Cuestionario de Diligencia Debida de Terceros

Transcripción

1 Este cuestionario debe ser completado en línea y en inglés, pero este documento podría ayudarlo a recolectar la información requerida. Nombre del Campo Descripción 1. Nombre legal de la empresa* Proporcionar el nombre legal de la empresa. 2. Nombre de remitente * Proporcionar el nombre de la persona que está completando este formulario. 3. Título del remitente * Proporcionar el título de la persona que está completando este formulario. Ejemplo: Gerente General, Gerente de Operaciones, etc. 4. Dirección de correo del remitente * Proporcionar el correo electrónico de la persona que está completando este formulario. 5. Tipo de relación * Seleccionar el tipo de relación que su empresa tendrá con CEVA (Seleccionar: Desconocido, Agente Exclusivo, Agente no Exclusivo, Agente Aéreo, Subcontratista de CEVA). 6. Formato Legal * Seleccionar: Otro, Corporación, Sociedad, Empresa unipersonal o Sociedad de Responsabilidad Limitada. 7. País de incorporación * 8. Número de registro * 9. Dirección registrada * 10. Dirección del negocio Sólo llenar si es distinta a la dirección registrada. 11. Cotiza en bolsa Seleccionar SÍ o No 12. Estructura de la empresa* Describir la estructura de la empresa e incluir la matriz corporativa y entidades afiliadas en la cual la empresa tenga intereses directos o indirectos (incluyendo unión de empresas joint ventures). Por favor indicar el número de empleados. 13. Accionista(s)/Propietario(s) * Proporcionar el nombre, nacionalidad y fecha de nacimiento de cada accionista/propietario de la empresa. Tener en cuenta al accionista/s mayoritario/s. 14. Directores, Socios y Apoderados* Indicar el nombre, nacionalidad y fecha de nacimiento de directores, socios y apoderados. 15. Funcionarios* Indicar el nombre, nacionalidad y fecha de nacimiento de los funcionarios de la empresa 16. Actividades clave del negocio * Describir las actividades clave. 17. País de las Oficinas de la Empresa * 18. Países en que realizan negocios * 19. País principal en el que prestará servicios a CEVA * Seleccionar el país principal en el cual proveerá servicios en nombre de CEVA. Página 1

2 20. Referencia bancaria 1 * Por favor proporcionar el nombre del banco o institución,. 21. Referencia bancaria 2 * Por favor proporcionar el nombre del banco o institución, 22. Referencia del cliente 1 * Por favor proporcionar el nombre de la compañía, 23. Referencia del cliente 2 * Por favor proporcionar el nombre de la compañía, 24. Referencia del cliente 3 * Por favor proporcionar el nombre de la compañía, 25. Código de Conducta Su empresa tiene un código de conducta escrito? 26. Política de Anticorrupción Su empresa ha escrito políticas de Anticorrupción? Si es sí, por favor inmediatamente envíe una copia de sus políticas (en inglés) vía correo electrónico a CEVA.Compliance@cevalogistics.com. Su aprobación no será posible sin esta política escrita. 27. Procedimientos/Controles de Anticorrupción * 28. Certificación de Anticorrupción - Empleado(S/N)* 29. Certificación de Anticorrupción - Directorio(S/N)* 30. Responsabilidad Anticorrupción Por favor listar y describir las políticas, procedimientos y controles que su compañía tiene en funcionamiento para prevenir la corrupción Requiere su empresa que sus empleados certifiquen que cumplen con su política de lucha contra la corrupción y las leyes anticorrupción aplicables? Requiere su empresa que los miembros de su directorio y sus altos ejecutivos certifiquen que cumplen con su política de lucha contra la corrupción y las leyes anticorrupción aplicables? Su empresa asigna responsabilidad a uno o a más ejecutivos de la misma para implementar y supervisar las políticas, estándares y procedimientos de Anticorrupción? Página 2

