INFORMACIÓN BÁSICA NECESARIA PARA AUDITAR UNA EMPRESA

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1 INFORMACIÓN BÁSICA NECESARIA PARA AUDITAR UNA EMPRESA Indice I. Objetivos II. Alcance III. Procedimientos III. 1 Información contractual y societaria III. 2. Actividades y líneas de negocio III. 3. Gobierno III. 4. Administración y Finanzas III. 5. Empresas participadas / agrupaciones o uniones temporales III. 6. Planificación estratégica III. 7. Auditorías legales III. 8. Organización y control interno III. 9. Producto / Servicio III. 10. Recursos Humanos III. 11. Gestión / Acción comercial III. 12. Aprovisionamientos III. 13. Inmovilizaciones materiales III. 14. Garantías y avales III. 15. Fiscalidad y Seguridad Social III. 16. Cobertura de seguros III. 17. Contingencias o litigios legales I. OBJETIVOS Este programa pretende ser una ayuda para los auditores internos cuando deban realizar la revisión general de una empresa, por primera vez y desde la óptica de Auditoría Interna. Sus objetivos son: Obtener un conocimiento general de la empresa. Facilitar una guía de información básica a obtener y analizar por el auditor interno. 1

2 PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*) Aportar unos de procedimientos de auditoría generales basados en dicha información. Servir de base para la planificación de futuros trabajos de auditoría interna. Favorecer la formación de los auditores internos con menos experiencia. II. ALCANCE (*) Su contenido es válido para cualquier organización con independencia del sector de actividad económica en el que se encuentre. Este programa está elaborado para empresas que revista la forma jurídica de sociedad anónima, por lo que requiere adaptaciones en algunos de sus apartados para ser de aplicación a cualquier otro tipo de Organización. III. PROCEDIMIENTOS III.1 INFORMACIÓN CONTRACTUAL Y SOCIETARIA CONSTITUCIÓN, INSCRIPCIÓN E INICIO DE ACTIVIDADES 1. Efectuar una breve reseña histórica de la empresa con una descripción de sus hitos más relevantes (ampliaciones o reducciones de capital, fusiones o absorciones, etc.). 2. Establecer la estructura societaria: accionistas, porcentaje individual de capital, derecho a voto, etc. 3. Analizar las escrituras de constitución y la inscripción registral de la empresa. 4. Revisar los estatutos de constitución y si han sido objeto de modificaciones comprobar que están debidamente aprobadas por las asambleas celebradas a tales efectos y con las debidas mayorías requeridas por la normativa vigente. 5. Determinar si existe relación contractual entre accionistas y los órganos de gobierno de la entidad. 6. Comprobar la remuneración de los miembros del Consejo de Administración y si se informa correctamente. 7. Evaluar el grado de implicación del Consejo de Administración en la supervisión de la dirección y control de las actividades. 8. Verificar las actas del Consejo de Administración y los acuerdos más importantes adoptados. 9. Analizar las escrituras de apoderamientos y determinar si responden a las necesidades a satisfacer. III. 2 ACTIVIDADES Y LÍNEAS DE NEGOCIO 1. Describir el objeto social, y si es un Grupo de Empresas, la realización (por cuenta propia o a través de la participación en otras sociedades) de las operaciones que lleva a cabo, así como las actividades realizadas por las diferentes sociedades que integran el Grupo. 2. Describir los distintos centros productivos o de servicios existentes con su localización geográfica. Establecer la distribución de las diferentes líneas de negocio por centros. 2

