GASTOS DE VIAJE MANUAL DE LA APLICACIÓN DE GASTOS Y TIEMPOS. Doc.: Revisión: 4 Pág. 1 de 14

Transcripción

1 Doc.: Revisión: 4 Pág. 1 de OBJETO El objeto de este procedimiento es establecer en ATERSA un sistema de comunicación, y reembolso a los empleados de aquellos gastos de viaje, representación y/o desplazamiento originados en el desempeño de sus funciones para la empresa, así como definir los criterios de aceptación de los mismos. Este procedimiento será de aplicación para todos los empleados de ATERSA que originen gastos de esta naturaleza. 2. PROCEDIMIENTO Cuando se requiera la emisión de billetes, alquiler de coches, reservas de hoteles o cualquier otro gasto que requiera de una actuación inmediata, se deberá comunicar a la persona responsable en ATERSA de la organización de estos temas para que proceda a la gestión correspondiente: En Madrid: Cynthia Pérez (sustituta Amparo Casabán) En Valencia: Amparo Casaban (sustituta Liz Aguiar) Estas personas gestionarán los viajes buscando las condiciones más económicamente favorables para ATERSA. Siempre que un empleado de ATERSA realice un viaje, desplazamiento o incurra en gastos por representación de la propia empresa, emitirá una hoja de liquidación de los mismos con el fin de que le sean reembolsados, adjuntando a la misma los documentos justificativos (tickets y facturas). Las disposiciones de efectivo de los poseedores de Tarjetas de Crédito a cargo de la Compañía serán comunicadas y remitidos los justificantes a Tesorería. Estas disposiciones no se incluirán en la Nota de Gastos. Modelo de Liquidación Para las liquidaciones de gastos se utilizará la aplicación GESTIÓN DE GASTOS Y. La aplicación se inicia automáticamente a través del acceso rápido incluido en la LANZADERA de ATERSA cuya operativa de uso se encuentra en el apartado Documentos de la Intranet de ATERSA.

2 Doc.: Revisión: 4 Pág. 2 de 14 Botón de acceso rápido a Gestión de Gastos y Tiempos. Al pulsar sobre el botón de Acceso Rápido a la Gestión de Gastos y Tiempos se abrirá una ventana del navegador de internet en la que se pre-cargará la pantalla de inicio de la aplicación. En esta pantalla se deberá en primer lugar introducir un usuario y una contraseña que, tras validarse, iniciará la aplicación y permitirá introducir, consultar e imprimir datos. Se deberá por tanto introducir el usuario y la contraseña correspondientes para poder acceder a la Gestión de Gastos y Tiempos. Se deberá introducir en primer lugar el código de empleado y la contraseña habitual de acceso. Una vez introducida habrá que pulsar sobre el botón VALIDAR para acceder a la aplicación.

3 Doc.: Revisión: 4 Pág. 3 de 14 Una vez introducida esta información y pulsado el botón de validación en la aplicación se abrirá una nueva pantalla en la que ya será posible seleccionar los botones de menú superiores. Estos botones estarán habilitados o deshabilitados dependiendo del perfil del usuario que haya iniciado sesión. Existen varios menús en la barra superior que se describen a continuación: Al validarse como usuario de la aplicación se habilitan los menús de la barra superior que se tengan predefinidos en función del tipo de usuario. Además en cualquier momento se podrá volver al menú principal o salir pulsando el botón apropiado. - GESTIÓN GASTOS En este menú se pueden introducir los gastos asumidos susceptibles de ser retribuidos o justificados a ATERSA. Se pueden crear nuevas notas de gastos o consultar las notas ya introducidas a través de la opción MIS HOJAS DE GASTOS. - GESTIÓN En este menú se pueden introducir todas aquellas tareas realizadas que precisen un control horario justificable. Este apartado del menú puede no estar disponible para todos los usuarios. - CONFIGURACIÓN OBRA En este menú se muestran las opciones de configuración de la aplicación en el apartado de Obras y Ubicaciones. Este apartado del menú será en principio de uso exclusivo para el Dpto. de Ingeniería y Construcción y el Dpto. de Tecnología de la Información. - CONFIGURACIÓN FINANCIERA Este menú está enfocado al control de pago de las hojas de gastos introducidas en la Gestión de Gastos por parte del Dpto. de Tesorería de ATERSA.

