ANIXTER INC. Antisoborno y Corrupción

Transcripción

1 1. PROPÓSITO Este Reglamento Global de ( Reglamento ) sirve de guía con relación a la identificación, detección, prevención, y denuncia del soborno y otras formas de corrupción. 2. DEFINICIONES Los siguientes términos significarán lo siguiente bajo este Reglamento: ALCANCE Empleados mundialmente SECCIÓN Legal y Cumplimiento Anixter: Anixter significará Anixter Inc. y todas sus empresas filiales y afiliados mundialmente. Cualquier Cosa de Valor: Cualquier cosa de valor cubre cualquier forma de beneficio, que incluye, sin limitarse a: - Dinero o equivalentes de efectivo (p.ej., tarjetas regalo, etc.) - regalos (p. ej., cumpleaños, condolencias, etc.) - hospitalidad (p. ej., comida o bebida ofrecidas en un entrenamiento) - comidas y entretenimiento (p.ej., juego de golf, evento deportivo, etc.) - gastos de viajes (p.ej., pasaje aéreo o hotel) - capacitación - artículos de promoción (p.ej., calendarios) - gastos de negocios (p.ej., utilidad, contrato de arrendamiento, etc.) - gastos personales (p.ej., casa, club de campo, etc.) - servicios o favores personales - préstamos o perdón de deudas - acciones, bono, nota u otra inversión de interés en una compañía - ofertas de empleo o promesas de empleo futuro - contribuciones políticas o de caridad NO. DE REGLAMENTO 2014-L&C ABC-0001 EMITIDO POR Oficina de Ética y Cumplimiento FECHA DE EMISIÓN julio de 2015 FECHA VIGENTE julio de 2015 REEMPLAZA EL EMITIDO EN: mayo de 2013 ANIXTER INC. Pág. 1 de 11

2 Soborno: Soborno es prometer, ofrecer, dar, autorizar, solicitar, acordar recibir o recibir cualquier cosa de valor, directa o indirectamente, a alguien o de alguien, incluyendo cualquier Funcionario Público (se define abajo) o un empleado(a) de una empresa comercial, para indebidamente influenciar el comportamiento de tal persona para obtener o retener negocio o asegurar una ventaja indebida (se define abajo). El soborno puede constar de cualquier cosa de valor y no hay límite monetario. El soborno no tiene que ser exitoso, la intención es lo que importa. Esto quiere decir que un soborno puede ocurrir aunque en sí no se dé o se reciba nada el sólo ofrecer o prometer es suficiente. Socio Comercial: Los Socios Comerciales son los proveedores, contratistas, integradores, revendedores, socios de canal, asesores, consejeros profesionales, socios de empresa conjunta, corredores de aduana, agentes de carga, agentes de venta, y cualquier otro con los cuales Anixter haga negocios. Corrupción: Corrupción es el abuso del poder conferido, ya sea en el sector privado o público, para beneficio personal. Pagos para Facilitar Servicios: Pagos para Facilitar Servicios son pagos típicamente pequeños, extraoficiales, hechos para asegurar o acelerar una acción gubernamental de rutina por un funcionario del gobierno. Categorías de Alto Riesgo: Las Categorías de Alto Riesgo las determina el Jefe Principal de Cumplimiento y se enumeran en la página principal de Ética y Cumplimiento en los sitios de intranet de Anixter. Las Categorías de alto riesgo incluyen, sin limitación, los Socios Comerciales que pueden interactuar con Funcionarios Públicos por Anixter o en su representación (p.ej., agentes de aduana, agentes de carga, etc.) y Socios Comerciales que representan a Anixter por un honorario o comisión (p.ej., agentes de ventas). Países de Alto Riesgo: Los Países de Alto Riesgo los determina el Gerente Principal de Cumplimiento y se enumeran en la página principal de Ética y Cumplimiento en los sitios de intranet de Anixter. [Tenga en cuenta que Anixter tampoco hará negocios con compañías que estén o que hagan negocios con ciertos países, debido a las leyes de EE.UU. que aplican con relación a los países donde hay embargo. Para una lista de estos países, vea la página de Coordinación Global en los sitios de intranet de Anixter.] Ventaja Indebida: Una Ventaja Indebida puede incluir, sin limitarse, a una cantidad de tipos de beneficios y ventajas que podrían recibirse debido a soborno, tales como obtener un contrato, obtener una reducción en los impuestos, cambio en las leyes, importaciones aprobadas, teléfono/electricidad conectados, o permisos obtenidos para hacer negocios. ANIXTER INC. Pág. 2 de 11

