INSTRUCTIVO DE INSCRIPCIÓN Y MATRICULACIÓN EN EL SICAU

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1 SICAU SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO UNIVERSITARIO INSTRUCTIVO DE INSCRIPCIÓN Y MATRICULACIÓN EN EL SICAU 2017 Ideas&Bits

2 Contenido 1. INTRODUCCION PROCESO DEL ASPIRANTE, ADMITIDO Y ESTUDIANTE Acceso a la página del SICAU Activación de Cuenta de Usuario para Aspirantes o provenientes de otra Universidad Para Ingresar a la cuenta del SICAU Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos (Obligatorio) Inscripción de la matrícula en el SICAU Cuenta bancaría de la UTEQ Recepción de Comprobantes de Inscripción y Documentos Quienes tienen cupo para la Nivelación Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a pagar Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores a pagar Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan valores a pagar Plazos para entrega de Comprobantes de Matrículas Consideraciones Generales Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU Sobre pérdida de gratuidad Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasión Cómo saber si un estudiante está matriculado? Cómo imprimir nuevamente el Comprobante de Inscripción vigente? ii

3 1. INTRODUCCION El presente instructivo describe el proceso para inscribirse y matricularse a través del internet en el Sistema de Información de Control Académico Universitario (SICAU) de la UTEQ. El proceso consta de las siguientes partes: Aspirante, admitido y estudiante: El aspirante, admitido y estudiante, a través del SICAU realizará los pasos para inscribirse y matricularse en la UTEQ. Aspirante: Personas que obtuvieron un cupo para la Nivelación en la UTEQ Admitido: Aspirantes que aprobaron la Nivelación en la UTEQ Estudiante: Admitidos que se encuentran matriculados Pregrado en la UTEQ Ventanillas de la Unidad de Admisión y Registro: La Unidad de Admisión y Registro de la UTEQ por medio de sus ventanillas de atención a estudiantes, receptará los físicos de los documentos y requisitos para proceder a registrar las matrículas de los aspirantes, admitidos en la nivelación, estudiantes provenientes de otras Universidades y a los estudiantes que tengan valores a pagar en sus comprobantes de inscripción. Finalizarán registrando al estudiante como matriculado. Administración del SICAU: La administración del SICAU de la UTEQ por medio del servicio de correo electrónico, receptará el digital de los documentos de estudiantes que no presentan valor a cancelar en sus comprobantes de inscripción. Finalizarán registrando al estudiante como matriculado. Nota: En cualquier caso, para ingresar al SICAU es necesario utilizar el usuario y contraseña asignados en el mismo. Administración SICAU - Página 1 de 19

4 2. PROCESO DEL ASPIRANTE, ADMITIDO Y ESTUDIANTE 1.1 Acceso a la página del SICAU El proceso de inscripción y matriculación se realizará mediante el SICAU, al mismo que se puede acceder a través del link SICAU ubicado en la parte inferior izquierda de la página principal de la UTEQ tal como se muestra en la siguiente figura: Se mostrará la siguiente ventana del SICAU Administración SICAU - Página 2 de 19

5 1.2 Activación de Cuenta de Usuario para Aspirantes o provenientes de otra Universidad En caso de ser nuevo en la UTEQ, aspirante, exonerados o proveniente de otra Universidad, debe activar su cuenta de usuario de la siguiente mantera: Dar clic en Validación de Información: Aparecerá la siguiente pantalla para ingresar su número de cédula Luego dará clic en el botón Verificar Información, y en la siguiente pantalla deberemos ingresar nuestra dirección de (correo electrónico): Administración SICAU - Página 3 de 19

6 NOTA IMPORTANTE: El debe ser válido y de uso frecuente del interesado. Luego de digitar la dirección de correo electrónico debe dar clic en el botón Actualizar. El SICAU enviará un mensaje de verificación al correo ingresado. Deberemos dar clic en el link ACTIVAR USUARIO, para activar nuestra cuenta Luego de dar clic deberá aparecer el siguiente mensaje: Esto indica que se realizó la activación correctamente de su cuenta en el SICAU. El sistema asignará de forma automática como usuario y contraseña su número de identificación personal (número de cédula o pasaporte). 1.3 Para Ingresar a la cuenta del SICAU Para ingresar a su cuenta deberá dar clic en INGRESAR : Administración SICAU - Página 4 de 19

