FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON INFORMACIÓN Y REGLAS SOBRE LA SOLICITUD PARA LOS VENDEDORES DE ARTE Y ARTESANÍAS EN EL EVENTO

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1 FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON INFORMACIÓN Y REGLAS SOBRE LA SOLICITUD PARA LOS VENDEDORES DE ARTE Y ARTESANÍAS EN EL EVENTO QUÉ: Cientos de residentes del Condado de Arlington celebrarán la rica cultura e historia de los latinoamericanos en el FESTIVAL LATINOAMERICANO El festival de este año incluirá una gran variedad de actividades provenientes de América del Sur y América Central, excelentes vendedores locales, entretenimiento interactivo para los niños, comida deliciosa y un emocionante espíritu comunitario. La entrada al festival es gratuita. El Festival Latinoamericano está patrocinado por el Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington y lo organiza un grupo de dedicados voluntarios de la comunidad. Visite parks.arlingtonva.us y busque Festival Latinoamericano para obtener más detalles. DÓNDE: Escuela Kenmore Middle School, 200 S. Carlin Springs Road, Arlington, VA CUÁNDO: Domingo 28 de septiembre de 2014, de 1-6 p.m. TARIFAS: Tarifa para vendedores por un espacio de venta de 10 x10, incluida una mesa de 6 pies cuadrados y dos sillas: $75. SOLICITUD Y ACEPTACIÓN: Las solicitudes deberán devolverse antes del 31 de agosto de 2014 para dejar un tiempo adecuado para el procesamiento y la notificación. La presentación de una solicitud para participar en el Festival Latinoamericano del Condado de Arlington no garantiza la inclusión. Los espacios se asignarán por orden de recepción de solicitud. Envíe una copia de su solicitud competa y firmada por correo electrónico a lbarragan@arlingtonva.us, por fax al o por correo a: Laura Barragán Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA

2 PAGO Y DEPÓSITO: Los pagos deberán realizarse una vez recibida la confirmación de aceptación para participar en el evento como vendedor de artesanías por parte de los administradores del evento. Los pagos deberán efectuarse antes del 14 de septiembre del Si no se hubiese recibido el pago para esta fecha, el vendedor perderá la aceptación para participar en el evento y se aceptará a otro vendedor. Luego de la aceptación del vendedor para participar del Festival Latinoamericano, se deberá abonar la suma de $75 al Tesorero del Condado de Arlington y enviar por correo a: Laura Barragán Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS: Todos los vendedores deberán entregar un formulario de impuestos sobre las ventas de Virginia que se incluye como parte de esta solicitud. Estos formularios completos deberán enviarse por correo al: Departamento Tributario de Virginia PO Box Richmond, VA ELEGIBILIDAD: Los vendedores deberán ser mayores de 18 años. Los productos a la venta pueden incluir, solo a título enunciativo: productos artesanales, libros, joyas, ropa y productos de belleza. Los productos hechos en países latinoamericanos o en representación de estos son altamente recomendados para este evento. CANCELACIONES: Las cancelaciones realizadas luego del 14 de septiembre de 2014 implicarán la pérdida de todas las tarifas abonadas. Si el vendedor cancela antes del 14 de septiembre, se le reembolsarán todas las tarifas de vendedor dentro de los 30 días siguientes. PRIORIDAD DE ESPACIO: Dada la limitación en el espacio físico, no se les puede garantizar un espacio de venta a todos los vendedores de comida que presenten la solicitud. La ubicación espacial se realizará según el producto, las necesidades individuales y las restricciones logísticas y quedará a la discreción de la administración del Festival Latinoamericano del Condado de Arlington. Para la asignación de los espacios se tendrá en cuenta a los vendedores que ofrezcan productos únicos a precios asequibles y a los patrocinadores del evento. La administración del Festival Latinoamericano del Condado de Arlington se reserva el derecho a rechazar cualquier solicitud por cualquier motivo. UBICACIÓN DE LOS STANDS: No se les permite a los vendedores de arte y artesanías mover de lugar su stand en ningún momento durante el día sin la autorización previa de la administración del evento. Si se descubre a algún vendedor moviendo su stand a otra ubicación sin dicha autorización, el vendedor y todo su equipo, suministros, materiales, empleados, dueños, etc. serán expulsados del evento por parte de la administración a través del Departamento de Policía del Condado de Arlington. CANCELACIÓN DEL EVENTO: En el supuesto de que el Festival Latinoamericano se suspendiera o pospusiera, en su totalidad o en parte, por cualquier motivo que exceda el control del Condado, lo cual incluye, solo a título enunciativo, el clima, los actos fortuitos y las decisiones de los oficiales públicos, los vendedores de comida convienen en que el Condado de Arlington no será responsable por cualquier pérdida en los ingresos, oportunidades promocionales o de comercialización, costos u otros daños que sufra el vendedor de comida. Sin embargo, a los vendedores se les reembolsarán las tarifas de vendedor pagadas dentro de los 30 días posteriores a la fecha del evento en caso de que este se cancelara. 2

