BOLETÍN INFORMATIVO PRINCIPALES OBLIGACIONES 2018

Transcripción

1 BOLETÍN INFORMATIVO PRINCIPALES OBLIGACIONES 2018 Por medio de este boletín compartimos las principales obligaciones legales que deben cumplir las sociedades colombianas, las sucursales de sociedades extranjeras, y las entidades sin ánimo de lucro. Es importante aclarar que en este documento no se incluyen obligaciones legales específicas, para lo cual estamos a su disposición y podremos asesorarlo en asuntos particulares de su interés. Obligaciones Societarias 1. Renovar antes del 31 de marzo de 2018 la matrícula mercantil de la sociedad, de los establecimientos de comercio, de las sucursales de sociedades extranjeras, y de las entidades sin ánimo de lucro ante la Cámara de Comercio del domicilio social y las Cámaras de Comercio en las que se encuentren registrados los respectivos establecimientos. 2. Convocar la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios a reunión ordinaria de conformidad con las disposiciones legales y estatutarias, y con la antelación definida en los estatutos de la sociedad, o en la ley, que en ningún caso podrá ser inferior a 5 días hábiles para las S.A.S. o a 15 días hábiles para los demás tipos de sociedad, a la fecha de la reunión. Se recuerda poner a disposición de los socios o accionistas para su aprobación, los documentos requeridos en el artículo 446 del Código de Comercio y los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, que incluyen, entre otros, el proyecto de distribución de utilidades, estados financieros e informe de gestión. Además, será necesario convocar a la Junta Directiva, si existiere, para los asuntos de su competencia previos a la celebración de la reunión ordinaria de Asamblea o Junta de Socios. 3. Remitir a la Superintendencia de Sociedades -SS- (bajo normas NIIF), los estados financieros separados e individuales con corte a 31 de diciembre de 2017, debidamente dictaminados, y los documentos adicionales que se pueden consultar en la Circular Externa del 10 de noviembre de Están obligadas a proporcionar esta información las siguientes entidades:

2 Tipo de Entidad Definición 1. Que tengan un total de activos superior al equivalente a SMLMV. Entidades vigiladas o controladas por la SS Entidades Empresariales sometidas a inspección de la SS Entidades Empresariales sometidas a vigilancia permanente por parte de la SS Entidades Empresariales que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración Entidades Empresariales que fueren admitidas a un proceso de reorganización 2. Que tengan ingresos totales, incluidos superiores al valor de SMLMV. 3. Que tengan pensionados a su cargo, siempre y cuando se encuentren en una de las siguientes situaciones: o Después de descontadas las valorizaciones, el pasivo externo supera el monto del activo total. o Cuando registren gastos financieros que representen el 50% o más de los ingresos netos operacionales. o Cuando el monto de pérdidas reduzca el patrimonio neto por debajo del 70% del capital social. o Cuando el flujo de efectivo neto en actividades de operación sea negativo. A las cuales les sea impartida la orden de envío de información financiera, mediante acto administrativo. Que a 31 de diciembre del 2017, estén en liquidación voluntaria. Cuyo promotor sea nominado por la SS o una cualquiera de las Cámaras de Comercio del país. Sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución.

3 Los plazos para el envío de esta información son los siguientes: *Verificar con los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el dígito de verificación. 4. Además de lo indicado en el numeral 3 anterior, las Entidades que conformen un grupo empresarial, deberán remitir a la SS hasta el 18 de mayo de 2018 (bajo normas NIIF), los estados financieros consolidados y documentos adicionales indicados en la Circular de Depositar ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad, los estados financieros y sus anexos, con corte al 31 de diciembre de 2017, dentro del mes siguiente a la fecha de realización de la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios. Esta obligación no será exigible para las Entidades Empresariales inspeccionadas, vigiladas o controladas por la SS que tengan la obligación de remitir la información financiera de acuerdo con lo informado en el numeral 3 de este Boletín. 6. Presentar ante la SS el Informe de Prácticas Empresariales (Informe 42) correspondiente al año 2017, en las fechas que se indican en la siguiente tabla:

