MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN

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1 Fiscalizando con Responsabilidadd para Transparentar MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN NOVIEMBRE Tel. (443)) Fax Página web:

2 PRESENTACIÓN La Auditoría Superior de Michoacán con base a las atribuciones conferidas en los artículos 133, 134, 135 y 136 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo, cuenta con autonomía técnica y de gestión, estando facultada para decidir sobre su organización interna, funcionamiento y resoluciones; así mismo para el óptimo e imparcial desempeño de sus funciones, deberá elaborar y emitir la normatividad secundaria, como son: manuales, normas y procedimientos técnicos, lineamientos o disposiciones que deberán de observar los servidores públicos del Órgano Técnico. En este contexto y tomando en consideración que los Manuales Administrativos son de gran importancia para el mejor funcionamiento de cualquier institución, esta Auditoría Superior se ha permitido elaborar el presente Manual General de Procedimientos el cual contiene: Marco Legal, Objetivo General, Descripción de Procedimientos de cada una de las unidades administrativas que integran la propia Auditoría hasta el nivel de departamento, y Glosario de Términos, elementos fundamentales que se utilizan en este tipo de documentos normativos con base en la teoría organizacional. El presente Manual General de Procedimientos, tiene el propósito fundamental de ser un instrumento de referencia y consulta que oriente a los servidores públicos de la Auditoría Superior de Michoacán, respecto a su organización y funcionamiento, en el cumplimiento de sus actividades, así como en el despacho de los asuntos institucionales, otorgando con ello, dinamismo a sus procedimientos de trabajo, y a las atribuciones que le han sido encomendadas a este Órgano Técnico del Congreso del Estado; es por ello que se propone una revisión periódica de este documento, a efecto de actualizarlo y mantener su vigencia operativa. Este documento normativo fue debidamente autorizado por el Auditor Superior de Michoacán, para su implementación, de conformidad con lo que establece la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Michoacán de Ocampo y el Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. MORELIA, MICHOACÁN, NOVIEMBRE DE EL AUDITOR SUPERIOR C.P. JOSÉ LUIS LÓPEZ SALGADO 1

3 ÍNDICE PRESENTACIÓN 1 I MARCO LEGAL 8 II OBJETIVO GENERAL 10 III DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN 13 DESPACHO DEL AUDITOR SUPERIOR 14 Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Superior de Michoacán 15 Control de Audiencias 18 Recepción y Trámite de la Correspondencia 21 Integración y Presentación del Informe Trimestral de Operaciones de la 24 Auditoría Superior de Michoacán SECRETARIA TÉCNICA Requerimiento de Información por parte de la Auditoría Superior de la 27 Federación y la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización Superior y Control Gubernamental Registro, Ejecución y Seguimiento de Acuerdos 30 DESPACHO DEL AUDITOR ESPECIAL DE NORMATIVIDAD Y 33 CONTROL DE CALIDAD Formulación e Integración del Programa Operativo Anual de la 34 Auditoría Superior de Michoacán Supervisión y Coordinación en el Cumplimiento de las Funciones 38 Referentes a la Capacitación, Orientación y Apoyo a las Entidades, a la Actualización del Marco Jurídico de Actuación de la ASM, a Control de Calidad, a Quejas y Denuncias, así como a Comunicación Social y Transparencia Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Especial de Normatividad 42 y Control de Calidad Recepción y Trámite de la Correspondencia 45 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL Creación, Revisión y Análisis de Información Relacionada con el Órgano Técnico de Fiscalización 48 2

4 Asistencia a Sesiones del Pleno y Reuniones de Comisiones 51 Diseño y Difusión de Información Institucional 54 DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE CALIDAD 57 Coordinación y Supervisión en la Elaboración, Modificación, 58 Derogación o Actualización de la Normatividad Secundaria Integración de Informes Mensuales y Seguimiento del Programa 61 Operativo Anual Elaboración de Cédulas Normativas de los Presupuestos Publicados y 64 Modificaciones DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD Elaboración y Actualización de la Normatividad Secundaria y Participación Técnica-Jurídica 67 DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD Elaboración de Diagnósticos Administrativos 71 Diseño, Revisión y Adecuación de Formatos para la Modernización 74 Administrativa Participación en la Implementación, Evaluación y Seguimiento del Sistema de Control de Calidad 77 DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN, QUEJAS Y APOYO A LAS ENTIDADES 80 Elaboración del Diagnóstico sobre Necesidades de Capacitación y Profesionalización del Personal de la Auditoría Superior, así como de los Servidores Públicos de las Entidades Fiscalizables Municipal y 81 Estatal Supervisión y Coordinación de la Orientación y Apoyo a las Entidades 85 Supervisión en la Atención de Quejas y Denuncias 88 DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Organización de la Capacitación en su Modalidad Presencial a los Servidores Públicos de las Entidades Fiscalizables Municipal y Estatal, 92 así como al Personal de la Auditoría Superior de Michoacán Evaluación de la Capacitación en su Modalidad Presencial a los Servidores Públicos de las Entidades Fiscalizables Municipal y Estatal, 97 así como al Personal de la Auditoria Superior de Michoacán Organización de la Capacitación en su Modalidad No Presencial al Personal de la Auditoría Superior de Michoacán 100 3

