MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Instituto Municipal de la Juventud

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Instituto Municipal de la Juventud

2 INDICE Procedimiento I 5 Diagrama de Flujo 7 Procedimiento II 8 Diagrama de Flujo 10 Procedimiento III 11 Diagrama de Flujo 13 Procedimiento IV 14 Diagrama de Flujo 16 Procedimiento V 17 Diagrama de Flujo 19 Procedimiento VI 20 Diagrama de Flujo 22 Procedimiento VII 23 Diagrama de Flujo 25 Procedimiento VIII 26

3 Diagrama de Flujo 28 Procedimiento IX 29 Diagrama de Flujo 31 Procedimiento X 32 Diagrama de Flujo 34 Procedimiento XI 35 Diagrama de Flujo 37 Procedimiento XII 38 Diagrama de Flujo 40 Procedimiento XIII 41 Diagrama de Flujo 43 Procedimiento XIV 44 Diagrama de Flujo 46 Procedimiento XV 47 Diagrama de Flujo 49 Procedimiento XVI 50 Diagrama de Flujo 52

4 PROCEDIMIENTO I Nombre: Objetivo: Gestión de recursos. Buscar los medios y alternativas necesarias para que el Instituto Municipal de la Juventud, obtenga sus propios recursos, mediante el financiamiento del Gobierno Federal, Estatal, Municipal o iniciativa privada, mediante proyectos productivo o sociales dirigidos a los jóvenes del municipio. Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Búsqueda de recursos para el financiamiento de proyectos. General 2 Elaborar proyectos y expedientes para la solicitud de recursos General 3 Revisión, autorización y firma de proyectos Director General Abrir cuenta para la recepción de recursos. Ejecución de los proyectos. Comprobación fiscal de los recursos Supervisión del proyecto, elaboración de reportes y memoria fotográfica. General General General General 8 Integración del expediente final y memoria fotográfica General Término del proceso

5 Diagrama de flujo. INICIO Recepción o planeación de proyectos Base de datos Búsqueda de recursos (Instancias de Gobierno o Privadas) Formulación de proyectos y Expedientes NO Revisión Autorizació SI Oficio de No autorización Apertura de cuenta recepción de recursos Ejecución del Proyecto Supervisión Comprobación Fiscal F I N Archivo Integración de Expediente final

6 PROCEDIMIENTO II Nombre: Coordinación de actividades. Objetivo: Coordinar las diversas actividades y programas de las coordinaciones con las que cuenta el Instituto Municipal de la Juventud, para contribuir a la planeación y presentación ante la Dirección General de Instituto. Frecuencia: Semanal. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 ACTIVIDAD DESCRIPCION Recibir propuestas de trabajo por parte de las coordinaciones RESPONSABLE General 2 Revisar propuestas 3 Planteamiento el Director General General General 4 Autorización de los programas y actividades Director General 5 Seguimiento y supervisión de los programas General

7 6 Recepción de informes y resultados 7 Generar información general de las actividades y programas General General Término del proceso.

8 Diagrama de flujo. INICIO Propuestas de trabajo Revisión Planteamiento al Director General NO Revisión Autorizació SI Oficio de No autorización Seguimiento Recepción de avances Informe final F I N

9 PROCEDIMIENTO III Nombre: Visitas guiadas. Objetivo: Vincular a los estudiantes de las diferentes Instituciones educativas con el Gobierno e iniciativa privada, contribuyendo a la formación académica de los mismos en los que se refiere a su plan de estudios Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Buscar un espacio con empresas 2 Fijar fecha y hora de visita 3 Autorización por parte de la empresa 4 Programar y revisar con el General Director General 5 Contactar Institución educativa

10 6 Indicar fecha y hora de visita a la empresa 7 Preparación de lo necesario para el día de la visita 8 9 Confirmación de la visita a la empresa por parte de esta y la escuela Visita a la empresa programada por parte de la institución educativa 10 Registro de asistentes 11 Integración de expediente y memoria fotográfica Término del proceso

11 Diagrama de flujo. INICIO Contacto a empresa Base de datos Fijar fecha y hora Autorización Programar con la Dirección General Contacto Institución Educativa Fijar fecha y hora Confirmar a empresa Visita Registro de asistentes Expediente final F I N