3 INSTALACIÓN DE LOS VENDEDORES: La instalación de los stands de los vendedores de arte y artesanías se realizará en el día del evento, domingo 28 de septiembre de 2014, a partir de las 11 a. m. Los vendedores deberán estar instalados y listos para la venta antes de las 12:45 p. m. HORARIO DE FUNCIONAMIENTO: Los vendedores de arte y artesanías deberán funcionar de 1-6 p.m. DESGLOSE DE LOS VENDEDORES: Los vendedores deberán finalizar sus actividades a las 6 p.m. y deberán abandonar el lugar antes de las 7 p.m. CARGA/DESCARGA Y ESTACIONAMIENTO: Los vendedores pueden estacionar en el estacionamiento del lugar. Los voluntarios del evento estarán en el lugar para ayudar a transportar los materiales desde el estacionamiento hacia el stand del vendedor. Luego del evento, los voluntarios nuevamente ayudarán a los vendedores a cargar los materiales en sus vehículos. RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN: El Festival Latinoamericano tiene una campaña exhaustiva de promoción y comercialización. Sin embargo, la rentabilidad de la inversión es responsabilidad única de los vendedores de arte y artesanías y no recae sobre el Condado de Arlington. El Condado de Arlington no reembolsará ni reemplazará, bajo ninguna circunstancia, los gastos asociados al equipo o los materiales en los que haya incurrido el vendedor en la preparación de la venta o durante la venta en el evento. INFORMACIÓN: Todos los vendedores de arte y artesanías deberán completar el Informe de Resultados adjunto por la totalidad del evento. El informe deberá enviarse por correo electrónico a lbarragan@arlingtonva.us antes del 20 de octubre de Estos informes brindan información útil a la administración del evento para determinar si los vendedores del evento tuvieron éxito, si tenemos la mezcla correcta de vendedores y si estamos cobrando una tarifa apropiada a los vendedores. EXCLUSIVIDAD DE CATEGORÍAS: Nótese que no se brindará a ningún vendedor la exclusividad de ninguna categoría. La administración del evento trabajará para asegurar la variedad de productos. GENERADORES: Los vendedores de arte y artesanías no están autorizados a utilizar generadores en el evento. PÉRDIDA/ROBO/DAÑOS: Cada vendedor es responsable de cuidar sus pertenencias. El Condado de Arlington no se responsabiliza por las pérdidas, los robos o los daños personales. CÓDIGO DE CONDUCTA: Todos los vendedores de arte y artesanías deberán comportarse de manera justa, profesional y cortés. Los vendedores deberán cumplir con los requisitos del personal del Condado de Arlington, la Policía y/o los Bomberos. INCUMPLIMIENTO: Todo vendedor de arte y artesanías que no cumpla con las reglas, las ordenanzas del Condado y las reglamentaciones de los códigos sobre salud o incendio estará sujeto a la inmediata expulsión del evento por parte del personal de la administración, la Policía y/o los Bomberos y estará sujeto a la pérdida de todas las tarifas abonadas. ELIMINACIÓN DE RESIDUOS, INGREDIENTES Y OTROS MATERIALES: Los vendedores son responsables de eliminar todos los materiales de desecho. En el lugar hay cestos de basura para los residuos regulares. INFORMACIÓN DE CONTACTO: Si tiene alguna pregunta, contáctese con Laura Barragán, Encargada de Comunicaciones y Eventos Especiales del Departamento de Parques y Recreación del Condado Arlington, al o lbarragan@arlingtonva.us. 3

4 FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014 SOLICITUD PARA LOS VENDEDORES DE ARTE Y ARTESANÍAS Remítase a la Información sobre la Solicitud para los Vendedores del Festival Latinoamericano 2014 y a las Reglas antes de completar y enviar la solicitud. Fecha límite de entrega: 31 de agosto de 2014 INFORMACIÓN DE CONTACTO: Nombre Comercial: Persona a contactar: Dirección de correo: Ciudad: Estado: Código postal: Teléfono: Fax: Correo electrónico: Sitio Web: Descripción del Negocio y de los Artículos para la Venta: Tarifa para los Vendedores de Arte y Artesanías = $75 $ COMPLETE CON SUS INICIALES CADA UNA DE LAS LÍNEAS A CONTINUACIÓN PARA CONFIRMAR QUE COMPRENDIÓ LAS REGLAS Y REGLAMENTACIONES DEL FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014: Si mi solicitud es aceptada, entiendo que mi stand de venta deberá funcionar de 4 a 8 p.m. en el día del evento, que debo abonar la tarifa de vendedor de $75 al 14 de septiembre de 2014, que debo vender exclusivamente en la escuela Kenmore Middle School en el día del evento, que debo firmar el acuerdo de exención de responsabilidad adjunto para participar y que debo entregar un formulario sobre los impuestos de venta recolectados en el evento al Departamento Tributario de Virginia. ACUERDO Y FIRMA: He leído la Información y las Reglas para los vendedores del Festival Latinoamericano 2014, y me comprometo a actuar de acuerdo con ello y a cooperar con el personal del evento del Condado de Arlington, la Policía y los Bomberos. Firma: Fecha: 4

