Imprenta Nacional. Registro Nacional. Notario Publico. BCR Tributación CCSS COMIENZO. Pagar. deposito de viabilidad ambiental

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2 Procedimientos

3 Registro Nacional Notario Publico Imprenta Nacional BCR Tributación CCSS COMIENZO Consultar disponibilidad del nombre Obtener escritura publica Pagar derecho de publicación Pagar deposito de viabilidad ambiental Obtener razón notarial Pagar derechos de registro Obtener registro de constitución Pagar derecho de Certificación Recibir certificación de personería jurídica Comprar timbres para legalización de libros Legalizar los libros contables Obtener registro como contribuyente Obtener certificado como contribuyente

4 INS Catastro Nacional Municipalidad SETENA Rectoría de Salud ACAM Obtener licencia Viabilidad Ambiental Obtener permiso Sanitario de Funcionamiento Retirar la póliza Obtener plano catastrado Obtener uso del suelo Pago de prima de seguro FIN Obtener patente municipal Solicitar póliza de riesgos de trabajo Obtener licencia de repertorio musical

5 Personería Jurídica PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSTITUCION DE UNA EMPRESA En esta sección del Manual usted encontrará una guía de los pasos que debe realizar para la creación de una empresa en Costa Rica

6 Definición de Personería Jurídica Las personas Jurídicas son empresas, asociaciones, corporaciones o instituciones a las cuales el orden jurídico les concede personalidad, es decir las considera en posibilidad de ser relacionadas con derechos y obligaciones. Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan sólo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio). 1 Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará sólo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales. Cómo interpretar el flujo grama? A continuación se le presenta un flujo grama el cual lo guiará a través de las instituciones a las cuales debe acudir para realizar los trámites correspondientes. Este flujo grama está seccionado por institución. Se divide cada trámite como un paso a realizar; cada paso está numerado del 1 al 22. El flujo grama da inicio con la palabra COMIENZO la cual se enlaza a los pasos que debe ir realizando. 1 Definición recuperada del sitio web, CNCRECENEGOCIOS.COM, el 26 de octubre de 2010,

7 El proceso termina con la palabra FIN la cual cierra el proceso de la creación de una empresa en Costa Rica como Personería Jurídica.

8 PASO 1 Consultar disponibilidad del nombre Como primer paso de debe realizar una consulta para determinar si el nombre que se piensa utilizar ya existe. Esta consulta se puede realizar inicialmente en línea a la siguiente dirección: p, donde aparece la siguiente pantalla:

9 La Consulta Avanzada (al costado derecho del espacio asignado para digitar el nombre a consultar) permite incorporar otras variables en la consulta como el uso de un nombre específico. Si usted no cuenta con acceso a Internet deberá presentarse en las ventanillas de la Plataforma de Servicios del Registro Nacional, donde el personal puede realizar la consulta. El nombre a consultar. No tiene costo alguno. Inmediato por Internet. En la institución aproximadamente de 10 a 20 minutos dependiendo de la cantidad de personas haciendo trámite. Ninguno.

10 PASO 2 Obtener escritura pública Deberá acudir donde un notario público autorizado para la confección de la escritura pública. La escritura debe contar con: Descripción del tipo de sociedad mercantil. Según el Código de Comercio las sociedades mercantiles son: sociedad anónima, responsabilidad limitada, comandita simple y nombre colectivo. Edicto del Notarial. Firma y sello del notario. NOTA: es importante asegurarse si el notario al cual se está acudiendo está autorizado; para mayor seguridad el Poder Judicial ofrece en su sitio web un buscador el cual verifica si el notario está autorizado. El requisito único es presentar la cedula de identificación original y copia. 100, colones exactos aproximadamente según el Decreto Ejecutivo No de Aranceles Honorarios. Es relativo, depende del notario público. Aproximadamente de 2 a 5 días. Ninguno.

