PLIEGO DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA FUNDACIÓN EOI

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1 PLIEGO DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA FUNDACIÓN EOI Número de Expediente: PG_ _AGENCIAVIAJES. 1. INTRODUCCIÓN EOI es una fundación del sector público estatal constituida con la finalidad general de potenciar la formación y la realización y promoción de estudios e investigaciones científicas y técnicas, fundamentalmente en los ámbitos de la industria, el medio ambiente, la innovación, las nuevas tecnologías, la pequeña y mediana empresa, la propiedad industrial y la economía, y es una institución de referencia en la formación de directivos y técnicos, así como en la investigación en el ámbito de la empresa y el medio ambiente. 2. DESCRIPCIÓN DELSERVICIO El objeto del contrato es la prestación del servicio de agencia de viajes, organización de los desplazamientos, transporte, alojamiento y asistencia en viajes de EOI en el marco de su actividad. En concreto, el objeto del presente contrato incluye: Facilitar información horaria y tarifas relacionadas con la preparación de títulos de transporte, ya sea en avión, tren, autobuses o barco, y la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los correspondientes títulos de viaje. Será igualmente, obligación de la Agencia la realización de las gestiones oportunas para la obtención de visados. Reservar y contratar, a los mejores precios de mercado, alojamientos tanto en el territorio nacional como en el extranjero. Alquiler de vehículos con y sin conductor. Organización y asesoramiento de eventos que EOI considere conveniente encargar. Labores de asesoramiento turístico a EOI (incluyendo a su personal, colaboradores y alumnos), con promoción de excursiones y posibilidad de inclusión de guías turísticos. Organización de congresos, conferencias y seminarios así como reserva de espacios, o servicios análogos. Incluyendo la tramitación de reseras y cuantas gestiones relacionadas le encargue EOI, para la organización de congresos, reuniones, conferencias, eventos en general, o cualquier otra actividad programada por EOI. Tramitación y gestión de seguros de viaje. Otros servicios que sean solicitados por EOI, siempre y cuando sean servicios propios de una agencia de viajes. 1

2 La Agencia que resulte adjudicataria (en adelante Agencia) negociará, con las compañías de transporte y los establecimientos hoteleros, las condiciones que sean más ventajosas para EOI. Asimismo, informará de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas. Los precios o cualquier otra característica del servicio, deberán estar dentro de los límites fijados por la normativa específica de EOI. EOI no asume en ningún caso la obligación de contratar los viajes o cualquier otro tipo de servicio a través de la Agencia. EOI se reserva el derecho de excluir del contrato determinadas prestaciones de hotel y adquisición de títulos de viaje, así como el de contratar directamente determinados servicios con compañías de transporte y establecimientos hoteleros. Cualquier servicio que se solicite a la Agencia requerirá para su efectiva contratación la previa aceptación del presupuesto presentado por la Agencia, de acuerdo a la normativa interna de EOI. Los usuarios de las prestaciones objeto de esta licitación serán los siguientes: Personal al servicio de EOI. Profesores y colaboradores de EOI. Cualquier otra persona que viaje en el territorio nacional y fuera del mismo por cuenta de EOI CONDICIONES DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO La prestación del servicio se llevará a cabo en EOI, en modalidad in-plant en la sede en Madrid (Gregorio del Amo, Ciudad Universitaria) y en modalidad out-plant en la sede de Sevilla. La Agencia debe disponer de una oficina propia en Sevilla desde la que poder gestionar los viajes en condiciones análogas al in-plant de Madrid. La ubicación asignada será equipada con mobiliario de EOI. EOI asumirá a su cargo los gastos de teléfono interno, agua, limpieza, energía eléctrica y climatización. La Agencia equipará esta ubicación con los terminales de ordenador necesarios para el desarrollo de su actividad. La Agencia deberá instalar sus propias líneas de comunicación, tanto telefónicas como de datos. De igual manera, deberá instalar a su cargo los terminales necesarios con los sistemas internacionales de reservas automáticas de compañías de transporte. La Agencia no podrá realizar ninguna modificación estructural de los espacios facilitados por EOI. El espacio puesto a disposición de la Agencia por EOI para la prestación del servicio estará destinado, exclusivamente, a la prestación de los servicios que se contratan, sin que la Agencia pueda dedicar dicha ubicación a otros usos o finalidades distintos de los previstos en el contrato. No constituirá contrato de arrendamiento de ninguna clase, obligándose la Agencia a dejar libre de toda ocupación y en perfecto estado el mismo en un plazo máximo de tres días, contados a partir de la fecha de extinción del contrato, por cualquiera de sus causas, respondiendo de todos los daños y perjuicios derivados de la mala o indebida utilización de la dependencia y los medios materiales puestos a su disposición. 2