12 PROCEDIMIENTO IV Nombre: Bolsa de trabajo. Objetivo: Brindar a los gomezpalatinos información acerca de los puestos vacantes que las empresas laguneras desean cubrir, proporcionando los requisitos mínimos para cumplir con el perfil de dicho puesto, esto con el fin de ayudarles a reducir costos de transporte y tiempo tanto a los buscadores de empleo como a las empresas. Frecuencia: Semanal. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCION Realizar llamadas con los encargados de recursos humanos de las distintas empresas laguneras. Recepción de las vacantes disponibles así como del perfil a cubrir RESPONSABLE 3 Captura de todas las vacantes recabadas Auxiliar administrativo 4 Hacer del conocimiento del Director y General el número de vacantes nuevas por grado de estudios, y edades.

13 Publicación de las vacantes en el Instituto Municipal de la Juventud y vía internet. Recepción de solicitudes y entrevistas de las personas buscadoras de empleo para verificar que cumplan con el perfil indicado por la empresa. Realización de base de datos de los buscadores de empleo. Entrega de documento de presentación del solicitante la cual deberá ser llevada por los mismos a la empresa correspondiente. Realizar nuevamente llamadas a los encargados de recursos humanos de las empresas con el fin de conocer si alguno de los buscadores que se dirigieron al Instituto fue contratado. Término del proceso Auxiliar administrativo.

14 Diagrama de flujo. INICIO Llamadas a empresas Recopilación de vacantes Captura de vacantes Informe a la Dirección General Publicación de Vacantes Recepción de solicitudes y entrevistas a buscadores Base de Datos Entrega de documento de presentación Llamada para confirmar la contratación F I N

15 PROCEDIMIENTO V Nombre: Gestiones. Objetivo: Brindar y orientar a los jóvenes que acudan al Instituto Municipal de la Juventud, con las diferentes gestiones y procedimientos que se requieran realizar para obtener una pronta respuesta satisfactoria. Frecuencia: Diario. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 ACTIVIDAD DESCRIPCION Llevar registro de las diversas gestiones que lleguen al Instituto. RESPONSABLE 2 Resolver las solicitudes que estén dentro de su alcance 3 4 Revisar y determinar con la Coordinación general la procedencia de las que no son posibles resolver en el momento Canalizar con los departamento o instancias involucradas para su pronta solución General 5 Elaborar oficio para anexar solicitud de gestión

16 6 Autorización y firma de la solicitud de respuesta. Director General 7 Seguimiento de la pronta respuesta ya sea positiva o negativa 8 Elaborar informe semanal de las gestiones y soluciones de las mismas 9 Integración de expediente Término del proceso

17 Diagrama de flujo. INICIO Recepción de solicitudes Base de datos Coordinación general Respuesta Canalizar a Instancias correspondientes Autorización Elaboración de oficios Expediente Seguimiento Expediente Archivo Archivo Informe Semanal F I N

18 PROCEDIMIENTO VI Nombre: Estímulos juveniles. Objetivo: Buscar la generación de estímulos juveniles ya sean Federales, Estatales o Municipales; que satisfagan algunas de las muchas necesidades con las que cuentan los jóvenes, para el desarrollo integral de los mismos. Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCION Promover la generación de estímulos a través del orden Federal, Estatal o Municipal Programar y calendarizar fechas de recepción de requisitos, entrega de estímulos con el coordinador general RESPONSABLE General 3 Elaboración de estudio socioeconómico 4 Revisión y autorización por parte del coordinador general Director General 5 Elaborar convocatoria de estímulos juveniles

19 6 7 8 Fijar fechas y horarios de la recepción de requisitos y papelería para ser beneficiados con el estímulo Integración de expedientes iníciales Entrega de estímulos a los beneficiarios 9 Anexar recibo firmado por el beneficiario al expediente inicial 10 Integración total del expediente y memoria fotográfica Término del proceso

