A la Vanguardia con G4! Sesiones exclusivas para miembros de la Comunidad GOLD de GRI para ayudar a navegar las Guías G4!

Transcripción

1 A la Vanguardia con G4! Sesiones exclusivas para miembros de la Comunidad GOLD de GRI para ayudar a navegar las Guías G4!

2 A la Vanguardia con G4! 6 sesiones exclusivas para miembros de la Comunidad GOLD Tema Fecha 1. Introducción a la Guía G4 9 Marzo, 4:30 pm CET 2. Materialidad y Cobertura 4 Mayo, 4:30 pm CET 3. Cadena de Suministro 22 Junio, 4:30 pm CET 4. Enfoque de gestión y Gobierno 7 Septiembre, 4:30 pm CET 5. De Conformidad y la Transición a Estándares 9 Noviembre, 4:30pm CET 6. GRI Support Suite (Sistema de soporte de GRI) 25 Enero 2017, 4:30pm CET

3 A la Vanguardia con G4! Sesión 4 Gobierno y Enfoque de Gestión (DMA)

4 Agenda del día Introducción a la Guía G4 Bienvenida e Introducción (5 min.) Presentación (50 min.) Caso para estudio (30 min.) Francisco J. Chavez Visoso, Relaciones Institucionales, Grupo Bimbo Conclusiones (5 min.)

5 Como interactuar por Webex

6 Comentarios y preguntas Escribir preguntas en el espacio interactivo de la pagina de Webex. Ellas serán respondidas en las secciones de la presentación destinadas a preguntas y respuestas Las mismas serán incluidas en el monitoreo de G4

7 Perfil de los participantes Por favor conteste la encuesta Cuánta es su experiencia? Primera vez que prepara una memoria de sostenibilidad De uno a tres años de experiencia Mas de 4 años de experiencia Cuál es su grado de familiaridad con las Guías GRI? - Ha usado las Guías G3/ G3.1? Si No Esta utilizando las Guías G4 hoy en dia? Yes No

8 Sesión 4: Gobierno y Enfoque de Gestión (DMA) Tamara Bergkamp, Manager Reporting Standards

9 Contenidos de Gobierno

10 Gobierno Contenido Reportando acerca del Gobierno Términos clave Contenidos de Gobierno

11 Las Guías G4 para elaborar memorias de sostenibilidad Una memoria basada en las Guías G4 esta enfocada en: Impactos de sostenibilidad que son importantes Lo que es importante, donde es importante Los asuntos que son críticos y deben ser cambiados y atendidos

12 Las Guías G4

13 Términos claves Órganos de Gobierno. Comités o directorio responsables de la dirección estratégica de la organización, de la supervisión efectiva de gestión y de la rendición de cuentas de dicha gestión ante una organización superior y sus grupos de interés. (MI p. 256)

14 Términos claves Órgano superior de Gobierno. Grupo formal de personas con la máxima autoridad sobre la organización. En ocasiones, el órgano superior de gobierno consta de dos niveles, en cuyo caso habrá que mencionar ambos. (MI p. 256)

15 Contenidos de Gobierno

16 Contenidos de Gobierno Estructura de gobierno y su composición (G4-34 to G4-41) El papel del órgano superior de gobierno en:.establecer los propósitos, los valores y la estrategia de la organización (G4-42) en la gestión de riesgo (G4-45 to G4-47) en la elaboración de la memoria de sostenibilidad (G4-48) en la evaluación del desempeño económico, ambiental y social sostenible (G4-49 to G4-50)

17 Contenidos de Gobierno Evaluación de las competencias y el desempeño del órgano superior de gobierno (G4-43 to G4-44) Retribución e incentivos (G4-51 to G4-55)

18 Omisiones Para reportes Exhaustivos: En casos excepcionales es posible justificar las omisiones, en cuyo caso es necesario: a) Señalar qué información se ha omitido. b) Explicar los motivos por los que se ha omitido la información. Ello no aplica para: G4-34. Describa la estructura de gobierno de la organización, sin olvidar los comités del órgano superior de gobierno. Indique qué comités son responsables de la toma de decisiones sobre cuestiones económicas, ambientales y sociales.

19 Preguntas - 1 P-1 Cuál es la relación entre reportar acerca de las estructuras de gobierno y el cumplimiento de la responsabilidad social corporativa? Cuál es el valor de reportar acerca de los Contenidos de gobierno? P-2 Cómo pueden organizaciones de diferente naturaleza (ej. ONG, sector público) y en diferentes contextos culturales responder a todos los requerimientos de la sección referida a gobierno?

20 Preguntas - 2 P-3 Cuál es la expectativa en relación al involucramiento de los órganos superiores de gobierno en el proceso de materialidad? Deben solo revisar el proceso? o, deben tener un papel mas activo?

21 Preguntas - 3 P-4 Cuál es el nivel de detalle que se espera sea incluido en la memoria? Dado el volumen adicional de información requerida, cómo asegurar que la memoria sea clara y concisa?

