Servicio Fitosanitario del Estado Auditoría Interna

Transcripción

1 Lunes 13 de junio del 2011 AI SFE Ingeniera Magda González Arroyo, Directora Servicio Fitosanitario del Estado Estimada señora: El Manual de Normas para el ejercicio de la en el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República (M CO-DDI) y publicado en La Gaceta N 246 de 16 de diciembre de 2004, señalaba que mediante dicha normativa ( ) se promueve un amplio rango de referencia para el valor agregado que la Auditoría Interna debe proporcionar a la gestión institucional; instituir una base común que oriente y sustente los esfuerzos para un mejoramiento continuo y de cumplimiento de sus competencias, y establecer las bases para evaluar el desempeño de las auditorías internas del sector público.. Los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 facultan a la Contraloría General de la República para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio. Dado que se habían presentado cambios en el entorno desde la entrada en vigencia del mencionado Manual, ese órgano contralor ajustó el contenido del mismo para que responda apropiadamente a los requerimientos de la actividad que deben emprender las auditorías internas; procediendo a emitir las Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC ), las cuales fueron publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N 28 de 10/02/2010. Al respecto, en la Resolución R-DC antes mencionada, se dispuso lo siguiente: ( ) IV. Derogar la normativa que se indica a continuación: I

2 AI SFE Ing. Magda González Arroyo, Directora SFE 1. El Manual para el ejercicio de la auditoría interna del Sector Público (M CO-DDI, publicado en La Gaceta Nº 246 de 16 de diciembre de 2004). ( ) V. Informar que las auditorías internas contarán con un período máximo improrrogable de un año a partir de la entrada en vigencia de esta normativa para realizar los ajustes necesarios a fin de incorporarla en su gestión. ( ) Transitorio primero. Durante el período de ajuste para la implementación, establecido en el artículo V anterior, se mantendrán en aplicación el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público. ( ) Con base en los términos del citado transitorio, la autoevaluación anual de la calidad correspondiente a la del SFE, por el período comprendido entre el 01/02/2009 al 31/12/2010 1, se realizó en observancia y cumplimiento de lo establecido en el Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (M CO-DDI) y en las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ). Mediante la presente, se remite para su conocimiento el informe que contiene los resultados correspondientes a esa autoevaluación de la calidad y su respectivo Plan de Mejora. Conforme lo dispuesto en las citadas directrices, la presente autoevaluación se enmarcó en valorar lo correspondiente a la percepción sobre la calidad de los servicios brindados por este órgano de fiscalización 2 (durante el período antes mencionado); así como lo relativo a la verificación de los atributos de esta y de su personal; lo anterior según lo establecido en la directriz 4.1 contenida en la Resolución R-CO Mediante oficio del 23/04/2010 el órgano contralor señaló lo siguiente: Esto quiere decir, que en el caso del señor auditor del SFE, al tener once meses desde su nombramiento interino al 12 de noviembre de 2009, no está obligado a realizar todavía la autoevaluación anual de calidad al final de ese período, sino que la tendrá que hacer al finalizar el período del año 2010, contándose al efecto con los seis meses para la presentación del informe de autoevaluación anual. Es decir, su autoevaluación anual deberá ser presentada a más tardar al 30 de junio de 2011, y deberá abarcar desde su nombramiento interino en febrero de 2009 hasta la fecha de presentación del informe.. 2 Se encuestó a la Directora del SFE, funcionarios claves de las unidades auditadas y al personal de la Auditoría Interna; lo anterior en aplicación de la metodología implementada por la Contraloría General de la República. II

3 AI SFE Ing. Magda González Arroyo, Directora SFE De acuerdo con la directriz 4.1, en el año 2012 corresponderá informar sobre el grado de cumplimiento del Plan de Acción relativo a la presente autoevaluación; así como valorar lo correspondiente a la Administración de la y nuevamente lo concerniente a la percepción de la calidad de la. Consecuente con lo anterior, en el 2013 se estaría informando sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan de Acción vinculado con la autoevaluación realizada en el 2012; incorporando la evaluación de los aspectos relacionados con el Valor Agregado de la y lo referido a la citada percepción. Es necesario señalar que, con la entrada en vigencia de las Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC ), cuya aplicación es de carácter obligatorio a partir del 10/02/2011; las autoevaluaciones de la calidad que se lleven a cabo de aquí en adelante, se enmarcaran dentro del contexto de cumplimiento de lo dispuesto en la mencionada Resolución R-DC , en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) 3 y en las Directrices para la autoevaluación anual de calidad (Resolución R-CO ). Sobre el particular, se omite comunicar en este documento aspectos evaluados en los que no se determinaron hechos reportables. Atentamente, Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno HVS/RAV/RCJ C./ Archivo 3 Resolución R-CO del 17 de noviembre, Publicada en La Gaceta Nro. 236 del 8 de diciembre, III

4 INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Aprobado por: Lic. Henry Valerín Sandino Auditor Interno Apoyo en la redacción de informe: Ing. Roberto Aguilar Vargas Auditor Asistente Lic. Ronald Canales Jiménez Auditor Asistente Junio 2011 IV