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12 PASO 3 Pagar derecho de publicación del edicto Deberá acudir a la Oficina de la Imprenta Nacional ubicada en el Registro Nacional para que esta le publique en la Gaceta Nacional un aviso a la ciudadanía de la apertura de la nueva sociedad mercantil. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Original del edicto notarial obtenido en el paso 2. Mínimo a máximo 1, De 10 a 20 minutos aproximadamente. Ninguno.

13 PASO 4 Obtener razón notarial Deberá acudir donde un notario público autorizado. La razón notarial es la fe que da el notario público que fue cancelado bajo la factura numerada de la Imprenta Nacional. Debe incluir: Número exacto de la factura de la Imprenta Nacional Fecha en la cual se realiza la razón notarial Firma del notario hecha a puño. Sello del notario autorizado Timbres respectivos Factura de la Imprenta Nacional El costo está incluido en el pago que se le hace al notario público en el paso 2. Menor a un día. Ninguno.

14 PASO 5 Pagar derechos de registro Este trámite se realiza en la oficina del Banco de Costa Rica en el Registro Nacional o en cualquier agencia del mismo banco en todo el país. Original de la escritura de constitución. 10% del Salario Base definido por Ley, en 2010 el salario actual es de Dependiendo del Capital Social inscrito se deben pagar timbres Municipales, de Educación y Cultura, de Registro Nacional, de Archivo y Fiscales, el sistema del Banco tiene un programa que realiza el cálculo de manera automática. De 15 a 25 minutos aproximadamente. Ninguno.

15 PASO 6 Obtener registro de constitución Acudir a la oficina Diario de Mercantil del Registro Nacional. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Original de la escritura de constitución, Original de recibo de pago del derecho de registro (Paso 5) y original de la Razón Notarial (Paso 4). En la constitución se debe poner un sello (disponible en la ventanilla de la Oficina) con espacio para indicar nombre, número de cédula de identidad y firma de quien entrega el documento. No tiene costo alguno. De 10 a 15 minutos aproximadamente. El Registro tiene 8 días para inscribir la constitución de la sociedad; sin embargo, si el documento está digitalizado lo pueden entregar de inmediato. Documento que debe ser facilitado por el abogado para solicitar el registro:

16 PASO 7 Pagar derecho de certificación Plataforma de servicios del Registro Nacional. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Boleta de solicitud de certificación, la venden en el quiosco a la entrada del Registro. La boleta se llena y se entrega en las ventanillas de Plataforma de Servicios De 10 a 15 minutos aproximadamente. El documento que se debe llenar es el siguiente:

17 PASO 8 Recibir certificación de personería jurídica Plataforma de Servicios del Registro Nacional. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Boleta de certificación cancelada (Paso 7). No tiene costo alguno. De 5 a 20 minutos aproximadamente. Ninguno.

18 PASO 9 Obtener registro como contribuyente Dirección General de Tributación. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. NOTA: la certificación de registro como contribuyente es aquella que se debe tener cuando se inician actividades económicas. Para eso se tiene la obligación de inscribirse como contribuyente en el registro Certificación de Personería Jurídica obtenida en el paso 8. Original de la escritura pública obtenida en el paso 2. Formulario D-140: Declaración de Inscripción en el registro de Contribuyentes obtenido en la recepción de la Dirección Tributaria. No tiene costo alguno. De 20 minutos a 40 minutos máximo. Formulario D-140: Declaración de Inscripción en el registro de Contribuyentes.

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20 PASO 10 Comprar timbres para legalización de libros contables NOTA: las Sociedades deben llevar los siguientes libros debidamente legalizados: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, además de un libro de Actas de asambleas de socios y registro de socios. Oficina del Banco de Costa Rica en el Registro Nacional o en cualquier agencia del Banco en todo el país. Ningún documento. 150 ( 125 de Timbres Fiscales y 25 en Timbres del Colegio de Contadores Públicos) por cada libro que se va a legalizar. De 15 a 25 minutos aproximadamente. Ninguno.