3 Siempre mediando consentimiento por parte de EOI, la Agencia podrá realizar en dependencias de EOI, la instalación de programas informáticos o software que estime necesario para el correcto desempeño del objeto del contrato. La ejecución de estos trabajos, deberá ser realizada, sin coste alguno para EOI, por el personal de la Agencia dentro del horario que designe la EOI y sin perturbar en modo alguno la actividad habitual de EOI. EOI se reserva el derecho de modificar la situación de las ubicaciones que se faciliten a la Agencia en su sede. El servicio se prestará todos los días, de lunes a viernes, durante el horario comprendido entre las y horas. No obstante lo anterior, y de acuerdo con las necesidades del servicio, se podrá establecer un horario diferente, previa autorización formal de EOI en tal sentido. Fuera del horario establecido la empresa adjudicataria deberá prestar un servicio de emergencia, 24 horas al día, los 365 días del año, con capacidad para realizar reservas, cambios, modificaciones o cancelaciones de los servicios encargados y de resolver las incidencias que se produzcan en las órdenes de viaje. La Agencia deberá facilitar, junto a los títulos de transporte, la información para contactar con el servicio de emergencia, teléfono y dirección, siendo la prestación de este servicio de carácter gratuito. La Agencia se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garanticen la finalidad perseguida. La Agencia pondrá al frente del servicio, el personal ofertado en la licitación que deberá tener la cualificación técnica necesaria y una experiencia mínima de cuatro años en prestación de servicios similares a los del objeto del contrato. El número de personas fijas que deberán destinarse por la empresa a la gestión diaria del servicio será, como mínimo de 2 personas de 9:00 a 17:00 horas. Además, la Agencia pondrá a disposición de EOI un responsable del contrato que, sin estar destinado en las dependencias de EOI, será responsable de establecer un canal de comunicación estable para mejorar la calidad del servicio y resolver los posibles problemas que surjan. Además, es preciso un servicio de asistencia durante las 24 horas del día, para solucionar cualquier petición, contingencia ordinaria, extraordinaria o de urgencia. El personal será el mismo durante la vigencia del contrato, salvo sustituciones justificadas (vacaciones, enfermedad, licencias, etc.) Estas sustituciones deberán ser comunicadas y aprobadas previamente por EOI. La Agencia realizará las sustituciones del personal y sus suplencias en el caso de bajas, permisos y periodos vacacionales, por personal de igual o superior cualificación al ofertado en la licitación. La Agencia se compromete a la sustitución inmediata de cualquier baja que pueda producirse entre el personal asignado al servicio. EOI se reserva el derecho de exigir la sustitución del personal por comportamiento inadecuado de éste, inadaptación u otras causas justificadas. EOI podrá exigir la inmediata sustitución del personal si no prestase el servicio de forma adecuada, 3

4 sustitución que deberá realizarse de forma inmediata, y en todo caso, en el plazo máximo de 48 horas desde que EOI lo solicite. El personal que aporte la Agencia no tendrá vinculación alguna con EOI y dependerá única y exclusivamente de la Agencia, la cual asumirá la condición de empresario, con todos los derechos y obligaciones respecto de dicho personal, con arreglo a la legislación vigente y a la que en lo sucesivo se promulgare, o a la que le corresponda, sin que en ningún caso resulte responsable el contratante de las obligaciones del contratista y sus trabajadores. La Agencia cumplirá lo establecido en la normativa en materia de prevención de Riesgos Laborales, así como las normas internas que dicte EOI. La Agencia se compromete a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados a EOI. La Agencia garantizará que todo el personal que preste servicio en la misma mantendrá la más absoluta reserva sobre todos los datos que conozcan como consecuencia del ejercicio de