3 31. Responsabilidad Anticorrupción Por favor proporcionar los nombres de las personas en su empresa responsables de implementar y supervisar las políticas, estándares y procedimientos de Anticorrupción 32. Entrenamiento de Anticorrupción Su empresa requiere que sus empleados completen un entrenamiento de Anticorrupción? 33. Participantes de entrenamiento de Anticorrupción * Por favor indicar quiénes en su empresa son requeridos de completar un entrenamiento de Anticorrupción. 34. Política de regalos Tiene su empresa una política escrita relativa a la entrega de regalos? 35. Política de entretenimiento Tiene su empresa una política escrita relativa a la hospitalidad y el entretenimiento? 36. Política de Gastos Tiene su empresa una política escrita relativa al reembolso de gastos de su propio bolsillo? (Seleccionar Sí o No) 37. Política de viajes Tiene su empresa una política escrita relativa a viajes? 38. Política de donaciones caritativas 39. Política sobre pagos de facilitación Tiene su empresa una política escrita relativa a las donaciones benéficas y patrocinios? Tiene su empresa una política escrita relativa a los pagos de facilitación? 40. Política - Sobornos Tiene su empresa una política escrita relativa a solicitud de sobornos y la extorsión? (Seleccionar Sí, No) 41. Funcionarios de Gobierno - Empleados Para los fines de responder estas preguntas, Funcionarios de Gobierno se refiere a cualquier funcionario o empleado de gobierno extranjero, nacional, local o municipal electo o designado, cualquier persona que actúe con carácter oficial o que ejerza una función pública para o en nombre de cualquier gobierno o su mediación, cualquier funcionario o empleado de una organización internacional pública tales como las Naciones Unidas o el Banco Mundial; un miembro de un poder legislativo, juez, funcionario de Aduanas, o funcionario fiscal; los partidos políticos, sus funcionarios y candidatos a cargos públicos; o empleados de las empresas privadas de propiedad estatal o controladas por el Estado. Su empresa emplea a algún o es su empresa propiedad de o de otra manera está legalmente afiliada con algún Funcionario de Gobierno que tenga alguna conexión con CEVA o cualquier trabajo para CEVA? Página 3

4 Cuestionario de Diligencia Debida de terceros 42. Funcionarios de Gobierno Empleados Si aplica, detallar los Funcionarios de Gobierno que tengan una conexión a CEVA o algún trabajo para CEVA. 43. Funcionarios de Gobierno Unión de empresas 44. Funcionarios de Gobierno Unión de empresas 45. Funcionarios de Gobierno - Empleo (S/N) * 46. Funcionarios de Gobierno - Empleo 47. Funcionarios de Gobierno - Pagos Está su empresa involucrada con alguna Unión de empresas (Joint venture) donde están involucrados Funcionarios de Gobierno? Si aplica, describa cómo su empresa está involucrada con alguna Unión de empresas (Joint venture) donde están involucrados Funcionarios de Gobierno. A su mejor saber y entender, alguna vez su empresa ha solicitado por cualquier persona para emplear un Funcionario de Gobierno, cualquier persona relacionada con ese funcionario, o un amigo de un funcionario, o algún Funcionario de Gobierno le solicitó emplear a alguien? Si aplica, por favor describa la situación en la que su empresa fue requerida por cualquier persona para emplear un Funcionario de Gobierno, cualquier persona relacionada con ese funcionario, o un amigo de un funcionario, o cuando un Funcionario de Gobierno pidió a su empresa que contratara a alguien. Su empresa ha realizado pagos de dinero o algo de valor, directa o indirectamente, a Funcionarios de Gobierno, o a alguna entidad o persona sugerida por un Funcionario de Gobierno, como obras de caridad, otra organización, amigo o familiar? 48. Funcionarios de Gobierno - Pagos Si aplica, describir cuándo su empresa realizó pagos de dinero o algo de valor, directa o indirectamente, a Funcionarios de Gobierno, o a alguna entidad o persona sugerida por un Funcionario de Gobierno, como obras de caridad, otra organización, amigo o familiar. Por favor describir y explicar cómo fueron realizados los pagos y contabilizado en los libros y registros de su empresa. 49. Funcionario de Gobierno - Descuentos Su empresa proporciona descuentos, donaciones, contribuciones, ofrecimiento de trabajo o becas a Funcionarios de Gobierno, sus familiares o amigos? 50. Funcionario de Gobierno - Descuentos Si aplica, describa cuándo su empresa proporcionó descuentos, donaciones, contribuciones, ofrecimiento de trabajo o becas a Funcionarios de Gobierno, sus familiares o amigos. 51. Entidades Gubernamentales * Listar todas las entidades gubernamentales que proveen alguna autoridad o aprobación para llevar a cabo su negocio. Escriba N/A si no aplica. Página 4