5 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN ORIGEN OBJETIVOS ALCANCE PERÍODO REVISADO LIMITACIONES NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA ANTECEDENTES NOMBRAMIENTO INTERINO EN EL CARGO DE AUDITOR INTERNO DEL SFE NOMBRAMIENTO EN PROPIEDAD EN EL CARGO DE AUDITOR INTERNO DEL SFE AUTOEVALUACIÓN ANUAL DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA COBERTURA DE LA AUTOEVALUACIÓN ANUAL DE LA CALIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA RESULTADOS DEBILIDADES CON RESPECTO A LOS ATRIBUTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Y DE SU PERSONAL EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA CRITERIO CONDICIÓN CAUSA EFECTO EN CUANTO A LA PERICIA Y EL DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL CRITERIO CONDICIÓN CAUSA EFECTO EN CUANTO AL PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD CRITERIO CONDICIÓN CAUSA EFECTO DEBILIDADES CON RESPECTO A LA PERCEPCIÓN DE LA CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA CRITERIO CONDICIÓN CAUSA EFECTO CONCLUSIONES OPINIÓN SOBRE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LO RELATIVO A LOS ATRIBUTOS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA Y SU PERSONAL OPINIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORÍA INTERNA RECOMENDACIÓN ANEXOS Anexo Nº 1 Resumen de la evaluación del cumplimiento del MEAI. Anexo Nº 2 Plan de Mejora V

6 RESUMEN EJECUTIVO La del SFE se conformó e inició su funcionamiento en forma independiente de la del MAG, a partir del 01/02/2009. En cumplimiento a su Plan Anual de Labores del 2011 (numeral 1.7) y lo dispuesto en el Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (MEAI) 4 y en las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ) 5, este órgano de fiscalización llevó a cabo su autoevaluación anual de la calidad, para el período que va del 01/02/2009 al 31/12/2010. Dicha autoevaluación se hizo para el período citado debido a que la Contraloría General de la República (CGR) así lo determinó, en oficio de respuesta Nº del 23/04/2010 a consulta planteada por esta, sobre la autoevaluación de la calidad de su actividad (oficio AI SFE del 23/02/2010). Los objetivos de la citada autoevaluación fueron: a) Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna (atributos de la unidad de y su personal y percepción sobre la calidad de su actividad); b) identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna y c) brindar una opinión sobre el cumplimiento del MEAI ( Atributos ). En términos generales, la autoevaluación realizada consistió en: 1. Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el período objeto de la autoevaluación (auditoría, seguimientos, asesoría, advertencia, legalización de libros, otros). 2. Aplicar y procesar una encuesta de opinión/satisfacción respecto de la actividad emprendida por la, entre los siguientes sujetos institucionales: a) Directora del SFE (Herramienta 02-3 de la CGR). b) Instancias a las cuales se les brindaron servicios (Muestra / Herramienta 03-3 de la CGR). c) Funcionarios de la auditoría interna (Herramienta 04-3 de la CGR). 3. Verificar el cumplimiento del MEAI, respecto a: Atributos de la Unidad de y su Personal (Herramientas 05-1 y 05-2 de la CGR). 4. Verificar el cumplimiento de las normas contempladas en el MEAI (Herramienta Nº 8 Atributos ). 5. Analizar y valorar los resultados obtenidos (hojas de trabajo). 4 Las normas incluidas en este documento constituyen la regulación fundamental para el ejercicio de la auditoría interna, conjuntamente con las normas generales que rigen la actividad de auditoría para el sector público, contenidas en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE). 5 Se contempló la modificación establecida en las Normas para el Ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC publicada en la Gaceta N 28 del 10/02/2010). 1

7 Los resultados de la autoevaluación fueron los siguientes: 1) Debilidades con respecto a los atributos de la unidad de y de su personal a) En cuanto a la organización de la La del SFE está organizada como unidad funcional por procesos, con el propósito de garantizar la efectividad en el cumplimiento de sus competencias y una administración eficaz, eficiente y económica de sus recursos. A pesar de ello, se considera que su recurso humano es muy limitado para abarcar el universo auditable. La carencia de recurso humano suficiente en esta es debido a lo reciente de su conformación y entrada en operación y a la ausencia de un diagnóstico que permita precisar en forma técnica los recursos que realmente requiere; lo que podría afectar el cumplimiento de las funciones que legalmente le han sido asignadas. Un elemento que se debe considerar y que eventualmente podría perjudicar la incorporación de personal adicional a la (en el corto y/o mediano plazo), es la restricción de creación de puestos establecida en la Directriz N 013-H (publicada en la Gaceta N 45 del 04/03/2011). b) En cuanto a la pericia y el debido cuidado profesional Actualmente la del SFE no cuenta con personal capacitado en tecnologías de información; situación que la ha obligado a la contratación de profesionales externos para auditar este proceso. Por otra parte, la ha venido gestionando la contratación de capacitación acorde con la disponibilidad de recursos presupuestarios que se le asignan, orientadas a que el personal reciba cursos específicos sobre aspectos vinculados con la valoración de riesgos y el mejoramiento de la calidad del trabajo en la actividad de la auditoría interna. No obstante, la no ha identificado con precisión las necesidades de capacitación requeridas; situación que no le ha permitido elaborar técnicamente un programa de capacitación con el debido respaldo presupuestario. Lo anterior podría afectar en forma negativa el accionar de la actividad de la dependencia y de su personal. c) En cuanto al programa de aseguramiento de la calidad La del SFE no cuenta a la fecha con un programa de aseguramiento de la calidad, conforme lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. Considerando que este órgano de fiscalización se conformó y entró en operación recientemente, es que se presenta la situación antes señalada; pero se espera que dicha dependencia ajuste en forma paulatina su sistema de control interno al cumplimiento de la normativa técnica vigente, o sea, aquella establecida a través de las Normas para el Ejercicio de la del Sector Público 6 ; cuya aplicación es de carácter obligatorio, a partir del 10/02/ Resolución R-DC publicada en la Gaceta N 28 del 10/02/