sus funciones, la infracción de los deberes de confidencialidad y secreto serán causa de resolución del contrato, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda deducirse y que se hará efectiva por el procedimiento que corresponda SOLICITUD DEL SERVICIO La Agencia habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por EOI, dentro del área de su respectiva competencia. En todo caso, el servicio encargado deberá efectuarse respetando la normativa interna de EOI. La Agencia deberá respetar y cumplir con el procedimiento interno definido por EOI para la gestión de viajes. A modo de ejemplo se adjunta, como anexo independiente, el actual procedimiento de gestión de viajes de EOI (Gastos de Viaje de Personas con Relación Laboral en EOI), pudiendo este ser modificado por EOI en cualquier momento, lo cual sería comunicado a la Agencia previamente, y en cuyo caso la Agencia estaría obligada a asumir las modificaciones y seguir el procedimiento o normativa vigentes en cada momento. Los servicios podrán ser solicitados a la Agencia, ya directamente por los usuarios, ya por las distintas unidades de EOI, mediante el procedimiento interno que EOI defina. En los casos en que se le indique, la Agencia contactará directamente con los usuarios para la prestación de los servicios. La Agencia facilitará, con la mayor brevedad posible, a EOI y al usuario de los servicios, cualquier tipo de información que soliciten, tanto verbal como escrita, relativa a la organización de los viajes, especialmente itinerarios, horarios, formalidades, precios, etc. En el caso de que la información se solicite por escrito, la Agencia facilitará los itinerarios posibles, en su caso, señalando el que reúne las condiciones más interesantes, especialmente de carácter económico. La Agencia, previa solicitud por correo electrónico o teléfono, tramitará y confirmará todos los títulos de viaje o reserva de plazas hoteleras, (incluyendo los traslados), asimismo informará al solicitante sobre horarios, clases, categorías, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas solicitadas, gestionando la aplicación de las tarifas más ventajosas (incluidas las "low cost"). 4

5 Será necesario para autorizar el viaje y para conformar el albarán justificativo de los servicios solicitados para cada tipo de servicio y sus precios, adjuntar al mismo copia del correo electrónico o documento entregado al usuario en el que quede constancia de la aprobación del servicio conforme al procedimiento interno que tenga EOI. El compromiso mínimo de respuesta será el siguiente: Peticiones urgentes (para salida al día siguiente): respuesta en menos de 4 horas de todas las peticiones con salida al día siguiente recibidas antes de las 19:00 horas. Peticiones para la semana en curso y siguiente: Respuesta en menos de 24 horas. Peticiones con más de dos semanas de antelación a la fecha de salida: respuesta en menos de 48 horas. Los hoteles, dentro de las limitaciones que la normativa de EOI imponga, deberán reunir unas condiciones adecuadas en la prestación de los servicios que le son propios y en la atención al cliente. En el supuesto de que no existiese alojamiento en hotel dentro de las limitaciones que la normativa de EOI imponga, la Agencia buscará las alternativas que resulten más ventajosas. En el caso de que se requiera el alquiler de coches, el servicio se prestará en las mejores condiciones de precio y seguridad. Otros servicios que puedan ser solicitados por EOI, tales como organización de congresos, conferencias y seminarios, se aceptarán previo presupuesto presentado por la Agencia. Una vez solicitado el servicio por el personal de EOI a la Agencia, y emitido el billete o realizada la correspondiente reserva, la Agencia remitirá por correo electrónico al solicitante del servicio, documento justificativo del servicio solicitado (talón de venta) especificando: Fecha del servicio. Nombre completo del titular Datos del servicio que se va a facturar (medio de transporte, nº de billete, alojamiento, itinerario, etc.). Importe, con indicación de los descuentos o porcentajes aplicados en función de la oferta económica presentada. Todos estos servicios se incluirán posteriormente en la facturación mensual. Todos los servicios que preste la Agencia estarán bonificados con el porcentaje de descuento que figure en su oferta económica, siendo aplicable sobre tasas, cargos de emisión o cualquier otro coste a facturar o repercutir por el adjudicatario, a excepción de los costes incurridos para la concesión de visados. La Agencia de Viajes adjudicataria no podrá ofertar tarifas superiores en billetes, hoteles u otros servicios, a las que la Fundación EOI pueda conseguir directamente con la compañía prestataria de los servicios de transporte, alquiler de coches, hoteles y demás servicios objeto del contrato, cualquiera que sea el canal de venta utilizado. Si existiesen tarifas inferiores con especiales condiciones de venta éstas deberán estar a disposición de la Fundación EOI con obligación de la empresa adjudicataria de gestionar los servicios que en su caso se les encomendara, con 5