4 *Verificar con los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el dígito de verificación. Este Informe no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte. 7. Efectuar el pago de la contribución a la SS, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la expedición de la cuenta de cobro respectiva. Esta contribución solo la deberán pagar las sociedades comerciales que actualmente sean vigiladas o controladas por la SS. 8. Obligatoriedad de Revisor Fiscal. Todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos durante el 2017 sean o excedan el equivalente a SMLMV, y/o cuyos ingresos brutos durante el 2017 sean o excedan el equivalente a SMLMV, estarán obligados a nombrar un revisor fiscal. Obligaciones Laborales En el siguiente recuadro encontrará las principales obligaciones laborales que debe cumplir durante el 2018: Obligación Plazo máximo 2018 Implementar y ejecutar el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo SG-SST Durante el 2018 Consignar el auxilio de cesantías en el Fondo de Cesantías escogido por el trabajador 14 de febrero Pagar a los trabajadores los intereses a las cesantías 31 de enero

5 Obligación Plazo máximo de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre Entregar la dotación de calzado y vestido de labor a los trabajadores que devenguen hasta 2 SMLMV y estén vinculados por más de 3 meses Expedir los certificados de ingresos y retenciones por concepto de pagos originados en la relación laboral para efectos tributarios Pago de la prima de servicios (15 días de salario) Gestionar la jornada familiar semestral para que los trabajadores puedan disfrutar con sus familias, en un espacio proporcionado por el empleador o la caja de compensación familiar. En el evento no lograr gestionar esta jornada, deberá el empleador permitir que los trabajadores tengan este espacio de tiempo con sus familiares sin afectar los días de descanso, sin perjuicio de acordar el horario laboral complementario. 16 de marzo 30 de junio y 20 de diciembre 1 día por semestre. Obligaciones Cambiarias 1. Transmitir al Banco de la República el formulario No. 15 "Conciliación patrimonial empresas y sucursales del régimen general" y el "Informe de conciliación patrimonial de sociedades con acciones inscritas en una bolsa de valores". Para las empresas receptoras de inversión extranjera cuyos NIT terminen en número par (sin tener en cuenta el dígito de verificación), el plazo vencerá el 15 de julio de 2018, y las empresas receptoras de inversión extranjera cuyos NIT terminen en número impar, el plazo será hasta el 15 de agosto de Se resalta que las siguientes entidades no están obligadas a transmitir los documentos indicados: Empresas y sucursales de sociedades extranjeras pertenecientes al régimen cambiario general obligadas a presentar estados financieros a la SS por requerimiento de dicha entidad, en desarrollo de sus facultades de inspección, control o vigilancia. Las entidades sin ánimo de lucro, entidades del sector cooperativo, fondos de inversión colectiva, consorcios o uniones temporales y establecimientos de comercio.

6 La Inversión de capital del exterior efectuada en actos o contratos sin participación en el capital, fondos de capital privado y negocios fiduciarios. Las sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia pertenecientes al régimen cambiario especial, que deberán actualizar las cuentas patrimoniales con la presentación del Formulario 13, salvo que se trate de sucursales del régimen especial que desarrollen actividades del régimen general en forma simultánea. En este caso, deberán cumplir con la presentación de los Formularios 15 y 13. Las empresas receptoras de inversión de capital del exterior, cuya inversión no se encuentre registrada ante el Banco de la República. A partir del 2017, las empresas que: i) en el ejercicio social a reportar no se hayan presentado cambios en la inversión extranjera; y ii) las empresas receptoras de la inversión se encuentren en proceso de liquidación voluntaria o judicial, no obstante, transmitan información financiera a la Superintendencia de Sociedades. 2. Es importante resaltar que los inversionistas extranjeros deben contar con un apoderado en Colombia facultado para ejercer la representación de dicho inversionista para efectos cambiarios ante las autoridades de control. Obligaciones Regulatorias 1. Realizar el Registro Nacional de Bases de Datos. Mediante el Decreto 90 del 18 de enero de 2018, la Superintendencia de Industria y Comercio modificó los criterios para determinar a aquellos obligados a realizar el registro de las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los nuevos plazos para efectuarlo. Por lo tanto, sólo estarán obligados a realizar el registro de las bases de datos, (a) las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a Unidades de Valor Tributario -UVT- (la cual tiene un valor de $ por el año 2018), y (b) las personas jurídicas de naturaleza pública. Los plazos para cumplir con el registro de las bases de datos son los siguientes: Obligado Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a UVT Plazo para el registro 30 de septiembre de 2018