8 2) Debilidades con respecto a la percepción de la calidad de la actividad de auditoría interna Se aplicaron encuestas a la Directora del SFE 7 (en su condición de Jerarca del SFE), a una muestra de instancias auditadas y a los funcionarios de la ; a efecto de conocer la percepción que tienen de la calidad de los servicios de auditoría interna en la institución. Se considera que los resultados arrojados por dichas encuestas fueron favorables en lo que respecta a la labor emprendida por la. Sin embargo, algunas situaciones apuntadas podrían originarse debido a que no se han definido los canales de información adecuados que informen periódicamente acerca del papel que tiene la como órgano fiscalizador dentro del SFE; situación que eventualmente está incidiendo en que algunos funcionarios tengan una percepción deficitaria respecto a la calidad del servicio que brinda la Auditoría. CONCLUSIONES La del SFE, desde su conformación y entrada en operación realizó esfuerzos importantes para ajustar su accionar al cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico vigente; lo anterior en beneficio de los intereses de la organización. Es nuestra opinión que fueron satisfactorios los resultados obtenidos en esta primera autoevaluación anual de la calidad (la misma fue parcial, en conformidad con lo dispuesto en la Resolución R-CO ), en lo que respecta a la verificación de la percepción sobre la calidad de los servicios brindados por este órgano de fiscalización y lo relativo a sus atributos y los de su personal. La está obligada a establecer las acciones de mejora que en el corto y mediano plazo posibiliten atender aquellos aspectos que estarían presentando debilidades en su sistema de control interno y a mejorar la comunicación con la administración activa; razón por la cual, tales esfuerzos, entre otros aspectos, deberán estar orientados al cumplimiento de las Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC ) 8, cuya aplicación es de carácter obligatorio a partir del 10/02/2011. Lo anterior por cuanto, las autoevaluaciones de la calidad que se lleven a cabo en los períodos subsiguientes, se enmarcarán en verificar el cumplimiento de esa normativa. Se concluye que la cumple en la actualidad con la normativa que regula lo relativo a Atributos ; salvo por los resultados antes señalados. RECOMENDACIÓN Realizar todas aquellas acciones necesarias que permitan implementar el plan de mejora propuesto en la Herramienta Nº 10 Modelo de Plan de Mejora (Anexo Nº 2). 7 Se encuestó a la anterior y actual Directora del SFE. 8 Derogó el Manual de Normas para el ejercicio de la en el Sector Público emitido por la Contraloría General de la República (M CO-DDI), fue publicado en La Gaceta N 246 de 16 de diciembre de

9 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ORIGEN En cumplimiento de nuestro Plan Anual de Labores del 2011 (numeral 1.7) y lo dispuesto en el Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (en adelante, para referirse a dichas normas también se podrá utilizar las siglas MEAI ) 9 y las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ), este órgano de fiscalización llevó a cabo la autoevaluación anual de la calidad, para el período que va del 01/02/2009 al 31/12/2010. Dicha autoevaluación se realizó para el período citado por cuanto la Contraloría General de la República (CGR), en respuesta a consulta planteada por esta (oficio AI SFE del 23/02/2010); señaló lo siguiente en oficio del 23/04/2010: Esto quiere decir, que en el caso del señor auditor del SFE, al tener once meses desde su nombramiento interino al 12 de noviembre de 2009, no está obligado a realizar todavía la autoevaluación anual de calidad al final de ese período, sino que la tendrá que hacer al finalizar el período del año 2010, contándose al efecto con los seis meses para la presentación del informe de autoevaluación anual. Es decir, su autoevaluación anual deberá ser presentada a más tardar al 30 de junio de 2011, y deberá abarcar desde su nombramiento interino en febrero de 2009 hasta la fecha de presentación del informe.. (El subrayado no es del documento original). 1.2 OBJETIVOS Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de auditoría interna específicamente en lo relativo a los atributos de la unidad de del SFE y su personal, así como respecto a la percepción 10 sobre la calidad de la actividad que brinda dicho órgano de fiscalización Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de auditoría interna Brindar una opinión sobre el cumplimiento del Manual de Normas para el Ejercicio de la en el Sector Público ; específicamente con respecto a los atributos de la unidad de del SFE y su personal. 9 Vigente hasta el 09/02/2011, según los términos del Transitorio Primero de la Resolución R-DC del 16/12/2009, publicada en La Gaceta N 28 de 10 de febrero de 2010 (Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público) 10 Del Jerarca, de las áreas auditadas y del personal de la. 4

