PROCEDIMIENTO PDI.PRO 14

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1 PROCEDIMIENTO PDI.PRO 14 Indemnizaciones por razón de Servicio y control de tarjeta DINNERS ELABORA REVISA APRUEBA FECHA FIRMA Asesor RR.HH. Jefa Sección Retrib., SS. y D. P. Jefe Servicio Página 1 de 8

2 Tabla de contenido 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DIRECTRICES REGISTRO Y ARCHIVO PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO... 8 Página 2 de 8

3 1. OBJETO Liquidar los gastos que distintos colectivos realizan con motivo de desplazamientos, conferencias, asistencias y estancias, que se financien con cargo al presupuesto de la Universidad, siempre que tengan vinculación por razón del servicio que prestan en o para la UC. 2. ALCANCE Será de aplicación a: Los funcionarios y contratados que presten sus servicios en la Universidad de Cantabria. El personal laboral al servicio de la Universidad de Cantabria, de acuerdo a lo que disponga el respectivo Convenio Colectivo. El personal con contratos laborales no sometidos al Convenio Colectivo. Las personas que asistan a sesiones de Consejos u Órganos similares, participen en tribunales de Oposiciones y Concursos encargados de la selección de personal, de acceso a la Universidad, responsable bachillerato, LOGSE, tribunales de Tesis o de evaluación de calidad. Los contratados laborales o becarios, con cargo a convenios y proyectos de investigación u otras aplicaciones del Presupuesto diferentes del Capítulo 1. A los alumnos de la Universidad de Cantabria cuando desarrollen actividades que den derecho a indemnización. A los deportistas y técnicos que viajen con cargo al Presupuesto del Servicio de Actividades Físicas y Deportes. No se aplicará a: A las indemnizaciones por asistencia a sesiones del Consejo Social, que se regularán por la normativa que establezca el mismo. A las indemnizaciones por asistencia a los tribunales encargados de juzgar el acceso a la Universidad, que se regirán por su normativa específica. Los desplazamientos que se rijan por normas específicas, reguladas en la convocatoria o en la concesión. Los pagos al personal externo de la Universidad, por la impartición de cursos, conferencias o seminarios en la Universidad y que se financien con cargo al Presupuesto de la Universidad de Cantabria. 3. REFERENCIAS Normativa aplicable: Presupuesto UC vigente en cada momento. Decreto 36/2011, de 5 de mayo, sobre indemnizaciones y compensaciones por razón del servicio del Gobierno de Cantabria Página 3 de 8

4 Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio (B.O.E.30 de mayo de 2002). Orden de 8 de noviembre de 1994, sobre justificación y anticipos de las indemnizaciones por razón del servicio (B.O.E. 11 de noviembre). Resolución de 22 de marzo de 1993 (B.O.E. 26 de marzo) por el que se revisan los importes de las indemnizaciones por razón del servicio. Resolución de 16 de julio de 1998 (B.O.E. 21 de julio) por el que se revisan los importes de las dietas en el extranjero según grupos y países (corrección de errores en B.O.E. 13 de agosto de 1998 y de 30 de noviembre de 1998 El valor estratégico de este servicio es de 4 en una escala de 1 a DIRECTRICES TRAMITACIÓN 1. Directamente por la U.F.G. Salvo las excepciones del apartado siguiente, la tramitación de todos los gastos derivados de los desplazamientos y asistencias, se realizará a través de la administración de la U.F.G./Unidad/Servicio, que financia el gasto. 2. Obligatoriamente a través de la Sección de Retribuciones (objeto de este procedimiento). Las Unidades Funcionales de Gasto: 60. Vic. de Estudiantes, Empleabilidad y Emprendimiento (incluido Consejo de Estudiantes). 61. Vicerrectorado de Cultura, Participación y Difusión. 62. Vicerrectorado de Investigación y Transferencia de Conocimiento. 63. Vicerrectorado Primero y de Profesorado. 65. Servicio de Publicaciones. 67. Biblioteca Universitaria. 68. Vicerrectorado de Ordenación Académica. 70. Vicerrectorado de Relaciones Institucionales y Coordinación del CCI. 71. Servicio de Actividades Físicas y Deportes. 73. Vicerrectorado de Internacionalización 75. COIE 76. Vicerrectorado de Espacios, Servicios y Sostenibilidad. 81. Servicios Administrativos Centrales: Gerencia 82. Consejo Social 85. Rectorado y Secretaría General 86. Defensor Universitario 89. Gastos Centralizados. Página 4 de 8