3 Funcionario Público: Funcionario Público es un término muy amplio que incluye: (a) un empleado(a), oficial, o consejero de: - un gobierno a nivel nacional, estatal, regional, provincial o local; - una agencia gubernamental, autoridad pública u otra organización pública; - una empresa propiedad del estado o controlada por el estado; - grupos con una categoría especial tales como las tribus india americanas o las naciones en los EE.UU.; o - una organización internacional pública, por ejemplo, las Naciones Unidas o la Unión Europea, y sus agencias y otras organizaciones relacionadas; o (b) un político, a cualquier nivel del gobierno, ocupe o no un cargo político, candidatos políticos, partidos políticos y cualquiera que trabaje para ellos; o (c) miembros de la familia real u otras familias reinantes. Señales de Alerta: Las Señales de Alerta" son señales de advertencia que pueden aumentar la probabilidad de soborno. Al final de este Reglamento hay una lista de señales de alerta. Debe proceder con cautela si descubre algunas de estas Señales de Alerta. 3. REGLAMENTO Es la política de Anixter llevar a cabo todo negocio de una manera honesta y ética dondequiera que hacemos negocio. Anixter tiene un enfoque de CERO tolerancia en cuanto a soborno y otras formas de corrupción y nos comprometemos a actuar de forma profesional, justa y con integridad en todos nuestros negocios y relaciones dondequiera que operamos. Ningún empleado de Anixter o persona actuando en su representación, puede prometer, ofrecer, dar, autorizar, solicitar, acordar recibir o recibir, directa o indirectamente, un soborno a/de alguien. Además, cada oficial, empleado y Socio Comercial, está obligado a mantener libros, registros y cuentas que reflejen fielmente todas las transacciones efectuadas a favor de Anixter o en su representación. Anixter respeta todas las leyes en contra del soborno y la corrupción en los países donde operamos. Esto incluye, sin limitarse a, las leyes que aplican internacionalmente, tal como la Ley de EE.UU. de Prácticas Extranjeras Corruptas, que aplica a nuestras operaciones mundialmente; la Ley Antisoborno del R.U., que aplica a compañías con una conexión británica dondequiera que las mismas hacen negocio, y empleados británicos dondequiera que se encuentren; y la Ley de Empresa Limpia de Brasil, que aplica a las compañías en territorio nacional y extranjeras que operan en Brasil, así como a empleados, agentes, o representantes de compañías brasileñas o subsidiarios brasileños de compañías de EE.UU. ANIXTER INC. Pág. 3 de 11

