Prórroga. Objetivos Generales Qué es una prórroga?...5 Qué ley rige el trámite? Qué es el SECIP??

Transcripción

1 [ ]

2 Índice Objetivos Generales Qué es una prórroga? Qué ley rige el trámite? Qué es el SECIP?? Presentar, justificar y modificar una solicitud de prórroga Modificar, rechazar o aprobar una prórroga Modificación, autorización o rechazo de la Prorroga Firma de convenio Procede

3 Introducción Este manual es un instrumento de apoyo en el quehacer institucional, tiene como objetivo establecer lineamientos que permitan al contratista solicitar un periodo suplementario para la entrega de la obra contratada. Se pretende que a través de esta guía, sea posible llevar a cabo la solicitud de prórroga para la obra que está en proceso, tomando en cuenta los procedimientos necesarios para llenar la solicitud correspondiente al trámite aquí descrito. Se espera que el procedimiento a seguir tenga los mínimos obstáculos en su presentación, y la dependencia encargada otorgue la validación normativa y técnica indispensable para autorizar dicha prórroga. De manera que una vez autorizada se recaben las firmas obligatorias que den autentificación a la solicitud.

4 Objetivos Generales Hacer de este manual una guía de fácil aplicación por parte del contratista, con el fin de que pueda presentar la solicitud de Prórroga de manera adecuada y sin pormenores. Describir sencillamente los pasos secuenciales que se deben ejecutar durante el proceso de la solicitud en cuestión. Apoyar en la inducción y capacitación de las autoridades involucradas para que ellas brinden el mejor servicio a los contratistas. Delimitar y especificar responsabilidades de parte de la autoridad como de parte de la empresa contratante, pues ambas comparten obligaciones. Establecer los lineamientos generales para unificar criterios de aplicación, evaluación y validación institucional. Marcar tiempos y momentos para que el trámite se ejecute de manera adecuada.

5 Qué es una Prórroga? Es la facultad que tiene la Secretaría de Infraestructura y Obra Pública de autorizar plazo adicional en el programa de obra y servicios, relacionados con la fecha de entrega que debe cumplir el contratista. El periodo se podrá conceder siempre y cuando se presenten circunstancias o acontecimientos no previstos en el contrato, o convenios que influyan directamente en el cumplimiento del mismo. Por esta razón y previo al análisis de la documentación y los argumentos presentados se podrá gozar de esta facultad. Para esto, el contratista deberá realizar su solicitud con anticipación, contemplando cinco días hábiles anteriores a la fecha de terminación de la obra establecida en el contrato. Qué ley rige el trámite? Esta figura está prevista en la Ley de Obra Pública del Estado de Jalisco, vigente a la fecha, en el Capítulo IV. La prórroga será aplicable únicamente en obras públicas que no cuenten con recurso federal, es decir, que estén financiadas solamente con recursos estatales. Qué es el SECIP? Es una herramienta tecnológica desarrollada por la Secretaria de Infraestructura y Obra Pública, dirigida a la planeación, organización, control y evaluación de la Obra Pública y/o Servicio Relacionados. En el SECIP podemos verificar el Análisis financiero, documental y físico de la Obra Pública y Servicios Relacionados. Dando mayor eficiencia los procesos administrativos de la SIOP y el Contratista. Dando información oportuna a nuestros ejecutivos para su toma de decisiones. Brindando transparencia a lo ejecutado para el bienestar del ciudadano.

6 Cómo inicio la solicitud de Prórroga? 1. Se debe ingresar al SECIP a través de la página web de la SIOP 2. De click en la pestaña señalada como solicitudes : 3. Enseguida se desplegará la pantalla con una lista de obras asignadas, nuevamente haga click en la pestaña que diga solicitudes : Click en Solicitudes

7 4. Después, habrá que seleccionar dar click en la pestaña nombrada como Registro de Solicitud de Prórroga, llene los datos solicitados en pantalla para sugerir una recalendarización: 5. Se desplegará la siguiente pantalla, con el fin de que se exponga la razón que motiva dicha prórroga:

8 6. Al terminar de exponer sus motivos y los días solicitados, será necesario hacer click en Solicitar : 7. Luego, se abrirán tres opciones, seleccione la que sea de su utilidad: Impresión de la Prorroga Modificar Prorroga Enviar solicitud de Prorroga Es importante justificar correctamente el trámite. Antes de decidir enviarlo será posible modificar la información cuantas veces se requiera, ya que al seleccionar la opción de enviar se dará formalmente inicio al trámite de la solicitud de Prórroga, por lo que el estatus de la misma cambiará a Validación Normativa y ya no se podrá realizar ningún cambio.

