OFISimple. Manual de consejos prácticos. Lorenzo Fdez. El programador

Transcripción

1 Lorenzo Fdez. El programador

2 Índice Introducción Diseño de documentos Cambios rápido de pantalla y programa Trabajar en PENDrive. Trabajar on-line Fondo de pantalla Adaptaciones / módulos a medida Diferencia entre versión LIGHT y versión ELITE Pág 2 / 13

3 Introducción OFISimple es una aplicación informática diseñada para Autónomos, Profesionales Liberales y Pequeños Negocios. Su uso no requiere de conocimientos contables, ni utilizar lenguaje financiero. Simplemente, es una herramienta simple y muy intuitiva de gestionar tu negocio. Es un programa 100% gratis, sin cuotas de mantenimiento, sin límite de uso y totalmente funcional. Está recomendado por la Junta de Andalucía y se difunden en la red de Centros de Apoyo al Desarrollo Empresarial constituidas por más de 200 oficinas. Se adapta tanto a actividades del sector servicio como del sector comercial. De manera simple y gratuitamente podrás: Si tu actividad pertenece al sector servicio: 1. Gestionar un fichero de clientes, proveedores y capítulos 2. Gestión de notas, presupuestos, facturas proformas y facturas 3. Cálculo automático de IVA y retenciones IRPF en facturas 4. Transforma tus presupuestos en facturas con un solo click 5. Gestiona tu cartera de cobros con posibilidad de contabilizar cobros a cuenta 6. Controla los presupuestos por estado (pendiente, aceptado, facturado etc ) 7. Control y gestión de gastos 8. Listados de clientes, proveedores, capítulos, notas, presupuestos, facturas y cobros 9. Exporta automáticamente los listados a EXCEL 10. Estadísticas de ventas 11. Permite modificar el diseño, el color y añadir logos a las notas, presupuestos y facturas 12. Transportable: posibilidad de trabajar desde cualquier PC instalando OFISimple en un PENDRIVE 13. Adaptado a Google Drive, permitiéndote trabajar desde varios equipos ubicados en distintos puntos (calle / casa / oficina) y todos actualizados en tiempo de ejecución. Además, para aquellos usuarios que quieren o necesitan una aplicación más completa, pueden optar por la versión ELITE, que además incluyen las siguientes opciones: 1. Enlaza con tu asesor contable. Cada trimestre avisa y contacta Pág 3 / 13

4 automáticamente con tu asesor y le envía vía un resumen contable con copia a ti. 2. Re-enumeración de facturas ya emitidas. 3. Emite automáticamente los justificantes de pago para el cliente 4. Estadísticas comparativas 5. Listados de Gastos 6. Genera el resumen para la cumplimentación del modelo anual Elaboración de tablas de IVA Soportado y Repercutido 8. Cálculo de resultados a nivel general, por capítulos o desglosado por clientes 9. Mailing a clientes (vía cartas o s) 10. Trabaja en red local (para versión ELITE Multipuesto). Multiusuario Si tu actividad pertenece al sector comercio: 1. Fichero de clientes, artículos, familias y proveedores 2. TPV punto de venta: admite cajón portamonedas, impresora de tickets y lector de códigos de barra. Y además, con diseño de pantalla táctil. 3. Gestión de lotes de artículos: útil para configurar ofertas comerciales 4. Emisión de tickets, facturas simplificadas, albaranes, presupuestos y facturas 5. Seguimiento de costes de artículos 6. Seguimiento de ventas por artículo, cliente o proveedor 7. Control de stock de mercancía, inventario de almacén y listado de artículos bajo mínimos por proveedor 8. Gestión de la cartera de cobros con posibilidad de contabilizar cobros a cuenta 9. Control de presupuestos por estado (pendiente, aceptado, facturado etc ) 10. Convierte tus albaranes y presupuestos en facturas con un solo click 11. Listados de clientes, artículos, proveedores, ventas, ticket, albaranes, presupuestos, facturas y cobros 12. Exporta automáticamente los listados a EXCEL 13. Permite modificar el diseño de los tickets y añadir color, logos y/o textos fijos a los albaranes, presupuestos y facturas (Personalización de diseños) 14. Gestión de compras de mercancía e IVA soportado 15. Transportable: posibilidad de trabajar desde cualquier PC instalando OFISimple en un PENDRIVE 16. Adaptado a Google Drive, permitiéndote trabajar desde varios equipos ubicados en distintos puntos (calle / casa / oficina) y todos actualizados en tiempo de ejecución. Pág 4 / 13