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22 PASO 11 Legalizar los libros contables Dirección General de Tributación. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Cédula de identidad original Certificación de Personería Jurídica obtenida en el paso 8. Nota: la certificación no debe ser mayor a tres meses de obtenida. Timbres fiscales Libros fiscales a legalizar. Formulario D-406 Solicitud de legalización de libros. Este formulario se obtiene en la recepción de la Dirección General de Tributación. Timbres de 5 a 100 colones. Libros contables: dependiendo donde se compren. De 45 minutos a 1 hora máximo. Formulario D-406 Solicitud de legalización de libros

23 PASO 12 Obtener certificado como contribuyente de la CCSS Edificio principal de la Caja Costarricense de Seguro Social, presentarse en el primer piso en la Plataforma de servicios. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Cédula de identidad (una copia) del patrono o representante legal o Pasaporte o cedula de extranjería (una copia) del patrono o representante legal Factura de servicio público (una copia) correspondiente al local o inmueble donde se realizará la actividad Constitución registrada (una copia) Cédula de identidad de los empleados a asegurar (una copia) No tiene ningún costo. Máximo 2 horas. Ninguno. NOTA: para la finalización de este trámite se requiere que la CCSS realice una inspección del lugar de la empresa para comprobar los datos aportados, la duración de esta inspección es variable, según la Dirección de Inspección de la CCSS.

24 PASO 13 Solicitar la Póliza de Riesgos de Trabajo Instituto Nacional de Seguros en la Oficina de Aseguramiento, en el Mezanine 2. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Cédula de identidad (una copia) del patrono o representante legal Cédula de identidad de los empleados a asegurar (una copia) Certificación Personería Jurídica (original) Formulario de Información del Cliente (original) se recibe y completa en la ventanilla de aseguramiento. Conozca a su cliente Formulario de suscripción de seguro de riesgo del trabajo (original) se recibe y completa en la ventanilla de aseguramiento. Solicitud RT. El trámite en sí no tiene algún costo, sin embargo la póliza varía de acuerdo a las condiciones de trabajo de los empleados a asegurar. Aproximadamente una hora y media entre fila y atención. Formulario de Información del Cliente (original) se recibe y completa en la ventanilla de aseguramiento. Conozca a su cliente

25 Formulario de suscripción de seguro de riesgo del trabajo (original) se recibe y completa en la ventanilla de aseguramiento. Solicitud RT

26 PASO 14 Pago de Prima del Seguro Cajas del Instituto Nacional de Seguros. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual. Pago de la primera cuota de la póliza de riesgo adquirida por la empresa. Recibo de pago de póliza de riesgo del trabajo Ficha de atención El 1% de la planilla anual (como costo mínimo) ó 7.00 % de la planilla anual (como costo máximo). Cálculo de tarifas de pólizas Aproximadamente 25 minutos entre espera y atención. No debe completar nada

27 PASO 15 Retirar Póliza de Riesgos de Trabajo Este paso consiste en recoger el acuerdo donde se da el aseguramiento, según las condiciones que se establecieron, a los trabajadores de la empresa por parte del INS, al igual que en la solicitud de a póliza, este trámite se realiza en la Oficina de Aseguramiento ubicada en el Mezanine 2 de las oficinas centrales del Instituto Nacional de Seguros. Recibo original de pago de póliza cancelado. Ficha de atención. No tiene ningún costo. Aproximadamente 45 minutos entre fila y atención. No debe completar ningún formulario.