5 DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS Trámite de Quejas y Denuncias DEPARTAMENTO DE ORIENTACIÓN Y APOYO A LAS ENTIDADES Orientación y Apoyo a las Entidades DESPACHO DEL AUDITOR ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN ESTATAL 112 Supervisión en la Elaboración y Calendarización del Programa Anual de Auditorías, Visitas, e Inspecciones al Gobierno del Estado 113 Supervisión y Coordinación de la Práctica de Auditorías, Visitas e Inspecciones 117 Supervisión en la Elaboración del Informe de Resultados de la Revisión, Fiscalización y Evaluación a la Cuenta Pública de la 121 Hacienda Estatal Supervisión del Seguimiento a los Pliegos de Observaciones 125 Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Especial de Fiscalización Estatal 129 Recepción y Trámite de la Correspondencia 132 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA ESTATAL AL SECTOR CENTRAL Y 135 PARAESTATAL Elaboración del Programa Anual de Auditorías, Visitas, e Inspecciones al Gobierno del Estado 136 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA ESTATAL AL SECTOR CENTRAL Y PARAESTATAL, DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN FINANCIERA AL SECTOR CENTRAL, DEPARTAMENTO DE FISCALIZACIÓN FINANCIERA AL SECTOR PARAESTATAL, Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA ESTATAL Fiscalización a la Gestión Financiera de la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal 140 Elaboración del Informe de Resultados de la Revisión, Fiscalización, y Evaluación a la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal 147 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA ESTATAL AL SECTOR CENTRAL Y PARAESTATAL 151 Recepción de Expedientes para el Seguimiento al Proceso de Fiscalización de la Cuenta Pública de la Hacienda Estatal DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA AL SECTOR CENTRAL Y PARAESTATAL, Y DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA DEL SECTOR CENTRAL Y PARAESTATAL Seguimiento del Proceso de Fiscalización 156 4

6 DESPACHO DEL AUDITOR ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN MUNICIPAL 161 Supervisión en la Elaboración y Calendarización del Programa Anual de Auditorías, Visitas, e Inspecciones a las Entidades Municipales 162 Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Especial de Fiscalización Municipal 165 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA MUNICIPAL REGIÓN I 168 Coordinación y Supervisión de la Fiscalización Municipal 169 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA MUNICIPAL REGIÓN I Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL REGIÓN I Elaboración del Programa Anual de Auditorías, Visitas e Inspecciones a las Entidades Municipales Fiscalización Financiera a los Municipios Pertenecientes a la Región I DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL REGIÓN I Fiscalización a la Obra Pública de los Municipios Pertenecientes a la Región I 185 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA MUNICIPAL REGIÓN II 193 Coordinación y Supervisión de la Fiscalización Municipal 194 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA MUNICIPAL REGIÓN II Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL REGIÓN II Elaboración del Programa Anual de Auditorías, Visitas, e Inspecciones a las Entidades Municipales 198 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA MUNICIPAL REGIÓN II Fiscalización Financiera a los Municipios Pertenecientes a la Región II DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL REGIÓN II Fiscalización a la Obra Pública de los Municipios Pertenecientes a la Región II 210 DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA MUNICIPAL 218 Supervisión y Coordinación al Seguimiento de la Fiscalización a la Cuenta Pública Municipal DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA MUNICIPAL Seguimiento de la Fiscalización Financiera Municipal 224 5

7 DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA OBRA PÚBLICA MUNICIPAL Seguimiento de la Fiscalización a la Obra Pública Municipal DESPACHO DE LA UNIDAD GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS 236 DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES 237 Coordinación y Supervisión del Procedimiento Administrativo de Responsabilidades 238 DEPARTAMENTO DE NOTIFICACIONES Proceso de Notificaciones DEPARTAMENTO DE RESPONSABILIDADES Aplicación del Procedimiento Administrativo de Responsabilidades 246 (PAR) Seguimiento a la Implementación del Procedimiento Administrativo de Ejecución (PAE) a cargo de la Autoridad Fiscal 252 DEPARTAMENTO DE VALORACIÓN TÉCNICA Valoración Técnica DEPARTAMENTO DE SITUACIONES PATRIMONIALES Y FIANZAS Recepción, Registro y Seguimiento de Declaraciones de Situación Patrimonial Recepción, Revisión y Determinación de Fianzas DIRECCIÓN DE ASUNTOS JUDICIALES 268 Supervisión y Coordinación en la Atención de Demandas Derivadas de Juicio Laboral 269 DEPARTAMENTO DEL FUERO COMÚN Juicio de Garantías 273 Contestación de Demanda Derivada de Juicio Laboral 277 UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 281 Administración de Equipo de Cómputo 282 Supervisión y Coordinación en la Atención a los Requerimientos de Tecnologías de la Información DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE SISTEMAS Identificación y Atención de las Necesidades Informáticas 288 6

