DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 15 de enero de 2015 DCA-0121

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Licenciado Luis Jiménez Sancho Sub Director General a.i. Registro Nacional Fax de enero de 2015 DCA-0121 Estimado señor: Asunto: Se autoriza al Registro Nacional a contratar en forma directa con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), para la prestación del servicio de aseo y limpieza de las oficinas centrales del Registro Nacional y la Oficina Regional de Oeste (Paseo Colón), por la suma mensual de ,50 (treinta y tres millones quinientos ochenta y dos mil ciento ochenta y siete colones con cincuenta céntimos), por un plazo de tres meses. Nos referimos a su oficio número SUB-DGRN , de fecha 17 de noviembre de 2014, recibido en esta Contraloría en esa misma fecha, mediante el cual solicita a este órgano contralor la autorización para contratar en forma directa con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), la prestación del servicio de aseo y limpieza de las oficinas centrales del Registro Nacional y la Oficina Regional de Oeste (Paseo Colón), por la suma mensual de ,50 (treinta y tres millones quinientos ochenta y dos mil ciento ochenta y siete colones con cincuenta céntimos), por un plazo de tres meses. Dicha solicitud fue ampliada por medio de los oficios SUB-DGRN , y SUB-DGRN , de fechas 02 y 17 de diciembre de 2014 respectivamente, recibidos los días 03 y 17 de diciembre de 2014, por medio de los cuales se atendieron solicitudes de información realizadas por esta División. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. La Administración señala como motivos para solicitar la contratación directa en estudio, los siguientes: 1. Que el Registro Nacional se encuentra incluido en el Convenio Marco para los servicios de limpieza para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, amparado en el procedimiento de Licitación Pública 2009LN CMBYC. 2. Que la Licitación Pública 2009LN CMBYC, ha sido objeto de ampliaciones de conformidad con el artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

2 2 (Circulares DGABCA , DGABCA-NP y DGABCA-NP , visibles a folios del 08 al 11 del expediente de la gestión. 3. Que con fundamento en las circulares de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, el Registro Nacional realizó la ampliación del contrato suscrito con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), en el marco de la contratación derivada de la Licitación Pública 2009LN CMBYC, el cual tiene vigencia hasta el día 26 de febrero de Que para dar continuidad al servicio, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, promovió la Licitación Pública 2013LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, procedimiento cuyo acto final se encuentra actualmente impugnado. 5. Que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, emitió la Directriz DGABCA-NP , de fecha 10 de noviembre de 2014, dirigida a las instituciones usuarias del Sistema Comprared, en la que indica que la Licitación Pública 2013LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, se encuentra actualmente en etapa recursiva ante la Contraloría General de la República, y considerando que la contratación directa autorizada se encuentra en ejecución y tiene vigencia hasta el 27 de febrero de 2015, se prevé que la Licitación Pública no se encuentre en firme, por lo que motiva a las instituciones a tomar las previsiones para realizar los procesos de contratación correspondientes para la adquisición de los servicios de limpieza, mientras se concluye el proceso de licitación pública mediante la modalidad de convenio marco que tramita esa Dirección. 6. Que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, emitió la Directriz DGABCA-NP , de fecha 17 de noviembre de 2014, con la cual deja sin efecto la Directriz DGABCA-NP , de fecha 10 de noviembre de 2014, hasta nuevo aviso, e informa que esa Dirección agotará las gestiones para tramitar una contratación adicional por un tiempo prudencial, mientras finaliza el proceso licitatorio en trámite. 7. Que con fundamento en la Directriz DGABCA-NP , de fecha 10 de noviembre de 2014, el Registro Nacional, solicita a este órgano contralor la autorización para contratar en forma directa con la empresa Distribuidora y Embazadora de Químicos (DEQUISA), para la prestación del servicio de aseo y limpieza para las oficinas centrales del Registro Nacional y la Oficina Regional de Oeste (Paseo Colón), por la suma mensual de ,50 (treinta y tres millones quinientos ochenta y dos mil ciento ochenta y siete colones con cincuenta céntimos) y paralelamente indica que promoverá un procedimiento de Licitación Pública a efectos de disponer de los servicios de limpieza. II. Criterio de la División. El Registro Nacional a través de la presente solicitud, así como de la información adicionalmente remitida, ha solicitado autorización para llevar a cabo una contratación directa por un plazo de nueve