3 3. Determinar las regulaciones legales que le sean aplicables en función del sector de actividad económica a que pertenezca. Analizar si se trata de un sector regulado o de libre competencia. 4. Analizar si existe una supervisión de organismos de intervención como el Banco de España, la CNMV o la Dirección General de Seguros. Establecer las disposiciones legales o de información que le sean aplicables. 5. Determinar cualquier regulación legal que le sea aplicable en función del tipo de negocio o de los productos/servicios que constituyan su objeto social. 6. Comprobar si dispone de un sistema de Gestión de Calidad o de medio ambiente certificado. Establecer la norma internacional de referencia aplicable y el alcance de la certificación obtenida. III. 3 GOBIERNO 1. Obtener el organigrama vigente y la definición de las funciones y responsabilidades de cada nivel establecido. 2. Obtener el organigrama funcional por departamentos, áreas de actividad o de negocio y áreas geográficas, junto con la descripción de funciones y responsabilidades. 3. Cuando sea aplicable, determinar si la organización se ajusta a los principios sobre buen Gobierno Corporativo difundidos por los informes especializados. En este caso, comprobar si la Memoria Anual incluye un capítulo dedicado al Gobierno Corporativo, con expresa indicación del grado de observancia de las recomendaciones más generales en esta materia, así como la información sobre el Consejo de Administración. 4. Establecer la composición y estructura del Consejo en los aspectos siguientes: Número de miembros. Número de Consejeros independientes. Clases de consejeros y equilibrio del Consejo. Comisiones delegadas de control establecidas (Auditoría y Cumplimiento Normativo; Ejecutiva, Nombramientos y Retribuciones) Régimen jurídico aplicable. Estatuto del Consejero. 5. Analizar el funcionamiento del Consejo en lo referido a: Las reuniones. Preparación y desarrollo de las sesiones. Actas. 6. Revisar la designación y cese de Consejeros en cuanto a: Su proceso y la Comisión de Nombramientos. Programa de orientación de nuevos consejeros. Selección de Consejeros independientes. Nombramiento, reelección, ratificación y cese. 7. Revisar la retribución del Consejero en cuanto a: 3

4 Políticas establecidas. Remuneración por todos los conceptos. Estructura de la remuneración. Transparencia. 8. Evaluar las relaciones del Consejo con: Los accionistas. Los accionistas institucionales. Los mercados. Los auditores internos y auditores de cuentas. 9. Para la Junta General de Accionistas, revisar: Reglamento. Preparación y convocatoria. Quórum de constitución. Funcionamiento. Régimen de adopción de acuerdos sociales. Derechos de asistencia y votos (en caso de existir) III.4 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1. Para analizar la situación financiera y patrimonial y su proyección obtener, entre otras, la siguiente información: Estados financieros referidos al menos al cierre de los dos últimos ejercicios, a nivel de empresa o grupo. Cuenta de Explotación a nivel de contabilidad analítica para el mismo periodo. Comparación entre el balance económico y el fiscal. Nivel de Endeudamiento (Préstamos recibidos, importe utilizado, garantías ofrecidas, situación de la deuda, etc.) Planificación financiera. Tesorería (Cobros, seguimiento, caja y control del efectivo; bancos y control de fondos, estado de fondos comprometidos) Presupuesto de gastos e ingresos por centros de coste y líneas de negocio. Cuentas mantenidas con los socios o empresas participadas. A partir de esa información realizar un análisis de la situación financiero-patrimonial de la empresa. 2. Determinar las normas contables generales o sectoriales que sean de aplicación. 3. Establecer los principios contables utilizados y su consistencia. 4. Cuando sea aplicable, revisar el método de consolidación utilizado para la elaboración de los estados financieros del grupo. 4

5 5. Describir el sistema de costes utilizado tanto para la determinación de los resultados analíticos como para la valoración de los activos. 6. Analizar el sistema de información financiera empleado para la dirección y el control de la empresa o grupo. III.5 EMPRESAS PARTICIPADAS/ AGRUPACIONES O UNIONES TEMPORALES 1. Para las empresas en las que se disponga de una participación de dominio o de control obtener la información siguiente: Escritura de constitución o de compra. % de participación. Cifra de negocio. Resultado económico obtenido. Actividad o líneas de negocios. Estados financieros auditados o no. Método de consolidación aplicado. Importe por el que figura la participación contabilizada y criterio de valoración utilizado. 2. Con relación a las UTE, AIE y otras formas de agrupaciones de empresas en las que intervenga la organización, obtener una información referida a: Objeto de la unión. Duración prevista del acuerdo. Nivel de participación y de dirección asumido por la organización. Resultados económicos alcanzados. Estados financieros auditados o no. III. 6 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. 1. Para conocer la estrategia que desarrolla la Organización, obtener y analizar la información relativa a: Plan estratégico de futuro (próximos 3 años) Plan operativo o de empresa a corto plazo. Plan de viabilidad, si procede. Políticas y objetivos de empresa a corto y medio plazo. 2. Revisar el sistema de control de gestión que lleva a cabo el seguimiento de la planificación a medio y corto plazo, el cumplimiento de objetivos y que analiza las desviaciones. 3. Analizar el sistema de reporting a la dirección utilizado como base para la toma de decisiones. 5

