Manual del servicio de Webmail de Correo Multidominio

Transcripción

1 Página: 1-41 Manual del servicio de Webmail de Correo

2 Página: 2-41 CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha Descripción / Comentarios de Julio de 2014 Versión Inicial de febrero de 2015 Se añade la configuración para añadir un buzón compartido de Marzo 2015 Se añade la configuración de disponibilidad temporal de Mayo 2015 Se añade el punto de filtros

3 Página: 3-41 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. CORREO 3. LIBRETA DE DIRECCIONES 4. AGENDA 5. BUZONES COMPARTIDOS 6. DISPONIBILIDAD TEMPORAL 7. FILTROS

4 Página: INTRODUCCIÓN Para poder utilizar todas las funcionalidades del servicio de Webmail de es necesario disponer de un navegador con soporte JavaScript y formularios en cascada. Muchos navegadores web modernos tienen estas características (por ejemplo Firefox e Internet Explorer). URL del servicio: En la pantalla de entrada solicita los datos de acceso: nombre de usuario (dirección de correo electrónico completa) y contraseña de correo.

5 Página: 5-41 Mostrará la siguiente página: En la página de inicio se muestran dos elementos: Barra de elementos de Webmail en la parte superior. Permite acceder a los distintos componentes como correo, tareas, calendario, etc. Botón Añadir Contenido. Posibilita añadir a la página principal el resumen de los elementos preferidos de Webmail. Para introducir un favorito a nuestra página de inicio, hacemos clic en y nos mostrará lo siguiente: El listado muestra las opciones disponibles. Por cada elemento clicamos en Añadir y con las flechas se posibilita ubicarlo.

6 Página: 6-41 Menú superior de Navegación: El menú de navegación se muestra en todas las aplicaciones de Webmail. Correo. Aplicación principal para el envío y recepción de correo, así como para el uso de filtros. Agenda. Permite la gestión de calendarios, creación de nuevos calendarios, citas y eventos. Mediante protocolo CALDAV o ICS se puede realizar la suscripción a los calendarios. Direcciones. Proporciona una gestión completa de contactos y libretas. Permite la suscripción mediante CARDAV. Tareas. Mediante el interfaz se pueden gestionar las tareas. Al igual que Agenda y Direcciones existe la posibilidad de suscribirse a ellas desde una aplicación externa. Notas. Aplicación de bloc de notas, permite tomar apuntes y dejarlos almacenados en el Webmail. Opciones. Permite establecer las preferencias para adecuar el comportamiento o la vista de la aplicación a sus necesidades.

7 Página: CORREO La aplicación de correo electrónico nos permitirá realizar las mismas operaciones que cualquier otro cliente de correo pesado: lectura, responder, reenviar, redirigir, redacción de nuevos correos, corrector ortográfico, búsquedas, lectura de ficheros adjuntos, envío de ficheros adjuntos, gestión de carpetas, exportar, mover correos entre carpetas, una completa gestión de filtros de correo en servidor, definición de identidades. Lectura de correos Para visualizar el contenido de un basta con pinchar sobre el asunto o el destinatario del mismo. Es posible abrirlo en una nueva ventana haciendo doble clic sobre el correo. Si se quiere imprimir el mensaje tendremos un icono de impresora.

8 Página: 8-41 Responder un Mensaje Para responder un mensaje, puede hacerlo de dos formas: abriendo el mensaje con un solo clic y pulsando en el menú responder abriendo el mensaje en una nueva ventana y pulsando en el menú responder Reenviar Una vez abierto el mensaje, haciendo clic sobre el botón Reenviar, automáticamente se abrirá una ventana de redacción. Como remitente aparecerá la cuenta predeterminada, incluirá el mensaje original completo y permitirá escribir en el cuerpo de mensaje. Redirigir un mensaje Una vez abierto el mensaje clicando sobre la flecha de Redirigir se abrirá una nueva ventana dónde se debe escribir la dirección de a la que se quiere redirigir el correo. En este caso no se puede modificar el cuerpo del correo. Redacción de nuevos correos

9 Página: 9-41 Haciendo clic sobre el icono Redactar o en el menú correo --> Redactar, se abrirá una venta de redacción que nos permitirá componer nuestro correo. Los correos electrónicos se componen de dos partes: cabecera y cuerpo del mensaje. En la cabecera del mensaje se indica destinatario, remitentes y Asunto del mensaje. En el cuerpo del mensaje escribiremos el texto que deseamos enviar. Los mensajes en redacción son guardados como borrador cada 5 minutos si no han sido enviados. Si el correo no va a ser enviado en ese momento se podrá guardar como un borrador en la carpeta borradores y enviarlo más tarde. Para utilizarlo más adelante lo podremos encontrar en la carpeta llamada Borradores. Corrector ortográfico Por defecto el corrector ortográfico revisa el cuerpo del correo al redactar, responder o reenviar un correo. El corrector marcará cada palabra

10 Página: que no está en su base de datos como mal escrita en color rojo. Pinchando sobre ella ofrecerá un desplegable con opciones. Si la palabra escrita es correcta ignore la corrección. Cuando efectúa un cambio, la palabra se pone en verde. Búsquedas La aplicación de Correo permite realizar búsquedas de mensajes utilizando un formulario con múltiples criterios de búsqueda y búsquedas avanzadas. Búsqueda Avanzada Añadir criterio de búsqueda: permite seleccionar el parámetro principal: remitente, destinatario, cuerpo del mensaje

11 Página: Añadir carpeta de búsqueda: establece la carpeta donde se realizará la búsqueda. El sistema permite guardar las búsquedas como un filtro de correo o como una Entrada Virtual, creando una entrada en Carp Virtuales donde aparecerán siempre los correos que coincidan con nuestro patrón de búsqueda. Lectura de ficheros adjuntos Los mensajes recibidos que contienen un fichero adjunto se identifican al abrirlos por llevar debajo del Asunto un clip.

12 Página: Para descargar o leer el fichero clicando: sobre el nombre del fichero adjunto, si el navegador lo soporta y si el PC tiene instalada la aplicación para abrir ese tipo de archivo, se visualizará el archivo en solo lectura. en el icono de descarga inicia la descarga del fichero en local. el icono ZIP descargará el adjunto en formato comprimido. Envío de ficheros adjuntos Para adjuntar un fichero a un mensaje, debe hacer clic sobre el botón Añadir Adjuntos. Esta tarea se puede realizar redactando un nuevo correo, reenviando un correo o respondiendo a un correo. Al clicar en Añadir adjunto el sistema permitirá seleccionar el nombre del fichero que se va a adjuntar. Una vez seleccionado hay que clicar sobre Abrir.

13 Página: Para eliminar un adjunto, se debe hacer clic en la flecha y seleccionar eliminar.

14 Página: Gestión de carpetas Clicando con el botón derecho del ratón seleccionar crear subcarpeta. El sistema solicitará el nombre de la nueva carpeta. Vaciar una carpeta Vaciar, elimina el contenido de una carpeta. No es recursivo por lo que el contenido de otras sub-carpetas no es eliminado. Para vaciar una carpeta clicar con botón derecho sobre la carpeta que queramos vaciar.

15 Página: Borrar carpetas Al borrar una carpeta se eliminarán todos los mensajes que contenga y las subcarpetas con todos sus mensajes. Haciendo clic con el botón derecho sobre la carpeta que se desea borrar se debe seleccionar Eliminar.

16 Página: Exportar correo Exportar correo, permite descargar el correo de una carpeta del buzón de correo en el servidor a su disco duro. Haciendo clic con el botón derecho sobre la carpeta que quiere exportar y seleccionar exportar.

17 Página: Las carpetas descargadas se guardarán, con todos sus mensajes incluidos, en un fichero con formato mbox (compatible con Thunderbird). Al hacer clic sobre exportar aparecerá un cuadro de diálogo de descarga.

18 Página: Mover mensajes entre carpetas Los mensajes se pueden mover de una carpeta a otra desde la vista de la carpeta dónde se encuentre. Teniendo abierta la ventana de la carpeta desde dónde queremos mover el mensaje debe arrastrar el mensaje elegido a la carpeta de destino. Filtros de Correo El sistema permite gestionar filtros de correo en el servidor mediante reglas. Definición de reglas de filtrado: desde la aplicación Filtros: haga clic en Nueva Regla. En el ejemplo, la nueva regla enviará a carpeta1 el correo que venga de postmaster@correo.gob.es.

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20 Página: Definición de identidades Las identidades permiten el envío de correo electrónico con distintos remitentes. El sistema permite la creación de tantas identidades como se necesite, pero una de ellas será la Identidad por omisión. Para configurar las identidades: Clicar el icono Opciones de la barra de funciones de correo y después a Correo En la ventana de Opciones, marcar de la columna Su Información: Información Personal La página Información Personal, permite introducir nombre completo, dirección de correo, responder-a, pie de firma, etc. Como medida de seguridad el sistema envía un correo a la dirección de correo configurada para verificar su identidad. Para activar la identidad debe hacer clic en el link que reciba.

21 Página: En la ventana Identidades en Sus Identidades permite seleccionar la cual será la identidad por defecto. Otras opciones de correo.

22 Página: LIBRETA DE DIRECCIONES La libreta de direcciones funciona como una agenda de contactos. La libreta de direcciones permite mantener una o varias libretas de direcciones personales, acceder a otras compartidas por otros usuarios y compartir las nuestras con otros usuarios. Acceder a la Libreta de Direcciones Si la libreta ya dispone de contactos, clicando en aparecerán todos los contactos de la libreta. Desde el menú se puede Importar los contactos de una libreta anterior en formato CSV o Exportar a los contactos de la libreta.

23 Página: Añadir entradas a la libreta de direcciones Haciendo clic en el icono añadir se mostrará un formulario con los posibles campos del nuevo contacto en la libreta.

24 Página: Editar/eliminar un contacto de la Libreta de Direcciones Para editar/eliminar un contacto puede hacer clic sobre el nombre y luego en modificar/eliminar o seleccionar mediante el cuadro de selección y modificar/eliminar. Buscar una entrada en la Libreta de Direcciones

25 Página: Es la primera pantalla que aparece al hacer clic sobre DIRECCIONES. Permite realizar una Búsqueda simple o Búsqueda Avanzada. Para buscar entradas duplicadas clicar en el apartado Buscar Duplicados. Compartir Libreta de Direcciones Para compartir una libreta de direcciones hay que clicar en el símbolo del Lápiz. Aparecerán las diferentes URLs de suscripción, con estas URLs se podrán sincronizar las libretas desde clientes CardDAV o WebDAV Para realizar la compartición se debe clicar en El sistema mostrará la siguiente pantalla donde se introducirán los usuarios individualmente con los permisos deseados.

26 Página: Una vez que el usuarios dispone de permisos, automáticamente le aparecerá la libreta compartida en el apartado, Libreta de Direcciones por Omisión Será la Libreta de direcciones por omisión en todas las operaciones en las que no se especifique una en concreto. Se establece desde el menú opciones opciones Direcciones, apartado Libreta de Direcciones.

27 Página: Agenda Añadir una cita o evento Para añadir una cita, sólo tenemos que hacer clic en el día deseado e introducir la cita o evento. Una vez realizada esta operación, nos aparece esta pantalla. Modificar / Eliminar una cita o evento Para modificar o eliminar una cita o evento hay que pulsar sobre el evento. Compartir una agenda.

28 Página: El sistema permite compartir las agendas con otros usuarios del dominio. Al igual que en la libreta de direcciones, se gestiona clicando sobre el símbolo del lápiz. Haciendo clic en la pestaña Compartiéndose permite introducir las direcciones de correo separadas por comas de los usuarios del dominio con los que se quiere compartir la Agenda. Al guardar el sistema enviará un correo electrónico a cada una de las direcciones de correo a las que se les ha compartido la Agenda. El usuario que reciba el correo debe hacer clic sobre el enlace y validarse en Webmail. Una vez hecho esto verá la Agenda en su apartado de Agenda compartida.

29 Página: Agenda por Omisión Dentro del menú opciones en Agenda, podremos seleccionar nuestra agenda por Omisión, que será la agenda que se sincronice con dispositivos externos por ActiveSync para escribir o modificar.

30 Página: BUZONES COMPARTIDOS Desde webmail se puede tener acceso a un buzón compartido entre usuarios. En el menú superior de la pantalla principal, posicionarse sobre el botón Opciones y hacer clic en Correo. En la pantalla de Opciones de Correo, hacer clic sobre Compartir buzones.

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33 Página: Enviar, además de las opciones de Leer, añade Enviar. podrá enviar desde Añadir, suma las opciones anteriores más Insertar. Eliminar, da permiso de Lista de correo, Leer, Eliminar/Renombrar buzón, Eliminar y Purgar. Escritura y Todos, estas dos plantillas hacen lo mismo, marcan todas las opciones menos Gestionar, se puede realizar todo tipo de operaciones sobre la carpeta menos dar permisos a otros usuarios sobre ella. El permiso Gestionar solo lo tiene el propietario del buzón. 4. Una vez marcados los permisos que se desean conceder al usuario, en nuestro ejemplo compartir@correo.gob.es hacer clic sobre Guardar.

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37 Página: FILTROS Los filtros en Webmail nos permite realizar una estructuración del correo siguiendo los parámetros que se deseen, tales como el traslado de correos de un determinado usuario a una determinada carpeta, reenviar un correo con un determinado asunto a un destinatario cualquiera... Para ello el sistema lee las cabeceras de los mensajes (de, para, asunto...) y ejecuta una acción deseada por el usuario. Si se desean realizar filtros, en la parte de Correo en su desplegable elegiremos Filtros. En la ventana que aparece tendremos la posibilidad de gestionar dichos filtros, añadir nuevos, gestionar los existentes, configurar el mensaje de ausencia, filtros SPAM... NUEVO FILTRO Para añadir un nuevo filtro, hacemos clic sobre Nueva regla. Nos aparecerá la siguiente imagen. Todo lo siguiente: la regla deberá cumplir todas las condiciones que se detallen en la regla. ( y ). Ejemplo: que el remitente sea usuario.apellido y el asunto contenga la palabra regla. Si se cumplen las dos, el mensaje será tratado para realizar la acción deseada en el filtro. Cualquiera de lo siguiente: la regla deberá cumplir alguna de las condiciones que se especifique en la regla. ( o ). Ejemplo: que el remitente sea usuario.apellido o el asunto contenga la palabra regla. Si se cumplen alguna de las las dos, el mensaje será tratado para realizar la acción deseada en el filtro.

38 Página: Seleccione un campo: en este apartado elegiremos entre los siguiente puntos: Para: campo To de las cabeceras de mensaje. Muy útil si estamos en alguna lista y queremos que esos correos tengan un filtro. Asunto: campo Subject de las cabeceras. Remitente: campo Sender de las cabeceras. De: campo From de las cabeceras. Cc: este campo es el mismo para las cabeceras. Destinatarios en copia. Bcc: este campo es el mismo para las cabeceras. Destinatarios en copia oculta. Reenviado-por: Campo Resent-from de las cabeceras. Cualquier mensaje ha sido reenviado por algún remitente. Reenviar-a: campo Resent-to de las cabeceras. Recibido: campo Received de la cabecera. Si conocemos el origen del servidor que nos manda el correo y queremos realizar alguna acción sobre dichos correos. Destino (Para, Cc, Bcc, etc.): incluye una búsqueda en las cabeceras de los campos TO, CC, BCC... Origen (Desde, Responder-a,etc.): incluye una búsqueda en las cabeceras de los campos From, Sender, Reply to Participante (De, Para, etc.): incluye una búsqueda en todos los campos From, To, CC... Una vez elegido el campo elegiremos la condición a cumplir:

39 Página: Contiene No contiene: busca en la cabecera el campo especificado y compara el texto que se especifique con el recibido. Es no es: busca en la cabecera el campo especificado y compara el texto que se especifique con el recibido, éste tiene que ser exacto a lo buscado. Empieza por No empieza por: busca en la cabecera el campo especificado y compara el texto que se especifique con el recibido verificando si empieza o no empieza por el texto deseado. Termina por No termina por: busca en la cabecera el campo especificado y compara el texto que se especifique con el recibido verificando si termina o no termina por el texto deseado. Expresión regular: Coincide (con comodines) No coincide (con comodines): Existe No existe: Menor que Menor o igual que: compara el número del campo con el número introducido. Válido para los campos X-SPAM- LEVEL, X-SPAM-SCORE y X-SPAM-PRIORITY. Igual a Distinto de: compara el número del campo con el número introducido. Válido para los campos X-SPAM-LEVEL, X- SPAM-SCORE y X-SPAM-PRIORITY. Mayor que Mayor o igual que: compara el número del campo con el número introducido. Válido para los campos X-SPAM- LEVEL, X-SPAM-SCORE y X-SPAM-PRIORITY. Una vez elegido la condición a cumplir elegiremos la regla que se ejecutará sobre esa condición:

40 Página: Entregar en mi buzón de Entrada: entrega el correo que cumple con la condición en la entrada. Entregar en el buzón...: entrega el correo que cumple con la condición en el buzón (carpeta) que elijamos. Eliminar completamente el mensaje: elimina el correo que cumple con la condición. Redirigir a...: reenvía el correo que cumpla con la condición al destinatario elegido. Entregar en mi buzón de Entrada y redirigir a...: lo guarda en la entrada y reenvía el correo que cumpla con la condición al destinatario elegido. Rechazar con motivo...: rechaza el correo al remitente con el texto que se desee. MENSAJE DE AUSENCIA Aquí podremos configurar el mensaje de ausencia para los periodos de vacaciones.

41 Página: Elegiremos el inicio y fin de la ausencia y el mensaje que deseamos transmitir. En opciones avanzamos podremos evitar que se mande el mensaje de ausencia a las direcciones que queramos, así como evitar que se envíe el mensaje de ausencia a listas o envíos masivos. LISTAS BLANCAS Y NEGRAS Aquí configuraremos las direcciones de correo electrónico que se consideran en la lista blanca, (nunca se considerará SPAM) y listas negras, (los mensajes serán tratados como SPAM) y se realizar la acción deseada con esas direcciones, eliminación completa o traslado del mensaje a un buzón (carpeta) específica. FILTROS SPAM Dentro de la cabecera de los correos en la plataforma viene especificado un valor llamado X-MDM-MDMScanner-SpamScore, que nos indica mediante la adición de un número determinado de caracteres, en nuestro caso la s, la posibilidad de que dicho correo sea SPAM. Cuantas más s más posibilidad de considerarse SPAM. Dentro del filtro SPAM podremos darle un valor por el cual el filtro hará que ese correo sea trasladado a un buzón (carpeta) deseado. En nuestro ejemplo, todos aquellos correos que contengan 2 o más s en su cabecera serán entregados en la papelera.