CIRCULAR INFORMATIVA - AÑO 2018 ENVÍO DE INFORMACIÓN A ENTIDADES ESTATALES Y OTRAS OBLIGACIONES

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1 CIRCULAR INFORMATIVA - AÑO 2018 ENVÍO DE INFORMACIÓN A ENTIDADES ESTATALES Y OTRAS OBLIGACIONES Procedemos a indicar algunas de las obligaciones que deberán cumplir las sociedades y sucursales de sociedades extranjeras en Colombia durante el año Esperamos que esta información sea de su interés. 1. OBLIGACIONES FRENTE A LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Algunas sociedades y sucursales de sociedades extranjeras (las Entidades o individualmente la Entidad ) tienen la obligación de enviar información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, a la Superintendencia de Sociedades (la SuperSociedades ). El cumplimiento de esta obligación depende entre otros, del grado de supervisión al que están sometidas dichas Entidades frente a la SuperSociedades. De conformidad con lo establecido en la Ley 222 de 1995, los tres (3) grados de supervisión que ejerce la SuperSociedades son: 1.1. Inspección: atribución de la SuperSociedades para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, la forma, detalle y términos que ella determine sobre la información que requiera (en determinado momento) de la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Financiera Vigilancia: atribución de la SuperSociedades para velar que las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, en su formación, funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos. Esta supervisión es permanente Control: atribución de la SuperSociedades para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo de cualquier sociedad comercial no vigilada por otra superintendencia. Las Entidades sometidas a vigilancia y control, están obligadas a reportar los Estados Financieros de fin de ejercicio al 31 de diciembre del 2017, certificados y dictaminados, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto de la Supersociedades. Por su parte, las Entidades sometidas a inspección, estarán obligadas a remitir la misma información, cuando así lo requiera la SuperSociedades mediante acto administrativo de carácter particular. A su turno, mediante Circulares Externas y , ambas del 10 de noviembre de 2017, la SuperSociedades estableció los plazos para que tanto las Entidades del Grupo 1 como del Grupo 2 (de conformidad con el Decreto 2420 del 2015), respectivamente, envíen los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017, certificados y dictaminados (la Información Financiera ), junto con los documentos adicionales indicados en dichas circulares, a través del denominado Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN). Los plazos para el envío de dicha Información Financiera en el año 2018 se 1

2 determinan según los dos (2) últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT), sin tener en cuenta el digito de verificación, así: Plazos para el envío de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2017, separados e individuales, para NIIF Plenas o Pymes: Últimos dos dígitos del NIT Información 2018 Últimos dos dígitos del NIT Información Martes 03 de abril Martes 17 de abril Miércoles 04 de abril Miércoles 18 de abril Jueves 05 de abril Jueves 19 de abril Viernes 06 de abril Viernes 20 de abril Lunes 09 de abril Lunes 23 de abril Martes 10 de abril Martes 24 de abril Miércoles 11 de abril Miércoles 25 de abril Jueves 12 de abril Jueves 26 de abril Viernes 13 de abril Viernes 27 de abril Lunes 16 de abril Lunes 30 de abril Programación de Informe 42 - Prácticas Empresariales: Últimos dos dígitos del NIT Información 2017 Últimos dos dígitos del NIT Información Lunes 7 de mayo Martes 15 de mayo Martes 8 de mayo Miércoles 16 de mayo Miércoles 9 de mayo Jueves 17 de mayo Jueves 10 de mayo Viernes 18 de mayo Viernes 11 de mayo Lunes 21 de mayo Ahora bien, las circulares mencionadas señalan, además, que los Estados Financieros de fin de ejercicio sólo se entenderán recibidos en la medida en que también se presenten los documentos adicionales que se indican más adelante, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha concedida como plazo para el envío de la Información Financiera según su número de NIT, en formato.pdf a través de la sección "Presentación Informes Empresariales", sub sección " documentos adicionales" del portal web de la SuperSociedades ( Las Entidades vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos: a. Documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los Estados Financieros remitidos a la entidad cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 de la ley mencionada. b. Informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o desaprobación (artículo 46 de la Ley 222 de 1995), debe contener también el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad 2