4 Al final de este Reglamento hay una lista de Señales de Alerta que pueden aumentar la probabilidad de soborno. Debe proceder con cautela si descubre alguna de estas Señales de Alerta. Las áreas de negocio donde la corrupción, incluyendo soborno, puede que ocurra más a menudo, incluyen regalos y entretenimiento, pagos para facilitar servicios, donaciones y Socios Comerciales. Regalos y Entretenimiento A. Regalos y Entretenimiento para Funcionarios Públicos No se permiten regalos y entretenimiento cuando se trata de Funcionarios Públicos. Esto significa que usted no puede prometer, ofrecer, dar, autorizar, solicitar, acordar recibir o recibir cualquier cosa de valor a o de Funcionarios Públicos en ningún lugar del mundo. Cualquier cosa de valor que usted le promete, ofrece, o da a un tercero (p.ej. pariente, amistad, conocido, caridad, partido político) designado por un Funcionario Público con el cual Anixter tiene una posible o actual relación comercial se considera dada o recibida directamente por dicho Funcionario Público. B. Regalos y Entretenimiento para individuos que no son Funcionarios Públicos Se permiten regalos y entretenimiento cuando se trata de individuos que no son Funcionarios Públicos, si se cumple con ciertos requisitos. Específicamente, cualquier cosa de valor que usted prometa, ofrezca, dé, autorice, solicite, acuerde recibir o reciba de una persona que no es un Funcionario Público, se permite, siempre que: a. No sea i. con la intención de influenciar al destinatario a obtener o retener negocio o una ventaja de negocios, y no dará la apariencia de lo que precede; ii. iii. iv. b. Cumpla con con la intención de recompensar al destinatario por brindar asistencia para obtener o retener negocios o una ventaja de negocios; en forma de efectivo o equivalentes de efectivo; y solicitado por el destinatario o por un tercero en representación del destinatario; y i. las leyes locales que aplican; ii. iii. las reglas y reglamentos de regalos y hospitalidad de la organización del destinatario; y El Reglamento Global de Viajes, Entretenimiento y Gastos de Anixter y todos los demás reglamentos de Anixter, incluyendo las aprobaciones que los mismos requieran; y c. Se registre fielmente en los libros y registros de Anixter. Cualquier cosa de valor dada a un tercero (p.ej., una caridad, partido político) designado por una persona con la cual Anixter tiene una posible o actual relación comercial (p.ej., un cliente o vendedor), se considera dada directamente a la persona con la cual Anixter tiene una posible o actual relación comercial. ANIXTER INC. Pág. 4 de 11

5 La práctica de dar cualquier cosa de valor varía entre los países y regiones, y lo que puede ser normal y aceptable en un país o región, puede que no lo sea en otro. Mientras que la sensibilidad cultural y costumbres locales son importantes, las mismas no se pueden usar como excusa para evitar los requisitos de este Reglamento. La prueba a aplicar es si en todas las circunstancias la comida, entretenimiento, regalo, o cosa de valor es razonable, se justifica, y es apropiada bajo las circunstancias, para que no aparente ser una impropiedad, y que el destinatario u otros puedan verlo como un soborno. Considere si la comida, entretenimiento u otro regalo lo avergonzaría a usted o a Anixter si apareciera en la primera plana de un periódico, o se tuviera que tratar con una agencia de cumplimiento. NO SE HARÁN EXCEPCIONES A ESTE REGLAMENTO BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA SIN EL CONSENTIMIENTO EXPLÍCITO POR ESCRITO DEL JEFE PRINCIPAL DE CUMPLIMIENTO. Pagos para Facilitar Servicios Cualquier tipo de pago para facilitar servicios está prohibido. Ni siquiera se permiten en países en los cuales son habituales. Hay una excepción que aplica si hay una amenaza inmediata de causar daño físico al exigirse el pago. En este caso su seguridad es primordial y usted debe hacer el pago y después informarle a su gerente y Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento lo antes posible (y, en todo caso, dentro de las 48 horas). Si tiene cualquier sospecha, preocupación o preguntas acerca de un pago, debe expresarle las mismas a su gerente y Gerente Regional o Principal de Cumplimiento. Donaciones Anixter no contribuye a los partidos políticos. Anixter generalmente permite contribuciones caritativas que sean legales y éticas bajo las leyes y prácticas locales y que cumplan con el Reglamento Global de Viajes, Entretenimiento y Gastos de Anixter. No obstante, cualquier donación caritativa a una organización asociada con o designada por un Funcionario Público (p.ej., organizaciones en las cuales el Funcionario Público sirva como fiduciario, director u oficial) se tienen que evitar, ya que tales donaciones pudieran considerarse como pago o beneficio para el Funcionario Público y por lo tanto pueden violar las leyes antisoborno. Socios Comerciales Anixter pudiera ser responsable por el comportamiento de sus Socios Comerciales. Por lo tanto, debemos cuidarnos y cerciorarnos de usar Socios Comerciales que no intenten tomar parte en sobornos o corrupción, para evitar situaciones que involucren a Socios Comerciales que puedan resultar en una violación de este Reglamento o leyes aplicables. Es imprescindible que usted sepa con quién está haciendo negocios, y por qué, cuándo y a quién le va a ceder fondos. Las siguientes pautas le aplican a los Socios Comerciales: a. Se requiere que los Socios Comerciales actúen consecuentemente con el Reglamento Antisoborno de los Socios Comerciales de Anixter; b. Antes de recibir pago de Anixter, todos los Socios Comerciales tienen que firmar el Reglamento ANIXTER INC. Pág. 5 de 11