4 Doc.: Revisión: 4 Pág. 4 de 14 Se muestran a continuación los menús desplegados de la barra de herramientas superior.

5 Doc.: Revisión: 4 Pág. 5 de GESTIÓN GASTOS Este punto se compone de dos sub-menús que corresponden a crear una nueva hoja de gastos y consultar las notas de gastos introducidas ( MIS HOJAS DE GASTOS ) CREAR HOJA DE GASTOS Para crear una nueva nota de gastos se deberá pulsar sobre el menú Gestión Gastos y al desplegarse el mismo pulsar sobre el sub-menú Crear Hoja de Gastos. Se abrirá a continuación una nueva ventana que permitirá la creación de una nueva hoja. En el apartado superior se incluyen los datos del usuario que genera la hoja de gastos y un cuadro de texto libre para introducir el motivo del viaje o gasto. Más abajo se incluyen los formularios para la introducción de los gastos susceptibles de retribución o justificación. Finalmente se incluye un total por apartado. Se incluye un documento de AYUDA. La pantalla de introducción de datos para creación de Hojas de Gastos viene dividida en varios formularios que se deberán rellenar o no dependiendo del tipo de gasto que se desee introducir. Se incluye también un botón de AYUDA que facilitará la parte del presente documento que se ve afectada. En la parte superior se muestra los datos del usuario que genera la Hoja y que se rellenan automáticamente desde la base de datos. Se incluye además un campo de texto libre como explicación alternativa a la hoja de gastos (motivo del viaje).

6 Doc.: Revisión: 4 Pág. 6 de 14 En el caso de extravío de algún ticket se deberá especificar por escrito en la Nota de Gastos, en el apartado Motivo del viaje y siempre previamente a su autorización. IMPORTANTE: Se deberá pulsar el botón GUARDAR para salvar el motivo de viaje. ORIGEN DEL GASTO La aplicación Gestión de Gastos y Tiempos permite además indicar cuál es el origen del gasto para que financieramente pueda ser contabilizado correctamente. Las opciones seleccionables son: Titular: Cuando la persona que origina el gasto es el propio usuario que realiza su hoja de gastos. Esta es la opción predeterminada. Departamento: Para aquellos casos en que el gasto del usuario que realiza la hoja de gastos deba ser cargado a otro departamento de ATERSA. Proveedor: Para aquellos casos en que el gasto del usuario que realiza la hoja de gastos deba ser cargado a un proveedor de ATERSA (debe indicarse el número de proveedor). El origen del gasto puede ser: El propio usuario. Un departamento de ATERSA. Un proveedor de ATERSA. Los formularios que se muestran en las cuatro pestañas corresponden a los posibles gastos imputables: Dietas. Desplazamientos (Traslados en vehículo propio). Gastos de Viaje (Transporte, Hotel, Hospedaje, Teléfono, Otros). Otros Gastos (Facturas emitidas a ATERSA pagadas por el usuario).

7 Doc.: Revisión: 4 Pág. 7 de 14 DIETAS Se debe rellenar el campo FECHA en formato dd/mm/aaaa o bien pulsar sobre el botón de calendario situado junto al campo fecha que abrirá un calendario en el que se podrá elegir la fecha del gasto A continuación se deberá especificar si se desea generar un apunte de Media Dieta, Dieta Completa u Otras Dietas (para casos especiales pactados con la empresa) pulsando sobre el botón correspondiente. Se podrá seleccionar una obra (en caso que así corresponda) o bien dejar el campo en blanco y el Centro de trabajo del usuario que genera la hoja de gastos. Por último se podrá incluir comentarios al apunte en cuestión y hacer referencia a la estancia. Ambos campos son de texto libre y permiten hacer inserciones de dicha información. Al rellenar todos los campos obligatorios y libres se pulsará el botón INSERTAR lo que generará un apunte en el la tabla inferior y el total del apartado. Quedará además libre el formulario superior por si se desea introducir más apuntes de este tipo.