8 DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Prestación del Servicio de Soporte Técnico DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES Control y Configuración de los Procesos de Telecomunicación UNIDAD DE CUENTA PÚBLICA, SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO Revisión de los Planes de Desarrollo, Presupuestos, Informes Trimestrales y Cuenta Pública Anual de las Entidades Auditorías de Desempeño RECEPCIÓN DE CUENTAS Recepción de los Planes Municipales de Desarrollo, Presupuestos, Informes Trimestrales, y Cuentas Públicas Municipales 309 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 314 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA, Y DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Administración de Material y Equipo de Oficina 315 Elaboración y Entrega de Constancias de Hojas de Servicio 319 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Registros en el Sistema de Personal 323 Registro y Control de Permisos Económicos 327 Registro y Control de Asistencia y Justificantes 331 Registro y Control de Vacaciones 335 Registro y Control de Incapacidades 339 Control de Asistencia de los Prestadores de Servicio Social y Prácticas Profesionales 342 Trámite y Control de Viáticos 346 Asignación y Control del Parque Vehicular 350 DEPARTAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN Recepción, Préstamo, Consulta, y Depuración de Documentos IV GLOSARIO DE TÉRMINOS

9 I. MARCO LEGAL 8

10 I. MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo. Ley Orgánica y de Procedimientos del Congreso del Estado de Michoacán de Ocampo. Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Michoacán de Ocampo. Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Normatividad Federal, Estatal y Municipal, aplicable. 9

11 II. OBJETIVO GENERAL 10

12 II. OBJETIVO GENERAL Servir de instrumento técnico-administrativo que permita normar, estandarizar, sistematizar y optimizar las actividades que ejecuta el personal del Órgano Fiscalizador, coadyuvando al logro de los objetivos y metas de la propia institución. Así mismo pretende facilitar la dirección, coordinación, evaluación del desarrollo de operaciones, actividades, funciones, proyectos y programas de cada una de las unidades administrativas que la conforman. 11

13 III. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN 13

14 DESPACHO DEL AUDITOR SUPERIOR 14

15 DESPACHO DEL AUDITOR SUPERIOR Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Superior. Nombre del Procedimiento: Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Superior de Michoacán. Objetivo: Describir y determinar el proceso para proporcionar al Auditor Superior la asesoría que requiera en el desempeño de las atribuciones que tiene conferidas, mediante la formulación de planes, programas, proyectos, estudios, análisis y opinión sobre temas y documentos específicos. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, y Asesor del Despacho del Auditor Superior. Fundamento: Artículos 29 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción: Recibe el Asesor los documentos, atiende la instrucción del Auditor Superior, y posteriormente procederá a analizar para emitir su opinión o para formular algún documento relacionado con el funcionamiento de su área de adscripción. II. Análisis y Elaboración del Documento: Analiza el Asesor la información de los documentos recibidos, en caso de requerir más datos para sustentar su opinión técnica, legal o administrativa, los solicita mediante oficio a las áreas que correspondan, para posteriormente elaborar la tarjeta informativa o el documento correspondiente. III. Turno de Información: Turna el Asesor la tarjeta informativa o el documento correspondiente al Auditor Superior, para su revisión y trámite subsecuente. 15

16 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Recepción. FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Asesor Auditor Superior II. Análisis y Elaboración del Documento. Asesor FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d III. Turno de Información. Asesor Auditor Superior FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d FIN 16

17 Formatos Código FO-TI-IV-2-1-d FO-O-IV-2-1-d FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Tarjeta Informativa Oficio (Solicitud de Información) Oficio Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

18 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Superior. Nombre del Procedimiento: Control de Audiencias. Objetivo: Atender, registrar y programar las solicitudes de audiencia con el Auditor Superior, presentadas por servidores públicos y población en general. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, servidores públicos, y ciudadanía en general. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Titulares de las Unidades Administrativas, y Secretario Particular. Fundamento: Artículo 27 fracción II del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción y Registro de Solicitudes de Audiencia: Recibe y registra el Secretario Particular los datos y asunto del solicitante de la audiencia, analiza y determina si el asunto que se pretende tratar ante el Auditor Superior puede ser atendido por alguna de las Unidades Administrativas del Órgano Fiscalizador, para posteriormente remitir la solicitud al Titular de la Unidad Administrativa que se encargará de su atención. II. Atención y Seguimiento a la Solicitud de Audiencia: Atiende el Titular de la Unidad Administrativa la Solicitud de Audiencia, e informa al Auditor Superior a través de su Secretario Particular, el seguimiento que se le dio a la referida Solicitud de Audiencia. III. Programación y Control de Audiencias: Programa y controla el Secretario Particular las audiencias que requieran la atención del Auditor Superior, previa aprobación de éste, fija la fecha y hora de atención en función de su Agenda de Trabajo, asimismo solicita mediante oficio al Titular de la Unidad Administrativa correspondiente que elabore Tarjeta Informativa referente al asunto que se le planteará al Auditor Superior a fin de hacerla de su conocimiento. IV. Desarrollo y Atención de Audiencias: Recibe el Auditor Superior la Tarjeta Informativa, atiende al solicitante, e instruye lo conducente al Secretario Particular para su registro y seguimiento correspondientes. 18