6 Antisoborno de los Socios Comerciales de Anixter; y someterse a un proceso de debida diligencia y evaluación si el Socio Comercial encaja en una de las categorías que requiere este proceso según lo determine el Gerente Principal de Cumplimiento. (Para ver una lista de categorías, vea Proceso de Debida Diligencia de Socio Comercial en la página principal de Ética y Cumplimiento en los sitios intranet de Anixter); c. Los Socios Comerciales se seleccionarán únicamente en base de mérito; d. Los pagos a los Socios Comerciales tienen que ser por cantidades habituales y razonables con relación a los servicios que se prestan. e. Los pagos a los Socios Comerciales tienen que reflejarse debidamente en los libros y registros de Anixter; f. Los pagos a los Socios Comerciales no podrán ser en efectivo; y g. Los pagos a los Socios Comerciales sólo se podrán hacer a cuentas bancarias que estén a nombre del Socio Comercial y en el país donde reside el Socio Comercial, o donde se presten los servicios. Fusiones y Adquisiciones Pueden surgir asuntos específicos de anticorrupción en fusiones y adquisiciones, con la posibilidad que el que adquiere será responsable por los actos corruptos pasados y actuales del objetivo. Al adquirir una determinada compañía, Anixter lleva a cabo un examen meticuloso de la determinada compañía. Mantener Registros Se requiere que Anixter tenga y mantenga libros y registros que debidamente reflejen las transacciones y disposición de todos los bienes de la compañía. Todas las cuentas, facturas, memorándums y otros documentos y registros tienen que prepararse y mantenerse totalmente precisos y completos. No se deben establecer ni mantener por ningún propósito fondos de la compañía que no se revelen o registren, tales como cuentas fuera del libro. Todos los reclamos de gastos relacionados con hospitalidad, regalos o gastos, tienen que presentarse en conformidad con el Reglamento Global de Viajes, Entretenimiento y Gastos, y anotar la razón específica por la cual se hizo el gasto. 4. Sus Responsabilidades Usted debe asegurarse de leer, entender y cumplir con este Reglamento, completar cualquier capacitación asignada, pedir una clarificación de todo aquello que no entienda, y evitar cualquier actividad que pueda conllevar o sugerir incumplimiento de este Reglamento. También se le requiere a usted que informe cualquier posible o actual violación de este Reglamento (vea la sección en Exprese sus Preocupaciones). Si usted es gerente, usted es responsable de asegurarse que todos aquellos que sean sus subordinados, entiendan y cumplan con este Reglamento. ANIXTER INC. Pág. 6 de 11