8 Doc.: Revisión: 4 Pág. 8 de 14 Se mostrará además un botón junto al apunte introducido que permitirá el borrado del mismo. Al insertar un registro mediante el formulario de Dietas éste quedará reflejado en la tabla inferior. Además el formulario quedará listo para introducir un nuevo registro. Se dispone además de un botón que permite el borrado del registro introducido anteriormente situado junto al registro ya introducido. No se permite modificaciones de movimientos. Si se inserta un movimiento incorrecto se debe eliminar e introducirlo correctamente. DESPLAZAMIENTOS El apartado Desplazamientos se utilizará para aquellos traslados en vehículo propio que sean susceptibles de repercutir el kilometraje efectuado. Dentro de la pestaña Desplazamientos figurarán los campos necesarios para realizar la introducción del gasto y aportar la información necesaria para la correcta generación de la hoja de gastos. Entre la información a facilitar figuran los kilómetros efectuados, fecha del desplazamiento, obra (si fuese necesario), centro de trabajo e itinerario (de texto libre). El sistema calculará el importe del gasto automáticamente en función de los kilómetros y del precio kilómetro establecido por ATERSA.

9 Doc.: Revisión: 4 Pág. 9 de 14 Para la introducción de un registro de Desplazamientos es necesario indicar la fecha del mismo, el número de Kilómetros, Obra (si fuese necesario), e Itinerario. Al finalizar de introducir esta información se pulsará sobre el botón INSERTAR. Tras insertar el registro éste aparecerá en la tabla inferior permitiendo el borrado de la misma con el botón habilitado para ello. Al igual que en el apartado Dietas, al completar la introducción de un registro este pasará a la tabla situada en la parte inferior de la pantalla permitiéndose el borrado del mismo con el botón habilitado para ello. Como en el punto anterior se dispone de un botón de AYUDA en el que se consultará la parte de este manual correspondiente a la pantalla. En este apartado se introducirá cualquier gasto que incluya un justificante del mismo como podría ser: Transporte: Tickets de taxi, autobús, metro, etc. Hospedaje: Facturas de hoteles (Cuando no se hayan estipulado dietas por este concepto). Manutención: Tickets de Restaurantes (Cuando no se hayan estipulado dietas por este concepto). Teléfono: Gastos realizados con teléfono propio (se necesitará adjuntar copia de factura personal)

10 Doc.: Revisión: 4 Pág. 10 de 14 Combustible: Tickets de gasolinera por repostaje de combustible (si el vehículo es de ATERSA o es alquilado). Otros: Cualquier otro gasto de distinto tipo que no sea Factura a ATERSA. Para introducir este tipo de gastos se utilizará la pestaña Gastos Viaje en la cual se deberá indicar el tipo de gasto, importe del gasto, fecha del gasto y comentarios. Además existe un check que deberá marcarse en caso de haberse realizado el pago con tarjeta de crédito de empresa. Para la introducción de un registro de Gasto de Viaje se deberá rellenar los campos necesarios indicados anteriormente. Una vez rellenados se deberá pulsar sobre el botón INSERTAR. Tras insertar el registro éste aparecerá en la tabla inferior permitiendo el borrado de la misma con el botón habilitado para ello. Al igual que en los apartados anteriores, al completar la introducción de un registro este pasará a la tabla situada en la parte inferior de la pantalla permitiéndose el borrado del mismo con el botón habilitado para ello. Como se ha indicado anteriormente se dispone de un botón de ayuda en el que se mostrará el apartado del presente manual correspondiente al punto de pantalla en que se pulsa. OTROS GASTOS En este apartado se introducirán todas aquellas facturas de proveedores emitidas a ATERSA pero cuyo pago ha sido efectuado por el usuario que reporta el gasto. Para estos registros se