22 Preguntas - 4 P-5 La información relativa a los Contenidos de gobierno, debe ser presentada en el mismo documento? O, puede ser repartida en diferentes fuentes - por ejemplo, en el reporte anual, la memoria de sostenibilidad, la pagina web-?

23 Preguntas - 5 P-6 Por cuanto las estructuras y procesos de gobierno no necesariamente varían de año a año, es necesario repetir la misma información en cada memoria?

24 Preguntas - 6 P-7 Los contenidos G4-49 y G4-50 referidos a la función del órgano superior en la evaluación del desempeño económico, social y ambiental de la empresa, hacen referencia a preocupaciones importantes. Qué se entiende por preocupaciones importantes?

25 Preguntas - 7 P-8 Qué debe ser reportado cuando no existen políticas/medidas relativas a la evaluación del órgano superior de gobierno en cuanto a sus competencias y desempeño en la gestión del ESG/ Responsabilidad Social Corporativa de la organización? (G4-44) P-9 Cuál es el propósito y valor de los indicadores relativos a Retribución e incentivos? (G4-54 y G4-55)

26 Preguntas - 8 P-10 Qué practicas recomienda el GRI para mejorar el nivel de conocimiento de los miembros del directorio, o la manera de evaluar su desempeño? P-11 Es posible reportar los contenidos de remuneración (G4-54 y G4-55) utilizando un factor o índice de medición de equidad en remuneración que sea representativo pero que no genere riesgos para los integrantes de la organización?

27 Preguntas Preguntas adicionales?

28 Reportando acerca de la cadena de suministros

29 Enfoque de Gestión Contenido Reportando acerca del Enfoque de Gestión Enfoque de Gestión Genérico Enfoque de Gestión Especifico Enfoque de Gestión Especifico para sectores

30 Enfoque de Gestión El Enfoque de gestión explica como la organización gestiona los impactos de sostenibilidad relacionados a los Aspectos Materiales. Provee información descriptiva acerca de como una organización identifica, analiza y responde a sus impactos de sostenibilidad reales y potenciales.

31 Las Guías G4

32 Reportando acerca del enfoque de gestión Enfoque de gestión Genérico Directrices específicas para algunos Aspectos Directrices específicas para Sectores

33 Reportando acerca del enfoque de gestión Enfoque de gestión genérico Explica como la organización gestiona los Aspectos/asuntos materiales Cuenta con tres contenidos específicos (a, b y c) La Directriz genérica debe ser reportada para todos los Aspectos materiales Puede ser combinada para un grupo de Aspectos

34 Reportando acerca del enfoque de gestión Enfoque de gestión genérico a. Indique por qué el Aspecto es material. Señale qué impactos hacen que este Aspecto sea material. b. Describa cómo gestiona la organización el Aspecto material o sus impactos. c. Facilite la evaluación del enfoque de gestión, entre otros: para evaluar la eficacia del enfoque de gestión; resultados de la evaluación del enfoque de gestión; y modificación relacionada del enfoque de gestión. Para explicaciones adicionales consulte el Manual de Implementación (pp )

35 Reportando acerca del enfoque de gestión Omisiones En casos excepcionales es posible justificar las omisiones, en cuyo caso es necesario: a)señalar qué información se ha omitido. b) Explicar los motivos por los que se ha omitido la información. Solo existen 4 justificaciones de omisión validas Principios y contenidos básicos, p.13

36 Preguntas - 1 P-1 La información solicitada en el Enfoque de gestión parece ser muy amplia y detallada, pudiendo resultar en un informe muy extenso y poco amigable para el lector. Puede explicar qué tan detallada debe ser la información incluida en el Enfoque de gestión? El Enfoque de gestión debe ser reportado en detalle para cada Aspecto?

37 Preguntas - 2 P-2 Si la organización utiliza un solo Indicador para reportar acerca de un Aspecto material, debe también reportar el Enfoque de gestión? P-3 Es posible presentar un solo Enfoque de gestión para cada una de las Categorías Económico, Ambiental y Social?

38 Preguntas - 3 P-4 Cuando se han identificado asuntos materiales distintos de los Aspectos GRI-, es necesario describirlos el informe de gestión? P-5 Cuando un Aspecto ha sido identificado como material por primera vez, cómo reportar el Enfoque de gestión, si todavía este no ha sido establecido?

39 Preguntas - 4 P-6 Si una organización no tiene mecanismos para evaluar el enfoque de gestión, cómo reportar la sección DMA-c del enfoque de gestión genérico? P-7 Los cambios anuales en el enfoque de gestión, deben ser reportados?

40 Preguntas - 4 P-8 En el Manual de Implementación (p.68), como parte de DMA- b, entre otras recomendaciones, se indicareportar quien es el responsable de gestionar el Aspecto material. A quien se refiere, a la persona? Al departamento?

