Director de centro. Sistema de Gestión de Comedores de los Centros Escolares Dependientes de la Junta de Castilla y León MANUAL DE USUARIO

Transcripción

1 Sistema de Gestión de Comedores de los Centros Escolares Dependientes de la Junta de Castilla y León Renovación e Inserción de Solicitudes de Plaza de Comedor: Alumnos Transportados Curso MANUAL DE USUARIO Director de centro

2 1. CONTENIDO 2. Introducción Plataforma de Comedores Escolares Requisitos del Sistema de Gestión Acceso al Programa Obtener una nueva contraseña Cambio de contraseñas y datos personales Cómo desconectarse o cerrar sesión Dirección de centro: Funcionalidades Renovación de Solicitudes de Plaza de Alumnos Transportados Búsqueda de Solicitudes de Alumnos Confirmación de Solicitudes de Plaza de Alumnos Transportados Deshacer la Confirmación de una Solicitud de Plaza de Alumnos Transportados Consulta de Datos de las Solicitudes Corrección de datos y confirmación de las Solicitudes de alumnos Transportados Obtención de ficheros PDF y Excel de las Solicitudes Inserción de Nuevas Solicitudes de Plaza de Alumnos Transportados Renovación / Inserción de Solicitudes de Plaza de Profesores habituales / habituales discontinuos Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 2 de 18

3 2. INTRODUCCIÓN Este manual de usuario describe la metodología a seguir para la renovación de las solicitudes de comedor del curso en los centros escolares dependientes de la Junta de Castilla y León, en particular, las funcionalidades y capacidades de la dirección de centro. La dirección de centro se encargará de la renovación e inserción de las solicitudes de comedor de los alumnos de su centro que durante el curso sean transportados. La renovación de las solicitudes de los alumnos beneficiarios de ayuda ya ha sido realizada por los gestores de la aplicación, en base a las solicitudes de ayuda que han sido grabadas por los padres y directores. La renovación e inserción de las solicitudes de alumnos no beneficiarios de ayuda será realizada por la empresa concesionaria, en el caso de alumnos habituales o habituales discontinuos o esporádicos, por el servicio 012, también en el caso de alumnos esporádicos, y por los padres que estén registrados en el sistema, en el caso de alumnos no transportados. Las empresas y los padres podrán desconfirmar su solicitud de comedor si no van a asistir al comedor. La renovación e inserción de las solicitudes de profesores (profesores/profesores cuidadores/personal cocina administración) habituales/hab. disc. será realizada también por la dirección de centro. Los profesores esporádicos podrán ser dados de alta por las empresas y 012. Cualquier gestión y/o interacción con el Sistema de Gestión está limitada a los centros y comensales, participantes en el programa, de su centro. 3. PLATAFORMA DE COMEDORES ESCOLARES La plataforma de Comedores Escolares está dirigida a gestionar las solicitudes de comedor escolar de los comensales (alumnos y profesores) del centro. El acceso a la Plataforma de Ayudas de Comedores Escolares se realizará a través de la dirección REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Para acceder a la Plataforma se recomienda utilizar el navegador web Chrome o una versión actualizada de Firefox ACCESO AL PROGRAMA El acceso a la aplicación es nominal y todos los usuarios deben estar registrados (LOPD). Los usuarios de la Dirección del Centro que van a gestionar el programa están dados de alta en el Sistema de Comedores Escolares y cuentan con su USUARIO y CONTRASEÑA del servicio. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 3 de 18

4 Para entrar en la aplicación, desde la página de inicio, cada usuario debe introducir el Nombre de usuario y la Contraseña de acceso. El Nombre de usuario coincide siempre con el identificador del centro. Tras pulsar el botón Acceder se accede a la página inicial de la aplicación: OBTENER UNA NUEVA CONTRASEÑA Si no se recuerda la contraseña de acceso al sistema de comedores escolares, el sistema ofrece la posibilidad de obtener una nueva contraseña. Para ello, hay que pulsar sobre el enlace "He olvidado la contraseña", situado debajo del botón Acceder, tal como ilustra la pantalla siguiente: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 4 de 18