3 3 meses, con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), para la prestación del servicio de aseo y limpieza para las oficinas centrales del Registro Nacional y la Oficina Regional de Oeste (Paseo Colón). Al respecto debemos indicar como punto de partida, que la Constitución Política en su artículo 182 estableció un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales el hecho que las contrataciones públicas deben basarse esencialmente en la licitación como mecanismo de adquisición ordinario. Sobre este tema, si bien la licitación como procedimiento ordinario de compra es la regla, hay excepciones en las cuales el interés público no se ve debidamente satisfecho mediante el desarrollo de un concurso de esta naturaleza, razón por la cual la Ley de Contratación Administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a contratar en forma directa. Así, los numerales 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento, facultan a este órgano contralor autorizar a la Administración para que se separe de los procedimientos ordinarios de concurso, siempre que se acrediten razones suficientes para considerar que es la vía más apta para alcanzar la satisfacción del interés público, de manera que se evite que mediante los mecanismos ordinarios- se ponga en riesgo el cumplimiento de ese interés. En el caso concreto, el contrato suscrito con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), producto del contrato adicional a la Licitación Pública 2009LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, tiene vigencia según lo dicho por la Administración, hasta el día 27 de febrero de Al respecto, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, con el fin de dar continuidad al servicio, promovió la Licitación Pública 2013LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, procedimiento en el que se encuentra incluido el Registro Nacional y que ha sido debidamente adjudicado, no obstante dicho acto final fue impugnado ante este órgano contralor. Ante ese escenario, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, motivó a las instituciones a tomar las previsiones para realizar los procesos de contratación correspondientes para la adquisición de los servicios de limpieza, mientras se concluye el proceso de licitación pública impugnado. De lo anteriormente expuesto, queda claro que el Registro Nacional requiere suplir una necesidad institucional de manera oportuna, cual es la continuidad del servicio de limpieza, hasta que adquiera firmeza la Licitación Pública 2013LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, y así no generar un efecto negativo en el debido mantenimiento y condiciones de higiene de los espacios en los cuales se requiere este servicio, garantizando una adecuada prestación integral del servicio que brinda la institución, evitando además las consecuencias que unas medidas inadecuadas de higiene puede provocar en la salud de personal y usuarios de los servicios institucionales.

4 4 Sobre este aspecto debe considerarse entonces, que la Administración por medio de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, ha procurado la continuidad de estos servicios mediante el procedimiento ordinario correspondiente, ello en vista del vencimiento de la licitación anterior. Sin embargo, producto de la impugnación del acto final del procedimiento, según lo manifestado por la Administración no resulta previsible que previo al vencimiento del contrato adicional actualmente en ejecución -27 de febrero-, se cuente con los servicios derivados de dicho procedimiento concursal. Motivo por el cual, resulta entendible a criterio de este Despacho, que la Administración deba dar una solución temporal al servicio por el plazo que medie entre la fecha de vencimiento de la actual contratación y la fecha en que entre en vigencia la nueva contratación, una vez adjudicada en firme y formalizada debidamente. Siendo entonces un procedimiento de excepción, el que puede suplir esa necesidad en forma oportuna y acorde con los tiempos en que la Administración requiere el servicio. En este sentido, tiene claro este Despacho además, que la posibilidad de una contratación directa concursada en este momento, si bien reduce los plazos de atención de la necesidad de frente a las mayores formalidades que supone una licitación pública, igualmente consumiría un plazo importante para su atención, motivo por el cual la posibilidad de contratar con un oferente particular, disminuye aún más el atraso en la atención de ese interés, razones estas que se consideran justificadas de frente al escenario expuesto por la Administración. Lo anterior, en consideración a la fase en que se encuentra actualmente la licitación pública 2013LN CMBYC. De forma tal, que considerando la cercanía del plazo a partir de la cual la Administración dejará de contar con dichos servicios, sumado al hecho que una contratación directa concursada, podría suponer igualmente la definición de mecanismos recursivos, que podrían provocar dilaciones mayores en el servicio, estima este órgano como una adecuada solución, contratar por el plazo que será definido con un proveedor específico estos servicios, que en la forma planteada por la Administración, ese proveedor sería la actual empresa prestataria de estos. Ahora bien, en punto a las razones para contratar con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), queda igualmente claro que esta posibilidad se deriva de la participación en un procedimiento anterior, así como de experiencia en la prestación del servicio que ha brindado hasta la fecha la empresa en el contrato marco producto de Licitación Pública 2009LN CMBYC, donde es evidente que existió una valoración previa de las condiciones de sus atestados para suplir el servicio requerido, que justamente motivan a la Administración a solicitar su contratación. Ello, considerando además que esta empresa conoce ya la logística del servicio en la institución y otros detalles de la prestación, que si bien nada impide la contratación de otro proveedor, ello implicaría desde luego una curva de adaptación y aprendizaje en punto las condiciones requeridas por la institución, que por la temporalidad con que se requiere dicha contratación, no resultan oportunas. Así las cosas, bajo esa valoración previa realizada por la institución, se tiene como proveedor idóneo para suplir la necesidad, teniendo acreditado la calidad del servicio brindado, aspecto que implica una mayor seguridad para la Administración al momento de su contratación.