41 Preguntas Preguntas adicionales?

42 Caso para estudio Francisco J. Chavez Visoso Grupo Bimbo Relaciones Institucionales

43 Sustentabilidad en Grupo Bimbo

44 Sustentabilidad 44

45 Nuestra trayectoria institucional en Sustentabilidad Ingreso a la Bolsa Mexicana de Valores 1980 Código de Ética y Conflicto de Interés 1991 Código de Mejores Prácticas Corporativas 1999 Obtención del Distintivo ESR de CEMEFI 2000 Comités: - Auditoría - Evaluación y Compensación - Planeación y - Finanzas GB entre las empresas con mejor reputación 2006 Carbon Disclosure Project Acceso a mercados internacionales de deuda 2010 Parque Eólico Índice Sustentable BMV Informe Anual Integrado 2011 Comité de Ética y Cumplimiento Normativo Forest Footprint Disclosure 2012 Pacto Mundial, ONU Vehículos Eléctricos 2014 Comité Central Corporativo de Sustentabilidad Sustentabilidad como gestión transversal en la empresa. 2015

46 Nuestros Informes bajo metodología GRI

47 Gobierno Corporativo En Grupo Bimbo

48 Relevancia de los aspectos de Gobierno Corporativo Ha permitido la evaluación de nuestra estructura. Los aspectos GRI han sido un aliado importante para convencer sobre los cambios. Los contenidos han sido una guía para evolucionar en la dirección adecuada. Sustentabilidad 48

49 Beneficios de los aspectos de Gobierno Corporativo Ha abierto puertas para acceder a diversos organismos o mediciones sustentables: Índice Sustentable de la Bolsa Mexicana de Valores Pacto Mundial de Naciones Unidas Consumer Goods Forum Global Rep Track del Reputation Institute Sustentabilidad 49

50 Cambios realizados

51 Algunos cambios implementados Creación del Comité de Ética y Normatividad Se encarga de revisar cuatro pilares principalmente: Conflicto de Intereses Integridad (Anticorrupción) Privacidad de Datos Lavado de Dinero Sustentabilidad 51

52 Algunos cambios implementados Nuevas consejeras en Estructura de Gobierno Pasamos de 1 a 3 consejeras. Representantes de Sustentabilidad en Consejo de Administración: 3 representantes con rol específico de Sustentabilidad en Consejo de Administración. Sustentabilidad 52

53 Algunos cambios implementados Publicación de Políticas Cambiamos la visión de políticas internas confidenciales a políticas públicas en micrositio de sustentabilidad. Actualmente contamos ya con 7 políticas públicas. Sustentabilidad 53

54 Retos que enfrentamos

55 Sensibilización Fuerte resistencia al cambio: Miedo a la transparencia Gestionamos el cambio con sensibilización. Elaboramos tablas comparativas (benchmarks). Compartimos manuales y cuestionarios con requerimientos de organismos internacionales y evaluadoras. Preparamos espacios virtuales adecuados y en equipo. Planeamos mensajes clave. Sustentabilidad 55

56 Capacitación Entendimiento como factor clave Capacitación a nivel global de actores estratégicos. Cursos especializados por aspectos. Ejemplos prácticos. Asesorías de acompañamiento y seguimiento. Sustentabilidad 56

57 Simplificación Reducción de textos y materiales de referencia Preparación de manuales simplificados. Separación de indicadores por áreas. Apoyo directo y personalizado para elaborar enfoques de gestión. Sustentabilidad 57

58 Enfoque de Gestión Beneficios Requerimiento que nos ha ayudado a ordenar la casa a través de sensibilizar sobre importancia del mapeo de procesos. Ha servido como una oportunidad para hacer las cosas con propósito consciente. Ha generado puntos de coincidencia y trabajo colaborativo entre áreas. Sustentabilidad 58

59 Retos del Enfoque de Gestión Apoyar en el entendimiento de su relevancia y su sentido. Transmitir la diferencia entre el enfoque con directrices genéricas y específicas. Convencer sobre la importancia de hacerse el tiempo para mapear a conciencia. Sustentabilidad 59

60 Automatización Implementación de plataforma de recopilación, almacenamiento, gestión y análisis Implementación de plataforma automatizada de gestión de sustentabilidad. Capacitación en carga de información. Carga de metodologías especializadas para convencimiento. Sustentabilidad 60

61 La sustentabilidad es un viaje largo. La recompensa es la exitosa permanencia.

62 Creemos y creamos alternativas sustentables

63 Contactos Para preguntas técnicas, por favor escriba a guidelines@globalreporting.org Si quiere dar su opinión o retroalimentar al GRI por favor escriba a feedback@globalreporting.org

64 Gracias por participar! Le enviaremos una grabación de la conferencia Preguntas?

65 A la Vanguardia con G4! Tema Fecha 5. De Conformidad y la Transición a Estándares 9 Noviembre, 4:30pm CET 6. GRI Support Suite (Sistema de soporte de GRI) 25 Enero 2017, 4:30pm CET Registrese en paginas privadas GOLD Casos de estudio Cuestionarios previos a las proximas sesiones Grabaciones disponibles

66 Gracias! Corporate &Stakeholder Relations Team