6 arreglo a estos precios. EOI no asume en ningún caso la obligación de contratar los viajes a través de la Agencia que resulte adjudicataria. La empresa adjudicataria comunicará por escrito y antes de realizar cualquier reserva los gastos y condiciones de anulación de la misma, si existiesen. El precio será único y se mantendrá durante toda la vigencia del contrato. En caso de que EOI haya acordado con algún medio un precio inferior al resultante de aplicar el descuento a la tarifa oficial, el adjudicatario se compromete a respetar el precio acordado por EOI con el operador y/o intermediario. Sólo se cargará gastos de emisión por billetes de avión y tren. La gestión de hoteles u otros servicios irán sin cargo. La anulación de un billete emitido implicará el abono del cien por cien de los gastos de emisión y sólo se cargarán los gastos de cancelación del mismo si los hubiese. Los gastos de gestión de visados no tendrán costes para la Fundación EOI, que si se hará cargo de las tasas o costes necesarios para la concesión del visado. EOI en ningún caso realizará anticipos, depósitos, pagos directos, facilitará tarjetas de crédito o utilizará otros medios de pago para garantizar reservas o servicios, siendo responsabilidad de la Agencia disponer de los recursos técnicos y financieros necesarios para gestionar las reservas y prestar los servicios. Los títulos de transporte y de hotel serán entregados bien en cualquiera de las sedes de EOI, bien en los lugares acordados entre los usuarios y la Agencia, de entre los usuarios de este tipo de servicios, bien por correo electrónico, con al menos dos días de antelación a la realización del viaje. La entrega de títulos se realizará sin coste económico alguno para EOI. La Agencia realizará las gestiones necesarias para la obtención de visados cuando estos se precisen en un viaje contratado La Agencia tomará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva sin cargo alguno para EOI. La Agencia, siempre que se le requiera, realizará las gestiones necesarias para la tramitación de sugerencias, quejas, reclamaciones de daños, compensaciones de seguro y otras a las que tenga derecho EOI (su personal, profesorado o alumnado) ante terceros en el marco de ejecución del contrato. Cuando, a petición del usuario, se sobrepasen los límites establecidos en la normativa interna de EOI, la mayor cuantía económica podrá ser abonada directamente por el peticionario, siempre que EOI lo autorice. La Agencia queda obligada a proponer, en todos los casos, las opciones y alternativas que resulten más ventajosas para EOI y en particular, en lo económico, incluyendo la tramitación con empresas "low cost". La Agencia deberá prestar siempre el servicio de acuerdo con la opción más económica entre las posibles para EOI, salvo autorización expresa por EOI. La Agencia informará a EOI de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas. La Agencia respetará los convenios que haya suscrito o suscriba EOI con las diferentes compañías de transporte aéreo, terrestre y marítimo, compañías de alquiler de vehículos y otras empresas, y estará obligada a proponer y utilizar estos servicios en las condiciones estipuladas, siempre y cuando sean mejores que los que disponga la Agencia con las referidas compañías y empresas. 6

7 Si EOI tuviera conocimiento de alguna oferta o precio de servicio por debajo del propuesto por la Agencia, ésta deberá tramitar la reserva en los términos propuestos por EOI. No obstante, el personal adscrito al EOI podrá optar por reservar y contratar los billetes o el alojamiento por cualquier otro medio que pueda resultar más ventajoso en cada caso. La Agencia incluirá en su oferta la relación de convenios de que dispone. El alquiler de salas de reuniones y otros servicios propios de un hotel se tramitará por la Agencia cuando ello se solicite, no existiendo obligación para EOI de recurrir a la Agencia. Cuando los organizadores de conferencias y reuniones, ajenos a EOI, pongan a disposición de su personal hoteles concertados, la Agencia deberá tramitar su reserva. La Agencia ofertará los servicios para la organización de seminarios, conferencias y eventos, para su valoración COBERTURA DE RIESGOS