7 5. Penalidades y Medidas Disciplinarias El soborno es una ofensa criminal. Las compañías están sujetas a multas, exclusión de licitación de contratos públicos y daño a su reputación. Se pueden arruinar carreras y los negocios sufrir daños a largo plazo. Además de posibles penalidades criminales y multas, incluyendo encarcelamiento, cualquier persona en Anixter que no cumpla con este Reglamento, enfrenta medidas disciplinarias que pueden resultar en despido. 6. Capacitación Anixter provee capacitación en este Reglamento a través de AL-i. Como mínimo, todos los empleados que controlen los fondos de la Compañía o que tengan la responsabilidad de registrar las transacciones que impactan los libros de la Compañía y los registros, se les requiere que participen en la capacitación y certifiquen el haberla completado. En la página principal de Ética y Cumplimiento en los sitios de intranet de Anixter podrá encontrar una mayor orientación. También puede contactar al Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento si tiene preguntas acerca de este Reglamento. 7. Exprese sus Preocupaciones Anixter no tolera violaciones de este Reglamento de parte de sus empleados o Socios Comerciales. Si sospecha que un empleado o Socio Comercial ha violado este Reglamento, no es apropiado ignorarlo. Se le requiere que contacte a su gerente, Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento, o la Línea confidencial de Integridad Comercial (Business Integrity Line) en si usted cree o sospecha que ha ocurrido una violación de este Reglamento, o que puede ocurrir. Un tercero independiente opera la Línea de Integridad Comercial, y ésta permite que se denuncie de forma anónima y haga preguntas al respecto, si las leyes locales lo permiten. Usted tiene que expresar sus preocupaciones acerca de cualquier asunto o sospecha de conducta indebida lo antes posible desde un principio. Si no está seguro(a) si un determinado acto constituye soborno, o si tiene otras preguntas, contacte a su gerente, Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento, o la Línea de Integridad Comercial. Anixter alenta la transparencia y no tomará represalias en contra de alguien que exprese, de buena fe, sus preocupaciones sinceras bajo este Reglamento, aunque las preocupaciones resulten ser equivocadas. Si usted cree que ha sufrido un trato perjudicial con relación al haber expresado su preocupación, ya sea medidas disciplinarias, amenazas u otro trato no favorable, debe informarle a su gerente, Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento o la Línea de Integridad Comercial. 8. Control y Auditoría El Gerente Principal de Cumplimiento tiene la responsabilidad primordial día a día de implementar este Reglamento, incluyendo darle seguimiento de control en cuanto a su uso y eficacia, y regularmente considerar si es adecuado. Anixter periódicamente auditará este Reglamento para evaluar si se conoce, si se cumple con el mismo, y si es efectivo en su totalidad para contrarrestar el soborno y la corrupción. ANIXTER INC. Pág. 7 de 11

8 Apéndice Señales de Alerta Esta es una lista no exclusiva, de señales de alerta o señales de advertencia ( señales de alerta ) de posible soborno u otra corrupción. Si usted descubre alguna de estas señales de alerta mientras que trabaja en Anixter, tiene que informarle oportunamente a su gerente, al Departamento Legal, al Gerente Regional o al Gerente Principal de Cumplimiento, o la Línea de Integridad Comercial. Contacte a los mismos recursos si tiene preguntas o preocupaciones. Usted no puede proceder con una transacción a menos que, o hasta que, la señal de alerta se haya investigado y aclarado. Señales de Alerta Relacionadas con Entidades Propiedad del Gobierno o Funcionarios Públicos Posibles o actuales Socios Comerciales (o sus dueños, directores, oficiales, empleados o familiares) que: - Son Antiguos o actuales Funcionarios Públicos; - Están de alguna forma conectados con Funcionarios Públicos, o que se sabe tienen una relación o cercanía especial no habitual, con un Funcionario Público; - Son propiedad del gobierno; o - Están recomendados o referidos por Funcionarios Públicos. Señales de Alerta Relacionadas con la Ubicación, Estructura y Experiencia de Terceros Posibles o actuales Socios Comerciales (o sus dueños, directores, oficiales, empleados o familiares) que: - Están haciendo negocios en países de alto riesgo, donde la corrupción es un problema común; - Se les han acusado de soborno o corrupción o prácticas comerciales indebidas; - Son familiares de un director, empleado, agente o contratista actual de Anixter; - No tienen la experiencia o los recursos necesarios para la actividad; - Rehúsan o no están dispuestos a suministrar información bancaria o legítima y referencias actuales; - Rehúsan o no están dispuestos a suministrar respuestas a las preguntas o indagaciones de Anixter; - Rehusan o no están dispuestos a estar de acuerdo con el Reglamento Antisoborno de los Socios Comerciales de Anixter; ANIXTER INC. Pág. 8 de 11