19 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Recepción y Registro de Solicitudes de Audiencia. Secretario Particular Titular de Unidad Administrativa II. Atención y Seguimiento a Solicitud de Audiencia. Titular de Unidad Administrativa Auditor Superior Secretario Particular III. Programación y Control de Audiencias. FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Secretario Particular Auditor Superior Titular de Unidad Administrativa IV. Desarrollo y Atención de Audiencias. FO-TI-IV-2-1-d Auditor Superior Secretario Particular FIN 19

20 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio (Solicitud de Tarjeta Informativa) Tarjeta Informativa Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

21 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Superior. Nombre del Procedimiento: Recepción y Trámite de la Correspondencia. Objetivo: Mantener un control y dar seguimiento a la correspondencia interna y externa que llega al Despacho del Auditor Superior. Alcance: Entidades, y Dependencias del Gobierno Federal, Estatal, Municipal, y Unidades administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Secretario Particular del Despacho del Auditor Superior, Titulares de las Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, y Secretaria. Fundamento: Artículo 27 fracciones IV y VI del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción, Revisión, Registro y Distribución de Correspondencia Interna y Externa: Recibe la correspondencia el Secretario Particular, revisa en los documentos la información del remitente, la procedencia, y asunto de la misma, cuando ésta es interna la clasifica, registra e integra al Expediente Mensual de Correspondencia Interna, cuando es correspondencia externa emite Acuerdo por escrito en el Formato de Correspondencia y la turna a la Secretaria para su registro y envío a la unidad administrativa que se encargará de su atención. II. Atención y Seguimiento de la Correspondencia Interna y Externa: Recibe la Secretaria de la Unidad Administrativa correspondiente, el Acuerdo y documentos de la correspondencia externa, los hace de conocimiento al Titular de su Unidad Administrativa a fin de que éste le instruya el seguimiento correspondiente, en caso de la correspondencia interna el Secretario Particular elabora un Resumen Cronológico de la atención y seguimiento a la misma, y lo hace de conocimiento al Auditor Superior. III. Elaboración y Envío de Oficio de Contestación: Revisa el Titular de la Unidad Administrativa el Acuerdo y documentos de la correspondencia externa y gira instrucciones a la Secretaria de la Unidad Administrativa, quien procede y elabora el Oficio de Contestación, recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa y en su caso del Auditor Superior, para su posterior envío al remitente, girando una copia e informando al Secretario Particular del Despacho de Auditor Superior a través del Programa de Correspondencia. 21

22 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: I. Recepción, Revisión, Registro y Distribución de Correspondencia Interna y Externa. Secretario Particular Secretaria II. Atención y Seguimiento de la Correspondencia Interna y Externa. Secretaria Titular de Unidad Administrativa Secretario Particular Auditor Superior III. Elaboración y Envío de Oficio de Contestación. FO-O-IV-2-1-d Titular de Unidad Administrativa Secretaria Auditor Superior Secretario Particular FIN 22

23 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio (Contestación al Remitente) Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

24 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Superior. Nombre del Procedimiento: Integración y Presentación del Informe Trimestral de Operaciones de la Auditoría Superior de Michoacán. Objetivo: Presentar en tiempo y forma por conducto de la Comisión Inspectora, el Informe Trimestral de las Operaciones realizadas por la Auditoría Superior de Michoacán al Congreso del Estado de Michoacán. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, y Congreso del Estado. Responsables de las Actividades: Secretario Técnico del Despacho del Auditor Superior, Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, Auditor Especial de Fiscalización Estatal, Auditor Especial de Fiscalización Municipal, y Titulares de Unidades Administrativas. Fundamento: Artículos 7 fracciones VI y XI, y 28 fracción IV del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción e Integración: Recibe el Secretario Técnico los oficios e informes trimestrales de actividades de los Auditores Especiales, y de los Titulares de las Unidades Administrativas, y procede a integrar la información. II. Revisión y Turno: Revisa el Secretario Técnico la congruencia del Informe Trimestral de Operaciones de la Auditoría Superior de Michoacán, con informes anteriores y con el Programa Operativo Anual, si no coincidieran los documentos, investiga con el área correspondiente, y en caso de ser necesario realiza las correcciones, para posteriormente turnar al Auditor Superior para su aprobación y entrega al Congreso del Estado, a través de la Comisión Inspectora de la Auditoría Superior de Michoacán. 24

25 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Recepción e Integración. FO-O-IV-2-1-d Secretario Técnico Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Auditor Especial de Fiscalización Estatal Auditor Especial de Fiscalización Municipal Titulares de las Unidades Administrativas II. Revisión y Entrega. Secretario Técnico Auditor Superior FIN 25