7 Obligado Plazo para el registro Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a y 30 de noviembre de 2018 hasta UVT Personas jurídicas de naturaleza pública 31 de enero de 2019 Es importante resaltar que quienes ya hayan realizado el registro de sus bases de datos, a pesar de no quedar obligados a ello en virtud de lo dispuesto en el Decreto 90, no estarán obligados a realizar la actualización del Registro Nacional de Bases de Datos. Se recuerda además que el régimen de protección de datos personales desarrollado por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la demás reglamentación, es exigible a todos aquellos que realicen el tratamiento de datos personales, con independencia de su obligación a efectuar o no el registro de las bases de datos. 2. Implementar el sistema SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo), teniendo en cuenta los requisitos y plazos enunciados en el capítulo 10 la Circular Externa No de la Superintendencia de Sociedades. 3. Las Sociedades vigiladas por la SS, que en 2017 hayan realizado de manera habitual, negocios de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, deberán adoptar un programa de ética y transparencia empresarial, siempre y cando concurra cualquiera de las siguientes situaciones: 1. Negocios o transacciones internacionales realizadas a través de terceros tales como intermediarios, contratistas, sociedad subordinada o sucursal que hubiere sido constituida en otro Estado. 2. Negocios o transacciones internacionales que realice la sociedad que pertenezca a alguno de los sectores que se indican a continuación, con alguno de los criterios referentes a ingresos brutos, activos totales o empleados: Sector Ingresos brutos Activos totales Empleados directos Iguales o superiores a Iguales o superiores a Igual o superior a Farmacéutico SMLMV SMLMV Infraestructura y Iguales o superiores a Iguales o superiores a Igual o superior a construcción SMLMV SMLMV 2.000

8 Sector Ingresos brutos Activos totales Empleados directos Manufacturero Iguales o superiores a Iguales o superiores a Igual o superior a SMLMV SMLMV Minero-energético Iguales o superiores a Iguales o superiores a Igual o superior a SMLMV SMLMV Tecnologías de la información y comunicaciones Iguales o superiores a Iguales o superiores a SMLMV Igual o superior a Actualización del RUT y envío de información a la DIAN para pertenecer al Régimen Tributario Especial. De acuerdo con el Decreto 2150 de 2017, y el comunicado de prensa de la DIAN, del 15 de enero de 2018, las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL) creadas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017 que quieran pertenecer al Régimen Tributario Especial por el año gravable 2017, deben actualizar el RUT con la responsabilidad Régimen Tributario Especial del Impuesto Sobre la Renta y Complementario 04, a más tardar el 31 de enero de Para continuar en dicho régimen durante el año gravable 2018, y obtener el beneficio fiscal en materia del impuesto sobre la renta y complementario, las ESAL deberán presentar y radicar la información necesaria a través del aplicativo que para el efecto disponga la DIAN en su página web, a más tardar el 30 de abril de Las entidades que debido a la Reforma Tributaria (Ley 1819 de 2016) pasan a ser contribuyentes del Régimen Tributario Especial, deberán actualizar el RUT para el año gravable 2017, con la responsabilidad Régimen Tributario Especial del Impuesto Sobre la Renta y Complementario 04, antes del 30 de abril de Además, deberán presentar y radicar la información necesaria a través del aplicativo que para el efecto disponga la DIAN en su página, a más tardar el 30 de abril de 2018, para permanecer en el Régimen Tributario Especial durante el año gravable Resumen de plazos importantes para el 2018 Obligación Plazo máximo 2018 Renovación matrícula mercantil 31 de marzo Reunión ordinaria Asamblea de Accionistas o Junta de socios 31 de marzo

9 Obligación Plazo máximo 2018 Remisión EE.FF individuales y consolidados a la SS Plazos en circular externa de 2017 Un mes después de celebrada la reunión Deposito EE.FF ante Cámara de Comercio ordinaria de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios Presentación ante la SS informe 42 Plazos en circular externa de 2017 Pago de la contribución a la SS 20 días calendario siguientes a la expedición de la cuenta de cobro Obligaciones laborales Plazos indicados anteriormente en el Boletín Transmisión Banco de la República formulario de julio y 15 de agosto Registro de bases de datos 30 de septiembre, 30 de noviembre y 31 de enero de 2019 Implementación SARLAFT Plazos en circular externa de 2016 Actualización RUT en ESAL 31 de enero y 30 de abril