9 La Dirección de Control Presupuestal (DCP) es la encargada de analizar y autorizar la información que llega al SECIP (intranet). Por tanto, es importante mencionar que para pedir una Prórroga hay que solicitarla con cinco días hábiles de anticipación, previos a la fecha de terminación que se estableció en el contrato. La DCP debe acceder al Intranet del SECIP para verificar y validar la información de la Prórroga. 1. Primero, la DCP ingresa al SECIP a través de la página interna de la Secretaría (intranet) 2. Posteriormente, elige la celda llamada Avance Presupuestal y de ahí selecciona el recuadro señalado como Autorizar Estimaciones : Click en Autorizar Estimaciones

10 3. En seguida, se desplegará un catálogo con las estimaciones, prórrogas y documento pendientes, así como los contratos de las obras en ejecución. Selecciona el contrato de la construcción que solicita la Prorroga. 4. Después hay que dar click en la pestaña que dice Recalendarizaciones, ahí se muestran las solicitudes que han pedido una prórroga: 5. El personal verificará la Información y podrá autorizar o rechazar la solicitud. El contratista será el responsable de dar seguimiento a su trámite en SECIP, para estar enterado de la autorización o rechazo de la solicitud. Si es rechazada el sistema mostrará las causas que motivaron tal respuesta.

11 Una vez analizada y validada normativamente, la solicitud cambiará su estatus a Análisis Técnico por parte del Supervisor; y a Validación Técnica por parte del Director, en donde la Dirección Ejecutora (DE) realizará el análisis de recalendarización y aprobará el plazo a criterio de la justificación técnica presentada. La DE debe acceder al intranet del SECIP para verificar y analizar la información de la prórroga. 1. Hay que ingresar al SECIP a través de (Intranet). 2. Presione el recuadro superior denominado como: Avance Físico de Obra Y Servicios Relacionados, a continuación elija la opción de Supervisión de Generadores para respuesta del supervisor o Supervisión de Estimaciones para validación del director.

12 a) En la opción de Supervisión de Generadores se podrá consultar la aprobación del Análisis Técnico que dicta el supervisor. También se puede observar las recalendarizaciones y estimaciones pendientes, para ello es necesario dar click en el contrato de su interés. 1. Después de acceder al contrato seleccionado, escoja la pestaña denominada como Recalendarización 2. Se va a desplegar la base de datos que muestra la información de la solicitud, misma que el supervisor de Área deberá validar.

13 3. Luego del veredicto del supervisor, el director de Área deberá autorizar o rechazar la solicitud, por lo tanto debe realizar el siguiente proceso: b) En la opción de Supervisión de Estimaciones se obtiene la Validación Técnica dictada por el director de Área. De la misma manera que en la opción a, se puede observar recalendarizaciones, estimaciones y documentos pendientes. Click en el contrato requerido Podemos Observar: Recalendarizaciones, Estimaciones y Documentos Pendientes 1. Ingrese al contrato que desee consultar y opte por la pestaña de Recalendarización

14 2. El Director de Área tendrá la facultad de modificar, autorizar o rechazar la solicitud de prórroga. 3. Después de contar con la autorización del supervisor y del director de Área, la solicitud pasará al estatus de Impresión y Firmas. Autorización de supervisor y director de Área Estatus Impresión y Firmas

15 Ya modificada y autorizada, el estatus del trámite de Solicitud de Prórroga en el SECIP cambiará a Impresión y Firmas, esto permitirá Imprimir la solicitud de Prórroga que tienes que presentar en la DCP de la SIOP. Nota: La empresa contratada es la responsable de imprimir la solicitud de Prórroga. Al presentar la solicitud de Prórroga en la DCP se cotejará en el SECIP (intranet), para que se imprima el convenio y la empresa la firme, después de esto, el estatus aparecerá en trámite. Para finalizar, la DCP se encargará de recabar las firmas de la solicitud y del convenio para dar fin a tu trámite de solicitud de Prórroga Si procede el trámite, la recalendarización quedará aplicada en el SECIP y el estatus de la solicitud debe cambiar a Procedente, una vez que se terminen de recabar y firmar los documentos requeridos se podrá estimar que la solicitud ha prosperado.