26 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

27 Área Responsable del Procedimiento: Secretaría Técnica. Nombre del Procedimiento: Requerimiento de Información por parte de la Auditoría Superior de la Federación y la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización Superior y Control Gubernamental. Objetivo: Proporcionar de manera oportuna, eficiente y eficaz la información que sea solicitada a la Auditoría Superior de Michoacán por parte de la Auditoría Superior de la Federación y de la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización Superior y Control Gubernamental. Alcance: Auditoría Superior de la Federación, Congreso del Estado y Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, Responsables de las Actividades: Secretario Técnico. Fundamento: Artículos 7º fracción XXI y 28 fracción I del Reglamento Interior de la Auditoría superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción de Solicitud de Información: Recibe el Secretario Técnico del Auditor Superior, la solicitud de información por parte de la Auditoría Superior de la Federación y/o del Titular de la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización y Control Gubernamental, la analiza para determinar que Unidad Administrativa le dará respuesta, la turna mediante oficio y en archivo electrónico al Titular correspondiente. II. Atención de Solicitud de Información: Recibe el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente del Secretario Técnico del Auditor Superior, el oficio con la solicitud de información, la analiza, elabora oficio de respuesta y anexa la información solicitada y turna al Secretario Técnico. III. Respuesta a la Solicitud de Información: Recibe el Secretario Técnico del Auditor Superior, el oficio de respuesta a la solicitud de información, lo revisa y turna para su validación y visto bueno al Auditor Superior, quien a su vez instruye para su envío a la Auditoría Superior de la Federación o a la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización y Control Gubernamental, según sea el caso. 27

28 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: I. Recepción de Solicitud de Información. Auditor Superior Secretario Técnico Titular de Unidad Administrativa II. Atención de Solicitud de Información. FO-O-IV-2-1-d Auditor Superior Secretario Técnico Titular de Unidad Administrativa III. Respuesta a la Solicitud de Información FO-O-IV-2-1-d Auditor Superior Secretario Técnico FIN 28

29 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

30 Área Responsable del Procedimiento: Secretaría Técnica. Nombre del Procedimiento: Registro, Ejecución y Seguimiento de Acuerdos. Objetivo: Asistir al Auditor Superior mediante el registro, ejecución y seguimiento de los acuerdos establecidos con las unidades administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, así como con Dependencias y Entidades Federales, Estatales y Municipales. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, Congreso del Estado, Dependencias y Entidades Federales, Estatales y Municipales. Responsables de las Actividades: Secretario Técnico. Fundamento: Artículo 28 fracciones I y V del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Asistencia a Reuniones: Asiste el Secretario Técnico en apoyo al Auditor Superior, a reuniones convocadas con los titulares de las unidades administrativas de este Órgano Técnico de Fiscalización, así como con Dependencias y Entidades Federales, Estatales y Municipales, y registra los Acuerdos tomados procesando la información que sea competencia de la Auditoría Superior de Michoacán. II. Seguimiento a los Acuerdos: Elabora el Secretario Técnico un Informe sobre los avances y ejecución de los acuerdos establecidos en las reuniones a las que asistieron, lo remite al Auditor Superior para su conocimiento y visto bueno para su posterior turno mediante oficio a las unidades administrativas involucradas o en su caso a las Dependencias y Entidades Federales, Estatales y Municipales. 30

31 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: I. Asistencia a reuniones. Auditor Superior Secretario Técnico Titular de Unidad Administrativa Titular de Dependencias y/o Entidades II. Seguimiento a los Acuerdos. FO-O-IV-2-1-d Auditor Superior Secretario Técnico Titular de Unidad Administrativa Titular de Dependencias y/o Entidades FIN 31

32 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

33 DESPACHO DEL AUDITOR ESPECIAL DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE CALIDAD 33

34 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Nombre del Procedimiento: Formulación e Integración del Programa Operativo Anual de la Auditoría Superior de Michoacán. Objetivo: Formular e integrar el Programa Operativo Anual de la Auditoría Superior de Michoacán con la participación de las áreas involucradas, a fin de cumplir con la normatividad del Órgano Técnico, y verificar si se alcanzó el cumplimiento de las metas, objetivos y programas de la Institución. Alcance: Auditoría Especial de Fiscalización Estatal, Auditoría Especial de Fiscalización Municipal, y Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, Auditor Especial de Fiscalización Estatal, Auditor Especial de Fiscalización Municipal, y Titular de Unidad Administrativa. Fundamento: Artículos 14 fracción VI de la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Michoacán de Ocampo, 12 fracción I del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Solicitud de Información: Solicita el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, mediante Oficio la formulación del Programa Operativo Anual a desarrollar en el siguiente ejercicio al Auditor Especial de Fiscalización Estatal, al Auditor Especial de Fiscalización Municipal, y a los Titulares de las Unidades Administrativas, señalando fecha de entrega para los programas, los cuales le deben ser remitidos en forma impresa y digital en el plazo establecido. II. Recepción y Revisión del Programa Operativo Anual por Áreas: Recibe el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad el Programa Operativo Anual del Ejercicio que corresponda, por parte del Auditor Especial de Fiscalización Estatal, del Auditor Especial de Fiscalización Municipal, y de los Titulares de las Unidades Administrativas, revisa, y en su caso determina con los responsables el contenido de los programas presentados, y los remite a su Asesor para la integración del Programa Operativo Anual de la Auditoría Superior de Michoacán(POA de la ASM). 34