10 1.3 ALCANCE Se verificó el cumplimiento del Manual de Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (M CO-DDI) 11, emitido por la Contraloría General de la República; considerando lo establecido en el Transitorio Primero de las Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC ) 12. En adelante, para referirse a estas últimas normas también se podrá utilizar las siglas NEAI. Tomando en cuenta lo descrito en el párrafo anterior y conforme lo dispuesto en la directriz 4.1 del documento Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ), la presente autoevaluación se enmarcó en valorar lo correspondiente a la percepción sobre la calidad de los servicios brindados por la del SFE para el período que va del 01/02/2009 al 31/12/2010 y lo relativo a la verificación de los atributos de este órgano de fiscalización y de su personal. En forma consecuente con lo mencionado en los dos párrafos anteriores; la autoevaluación realizada consistió en: Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el período objeto de estudio (auditorías, seguimientos, asesorías, advertencias, legalización de libros, otros) Aplicar y procesar una encuesta de opinión/satisfacción respecto de la actividad emprendida por la, entre los siguientes sujetos institucionales: Directora del SFE (Herramienta 02-3 de la CGR). Instancias a las cuales se les brindó servicios (Muestra / Herramienta 03-3 de la CGR). Funcionarios de la auditoría interna (Herramienta 04-3 de la CGR) Verificar el cumplimiento del MEAI, respecto a: Atributos de la Unidad de y su Personal (Herramientas 05-1 y 05-2 de la CGR) Verificar el cumplimiento de las normas contempladas en el MEAI (Herramienta Nº 8 Atributos ) Analizar y valorar los resultados obtenidos (hojas de trabajo) Identificar, analizar y seleccionar acciones de mejora (Herramienta 10-2 de la CGR). 11 Publicado en La Gaceta N 246 de 16 de diciembre de Publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 28 de 10/02/

11 1.4 PERÍODO REVISADO Período comprendido entre el 01/02/2009 al 31/12/ LIMITACIONES No se encontraron limitaciones que entorpecieran la obtención de información que sirvió de fundamento para comunicar los resultados alcanzados respecto a la autoevaluación de calidad de la actividad de la auditoría interna llevada a cabo. 1.6 NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA En la ejecución de esta autoevaluación se observó el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo Nº MAG); el Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (MEAI), publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 246 del 16 de diciembre del 2004, Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (NEAI); publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N 28 de 10/02/2010 (Resolución R-DC / Transitorio Primero); las Directrices para la Autoevaluación Anual de Calidad de las Auditorías Internas del Sector Público (Resolución R-CO ); así como las regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292 y normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la CGR. 6

12 2. ANTECEDENTES 2.1 Nombramiento interino en el cargo de Auditor Interno del SFE Mediante oficio DM de fecha 30/01/2009, el Ministro de Agricultura y Ganadería comunicó a la Contraloría General de la República el nombramiento interino del Auditor Interno del SFE; a partir del 01/02/2009. Dicho nombramiento fue comunicado al Auditor Interno del SFE con oficio DM de fecha 30/01/ Nombramiento en propiedad en el cargo de Auditor Interno del SFE Mediante oficio DM-271 de fecha 19/03/2009, el Ministro de Agricultura y Ganadería comunicó a la Contraloría General de la República, lo siguiente: En atención a su oficio DAGJ y de conformidad con el artículo 31 de la Ley de Control Interno le comunico que he designado al señor Henry Valerín Sandino, cédula Nº para ocupar en propiedad el puesto de Auditor Interno del SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO, quien iniciará funciones a partir del 01 de abril del año en curso.. Con oficio 3766 del 13/04/2009, el órgano contralor señaló: Acusamos recibo de su oficio no. DM del 19 de marzo de 2009, mediante el cual nos informa sobre el nombramiento del señor Henry Valerín Sandino, cédula de identidad No , para ocupar en propiedad el puesto de auditor interno del Servicio Fitosanitario del Estado, quien iniciará sus funciones a partir del 1 de abril del año en curso. Al respecto, procederemos a incorporar esta información en nuestros registros del sistema de auditores internos.. Por medio del oficio DRH-RS de fecha 1º de julio de 2009, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos del MAG comunicó al Auditor Interno del SFE lo siguiente: usted cumplió de manera positiva y definitiva el período de prueba, quedando en firme su nombramiento en propiedad a partir del 1 de julio del presente año Normativa para el ejercicio de la aplicables El Manual de Normas para el ejercicio de la en el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República (M CO-DDI) y publicado en La Gaceta N 246 de 16 de diciembre de 2004, señala que con dicha normativa ( )se promueve un amplio rango de referencia para el valor agregado que la debe proporcionar a la gestión institucional; instituir una base común que oriente y sustente los esfuerzos para un mejoramiento continuo y de cumplimiento de sus competencias, y establecer las bases para evaluar el desempeño de las auditorías internas del sector público.. Los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 facultan a la Contraloría General de la República para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio. Dado que se habían presentado cambios en el entorno desde la 7