5 3. Excepciones 3.1. TRIBUNALES DE TESIS: Los gastos derivados de Tribunales de Tesis Doctorales se tramitarán directamente por la Unidad Funcional de Gasto OTRAS: Cuando sea aconsejable por su agilidad o economía podrán realizar viajes del apartado 1. a través de la Sección de Retribuciones, previa autorización de la Gerencia. TIPOS DE INDEMNIZACIONES QUE SE PUEDEN PERCIBIR DIETAS DIETA POR GASTOS DE MANUTENCIÓN EN TERRITORIO NACIONAL DIETAS POR GASTOS DE MANTENIMIENTO EN EL EXTRANJERO DIETAS POR GASTOS DE ALOJAMIENTO DIETAS POR RESIDENCIA EVENTUAL GASTOS DE VIAJE DESPLAZAMIENTO EN AVIÓN DESPLAZAMIENTO EN OTRO TRANSPORTE PÚBLICO DESPLAZAMIENTO EN VEHÍCULO PARTICULAR DESPLAZAMIENTO EN VEHÍCULOS DE ALQUILER DESPLAZAMIENTO EN TAXIS OTROS DESPLAZAMIENTOS PAGO DIRECTO A LA AGENCIA GASTOS DE INSCRIPCIÓN A CONGRESOS, SEMINARIOS O CURSOS ASISTENCIAS POR PARTICIPACIÓN EN TRIBUNALES DE OPOSICIONES Y CONCURSOS CONTENIDO DE LA JUSTIFICACIÓN La justificación de las indemnizaciones a que se tenga derecho, estén o no anticipadas, deberá contener: a) Acreditación del desplazamiento b) Itinerario realizado, indicando hora y día de salida y hora y día de llegada. c) Impreso oficial de justificación firmado por el interesado, acompañado de todos los justificantes originales, que no se necesita firmarlos. d) Si la justificación engloba varios desplazamientos, realizados durante un periodo concreto, se añadirá al impreso oficial un Anexo en el que se detallan los días, lugares y kilómetros recorridos. e) Firma de la persona con competencia que, a los efectos del expediente, supondrá el reconocimiento de haber realizado la Comisión y la aprobación de los gastos. JUSTIFICACIÓN DE DIETAS Y GASTOS DE VIAJE EN EL EXTRANJERO Página 5 de 8

6 1. GASTOS INDEMNIZABLES La justificación de las Comisiones de Servicio realizadas en el extranjero se efectuará de la misma manera que las determinadas para las llevadas a cabo en territorio nacional. 2. GASTOS EXTRAORDINARIOS Tendrán la consideración de gastos a resarcir, los ocasionados por vacunas, visados y otros necesarios para la entrada en el país de que se trate. 3. TIPO DE CAMBIO Si se aporta la justificación de la entidad financiera de la compra de las divisas, se aplicará el tipo de cambio que figure en el mismo, si no es posible será el fijado por el Banco de España en el intervalo de días correspondientes a la duración del viaje. De no ser posible la utilización de los justificantes anteriormente mencionados, se recomienda la utilización del convertidor de divisas "OANDA", dirección En este caso, el resultado del convertidor será adjuntado a la justificación del gasto. En el pago de inscripciones a congresos con tarjeta personal, se aplicará el tipo de cambio correspondiente a la fecha de pago, o se adjuntará el resguardo mensual de la tarjeta, donde figurará el cargo realmente efectuado. 4. INSCRIPCIONES A CONGRESOS Se justificará con original de la transferencia a la que se añadirá factura o recibo o correo electrónico confirmando el pago por parte de la entidad organizadora, o en su defecto copia del boletín de inscripción. En dicho boletín de inscripción deberá figurar nombre del asistente, CIF de la Universidad de Cantabria, dejando constancia de su vinculación con ésta (Titular, Asociado, Colaborador...), datos referentes al congreso tales como NIF, nombre y domicilio de la entidad organizadora, lugar de celebración, fechas, opciones de pago e importe a abonar. Se recomienda que en el caso de que la inscripción se realice vía Internet, se impriman las pantallas del formulario o boletín de inscripción a medida que se vayan cumplimentando los datos personales del asistente. Cuando el pago se realice con tarjeta VISA o similar, y se justifique únicamente con el boletín de inscripción, en éste deberá constar la opción de pago elegida y el importe abonado. En el supuesto de no reflejar estos datos, se adjuntará el resguardo mensual de la tarjeta. Página 6 de 8