35 III. Integración y Formulación del POA de la ASM: Integra y formula el Asesor del Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, el Programa Operativo Anual de la Auditoría Superior de Michoacán del Ejercicio que corresponda, elabora oficio y lo somete a consideración del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. IV. Turno y Aprobación del POA de la ASM: Turna el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad mediante oficio el Programa Operativo Anual de la Auditoría Superior de Michoacán del Ejercicio correspondiente, al Auditor Superior, quien lo pondera y aprueba para su posterior conocimiento a la Comisión Inspectora. 35

36 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Solicitud de Información. FO-O-IV-2-1-d Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Auditor Especial de Fiscalización Estatal Auditor Especial de Fiscalización Municipal Titular de Unidad Administrativa II. Recepción y Revisión del Programa Operativo Anual por Áreas. Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Auditor Especial de Fiscalización Estatal Auditor Especial de Fiscalización Municipal Titular de Unidad Administrativa III. Integración y Formulación del POA de la ASM. FO-O-IV-2-1-d Asesor Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad IV. Turno y Aprobación del POA de la ASM. FO-O-IV-2-1-d Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Auditor Superior FIN 36

37 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio (Solicitud de Información) Oficio ( Remisión del POA de la ASM) Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente, se deberá consultar la Lista maestra de documentos del. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

38 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Nombre del Procedimiento: Supervisión y Coordinación en el Cumplimiento de las Funciones Referentes a la Capacitación, Orientación y Apoyo a las Entidades, a la Actualización del Marco Jurídico de Actuación de la ASM, a Control de Calidad, a Quejas y Denuncias, así como a Comunicación Social y Transparencia. Objetivo: Supervisar que se lleven a cabo en tiempo y forma las funciones de cada una de las áreas adscritas a la Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad, a fin de cumplir con lo establecido en la normatividad de la Auditoría Superior de Michoacán. Alcance: Despacho del Auditor Superior, Despacho de la Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad, Unidades Administrativas de la Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y Titular de Unidad Administrativa. Fundamento: Artículo 12 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción y Revisión de Información: Recibe y revisa el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad la información relativa a los asuntos de capacitación, orientación y apoyo a las entidades, actualización del marco jurídico de actuación de la ASM, de control de calidad, de quejas y denuncias, así como de comunicación social y transparencia. II. Instrucción para la Atención y Seguimiento del Asunto: Gira instrucciones el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, al Titular de la Unidad Administrativa que se encargará de la atención y seguimiento del asunto en cuestión. III. Supervisión del Resultado del Asunto: Supervisa el Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, que el Titular de la Unidad Administrativa al que se le asignó el asunto en cuestión le dé el seguimiento correspondiente, en tiempo y forma. 38

39 IV. Turno y Aprobación de Resultado del Asunto: Turna el Titular de la Unidad Administrativa cuando así proceda, el Resultado del Asunto correspondiente al Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad quien lo revisa, aprueba y en su caso remite al Auditor Superior para su autorización y firma para los efectos subsecuentes. 39

40 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Recepción y Revisión de Información. Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad II. Instrucción para la Atención y Seguimiento del Asunto. Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Titular de Unidad Administrativa III. Supervisión del Resultado del Asunto. Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Titular de Unidad Administrativa IV. Turno y Aprobación del Resultado del Asunto Titular de Unidad Administrativa Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Auditor Superior FIN 40

41 Formatos Código Nombre del Formato Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente, se deberá consultar la Lista maestra de documentos del. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

42 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Nombre del Procedimiento: Prestación del Servicio de Asesoría al Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Objetivo: Describir y determinar el proceso para proporcionar al Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad la asesoría que requieran en el desempeño de las atribuciones que tienen conferidas, mediante la formulación de planes, programas, proyectos, estudios, análisis y opinión sobre temas y documentos específicos. Alcance: Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad. Responsables de las Actividades: Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y Asesor del Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Fundamento: Artículo 30 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción: Recibe el Asesor los documentos, atiende la instrucción del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y analiza para emitir su opinión. II. Análisis y Elaboración de Documento: Analiza el Asesor la información de los documentos recibidos, en caso de requerir más datos para sustentar su opinión técnica, legal o administrativa, los solicita a las direcciones que conforman la Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad, o a las áreas que corresponda, para posteriormente elaborar la tarjeta informativa o el documento correspondiente. III. Turno de Información: Turna el Asesor la tarjeta informativa o el documento correspondiente, al Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, para su revisión y tramite subsecuente. 42

43 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Recepción. Asesor Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d II. Análisis y Elaboración de Documento. FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Asesor III. Turno de Información. FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Asesor Auditor Especial de de Normatividad y Control de Calidad FIN 43

44 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d FO-TI-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio Tarjeta Informativa Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente, se deberá consultar la Lista maestra de documentos del. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