La Agencia debe gestionar y facilitar un seguro colectivo de accidentes, así como un seguro de equipajes y de accidente en hoteles para todos los viajes que se realicen y cuyos títulos sean facturados por la Agencia. Las características del seguro (cobertura, indemnizaciones, exclusiones) se incluirán entre la documentación para su valoración por EOI, por tratarse de uno de los criterios de valoración de las proposiciones de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Cláusulas de contratación. En todo caso, deberán asegurar una cobertura mínima: Seguro de accidentes: cobertura mínima de euros por muerte o incapacidad permanente Seguro de equipajes, asistencia en viajes: cobertura mínima de euros Además, las prestaciones aseguradas deberán garantizar al menos las siguientes contingencias: Seguro accidente 24 horas durante al menos 30 días. Repatriación desde cualquier lugar del mundo del viajero cuando éste enferme, sufra un accidente o fallezca. Traslado de restos mortales, excluido el pago de gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento de un familiar. Cobertura por demoras. Igualmente, la Agencia se compromete a suscribir una póliza de responsabilidad civil de al menos euros por siniestro y anualidad. Este seguro deberá ser presentado a la firma del contrato. El incremento del importe de la póliza se incluye como criterio de valoración de las proposiciones. Esta póliza deberá estar en vigor durante todo el plazo de duración del contrato y, en su caso, durante la prórroga del mismo. Dicha póliza deberá cubrir a EOI por todos los riesgos que pudieran derivarse de la ejecución del servicio, incluyendo la asistencia letrada y 7

8 representación en juicio en caso de que EOI sea demandada, principal o subsidiariamente, por un perjudicado como consecuencia de dicha ejecución. El ámbito de cobertura de la póliza de responsabilidad civil y resto de seguros será mundial. No podrá adjudicarse el contrato a ninguna empresa que incumpla estas previsiones en materia de cobertura mínima de los seguros suscritos, considerándose, igualmente, como una obligación contractual de carácter esencial durante todo el periodo de vigencia del contrato. El incumplimiento de esta obligación será causa de resolución del contrato USO DE LA AGENCIA DE VIAJES A TÍTULO PRIVADO La Agencia deberá, sin compromiso ni obligación alguna para EOI, prestar servicios a los usuarios señalados anteriormente en este pliego a título privado para su uso y de sus familiares, siempre que esto no impida, o afecte negativamente, el adecuado funcionamiento de las operaciones relacionadas con los viajes de EOI. Los descuentos y condiciones contenidos en la oferta de la Agencia, se aplicarán igualmente cuándo los servicios se presten a los usuarios indicados a título privado, e igualmente en sentido contrario, aquellos descuentos que pudieran hacerse en los viajes a título privado se aplicaran en los viajes profesionales. Por la prestación de estos servicios la Agencia no podrá en ningún caso facturar a EOI. La Agencia remitirá periódicamente a EOI información de sus catálogos y folletos relativos a hoteles y apartamentos en condiciones ventajosas de precio-calidad, tanto en el ámbito nacional como en el extranjero para el personal al servicio de EOI y para los períodos de vacaciones estivales, fines de semana, Navidad y Semana Santa. Dicho catálogo incluirá también ofertas y descuentos en viajes organizados por circuitos turísticos y culturales. Sobre estas ofertas, la Agencia aplicará las bonificaciones ofrecidas en su oferta, que serán, como mínimo, las mismas que las ofrecidas a los viajes oficiales de EOI. En estos catálogos deberán recogerse claramente los cauces para la solicitud de estas ofertas. 3. PLANIFICACIÓN TEMPORAL La duración será de dos años desde el inicio del contrato, con posibilidad de prórroga. El servicio deberá ser presentado por los licitadores con una planificación de acuerdo a esta duración. 4. EQUIPO DE TRABAJO El adjudicatario deberá llevar a cabo sus tareas mediante un equipo multidisciplinar, estable, con amplia experiencia en la realización de servicios similares al ofertado. El equipo de trabajo estará dirigido por un Responsable del servicio, designado por el adjudicatario, que actuará como único interlocutor ante EOI, y estará integrado en su propia plantilla. El licitador deberá incorporar en el Modelo Organizativo contemplado en su oferta información del equipo destinado a la prestación de todos los servicios a ser prestados 8