5 Se abre una pantalla en la que hay que introducir el Nombre de Usuario, que es el código del centro, y tras ello pulsar el botón Enviar. Entonces se envía al correo electrónico del centro un código de confirmación, y se abre otra pantalla en la que hay que introducir dicho código de confirmación. También se puede acceder a esta pantalla pulsando en el enlace Si ya dispone del código pulse aquí. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 5 de 18

6 Una vez que se introduce el código de confirmación, al pulsar en el botón Enviar código se envía al correo electrónico del centro otro mensaje en el que se indicará la nueva contraseña para acceder a la aplicación CAMBIO DE CONTRASEÑAS Y DATOS PERSONALES Desde la aplicación, cada usuario tendrá acceso a sus datos personales, con la opción de consultar y modificar. Para acceder a los datos personales de cada usuario, hay que pulsar en el enlace Cambiar contraseña. La pantalla de Cambiar contraseña es la siguiente: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 6 de 18

7 Desde esta pantalla es posible corregir el CIF/NIF, nombre, apellidos, y cambiar la contraseña existente por una nueva que será preciso repetir por cuestiones de seguridad. Una vez terminadas las ediciones, el botón Grabar permite guardar los cambios. La nueva contraseña estará activa desde ese momento y los sucesivos accesos al sistema requerirán la nueva acreditación CÓMO DESCONECTARSE O CERRAR SESIÓN Para ello hay que pulsar el enlace Desconectar, tal como se india en la pantalla siguiente: Por seguridad cada vez que se termine de realizar las acciones pertinentes en la aplicación debe realizarse esta acción. Tras desconectarse se vuelve a la pantalla inicial de acceso, en la que se puede introducir el Nombre de usuario y Contraseña para volver a acceder al sistema. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 7 de 18

8 4. DIRECCIÓN DE CENTRO: FUNCIONALIDADES El sistema de gestión de Ayudas de Comedores Escolares permitirá a la Dirección de centro llevar a cabo la renovación / inserción de las solicitudes de plaza de comedor de alumnos que en el curso vayan a acudir al comedor como comensales transportados, la renovación / inserción de las solicitudes de plaza de profesores que en el curso vayan a acudir al comedor como comensales habituales / habituales discontinuos y el seguimiento del resto de las solicitudes de comedor escolar de los alumnos y profesores de su centro. Todo esto se realizará a través del menú Renov Se podrán renovar como transportados las solicitudes de plaza de los alumnos que ya acudían al comedor durante el curso (fueran o no fueran transportados) e insertar las solicitudes de plaza de los nuevos del curso (idem para profesores hab./hab. disc.). También se podrá consultar la información acerca del resto de solicitudes del centro. Las opciones disponibles en el menú de Renov son las siguientes: 4.1. RENOVACIÓN DE SOLICITUDES DE PLAZA DE ALUMNOS TRANSPORTADOS Al seleccionar la opción Renov Solicitudes Plaza Comedor , se accede a la pantalla de Selección de solicitudes, en la cual por defecto aparecerá el listado de las solicitudes de plaza de los pertenecientes al centro, tanto los que ya estén validados como los que todavía estén pendientes de validar. Las solicitudes de plaza han sido generadas a partir de las solicitudes de comedor del curso ,incrementando un curso a las mismas (salvo profesores). Para los alumnos que el año pasado figuraran en 4º E.S.O no se ha generado solicitud para renovación, al considerarse que pasan a Bachillerato. El tipo de servicio de la solicitud (transportado, habitual, habitual discontinuo o esporádico, de color rosa, blanco, azul y verde respectivamente) coincide con el que tuvieran en el curso 2015/2016, salvo los que ya hayan sido validados, que ha podido cambiar. La leyenda que aparece en la parte inferior de la pantalla refleja esta información. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 8 de 18

9 En el listado aparecerán prefiltradas las solicitudes de plaza de tipo transportado, y aparecerán ordenados por apellidos y nombre, siendo posible ordenar por otros criterios utilizando los botones. La siguiente pantalla muestra el formato del listado de solicitudes de plaza: BÚSQUEDA DE SOLICITUDES DE ALUMNOS En la parte superior de la pantalla se puede introducir una serie de criterios para filtrar las solicitudes que se muestran en el listado. Gracias a estos criterios se puede buscar la solicitud de un alumno en concreto o de un conjunto de alumnos según los criterios indicados. Los criterios por los que se puede filtrar son: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 9 de 18