45 Área Responsable del Procedimiento: Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Nombre del Procedimiento: Recepción y Trámite de la Correspondencia. Objetivo: Recibir, revisar, distribuir, y dar seguimiento a la correspondencia que llega al Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. Alcance: Despacho del Auditor Superior, Despacho del Auditor Especial de Fiscalización Estatal, Despacho del Auditor Especial de Fiscalización Municipal, y Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán. Responsables de las Actividades: Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, Titular de Unidad Administrativa, Asesor del Despacho del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y Secretaria. Fundamento: Artículo 30 del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de las Actividades: I. Recepción y Revisión de la Correspondencia: Recibe y registra en el Formato Control de Correspondencia la Secretaria del Despacho de la Auditoría Especial de Normatividad y Control de Calidad los documentos recibidos, revisa en los mismos la información del remitente, procedencia, así como el asunto, los clasifica, archiva en su caso, y los remite para valoración del Asesor. II. Valoración y Distribución de la Correspondencia: Revisa y valora el Asesor la correspondencia, turna al Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad para su trámite correspondiente, o en su caso a la Unidad Administrativa que se encargará de su atención. III. Atención y Seguimiento de la Correspondencia: Recibe la Secretaria de la Unidad Administrativa concerniente los documentos, los hace de conocimiento al Titular de su Unidad Administrativa a fin de que éste le instruya el seguimiento correspondiente. IV. Elaboración y Envío de Oficio: Elabora la Secretaria de la Unidad Administrativa correspondiente el Oficio de Contestación o documento que proceda, recaba firma del Titular de la Unidad Administrativa, y en su caso del Auditor Especial que corresponda, así como del Auditor Superior, lo anterior para su posterior envío al remitente. 45

46 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: I. Recepción y Revisión de la Correspondencia. FO-CC-VII-1-b Secretaria Asesor II. Valoración y Distribución de la Correspondencia. Asesor Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad Titular de Unidad Administrativa III. Atención y Seguimiento de la Correspondencia. Secretaria Titular de Unidad Administrativa IV. Elaboración y Envío del Oficio. FO-O-IV-2-1-d Secretaria Titular de Unidad Administrativa FIN 46

47 Formatos Código FO-CC-VII-1-b FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Control de Correspondencia Oficio ( Contestación) Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente, se deberá consultar la Lista maestra de documentos del. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

48 Área Responsable del Procedimiento: Departamento de Comunicación Social. Nombre del Procedimiento: Creación, Revisión y Análisis de Información Relacionada con el Órgano Técnico de Fiscalización. Objetivo: Estar informado de las acciones realizadas por el Órgano Técnico de Fiscalización así como de la información y opiniones publicadas por los diferentes medios de comunicación, a fin de mantener actualizada la Página Web Institucional, y desarrollar las actividades que se deriven de esta información. Alcance: Auditoría Superior de Michoacán, Congreso del Estado, y Medios de comunicación estatales, regionales y nacionales. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y Jefe del Departamento de Comunicación Social. Descripción de las Actividades: I. Creación y Actualización de Información: Crea el Jefe de Departamento de Comunicación Social el contenido en los medios de comunicación, referente a las actividades desarrolladas en la Auditoría Superior de Michoacán, y actualiza periódicamente la información en el Portal Institucional. II. Revisión y Seguimiento de Información: Revisa diariamente el Jefe de Departamento de Comunicación Social la información contenida en los diversos medios de comunicación, para dar el seguimiento correspondiente a la información de interés. III. Redacción y Publicación de Comunicados: Redacta el Jefe de Departamento de Comunicación Social, cuando así corresponda, comunicados de prensa sobre las acciones u opiniones de temas atribuibles a la actividad fiscalizadora, posteriormente se publica en los medios de comunicación digitales e impresos, previa autorización del Auditor Superior, y en su caso del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad. IV. Elaboración y Remisión de Síntesis Informativa: Elabora el Jefe de Departamento de Comunicación Social Síntesis Informativa, la remite vía correo electrónico institucional al Auditor Superior, Auditores Especiales, Directores y Jefes de Departamento, para su conocimiento o emitir alguna opinión al respecto cuando así corresponda. 48

49 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Creación y Actualización de Información. Jefe del Departamento de Comunicación Social II. Revisión y Seguimiento de Información. Jefe del Departamento de Comunicación Social III. Redacción y Publicación de Comunicados. Jefe del Departamento de Comunicación Social Auditor Superior Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad IV. Elaboración y Remisión de Síntesis Informativa. Jefe del Departamento de Comunicación Social FIN 49

50 Formatos Código Nombre del Formato Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

51 Área Responsable del Procedimiento: Departamento de Comunicación Social. Nombre del Procedimiento: Asistencia a Sesiones del Pleno y Reuniones de Comisiones. Objetivo: Informar puntual y oportunamente al Auditor Superior lo referente a los asuntos tratados en las sesiones del Pleno, a las reuniones de comisiones, relacionados con la Auditoría Superior de Michoacán. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán y Congreso del Estado. Responsables de las Actividades: Jefe del Departamento de Comunicación Social. Descripción de las Actividades: I. Asistencia y Toma de Nota: Asiste el Jefe del Departamento de Comunicación Social a sesiones del Pleno del Congreso del Estado, así como a reuniones de las comisiones, revisa el orden del día y toma nota de los asuntos tratados relacionados con la Auditoría Superior de Michoacán. II. Elaboración y Turno de Tarjeta Informativa: Elabora el Jefe del Departamento de Comunicación Social Tarjeta Informativa de los asuntos relacionados con el Órgano Fiscalizador, tratados en sesiones del Pleno del Congreso del Estado o en reuniones de las comisiones, y turna al Auditor Superior para su conocimiento y efectos conducentes. 51