9 (administración, servicios adicionales, definición de procesos, gestores ). Se harán constar los siguientes puntos: Identificación de los perfiles profesionales, con su formación y experiencia. Funciones a realizar por cada uno de los perfiles profesionales en el ámbito del servicio a prestar, atribuciones básicas y operaciones propias. Indicación de las necesidades de colaboración con personal de EOI que se consideran necesarias, incluyendo su alcance estimado. Equipo inicial propuesto y su perfil asociado. Se acreditará mediante la aportación del curriculum vitae de los perfiles indicados, que incluya detalle de los servicios prestados similares a los descritos en los pliegos. Se considera especialmente importante la gestión del cambio en el caso de los recursos humanos y la estabilidad del mismo durante la ejecución del contrato. Cualquier modificación futura que el adjudicatario considere necesario llevar a cabo en la composición del equipo que presta el servicio (como consecuencia, por ejemplo, de un cambio en la línea de gestión del servicio) habrá de ser propuesta y justificada a EOI, con carácter previo, a su aplicación. EOI se reserva el derecho a exigir el cambio de algún miembro del equipo del adjudicatario, de manera suficientemente justificada, por entender que su intervención supone merma en la calidad de servicio percibida. EOI podrá proponer la sustitución de parte del personal asignado, en cuyo caso, el adjudicatario procederá a realizarla sin que ello suponga coste adicional alguno. Será responsabilidad del adjudicatario disponer del número de recursos necesario para la realización del servicio con el cumplimiento del nivel de servicio acordado, sin repercusión económica para EOI. Asimismo, el adjudicatario deberá mantener perfectamente formado a los recursos personales asignados al servicio en las funciones y conocimientos derivados de su puesto de trabajo. El servicio se ejecutará de manera diferenciada respecto a los trabajadores que presten servicio bajo cualquier modalidad de contratación laboral por cuenta de EOI. En la ejecución del contrato, EOI no asume funciones directivas, correspondiendo el poder de dirección al empresario o profesional adjudicatario del contrato. 5. MEDIOS TÉCNICOS El licitador deberá incluir en este apartado una descripción completa de la infraestructura de que dispone para la prestación del servicio, en las condiciones descritas en este pliego. Asimismo, se incluirá una relación y descripción de las herramientas de gestión propuestas por el licitador para dar respuesta a los requisitos del servicio. El adjudicatario pondrá sus propios medios materiales y personales necesarios para la ejecución del contrato, y en el caso de que los servicios deban prestarse necesariamente en dependencias de EOI, se realizarán en espacios de trabajo diferenciados de los que ocupan los trabajadores de EOI. 9

10 6. OBLIGACIONES FORMALES EOI ejercerá de una manera directa y continuada la comprobación, coordinación y supervisión de la correcta realización de los trabajos. EOI se reserva el derecho de modificar los trabajos en caso de no estar cumpliendo los objetivos indicados. El contrato implica que el adjudicatario se responsabilizará, por sí mismo y ante EOI, del cumplimiento íntegro y satisfactorio de la totalidad de las prestaciones objeto del mismo. Por ello los licitadores deberán disponer de la organización, medios técnicos, materiales y humanos suficientes que permitan acometer y realizar perfectamente la totalidad del servicio que constituye el objeto del contrato, respondiendo con su organización incluso de aquellos que deban ser subcontratados. La organización y estructura empresarial serán por tanto coherentes y adaptadas a la naturaleza y características del objeto del contrato y de sus diferentes prestaciones. El adjudicatario deberá contratar al personal que resulte preciso para atender el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución de este contrato por el adjudicatario y EOI, por cuanto el personal queda expresamente sometido al poder direccional y de organización del adjudicatario (artículo 43 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores). Tanto EOI como el adjudicatario durante el tiempo que dure el contrato y sus prorrogas, mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellos, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas, modelos, invenciones, conocimiento experto, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño, información financiera, lista de clientes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y contractuales, pronósticos de negocios, planes de mercadeo y cualquier información revelada sobre terceras personas. Es especialmente importante garantizar la confidencialidad de las personas que presten el servicio, en cualquier tipo de información a la que tengan acceso en el desarrollo de su actividad. 