribunal y se genera un acta de constitución de tribunal. Las actas las custodia la Universidad Complutense. En cada examen, cada responsable de aula, posee el listado de estudiantes con la firma del responsable. Por normativa de la Comunidad de Madrid se archivan durante un año y luego se destruyen. Evaluación: Los exámenes son corregidos por los especialistas y las notas se cargan a través de la aplicación Universitas XXI. Se genera un certificado de nota de resultados de la prueba de acceso. Estos certificados se entregan a los centros de educación secundaria, a cambio de un recibí. 1.B 1.C Para mayores de 25 y 45 Existe una comisión organizadora de la Comunidad de Madrid para mayores de 25 y 45 años que fija un intervalo de fechas para hacer las pruebas. Se hacen las pruebas en función del Curriculum que la Comunidad de Madrid publica sobre las asignaturas que se van a evaluar. Cada Universidad realiza su propio examen y crea su propio tribunal. Características del proceso en la URJC: Se emplea la misma aplicación para el reparto de las aulas y los recursos para la realización de las pruebas. La matrícula la gestiona la Universidad en la aplicación. Se leen con pistola igual que los exámenes. La comisión evaluadora realiza un seguimiento para evaluar si las pruebas se han desarrollado correctamente y si hay incidencias. Características de la prueba para mayores de 40 años Las personas mayores de 40 años, podrán acceder a las enseñanzas universitarias oficiales de Grado mediante la superación de una entrevista personal acreditando una determinada experiencia laboral y profesional en relación con la titulación. Una vez finalizado el plazo de presentación de solicitudes de inscripción se remitirán a las distintas Comisiones Evaluadoras y se publicará en la página web de la Universidad, en el apartado de Pruebas de Acceso para mayores de 40, la relación de solicitantes admitidos y excluidos en el procedimiento de acceso, con especificación de las causas de exclusión. Posteriormente será la Comisión Evaluadora la que convoque a los candidatos para la realización de la entrevista. Se considerará que el candidato ha superado el acceso por esta vía cuando obtenga una calificación igual o superior a cinco puntos como resultado de la misma, lo cual no garantiza la obtención de plaza en la titulación elegida, ya que es un proceso de concurrencia competitiva. 1.D Mayores de 45: examen y entrevista. Los exámenes y fechas dependen de la universidad. Las pruebas se gestionan a nivel interno por la Universidad, en base a la normativa de la Comisión Organizadora de la Comunidad de Madrid. Universidad Rey Juan Carlos Página 4 de 12

5 2 Selección y Admisión en Títulos de Grado. Finalizadas las pruebas, los estudiantes, a través de Internet o consultando los tablones de anuncios en los que se publican las notas, conocen la calificación obtenida en los exámenes, la información correspondiente para la reclamación, en su caso, y el calendario de preinscripción de la Universidad. Todos los estudiantes, una vez realizadas las pruebas de acceso (independientemente de la forma de acceso), reciben la tarjeta con las calificaciones. La Universidad Complutense de Madrid es la institución encargada de centralizar todos los datos de las preinscripciones y asignar las plazas a los estudiantes según los criterios de adjudicación establecidos. Los estudiantes que hayan superado las pruebas y aquellos que cumplan los requisitos para ello y deseen iniciar estudios en la Universidad Rey Juan Carlos (sin estar incluidos en excepciones por otros modos de acceso como traslado de expedientes, homologación de títulos extranjeros, etc.), están sujetos al procedimiento general de preinscripción del Distrito Único. Los estudiantes acceden al sistema para comprobar si han sido admitidos y proceder a la matriculación. Los estudiantes que hayan superado la evaluación final de Bachillerato para el acceso a la Universidad, y desde el curso académico también los estudiantes mayores de 25 años, que reúnan los requisitos legales y deseen iniciar estudios puedan solicitar plaza en la Universidad en la que estén interesados, independientemente de su lugar de residencia o de la universidad española donde hayan realizado las pruebas de acceso. Los estudiantes que hayan realizado las pruebas de acceso para mayores de 40 y de 45 años y las hayan superado, sólo podrán optar a plaza en aquella universidad en la que hayan realizado la prueba. 3 Matriculación en Títulos de Grado: El Servicio de Gestión Académica y Estudiantes introduce los planes de estudios y oferta del curso académico en el sistema informático, facilitado por Ordenación Académica. Posteriormente, se realiza la distribución del curso por grupos (carga de grupos y cupos por asignatura). Durante la matriculación, vía on-line, se revisa el proceso, comprobando que cumpla con Normativa propia de matrícula. Con el fin de agilizar la matriculación, la Universidad organiza el proceso de matriculación por titulación y fecha. El Vicerrectorado competente en materia de Estudiantes, una vez finalizada la matrícula de los estudiantes, analiza los resultados por titulación. Universidad Rey Juan Carlos Página 5 de 12