20 Diagrama de flujo. INICIO Generación y búsqueda de estímulos Elaboración de convocatorio y requisitos Elaboración de estudios socioeconómicos Oficio de No autorización NO Revisión Autorizació SI Publicación de convocatoria Recepción de solicitudes Base de datos Apertura de expedientes Entrega de estímulos F I N Archivo Integración del Expedienten Final

21 PROCEDIMIENTO VII Nombre: Espacios de expresión juvenil. Objetivo: Brindar espacios de expresión juvenil, mediante eventos culturales, deportivos, de esparcimiento y recreación con los diversos temas y actividades que son de interés para los jóvenes de Gómez Palacio. Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION 1 Planear actividades de recreación, expresión y esparcimiento 2 Planteamiento de la actividad y revisión de objetivos y proyecto en general con el coordinador general RESPONSABLE General Autorización del director general Programación de eventos Elaborar convocatorias Recepción de documentación de participantes Director General

22 7 8 Selección de participantes Coordinación del evento 9 Integración total del expediente y memoria fotográfica Término del proceso

23 Diagrama de flujo. INICIO Planeación y objetivos del proyecto Autorización Programación Convocatoria Recepción de participantes Base de Datos Selección Coordinación del evento F I N Archivo Integración de expediente

24 PROCEDIMIENTO VIII Nombre: Patrocinadores. Objetivo: Buscar los patrocinadores que apoyen y contribuyan con el Instituto Municipal de la Juventud para brindar espacios de expresión juvenil, y poder otorgar reconocimientos ya sea en especie o efectivo; que motiven a los jóvenes de Gómez Palacio a participar activamente en todas y cada una de las actividades programadas por el Instituto. Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 ACTIVIDAD DESCRIPCION Contactar y garantizar el patrocinio de las empresas RESPONSABLE 2 Generar informe del evento con características generales del evento y objetivos para las empresas 3 Revisar posibles patrocinadores de los eventos General 4 Abrir cuenta para el deposito de donativos en efectivo 5 Generar y entregar recibo de donativo deducible de impuesto a las empresas patrocinadoras

25 6 Entregar reconocimiento a los patrocinadores y agradecimiento por su participación 7 Integración total del expediente y memoria fotográfica Término del proceso

26 Diagrama de flujo. INICIO Contacto de empresas Informe del evento Recepción de patrocinadores Base de Datos NO Confirmación de patrocinios SI Oficio de No autorización Deposito en cuenta de no identificables Expedición de recibo deducible Reconocimiento a patrocinadores F I N Archivo Integración de expedientes

27 PROCEDIMIENTO IX Nombre: Permisos de Graffiti. Objetivo: Brindar a los jóvenes las oportunidades para expresar sus ideas mediante la pinta de graffitis con mensajes positivos y en armonía con la sociedad. Frecuencia: Semanal DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCION Publicación de los requisitos para obtener el permiso de graffiti en las oficinas del Instituto Municipal de la Juventud y vía internet. Recepción de solicitudes por parte de los jóvenes para obtener el permiso RESPONSABLE 3 Corroborar la información emitida por el solicitante 4 Autorización del Director del Instituto Director 5 Obtener la autorización del propietario de la barda

28 6 7 Elaboración del permiso dirigido a la Secretaria de Protección y Vialidad con copia para la Secretaria del Ayuntamiento. Entrega del permiso al joven solicitante Término del proceso

29 Diagrama de flujo. INICIO Publicación de requisitos Recepción de solicitudes Corroboración de información NO Autorización SI Oficio de no autorización Elaboración del Permiso Entrega del permiso FIN

30 PROCEDIMIENTO X Nombre: Platicas de prevención. Objetivo: Concientizar y sensibilizar a los jóvenes en cuanto a temas de prevención de adicciones, embarazos no deseados, infecciones de transmisión sexual y demás temas actuales de interés para los jóvenes del Municipio de Gómez Palacio. Frecuencia: Semanal DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No ACTIVIDAD DESCRIPCION Ofrecer las platicas, talleres y capacitaciones a las diversas instituciones educativas del municipio Recepción de solicitudes por parte de instituciones educativas. Establecimiento de fecha, lugar y hora de impartición de la campaña. Autorización del Director del Instituto Municipal de la Juventud RESPONSABLE. Director