7 Luego aparecerá la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contraseña: Ingrese su Usuario y Contraseña. El usuario y contraseña automáticamente es su número de identificación personal (número de cédula o pasaporte), la misma que se recomienda cambiar posteriormente. Luego deberá dar clic en el botón Ingresar. Una vez que ha ingresado a su cuenta aparecerá un menú de opciones al lado izquierdo de la pantalla: 1.4 Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos (Obligatorio) Una vez que ingresó a su cuenta, debe realizar la actualización de datos personales y socioeconómicos de manera obligatoria, antes de acceder al proceso de inscripción y matriculación, para ello debe dar clic en Información Personal y luego en Ingresar, como se muestra en la siguiente figura: Administración SICAU - Página 5 de 19

8 Luego debe proceder a llenar los datos como se solicita, dar clic en el botón Seguir Luego aparecerá la pantalla para subir la foto que se imprimirá en el comprobante de matrícula y en el carnet estudiantil. Dar clic en el botón Seleccionar imagen. Administración SICAU - Página 6 de 19

9 Escogemos la fotografía y damos clic en Abrir. IMPORTANTE: La fotografía debe ser tipo carnet. No se aceptarán fotografías de cuerpo entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal de la imagen, caso contrario no se aceptarán los comprobantes de inscripción. Luego aparecerá la fotografía seleccionada en la pantalla, da clic en el botón Seguir. NOTA: Si no está conforme con la fotografía seleccionada, puede dar clic en Cambiar o Remover, y volverá a realizar el proceso de selección de una nueva fotografía. Administración SICAU - Página 7 de 19

10 Aparecerán las siguientes pantallas donde deben ingresar la información que se solicita, luego dando clic en SEGUIR para avanzar: Al finalizar el último formulario, le mostrará el siguiente mensaje: Información personal actualizada correctamente, lo cual indica que ha culminado el proceso de actualización de datos con éxito. Administración SICAU - Página 8 de 19

11 1.5 Inscripción de la matrícula en el SICAU Una vez concluido el proceso de Actualización de Datos, puede proceder con la inscripción dando clic en el la opción Matrículas y luego en el botón Ingresar a Matricularse. Luego da clic en Registrar, en la carrera en la cual desea inscribirse. Aparece un listado de las materias que puede tomar en el vigente periodo lectivo: Administración SICAU - Página 9 de 19

12 Debe escoger las materias que desea tomar en este vigente periodo académico y los paralelos en los cuales las desea ver: Debemos ser muy cuidadosos al momento de escoger las materias y los paralelos, tome en cuenta las siguientes recomendaciones: Para el caso de aspirantes a nivelación, deben escoger todas las materias que aparecerán al momento del registro y seleccionar el mismo paralelo. Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario de clases, para tomar una mejor decisión sobre las materias a escoger. Para admitidos y estudiantes, es recomendable escoger primero las materias de cursos inferiores. Para los casos de estudiantes con segunda matrícula en alguna materia, es importante seleccionar prioritariamente la materia pendiente, y dejar de lado la del curso superior si hay cruce de horas. Si escoge todas las materias de un semestre, verifique que todas las materias estén en el mismo paralelo para evitar choque de horarios. Si no está seguro de la elección que debe tomar, no culmine el proceso, abandone la página hasta que se asesore correctamente, ya que una vez concluido el proceso el sistema se bloquea. Si en lugar del paralelo está NO SE ABRE significa que este periodo no hay docente asignado a esa materia, por lo tanto no podrá escogerla. Es recomendable que los estudiantes incluyan los Proyectos Integradores, entre las materias que se les presenten. Luego de escoger las materias y paralelo haga clic en el botón Verificar Horario al final de la página, como se muestra en la siguiente figura: Administración SICAU - Página 10 de 19

13 En caso de cruce de horas el sistema le mostrará un mensaje, en ese caso debe dar clic en Regresar y arreglar el inconveniente. En caso de no haber inconvenientes deberá dar clic en Finalizar. Después de este proceso se mostrará la siguiente pantalla, donde deberá dar clic en el botón Imprimir registro de matrícula : Luego de dar clic en Imprimir Registro de Matrícula aparecerá el Comprobante de Inscripción, que es uno de los requisitos para legalizar la matrícula. Deberá imprimir el comprobante de inscripción generado y firmarlo al final, como lo hace en su documento de identificación, para luego continuar con el proceso de entrega de documentos que se indica en el numeral 1.7 Recepción de Comprobantes de Matrícula y Documentos en la página 12 de este instructivo. Administración SICAU - Página 11 de 19