13 entrada en vigencia del mencionado Manual, ese órgano contralor ajustó el contenido del mismo para que responda apropiadamente a los requerimientos de la actividad que deben emprender las auditorías internas; procediendo a emitir las Normas para el ejercicio de la en el Sector Público (Resolución R-DC ), las cuales fueron publicadas en el Diario Oficial La Gaceta N 28 de 10/02/2010. Al respecto, en la Resolución R-DC antes mencionada, se dispuso lo siguiente: ( ) IV. Derogar la normativa que se indica a continuación: 1. El Manual para el ejercicio de la auditoría interna del Sector Público (M CO-DDI, publicado en La Gaceta Nº 246 de 16 de diciembre de 2004). ( ) V. Informar que las auditorías internas contarán con un período máximo improrrogable de un año a partir de la entrada en vigencia de esta normativa para realizar los ajustes necesarios a fin de incorporarla en su gestión. ( ) Transitorio primero. Durante el período de ajuste para la implementación, establecido en el artículo V anterior, se mantendrán en aplicación el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público. ( ) 2.4 Autoevaluación anual de la calidad de la En atención a consulta planteada por esta con oficio AI SFE del 23/02/2010 sobre la autoevaluación de la calidad de su actividad; mediante oficio del 23/04/2010 la Contraloría General de la República (CGR) señaló lo siguiente: Esto quiere decir, que en el caso del señor auditor del SFE, al tener once meses desde su nombramiento interino al 12 de noviembre de 2009, no está obligado a realizar todavía la autoevaluación anual de calidad al final de ese período, sino que la tendrá que hacer al finalizar el período del año 2010, contándose al efecto con los seis meses para la presentación del informe de autoevaluación anual. Es decir, su autoevaluación anual deberá ser presentada a más tardar al 30 de junio de 2011, y deberá abarcar desde su nombramiento interino en febrero de 2009 hasta la fecha de presentación del informe.. (El subrayado no es del documento original). 2.5 Cobertura de la autoevaluación anual de la calidad de la Auditoría Interna Considerando lo descrito en los numerales 2.3 y 2.4 anteriores, se señala lo siguiente: La del SFE está realizando su primera autoevaluación anual de la calidad; por cuanto este órgano de fiscalización inició operaciones a partir del mes de febrero del

14 Con base en los términos del Transitorio Primero de la Resolución R-DC (NEAI) antes citada, la autoevaluación anual de la calidad correspondiente a la del SFE, para el período comprendido entre el 01/02/2009 al 31/12/2010, se realizó en observancia y cumplimiento de lo establecido en el MEAI (M CO-DDI) y las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ). Conforme lo dispuesto en las citadas directrices (específicamente la Nº 4.1), la presente autoevaluación se enmarcó en valorar lo correspondiente a la percepción sobre la calidad de los servicios brindados por este órgano de fiscalización 13 (durante el período antes mencionado); así como lo relativo a la verificación de los atributos de esta y de su personal. En la Resolución R-CO , se dispone lo siguiente: 4. Directrices finales 4.1 Implementación de la autoevaluación anual de calidad 4.2 Implementación de la evaluación externa de calidad En la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas, el revisor o equipo de revisión aplicará los procedimientos de verificación de la calidad establecidos en estas directrices, según se indica seguidamente: a. Las auditorías internas que cuenten con siete funcionarios o menos, deberán ejecutar la autoevaluación de manera cíclica y parcial, al menos, como se indica a continuación: La primera autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto (atributos). La segunda autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto (administración). La tercera autoevaluación deberá referirse, al menos, al contenido del punto (valor agregado). En todos los años deberá verificarse lo contenido en el punto (percepción sobre la calidad) b. Las auditorías que cuenten con ocho o más funcionarios, deberán verificar en cada autoevaluación la totalidad de los contenidos de los puntos a ( ) En el año en que se ejecute una evaluación externa no será obligatorio realizar la autoevaluación anual de calidad. Lo anterior, con excepción de los casos en que las evaluaciones externas se realicen bajo la modalidad de autoevaluación con validación independiente. La evaluación externa de calidad se implementará en forma gradual y programada, de acuerdo con los siguientes parámetros: a. Las auditorías internas que cuenten con siete funcionarios o menos, no estarán obligadas a realizar la evaluación externa de calidad. ( ) 13 Se encuestó a la Directora del SFE, funcionarios claves de las unidades auditadas y al personal de la ; lo anterior en aplicación de la metodología implementada por la Contraloría General de la República. 9

15 ANEXO Resumen de la implementación de las Directrices (directrices 4.1 y 4.2) Cantidad de funcionarios de la Autoevaluación anual de calidad auditoría interna 7 o menos Ciclos de tres períodos, con aplicación de procedimientos de verificación según la siguiente secuencia: Primer período: Atributos de la auditoría interna y su personal Percepción de calidad de la auditoría interna Segundo período: Administración de la auditoría interna Percepción de calidad de la auditoría interna Tercer período: Valor agregado de la auditoría interna Percepción de calidad de la auditoría interna No aplica Evaluación externa de calidad Lo establecido en los numerales 1.2 (objetivos) y 1.3 (alcance) contenidos en el capítulo denominado Introducción del presente informe, es consistente con lo dispuesto en la mencionada Resolución R-CO Comparación entre las normas relativas a los Atributos contenidas tanto en el MEAI y NEAI MEAI (aplicable hasta el 09/02/2011) NEAI (de aplicación obligatoria a partir del 10/02/2011) Norma Descripción Norma Descripción 1. Normas sobre atributos 1. Normas sobre atributos 1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad 1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad Servicios de la Servicios de la Servicios de auditoría Servicios de la Servicios preventivos Servicios de la Servicios de asesoría Servicios de la Servicios de advertencia Servicios de la Servicios de autorización de libros Servicios de la Estructura de la Reglamento de organización y funcionamiento 1.2 Independencia y objetividad Independencia funcional Independencia funcional y de criterio Independencia de criterio Independencia funcional y de criterio Objetividad individual 10

