Portasignatures electrònic corporatiu

Transcripción

1 TeDIBA Portasignatures electrònic corporatiu Octubre 2015 Versió 2.2

2 ÍNDEX 1 Objecte Accés a l aplicació Funcionalitats específiques del perfil tramitador dels servei promotors Inici Circuit: Nova tramitació Descàrrega de la plantilla vigent del Decret Electrònic Detall document Funcionalitats específiques del perfil validador Validació d una tasca dels tràmits Validar una tasca d un tràmit individualment Validar una tasca de diversos tràmits en bloc Funcionalitats específiques del perfil signatari Signar una tasca d un tràmit Signar una tasca de diversos tràmits Possibles errors en la signatura Funcionalitats específiques del perfil registrador Pantalla final: Informació registre automàtic a VNIS Pantalla final Possibilitat de modificar l orgànic abans de registrar a VNIS 25 7 Funcionalitats per tots els perfils d usuaris Consulta Cerca de tramitacions Pàgina 2 de 44

3 7.1.2 Exportació MS. Excel Circuit Afegir documents Fer anotacions Revisar un document Enviar un document a revisar Rebre la resposta d una revisió Informe d activitat Avançar en el tràmit Retrocedir en el tràmit Quadre resum de funcionalitats Requeriments del sistema Requeriments màquina client Sistema operatiu Navegador internet Java Certificat per la signatura digital Certificats admesos Pàgina 3 de 44

4 1 Objecte El present document està orientat a ser un manual d usuari per a tramitar, validar, signar i fer el seguiment de qualsevol decret a través de circuits de signatures electrònics generats per l aplicació de portasignatures digital de la Diputació de Barcelona (TeDIBA). Aquest manual esta dirigit a tots els perfils de la aplicació: tramitadors, validadors, signataris i registradors dels decrets. Pàgina 4 de 44

5 2 Accés a l aplicació Tots els usuaris accedireu a l aplicació TeDIBA mitjançant l accés restringit de la Corporació. Una vegada identificat l usuari accedireu a la pantalla següent: Haureu d escollir amb quin dels perfils que teniu assignats voleu entrar (selecció del grup d usuari), en cas de tenir més d un perfil seleccioneu amb el que voleu entrar. Si participeu en més d un circuit, a l escollir el rol accedireu a la següent pàgina d inici, a la part superior dreta de la qual es veurà el vostre nom d usuari i perfil dins el circuit. Pàgina 5 de 44

6 Pàgina 6 de 44 TeDIBA Portasignatures electrònic

7 3 Funcionalitats específiques del perfil tramitador dels servei promotors L usuari amb perfil Tramitador té la funció de crear un nou expedient (seleccionar el tipus de circuit i els documents a annexar) i reiniciar-lo en cas de rebuig. Actua per iniciar el circuit de signatura i a la finalització de l últim pas, per tancar el circuit. 3.1 Inici Circuit: Nova tramitació Per iniciar un nou tràmit, seleccionar l opció Nova Tramitació del menú Tramitacions. Es mostrarà una pantalla on permet la selecció del promotor i el circuit de tramitació. Al seleccionar un circuit de tramitació es mostra les tasques del circuit. Pàgina 7 de 44

8 El següent pas consisteix en seleccionar el número d expedient sobre el que es realitzarà el tràmit, per això farem ús de la lupa que es troba al costat de Núm. Exp. SIGC realitzant una cerca pel número d expedient de SIGC. D aquesta manera ens apareixerà la següent pantalla per introduir el número d expedient SIGC (important: cal introduir el número d expedient amb format indicat, amb els 0 s) i farem clic al botó de CERCA que ens recupera la informació del SIGC. Si no troba l expedient a SIGC ens ho informa i per tant no es podrà iniciar cap tramitació al TeDIBA que no tingui un número d expedient SIGC vàlid: En cas de trobar l expedient a SIGC ens mostrarà la informació trobada: Per confirmar que és l expedient que volem tramitar fem clic al número d expedient i automàticament es tancarà aquesta finestra i visualitzarem la informació copiada del SIGC al nostre expedient TeDIBA: Pàgina 8 de 44

9 Contracte menor adquisició d ordinadors La informació de l expedient no es pot modificar, és el que hem donat d alta al SIGC. Si l expedient no és el que volem hem de tornar a fer clic a la lupa per tornar a cercar un altre número d expedient al SIGC. Si és el correcte premeu desar el tràmit i quedarà creat, sent necessari adjuntar la documentació del tràmit Descàrrega de la plantilla vigent del Decret Electrònic El model de plantilla vigent del decret electrònic us el podeu descarregar des de l opció del menú Ajuda. Aquesta plantilla és d ús obligatori en la tramitació electrònica des del TeDIBA Ens demanarà si volem obrir la plantilla o desar-la. L ús generalitzat és desar-la per tal de realitzar els canvis corresponents al Decret que estem realitzant, convertir-lo després a PDF i adjuntar-lo per la seva tramitació des del TeDIBA. Pàgina 9 de 44

10 Per pujar el document en pdf al TeDiba, i iniciar el circuit de signatura, cal que cliqueu en el document Decret Contracte menor adquisició d ordinadors Detall document Quan fem clic sobre el document Tipus Decret per adjuntar el PDF i omplir les dades corresponents al Decret visualitzarem la següent pantalla amb les dades que configuren la capçalera del decret electrònic, i que seran volcades a l VNIS quan es faci el registre del decret. És important que les complimenteu. Pàgina 10 de 44

11 El camp Tipologia no el podeu modificar, indica la tipologia de document a incorporar i que heu seleccionat en la pantalla anterior. En el camp Fitxer, haureu de clicar Examinar i anar a cercar el decret que heu de pujar a la plataforma. El camp Títol doc./objecte decret: Heu d introduir quin és l objecte del decret, aquesta descripció és la que es bolcarà automàticament a l VNIS. El codi de classificació facilita la identificació, la cerca i ordenació de la documentació. Pot ser modificat al clicar a la lupa. Pàgina 11 de 44

12 El camp Destinataris ens permetrà omplir els destinataris. Per afegir-los farem clic a la boleta verda + i a continuació ens apareixerà el diàleg per cercar el destinatari a la base de dades de tercers: Podent-se realitzar una cerca pel nom o pel NIF del destinatari. Pàgina 12 de 44

13 Si es vol treure un Destinatari de la fitxa haurem de fer clic a la creueta: Eliminar El camp Núm. Operació Comptable permetrà afegir l operació comptable. Per afegirla ho farem mitjançant un clic a la boleta verda + i ens apareixerà el següent formulari: Ens permetrà introduir l operació comptable, el seu import i si l IVA estava inclòs. El camp altres serveis informarà els serveis al que fa referència el Decret. També inclou les comissions informatives del sistema VNIS. És molt important que no les elimineu. Al crear l expedient s informen per defecte de forma automàtica segons l orgànic de l expedient, en el cas d informàtica seria: Per trobar les comissions informatives al fer clic en la boleta verda + podem fer la cerca per CIS com mostra la següent imatge: Pàgina 13 de 44

14 Per afegir més serveis, els podeu cercar també a través de la finestra i quedaran relacionats així: El camp Acte de referència VNIS ens permet relacionar el decret que estem tramitant amb un acte de referència existent (Decret, Acord, Conveni). Per donar d alta l acte de referència farem clic a la boleta verda + i ens apareixerà la següent pantalla: Per a entrar l acte de referència es necessari introduir les dades següents: - Àrea / Ens de Gestió: Per defecte mostra la corresponent al promotor del decret. Si hem de relacionar-lo amb un Decret d una altre Àrea /Ens de Gestió farem servir la lupa i ens apareixerà el següent diàleg: Pàgina 14 de 44

15 La informació mostrada serà en funció de l any seleccionat. Les entrades anteriors a l estructura orgànica actual, es mostraran en color gris. - Acte: Permet identificar la naturalesa de l acte (Decret, Acord, Conveni). - Número: número que permet identificar l acte. - Any: Per defecte, mostra l any en curs Si acceptem, fent clic al botó D acord, en la fitxa es mostrarà la referència de l acte del VNIS. En el camp Referència interna podrem indicar, com fins ara, la referència interna, tal com s indica a la Circular de Secretaria. Codi XGL : complimenteu-lo per introduir la referència al codi xarxa Pàgina 15 de 44

16 Pàgina 16 de 44 TeDIBA Portasignatures electrònic

17 4 Funcionalitats específiques del perfil validador L usuari amb perfil Validador del Servei Promotor visualitza a la seva bústia l expedient iniciat pel tramitador i té la funció de validar la proposta de decret o bé validar el decret previ a la Secretaria General o l Òrgan Competent 4.1 Validació d una tasca dels tràmits Al accedir al TeDIBA es mostra una pàgina d inici amb els tràmits pendents. Els tràmits més urgents es situaran al principi de la safata Validar una tasca d un tràmit individualment Des de la pàgina d inici on es mostren els tràmits pendents o des de l opció de menú tràmits, realitzant una cerca, es podrà procedir a la validació dels tràmits pendents. Pàgina 17 de 44

18 Al seleccionar el tràmit es mostra la tasca del circuit que s està tramitant. Al clicar al botó Validació pendent del decret es mostra una nova pantalla amb el següent missatge. Recordeu que un cop validat el document heu d avançar el tràmit per tal que el circuit avanci i segueixi a la propera tasca. Pàgina 18 de 44

19 4.1.2 Validar una tasca de diversos tràmits en bloc En la pantalla on es mostren els tràmits en curs, es poden seleccionar aquells que es validaran en lot. Títol 1 Títol 2 Títol 3 Títol 4 Títol 5 Títol 6 Títol 7 Títol 8 Títol 9 Títol 10 Una vegada s ha clicat al botó Valida es mostra el següent missatge. Finalment s haurà de clicar al botó Avança per continuar en la següent tasca del circuit. Pàgina 19 de 44

20 5 Funcionalitats específiques del perfil signatari L usuari amb perfil signatari visualitza a la seva bústia els expedients amb algun tràmit. 5.1 Signar una tasca d un tràmit Seleccionar el tràmit a signar. Podent signar directament el document del tràmit. O accedir a la informació detallada del tràmit seleccionat i signar Pàgina 20 de 44

21 Al clicar sobre el botó Signa es mostra una nova pantalla en la que es carreguen els certificats digitals de la persona. Recordeu que un cop signats els documents heu d avançar el tràmit per tal que el circuit avanci i segueixi a la propera tasca. 5.2 Signar una tasca de diversos tràmits En la pantalla on es mostren els tràmits en curs, es poden seleccionar aquells que es poden signar en lot. Pàgina 21 de 44

22 Recordeu que un cop signats els documents heu d avançar el tràmit per tal que el circuit avanci i segueixi a la propera tasca. Carregant-se els certificats digitals de la persona per signar. Recordeu que un cop signats els documents heu d avançar el tràmit per tal que el circuit avanci i segueixi a la propera tasca. 5.3 Possibles errors en la signatura Si l usuari no ha posat la targeta TCAT en el lector es mostrarà el següent missatge: Pàgina 22 de 44

23 6 Funcionalitats específiques del perfil registrador 6.1 Pantalla final: Informació registre automàtic a VNIS En el darrer pas quan avancem un tràmit, el sistema ens mostra una pantalla amb la informació que s enviarà al sistema VNIS. En el moment de posar en marxa la nova versió tots els expedients que ja estiguin iniciats es visualitzaran com fins ara i la informació que s envia al VNIS serà la mateixa que fins ara: En el cas de que l expedient ja s hagi generat amb la nova versió la informació que s enviarà automàticament al VNIS serà: En aquesta nova versió s envia tota la informació necessària per omplir automàticament tota la fitxa VNIS, a continuació es mostra una fitxa VNIS de l entorn de TEST del TeDIBA per visualitzar un exemple de fitxa omplerta des del TeDIBA (sense fer cap acció des del VNIS). Pàgina 23 de 44

24 S envien automàticament els camps corresponents a: Data i any del Decret Propietari Núm. Expedient Objecte del decret. Amb la particularitat que afegim el text Contracte menor. Tal com va demanar Secretaria. L òrgan d aprovació segons els circuit de tramitació (aquesta opció és configurable des del TeDIBA, per tant quan hi hagi canvis en Circuits de tramitació u òrgans d aprovació, un perfil Administrador del TeDIBA podrà modificar-ho). Document original: TeDiBa per indicar que s ha generat automàticament des del TeDIBA. Pàgina 24 de 44

25 Ens Locals / Entitats: s afegeixen automàticament indicant el que ha afegit el tramitador del servei promotor. Operació comptable: s afegeix automàticament indicant el que ha afegit el tramitador del servei promotor. Ens Gestors: s afegeixen automàticament indicant el que ha afegit el tramitador del servei promotor. El TeDIBA per defecte ja genera les Comissions Informatives (les Z s) com s ha explicat a la part del Tramitador del Servei Promotor. Documents associats: en cas d existir els documents a associar el TeDIBA associarà automàticament el nou Decret amb els indicats pel Tramitador del Servei Promotor. 6.2 Pantalla final Possibilitat de modificar l orgànic abans de registrar a VNIS El cas que a continuació es presenta serà una tasca excepcional que podreu utilitzar en el cas que es produeixin canvis d orgànics durant la tramitació d un decret. A la pantalla final es permet modificar l orgànic que es registrarà al VNIS mitjançant el botó de la lupa, tant en els expedients que ja es troben en marxa: I a continuació ens mostrarà el formulari per seleccionar el nou orgànic: Pàgina 25 de 44

26 Amb els expedients que es generaran amb la nova versió, la lupa la tenim on mostra la següent imatge: Un cop fem un clic a la lupa ens apareixerà la pantalla de selecció del nou orgànic. Pàgina 26 de 44

27 7 Funcionalitats per tots els perfils d usuaris 7.1 Consulta Cerca de tramitacions En l opció de menú Tramitacions -> Cerca tramitacions es podran consultar els tràmits en que participeu. La primera part de la pantalla permet aplicar els filtres i en la segona part es mostren els tràmits que compleixen el criteri de cerca. Podent accedir al detall del tràmit al clicar sobre el Títol/Objecte del tràmit Exportació MS. Excel El resultat de la cerca pot ser exportada a Excel. Pàgina 27 de 44

28 Al clicar sobre l opció Obre Excel es mostra una nova pantalla on es mostra el fitxer descarregat. Si seleccionem al fitxer amb el botó dret del ratolí, sobre un menú contextual: seleccionar Mostra a la carpeta En el fitxer descarregat li canviem el nom i se li afegeix l extensió.xls (extensió dels fitxers Excel) Pàgina 28 de 44

29 7.1.3 Circuit En la pestanya Circuit d un tràmit podem visualitzar la tasca del circuit que s està executant. Contracte menor adquisició d ordinadors Pàgina 29 de 44

30 7.2 Afegir documents TEDIBA permet afegir al tràmit altres documents. Contracte menor adquisició d ordinadors Al clicar sobre el botó Nou, es mostra la següent pantalla: Es pot seleccionar la tipologia documental a través del desplegable Seleccionar l ubicació del fitxer Títol del document seleccionat Pàgina 30 de 44

31 Contracte menor adquisició d ordinadors 7.3 Fer anotacions Contracte menor adquisició d ordinadors En el tràmit es poden afegir anotacions públiques, l anotació serà visualitzada per tots els intervinents en el circuït. Pàgina 31 de 44

32 O anotacions privades, marcant la casella de privada i seleccionant el grup destí. L anotació sols serà visualitzada per l intervinent del pas següent. Totes les anotacions queden registrades en la pestanya Anotacions. Contracte menor adquisició d ordinadors 7.4 Revisar un document Enviar un document a revisar Menú -> Tramitacions -> Clicar sobre del núm. exp -> Pestanya documents: Clicar icona Enviar a revisar: Pàgina 32 de 44

33 Indiqueu el grup d actors al qual envieu el document a revisar. Escriviu el missatge que vulgueu donar i adjunteu el fitxer del document. Quan accepteu a la part superior de la pantalla quedarà anotat que s ha enviat a fer revisió. El tràmit es visualitzarà bloquejat i les accions estaran inactives i només es podrà seguir la tramitació anul lant la revisió o esperant la resposta a la revisió Rebre la resposta d una revisió El tràmit tornarà a estar activat i es podrà seguir amb la tramitació. Pàgina 33 de 44

34 Rebre un document per revisar a la bústia d entrada: Clicar al expedient: Es podrà respondre a la revisió ( ), afegir documents (pestanya Documents -> ) i anotacions (pestanya Anotacions ->. Pàgina 34 de 44

35 Respondre a una revisió clicant Apareixerà la pantalla de resposta a revisió on s escriurà el text de la resposta i es podrà adjuntar documents. 7.5 Informe d activitat Podreu obtenir un informe d activitat per conèixer l estat dels vostres tràmits. Informe diari: Tots els expedients tramitats al llarg del dia. Indica el pas que s ha dut a terme pel grup que consulta l informe diari. Pàgina 35 de 44

36 Informe tramitacions d usuari: Tots els expedients tramitats per l usuari. Indica quin és el pas següent que li toca i l actor que l ha de dur a terme. Es pot extreure en PDF o en Excel, per a poder fer una explotació de dades quan convingui. Pàgina 36 de 44

37 7.6 Avançar en el tràmit Contracte menor adquisició d ordinadors Es mostra una nova pantalla on es mostra la següent tasca del circuit Validar proposta decret i permet seleccionar al grup que haurà de realitzar la validació. 7.7 Retrocedir en el tràmit És possible que hi hagi algun problema en el tràmit i no es consideri oportú avançar amb el circuit, i es seleccioni l opció de rebutjar. Pàgina 37 de 44

38 L expedient 2015/ està a l espera de ser validat, però el servei promotor pot seleccionar el botó Rebutja i retrocedirà una tasca del circuit o s iniciarà de nou el tràmit. Al rebutjar la tasca es mostra una pantalla en el que es sol licita el motiu del rebuig i permet iniciar de nou la tramitació. Pàgina 38 de 44

39 Pàgina 39 de 44 TeDIBA Portasignatures electrònic

40 FUNCIONALITATS TeDIBA Portasignatures electrònic 8 Quadre resum de funcionalitats PERFILS Tramitador SP Validador SP Resp. Dir. SP Validador Dip. Delegat Diputat Delegat Secretaria Delegada Validador Òrgan comp. Òrgan competent Secretària General Registrador VNIS Nova tramitació X Validar X X X X Signar X X X X Registrar a VNIS X Consultar X X X X X X X X X X Fer anotacions X X X X X X X X X X Afegir documents Revisar document X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Avançar X X X X X X X X X Retrocedir tràmit X X X X X X X X X Informe d activitat X X X X X X X X X X Pàgina 40 de 44

41 9 Requeriments del sistema 9.1 Requeriments màquina client Els terminals des dels que es vulgui accedir a l aplicació han de complir uns requeriments mínims, per tal que tots els components que s executen funcionin correctament. La llista següent els recull: Sistema operatiu Windows XP, Windows Navegador internet Si no es signa: Internet Explorer 8.0, Internet Explorer 11, Google Chrome m. Si es signa: Internet Explorer 8.0, Internet Explorer 11. Les signatures digitals no funcionen amb Google Chrome. Il lustració 1: Missatge d'error al intentar signar amb Google Chrome Cal configurar el Bloquejador de finestres emergents per tal que permeti obrir els documents del Portasignatures en una nova finestra. Pàgina 41 de 44

42 9.1.3 Java És necessari tenir instal lat el plugin de Java al navegador (versió o posteriors) per tal de poder fer ús dels applets de l aplicació. El plugin de java serà de 32 bits si el navegador instal lat és de 32 bits o de 64 bits si el navegador insal lat és de 64 bits. Amb la versió 1.7 de Java cal baixar el nivell de seguretat després de fer la instal lació. Consulta versió Java Per revisar la versió del plugin de Java del navegador Internet Explorer: Pàgina 42 de 44

43 9.1.4 Certificat per la signatura digital L'usuari ha de tenir disponible un certificat tipus targeta (preferentment una TCAT emesa per CatCert) junt amb el lector corresponent i connectat al seu ordinador amb tots els drivers instal lats. En cas de tenir algun problema amb el certificat digital trucar al Certificats admesos CATCert: E C-AL Certificado personal de identificación y firma reconocida clase 1 (CPISR-1) (OID = ) Certificado personal de identificación y firma reconocida con cargo clase 1 (OID = ) (CPISRC-1_C) Certificado personal de identificación y firma reconocida con cargo y uso clase 1 (CPISR-1_CU) (OID = ) CATCert: EC-SAFP Pàgina 43 de 44

44 Certificado personal de identificación y firma reconocida con cargo clase 1 (OID = ) (CPISRC-1_C) CATCert: EC-SectorPublic Certificado personal de identificación y firma electrónica reconocida con cargo opcional (CPISR-1_C) (OID = ) Dirección General de Policía DNie - Firma (OID = ) Pàgina 44 de 44