7. DILIGENCIA EXIGIBLE El adjudicatario ejecutará el contrato en los términos previstos en este pliego, realizando de manera competente y profesional el objeto del contrato, cumpliendo los niveles de calidad exigidos y cuidando diligentemente los materiales, documentos, etc. que tuviera que utilizar como consecuencia del contrato. A estos efectos, el adjudicatario responderá de la calidad del trabajo desarrollado con la diligencia exigible a un profesional experto en la realización de las tareas objeto del contrato. El adjudicatario responderá de la corrección y precisión de los documentos que aporte a EOI en ejecución del contrato y avisará sin dilación a EOI cuando detecte un error para que pueda adoptar las medidas y acciones correctoras que estime oportunas. El adjudicatario responderá de los daños y perjuicios que se deriven para EOI, o para el personal de dicha entidad, de las reclamaciones que pueda realizar un tercero, y que tengan su causa, directa o indirecta, en errores del adjudicatario, en la ejecución del contrato o que deriven de la falta de diligencia referida en el presente apartado. 10

11 8. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES El adjudicatario queda obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de prevención de riesgos laborales. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del adjudicatario no derivará en responsabilidad alguna para EOI. El adjudicatario estará obligado a cumplir las instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo donde se preste el Servicio y las medidas que deban aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia que EOI establezca. Asimismo, el adjudicatario colaborará en la aplicación de la normativa de prevención de Riesgos Laborales, en especial en el establecimiento de los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a protección, prevención e información sobre riegos laborales, en los términos establecidos en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales. El adjudicatario informará a EOI y, en su caso, a todas las empresas que presten servicios de forma concurrente en el centro de trabajo donde se realicen las actividades objeto del Servicio, de los riesgos específicos de las actividades que desarrolle que puedan afectar a cualquier trabajador de EOI o en su caso, del resto de empresas concurrentes en el citado centro de trabajo. La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia. En el caso de que los riesgos que se generen se califiquen como graves o muy graves, la información se facilitará por escrito. El Profesional deberá comunicar de inmediato toda situación de emergencia susceptible de afectar a la salud o la seguridad de los trabajadores de EOI y, en su caso, del resto de empresas presentes en citado centro de trabajo en el que se realicen las actividades objeto del Servicio. El adjudicatario deberá tener en cuenta en la planificación de su actividad preventiva con respecto al Servicio, la información facilitada por EOI y en su caso por el resto de empresas presentes en el centro de trabajo referido anteriormente, sobre los Riesgos Laborales que se puedan producir durante la prestación de dichos servicios. Antes del inicio de la actividad objeto del Servicio, EOI exigirá al adjudicatario que le acrediten por escrito que han realizado para dichas actividades, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. EOI, con carácter previo al inicio de las actuaciones objeto del contrato, pondrá a disposición del adjudicatario el Manual de Autoprotección de Riesgos Laborales a efectos de que pueda cumplir las obligaciones establecidas en el presente apartado. 9. PRESENTACIÓN DE OFERTAS. La Oferta técnica deberá contener los medios técnicos y humanos que acrediten un dominio conceptual, metodológico y técnico adecuado para la ejecución del contrato y reflejar capacidad técnica probada para dar servicio en el desarrollo del objeto previsto. La propuesta técnica de las ofertas presentadas por los licitadores deberá incluir los siguientes apartados en el orden que se indica: 11