6 III. 7 AUDITORÍAS LEGALES 1. Cuando existan informes de cuentas de los auditores de cuentas, revisar su contenido en lo relativo a: A quién se dirige y quienes lo encargaron. El párrafo de "Alcance" y sus limitaciones, si existen. El párrafo o párrafos de "Salvedades". El párrafo de "Opinión". El párrafo o párrafos de "Énfasis". El párrafo sobre el "Informe de Gestión". La firma del informe por el auditor de cuentas. El nombre, dirección y datos registrales del auditor de cuentas. La fecha y contenido del informe. El párrafo legal o comparativo. 2. Revisar el contrato con los auditores de cuentas y la rotación, el alcance y cuantía de los servicios requeridos. 3. Cuando se haya elaborado por los auditores de cuentas un informe de recomendaciones de mejora en los controles y procedimientos de la organización, comprobar las acciones adoptadas por la empresa sobre el mismo. 4. Si existen informes de organismos de control o regulación (Banco de España, Dirección General de Seguros, Tribunal de Cuentas, etc.), analizar su alcance y contenido y, si procede, las acciones tomadas por la organización al respecto. III. 8 ORGANIZACIÓN Y CONTROL INTERNO 1. Determinar si la empresa dispone de normas y manuales de procedimiento Internos formalizados. Revisar el alcance de los mismos. 2. Analizar el sistema de información implantado en la Organización, como fuente de datos para los trabajos de auditoría que se realicen. Revisar si se trata de un sistema integrado y si su actualización asegura que se dispone de información fiable y oportuna. CONTROL INTERNO 3. Comprobar si la organización dispone de un modelo de control definido, su alcance y difusión dentro de la empresa. 4. Analizar la cultura de control de la Organización en cuanto a la existencia de Códigos de Conducta o de Comité de Auditoría. 5. Si la organización dispone de una función de auditoría interna evaluar su implantación, su dependencia funcional y administrativa, las actividades que lleva a cabo, el grado de aplicación de sus recomendaciones y la eficacia alcanzada con las mismas. Además comprobar si han sido objeto de la evaluación de calidad externa. III. 9 PRODUCTO/SERVICIO 6

7 1. Determinar el sector de actividad en el que se encuentra la empresa (primario, secundario o terciario) y su clasificación a efectos de información económica. 2. Establecer si se trata de una actividad de libre competencia o si está total o parcialmente subvencionada. 3. Para el caso de las actividades subvencionadas, analizar el marco legal de referencia aplicable. 4. Para las actividades productivas, tanto del sector primario como secundario, determinar los productos o líneas de productos que forman el objeto social de la empresa. Analizar el sistema productivo utilizado (pedido, contrato, necesidades de mercado, etc.). 5. Para los productos fabricados, determinar si son el resultado de un I + D + i propio o si se fabrican bajo licencia o contrato. 6. En el caso del sector terciario determinar la naturaleza de los servicios que constituyen el objeto social de la organización. Revisar los destinatarios de los servicios y los procedimientos utilizados para su prestación. 7. Determinar el sistema de costes utilizado para calcular el precio de coste de los productos/servicios. Analizar la estructura de costes por los principales componentes (compras de suministros, mano de obra, gastos directos e indirectos de la fabricación o prestación del servicio, etc.). 8. Determinar el valor añadido que aporta a la Organización en el precio de coste final resultante, estableciendo el origen del mismo por sus principales componentes (mano de obra, costes productivos o de prestación del servicio, etc.). III. 10 RECURSOS HUMANOS 1. Obtener la evolución de la plantilla de los dos últimos años, con una breve descripción de su edad, sueldo, primas e incentivos, clasificación profesional, experiencia, etc. 2. Determinar la legislación social que le sea aplicable: a nivel de empresa, sectorial o general. 3. Revisar si la elaboración de la nómina se realiza de forma integrada o descentralizada y si existe un sistema informático específico para su cálculo. 4. Comprobar si está implantado un sistema de retribuciones variables en función de resultados, determinando su cuantía y los colectivos a los que afecta. 5. Analizar si la organización dispone de un sistema de prevención de Riesgos Laborales (PRL). III. 11 GESTION / ACCION COMERCIAL. 1. Determinar el volumen de actividad por centros o zonas geográficas. 2. obtener un desglose de los clientes más relevantes por líneas de negocio. 3. Analizar la cartera de pedidos y el margen previsto. 4. Analizar la información referida a los márgenes netos obtenidos en el año anterior y en el ejercicio actual. 5. Revisar la antigüedad de la deuda de clientes. 6. Evaluar el procedimiento empleado para la gestión de cobros. 7. Comprobar los procesos utilizados para las reclamaciones a los clientes, verificando el grado de consolidación de las deudas. 7