31 5 6 Preparación del equipo, herramientas e insumos utilizados en la campaña. Impartición de los temas contenidos en la campaña de prevención de embarazos o Director 7 Elaboración de registro de asistentes Termina Proceso

32 Diagrama de flujo. INICIO Recepción de Solicitudes Establecimiento de fecha lugar y NO Autorización SI Oficio de no autorización Preparación del equipo Impartición de los temas FIN Archivo Registro de asistentes

33 PROCEDIMIENTO XI Nombre: Evaluación y seguimiento de proyectos. Objetivo: Promover la participación de los jóvenes en el desarrollo de habilidades, creatividad, innovación y planeación de proyectos, en cuanto a sus necesidades e inquietudes, brindando el apoyo de una evaluación y seguimiento a sus proyectos buscando un soporte para los mismos. Frecuencia: Mensual DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No ACTIVIDAD DESCRIPCION Planeación y programación de recepción de proyectos Elaborar convocatorias Recepción de proyectos Revisión y selecciones de los proyectos viables Evaluación con la coordinación general RESPONSABLE. General

34 Autorización del la dirección Búsqueda de soporte o financiamiento Seguimiento del proyecto Informar al beneficiario para su ejecución Director General General. 10 Asesoría, acompañamiento en el desarrollo y ejecución del proyecto 11 Comprobación. 12 Integración de expediente Termina Proceso

35 Diagrama de flujo. INICIO Planeación y programación Elaboración de convocatorias Recepción de proyectos Base de datos Revisión Evaluación NO Autorización SI Oficio de No autorización Financiamiento Ejecución del Proyecto Supervisión Comprobación Fiscal F I N Archivo Integración de Expediente final

36 PROCEDIMIENTO XII Nombre: Servicio Social. Objetivo: Promocionar con las diferentes instituciones educativas del Municipio la prestación del servicio social, por medio del convenio de colaboración del mismo; siendo este el enlace para el reclutamiento de estudiantes prestadores de servicio social, e involucraran en todas las actividades, programas y campañas que se desarrollen en el interior o exterior con otras instituciones públicas o privadas. Frecuencia: Semanal DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Establecer contacto con las instituciones educativas del Municipio 2 Recepción de papelería de los prestadores de servicio social y practicantes.

37 3 Evaluar perfil del prestador de servicio social o prácticas profesionales 4 5 Elaborar carta de aceptación Abrir expediente 6 Informar al Director General de los nuevos prestadores de servicio social y practicantes 7 Asignar a una área del R. Ayuntamiento de acuerdo a perfil de estudios 8 Supervisión de actividades dentro del área asignada al prestador de servicio social o practicantes 9 Revisar y corroborar con el área de prestación de servicio social los informes mensuales. Director General Elaborar carta de terminación Integración final del expediente. Termina Proceso.

38 Diagrama de flujo. INICIO Contacto Instituciones educativas Recepción de cartas de presentación Base de datos Evaluación NO Autorización SI Oficio de No aceptado Carta de Aceptación Apertura de Expediente Informe a la Dirección General Asignación IMJ Otras Dep. F I N Integración del Expediente Final Carta de liberación Recepción de informes Supervisión

39 PROCEDIMIENTO XIII Nombre: Voluntariado, en actividades, campañas y demás actividades del R. Ayuntamiento. Objetivo: Hacer participes a los jóvenes prestadores de servicio social y practicantes profesionales en cada uno de los programas que el R. Ayuntamiento a través del Instituto Municipal de la Juventud tiene establecidos, así como las diversas actividades, campañas entre otros aspectos de participación social. Frecuencia: Mensual DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. 1 ACTIVIDAD DESCRIPCION Reclutamiento de jóvenes voluntarios a través de las escuelas. RESPONSABLE 2 Elaboración de base de datos de los voluntarios 3 Identificación de los problemas sociales que se consideran prioritarios para combatir Director 4 Elaboración de plan de acción para la campaña.