12 9.1. Resumen ejecutivo El licitador deberá sintetizar la Oferta técnica que presente prestando especial atención a los aspectos más destacables de la proposición en relación a los requisitos y criterios de valoración Oferta técnica Memoria descriptiva del método y plan de trabajo a seguir para el desarrollo del objeto del contrato, en la que se incluirán las características de los medios técnicos, humanos y materiales que el licitador se comprometa a utilizar en la prestación del servicio. La propuesta técnica deberá incluir los siguientes apartados en el orden que se indica: Introducción Debe incluir como mínimo: Identificación de la oferta. Datos de la empresa licitadora. Tabla en la que se indique de forma clara en qué páginas y apartados se responde a cada uno de los requisitos solicitados en el pliego Informe técnico sobre el servicio propuesto para la efectiva ejecución del trabajo Este informe deberá contener la descripción del servicio propuesto para la efectiva ejecución del trabajo, conteniendo, como mínimo, los siguientes puntos: Explicación del funcionamiento del servicio. Sistema de control de la prestación del servicio, especificando los procedimientos de información sobre tarifas más ventajosas y porcentajes de ahorro conseguido sobre tarifas de referencia. Sistema de información sobre el volumen de facturación por destino, empleado y centro de coste solicitante de EOI Estructura organizativa Detalle de la organización de los medios de la empresa para llevar a cabo la prestación del servicio y la estructura organizativa del personal adscrito al contrato. En cuanto a horarios se deberá indicar: o o o o Número de personas y horas. Horario de inicio y finalización. Asistencia 24 horas. En su caso indicar la interrupción del servicio, así como el número de horas semanales en las que se prestaría el servicio sin incluir los tiempos de interrupción del servicio en cada jornada si lo hubiere. 12

13 Informe sobre la capacidad de servicio, reposición o sustitución de los recursos destinados al contrato, que deberá contener como mínimo: Nº de empleados en el ejercicio anterior (Plantilla media) Nº de clientes en el ejercicio anterior, en viajes corporativos y servicios a empresas (por número de empresas u organizaciones) Facturación en viajes corporativos y servicios a empresas en el ejercicio anterior. Nº de servicios de agencia de viajes a los que presta servicio actualmente. Facturación media del ejercicio anterior Acuerdos con empresas de alojamiento, de transporte de viajeros y otros servicios objeto del contrato Relación de los acuerdos entre el licitador empresas de alojamiento, de transporte de viajeros y otros servicios objeto del contrato, junto a las condiciones de aplicación en la oferta a EOI, así como la capacidad real para que EOI se subrogue a dicho acuerdos y explicación del valor añadido que aportan a la gestión Red de oficinas en el territorio nacional, en el extranjero y lugares de tránsito Se valorará la existencia de oficinas minoristas propias para cobertura de incidencias en el aeropuerto de Madrid-Barajas y estaciones de ferrocarril en Madrid y Sevilla. Se acreditará mediante certificado. Se valorará la relación de oficinas de incidencias en territorio nacional y en el extranjero Coberturas de riesgos Informe conteniendo una relación de los seguros ofertados con las condiciones ofertadas y, para cada una de las pólizas (en documentación anexa): copia de la póliza de seguros, condiciones ofertadas, sumas aseguradas (en su caso), precio vinculante, valores adicionales y observaciones. Dentro de los seguros requeridos y que serán obligatorios figuran los contenidos en el apartado 2.3 cobertura de riesgos del presente Pliego. Se valorará la aportación de otro tipo de seguros adicionales a los requeridos en el apartado 2.3., que cubran riesgos no mencionados en el apartado 2.3 y que cubran riesgos relacionados con el desarrollo de los servicios de Agencia (seguro de asistencia en viaje, cualquier otro seguro o garantía adicional y en especial la cobertura médica y prestaciones complementarias en países en los que los interesados no dispongan de las mismas) Acuerdos de calidad del servicio Incluir información relativa a los acuerdos de calidad del servicio que se oferten, entre otros los relacionados con el tiempo de respuesta en la prestación del servicio (indicando la metodología a emplear) y tiempo de respuesta ante soluciones de incidencias, indicando su metodología. 13

14 Indicar posibles servicios gratuitos como, por ejemplo, servicio telefónico de emergencias desde España y desde el extranjero, servicio de alertas mediante correo electrónico o sms, etc Equipo de trabajo Informe sobre el personal incluido en la oferta que contenga: Experiencia en Agencias de Viajes, indicando máximo las 4 referencias más importantes con indicación de meses. Otros conocimientos, datos de interés o idiomas. Horario del servicio y disponibilidad de cada persona para Fundación EOI. La Oferta se debe presentar de acuerdo a lo indicado en el punto 4.2. (SOBRE 2, CRITERIOS QUE DEPENDEN DE UN JUICIO DE VALOR) del Pliego de Cláusulas Particulares. 14