8 III. 12 APROVISIONAMIENTOS. 1. Obtener una información de los proveedores más relevantes por líneas de negocio con el volumen económico contratado en los dos últimos ejercicios. 2. Determinar si la organización dispone de un sistema de gestión de aprovisionamiento basado en la selección de ofertas, contratación y seguimiento de los plazos de entrega. Analizar el grado de informatización de este proceso y la actualización y disponibilidad de la información. 3. Verificar si la empresa dispone de un procedimiento de evaluación de proveedores y el grado de su aplicación. 4. Con relación a la subcontratación, verificar las acciones adoptadas para dar cumplimiento a lo señalado en materia de prevención de riesgos laborales. 5. Si se acude a la utilización de empresas de Trabajo Temporal, analizar si existen procedimientos que eviten los riesgos derivados de este tipo de contratación para la organización. 6. Determinar si la empresa dispone de un procedimiento de conformación y pago de facturas relacionado con el sistema de gestión de compras, que asegure que los pagos responden a documentos conformados que amparan suministros o servicios recibidos y aceptados. III. 13 INMOVILIZACIONES MATERIALES 1. Comprobar si la organización dispone de registros detallados, inventarios permanentes, de sus distintos activos materiales. Verificar que están conciliados con los saldos contables. 2. Revisar si la empresa dispone de un procedimiento para la justificación, aprobación y seguimiento de las inversiones. 3. Establecer los criterios empleados para la contabilización de los activos materiales y para la capitalización de gastos financieros. 4. Determinar los criterios y porcentajes de amortización empleados, su consistencia y su comparación con los criterios fiscales. 5. Verificar si existe un proceso para la baja y enajenación de activos. 6. Comprobar que se mantiene una información sobre los costes históricos registrados. 7. Revisar que se mantiene un control sobre las escrituras registradas. 8. Para los terrenos edificados verificar que se han cumplido los criterios de edificación legales establecidos. 9. Para las edificaciones y explotaciones industriales o de servicios, comprobar que se adaptan a las disposiciones de urbanismo, edificación y medio ambientales aplicables. 10. Verificar que se dispone de archivos documentales de soporte de los activos adquiridos o construidos. III. 14 GARANTÍAS Y AVALES 1. Revisar el control mantenido y obtener la información relativa a: Fianzas y depósitos. Avales. 8

9 Retenciones contractuales: tanto de los concedidos a favor de la empresa como los otorgados por ésta. III. 15 FISCALIDAD y Seguridad Social 1. Determinar la legislación fiscal aplicable estatal, autonómica o local, en cuanto a la sujeción a: Impuesto Sobre Sociedades. Impuesto sobre el Valor Añadido. I.R.P.F. / Retenciones. Impuestos Especiales. Otros Impuestos Autonómicos. Plusvalías. Licencia Fiscal. Otros Impuestos Locales. 2. Establecer los beneficios fiscales que está utilizando la empresa y la normativa aplicable. 3. Calcular los años abiertos a inspección por los distintos impuestos. 4. Analizar las contingencias fiscales dotadas por la empresa y la base de soporte de las mismas. Evaluar si existen otras contingencias no dotadas y su posibilidad de ocurrencia. 5. Comprobar si la presentación y liquidación de los impuestos se efectúa en los plazos y formas legales establecidos. 6. Establecer el régimen de cotización a la Seguridad Social aplicable en función de la distinta clasificación de los trabajadores. 7. Analizar los tipos de beneficios que en materia de cotización social favorecen a la organización. 8. Revisar las actas de Inspección y la situación actual de las mismas, si han sido recurridas. III. 16 COBERTURA DE SEGUROS. 1. Obtener un detalle de la cobertura de seguros de la organización en cuanto a: Activos patrimoniales cubiertos. Existencias aseguradas. Responsabilidad civil cubierta. Pérdida de beneficio o de actividad. Prevención de riesgos laborales. Pérdida de información de datos de carácter personal. Contingencias de carácter desastroso. Medios de transporte. Riesgos de carácter medioambiental. 9

10 Etc. PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*) 2. Revisar los riesgos cubiertos a través de las distintas pólizas y determinar si los principales riesgos derivados de la actividad de la empresa están cubiertos. III. 17 CONTINGENCIAS O LITIGIOS LEGALES. 1. Obtener una información referida a los litigios y contingencias existentes. Establecer su causa y posible cuantía. Diferenciar: Vía Civil. Vía Penal. Vía Contencioso Administrativa. Vía Laboral. Contratos mercantiles. 10