10 Identificador de la solicitud: coincide con el identificador del alumno. Tipo de servicio: Se puede filtrar por solicitudes de tipo transportado, habitual, habitual discontinuo o esporádico. Por defecto aparece seleccionado el tipo transportado. Profesor: Se puede filtrar las solicitudes de profesores. Padre/Madre/Tutor: Se puede filtrar por el nombre, apellidos, documento y teléfono de los responsables del alumno. Alumno: Se puede filtrar por el nombre y apellidos. Estado: Se puede seleccionar que se muestre las solicitudes validadas, no validadas o ambas. Filtro avanzado: Pulsando en este enlace aparecen los siguientes criterios de filtrado adicionales: o Ayuda: Se puede filtrar por solicitudes con ayuda 100%,75%,50% o 0%. o Etapa escolar: Se puede filtrar por la etapa escolar, curso o aula del alumno o Mostrar anuladas y/o No anuladas: Permite consultar aquellas solicitudes de comedor que están anuladas y/o que no están anuladas. Como ejemplo del uso de los criterios de búsqueda, para mostrar todas las solicitudes de plaza que figuran para el centro independientemente del tipo de servicio (no solo las de que aparecen inicialmente), habría que marcar todas las casillas de tipo de servicio Habitual, Habitual discontinuo, Esporádico y Transp.. Si no está marcada ninguna de las casillas, se buscarían igualmente todos los tipos de servicio. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 10 de 18

11 Tras introducir los criterios de búsqueda, al pulsar en el botón Buscar aparecerá el listado de todas las solicitudes que cumplen los criterios indicados. Si se pulsa el botón Limpiar se borran los criterios de búsqueda y se muestra el listado de todas las solicitudes de plaza de transportados (las que se muestran inicialmente). En el listado se muestra diversa información asociada a las solicitudes de plaza, como son el identificador de la solicitud, el nombre, apellidos y documento del solicitante, el nombre y apellidos del alumno y los datos del centro escolar. En el caso de profesores, aparece el tipo de profesor (profesor/profesor cuidador/personal cocina administración) en lugar del nombre del alumno. Pulsando sobre el botón ordena el listado según el campo asociado. Inicialmente las solicitudes de plaza de comedor no están confirmadas, salvo las de alumnos que hayan solicitado ayuda de comedor para el curso 2016/2017, cuya solicitud como alumno habitual ya ha sido confirmada por los gestores de la aplicación e incluye la cuenta bancaria validada, tipo de servicio y fecha de inicio indicada por los padres, y las de alumnos de tipo habitual/hab. dis. ó esporádico que hayan sido confirmados por sus responsables a través de Internet o por la empresas concesionarias. Las solicitudes sin confirmar aparecen con el fondo en rojo, mientras que las solicitudes ya confirmadas aparecen con el fondo en verde, tal como se muestra en las siguientes imágenes: Sin confirmar: se Confirmado: CONFIRMACIÓN DE SOLICITUDES DE PLAZA DE ALUMNOS TRANSPORTADOS Para confirmar la solicitud de plaza de comedor de un alumno transportado en el curso , primero tendremos que buscar dicho alumno en el listado de solicitud disponibles, utilizando para ello los criterios de filtrado. Una vez encontrada la solicitud del alumno sin confirmar (fondo rojo), basta con hacer clic sobre el botón de Confirmar SOLICITUD DEL ALUMNO como TRANSPORTADO Solicitud Confirmada (fondo verde). y dicha solicitud pasará a estado Si el alumno no disponía de solicitud como transportado en el curso , sino que figuraba como habitual, habitual discontinuo o esporádico, se pedirá confirmación antes de realizar la confirmación de la solicitud como transportado. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 11 de 18