16 MEAI (aplicable hasta el 09/02/2011) NEAI (aplicación obligatoria a partir del 10/02/2011) Norma Descripción Norma Descripción Impedimentos a la independencia y objetividad Impedimentos de auditar por responsabilidad en procesos Impedimentos de asesorar o advertir por responsabilidad en procesos 1.3 Pericia y debido cuidado profesional 1.2 Pericia y debido cuidado profesional Pericia Necesidad de obtener asesoría y asistencia Razonable conocimiento de indicadores de fraude y corrupción Razonable conocimiento de riesgo y control en tecnología de información Razonable y fundamentado conocimiento para asesorar Razonable y fundamentado conocimiento para advertir Debido cuidado profesional Aplicación del debido cuidado en varios aspectos del trabajo Necesidad de utilizar técnicas especializadas de análisis de datos Alerta ante posibles riesgos no detectables con procedimientos Debido cuidado profesional al asesorar Debido cuidado profesional al advertir Desarrollo profesional continuado Perfil de los funcionarios de la Auditoría Interna 1.4 Programa de aseguramiento de la calidad 1.3 Aseguramiento de la calidad Evaluaciones del programa Evaluaciones de la calidad Evaluaciones internas Evaluaciones de la calidad Evaluaciones externas Evaluaciones de la calidad Informes sobre las evaluaciones realizadas Contenido de las evaluaciones internas Utilización de realizado de acuerdo con las normas Utilización de realizado de acuerdo con las normas Declaración de incumplimiento 11

17 3. RESULTADOS 3.1 Debilidades con respecto a los atributos de la unidad de Auditoría Interna y de su personal En cuanto a la organización de la Criterio Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (MEAI) 1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de deben responder en lo pertinente a lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N 7428 y en la Ley General de Control Interno Nº Su organización y funcionamiento deben estar Reglamentados conforme a esas leyes y demás normativa que emita la Contraloría General de la República Estructura de la La estructura de la debe estar definida en el reglamento de organización y funcionamiento y demás normativa interna de esa unidad, con fundamento en el ordenamiento jurídico y técnico citado en la norma 1.1. Dicha estructura dependerá del contexto institucional y de la naturaleza de los servicios que presta Condición Se omite comunicar en este hallazgo aspectos evaluados en los que no se determinaron hechos reportables. a) Dependencia orgánica La es un órgano asesor de alto nivel del SFE con dependencia orgánica de la Directora. Al respecto, con oficio N del 06/11/2009 el órgano contralor dio respuesta a consulta planteada con oficio AI SFE del 14/09/2009, señalando entre otros aspectos lo siguiente: ( ) en virtud de lo antes expuesto, es opinión de esta Contraloría General, que la del Servicio Fitosanitario del Estado depende orgánica y administrativamente de la Dirección de ese órgano desconcentrado y no del Ministro de Agricultura y Ganadería; por lo que, es adecuada la forma en que está planteada su ubicación dentro la organización interna, la cual se refleja en el organigrama que se anexa al oficio de la consulta. (el destacado no es del documento original) 12

18 b) Estructura organizativa Corresponde al Auditor Interno el máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la. Dicho aspecto está bien definido en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la del SFE, según Decreto Ejecutivo Nº MAG. La está organizada como unidad funcional por procesos (a cargo del Auditor Interno, con apoyo de equipos de trabajo), con el propósito de garantizar la efectividad en el cumplimiento de sus competencias y una administración eficaz, eficiente y económica de sus recursos. Dada la cantidad limitada del recurso humano con que cuenta actualmente la Auditoría Interna del SFE y el marco legal en el cual se desenvuelve, se considera que la organización establecida es la más adecuada para la prestación de los servicios que brinda dicho órgano de fiscalización. c) Cantidad de niveles y distribución del recurso humano La estructura organizativa de la responde a dos niveles de orden profesional; a saber, el Auditor Interno como responsable directo de la actividad de fiscalización y los profesionales bajo su cargo, en su condición de auditores asistentes. Aun considerando las citadas limitantes de recurso humano, en cierta forma la Auditoría Interna ha incursionado en la integración de grupos interdisciplinarios para la ejecución de servicios de auditoría (estudios) y atención de servicios preventivos (asesorías y advertencias); lo anterior por cuanto la administración activa destacó personal con preparación en disciplinas como contaduría pública (CPA) e ingeniería agronómica. Asimismo, a través de la contratación de servicios de auditoría interna, se ha tenido la oportunidad de contratar despachos de contadores públicos (que como parte de sus equipos de trabajo, cuentan con auditores en tecnologías de información); situación que nos ha permitido auditar este proceso. Para la realización de cada uno de los servicios de auditoría (estudios) y atención de servicios preventivos (asesorías y advertencias), se integran equipos de trabajo. Dichos equipos se conforman de la siguiente manera: PRIMER ESCENARIO: el Auditor Interno (supervisor), un encargado del equipo de trabajo (asume la coordinación el CPA o el Ingeniero; según la naturaleza del objetivo establecido) y un auditor asistente. SEGUNDO ESCENARIO: el Auditor Interno (supervisor) y los dos auditores asistentes (no se nombra encargado del equipo de trabajo, por cuanto el Auditor Interno asume directamente esa labor). 13