52 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: I. Asistencia y Toma de Nota. Jefe del Departamento de Comunicación Social II. Elaboración y Turno de Tarjeta Informativa. Jefe del Departamento de Comunicación Social FO-TI-IV-2-1-d FIN 52

53 Formatos Código FO-TI-IV-2-1-d Nombre del Formato Tarjeta Informativa Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

54 Área Responsable del Procedimiento: Departamento de Comunicación Social. Nombre del Procedimiento: Diseño y Difusión de Información Institucional. Objetivo: Elaborar y difundir por los distintos medios de comunicación los documentos publicitarios y promocionales relacionados con el funcionamiento y las actividades del Órgano Fiscalizador, a fin de que las entidades y la ciudadanía en general tengan conocimiento del desarrollo de sus actividades, así como del papel que desempeña en el proceso de transparencia, fiscalización y rendición de cuentas sobre el manejo de los recursos públicos. Alcance: Unidades Administrativas de la Auditoría Superior de Michoacán, entidades y ciudadanía en general. Responsables de las Actividades: Auditor Superior, Titulares de las Unidades Administrativas, y Jefe del Departamento de Comunicación Social. Descripción de las Actividades: I. Solicitud de Información: Solicita mediante oficio el Jefe del Departamento de Comunicación Social, al Titular de la Unidad Administrativa que corresponda la información relacionada con el funcionamiento del Órgano Fiscalizador considerada de interés para su correspondiente difusión. II. Recepción y Validación de Información: Recibe el Jefe del Departamento de Comunicación Social la información del Titular de la Unidad Administrativa, revisa su contenido y determina la viabilidad de su difusión. III. Elaboración y Remisión de Propuesta: Elabora el Jefe del Departamento de Comunicación Social la propuesta del documento a difundir, diseña, redacta el texto, define el medio y tipo de comunicación más apropiado para su divulgación y la remite al Auditor Superior para su aprobación. IV. Difusión de la Información: Turna el Jefe del Departamento de Comunicación Social la información aprobada, al medio de comunicación seleccionado, para su difusión. 54

55 Diagrama de Flujo de Actividades del Procedimiento: INICIO I. Solicitud de Información. FO-O-IV-2-1-d Jefe del Departamento de Comunicación Social II. Recepción y Validación de Información. Jefe del Departamento de Comunicación Social Titular de la Unidad Administrativa III. Recepción y Validación de Información. Jefe del Departamento de Comunicación Social Auditor Superior IV. Difusión de la Información. Jefe del Departamento de Comunicación Social FIN 55

56 Formatos Código FO-O-IV-2-1-d Nombre del Formato Oficio Para conocer la versión vigente y fecha de aprobación del o los formatos enlistados anteriormente se deberá consultar la Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Cambios y Estados de la Versión Vigente de este Procedimiento Esta es la segunda versión 2/2015 de este procedimiento, aprobada el 30 de noviembre de

57 DIRECCIÓN DE NORMATIVIDAD Y CONTROL DE CALIDAD 57

58 Área Responsable del Procedimiento: Dirección de Normatividad y Control de Calidad. Nombre del Procedimiento: Coordinación y Supervisión en la Elaboración, Modificación, Derogación o Actualización de la Normatividad Secundaria. Objetivo: Coordinar y someter a consideración del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, la normatividad secundaria a la que deberán sujetarse los servidores públicos del Órgano Técnico de Fiscalización durante el proceso de fiscalización, así como la relacionada con la expedición, derogación, modificación o actualización de disposiciones legales, procedimientos, métodos, sistemas, bases y normas que regulen a las entidades en materia de fiscalización y faciliten su revisión. Alcance: Unidades Administrativas que conforman a la Auditoría Superior de Michoacán, y Entidades. Responsables de las Actividades: Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, Director de Normatividad y Control de Calidad, Jefe del Departamento de Normatividad, y Auditor. Fundamento: Artículo 13 fracciones I incisos a) y b), II, III y VI incisos a), b), d) y e), y VIII del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de Michoacán. Descripción de Actividades: I. Formulación del Proyecto de Normatividad: Instruye el Director de Normatividad y Control de Calidad al Jefe del Departamento de Normatividad para que proyecte la elaboración, modificación o derogación de la normatividad secundaria, de igual forma para que realice la actualización y difusión del marco jurídico de actuación de la ASM. II. Revisión y Aprobación de Normatividad Secundaria: Recibe el Director de Normatividad y Control de Calidad, del Jefe del Departamento de Normatividad los proyectos de normatividad secundaria, los revisa, emite su visto bueno, los somete a consideración del Auditor Especial de Normatividad y Control de Calidad, y éste a su vez los turna para aprobación del Auditor Superior de Michoacán. III. Expedición de la Normatividad Secundaria: Turna el Auditor Superior a la Subsecretaría de Enlace Legislativo del Gobierno Constitucional del Estado de Michoacán de Ocampo, las disposiciones normativas que se publicarán, haciéndolo del conocimiento mediante oficio a la Comisión Inspectora de la Auditoría Superior cuando así corresponda. 58