VI. Disposiciones Específicas. 1.1 Codificación y Registro: Codificación:

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3 VI. Disposiciones Específicas 1.1 Codificación y Registro: Codificación: Los Bienes que constituyen el patrimonio de la entidad tendrán un código único y permanente que los diferencia de cualquier otro bien. Dicha codificación se realizara asignando al bien (12) dígitos, a través de los cuales se le clasificara e identificara. El código patrimonial está dividido en: Grupo (2 dígitos), Clase (2 dígitos) Denominación o Tipo de Bien (4 Dígitos) que se muestran en el CNBME. A los que se incluye numero correlativo (4 Dígitos) generados por el Modulo Muebles del SINABIP, al momento de realizar el registro. En los documentos que sustenten los distintos actos de adquisición, administración, así como los procedimientos de alta y baja de bienes, se debe individualizar el bien, señalando, además los 12 dígitos de su código patrimonial. Los Bienes adquiridos en conjunto deben ser codificados individualmente, de conformidad con el CNBME. El código patrimonial asignado a cada bien mueble es único y permanente. Este código se genera cuando es dado de alta y se excluye cuando el bien es dado de baja. No puede existir más de un bien mueble con el mismo código dentro de la misma entidad. La identificación es el símbolo material mediante el cual se consigna en un bien mueble en forma obligatoria: el nombre o siglas de la entidad y los 12 dígitos del código patrimonial. Adicionalmente, se pueden incluir otras características relevantes para identificar al bien mueble como: nombres, cuneta contable, código interno, etc. según sea conveniente ya sea en la misma etiqueta o en otra. En caso de que el símbolo materia sufra algún daño o deterioro, el servidor civil que tiene asignado el bien, comunicara el hecho inmediatamente a la UCP para su reemplazo o generar un nuevo símbolo material de identificación Registro: El Registro de los Bienes estatales consiste en las acciones de carácter técnico que debe realizar la UCP en coordinación con la Unidad de Logística y la Unidad de Contabilidad, con el fin de registrar adecuada y oportunamente los bienes adquiridos por la entidad. El registro se realizará en forma cronológica, anotándose la denominación, detalles técnicos, características, documentos fuentes, valores, cuentas contables y referencias relativas al ingreso de los bienes. La UCP, con copia de la Orden de Compra, NEA, PECOSA, u otro documento que la Unida de Logística deberá de alcanzarle en copia deberá verificar la integridad del bien, registrarlo y asignarle el correspondiente código patrimonial y usuario responsable a quien se le asignara en uso. El registro de los bienes estará acorde con el CNBME y el Modulo Muebles del SINABIP. 1.3 Obligación de los Usuarios: Es deber de todo servidor civil, proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen dichos bienes par afines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido específicamente destinados. Cada servidor civil es responsable de la existencia física, permanencia, y conservación de los bienes a su cargo, independientemente de su nivel jerárquico por lo que deberá adoptar las medidas del caso para evitar pérdidas, sustracción o deterioro que pueden acarrear responsabilidad de acuerdo a la normatividad. (Directiva N /SBN- Ley N 29151)

4 1.5 Supervisión de Bienes Muebles: La Unidad de Control Patrimonial supervisara la presencia física de los bienes en base a la verificación de una muestra tomada del ultimo inventario realizado según lo norma el Reglamento de la Ley Ley General Del Sistema Nacional Bienes Estatales, aprobado mediante Decreto Supremo N VIVIENDA, las entidades pertenecientes al Sistema Nacional de Bienes Estatales deben efectuar un inventario anual, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior por lo que se entrega al trabajador responsable la relación de los bienes que tiene asignado (Formato de Inventario) En dicho caso los usuarios deberán dar las facilidades a fin que dicha Unidad realice la supervisión correspondiente la misma que se realizará en forma periódica e inesperada La UCP realizara las coordinaciones previas con la Oficina de Administración y Finanzas a fin de que se brinde las facilidades del caso, incidiendo en : Comprobación de la presencia física de los bienes Ubicación del bien Estado de conservación del bien Condiciones de utilización del bien Condiciones de seguridad y custodia del bien Responsables que estén a cargo del bien En caso de existir faltantes la Unidad de Control Patrimonial requerirá al último usuario que tenía asignado el bien faltante la información sobre el destino del mismo, debiendo el servidor civil dar respuesta al requerimiento adjuntando la documentación que sustente el descargo correspondiente. Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario no proporcione información o ésta sea insuficiente, la UCP recopila la documentación que contengan las investigaciones realizadas y organizara un expediente administrativo, para poner a consideración de la Oficina de Administración y Finanzas, a fin de darle el tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las acciones administrativas a que hubiere lugar. Asimismo de existir casos de bienes faltantes debido a negligencia, la UCP remitirá los antecedentes respectivos a la Secretaria Técnica de Procesos Administrativos Disciplinarios, a efectos que se promueva el procedimiento a que hubiere lugar para determinar las posibles responsabilidades En tanto se lleve a cabo la supervisión programada no se deben realizar desplazamientos de los bienes muebles, salvo excepciones que deberán ser puestos de conocimiento de la Unidad de Control Patrimonial. 1.6 De la Pérdida, Sustracción y Recuperación de los Bienes Asignados en Uso La adquisición de bienes mediante reposición implica la recepción por parte del responsable de un bien de características iguales, similares, mejores o equivalentes en valor comercial, en reemplazo de otro que ha sufrido los siguientes acontecimientos: a) Pérdida, robo, hurto o daño total o parcial, en este caso la reposición del bien corre a cargo del trabajador cuya responsabilidad haya quedado determinada. b) Siniestro en caso el bien se encuentre asegurado. La reposición, estará a cargo de la compañía