19 TERCER ESCENARIO: el Auditor Interno y un Auditor Asistente (no se nombra encargado del equipo de trabajo, por cuanto el Auditor Interno asume directamente esa labor). En estos casos se conforman dos equipos de trabajo, programándose la ejecución de dos servicios simultáneamente. La designación de los diferentes servicios, se efectúa en función de la priorización que se realiza anualmente al momento de elaborar el Plan Anual de Labores (incluyendo los ajustes que se realizan según las circunstancias) y considerando las limitaciones existentes en cuanto a la carencia de personal especializado en ciertas disciplinas del conocimiento. Considerando lo anteriormente expuesto, es un hecho que la cantidad de niveles y la distribución del recurso humano de la, no permite el efectivo cumplimiento de la totalidad de las funciones que legalmente le compete atender a este órgano de fiscalización dada la complejidad y diversidad de labores del órgano auditado. No obstante, están pendientes de diagnosticar los recursos que realmente requiere la, con el fin de realizar el planteamiento oficial ante la Directora del SFE. Un elemento que se debe considerar y que eventualmente podría perjudicar la incorporación de personal adicional a la (en el corto y/o mediano plazo), es la restricción de creación de puestos establecida en la Directriz N 013-H (publicada en la Gaceta N 45 del 04/03/2011). d) Reglamento de Organización y Funcionamiento En cumplimiento al marco legal que rige la actividad de la auditoría interna, se elaboró la propuesta de reglamento de organización y funcionamiento de la del SFE. Como resultado de lo anterior, en el Diario Oficial La Gaceta Nº 28 del 09/02/2011, mediante Decreto Ejecutivo Nº MAG se publicó el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la A.I del SFE. Actualmente dicho reglamento se encuentra disponible en la web del SFE y fue puesto al conocimiento del personal de la organización mediante un correo electrónico masivo Causa Lo reciente de la conformación y entrada en operación de la del SFE, así como la ausencia de un diagnóstico que permita precisar en forma técnica los recursos que realmente se requieren para atender el universo de fiscalización; ha incidido en que haya sido lento el proceso de fortalecimiento de la, con respecto a la cantidad de personal que se requiere. 14

20 EFECTO La no determinación del recurso humano que realmente requiere la del SFE en función de un universo de fiscalización actualizado, podría afectar el cumplimiento de las funciones que legalmente le han sido asignadas; situación que no estaría contribuyendo con el fortalecimiento del sistema de control interno de la organización y por ende en el cumplimiento de objetivos institucionales. 15

21 3.1.2 En cuanto a la pericia y el debido cuidado profesional Criterio Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (MEAI) 1.3 Pericia y debido cuidado profesional Los trabajos deben cumplirse con pericia y con el debido cuidado profesional Pericia Los funcionarios de la deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. El personal de, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades Razonable conocimiento de indicadores de fraude y corrupción Los funcionarios de la deben tener suficientes conocimientos para identificar los indicadores de fraude y corrupción y actuar según corresponde, pero no es de esperar que tengan conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad principal es la detección e investigación del fraude y la corrupción Razonable conocimiento de riesgo y control en tecnología de información Los funcionarios de la deben tener suficientes conocimientos de los riesgos y controles clave en tecnologías y sistemas de información, así como de las técnicas de auditoría disponibles que le permitan desempeñar el trabajo asignado. Sin embargo, no se espera que todos esos funcionarios tengan la experiencia de aquel auditor cuya responsabilidad fundamental es la auditoría de tecnologías y sistemas de información Necesidad de utilizar técnicas especializadas de análisis de datos Al ejercer el debido cuidado profesional los funcionarios de la deben considerar la utilización de herramientas de auditoría asistidas por el computador y otras técnicas de análisis de datos Desarrollo profesional continuado Los funcionarios de la deben perfeccionar y actualizar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua. 16

22 Condición El reclutamiento y selección del personal de la, es un proceso detallado en materia de cumplimiento de requisitos académicos y de experiencia en el ramo de especialización. Todo en el marco de lo dispuesto, ya sea por la Dirección General de Servicio Civil, el Ministerio de Agricultura y Ganadería (puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil), la Contraloría General de la República y la Ley General de Control Interno N En apego a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico, el Departamento de Recursos Humanos del MAG, mediante la Resolución Nº DRH de fecha 25 de abril del 2007 emitió el Manual Institucional de Cargos para los puestos excluidos del Régimen de Servicio Civil del MAG y sus Órganos adscritos. En él están claramente definidas la naturaleza y funciones de los puestos de Auditor y Subauditor. En cuanto al resto del personal de la, el mismo se regula por lo dispuesto en el Manual de Clases Anchas de la Dirección General de Servicio Civil. a) Pericia y debido cuidado profesional De acuerdo con las gestiones realizadas por la del SFE (durante el período que cubre la presente autoevaluación de la calidad) para dar cumplimiento de la norma Pericia contenida en el MEAI, se logró un avance importante en la implementación de la norma Necesidad de obtener asesoría y asistencia, Razonable y fundamentado conocimiento para asesorar y Razonable y fundamentado conocimiento para advertir ; no así con respecto a lo que disponían las normas Razonable conocimiento de indicadores de fraude y corrupción, Razonable conocimiento de riesgo y control en tecnología de información y Necesidad de utilizar técnicas especializadas de análisis de datos. Un aspecto que dificultó ajustar el accionar al cumplimiento de las normas y , es el hecho de que en la no se cuenta con personal capacitado en tecnologías de información; situación que ha obligado a la contratación de profesionales externos (realizando servicios de auditoría interna) para auditar este proceso. b) Desarrollo profesional continuado La del SFE no cuenta con un programa de capacitación técnicamente estructurado y debidamente aprobado (con el respaldo presupuestario pertinente), que contemple las necesidades de capacitación que requiere el personal que la conforma; situación que no permitió cumplir a cabalidad con lo que disponía la norma Desarrollo profesional continuado del MEAI. 17