3 intelectual y derechos de autor. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras. c. Dictamen del revisor fiscal. d. Notas explicativas de los Estados Financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los Estados de Situación Financiera, de Resultado Integral del Ejercicio y del Otro Resultado Integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo. Respecto de las Entidades inspeccionadas, éstas sólo deberán presentar los documentos mencionados en los literales a) y d) anteriores. No obstante, el informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser solicitados por la SuperSociedades en cualquier momento. Las circulares referidas también indican los plazos y condiciones para la presentación de Estados Financieros consolidados, documentos adicionales e información financiera de fin de ejercicio para Entidades en acuerdos recuperatorios, a la vez que señalan el detalle de los pasos a seguir para registrar y presentar toda la información solicitada en SIRFIN, así como algunas generalidades acerca del programa XBRL Express. También debe tenerse en cuenta que dichas circulares establecen que las Entidades sujetas a inspección y que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, no se encuentran obligadas a enviar a la SuperSociedades la información financiera, sino, que deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico según las instrucciones allí señaladas. En cambio, las Entidades en liquidación voluntaria sometidas a vigilancia sí se encuentran obligadas a remitir a la SuperSociedades la información financiera, pero bajo las condiciones especiales allí establecidas. Igualmente, las Entidades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2017 en un (1) solo informe. Por último, debe tenerse en cuenta que el incumplimiento de las obligaciones señaladas podrá dar lugar a la imposición de sanciones por parte de la SuperSociedades, por lo cual sugerimos estudiar detenidamente cada una de las circulares mencionadas. 2. OBLIGACIONES FRENTE AL BANCO DE LA REPÚBLICA 2.1. Actualización Inversión Extranjera Régimen Cambiario General Formulario No. 15 De conformidad con lo dispuesto en la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 del Banco de la República, Capítulo 7 Inversiones Internacionales, con el fin de mantener actualizada la información de las inversiones extranjeras, las Entidades receptoras de inversión extranjera, esto es, sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras del régimen cambiario general, que no tengan obligación de reportar sus Estados Financieros a la SuperSociedades, deberán enviar, vía electrónica (al Banco de la República) el Formulario No. 15 Conciliación Patrimonial- Empresas y Sucursales del Régimen General. Por lo tanto, quienes presentan 3

4 Estados Financieros a la SuperSociedades, no están obligados ante el Banco de la República a presentar el Formulario No.15. Tampoco lo están aquellas sociedades que, en el ejercicio social a reportar, no hayan presentado cambios en la inversión extranjera, ni aquellas empresas receptoras de inversión extranjera que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria o judicial. Plazo de presentación: El Formulario mencionado, deberá enviarse con posterioridad a la reunión ordinaria de la asamblea de accionistas o de la junta de socios y, en todo caso, a más tardar en las siguientes fechas (plazos que no son prorrogables): - Para las empresas receptoras de inversión de capital del exterior cuyos números del NIT terminen en número par (sin tener en cuenta el número de verificación) el plazo vence el 15 de julio de cada año. - Para las empresas receptoras de inversión de capital del exterior cuyos números del NIT terminen en número impar (sin tener en cuenta el número de verificación) el plazo vence el 15 de agosto de cada año Registro de Inversión Suplementaria al Capital Asignado y Actualización de Cuentas Patrimoniales de las Sucursales Sujetas al Régimen Cambiario Especial (Sector de Hidrocarburos y Minería carbón, ferroníquel y uranio-) - Formulario No. 13 De conformidad con el procedimiento establecido en la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 del Banco de la República, la solicitud de registro de Inversión Suplementaria al Capital Asignado y Actualización de Cuentas Patrimoniales de las sucursales sujetas al régimen cambiario especial (sector de hidrocarburos y minería) deberán enviar (vía electrónica) el Formulario No. 13 Registro de Inversión Suplementaria al Capital Asignado y Actualización de Cuentas Patrimoniales Sucursales del Régimen Especial, aun cuando no hubiese existido movimiento de la cuenta de inversión suplementaria al capital asignado durante el período fiscal anterior. Plazo de Presentación: El Formulario mencionado deberá enviarse a más tardar el 30 de junio del año siguiente al ejercicio social, plazo que no es prorrogable. La no presentación oportuna de los Formularios No. 13 y 15 podrá considerarse como infracción cambiaria sancionable por la SuperSociedades. 3. OBLIGACIONES FRENTE AL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Y MINISTERIO DE TRABAJO En atención a lo dispuesto por el artículo 36 del Decreto 1348 de 1961, compilado dentro del artículo del Decreto 1073 de 2015, las personas dedicadas a la industria del petróleo en las diversas ramas que la integran, incluyendo la 4