14 La información más relevante del comprobante es la siguiente: Datos personales del estudiante Fotografía del estudiante (tipo cédula o carnet) El valor a cancelar (en casos que los genere). Las Unidades de Aprendizaje que escogió. El tipo de matrícula. Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ. 1.6 Cuenta bancaría de la UTEQ Una vez impreso el Comprobante de Matrícula y en caso de tener valores a cancelar, debe proceder al respectivo depósito en la cuenta bancaria de la universidad: Cuenta Corriente del BANCO BANECUADOR Número Cuenta: Nombre Cuenta: INGRESOS-UTEQ De no tener valores a cancelar, no es necesario que se acerque a la institución bancaria. 1.7 Recepción de Comprobantes de Inscripción y Documentos Quienes tienen cupo para la Nivelación Los aspirantes que tienen un cupo para el curso de Nivelación en la UTEQ, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación, con los siguientes requisitos: Comprobante de Inscripción emitida por el SICAU, firmado por el estudiante (original y 2 copias). Administración SICAU - Página 12 de 19

15 Copia de Cédula actualizada y certificado de votación vigente (a color) Copia del Pasaporte (en caso de extranjeros). Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la República 1 foto tamaño carnet actualizada (vestimenta formal) Deberá entregar los documentos físicos con las dos (2) fundas plásticas transparentes tamaño OFICIO (Revisar numeral Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio de este Instructivo). Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados, serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a registrar la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a pagar Los admitidos que provienen de nivelación o estudiantes que vienen de otras Universidades, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación, con los siguientes requisitos: Comprobante de Inscripción emitida por el SICAU, firmado por el estudiante (original y 2 copias). Copia de Cédula actualizada (a color) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) Certificado Médico otorgado por un Centro de salud Pública Copia a color del Título de Bachiller 1 Foto a color tamaño carnet Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la República En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS Deberá entregar los documentos físicos con las dos fundas plásticas transparentes tamaño OFICIO (Revisar numeral Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio de este Instructivo) Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados, serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a registrar la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación. Administración SICAU - Página 13 de 19

16 1.7.3 Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar Los admitidos que provienen de nivelación o estudiantes que vienen de otras Universidades, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación, con los siguientes requisitos: Comprobante de Inscripción emitida por el SICAU, firmado por el estudiante (original y 3 copias). Depósito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que pagar). Copia de Cédula actualizada (a color) Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros) Certificado Médico otorgado por un Centro de salud Pública Copia a color del Título de Bachiller 1 Foto a color tamaño carnet Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la República En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS Deberá entregar los documentos físicos con las dos fundas plásticas transparentes tamaño OFICIO (Revisar numeral Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio de este Manual de Procedimiento) Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados, serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a registrar la matrícula. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los documentos recibidos, la universidad procederá a anular la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores a pagar Los estudiantes que ya se han matriculado anteriormente en la UTEQ, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación, con los siguientes requisitos: Comprobante de Inscripción emitida por el SICAU, firmado por el estudiante (original y 3 copias). Depósito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que pagar). Copia de Cédula actualizada (a color) Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados, serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a registrar la matrícula. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los documentos recibidos, la universidad procederá a anular la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación. Administración SICAU - Página 14 de 19

17 1.7.5 Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan valores a pagar Si el Comprobante de Inscripción que genera el SICAU NO refleja valores a pagar y usted es estudiante matriculado anteriormente en la UTEQ, enviará el escaneado del Comprobante de Inscripción firmado y la cédula de ciudadanía (a color), en un solo archivo en PDF al correo matriculas@uteq.edu.ec donde deberá esperar confirmación. El documento PDF, para enviarlo al correo matriculas@uteq.edu.ec, deberá llevar como nombre del archivo el siguiente formato: # cédula-apellidos y nombres del estudiante en mayúsculas, ejemplo: JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf El ASUNTO del correo deberá llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto el nombre de la carrera, ejemplo: ASUNTO: Ingeniería Industrial JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO Importante: Si la administración del SICAU verifica que los documentos recibidos NO están correctamente enviados, se notificará respondiendo el problema por el mismo correo electrónico del estudiantes, para el caso de documentos enviados correctamente, se procederá a registrar la matrícula y se notificará al estudiante a su correo electrónico. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los documentos recibidos, la universidad procederá a anular la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación. 1.8 Plazos para entrega de Comprobantes de Matrículas Durante las matrículas ordinarias, el comprobante de matrícula junto con los demás documentos requeridos, se receptarán en las ventanillas de la Unidad de Admisión y Registro de la UTEQ (para los casos impresos), y en el correo electrónico matriculas@uteq.edu.ec (para los casos digitales), hasta 3 días luego de vencido el plazo de las matrículas ordinarias; el mismo procedimiento se llevará con las matrículas extraordinarias y especiales. Cumplido ese plazo no se receptarán documentos y la UTEQ no se responsabilizará de valores depositados en la cuenta bancaria. Tampoco es obligación de la UTEQ la recepción de documentos fuera de ese plazo. 1.9 Consideraciones Generales Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio Los estudiantes provenientes del curso de nivelación o de otra universidad deberán traer dos fundas plásticas transparentes para hojas tamaño OFICIO: Administración SICAU - Página 15 de 19