23 No obstante lo anterior, la ha venido gestionando la contratación de capacitación acorde con la disponibilidad de recursos presupuestarios que se le asignan, orientada a que el personal reciba cursos específicos sobre aspectos vinculados con la valoración de riesgos y el mejoramiento de la calidad del trabajo en la actividad de la auditoría interna Causa La no ha identificado con precisión las necesidades de capacitación requeridas; situación que no le ha permitido elaborar técnicamente un programa de capacitación con el debido respaldo presupuestario Efecto La carencia de un programa de capacitación técnicamente elaborado y aprobado (con respaldo presupuestario respectivo), podría afectar en forma negativa el accionar de la actividad de la ; además de incidir directamente en su personal, por cuanto no está recibiendo capacitación profesional continua que permita perfeccionar y actualizar sus conocimientos y aptitudes. 18

24 3.1.3 En cuanto al programa de aseguramiento de la calidad Criterio Manual de Normas para el Ejercicio de la del Sector Público (MEAI) 1.4 Programa de aseguramiento de la calidad El auditor interno debe desarrollar, aplicar, mantener y perfeccionar un programa de aseguramiento de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de Auditoría Interna. Este programa incluye evaluaciones de calidad externas e internas periódicas y supervisión interna continua. Cada parte del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de a añadir valor y a mejorar la gestión institucional, así como a proporcionar una seguridad razonable de que la actividad de cumple con lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico y la normativa ética aplicable Evaluaciones del Programa La actividad de debe adoptar un proceso para supervisar y evaluar la eficacia general del programa de calidad. Este proceso debe incluir tanto evaluaciones internas como externas Evaluaciones Internas Las evaluaciones internas deben incluir: Revisiones continuas del desempeño de la actividad de, y Revisiones periódicas mediante la autoevaluación, mínimo anualmente Informes sobre el programa de calidad Los resultados de las evaluaciones internas y externas deben constar en un informe y el auditor interno debe preparar un plan de mejora, si así lo requieren esos resultados y comunicarlo al jerarca. El auditor interno es responsable de dar un seguimiento adecuado al plan de mejora Utilización de realizado de acuerdo con las normas Los funcionarios de las auditorías internas deben informar que sus actividades son "realizadas de acuerdo con el Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público". Sin embargo, sólo podrán utilizar esta declaración si las evaluaciones del programa de mejoramiento de la calidad demuestran que la actividad de cumple con dichas normas Declaración de incumplimiento Si bien la actividad de debe lograr el cumplimiento total de lo dispuesto en este Manual de Normas y la normativa ética aplicable, puede haber casos en los cuales no se logre el cumplimiento total debido a la limitación de recursos o situaciones especiales que se presenten. Cuando el incumplimiento afecte el alcance general o el funcionamiento de la actividad de, debe declararse y justificarse formalmente esta situación y gestionar lo que corresponda. 19

25 Condición a) Evaluaciones del programa de aseguramiento de la calidad Considerando que recientemente la del SFE inició su funcionamiento en forma independiente de la del MAG (a partir del mes de febrero de 2009) y tomando en cuenta lo señalado por la Contraloría General de la República en su oficio del 23/04/2010; este órgano de fiscalización no cuenta a la fecha con un programa de aseguramiento de la calidad debidamente constituido. A partir de la presente autoevaluación de la calidad de la, este órgano da inicio a la creación del Programa de Aseguramiento de la Calidad; lo anterior en apego a lo señalado en las Directrices para la autoevaluación anual de calidad de las auditorías internas del Sector Público (Resolución R-CO ) y lo indicado en el numeral 1.3 denominado Alcance del presente Informe. Conforme lo antes descrito, la evaluación del mencionado programa se realizará en períodos subsiguientes. b) Utilización de la frase realizado de acuerdo con las normas o declaración de incumplimiento En los informes de auditoría, en el apartado denominado NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA, se incluye lo siguiente: En la ejecución del presente servicio (de auditoría o preventivo) se observaron las regulaciones establecidas para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno Nº 8292, normas técnicas, directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República; así como lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Decreto Ejecutivo Nº MAG).. Considerando que la no ha hecho una evaluación integral del programa de mejoramiento de la calidad que demostrara que la actividad de la auditoría interna gestionada cumplía con el MEAI, en los informes que se emitieron durante el período que cubre la presente autoevaluación de la calidad, no se utilizó en forma textual las afirmaciones contenidas en las normas y del mencionado Manual. En ese sentido, es preciso señalar que este tipo de autoevaluaciones se realizan en apego a lo dispuesto en la Directriz 4.1 de la Resolución R-CO ; situación que en el corto y mediano plazo debe permitir a este órgano de fiscalización cumplir con esa declaratoria, ahora regulada por la norma contenida en las NEAI. 20