5 52. Permisos * Listar todos los permisos y aprobaciones requeridas para ser obtenidos por la empresa en relación con CEVA e indicar si ya se han obtenido los permisos y aprobaciones. Escriba N/A si no aplica. 53. Servicios de Agencia o Despacho Aduanero (S/N)* Su empresa brindará servicios de agencia o despacho aduanero en nombre de CEVA? 54. Servicios de Agencia o despacho Aduanero* 55. Servicios de Agencia o Despacho Aduanero - Controles * Proporcionar los nombres de todas las personas o entidades que desempeñarán servicios de Agencia o Despacho Aduanero en nombre de CEVA o que asistan en el cumplimiento de las obligaciones de la empresa en relación con CEVA. Describir los servicios que cada persona o entidad llevará a cabo y la compensación que recibirán. Escriba N/A si no aplica Qué controles tiene su empresa para asegurar que las personas en la sección anterior cumplirán con todas las leyes aplicables? 56. Contribuciones de campaña Su empresa contribuye a campañas de políticos, candidatos políticos, o titulares de cargos públicos? 57. Contribuciones de campaña Si aplica, describir las contribuciones de la empresa a campañas de políticos, candidatos políticos, o titulares de cargos públicos y todas las políticas y controles al respecto. 58. Regalos Alguna vez su empresa envía dinero en efectivo o regalos no en efectivo o pagos a Funcionarios de Gobierno o políticos? 59. Regalos Si aplica, describa cuándo su empresa haya enviado dinero en efectivo, regalos o pagos a Funcionarios de Gobierno o políticos. Por favor describir el regalo y si fue para obtener negocio, permisos requeridos, precios favorables, tratamiento fiscal u otras resoluciones gubernamentales favorables. 60. Militares/Policía Se realizan pagos a militares o a la policía por seguridad? 61. Militares/Policía Si aplica, describir los pagos que su empresa ha realizado a los militares o a la policía por seguridad 62. Reporte Anti-Corrupción * Aún cuando no haya habido una violación en el pasado, Adónde reportaría un empleado, subcontratista o cliente, una sospecha de violación de Anti-corrupción? Página 5

6 Cuestionario de Diligencia Debida de terceros 63. Monitoreo/Auditoría * Cómo su empresa monitorea a sus empleados, subcontratistas, o contratistas independientes para asegurar que ellos cumplen con las políticas de su empresa y las leyes de anticorrupción aplicables? 64. Investigación de Violaciones * Cómo su empresa investiga incidentes de cumplimiento o posibles violaciones de cumplimiento? Si hay una violación de Compliance (Cumplimiento), qué procedimientos sigue la empresa para hacer frente a los problemas? 65. Mecanismos disciplinarios * Si una violación de anti-corrupción es encontrada, Qué consecuencias tiene previstas su empresa para aquellos involucrados en la violación? 66. Quiebra Su empresa alguna vez se declaró en quiebra? (Seleccionar Sí o No) 67. Auditoría de libros Su empresa lleva a cabo auditorías o contrata alguna compañía para auditar sus libros o registros por pagos en violación de las leyes de anticorrupción? 68. Detección de violaciones de pago* Describa el proceso de su empresa para detectar pagos que violan la ley. Incluir procesos de su empresa para los desembolsos de efectivo de caja chica, facturación, las autorizaciones de cheques y los reembolsos a los empleados. 69. Conducta corrupta Alguna vez, una fiscalía u otra agencia gubernamental ha investigado o ha acusado a su empresa de participar en una conducta corrupta o soborno? 70. Conducta corrupta Si aplica, describir la situación donde su compañía fue investigada o acusada de participar en una conducta corrupta o soborno. 71. Litigios pendientes o en amenaza* Brevemente describa todos los litigios pendientes o que amenacen la empresa, arbitraje, procedimiento, petición e investigaciones contra o afecte a la empresa o al negocio. Escriba N/A si no aplica 72. Violación de Leyes * Listar todos los avisos relativos a cualquier presunta violación o infracción de las leyes o reglamentos, aplicados a la empresa. Incluya una lista de las multas y sanciones asociadas con la violación de la ley. Escriba N/A si no aplica. 73. Condenas por soborno/fraude Alguna persona en su empresa ha sido acusada por alguna agencia gubernamental o condenada por soborno o fraude? Página 6

7 74. Condenas por soborno/fraude Si aplica, describir la situación donde la persona en su empresa fue acusada o condenada por soborno o fraude. 75. Suspensión/Exclusión/Revocación Alguna vez su empresa o alguna persona en su empresa ha sido suspendida, excluida o prohibida de contratos gubernamentales, o ha sido revocada alguna licencia debido a conductas ilegales o corruptas? 76. Suspensión/Exclusión/Revocación Si aplica, describa la situación donde su empresa o persona en su empresa fue suspendida, excluida o prohibida de contratos gubernamentales, o ha sido revocada alguna licencia debido a conductas ilegales o corruptas 77. Subcontratación Su empresa subcontratará algún negocio de CEVA a un subcontratista? 78. Subcontratistas Si aplica, proporcionar los nombres y correos electrónicos de los subcontratistas que manejarán el negocio de CEVA 79. Nombre del Contacto CEVA * Por favor listar el nombre de contacto de CEVA con el que tiene contacto más cercano. 80. Certificación Certifica Ud. que todos los datos anteriores son precisos, actualizados y completos según su mejor saber y entender? Está de acuerdo en contactarse con CEVA inmediatamente si hay algún cambio material en la información que usted ha proporcionado? Página 7