40 General 5 Autorización por parte del Director Director General 6 Requisición de materiales para la realización de la campaña Creación de equipos de trabajo Realización de trabajo de campo Elaboración de reportes informativos acerca del impacto de la campaña Termino del proceso

41 Diagrama de flujo. INICIO Reclutamiento de voluntarios Base de Datos Identificación del problema Plan de acción NO Autorización SI Requisición de materiales Creación de equipos de trabajo Trabajo de campo FIN Archivo Reportes informativos

42 PROCEDIMIENTO XIV Nombre: Conformación de Comités Juveniles. Objetivo: Implementar y promover la participación de las y los jóvenes en los programas y servicios del R. Ayuntamiento a través del IMJUVE dentro de las colonias, fraccionamientos y medio rural; mediante la conformación de comités juveniles dentro de una asamblea general con previa convocatoria en la cual se levantara una Acta Constitutiva que avalara al comité. Frecuencia: Semanal DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No ACTIVIDAD DESCRIPCION Programar la conformación de comités. Autorización del director Realizar convocatorias en el medio urbano y rural Participar en la asamblea general Levantar lista de asistencia RESPONSABLE Director General

43 Conformar comité juvenil con: presidente, secretario lector, tesorero, promotor deportivo, promotor de capacitación, cultural y recreación, así como gestor social. Elaborar acta constitutiva del comité Indicar fecha de toma de protesta Formación y capacitación de los integrantes Implementación de programas, actividades deportivas, culturales, platicas de prevención, campañas en coordinación con los comités. Involucrar a los padres de familia del comité juvenil Integración final del expediente. Termino del proceso

44 Diagrama de flujo. INICIO Plan de acción NO Autorización SI Publicación de convocatoria medio urbano y rural Asamblea General Lista de asistencia Conformación del Comité Juvenil Acta Constitutiva Toma de protesta Formación y capacitación Programación de Actividades FIN Archivo Integración del expediente Involucrar a padres de familia

45 PROCEDIMIENTO XV Nombre: Área rural Objetivo: Tener un enlace en el área rural para conocer las inquietudes y necesidades que poseen los jóvenes de las comunidades para canalizar y dar pronta respuesta a las mismas, así como la programación de actividades y gestión de estímulos. Frecuencia: Semanal DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE 1 Programar actividades deportivas, culturales, platicas de prevención y de interés para los jóvenes 2 Plan de acción General 3 4 Autorización por parte del director Elaborar requisición o preparación de los materiales que según la actividad de que se trate se requiera para llevarla a cabo Dirección General

46 5 Levantar lista de beneficiarios 6 Supervisar la buena operación de las actividades programadas y proveer de lo necesario. 7 Integración de expediente de la actividad y memoria fotográfica. Termino del proceso

47 Diagrama de flujo. INICIO Programación NO Plan de acción Autorización SI Requisición Lista de asistencia Coordinación de la actividad Supervisión y acompañamiento FIN Archivo Integración del expediente

48 PROCEDIMIENTO XVI Nombre: Becas de Transporte Objetivo: Brindar un incentivo a los jóvenes que cursan cualquier nivel de estudios que tengan un alto rendimiento escolar o con capacidades diferentes, con el fin de ayudarlos en su economía familiar e impulsarlos a mejorar sus habilidades y conocimientos. Frecuencia: Mensual. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD No. DESCRIPCION 1 Presentar solicitud y documentación necesaria ante el Instituto Municipal de la Juventud RESPONSABLE Director 2 Dar a conocer los requisitos mínimos establecidos por el Instituto para ser beneficiario de este programa. 3 Recepción de papelería 4 Selección de beneficiarios. Director

49 5 6 Entrega de numero de folio al beneficiario para hacer deposito del 50% del costo del bono de transporte Acudir con el recibo original emitido por la tesorería municipal del depósito del 50% del valor del bono a las oficinas de la línea de autobuses según les corresponda para canjearlo por el bono. Termina el proceso

50 Diagrama de flujo. INICIO Solicitud ante el Instituto Municipal de la Juventud Difusión de los Requisitos Recepción de papelería Archivo NO SELECCIONADO Selección de Beneficiarios SELECCIONADO Entrega de folio para Depósito Canjeo de bono FIN