18 1.9.2 Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU No hay atención de funcionarios del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda consulta, reclamo o sugerencia lo deberán hacer los estudiantes al correo sicau@uteq.edu.ec, indicando su número de cédula, nombres y apellidos completos, y el problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le contestarán al mismo correo electrónico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso en la explicación de su inconveniente Sobre pérdida de gratuidad Solo deben salir valores a pagar en las siguientes situaciones: 1. Cuando se está matriculado en materias por segunda o tercera ocasión 2. Cuando está matriculado en menos del 60% de los créditos posibles correspondiente a un semestre, es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre. 3. Cuando realiza un cambio de carrera sin homologación 4. Cuando se matricula a una tercera carrera o más 5. Cuando se matricula en dos carreras del el mismo período académico vigente, en este caso pierde gratuidad en una carrera. 6. Cuando se matriculan profesionales en una nueva carrera Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar. Escriba un correo a sicau@uteq.edu.ec, para que le indiquen si su valor a pagar está correcto. El correo debe ser enviado dentro de los plazos de matrículas Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasión Si usted reprobó una materia por segunda ocasión, deberá realizar el procedimiento correspondiente para solicitar autorización para Tercera Matrícula, a través del instructivo correspondiente que se encuentra en: TerceraMatricula.pdf Cómo saber si un estudiante está matriculado? El estudiante para consultar si se encuentra matriculado, deberá acceder a CONSULTA DE NOTAS en la página principal del SICAU, como se muestra en la siguiente imagen: Administración SICAU - Página 16 de 19

19 Luego ingresará su número de cédula de ciudadanía o pasaporte en Cédula Estudiante y dar clic en el botón Listar matrículas. En la pantalla siguiente se mostrará la carrera con las materias seleccionadas en el proceso de inscripción que realizó para el vigente período académico, donde además indicará el Nro. De matrícula (# Mat.), Paralelo (Par.), y al final el estado que deberá mostrar MATRICULADO, como se aprecia en la siguiente imagen: Administración SICAU - Página 17 de 19

20 1.9.6 Cómo imprimir nuevamente el Comprobante de Inscripción vigente? El estudiante para volver a imprimir el Comprobante de Inscripción para el proceso vigente de matriculación, debe ingresar a Opciones y dar clic en Comprobantes, como se muestra en la siguiente imagen: Una vez que da clic en Comprobantes, se mostrará una pantalla donde deberá dar clic en el botón Ingresar. Esta opción la podrá utilizar, si usted ya se encuentra matriculado y necesita imprimir su comprobante de matrícula. La siguiente pantalla que se mostrará, le indicará su nombre y carrera, y deberá dar clic en Registrar Al momento de dar clic en registrar, le aparecerá una ventana flotante que le indicará lo que muestra la siguiente imagen, debiendo dar clic en Aceptar. Administración SICAU - Página 18 de 19

21 Luego aparecerá la pantalla con información del número de comprobante y las materias que usted tiene en la inscripción del período vigente de matriculación, como se muestra a continuación en la siguiente imagen, debiendo dar clic en el botón Seguir. Luego de dar clic en Seguir, se mostrará una pantalla con su información general correspondiente al período actual de matriculación y deberá dar clic en el botón que dice Imprimir comprobante de inscripción, como se muestra en la siguiente imagen: Se genera una pantalla nueva con el comprobante de inscripción para que lo imprima nuevamente, y realice el proceso de matriculación. Administración SICAU - Página 19 de 19

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