12 DESHACER LA CONFIRMACIÓN DE UNA SOLICITUD DE PLAZA DE ALUMNOS TRANSPORTADOS Análogamente al apartado anterior, si se ha confirmado por error y se desea deshacer la confirmación de una solicitud de plaza de comedor de un alumno como transportado en el curso , primero tendremos que buscar dicho alumno en el listado de solicitudes disponibles, utilizando para ello los criterios de filtrado. Una vez encontrada la solicitud del alumno que ya ha sido confirmada (fondo verde), basta con hacer clic sobre el botón de Deshacer la confirmación Confirmada (fondo rojo). y dicha solicitud volverá al estado de Solicitud No CONSULTA DE DATOS DE LAS SOLICITUDES Para consultar los datos de la solicitud de un alumno, hay que buscar dicho alumno en el listado de solicitudes de plaza disponibles, utilizando para ello los criterios de filtrado, y después pulsar en el icono Detalles. Así se accederá a la pantalla que muestra los datos detallados de la misma. La pantalla de detalle de los datos de las solicitudes es como la siguiente: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 12 de 18

13 Los botones que aparecen en la parte inferior de la pantalla permiten consultar el detalle de la anterior o siguiente solicitud de plaza de comedor sin confirmar siguiendo el orden que figurase en el listado de solicitudes, o bien volver a la pantalla del listado de solicitudes CORRECCIÓN DE DATOS Y CONFIRMACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ALUMNOS TRANSPORTADOS Otra forma de realizar la confirmación como transportado de las solicitudes de plaza de los alumnos que todavía no estén confirmadas, es a través de la pantalla de edición, desde la cual también se pueden realizar pequeñas correcciones en los datos de las mismas. Para ello, tendremos que buscar la solicitud del alumno en el listado de solicitudes de plaza sin confirmar disponibles, utilizando para ello los criterios de filtrado, y después pulsar en el botón Modificar. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 13 de 18

14 Así se accede a los datos detallados de dicha solicitud, donde se podrán editar los siguientes datos de la misma (los que aparecen con el fondo en blanco): Datos del alumno: Se puede corregir el documento, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, provincia, localidad, domicilio, código postal, etapa escolar, curso y aula. Datos del Padre/Madre/Tutor: Se puede corregir el documento, nombre y apellidos, relación, teléfonos y . Tipo de ayuda: Se puede corregir la fecha de comienzo desde la cual el alumno transportado hará uso del comedor. Por defecto está puesta la fecha de comienzo del curso , el 12 de septiembre. Para guardar las correcciones realizadas y confirmar la solicitud de plaza de comedor de ese alumno como transportado, hay que pulsar el botón Confirmar, guardar y cargar siguiente, del conjunto de botones de la parte inferior de la pantalla. De este modo la solicitud quedará confirmada, y se mostrarán los datos de la siguiente solicitud sin confirmar siguiendo el orden que figurase en el listado de solicitudes. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 14 de 18

15 Si no se desea confirmar la solicitud mostrada, se pueden utilizar los botones Anterior y Siguiente para cargar los datos de la solicitud de plaza anterior o siguiente que todavía no esté confirmada, siguiendo el orden que figurase en el listado de solicitudes. En este caso NO se grabarán las correcciones realizadas en la solicitud. Para volver a la lista de solicitudes, basta pulsar el botón Volver OBTENCIÓN DE FICHEROS PDF Y EXCEL DE LAS SOLICITUDES El listado de las solicitudes de plaza confirmadas y no confirmadas puede ser exportado un fichero PDF a través del enlace Generar listado en PDF de las solicitudes mostradas, situado en la parte inferior de la pantalla. También se puede generar un fichero Excel con todos los datos que figuran para las solicitudes a través del enlace Generar fichero Excel con las solicitudes mostradas. Cabe indicar que las solicitudes que aparecerán en los ficheros serán las mostradas en el listado habiendo aplicado los criterios de filtrado, es decir, se puede realizar un filtrado previo por algunos criterios, acotando los resultados y crear el fichero con esas solicitudes mostradas. Un ejemplo del formato del documento en formato PDF que se obtiene es el siguiente: Los datos de las solicitudes de plaza de comedor que aparecen en el fichero Excel son: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 15 de 18