7 Cuando se trate de una inscripción al extranjero, deberán ajustarse a la normativa para "Dietas y Gastos de viaje en el Extranjero 3. Tipo de cambio". La información completa de la regulación de este tipo de procedimiento se localiza en el Manual de Gestión Presupuestaria de la Universidad de Cantabria, en el apartado de Procedimientos Específicos Indemnización por razón del Servicio. CONTROL Y CONCILIACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE GASTOS ATENDIDOS CON LA TARJETA DINNERS Los gastos atendidos con la tarjeta DINNERS serán conciliados mensualmente, generando cuentas justificativas para la reposición de fondos. CUENTAS PAGADORAS Existen dos cuentas corrientes que se corresponden en el programa Universitas XXI con dos cajeros pagadores distintos para la liquidación de los gastos justificados. Con cargo a una de esas cajas se abonarán a los interesados los gastos relacionados con el desplazamiento y/o asistencia, tales como manutención, estancia, taxi, kilometraje, etc La otra caja pagadora, denominada DINNERS, se dedica en exclusiva a los gastos que directamente la Universidad ha abonado con la tarjeta de crédito DINNERS. 5. REGISTRO Y ARCHIVO El registro y archivo de la documentación que se genere se realizará en copia, obrando los originales en el Servicio de Contabilidad, llevándose a cabo en cualquiera de las formas que hay establecidas, papel, electrónico, SharePoint. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO.04 Atender a usuarios PDI.PRO.08 Realizar informes y estadísticas Página 7 de 8

8 SOLICITUD DE ACLARACIONES/CORRECCIONES AL INTERESADO/A INTERESADO Funcionarios y contratados UC Personal Labora UC Personal contratado laboral no sujeto a convenio Personas asistent es a Consejos u órganos similares, Tribunales de oposición, Concursos de selección, de acceso a la UC, responsables bachillerado, LOGSE, tribunales de tesis o de evaluación de la calidad Contratados laborales o becarios con cargo a proyectos o convenios Alumnos de la UC Deportistas y técnicos con cargo al presupuesto del Servicio de Actividades Físicas y Deportes No se aplicará el presente procedimiento: A las indemnizaciones por asistencia a sesiones del Consejo Social, que se regularán por la normativa que establezca el mismo. A las indemnizaciones por asistencia a los tribunales encargados de juzgar el acceso a la Universidad, que se regirán por su normativa específica. Los desplazamientos que se rijan por normas específicas, reguladas en la convocatoria o en la concesión. Los pagos al personal externo de la Universidad, por la impartición de cursos, conferencias o seminarios en la Universidad y que se financien con cargo al Presupuesto de la Universidad de Cantabria. ADMINISTRACIÓN DE LA U.F.G. o SERVICIO/UNIDAD AUTORIZACIÓN POR PERSONA CON COMPETENCIA (Director/Decano Centro/Dpto./ Instituto, Gerente, Directores Servicios Generales, Vicerrectores SERVICIO DE PERSONAL DOCENTE INVESTIGADOR, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL Verificación de cumplimiento de condiciones y comprobación de la adecuada justificación documental REPAROS SI NO PAGO MATERIAL SI PROCEDE LIQUIDACIÓN Justificación de gastos ocasionados adelantados por el interesado/a Justificación de importes anticipados CONTROL DE LA LIQUIDACIÓN DE TARJETA DINNERS (CONCILIACIÓN DE APUNTES) (Gastos de desplazamiento y/o alojamiento liquidados con antelación con cargo a tarjeta de crédito) FIN DEL PROCEDIMIENTO Página 8 de 8