9 - No tienen registros de trabajo o gastos bien documentados; - No tienen un código de ética; o - No someten a sus agentes o representantes a un proceso de debida diligencia. Señales de Alerta Relacionadas con los Métodos de Pago y Solicitudes de Pago por Terceros Solicitudes de posibles o actuales Socios Comerciales (o sus dueños, directores, oficiales, empleados o familiares) para: - Pagos que se efectúen en efectivo o equivalentes de efectivo (p.ej., tarjetas regalo, acciones, etc.); - Pagos por adelantado antes que se firme un acuerdo; - Pagos que se efectúen a una cuenta bancaria ubicada en otro país donde el tercero se encuentra o hace negocios o a una cuenta bancaria que no le pertenece al tercero; - Pagos que se efectúen fuera del proceso habitual o estructura de contabilidad o sin factura o recibo; - Pagos especiales para ayudar a engrasar las ruedas de la transacción; - Honorarios/comisiones en etapas avanzadas de negociaciones o para asegurar la aprobación final ; - Pagos a una parte desconocida, no relacionada con la transacción comercial; - Patrón de pagos no habitual, pagos de la misma cantidad repetidos o cantidades redondas; - Pagos sin un acuerdo por escrito; - Honorarios/comisiones que aparentan ser grandes con relación a los servicios prestados; - Regalos de hospitalidad generosos, no habituales, o regalos; o - Donaciones caritativas. ANIXTER INC. Pág. 9 de 11

10 Proceso de Debida Diligencia de Socios Comerciales Proceso de Debida Diligencia El proceso de debida diligencia que aparece abajo, aplica a los Socios Comerciales nuevos o que renovaron, que le estarán prestando servicios a/o actuando en representación de Anixter. Anixter reconoce que tiene un considerable número de Socios Comerciales actuales y que llevará a cabo un proceso de debida diligencia según lo determine el Gerente Principal de Cumplimiento de Anixter. Antes de recibir pago de Anixter, todos los Socios Comerciales nuevos (o Socios Comerciales cuyos contratos se van a renovar) deben firmar el Reglamento Antisoborno de Socios Comerciales de Anixter, y someterse a un proceso de debida diligencia si el Socio Comercial satisface la siguiente prueba: Prueba de Evaluación de Socio Comercial 1. El Socio Comercial le prestará servicios a Anixter o actuará en su representación, y 2. El Socio Comercial está (a) ubicado o haciendo negocios en uno de los Países de Alto Riesgo identificado por Anixter que requiere evaluación; o (b) en una de las Categorías de Alto Riesgo identificada por Anixter que requiere evaluación. El proceso de evaluación incluye un cuestionario que el Socio Comercial tiene que llenar y una investigación de antecedentes llevado a cabo por el Grupo de Servicios Compartidos Mundialmente de Anixter, usando una herramienta de un tercero. Anixter no le pagará al Socio Comercial sin la aprobación del Gerente Regional o Gerente Principal de Corrupción si (a) el Socio Comercial rehúsa reconocer su cumplimiento con el Reglamento Antisoborno de Socios Comerciales de Anixter, o completar el cuestionario; o (b) la evaluación inicial presenta preocupaciones o Señales de Alerta que no se pueden resolver a la satisfacción del Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento. Un Gerente Regional o Gerente Principal de Cumplimiento puede solicitar una evaluación adicional o recomendar que Anixter descontinúe haciendo negocios con el Socio Comercial. ANIXTER INC. Pág. 10 de 11

11 Gerentes de Cumplimiento Por favor de hacer clic en Contacts & Resources en la pagina web interna de Anixter Ethics & Compliance para obtener los nombres y información de contacto de los Gerentes de Cumplimiento Cómo hacer una pregunta o expresar una preocupación ethics@anixter.com. También puede contactar a un Gerente Regional or Gerente Principal de Cumplimiento (vea la información de contacto arriba) Telf: Vea los números en el afiche de la Línea de Integridad Comercial que se exhibe en su instalación o visite: para encontrar el número para su país. En línea: Telf: Medios para Denunciar de Forma Confidencial Vea los números en el afiche de la Línea de Integridad Comercial que se exhibe en su instalación o visite para encontrar el número para su país. En línea: Reglamentos relacionados disponibles en el sitio de intranet de Anixter Reglamento Global de Ética Comercial y Comportamiento Reglamento Global de Viajes, Entretenimiento y Gastos Reglamento Global de Contratos Gubernamentales Reglamento Antisoborno de Socio Comercial de Anixter Reglamento Global de Fraude Reglamento Global de Conflictos de Interés ANIXTER INC. Pág. 11 de 11