16 Id: Identificador del alumno. Responsable del solicitante: Nombre, primer apellido, segundo apellido, DNI, teléfono y . Solicitante de la beca: Nombre, primer apellido, segundo apellido, localidad (provincia), domicilio, código postal, curso, cuenta bancaria. Centro escolar: Ayuda, servicio, nombre del centro (Id), localidad (provincia), fecha de inicio de la solicitud, fecha de fin de la solicitud INSERCIÓN DE NUEVAS SOLICITUDES DE PLAZA DE ALUMNOS TRANSPORTADOS Si un alumno que será transportado en el curso no asistió al comedor durante el curso , no aparecerá en el listado de solicitudes de plaza disponibles desde la opción Renov Solicitudes Plaza Comedor En ese caso, será necesario insertar una nueva solicitud de plaza como alumno transportado para el curso a través de la opción Renov > Nueva Solicitud de Plaza. Los datos que hay que rellenar para insertar la solicitud son los siguientes(los campos en los que aparece un asterisco de color naranja son obligatorios): Datos del Comedor Escolar/Concesionaria: Aparecerán rellenados automáticamente. Pulsando sobre Datos del Comedor Escolar/Concesionaria, se abre un panel con la información del centro escolar y de la empresa cocesionaria. Datos del Alumno: Se puede rellenar el DNI, nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, provincia, localidad, domicilio, etapa escolar, curso y aula. Tras introducir el nombre y apellidos del alumno, se recomienda pulsar en el botón Buscar para que el sistema busque información precargada con anterioridad sobre ese alumno. En caso de que el sistema encuentre al alumno se cargará toda la información asociada al mismo. Datos del Padre/Madre/Tutor: Se puede rellenar el DNI, nombre, apellidos, relación con el alumno, teléfono y de los responsables de un alumno. Por defecto solo aparecerá una fila, pero pulsando en el botón de Mostrar/Ocultar datos de otro padre/madre/tutor Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 16 de 18, aparecerá otra fila

17 para rellenar otro responsable. Pulsando de nuevo el botón de Mostrar/Ocultar datos de otro padre/madre/tutor se ocultará la segunda fila. Tras introducir el DNI del responsable, el sistema buscará si ese DNI ya está precargado con anterioridad en la aplicación, y en ese caso rellenará automáticamente la información asociada al mismo. También se buscará si ese DNI figura como responsable de algún alumno, y en tal caso aparecerá una lista desplegable justo debajo del apartado Datos del alumno, con los alumnos que se hayan detectado como hijos. Si el alumno que queremos insertar ya figura en esta lista desplegable hay que seleccionarlo, para evitar que se duplique la información en el sistema. Si el alumno que queremos insertar no está en la lista, no hay que seleccionarlo, quedando en el desplegable la opción Nuevo alumno. Tipo de ayuda: Hay que seleccionar el tipo de servicio transportado, lo cual fija el porcentaje de ayuda al 100% y rellenar la fecha de comienzo en que el alumno empezará a asistir al comedor. Por defecto aparecerá rellanado el 12 de septiembre de Observaciones: Podrá rellenarse alguna observación a cerca de la solicitud. SE RECOMIENDA EMPEZAR INTRODUCIENDO LOS DATOS DEL PADRE/MADRE/TUTOR, Y SELECCIONAR EL ALUMNO DEL DESPLEGABLE DE ALUMNOS SI ES QUE YA EXISTE. Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 17 de 18

18 Una vez rellenados todos los datos hay que pulsar el botón Grabar para guardar la solicitud. Si alguno de los datos introducidos no es correcto la aplicación avisará al usuario para que proceda a su corrección, especificando los motivos del error. Si la solicitud se guarda correctamente se incluirá en el listado de solicitudes confirmadas (fondo en verde) de la opción Renov 16-17Solicitudes Plaza Comedor RENOVACIÓN / INSERCIÓN DE SOLICITUDES DE PLAZA DE PROFESORES HABITUALES / HABITUALES DISCONTINUOS De forma equivalente a lo explicado para, los directores pueden confirmar como comensales habituales / habituales discontinuos a los profesores de su centro. Para ver las solicitudes de plaza de profesores disponibles, desmarque la casilla Transp., marque la casilla Profesor en los criterios de filtrado, y pulse el botón buscar. Las solicitudes de plaza disponibles le aparecerán en el listado. Si no hay solicitud de plaza disponible en el listado y debe insertar una nueva solicitud, recuerde seleccionar el tipo Profesor en lugar de Alumno: Sistema de Gestión de Comedores Escolares de MA_Comedores 18 de 18