5 Además, para aquellos usuarios que quieren o necesitan una aplicación más completa, pueden optar por la versión ELITE, que además incluyen las siguientes opciones: 1. Gestión de caja: arqueos por turnos de venta, vendedor o día 2. Elaboración de tablas de IVA Soportado y Repercutido para la Liquidación trimestral 3. Listados de Gastos 4. Al facturar albaranes, te permite la opción de emitir una factura por el resumen de todos los albaranes, sin necesidad de tener que detallar todos y cada uno de los artículos que contiene cada albarán (mayor simplicidad para el cliente). 5. Emite automáticamente los justificantes de pago para el cliente 6. Estadísticas comparativas 7. Re-enumeración de facturas ya emitidas 8. Genera el resumen para la cumplimentación del modelo anual Enlaza con tu asesor contable. Cada trimestre avisa y contacta automáticamente con tu asesor y le envía vía un resumen contable con copia a ti. 10. Cálculo de beneficios a nivel general, por familias de artículos o desglosado por clientes 11. Mailing a clientes (vía cartas o s) 12. Trabaja en red local (para versión ELITE Multipuesto). Multiusuario Pág 5 / 13

6 Diseño de documentos Con OFISimple puedes emitir toda clase de documentos de empresa (tickets, facturas simplificadas, albaranes, notas, presupuestos y facturas) y podrás personalizarlos según tus necesidades. Desde la opción MENU PRINCIPAL Utilidades Configuración interna, podrás: cambiar el color de los recuadros en los documentos emitidos Imprimir o no los recuadros Incorporar logotipos e incluso el tamaño de impresión (zoom). Los archivos con los logos deben tener extensión.bmp Incluir textos fijos en el documento (por ejemplo: datos de la empresa o información adicional extra como por ejemplo: comunicaciones de ofertas, felicitaciones, horarios de apertura y cierre del establecimiento etc ) Ejemplos facturas, con cambios de colores, formatos, textos fijos y logos: Pág 6 / 13

7 pero además emite presupuestos, albaranes, notas de entrega y ticket y facturas simplificadas por impresoras de tickets. Todos los documentos son exportables a PDF. Pág 7 / 13

8 Cambios rápido de pantalla y programa Es probable que estando trabajando con OFISimple necesite cambiar de programa. Esta operación puede hacerse directamente sin necesidad de tener que cerrar ninguna ventana ni salir de OFISimple. Desde cualquier menú puede pulsar la tecla Windows y directamente aparecerá la barra de herramientas donde podrá cambiar al programa deseado. Tecla Windows, situada en el teclado debajo de la z o bien la combinación de teclas Alt+Tab NOTA: Si dispones de Windows 8, presione las teclas Alt+Tab para ver las ventanas y los programas abiertos. De esta manera, podrá cambiar entre ellos sin necesidad de cerrar OFISimple. Pág 8 / 13

9 Trabajar en PENDrive. Su negocio en un bolsillo. OFISimple puede instalarse en un PENDrive y trabajar desde él de manera autónoma, sin necesidad de tener instalado ningún drivers en el disco duro, ni biblioteca (DLL) ni depender del registro de Windows. Es totalmente independiente, por lo que funciona directamente en cualquier ordenador con Windows instalado (independientemente de la versión que tenga). Al instalarse en un PENDrive se guarda tanto el programa como los datos. Una vez instalado, solo tiene que ejecutar el archivo MENU.EXE que se encuentra en la carpeta OFISimple de su PEN.. y listo!! Si después de instalarlo en el PC desea moverlo a un PENDrive, solo tiene que copiar íntegramente toda la carpeta OFISimple que se encuentra por defecto en la ruta C:\OFISimple en cualquier carpeta del PEN. Se copiará tanto el programa como los datos que contenga almacenados. A partir de entonces, solo tiene que ejecutar el archivo MENU.EXE que se encuentra en la carpeta OFISimple de su PEN y lo primero que debe hacer una vez dentro de OFISimple es indicarle la nueva ruta de acceso a los datos, mediante la opción MENU PRINCIPAL UTILIDADES CONFIGURACIÓN INTERNA Solapa Parámetros. (deberá buscar la subcarpeta datos que se encontrará en su PEN). y listo!! OFISimple NO funciona en PENDrive si se dispone de la versión ELITE MULTIUsuario. NOTA: Si pretende mover OFIsimple de ubicación, se recomienda encarecidamente realizar previamente una copia de seguridad. Pág 9 / 13