6 DESARROLLO DE MASTERES UNIVERSITARIOS 1 Gestión de Pruebas de Acceso para Másteres Universitarios Para acceder a los Másteres Universitarios será necesario que los estudiantes que soliciten la admisión cumplan los requisitos de acceso establecidos en la legislación vigente. No obstante, la admisión a determinados Másteres Universitarios incluirá una prueba de admisión específica, según se indica en la memoria de verificación. 2 Solicitud y Admisión en Títulos de Máster Universitario Para el proceso de admisión en los Másteres Universitarios el Vicerrectorado competente en materia de postgrado establece un periodo de solicitud ordinario para las preinscripciones. Si quedan plazas vacantes se abrirá otro periodo extraordinario. Para la preinscripción se pone en marcha, en los periodos establecidos, una aplicación telemática, a través de la cual los estudiantes pueden realizar su solicitud. El estudiante accederá a esta aplicación de preinscripción y realizará la solicitud de admisión en el Máster o Másteres que desee, hasta un máximo de tres. Tendrá que cumplimentar sus datos personales, sus datos de acceso y adjuntar la documentación requerida: documentación que acredite los requisitos de acceso y documentación complementaria que pudiera ser requerida para algunos másteres, según indique la memoria de verificación. Una vez que ha realizado la solicitud, el estudiante recibirá un correo electrónico con la confirmación de la preinscripción. También recibirá un correo electrónico facilitándole las claves de acceso provisionales (en el caso de que no tenga ya la clave de dominio único de la universidad). A su vez, los responsables de cada Máster Universitario recibirán un correo electrónico en el que se informa de la nueva solicitud de admisión recibida, para que pueda comprobar la misma, y la documentación aportada por el estudiante solicitante a través de la aplicación. Los Responsables del Título, una vez finalizado el periodo de preinscripción, tendrán que fijar una fecha para la Prueba de Selección, en el caso en que se indique en la memoria de verificación e informarán de la fecha y lugar de la prueba a través de la aplicación. Una vez finalizado el periodo de preinscripción, y realizada la prueba de selección, el Responsable del Título tendrá que calificar las solicitudes de preinscripción, y admitir o denegar a los estudiantes según el caso. Esta lista se publicará en la aplicación telemática. En la convocatoria de septiembre, se pondrá en marcha de nuevo la aplicación telemática para realizar la solicitud de preinscripción en aquellos másteres en los que hayan quedado plazas vacantes. Universidad Rey Juan Carlos Página 6 de 12

7 3 Matriculación en Títulos de Máster Universitario La matrícula de másteres la realizan los estudiantes a través de la aplicación telemática. Se establecen dos periodos de automatrícula, uno ordinario para todos los estudiantes y otro extraordinario para aquellos Másteres en los que hubiera quedado plaza vacante. El Servicio de Postgrado introduce los Planes de Estudios de los Másteres Universitario en el sistema informático. Durante la matriculación, vía on-line, se revisa el proceso, comprobando que cumpla con Normativa propia de matrícula. Los estudiantes en los Másteres Universitarios acceden, en el periodo establecido para la matrícula, a la aplicación telemática con sus claves provisionales, o de dominio único si ya han sido estudiantes de la Universidad Rey Juan Carlos. Una vez ha finalizado el proceso de matriculación, el sistema muestra un resumen de su matrícula para su validación o su modificación. Finalizada la matrícula, el estudiante de nuevo ingreso recibe las claves definitivas (dominio único) para poder acceder a todos los servicios telemáticos de la universidad Rey Juan Carlos. Los Responsables del Título informan a los estudiantes del comienzo de las clases y de los horarios, a través de la página Web, de cada uno de los Másteres Universitarios. Una vez finalizado cada uno de los periodos de matrícula, tanto en la convocatoria ordinaria como en la convocatoria de extraordinaria, se realiza un estudio de los datos de matrícula de cada uno de los Títulos de Máster Universitario. Universidad Rey Juan Carlos Página 7 de 12

8 DESARROLLO DE PROGRAMAS DE DOCTORADO 1 Acceso en los Programas de Doctorado en la EID La Escuela Internacional de Doctorado a través de su Comité de Dirección determina las fechas de preinscripción. Los requisitos de acceso a los estudios de doctorado están regulados por ley y reflejados en la normativa reguladora de los estudios de doctorado de la Universidad Rey Juan Carlos. No existen pruebas de acceso a los estudios de doctorado. 2 Selección y Admisión en los Estudios de Doctorado La solicitud de preinscripción se realiza a través de una aplicación informática. Se acompaña de la documentación acreditativa de los requisitos de acceso y en su caso documentos necesarios para la baremación de las solicitudes de acuerdo con los criterios de admisión fijados para cada programa y publicados en la página web de la universidad. En el caso de ser estudiante con titulación extranjera, deberá además, acreditar, mediante un certificado, que los estudios realizados dan acceso a los estudios oficiales de doctorado en su país de origen. Toda la documentación aportada debe estar legalizada conforme a la legislación española y traducida por traductor oficial. Las Comisiones Académicas evalúan las solicitudes de acuerdo con los criterios establecidos en su programa de doctorado y generan un listado de admitidos. Los Coordinadores de los programas aceptan, a través de la aplicación informática, las solicitudes de los candidatos seleccionados y automáticamente se emite un correo con la comunicación de admisión a los solicitantes. Los aspirantes admitidos presentan, durante el plazo establecido, la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos de acceso, que se ha hecho constar anteriormente, en los registros de la Universidad Rey Juan Carlos. Cualquier reclamación contra la no admisión se puede presentar al Comité de Dirección de la Escuela Internacional de Doctorado, con un escrito justificativo presentado a través del Registro de la URJC. El Comité de Dirección resuelve las reclamaciones. 3 Matriculación en los Estudios de Doctorado La Escuela Internacional de Doctorado introduce los planes de los distintos programas de doctorado y la oferta del curso académico en el sistema informático. La matriculación la efectúa el propio estudiante a través de una aplicación on-line alojada en la página web de la universidad. Durante la matriculación se revisa el proceso, comprobando que cumpla con la Normativa propia. La Escuela Internacional de Doctorado, una vez finalizada la matrícula de los estudiantes, realiza un estudio de los datos de matrícula con los resultados obtenidos por programas de doctorado. Universidad Rey Juan Carlos Página 8 de 12

9 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: MEDIDA, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA La recogida, análisis de información, participación de los grupos de interés, revisión y mejora, se llevará a cabo según el procedimiento descrito en PM01: Medición, Análisis y Mejora Continua con las particularidades y apoyo documental (Anexos y formatos asociados), especificados en este procedimiento. GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión de la documentación y anexos generados del presente procedimiento se llevará a cabo según las indicaciones del Procedimiento PT01: Gestión y control de los documentos y registros. Universidad Rey Juan Carlos Página 9 de 12

10 Diagrama de Proceso PROGRAMAS DE GRADO FASE VICERRECTORADO MATERIA DE ESTUDIANTES DE GRADO SERVICIO DE PRUEBAS DE ACCESO COMISIÓN ORGANIZADORA DE PRUEBAS DE ACCESO ESTUDIANTE UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRD SERVICIO DE GESTIÓN ACADÉMICA REGISTROS 1 Realización de pruebas de acceso: -PAU y Mayores de 25, 40 y 45. -Mayores de 25 y 45. -Mayores de 45. -Mayores de 40. Actas de constitución de tribunal Listado de estudiantes con firma de responsable Examen de acceso Publicar calificaciones Calificaciones 2 Realizar la Preinscripción Preinscripciones Gestionar las Preinscripciones 3 Realizar matriculación Online Gestionar las tareas de matriculación Matriculas formalizadas Realización del Informe final de resultados Informe anual de resultados de matriculación Universidad Rey Juan Carlos Página 10 de 12

11 PROGRAMAS DE MASTER FASE CENTRO ESTUDIANTE RESPONSABLE DEL TÍTULO REGISTROS 1 Realización de Pruebas de Acceso Realizar la preinscripción a través de la aplicación informática Confirmación de preinscripción Realización de Pruebas de acceso (si procede) y/o baremación de solicitud 2 Preinscripciones No Aprobado? Si Realización de la matrícula (convocatoria ordinaria y extraordinaria) 3 Informa a los estudiantes a través de la web del Programa de Master, horarios... Realización de estudio de datos de matrícula Matriculas formalizadas Información sobre resultados de matriculación Universidad Rey Juan Carlos Página 11 de 12

12 PROGRAMAS DE DOCTORADO FASE COMITÉ DE DIRECCIÓN DE LA EID ESTUDIANTE COMISIÓN ACADÉMICA REGISTROS 1 Gestión de pruebas de acceso Realizar la preinscripción a través de la aplicación informática Confirmación de preinscripción 2 Realización de Pruebas de acceso (si procede) y/o baremación de solicitud Documentación para la preinscripción: expediente académico, C.V... No Aprobado? Si 3 Realización de la matrícula a través de aplicación informática Informa a los estudiantes a través de la web del Programa de Master, horarios... Matriculas formalizadas Realización de estudio de datos de matrícula Información sobre resultados de matriculación Universidad Rey Juan Carlos Página 12 de 12