28 PASO 16 Obtener plano catastrado Oficina de Catastro Nacional ubicada en el Registro Nacional. Número de cédula, nombre jurídica o física y/o número de finca del propietario del inmueble. Timbres. Carta de solicitud que incluya: o Número de propiedad y plano. o Tomo, asiento y numero de finca. o El efecto para el cual se necesita Timbres: o Registro nacional: 300 colones o Fiscales: 13 colones. o Archivo: 5colones. Aproximadamente 30 minutos. La entrega del plano catastrado dura aproximadamente 15 días. Ninguno. NOTA: si el bien inmueble no tiene plano catastrado debe realizar un paso adicional en el Colegio de Topógrafos descrito en el paso 16A

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30 PASO 16A Gestionar Plano Catastrado (Opcional al paso 16) NOTA: Este trámite SOLAMENTE se deberá realizar cuando son propiedades nuevas no registradas, se piensa hacer una construcción y/o no se posee un plano catastrado de la propiedad adquirida. Colegio de Topógrafos. Para más información de esta institución ver sección de contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este manual. Primeramente el topógrafo debe ir al terreno para el levantamiento del plano, luego lo presenta ante el Colegio de Topógrafos de Costa Rica para su respectivo sello y posteriormente se inscribe en el Catastro Nacional. No tiene ningún costo. Relativo, dependerá de la respuesta del topógrafo contratado para el levantamiento del plano y su debida presentación e inscripción, aproximadamente entre uno y dos meses. El topógrafo presentará el plano para obtener el sello del Colegio de Topógrafos. Este es el sello que se obtiene del Colegio de Topógrafos

31 PASO 17 Obtener Uso del Suelo Municipalidad del cantón donde se ubique su negocio en la Plataforma de Servicios. Para más información de los contactos de la municipalidad respectiva ver apartado de Contactos de Municipalidades Cantonales de San José. Copia del plano catastrado legible obtenido en el paso 16. Visado de la municipalidad obtenido en la misma municipalidad. Certificado de propiedad del Registro Nacional. Se debe tener en cuenta que si se arrienda el dueño del inmueble es el que le debe facilitar este documento. NOTA: las municipalidades de nuestro país cuentan con autonomía para sus procesos, por lo que los requisitos, costos de trámites, formularios y tiempos de respuesta al gestionar el certificado de uso de suelo podrán variar según cada municipio. En la mayoría de las municipalidades este trámite se inicia en la plataforma de servicios.

32 PASO 18 Pagar depósito de viabilidad ambiental Oficina centrales del Banco de Costa Rica, ubicada en San José, en Plataforma de Servicios o en el área de Cajas con boleta de depósito confeccionada o se le indica al cajero la cuenta y el monto a depositar (Segundo piso). Para más información acerca de esta institución ver sección de contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales. Boleta de depósito debidamente llena, indicando la cuenta y el monto a depositar. Cédula de identidad de quien realiza el depósito. US $50.00 (Cincuenta dólares de Estados Unidos) NOTA: el depósito se puede realizar en las siguientes cuentas: Colones: cuenta , cuenta cliente B.C.R Dólares: cuenta , cuenta cliente B.C.R Aproximadamente de 5 a 20 minutos aproximadamente Boleta depósito.

33 PASO 19 Obtener licencia de viabilidad ambiental NOTA: el trámite de la Evaluación de Impacto Ambiental (EIA) debe haberse completado y aprobado previo al inicio de actividades del proyecto, obra o actividad (según artículo 2 del Decreto Ejecutivo Nº 31849). Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). Para más información acerca del contacto diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales. Para consultar en cual categoría se ubica su proyecto, obra o actividad, puede llamar directamente a la Plataforma de servicios de SETENA. Certificado de propiedad de inmueble donde se desarrollará la actividad (original) Depósito por concepto de adquisición del Código de Buenas Prácticas Ambientales (original) Plano Catastrado (original) (también puede presentarse una copia certificada por un notario público en lugar del documento original) Certificación Personería Jurídica (original + una copia) Documento de Evaluación Ambiental D2 (original + 2 copias). Aplica para proyectos de bajo impacto ambiental. Proyectos indicados en Anexos 1 y 2 Decreto Ejecutivo Nº y Megaproyectos obligados: Formulario D1 (original + 2 copias). Aplica para proyectos de alto y moderado impacto ambiental.