11 Doc.: Revisión: 4 Pág. 11 de 14 deberá disponer de la factura correctamente emitida por el proveedor y su introducción en la gestión de Gastos y Tiempos se realizará de la siguiente forma: Al igual que en los puntos anteriores se deberá rellenar los campos necesarios para la introducción de un registro y pulsar sobre el botón INSERTAR. Una vez introducido el registro pasará a la tabla inferior permitiendo insertar más registros del mismo tipo. Algunos campos se calcularán automáticamente con los valores introducidos. Al igual que en los apartados anteriores, al completar la introducción de un registro este pasará a la tabla situada en la parte inferior de la pantalla permitiéndose el borrado del mismo con el botón habilitado para ello. Como se ha indicado anteriormente se dispone de un botón de ayuda en el que se mostrará el apartado del presente manual correspondiente al punto de pantalla en que se pulsa. IMPRESIÓN DE LA HOJA DE GASTOS Una vez introducidos todos los registros necesarios en las diferentes pestañas se podrá imprimir la Hoja de Gastos mediante el botón situado en la cabecera VER HOJA DE GASTOS. Pulsando sobre este botón se mostrará la Hoja de Gastos final.

12 Doc.: Revisión: 4 Pág. 12 de 14 El documento resultante debe imprimirse en formato Papel para solicitar la aceptación del director y jefe de departamento ya que ninguna hoja será pagada sin sus correspondientes autorizaciones. Para ello habrá que pulsar en el botón IMPRIMIR situado en la barra superior MIS HOJAS DE GASTOS Con este nuevo sistema se almacena en una base de datos las Hojas de Gastos generadas permitiendo ser consultadas cuando se desee además de comprobar su estado (PAGADAS o PENDIENTES). El apartado Mis Hojas de Gastos está enfocado a ver el estado de cada hoja de gastos en un momento determinado. En este apartado se podrá ver todas las hojas de gastos creadas, ver las que se encuentran pagadas, ver y modificar las que no se hayan pagado, reimprimir hojas, etc. Para acceder a este apartado se deberá pulsar sobre el menú GESTIÓN GASTOS y en el desplegable seleccionar MIS HOJAS DE GASTOS. Se abrirá una nueva pantalla en la que aparecerán todas las hojas de gastos generadas en orden cronológico (las más recientes las primeras). En esta pantalla se podrá observar el estado de cada una de las notas. Si se desea editar una nota existente o reimprimirla se pulsará sobre el botón SELECCIONAR para editarla y una vez editada sobre el botón VER HOJA DE GASTOS para reimprimirla.

13 Doc.: Revisión: 4 Pág. 13 de 14 Al consultar MIS HOJAS DE GASTOS se muestra todas las hojas de gastos generadas por orden cronológico (nuevas arriba) y su estado. Se observa además si la nota está liquidada y la fecha en que se liquidó. 2.2 PLAZOS DE PRESENTACIÓN Las Notas de Gastos deben presentarse al Dpto. Administrativo - Financiero en el mismo mes en que se incurre el Gasto. Se remitirá la Nota física con los justificantes al citado Departamento. En los casos que la nota de gasto contenga kilometraje, se aplicará la norma de liquidación expuesta, siendo la fecha de referencia la de presentación física de la Nota. 2.3 AUDITORÍA DE LAS LIQUIDACIONES Las liquidaciones y sus justificantes serán auditados para comprobar que cumplen con las Normas Generales establecidas en la Guía para la Aprobación de Gastos de Viaje y Representación.. Cualquier falta o defecto en la liquidación y en la documentación anexa será comunicada al empleado presentador de la misma, y deberá ser subsanado o corregido por éste. 3. ANEXOS Sistema telemático de autorización de viaje y cumplimentación de la nota de gastos en la intranet.

14 Doc.: Revisión: 4 Pág. 14 de FINALIDAD DE LA REVISIÓN Rev. 1: Puesta en funcionamiento de nuevo formulario de Liquidación de Gastos, cambio de Agencia de Viajes y nombramiento de responsables de contacto con la Agencia de Viajes. Rev. 2: Adecuación para el Dpto. Comercial Nacional y la diferente ubicación entre presentadores de notas y sus responsables. Rev. 3: Sustitución del formulario de Liquidación de Gastos por la aplicación Gestión de Gastos y Tiempos ubicada en la Lanzadera y eliminación del formulario de preferencias. Rev. 4: Actualización.