5 prestación de servicios técnicos, están en la obligación de suministrar al Ministerio de Trabajo y, al Ministerio de Minas y Energía la información que se relaciona a continuación: 3.1. Nómina de empleados, con especificación de funciones, nacionalidad, tiempo de permanencia en Colombia si fueren extranjeros, estado civil, nombre y nacionalidad del cónyuge, asignación mensual y moneda en que se paga Número de los obreros de la empresa, dividido por grupos de nacionales y extranjeros, anotándose para los extranjeros su nacionalidad, tiempo de permanencia en Colombia y demás requisitos mencionados en el ordinal anterior Nómina de los contratistas con las especificaciones indicadas en los numerales 3.1 y 3.2, y una síntesis de las condiciones y términos de los mismos contratos; 3.4. Valor de los honorarios y remuneraciones, que se pagan a los contratistas, empleados y obreros extranjeros; 3.5. Valor de los honorarios y remuneraciones que se pagan a los contratistas, empleados y obreros colombianos; 3.6. Declaración del tipo de cambio utilizado para la liquidación de los honorarios y remuneraciones que se pagan en monedas extranjeras. Plazo de presentación: Los Reportes de Nómina deberán ser entregados a los Ministerios del Trabajo y el de Minas y Energía antes del 1 de marzo siguiente al año calendario, es decir hasta el 28 de febrero de OBLIGACIÓN FRENTE A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (SIC) Mediante Decreto 090 del 18 de enero de 2018, el Gobierno Nacional modificó el ámbito de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos y creó unos nuevos plazos para que los sujetos que resulten obligados realicen la inscripción de sus bases de datos. Los sujetos que continúan con el deber de registrar sus bases de datos son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100 mil Unidades de Valor Tributario (UVT) y las entidades de naturaleza pública. Los plazos establecidos para realizar el registro de las bases de datos son tres: el primero de ellos es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos por más de UVT, que deberán registrar sus bases de datos a más tardar el 30 de septiembre de El segundo plazo es para las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a y hasta UVT, quienes tendrán plazo de realizar el registro hasta el 30 de noviembre de

6 Por último, el tercer plazo corresponde a las entidades públicas, quienes tendrán plazo para registrar sus bases de datos hasta el 31 de enero de REUNIÓN ORDINARIA DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL La reunión ordinaria del máximo órgano social, esto es de la asamblea de accionistas o junta de socios, se deberá efectuar por lo menos una vez al año en la fecha establecida en los estatutos o, en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (es decir, antes del 30 de marzo de cada año). Las sucursales de sociedades extranjeras no tendrán que cumplir con esta obligación, toda vez que no cuentan en Colombia con un máximo órgano social. Aspectos relacionados con la reunión Ordinaria del Máximo Órgano Social: Convocatoria: Deberá realizarse atendiendo las reglas establecidas en los estatutos o en la ley en cuanto a medio, antelación y órgano encargado de realizarla. Informe de Gestión: Los administradores deberán presentar un informe de gestión, el cual deberá contener la información que se relaciona a continuación, de conformidad con lo expresamente establecido por el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1 de la Ley 603 de 2000: "Artículo 47. Informe de gestión. El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre: 1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio. 2. La evolución previsible de la sociedad. 3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administradores. 4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren". Adicionalmente, el parágrafo 2 del artículo 87 de la Ley 1676 de 2013 señala lo siguiente: Los administradores de las sociedades comerciales están obligados en la memoria de gestión anual, dejar constancia de que no entorpecieron la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores. El revisor fiscal en su dictamen anual deberá pronunciarse sobre el cumplimiento de lo anterior, por parte de la administración. Informes y Documentos: Los Estados Financieros de propósito general, junto con sus notas, y el proyecto de distribución de utilidades deberán ser objeto de revisión y consideración para su aprobación o improbación, por parte de la asamblea de accionistas o junta de socios. 6

7 Derecho de Inspección: De conformidad con lo establecido por el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En las sociedades anónimas y las sociedades en comandita por acciones, los administradores deberán permitir a los accionistas y socios comanditarios ejercer el derecho de inspección dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión ordinaria. En el caso de las sociedades por acciones simplificadas, el derecho de inspección puede ser ejercido por los accionistas dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión. En las sociedades de responsabilidad limitada y en comandita simple, los socios pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier tiempo. 6. RENOVACIÓN DE LA MATRICULA MERCANTIL Las Entidades en Colombia tienen la obligación de renovar su matrícula ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y de los lugares donde tenga inscritos establecimientos de comercio. Dicha renovación deberá hacerse antes del 31 de marzo del 2018 por medio del diligenciamiento del formulario que para el efecto tenga establecido la Cámara de Comercio del domicilio de la Entidad, y el costo de la renovación dependerá exclusivamente de los activos que tenga la misma. En SFA estamos a su entera disposición para asistirle con el cumplimiento de las obligaciones descritas anteriormente y para atender cualquier duda o comentario a que haya lugar. SANCLEMENTE FERNÁNDEZ ABOGADOS S.A. 7