34 DOCUMENTOS COSTO (US $) Código de Buenas Prácticas $10,00 Guías de Buenas Prácticas Ambientales (cada una) $50,00 Planes Ambientales de Desarrollo $ 500,00 Documento D2 $50,00 Documento D1 con Declaración Jurada de Compromisos Ambientales (DJCA) $200,00 Documento D1 incluyendo Pronóstico-Plan de Gestión Ambiental (P-PGA) $500,00 Documento D1 incluyendo Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) que no sea Megaproyecto Documento D1 incluyendo Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) de Megaproyecto $1500,00 $3000,00 Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) que no sea Megaproyecto $1400,00 Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) de Megaproyecto $2900,00 Fuente: (Decreto Nº MINAE). El trámite para el D1 un plazo máximo de cuatro semanas (Artículo 38, Decreto Ejecutivo y sus reformas). El trámite para el D2 un plazo de diez días después de recibido de manera completa. (Artículo 38, Decreto Ejecutivo y sus reformas). Para obtener el formulario respectivo (D1 ó D2) puede visitar el sitio web de SETENA:

35 PASO 20 Obtener permiso Sanitario de Funcionamiento Para retirar el permiso sanitario de funcionamiento para la empresa debe presentarse presentar la boleta donde le recibieron la solicitud del permiso. Para más información acerca del área de salud diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales. Boleta de recibido No tiene costo. Aproximadamente 20 minutos. Ninguno NOTA: además debe tomar en cuenta que para finalizar este trámite se requiere que un inspector de salud visite su empresa para corroborar los datos aportados por el dueño, este trámite se realizará entre los 7 a 30 días posteriores a haberle sido entregado el permiso.

36 PASO 21 Obtener patente comercial NOTA: aquel negocio que cuente con venta de licores como actividad principal o secundaria a la actividad comercial deberá gestionar por aparte una patente de licores. Municipalidad del cantón donde se ubique su negocio. Dependiendo a la municipalidad que usted viste, puede ser: Departamento de Patentes o Plataforma de Servicios. Para más información de los contactos de la municipalidad respectiva ver apartado de Contactos de Municipalidades Cantonales de San José. Uso de suelo obtenido en el paso 17. Personería y copia de la cédula jurídica obtenidas en el paso 8. Copia del permiso sanitario de funcionamiento obtenido en el paso 20. Copia del recibo de riesgos de trabajo obtenido en el paso 13. NOTA: las municipalidades de nuestro país cuentan con autonomía para sus procesos, por lo que los requisitos, costos de trámites, formularios y tiempos de respuesta al gestionar su patente comercial podrán variar según cada municipio. Además, en la mayoría de los casos la municipalidad realizará una inspección previa al local. Información adicional: Artículo 79 del Código Municipal: Para ejercer cualquier actividad lucrativa, los interesados deberán contar con licencia municipal respectiva, la cual se obtendrá mediante el pago de un impuesto. Dicho impuesto se pagará durante todo el tiempo en que se haya ejercido la actividad lucrativa o por el tiempo que se haya poseído la licencia, aunque la actividad no se haya realizado.

37 PASO 22 Adquirir licencia de repertorio musical NOTA: Este trámite SOLO debe realizarlo el negocio que utilice música (ya sea en vivo, mediante grabaciones, radio o televisión) como parte de sus actividades para atraer a los clientes. Asociación de Compositores y Autores Musicales de Costa Rica (ACAM) Cédula de identidad (una copia) del representante legal o dueño del establecimiento. Cédula de identidad (una copia) del dueño de la patente comercial. Certificación de personería jurídica (una copia) con menos de un mes de emitida. Varía según la categoría del negocio. Para mayores detalles puede llamar directamente al Departamento de gestión de usuarios de ACAM para verificar los montos exactos según su negocio. Es inmediato, toma unos 10 minutos en promedio. Una vez que haya llenado el contrato se le entregará el documento de la licencia Ver formulario adjunto en la siguiente página. USTED HA COMPLETADO LOS PROCEDIMIENTOS PARA PONER EN MARCHA SU NEGOCIO

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