5 ACUERDO DE EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD El Contratista comprende y sabe que el Condado normalmente requiere que todos los contratistas del Condado se aseguren cierta cobertura de seguro, lo cual deberán probar con un certificado de seguro. El Contratista certifica que luego de un esfuerzo diligente no ha podido asegurar una cobertura de seguro del tipo y monto que el Condado requiere para este acuerdo. Por lo tanto, el Contratista por sí mismo, sus herederos, representantes, sucesores y cesionarios, en consideración de la recompensa al Contratista por parte del Condado, y en consideración de que el acuerdo del Condado no requiere que el Contratista se asegure una cobertura de seguro generalmente solicitada para los Contratistas del Condado, conviene con el Condado y con los sucesores del Condado, representantes y cesionarios, lo siguiente: 1. El Contratista conviene en proteger, defender, eximir e indemnizar al Condado y a todos sus funcionarios, oficiales, trabajadores actuales y anteriores, agentes, departamentos, agencias, juntas y comisiones elegidos y designados (denominados colectivamente el Condado para los propósitos de esta sección) de y contra todas las demandas hechas por terceras partes o por el Condado, por cualquier pérdida, daños, perjuicios, multas, penalidades, costos (incluidos costos de tribunales y honorarios de abogado), cargas, responsabilidad, demanda o exposición, de cualquier índole, que resulten de, se originen por o estén relacionadas con actos u omisiones por parte del Contratista en el cumplimiento o incumplimiento de sus funciones según el Acuerdo. Esta responsabilidad de proteger defender, eximir e indemnizar subsistirá hasta la terminación del Acuerdo. Si, luego de recibida la notificación del Condado, el Contratista se niega a proteger defender, eximir y/o indemnizar al Condado o no lo hace, el Contratista será responsable de ello y reembolsará al Condado por todos los gastos incluidos, a título enunciativo, los honorarios razonables pagados al abogado y liquidaciones o pagos realizados. El Contratista abonará los gastos que solicite el Condado y el incumplimiento del pago podrá resultar en la retención de esas sumas de dinero de todas las sumas debidas al Contratista según este Acuerdo. 2. Los términos de este Acuerdo de Exención de Responsabilidad continuarán vigentes hasta el momento en que el Condado, a su entera y única discreción, determine que lo acordado en el párrafo 1 no será necesario en el futuro. 3. Al firmar este Acuerdo de Exención de Responsabilidad, el Contratista conviene y asegura que el Contratista ha leído y comprendido completamente y ha voluntariamente aceptado los términos y condiciones y ha firmado el acuerdo expresamente para cumplir con sus obligaciones respecto del Condado descritas en el párrafo 1 mencionado anteriormente. Al firmar este Acuerdo de Exención de Responsabilidad, el Contratista expresamente se reserva todos los derechos que el Contratista pueda tener contra cualquier persona, firma o corporación distinta del Condado, sus sucesores, representantes y cesionarios. NOMBRE DEL CONTRATISTA (EN LETRA DE IMPRENTA): FIRMA AUTORIZADA: NOMBRE EN LETRA DE IMPRENTA: CARGO EN LETRA DE IMPRENTA: FECHA: 5

6 FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014 INFORME DE RESULTADOS DEL VENDEDOR DE ARTE Y ARTESANÍAS Para completarse y enviarse luego del evento, antes del 20 de octubre de 2014 Nombre Comercial del Vendedor: Contacto: Teléfono: Incluya todos los artículos vendidos durante el Festival Latinoamericano 2014 del Condado de Arlington. ARTÍCULO/DESCRIPCIÓN CANTIDAD VENDIDA PRECIO DE VENTA SUBTOTAL 6

7 ARTÍCULO/DESCRIPCIÓN CANTIDAD VENDIDA PRECIO TOTAL DE SUBTOTAL $ VENTA Complete y envíe este formulario por correo a: Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington Atención: Laura Barragán 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA o envíelo por correo electrónico a lbarragan@arlingtonva.us antes del 20 de octubre de