10 Trabajar on-line Ahora, también podrá trabajar desde varios puntos (calle, casa, oficina) de manera actualizada y sincronizada. Podrás, por ejemplo, utilizar un netbook (portátil pequeño) en la calle visitando clientes, el portátil en la oficina y el PC en la casa y todos ellos de manera sincronizada y actualizada y sin necesidad de hacer copias de seguridad. Para ello, siga estos pasos: 1. Instale OFIsimple en los equipos que quiera utilizar 2. En internet, créese una cuenta de gmail. 3. Descargue Google Drive 4. Instale el archivo descargado en el equipo 5. Automáticamente se creará una nueva carpeta en el equipo llamada Google Drive. Copie en Google Drive la subcarpeta datos que se encuentra en OFIsimple, mediante copiar y pegar 6. Entre en OFISimple y cambie la ruta de acceso a los datos, indicándole que la nueva ruta es ahora la carpeta Google Drive\datos. Para ello, entre en OFISimple menú principal configuración interna solapa parámetros click en botón cambiar la ruta de acceso a los datos y busque la carpeta Google Drive \ datos NOTA: El paso 3, 4, 5 y 6 debe repetirse en cada equipo que quiera utilizar. NOTA: 1. Si pretende hacer cambios de ubicación en OFIsimple, se recomienda encarecidamente realizar previamente una copia de seguridad. 2. No se ha probado OFISimple versión Elite Multipuesto con Google Drive, aunque en teoría debería funcionar. Pág 10 / 13

11 Fondos de pantalla. Personalice OFISimple a su gusto. Por defecto OFISimple se entrega con 8 fondos de pantalla, que se visualizan como fondo de pantalla en el menú principal. No obstante, podrás crear otros, por ejemplo, con su logo y tenerlo presente en el menú principal. Simplemente selecciónelo desde la opción Menú principal utilidades configuración interna solapa fondos NOTA: OFISimple solo lee archivos con formato.bmp Pág 11 / 13

12 Adaptaciones/módulos a medida Si le gusta OFIsimple y desea adaptarlo a sus necesidades incorporándole nuevas opciones personalizadas o simplemente modificando las ya existentes, puede ponerse en contacto con el programador a través del asesor.losbarrios@gmail.com y solicítele presupuesto sin compromiso. Para poder presupuestar correctamente su necesidad, deberá detallar claramente en el lo que desea. Se le sugiere, por ejemplo: - Módulo de sistema de gestión de clientes CRM - Módulo de trazabilidad (con fecha de caducidad y nº de lote) - Módulo de bancos - Nuevos campos en la ficha de artículos - etc.. etc Pág 12 / 13

13 Diferencia entre versión LIGHT y ELITE Las diferencia entre una versión y otra son cuantiosas y muy apreciadas por los usuarios. En la versión ELITE podrás: Cálcula sus beneficios a nivel general, por familias de artículos o desglosado por clientes, así podrás conocer la rentabilidad por clientes, por artículo o a nivel general. Informes de ventas. Desglose pormenorizado de tus ventas por clientes, proveedor o artículos Enlaza directamente con su asesor fiscal. Cada trimestre confecciona automáticamente un resumen contable en EXCEL y lo envía a su asesor vía Elaboración de tablas de IVA Soportado y Repercutido para la Liquidación trimestral Listados de Gastos Genera el resumen para la cumplimentación del modelo anual 347 Mailing a clientes (vía cartas o s) Arqueos de caja por turnos, día o sesión (sector comercio) Posibilidad de trabajar con 3 PVP por cada artículo (sector comercio) Impresión automática de recibos de justificantes de pago para el cliente Estadísticas completas y comparativas de ventas y beneficios Descatalogación de productos. Permite depurar la base de datos de artículos limpiando aquellos artículos que estén en deshuso, obsoletos o sin movimientos desde hace años (sector comercio) Reenumeración automática de facturas etc A la hora de facturar y presupuestar, OFISimple propone precios de venta al cliente en función de los márgenes comerciales y volumen de compra. y además asistencia personalizada vía (o teléfono, en caso de versión MULTIPuesto) con INFOGISA, SL, empresa que presta el soporte de OFISimple. El programador Lorenzo Fernández Pág 13 / 13