5 5 Así lo expresa el Registro Nacional, en el oficio SUB-DGRN , de fecha 02 de diciembre de 2014, al indicar que no ha considerado a otros proveedores, pues considera que la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA) es el proveedor idóneo para la prestación del servicio ya que tiene el conocimiento sobre las características y condiciones del servicio que debe brindarse en el Registro Nacional, pues es la que ha tenido a cargo el contrato desde el año 2011 a través del convenio marco. En otro orden de ideas, en información adicional remitida por la Administración, se indica que la necesidad de llevar en forma paralela un procedimiento de Licitación Pública, se debe a la instrucción hecha por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, mediante la directriz DGABCA-NP , de fecha 10 de noviembre de 2014, en la que motiva a las instituciones a tomar las previsiones para realizar los procesos de contratación correspondientes para la adquisición de los servicios de limpieza, fuera del convenio marco, mientras se concluye el proceso de licitación pública promovido. De igual forma indica que ciertamente la directriz DGABCA-NP , de fecha 17 de noviembre de 2014, dejó sin efecto la directriz DGABCA-NP , de fecha 10 de noviembre de 2014, mas lo hace de forma temporal, y ante la incertidumbre que dicha directriz ocasiona, al no dar una solución definitiva al eventual hecho de que el servicio de limpieza se vea interrumpido a partir del 27 de febrero de 2015, decide dar continuidad a las gestiones ya iniciadas. Sobre este tema, deberá tomar en consideración el Registro Nacional que una vez que pueda dar inicio la ejecución del contrato producto del procedimiento de Licitación Pública 2013LN CMBYC, se deberá dar una finalización anticipada del contrato originado en la presente autorización, en el caso que dicha ejecución pueda iniciarse de previo al vencimiento del plazo por el cual esta será otorgada. De forma tal que no encuentra este órgano contralor oportuno, desde un plano de los principios de eficiencia y sana administración, promover en paralelo otro procedimiento ordinario diferente al actualmente impugnado, y ello por la razón que por medio del presente trámite, la prestación del servicio se encuentra cubierta por un plazo adicional luego de su vencimiento, tiempo dentro del cual, la Administración debería tener preparada para su ejecución el procedimiento concursal impugnado, observación que realizamos con la finalidad de evitar duplicidad de contrataciones para satisfacer una misma necesidad. Por lo que la Administración deberá adoptar las medidas correspondientes para evitar que esa situación llegue a producirse. De conformidad con lo anterior, al amparo de los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, esta División considera que la mejor forma de satisfacer el imperioso interés público relacionado con el objeto de la presente solicitud, es autorizar la contratación directa en cuestión, sujeta a un plazo de tres meses, y de acuerdo con los condicionamientos que serán establecidos en el siguiente apartado. III.-. Condiciones bajo las cuales se autoriza la contratación. 1. Se autoriza al Registro Nacional para contratar en forma directa con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), la prestación del servicio de aseo y limpieza para las

6 6 oficinas centrales del Registro Nacional y la Oficina Regional de Oeste (Paseo Colón), por la suma mensual de ,50 (treinta y tres millones quinientos ochenta y dos mil ciento ochenta y siete colones con cincuenta céntimos), por un plazo de tres meses. 2. El plazo de la presente contratación, se computará a partir de la fecha de vencimiento de los servicios actualmente contratados. 3. Será responsabilidad de esa Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para atender la erogación producto de la presente autorización, debiendo verificar que los montos presupuestarios pueden ser utilizados legalmente para ese fin. 4. En caso que antes del advenimiento de dicho plazo, se encuentre preparado para su ejecución, el contrato resultante del procedimiento licitatorio 2013LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza, jardinería, fumigación, lavado de vehículos y lavado de motor, para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared, que se lleva a cabo por parte de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, la presente autorización quedará sin efecto, debiendo advertirse de esta situación expresamente en el contrato que se suscriba con la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), que por el presente oficio se autoriza contratar. 5. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 6. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 7. Las condiciones y reglas de la contratación que por este oficio se autoriza, son las propias del contrato originado en la Licitación Pública 2009LN CMBYC, Convenio Marco para los servicios de limpieza para las Instituciones Públicas que utilizan Comprared. 8. La contratación que se autoriza deberá ser formalizada mediante contrato y bajo las mismas condiciones del anterior, el cual deberá contar con la aprobación interna según lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. 9. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 10. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte de la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF.

7 7 11. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 12. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 13. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos (DEQUISA), no se encuentre afectada por el régimen de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Luis Jiménez Sancho, en su condición de Sub Director General a.i., del Registro Nacional, o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Andrea Serrano Rodríguez Fiscalizadora ASR/yhg Ci: Archivo Central NI: 28478, 30041, 31533, 466 G: