EasyRoom. - el módulo para la gestión y la reserva de los espacios de la Universidad - Powered by EasyStaff

Transcripción

1 EasyRoom - el módulo para la gestión y la reserva de los espacios de la Universidad - Powered by EasyStaff

2 Pág. 1 Las aulas de una universidad, una facultad o un departamento de la Universidad son espacios físicos que dan la bienvenida a los estudiantes y en los que se llevan a cabo actividades educativas y donde se planifican otros eventos académicos. La gestión compartida de las aulas, con el apoyo de un sistema informático adecuado, es una actividad fundamental para las Estructuras Didácticas que da lugar a varias ventajas, incluyendo:» racionalizar el uso de los espacios en las actividades didácticas de todos los tipos y clases;» entender cómo asignar espacios a diferentes áreas temáticas en base a las reservas históricas asignados el año anterior;» considerar la posibilidad de prestar el utilizo de algunos espacios a otras estructuras. La gestión de las aulas está relacionada con la creación de los calendarios de las actividades educativas primarias tales como horarios de clases y convocatorias de examen, operaciones que cada estructura realiza de forma independiente sobre la base de los espacios que los que dispone. En este contexto, disponer de una herramienta que centralice la gestión de los espacios y permita la integración con sistemas avanzados que realicen los calendarios de las actividades didácticas primarias (clases y exámenes) de las Facultades/Escuelas/ Departamentos, es crucial para mantener un control de gestión de los recursos de la estructura universitaria. La comunicación al público sobre el estado de uso de las aulas es importante para informar a los estudiantes y profesores sobre dónde se celebrarán las clases, conferencias y otras actividades. Además, la información sobre los equipamientos utilizados durante la actividad en el aula permite saber a los estudiantes cómo se desarrollará la clase (a través de diapositivas en el proyector, con aulas de videoconferencia, etc...). A menudo, la gestión de los espacios se asigna a la responsabilidad de estructuras y personas diferentes; es necesario que el instrumento utilizado para esta importante actividad proporcione niveles diferentes de competencia en la gestión de las aulas y permita la inserción de dirigentes específicos que aprueben o rechacen las solicitudes de personal interno (los responsables de las instalaciones, profesores, representantes de los estudiantes, los controladores del aula) y personal externo (asociaciones culturales, políticos, otros departamentos gubernamentales, entes y empresas privadas). El objetivo que se persigue es la trazabilidad de la utilización de los espacios con el fin de entender, incluso después de mucho tiempo, cuáles fueron las actividades programadas en un día en concreto, permitiendo crear estadísticas por tipo de actividad y agrupación, proporcionar a los dirigentes una visión integral sobre el número de horas trabajadas por los docentes en un horizonte de tiempo considerado. La idea de implementar una solución como EasyRoom deriva de las necesidades que con el tiempo EasyStaff ha recogido en las Universidades con las que ha trabajado, encontrando los límites de las soluciones adoptadas internamente. La solución de EasyRoom se integra con los sistemas de EasyStaff que generan automáticamente los horarios de clase (EasyCourse) y crean los calendarios de las convocatorias de examen (EasyTest).

3 Pág. 2» Permite la gestión de más de un perfil de usuario gracias a una minuciosa definición de los permisos sobre las aulas introducidas y sobre el estado de confirmación de las reservas solicitadas.» Permite la gestión detallada de las características de las sedes, como los planos de los edificios, aulas y respectivos equipamientos presentes, contactos de los gestores, etc.» Permite la definición de diferentes tipos de eventos, como clases, exámenes, prácticas, con una configuración cromática establecida por el administrador.» Facilita la definición de agrupaciones diferentes de reserva, como Facultades, Departamentos o Cursos de grado, configurados fácilmente por el administrador.» Permite la visualización de las reservas gracias a una cuadrícula interactiva que presenta características cromáticas diferentes por tipología o por agrupación, los equipamientos usados en cada actividad, etc» Permite una modalidad de visualización diaria de las actividades desarrolladas en las aulas de la misma sede, que pueden ser proyectadas en monitores LCD instalados en los pasillos, pero también una visualización semanal y mensual de los eventos programados en cada una de las aulas.» Permite definir un perfil de usuario de tipo vigilancia que comprueba el real desarrollo de las actividades en el aula y especifica los cambios en las reservas planificadas; el usuario de vigilancia también puede especificar el número de estudiantes presentes en el aula, una información útil sobretodo para las clases, para que el administrador pueda confrontar la programación teórica con el resultado final.» Garantiza la definición de diseños gráficos de impresión que el usuario puede establecer completamente y en los que puede especificar caracteres, fondos y colores de tema de la Estructura Didáctica de referencia.» Permite enviar s a los responsables de área con las solicitudes de reserva de profesores y usuarios externos, confirmadas o no, a través de una cómoda interfaz.» EasyRoom es un sistema accesible desde cualquier ordenador conectado a internet que permite compartir la información entre responsables de área e informa a los profesores sobre la ocupación de los espacios.» Presenta una sección dedicada a los informes de búsqueda de las reservas sobre la base de un filtro de interrogación del sistema muy detallado que permite comprobar instantáneamente el número de horas que ha impartido un profesor en un arco de tiempo, el número de exámenes en una aula en particular, el número de horas totales de las clases de un curso de grado, etc» EasyRoom está integrado con los módulos EasyCourse y EasyTest de la suite EasyAcademy, el primero dedicado a la gestión de los horarios de las clases y el segundo a los calendarios de examen.

4 Pág. AGENDA DIARIA DE LA OCUPACIÓN VISTA POR SEDE La agenda diaria destaca las actividades llevadas a cabo en las aulas de una sede seleccionada en el día de hoy. A través de la configuración del diseño es posible obtener una vista de las páginas con rotación continua que permite la visualización de las actividades a través de la utilización de monitores LCD colocados fuera de las sedes de la Universidad, que permite a estudiantes y profesores hacer uso de un servicio útil para orientarse diariamente en los edificios. AGENDA SEMANAL DE LA OCUPACIÓN VISTA POR AULA La agenda semanal destaca las actividades llevadas a cabo todos los días de la semana en el aula seleccionada. Las actividades didácticas presentes en el aula están coloreadas por tipo de evento o por agrupación (Facultades, Escuelas o Departamentos). Los compromisos pueden ir acompañados de la especificación de los equipamientos utilizados, con el fin de informar al público sobre cómo se llevará a cabo la actividad. AGENDA MENSUAL DE LA OCUPACIÓN VISTA POR AULA La agenda mensual de actividades desarrolladas en el aula permite resaltar en un vistazo el nivel de saturación del aula y permite una fácil recuperación de la información de una clase específica. 3

5 Pág. 4 SOLICITUD DE RESERVAS PENDIENTES Los profesores y los usuarios externos pueden solicitar el uso de aulas para la realización de eventos; los responsables de área pueden confirmar o no las reservas pendientes. INFORME DE LAS RESERVAS PLANIFICADAS EasyRoom crea un detallado informe de las reservas que permite visualizar rápidamente la lista de las actividades en cuestión; es posible, por ejemplo, buscar las actividades realizadas por un profesor en un período de tiempo definido o los eventos realizados en un aula, las clases impartidas para una enseñanza específica, etc INFORME DE LAS RESERVAS CONTROLADAS La información sobre el número de estudiantes es un dato muy importante para la asignación de las horas de clase, pero es también difícil de encontrar. Debido a los informes de reservas controladas se pueden extraer útiles estadísticas sobre el número de estudiantes que en realidad asisten respecto al número estimado durante la creación de los horarios de las clases. Aprovechar este potente mecanismo de detección es posible obtener una indicación precisa en cuanto a qué clase asignar a cada actividad.

6 Pág. 5 EasyRoom ofrece dos funciones útiles disponibles en los sistemas móviles compatibles con Android y ios (ipad/iphone). APLICACIÓN MÓVIL PARA EL USUARIO EN VIGILANCIA Con la aplicación móvil dedicada al usuario en vigilancia, es posible supervisar las actividades en el aula e señalar en tiempo real al responsable del área informaciones útiles, como la presencia real de la actividad en el aula, el número de estudiantes que realmente han asistido, el funcionamiento de los equipamientos utilizados y algunas notas generales sobre la actividad. El control sobre las actividades en aula permite:» generar informes estadísticos de control que permiten una rápida comparación con las informaciones utilizadas durante la planificación de las actividades (número de estudiantes estimados y reales).» comprobar el porcentaje de desarrollo real de las actividades planificadas.» señalar posibles substituciones de aula y especificar los motivos. APLICACIÓN MÓVIL PARA ESTUDIANTES Y PROFESORES La aplicación móvil dedicada a los estudiantes y profesores es muy útil para informar al público sobre las actividades desarrolladas en el aula. La aplicación móvil dedicada a los estudiantes y profesores permite:» visualizar detalladamente las características y las informaciones de las actividades realizadas en el aula a través de una cuadrícula interactiva.» visualizar la planimetría de las sedes y encontrar fácilmente el aula en el que frecuentar la clase o el examen.» encontrar las aulas libres d una sede en la que poder estudiar durante espacios libres previstos por el horario de las clases.» ofrecer a los estudiantes un instrumento versátil para transferir comentarios sobre los profesores y sobre el estado de los espacios en los que se desarrollan las actividades didácticas.