5 aseguradora; y, c) Vicios o defectos que afecten su correcto funcionamiento en caso cuente con garantía. La obligación de reponer es de cuenta del proveedor. El trabajador responsable deberá presentar un informe por escrito dirigido a su jefe inmediato, a fin de que este realice las investigaciones respectivas e informe a la Oficina de Administración y Finanzas, adjuntando copia de la denuncia policial de corresponder, presentando dentro de las 24 horas de sucedido los hechos, No se aceptaran bienes en reemplazo que tengan características técnicas inferiores al original. Dicha reposición se hará en un plazo máximo de 30 días calendarios siguientes de sucedidos los hechos, la Unidad de Control Patrimonial suscribirá el Acta de Entrega-Recepción y elaborara el Informe Técnico precisando si el bien recibido por la entidad en atención, a las circunstancias detalladas en el numeral 6.6.1, cuenta con las características exigibles y lo elevará a la Oficina de Administración y Finanzas para su evaluación. Asimismo cuando resulte exigible la valorización de bienes, esta se realiza sobre la base de la metodología establecida en el Reglamento Nacional de Tasaciones del Perú, en adelante RNTP y los resultados obtenidos deben estar consignados en el Informe de Tasación. En caso la naturaleza del bien lo requiera o de no contar con profesionales o personal técnico calificado con conocimientos en tasaciones, las entidades podrán contratar los servicios de un perito tasador. La tasación se realizará a valor comercial y tendrá una vigencia de (08) meses desde su elaboración. La Oficina de Administración y Finanzas de encontrar conforme el Informe Técnico, emitirá la correspondiente resolución administrativa resolviendo: a) Aprobar la reposición del bien; b) Dar de alta el bien entregado en reposición en el registro patrimonial y contable de la entidad. Concluido el procedimiento la OAyF será la responsable de remitir a la SBN, en un plazo no mayor a los diez (10) días hábiles, copias de la siguiente documentación: a) La resolución administrativa que aprueba la reposición y el alta detallando el bien y su valor. b) El IT, y; c) El Acta de Entrega y Recepción El órgano de Control Institucional de la Entidad, ante cualquier irregularidad que se presente en la administración de los bienes patrimoniales de la Entidad, deberá tomar conocimiento por parte de la Oficina de Administración y Finanzas para que así pueda actuar conforme a su propio reglamento Todo trabajador de la Municipalidad Distrital de Yanahuara, cualquiera sea su nivel jerárquico y condición laboral o contractual en caso específico de cese, licencia, renuncia definitiva o destitución del trabajador, deberá presentar la CONSTANCIA DE NO ADEUDAR BIENES A LA INSTITUCIÓN, la misma que será emitida por el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial, una vez que este haya verificado la entrega de cargo del trabajador responsable a la vez el archivo documentario (Formatos de Inventarios-PECOSAS) siendo de responsabilidad de exigir la presentación de dicha constancia el Jefe de la Unidad de Recursos Humanos y la Unidad de Tesorería previo al pago de los derechos sociales que le corresponden. Ver Anexo II.

6 6.7 Del Control, Uso y Conservación de los vehículos de la Municipalidad Distrital de Yanahuara: El personal encargado de la conducción de cada vehículo es responsable de su correcta utilización y de su adecuada conservación, mientras lo tenga asignado. Los usuarios de vehículos deberán tomar las precauciones debidas para evitar daños o pérdidas, esto incluye la utilización obligatoria de los dispositivos de seguridad. (Cinturón de Seguridad, Seguro de timón y puertas, de aros, indicadores de tableros, luces y alarmas de ser necesarios, etc.) Asimismo la persona responsable de la conducción del vehículo, deberá portar su licencia de conducir vigente de acuerdo a la categoría correspondiente, tarjeta de propiedad del vehículo, credencial de la entidad, tarjeta y calcomanía del seguro SOAT El responsable de la Unidad de Logística y Servicios Generales deberá proveer el documento de autorización y controlar que el abastecimiento de combustible se efectué por la cantidad autorizada y en los grifos autorizados. También el responsable de las Unidades Vehiculares deberá llevar el control de kilometraje recorrido, que sirve de sustento para el servicio de mantenimiento del vehículo, el cual debe efectuarse en las factorías autorizadas. Para el mantenimiento y reparaciones que deban efectuarse Cada Conductor deberá de elaborar, a fin de solicitar el mantenimiento preventivo y/o correctivo un reporte de las ocurrencias habidas con el vehículo durante su servicio, además deben revisar diariamente los niveles de gasolina, aceite, agua de radiador, agua destilada de la batería, líquido de frenos, embrague, presión y estado de llantas, herramientas, accesorios, etc. y solicitar oportunamente el mantenimiento o reparación a fin de mantener el vehículo en perfecto estado. Efectuara, además la anotación en la bitácora de control el kilometraje y limpieza de la unidad, permanentemente durante su servicio hasta la terminación de su jornada de trabajo El jefe de la Unidad de Logística y Ss. Generales es el responsable de hacer cumplir las normas contenidas en la presente Directiva a su personal a su cargo asimismo de su difusión entre los usuarios. VII DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS: Sexto.- En todo lo no previsto en la presente Directiva, se aplicará supletoriamente las disposiciones de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, las Directivas de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales-SBN y el Código Civil en lo que corresponda, así como al normatividad y procedimientos administrativos vigentes. La Oficina de Administración y Finanzas como todas las Gerencias y Unidades ejecutoras del Pliego de la Municipalidad Distrital de Yanahuara, tendrá a su cargo la adecuada y oportuna difusión de las disposiciones establecidas en la presente Directiva Administrativa. Así como el cumplimiento de las medidas internas conducentes a alcanzar los objetivos de la institución.